Projekt&Team-Management in Vereinen

Mag. Katrin Bointner

Zur Person

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Mag. Katrin Bointner

    Studium Wirtschaftswissenschaften, Linz Organisationsentwicklung Resch&Frisch Wels Lektorin FH Wels, Uni Linz Selbständig Trainerin: Kommunikation, Teamentwicklung, Moderation/Präsentation, Projektmanagement  Kontaktdaten: [email protected]

Tel: 0676/88 2005 295

Agenda

1. Der Verein und seine Teams 2. Was ist ein Projekt 3. Grundlagen Projektmanagement & Tools 4. Phasen der Teamentwicklung 5. Teamrollen & Kommunikation 6. Moderation

Ein bisschen Theorie…

Definition Gruppe

2 oder mehr Individuen, die in Interaktion stehen, um ein gemeinsames Bedürfnis zu befriedigen.

Definition Team

“Ein Team ist eine kleine Gruppe von Personen, deren Fähigkeiten einander ergänzen und die sich für eine gemeinsame Sache, gemeinsame Leistungsziele und einen gemeinsamen Arbeitsansatz engagieren und gegenseitig zur Verantwortung ziehen.“ (Katzbach / Smith, 1993)

Musikverein

 Gesamter Musikverein = Gruppe Gleiches Interesse Gemeinsames Hobby Große Gruppe  Wird geführt durch den Vorstand = Team Sich ergänzende Kompetenzen Gegenseitige Verantwortung Gemeinsames Leistungsziel Kleine Gruppe

Musikverein – der Vorstand

Musik Kapellmeister Jugend Stabführer Obmann Obmann-Stv.

Kassier Medien/EDV Organisation Schriftführer Noten … Bekleidung Instrumente

Teamphasen

Ein neuer Vorstand formiert sich

Forming – Start und Orientierung

Inhalte und Aufgaben

• Ziele definieren und verstehen • Informationen sammeln • Kennen lernen • Struktur/ Methoden entwickeln • Fragen stellen / klären

Soziale Struktur und Interaktion

• Suche nach der eigenen Rolle • Suche nach dem angemessene Verhalten • Distanz bewahren und Nähe suchen • Unsicherheit und Wunsch nach Orientierung Wer hat welche Stärken?

Wie wollen wir zusammenarbeiten?

Was sind unsere gemeinsamen Ziele?

Was haben unsere Vorgänger gemacht?

Storming – Konflikt und Klärung

Inhalte und Aufgaben Soziale Struktur und Interaktion

• Definieren von Aufgabenrollen / Funktionen • Sammeln und Abklären von Zielen • Individualität • Verteidigen von Territorien • Polarisation • Kampf um Macht, Status und Einfluss Wer übernimmt welche Aufgaben?

Wer hat das Sagen?

Wer kann Entscheidungen wie herbeiführen?

Norming – Organisation und Normbildung

Inhalte und Aufgaben Soziale Struktur und Interaktion

• Spielregeln für die Arbeit und den Umgang • Offener Austausch – Kooperation • Eine gemeinsame Form geben • Wertschätzung und Akzeptanz • Konfliktvermeidung • Idealisierung • Offene Kommunikation Wieviel Gemeinsamkeit benötigen wir?

Wieviel Unterschiedlichkeit wünschen wir?

Welche Regeln gelten verbindlich?

Wie geben wir uns Feedback?

Performing – Leistung, Integration, Differenzierung

Inhalte und Aufgaben

• Aktivität im Sinne der Gruppenaufgabe • Reflexion über die Zusammenarbeit • Arbeitsaufteilung verfeinern

Soziale Struktur und Interaktion

• Feedback / Reflexion • Übernahme von gegenseitiger Verantwortung • Verhaltensstandards Wir sind ein Team und stehen für einander ein!

Rollenkonzept der Interaktionsdynamik

(Schindler, 1957) Rollen bezeichnung

α – Rolle (Anführer) β – Rolle (Berater) γ – Rolle (Mitläufer) Ώ – Rolle (Opponent)

Assoziiertes Verhaltensmuster

Initiative setzen, trägt Verantwortung, setzt sich durch Impulse geben, zeigt Stärke Bietet Realisierungsvorschläge an Holt Informationen ein , analysiert, leistet fachliche Beiträge Nimmt am Gruppengeschehen teil, führt durch was andere vorschlagen, kooperiert Außenseiter, wirkt fremd, mit Gegenvorschlägen kritisieren und hinterfragen, Quertreiber

Beispiel

„Ausflugsziel“ „Lasst uns nach Wien fahren“ „Da gibt es eine günstige Unterkunft in ..“ „Ich werde mich danach erkundigen“ „Ja, ist mir recht“ „Fahren wir doch nach Budapest“

Teamrollen – zentrale Beiträge

(Belbin, 1981)

Teamrollen

 Je nach Verhalten können Teammitglieder neun verschiedenen Rollen zugeordnet werden  Rollenverhalten tw. Vorhersehbar  Richtige Kombination verschiedener Rollen macht Teams erfolgreich  Abwesenheit einer Rolle muss Team nicht unbedingt schwächen  Teamrollen entspricht nicht unbedingt der organisatorischen Zuordnung  Grenzen zwischen den Rollen sind fließend 14

Projektmanagement

Definition Projekt

Ein Projekt ist ein EINMALIGES Vorhaben bei dem innerhalb einer definierten ZEITSPANNE ein definiertes ZIEL erreicht werden soll.

