Transcript 效率會議 - 中華民國儲蓄互助協會

效率會議
Effective Conference
黃 智 恒
1012.08.25
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授課大綱 1012/8/25
壹、前言
貳、認識會議
一、集會的種類
二、會議的原則
三、會議的功能
參、儲互社的法定會議
肆、如何開好會議
一、從議事過程
（一）、會議前
（二）、會議時
（三）、會議後
10:10~12:00
二、成功會議幾個關鍵事項
（一）、遵守會議規則
（二）、周全的準備
（三）、主席的地位與角色
1.會議主席的資格
2.會議主席應有的態度
3.會議主席的職責
（四）、與會人員的地位與角色
-- 不同角色扮演的與會者
（五）、 發言的幾點守則
（六）、 議案討論六步驟
（七）、 善用議事藝術
伍、結語
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壹、前 言
•會議是人溝通意見、思想的群體活動，是集會
(Assembly) 的一種型態。
•民主必有會議，會議未必真民主。
•會議的好壞，影響民主的實質與程度，對實施
民主管理的組織之成敗尤為重要。
•認識會議，善用會議，才能用得正確，用得有
效。
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貳、認識會議
• 藉由有效率的會議凝聚成員向心力，是組織成功
要素之一。
•會議:
(Definition)
-- 是為一個特定目標→
（理事會：年度計畫與預算、社務發展計畫…）
循一定規則進行多向溝通→
集眾人觀點、意見→
達成共識→
做成結論的集會。
-- 是民主社會一種處理公眾事務，採取公共決策，
謀求問題解決之道。
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貳、認識會議
•對於實行民主的社會，「會議」是公民
應有的知識；
•特別是講究民主原則的（合作）組織，
(選聘任)幹部及各級成員更是必備的常
識。
• 因此如何維護所舉行集會的主要性質，發揮其
應有功能是一件重要的工作。
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一、集會的種類
所有集會，都簡稱為「會」，但是會議的「會」，
是有別於其他的集會，依其功能取向為基準，分類為
三種：
（一）、談話會：連絡情誼為主。
如：聯誼會，同學會，同鄉會、兄弟會、母姊會
早餐會。
（二）、傳達會：傳達資訊為主。
如：典禮（結婚、交接），會報(主管會報)，發
表會（新書）、記者招待會、APEC、江陳會、
連胡會、吳胡會。
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一、集會的種類
（三）、會議：以運用眾智，討論問題，
多數決策， 謀求結論為主。
依其目的可分3種性質：
1、探討問題，發掘真善美為主的會議。
如：研討會(Seminar)、論壇 (Forum)、聽證會、
公聽會。
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一、集會的種類
2、調整不同意見，以解決問題為主的協商會議
（非正式議會—會前、會中），
依其態度（方法、策略、）可分：
(1)、強制調整：非民主的，開會只是形式而已。
(2)、水平調整：以平等的對待，使對立的兩方彼此
妥協，而達到皆能接受的意見 。
(3)、垂直調整：充分溝通討論，整合多方意見，做
成一完善決策。
如：協商會（政黨）、座談會 (Panel discussion)
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↓
一、集會的種類
3、群體決策，尋求議題答案，作為行動方針為
主的會議（正式會議）。如：理事會、社員大會。
決策方式及過程有：
1、選擇的決策：由多樣意見或方針擇一作成決策。
2、合成的決策：綜合意見，籠統合成一決策。
3、折衷的決策：多樣選項折衷為一決策。
4、整合的決策：充分溝通討論，整合多方意見，做成一
完善決策。
社員（代表）大會的特性是什麼？
-- 具聯絡情誼、傳達訊息、探討問題、調整不同意見、群體
決策的功能。（熱鬧的衛道大會及協會大會，建設性？）
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一、集會的種類
（四）、遊行 (procession, parade)
-- 集會遊行（法）；人權（憲法）
-- 報備？報准？（還在立法院修法中）
-- 警察被動關心（美、加；台灣為一「欽差大人」演出
方圓10公里淨空陣仗—Martial law？）
-- 憲法第14條規定：
「人民有集會之自由與憲法第11條規定之言論
、 講學、著作及出版自由，同屬表現自由之範
圍」。 （大法官釋憲NO.445號，87.01.23）
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4、遠距離會議的運用
－視訊會議(Video-conference)