Ein Projekt steht im Spannungsfeld Zeit – Kosten – Qualität, welche im Sinne des Auftraggebers bei der Umsetzung zu berücksichtigen sind.

Zeit

Auftraggeber

Kosten Qualität

Projektmanagement ist die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, Organisation, Techniken und Mittel für die Abwicklung eines Projekts“.

Quelle: DIN 69901

Projektmanagement

Begrifflichkeiten Projektphasen

 Innerhalb eines Projektes gibt es unterschiedliche Phasen (Vorphase / Startphase / Umsetzungsphase / Nachprojektphase) mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Aufgaben für den Projektleiter und sein Team.

Arbeitspaket

 Ein in sich logisch abgrenzbares Aufgabengebiet innerhalb des Projektes, dessen Fertigstellung klar feststellbar ist.

 Ein Arbeitspaket besteht aus mehreren offenen Punkten die zu dessen Fertigstellung führen  Ein Arbeitspaket hat einen Verantwortlichen Kümmerer, Zielsetzung sowie Fertigstellungstermin

Milestone

 Ein wesentliches „Etappenziel“ innerhalb des Projektfortschrittes  Ist oft mit Entscheidungen über den weiteren Fortschritt geknüpft  Kann, muss aber nicht mit der Fertigstellung eines oder mehrerer Arbeitspakete zusammenhängen

OP – Offener Punkt

 Von einem definierten Verantwortlichen so lösender Aufgabenpunkt  Trägt zur Zielerreichung eines Arbeitspaketes bei  Hat eine Priorität, Erfassungszeitpunkt, Aufgaben- und Lösungsbeschreibung als auch Fälligkeitstermin  Der Status (offen/erledigt) ist vom Projektleiter nach Rückmeldung des Verantwortlichen zu setzen  Offene Punkte sind in gleichnamiger Liste erfasst und damit für alle Teammitglieder ersichtlich  Die OP-Liste wird regelmäßig bei den Projekt-Jour-Fix im Team besprochen und aktualisiert

Projekt-Jour-Fix

 Wöchentlich oder zweiwöchentlicher Regeltermin des Projektkernteams  Dient zur allgemeinen Statusinformation als auch zur Besprechung der weiteren Vorgehensweise

Projektorganigramm

Projektlenkungsausschuß Projekt AG PL Projektteam mitglied Projektteam Projektteam mitglied Projektteam mitglied Projektteam mitglied Projekt mitarbeiter Projekt mitarbeiter

Projektorganisation

Projektmanagement

Sichten auf ein Projekt Ziel AP 1 OP 1.1

OP 1.2

OP 1.3

AP 2 AP 3 AP 4

Projektlaufzeit

AP 1 AP 2 Milestone 1 AP 3 Milestone 2 AP 4 AP 5

PL MA 1 Team1 MA 2 Team 2 MA 3

AP 5 Milestone 3

Projektmanagement

Sichten auf ein Projekt – Ein Beispiel „Gang nach Bethlehem“ Erfolgreiche Veranstaltungsreihe „GnB“ AP 1: Sponsoren AP 2: Marketing AP 3: Behörden AP 4: Inhalt OP 1: Texte OP 2: Musik OP 3: Technik

Projektlaufzeit: 6 Jahre

AP 1 Milestone 1: Sponsorensuche abgeschlossen AP 2 AP 4 M 2: Kooperationspartner OÖN fixiert AP 3 M 3: Veranstaltungsfolder&Plakate gedruckt AP 6

Projektleitung Krenn

AP 5 AP 5: Verpflegung AP 6: Finanzen M 4: Budget fertiggestellt

Bointner Team Marketing Bointner Team Finanzen Stockinger Hofmanninger Krenn Team Verpflegung Kaser Team Behörden Simmer …

Projektmanagement-Dokumente

Ein Überblick Phase Vorphase Startphase Umsetzungsphase Projektwürdigkeitsanalyse Projektantrag Projektauftrag / Definitionsblatt Projektkontextanalyse Projektumfeldanalyse Milestone-Plan Dokument Projekt-Struktur-Plan Kommunikationsplan Arbeitspaketspezifikation Standardprotokoll OP-Liste Projektstatusbericht Abnahmeprotokoll Nachphase