(1) 聲音與影像的即時如實傳遞。
(2) 可隨時召開打破一起開會的空間限制，
可同時多點進行。
(3) 可減少與會者旅途奔波的時間與經費。
(4) 必須有電子媒體設備。
(5) 顧慮資訊傳遞的過程之順暢。
(6) 不能完全取代傳統的面對面會議形式。
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二、會議的原則
• 基於民主原理，合理邏輯，以及累積的經驗，
彙整四項議事原則，作為會議規範的依據：
(一)、堅守理性否定暴力
客觀地就事論事，不要有主觀成見，更不可情
緒用事，任何型式的強制性壓力，均不可取。
(二)、一時一議題，一事不再理
同一時間，只討論一個議題。同一件事作成決
議，即不重複討論。
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二、會議的原則
(三)、全體與會者均應受到同等重視
受到尊重才能發揮潛能有所貢獻，與會者每
一 個人的人格都是平等的，特別是主持人對
所有與會者要一視同仁。
(四)、尊重少數，多數決定
充分溝通之後對議案大家有了認識，要付之議
決 ，這時意見如不能全體一致，就以服從多
數來決定，但是對少數意見的人，也要予以
尊重。
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儲互社特別條款
•儲互社放款委員會組織規則（第11條）
放款委員審核放款應有過半數委員出席，必須出席委
員全數通過方可批准、否決或經擱置及提交理事會討
論。
•儲互社放款委員會組織規則（第5條之一）
放款委員如經理事會同意請假，理事會得指定理事代
理，但受代理期間不得超過3個月。
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三、會議的8項功能
•有效的會議，有多種功能，如充分發揮，
對與會人員及組織營運助益菲淺。
（一）傳遞或交換資訊：
透過會議提供的書面資料，與會者會前對議題
相關資料的搜尋準備，會中的意見發表交流，彼
此間資訊更暢通。
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三、會議的8項功能
（二）腦力激盪：
開會是激發創意與靈感最好的方式，要讓與會
者有充分發揮空間，可暢所欲言，主持人要鼓勵
與會者表達意見。
（三）制定政策、規章：
透過會議集思廣益，以民主的方式可制定較宏
觀的政策、規章。
如：章程、放款辦法、人事管理辦法、規 定（入、退社）；
共同購買收入，利攤率、股率、 備轉金孳息率、 逾放率
…。
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三、會議的8項功能
（四）訂定營運目標、策略：
透過會議訂定之營運目標、策略，除較能激
發群策群力共同努力外，兼具公信力。
（五）任務分配：
藉由開會的效力，發揮管理與溝通最大效用
，周延的工作分配可使受派人更清楚工作內容而
達成任務。
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三、會議的8項功能
（六）事務處理：
組織內部事務亦可用會議的方式來處理。
如：逾期貸款之處理、各項開支、審核退股、入
退社申請等，及外部（友社、區會、協會、
主管機關…）來文處理、追蹤。
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三、會議的8項功能
（七）建立或維持關係：
會議除了議題討論及決議外，更有建立人際
關係，尋找頻率(Channel)相同人的機會，增進組
織良好互動的功能。
（八）學習與增長：
會議中從與會者的意見發表，互動關係就是
學習的機會，可使個人的知識、做人處事更加成
熟。
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參、儲蓄互助社的法定會議
•
•
•
•
•
•
•
•
儲互社社員大會（每年1月底前開完）
儲互社理事會、監事會（每月15日前開完，監事會在理事會前開）
臨時（理事、監事）會（視需要召開）
功能性會議：
1. 儲互社理監事聯席會：具意見溝通、聯誼
2.小組會議：專案研究，向理事會負責；可任務編組
3.社務志工會議
區會年會（每年2月底前開完）
儲蓄互助協會全國會員代表大會（每年3月底前開完）
亞洲儲互社聯盟會(ACCU AGM)（每年9月底開完）
世界儲互社議事會(WOCCU AGM)（洲年會後）
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要辦好會議，先瞭解怎麼走
會議作業流程
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會議作業流程圖
權責
理事長、各委員
會主席
理事長
理事秘書與專職
人員
專職人員
作業流程
發開會通知
開會通知
彙整提案或報告
製發會議議程
佈置會場
會議主席
開會
專職人員
整理紀錄
專職人員
產出表單
決定開會時間、場地
專職人員
理事長
執行時機
紀錄核定
分送紀錄
紀錄保存
會議議程
簽到表
會議紀錄
肆、如何開好會議
綜觀效率會議:
（一）、應有明確的目標或研討主題
（二）、並確定參與會議對象
（三）、開會前妥善的準備
（四）、會議進行時，須嚴守議事規則
（五）、會議後則須確實執行會議決議並追蹤評量
會議進行及其前後（開會前、中、後），相關人
員：「召集單位、與會者、主持人、工作人員」
應做的工作事項：
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一、從議事過程
（一）會議前
1、召集單位應做的（10 項）準備工作:
(1) 依設定目標（開會事由、主旨），選定與會者
及人數。
(2) 選定適合的日期、時間及會議場地。
(3) 準備議程資料：
彙集相關議案，若屬延續性會議，應將前次會
議決議辦理情形彙整提出報告。
☆議案準備流程：專職草擬→秘書理事→會簽議案相關
人員→秘書理事彙整→理事長簽核→專職開會1週前寄
發或mail給與會人員。
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一、從議事過程
（一）會議前
1、召集單位應做的準備工作:
(4) 寄發開會通知及議程：
以書面、口頭傳話、E-mail或刊登媒體（網站）
通告方式，於七日前通知與會人員。
(5) 確定出席人數:
會議通知寄出三天後以電話個別確認。
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一、從議事過程
（一）會議前
1、召集單位應做的準備工作：
(6) 相關費用準備：
專題演講費、出席費、交通費、誤餐費、場
地費、茶點、雜支…等。
(7) 備妥相關資料及設備：
電子檔、紙本議案、法規、研究報告； 電
腦、投影機、錄音機、錄影機、紙筆、白板等…
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一、從議事過程
（一）會議前
1、召集單位應做的準備工作：
(8) 場地佈置與座席規劃：
備妥佈置標示物、名冊、識別
會議前一日完成場地佈置、座位及報到處安排
等事宜。
(9) 籌辦工作人員任務分配。
(10) 依各別情形擬定會議準備工作清單。
檢視會議場地、資料、費用及各項輔助器材
設備等，務求齊全。
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一、從議事過程
（一）會議前
2、與會人員應做的(6項)準備：
(1) 確認會議時間與地點，預留與會時間，準
時並全程參與，也自我期許貢獻一己之力。
(2) 瞭解會議目的，熟讀議案瞭解議題內容，
針對議題找出問題，以自己的知識與經驗
，提供解決方法給與會者參考。
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一、從議事過程
（一）會議前
2、與會人員應做的(6項)準備
(3) 認清會中應扮演之角色地位。
(4) 預估論點不同者，並做好事前溝通或應對方
案。
(5) 充分準備與會相關資料及支持個人主張之佐
證資料。
(6) 飽滿的精神及選擇適當之穿著。
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一、從議事過程
（一）會議前
3、主持人應做的(2項)準備：
(1) 研讀議案，掌握會議內容:
a. 會議主持人要和與會人員預作同樣(6項)的準備
b. 更要深入研讀議案，事前與幕僚人員、與會者
溝通，掌握會議內容，
c. 預測並掌握可能發生之狀況及應對措施。
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一、從議事過程
（一）會議前
3、主持人應做的(2項)準備：
(2) 事先預擬討論議題解決方案:
大多數的與會者都是安靜消極的，即使事先給
了議程，也很少人有充分準備。
主持人最好事先請相關人員，整理出所要討論
議題可能的解決方案，以及每個方案的利弊得失，
以節省討論時間。
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一、從議事過程
(二) 會議時
1、主持人：
(1) 提前到達會場歡迎與會者。
(2) 指定記錄人員。
(3) 按照議程全面掌握會議之順利進
行。
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一、從議事過程
(二) 會議時
2、工作人員 (5項)工作要項：
(1) 辦理報到與引導與會人員入座席。
(2) 隨時待命支援，準備補充資料、相關附件或法
規，提供完善服務。
(3) 會場事務，茶水和餐點供應、各項費用支付及各
項設備操作（電腦、錄音、音響 麥克風、電子媒
體）。
(4) 宣讀前次會議紀錄及本次會議議程內容資料。
(5) 記錄。
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一、從議事過程
(二) 會議時
3、與會人員(5項)注意事項：
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
守時：提前到達會場
服裝整齊、儀容端莊
遵守秩序
態度要誠懇、和藹