Projektauftrag

Vorteile von professionellem Projektmanagement

 Überblick wird bewahrt (Termine, Kosten, Qualität)  Bessere Koordination der Zusammenarbeit  Regeltermine, Regel-Agenda  Zielklarheit  alle sprechen vom selben  Eindeutige Zuweisung von Aufgaben  Klar definierte Verantwortlichkeiten  Teilung der Aufgaben  der Obmann ist nicht für jedes Detail verantwortlich  Frühzeitiges Erkennen von Problemen

Schwierigkeiten in der Praxis

 Mangelnde Kommunikation  Langwierige Projektarbeit  Motivationsverlust  Abschluss von Projekten  Zu ambitionierte Projektlandschaft  Fehlendes Projektmarketing  Projekte scheitern an internen Machtkämpfen / schwieriger Entscheidungsfindung / unterschiedlichen Interessen

Wichtige Kompetenzen

 Kommunikationsfähigkeit  Diplomatisches Geschick 

Grundkenntnisse Teamanalyse und -entwicklung

 Motivationsfähigkeit – NIPSIL Prinzip  Delegations- und Entscheidungsfähigkeit  Keine Scheu vor Konflikten  Steuern und Führen 

Moderationstechnik

Schwierige TeilnehmerInnen

Wahrnehmung – welche Rolle steckt dahinter?

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Zauberstab / Sesselkreis / …

 Teamkompetenz, Willy Kriz/Brigitta Nöbauer, Vandenhoeck&Ruprecht Verlag  Wissen in Bewegung, Norbert Withalm, Mensch in Bewegung

in der Realität häufig entweder…

CHAOSFALLE Aktion und Interaktion aller Akteure wird dezentral zugelassen und führt zu einer unbeherrschbaren und unüberschaubaren Komplexität und Unterschiedlichkeit.



Dem Team droht Handlungsunfähigkeit!

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… oder

BÜROKRATIEFALLE Alles wird standardisiert und durch “decision rules” geregelt. Auf ein unvorhergesehenes Ereignis wird mit neuen verbindlichen Regel reagiert. Muster: “Mehr des Selben!” (Watzlawick)



Dem Team droht Handlungsunfähigkeit!

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4 Erfolgsgrundsätze in der Teamarbeit

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Verbindlichkeit

Vereinbarungen sind eindeutig, Controlling selbstverständlich, das für alle Mitglieder nachvollziehbare Vereinbarungsmanagement ist eine Schlüsselgröße im Teamerfolg.

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Regelkommunikation

Durch regelmäßige Kommunikation wird sichergestellt, dass das gesamte Team anhaltend, einheitliche Ziele verfolgt (Team-Vision) 

Leistungsorientierung

Wenn gemeinsame und eindeutige Ziele vorliegen, unterstützen und motivieren sich die Mitglieder gegenseitig, ohne, dass dafür Zwänge und Vorgaben notwendig sind.

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Transparenz und Realismus

Klare und realistische Ziele aller Beteiligten schafft Motivation. Klare und angemessene Verantwortlichkeiten aller Beteiligten durch Delegation

Das optimale Team

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Inhaltsseite

  Gemeinsame Ziele Messbare Vorgaben für jeden Aufgabenbereich Guter Informationsfluss Gute Koordination der Einzelaktivitäten Kontrolle der Arbeitsergebnisse Reflexion: was läuft gut, was weniger gut?

Regeln Wettbewerb in Maßen Innovation&Veränderung sind gewünscht   

Beziehungsseite

    Gegenseitige Unterstützung Freiräume für Entscheidungen Aktiv zuhören und fragen Gemeinsame Interessen und Werthaltungen Vertrauen Grenzen werden respektiert Verbindende Rituale werden gelebt

Gemeinsame Werte

– wofür stehen wir?!

An einem Strang ziehen

JOHARI-Fenster

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JOHARI-Fenster und Feedback

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Feedbackregeln

     Direkte Ansprache Möglichst konkret (vs. pauschal) Beschreibend (deskriptiv) nicht wertend Als eigene/ persönliche Wahrnehmung formulieren Positiv formulieren (als Geschenk)  Als Feedbacknehmer – zuhören, nicht verteidigen

Kommunikationsmodell

nach Schulz von Thun

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Kommunikationsmodell

nach Schulz von Thun

Der Mann (= Sender) sagt zu seiner am Steuer sitzenden Frau (= Empfänger): „Du, da vorne ist grün!“  Was steckt alles in dieser Nachricht (bewusst oder unbewusst)?

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Aktives Zuhören bedeutet…

    zu versuchen, sich in den Gesprächspartner einzufühlen beim Gespräch mitzudenken Aufmerksamkeit und Interesse entgegen bringen bedingungsfreie Wertschätzung zeigen  verbal und nonverbal!