隨時保持心平氣和與人合作的善意
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一、從議事過程
(二) 會議時
4、與會人員 (7項)作為：
民主的會議，所有與會者均為主角，同樣
負有成敗責任，必須展現以下作為：
(1). 以宏觀的思維，正確的身分地位表達意見。
（備詢的理監事在社員大會質詢議案）
(2). 尊重他人，善用正面的語言。
(3). 按照議題討論，發言不偏離主題。
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一、從議事過程
(二) 會議時
4、與會人員(7項)作為：
(4). 避免私下談話，干擾會議進行。
(5). 對議題有創意性的發問。
(6). 避免意識型態發言，對事，不可作
人身攻擊。
(7). 摘要紀錄
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一、從議事過程
(二) 會議時
5、與會人員4項態度：
(1). 為達成會議目標而盡心力。
(2). 積極參與議事。
(3). 發言盡量讓人理解。
(4). 要仔細聆聽別人的發言。
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一、從議事過程
(三). 會議後
(三). 會議後
1、主持人：
（1）簽署會議紀錄及有關會議文件
（2）追蹤會議紀錄/備忘錄之寄發
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一、從議事過程
(三). 會議後
2、工作人員:
(1) 恢復場地，歸還用品設施。
(2) 整理會議紀錄，於一週內完成，並寄
給與會者及相關單位或人員。
(3) 執行決議事項。
(4) 執行情形報告。（含評核、建言）
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一、從議事過程
(三). 會議後
3、與會人員:
(1) 研讀紀錄/備忘錄，並遵守決議。
(2) 向有關人員簡述會議經過及決議事項意
涵。
如：代表班級、學校、單位社場、區會、協
會參加 會議「區會年會、全國代表大
會、合作節大會、亞盟會、 學術論壇」
(3) 按照決議執行並完成決議事項。
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一、從議事過程
(三). 會議後
4、召開會議的單位:
(1) 將會議決議事項，分別通知有關單位或人員，
以利執行。
(2) 追蹤評核會議決議的執行情形。
(3) 如有後續會議，準備彙整決議執行成果報告，
提報下次會議。
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二、成功會議的幾個關鍵事項
會議要有效率(efficiency)才有效果(effect)
無效果的會議不如不辦，
無效率的會議
既無聊又浪費寶貴資源，
且又常常會導致意想不到後果，為了避免會議
的失敗，應注意下列事項：
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（一）遵守會議規則
• 會議規則是會議的基礎，
議事的程序，
審議的方法，
與會人員包括主席、出席與列席都應嚴
格遵守，會議才能順利進行，獲致良好
結論。
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（二）、 周全的準備
• 凡事豫則立，不豫則廢，會議更是如此
（成功是給準備好的人）
• 會議召開之前，首先要慎重考慮的是，
這個會是否一定要開會？
• 如是肯定，一定要掌握此一會議的意義
與性質，然後考慮下列10項問題：
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（二）、 周全的10項準備
1、熟悉此一會議的開會理由、目的與性質。
2、掌握會議的中心課題，分別輕重緩急，整理
為議事日程。
3、議案與資料務求完整，及時送給相關單位、
與會人員。
4、審慎決定出列席人員、與會議無關之人士不
必邀集。
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（二）、 周全的10項準備
5、開會之日期、時間要適當(year plan)，審議之時
間要合理安排。
6、開會之地點要適當，並避免周圍之干擾。
7、會場之大小、設施與佈置要適當。
8、座位要妥善安置，以求效果。
9、溝通媒介儘可能要設置，以求效果。
10、務求與會人員均能知悉議事規則，主席亦能
勝任主持人之權責。
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（三）、主席的地位與角色
• 主持人是會議成敗的關鍵人物，主持會
議時應設法塑造一種積極的氣氛，
• 並能促使會議做成具建設性的決議，應
避免使會議淪為對立鬥爭的場合。
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（三）、主席的地位與角色
• 主持人要把握會議的本質與特性，熟悉
並遵守議事規則，
• 針對議題，運用各項軟硬體設施，循序
進行研討，
• 激發全體與會者的心智活動，達成共識
，以獲致良好結論。
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（三）、主席的地位與角色
• 會議主席正如交響樂隊的指揮，而不像
船艦的艦長。他不是要人做什麼不做什
麼，而是幫助夥伴朝著總目標盡心盡力
。
• 會議主席的角色扮演分述如下：
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（三）、主席的地位與角色
1. 會議主席的資格：
(1). 能把握且整理議題，引出意見，並將與會者意見歸
納為適切之結論。
(2). 能切實掌握會議之進行。
(3). 能作公平而客觀的判斷。
(4). 能維持和諧氣氛。
(5). 有耐心，能抑制情緒。
總之，他應該是富有人情味，高能力，並有影響力
又堅守公正態度的人，如兼具幽默感更難能可貴。
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（三）、主席的地位與角色
2. 會議主席應有的態度：
(1). 負責議事之和諧進行。
(2). 保持中立，以不提出自己的構想為原則，
不批評與會者的發言。
(3). 促使多數人發言，而自己少發言。
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（三）、主席的地位與角色
3. 會議主席的職責：
(1). 宣佈開會、休息、散會或休會，以及按照
議程主持會議之進行。
(2). 維持會場秩序，時間控制（宣布發言時間），並確
保議事規則之遵行。
(3). 承認發言地位。
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（三）、主席的地位與角色
(4). 依序將議案宣佈討論及表決，並宣佈表決
結果。
(5). 有關會議之答覆，以及權宜問題之處理。
(6). 選舉時，並宣佈選舉名稱、職位、應選出
名額及選舉方法，並宣佈選舉結果
(7). 簽署會議紀錄及有關會議文件。
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（四）、與會人員的地位與角色
• 大部分的人都認為開會是浪費時間，事實上，
會議是很好的溝通與自我表現、成長的機會。
• 有效的會議是促使一個組織上下階層，及同事
間溝通最有效的方式，也是個人展現才華對組
織貢獻的機會。
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不同角色扮演的與會者
(1). 資訊提供者：會前用心做功課，蒐集相關資料。
(2). 協調者：具溝通協商能力 。
(3). 激勵者：先有尊重才有鼓勵，善於肯定別人者。
(4). 跟隨者（附和者）：雖建設性少但也不可或缺。
(5). 妥協者：有團隊意識，為全體利益捨棄個人主張。
(6). 批判者（吹毛求疵）：以正面看待，偶有貢獻，有時
會激發別人的創意。
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不同角色扮演的與會者
• 與會者有意無意間也都在尋求心理上的滿足，
有的人可能在會議中表現得野心勃勃，只要是
建設性的是可被接受的。
• 與會者無論是出席或列席，都需要積極建設性
的參與，均是人格平等地為共同問題，提供心
智，以求獲得最好的決策。
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（五）、發言的12守則
1. 開會前一定要做功課做好準備，熟讀議題，必
要時電話詢問召開會議的人或行政人員；
2. 想清楚自己的論點，並搜尋資料來佐證；
3. 如果你認為自己的論點可能會和某個與會者衝
突，就事先讓他知道並協商，如因而彼此取得
共識，這可能使你們成為盟友而非對立者。
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（五）、發言的12守則
4. 提出意見時，應提供內容充實的觀點來
說明；
5. 發言前先仔細聆聽別人發言，然後選擇
自己適當的時刻發言
（討論中的議題未 做決議時，不可發表另一議題）
6. 要針對議題發言，不可借題發揮，扯上
一些不相干的話題。
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（五）、發言的12守則
7. 對某論點信心十足且有證據支持時，就在會
議討論到相關議題時立刻提出來。
8. 對某論點不是很有信心，就等別人提出類似
論點再加入。
9. 當你提出的論點效果不凡且被接納，不要把
功勞全歸於自己，要表示這是全體集思廣益
討論的成果。
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（五）、發言的12守則
10. 發表論點時，要明快有力，用簡潔的句子歸
納證據。
11. 當別人對你的論點質疑時不需一味護衛，如
果結論不同於你的論點，也要不溫不火結束
話題。
12. 給人保留面子，不要得理不饒人，對意見相