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Aktives Zuhören: Techniken

1. Paraphrasieren 2. Verbalisieren 3. Nachfragen 4. Zusammenfassen 5. Klären 6. Weiterführen 7. Abwägen

Die Aussage wird mit eigenen Worten wiederholt.

Die Gefühle, die Emotionen des Gegenübers werden gespiegelt z.B. "Sie hat das masslos geärgert." "Nachdem Sie dies gesagt hatten, reagierte Hans Meier nicht?" So wie in einem Zeitungsartikel unter dem Titel der Inhalt in geraffter Form gedruckt wird, kann bei Gesprächen das Gehörte mit wenigen Worten zusammengefasst werden.

Unklares klären: "Sie haben gesagt, sie hätten sofort reagiert. War das noch am gleichen Tag?" "Dann hat der Vorgesetzte das Gespräch gesucht. Wie hat er sich dann verhalten?" "War die Belästigung schlimmer als "das Nicht- Ernstgenommen Sein"?

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Moderation leicht gemacht

Was ist Moderation?

Ein Instrument, das Menschen bei bestimmten Problemstellungen hilft, rasch und sicher (=strukturiert) ans Ziel zu kommen.

Begriffsklärung

Präsentation

Zur Verfügung stellen von Informationen

Diskussion

Austauschen von Meinungen Ein gut aufbereiteter Inhalt wird durch einen gut vorbereiteten Präsentator mit Hilfe persönlicher und technischer Hilfsmittel vorgetragen In einer Gruppe mit Hilfe einer qualifizierten Diskussionsleitung

Mediation

Schlichten von Konflikten

Moderation

Erarbeiten eines verbindlichen Ergebnisses In einer Arbeitsgruppe nach einem vorher gesteckten Ziel mit Hilfe eines gut vorbereiteten Moderators, der einen klaren Ablaufplan hat mit Hilfe von psychologischen Techniken werden Konfliktfälle moderiert

4 Faktoren guter Besprechungen

   

Kommunikation und sozialer Umgang Aufgabenbezug Leitung der Besprechung Einsatz professioneller Methoden der Besprechungsgestaltung

Vorbereitung

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Ort / Raum



Medien / Technik

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Zeitpunkt / Zeitraum / Pausen

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Einladung / Agenda

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Unterlagen für die Teilnehmer



Persönliche Vorbereitung

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Die Gestaltung einer Moderation

 Das Ziel     Information Diskussion Entscheidung Problemlösung  Ablauf im Detail (der Moderationsplan)

Zeit Ziel / Was Methodik Hilfsmittel Wer

 Regeln und Rollen

Techniken der Moderation

 

Die Visualisierung

 Flipchart, Pinwand, Overhead und Beamer    Moderationskoffer Farben, Formen, Schrift und Bilder Handouts und Protokoll

Die Fragen

  Ziel von Fragen: ins Thema einstimmen, Gedanken anregen, Diskussionen einleiten...

Geeignete und ungeeignete Fragen: offene und geschlossene Fragen, Prüfungsfragen, Kettenfragen, Alternativ-Fragen...

 Antworten festhalten 

Die Moderationstechniken

Moderationstechniken

       Stimmungsbarometer Ein-Punkt-Abfrage Mehr-Punkt-Abfrage Kartenabfrage Themenspeicher Brainstorming Brainwalk        Mind-Mapping Szenario-Technik Maßnahmenplan Blitzlicht Rollenspiel Analogie-Verfremdung Umkehr-Methode

Stimmungsbarometer

• • Wie zufrieden bin ich mit dem Ergebnis?

Wie empfinde ich das Klima im Verein?

Brainstorming / Brainwalk

• • • • • Was sind die Aufgaben von…?

Was soll der Bevölkerung / Externen einfallen, wenn sie an unseren Verein denken?

Welche Aktivitäten und Projekte möchten wir gerne realisieren?

In welchen Bereichen gibt es Probleme im Verein?

…

Mehr-Punkt Abfrage

• • Ideen sammeln Ideen bewerten  Rangreihe erstellen

Nachbereitung

 Protokoll  Weitere Vorgehensweise

Die „Stolpersteine“

  Schwierige Teilnehmer Gruppe macht nicht mit  Keine Methodendiskussion  Zeitplan nicht einhaltbar  Gruppe kommt nicht weiter  ???

Weiterführende Literatur

 Besprechungen erfolgreich moderieren, Josef Seifert, Gabal Verlag  Teamkompetenz, Willy Kriz/Brigitta Nöbauer, Vandenhoeck&Ruprecht Verlag  Teamwork, Teamdiagnose, Teamentwicklung, Rolf van Dick/Michael West, Hogrefe Verlag  Projektmanagement - Best of, Litke/Kunow/Schulz-Wimmer, Haufe Verlag