左的人，應於尊重。
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（六）、議案討論6步驟
議事的進行，要把握全局，亦要層次分
明，議題之討論依問題處理六步驟，依序
進行。
1. 提起問題（要明確、適當）
2. 把握問題（予以系統化）
3. 設定處理問題的目標 （可量化）
4. 找出解決問解的方案（具體可行）
5. 訂出解決問題的順序 （輕重緩急）
6. 綜合評價，作成結論 （可供參考修正）
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（六）、議案討論6步驟
每一個步驟的研討方式，不盡相同，
可靈活運用，大致而言，有兩個取向：
1. 一是儘量提出資料與意見，越多越好。
2. 另一是從多數意見中找出好的共識，一致性
愈高愈好。
•從這二種技巧交互運用，以求集思廣益的效果
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（七）、善用7項議事藝術
在遵守議事規則的大前提下，於適當時機
，運用多項議事技巧，以增進效果，是可行之
途徑，諸如：
1. 營造和諧又活潑之氣氛，却不輕浮又不傷及別
人。
2. 把握會議時間，運用80/20法則，即使沒有完全
審議完所有議案，也完成了重要議案。
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（七）、善用7項議事藝術
3. 提高音調，提出譬喻，運用手勢、表情，或使用器材
，以加強發言影響力，務使聽者能理解，並能接受。
4. 準備幾個解決方案，避免意見過分分歧。
5. 善用質詢的方法 。
6. 提出反對意見，純粹就事論事，語氣尤要緩和。
7. 善用”休息“，既可透氣，又可緩和緊張氣氛，達到
事緩則圓的效果。
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伍、結論
總結幾點改善會議，增進會議效果
，減少時間浪費的要點：
一、不召開不必要的會議，避免為開會而開會沒
有目標的例行性會議。
二、會議資料及設備應先備妥，議程應於一週前
寄給與會者。
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伍、結論
三、依據80/20法則按重要性，排定議題次
序-- 即使沒討論完所有議題，但完成前面
20%的議題，就解決了80%的問題。
（預算--人事費？獎金？）
四、最好事先請相關人員，整理出所要討
論議題可能的解決方案，以及每個方
案的利弊得失，以節省討論時間。
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伍、結論
五、排除與會議無關的人士參加會議，如有需要
他們提供一些協助，可事前請教他們。
六、會議室要大小適當，設備舒適，但不必太過
奢華，尤其不可：
-- 手機的干擾
-- 豐盛茶點
-- 扶手靠背的太師椅
這樣像是來養老的、像是來批判專職人員的
判官，不像來解決問題的。
會議中不可有任何干擾，嚴格說，包括送資
料、茶水或接電話都是禁忌。
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伍、結論
七、會議結束前要重述結論，要將在會議中所達成的共
識或決議，以及工作分配、完成期限，要明確的宣
讀一遍。
八、會議應準時開始、最好也要準時結束，會議除了開
始時間外，亦應訂好結束時間，最好在開會通知上
載明，並應於會議開始時再次宣布，讓大家有時間
觀念來共同維持，也可會前做好個人安排。
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伍、結論
九、盡可能在６０～９０分鐘內開完並達成任務
，並能使與會者都盡力做出貢獻，及作成彼
此均感到滿意之決定，也清楚議決事項的執
行內容。
十、儘速送發會議紀錄，最好在當天或隔天，最
慢72小時內，將會議紀錄送給每一位與會者
，上面載明會議的決議事項，何人該做何事
，以及事情的完成期限。
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伍、結論
十一、宣布將於下次會議追蹤執行成果，主持人可在會
議結束前再次提醒。
十二、主席須經過議事、議程訓練，主席所負的責任，
是確保會議在融洽愉快的氣氛中順利進行，以及
時間控制得當，而不是要來訓話或作裁判的。
否則何必開會，只要主席指示就不用大費週章，
又浪費大家的時間了。
• 與會者要遵守會議規則，尤其主持人更應熟悉議事運
作。
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伍、結論
總之，成功的有效率會議，是要兼備：
一、周詳的會前準備
二、與會者的用心參與
三、優質的會議主持
四、有效率的會後執行及追蹤評量
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謝謝您的聆聽
動畫設計：鄒 立 賢
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