Transcript Projekt_u_Teammanagement_Vortrag
Projekt&Team-Management in Vereinen
Mag. Katrin Bointner
Zur Person
Mag. Katrin Bointner
Studium Wirtschaftswissenschaften, Linz Organisationsentwicklung Resch&Frisch Wels Lektorin FH Wels, Uni Linz Selbständig Trainerin: Kommunikation, Teamentwicklung, Moderation/Präsentation, Projektmanagement Kontaktdaten: [email protected]
Tel: 0676/88 2005 295
Agenda
1. Der Verein und seine Teams 2. Was ist ein Projekt 3. Grundlagen Projektmanagement & Tools 4. Phasen der Teamentwicklung 5. Teamrollen & Kommunikation 6. Moderation
Ein bisschen Theorie…
Definition Gruppe
2 oder mehr Individuen, die in Interaktion stehen, um ein gemeinsames Bedürfnis zu befriedigen.
Definition Team
“Ein Team ist eine kleine Gruppe von Personen, deren Fähigkeiten einander ergänzen und die sich für eine gemeinsame Sache, gemeinsame Leistungsziele und einen gemeinsamen Arbeitsansatz engagieren und gegenseitig zur Verantwortung ziehen.“ (Katzbach / Smith, 1993)
Musikverein
Gesamter Musikverein = Gruppe Gleiches Interesse Gemeinsames Hobby Große Gruppe Wird geführt durch den Vorstand = Team Sich ergänzende Kompetenzen Gegenseitige Verantwortung Gemeinsames Leistungsziel Kleine Gruppe
Musikverein – der Vorstand
Musik Kapellmeister Jugend Stabführer Obmann Obmann-Stv.
Kassier Medien/EDV Organisation Schriftführer Noten … Bekleidung Instrumente
Teamphasen
Ein neuer Vorstand formiert sich
Forming – Start und Orientierung
Inhalte und Aufgaben
• Ziele definieren und verstehen • Informationen sammeln • Kennen lernen • Struktur/ Methoden entwickeln • Fragen stellen / klären
Soziale Struktur und Interaktion
• Suche nach der eigenen Rolle • Suche nach dem angemessene Verhalten • Distanz bewahren und Nähe suchen • Unsicherheit und Wunsch nach Orientierung Wer hat welche Stärken?
Wie wollen wir zusammenarbeiten?
Was sind unsere gemeinsamen Ziele?
Was haben unsere Vorgänger gemacht?
Storming – Konflikt und Klärung
Inhalte und Aufgaben Soziale Struktur und Interaktion
• Definieren von Aufgabenrollen / Funktionen • Sammeln und Abklären von Zielen • Individualität • Verteidigen von Territorien • Polarisation • Kampf um Macht, Status und Einfluss Wer übernimmt welche Aufgaben?
Wer hat das Sagen?
Wer kann Entscheidungen wie herbeiführen?
Norming – Organisation und Normbildung
Inhalte und Aufgaben Soziale Struktur und Interaktion
• Spielregeln für die Arbeit und den Umgang • Offener Austausch – Kooperation • Eine gemeinsame Form geben • Wertschätzung und Akzeptanz • Konfliktvermeidung • Idealisierung • Offene Kommunikation Wieviel Gemeinsamkeit benötigen wir?
Wieviel Unterschiedlichkeit wünschen wir?
Welche Regeln gelten verbindlich?
Wie geben wir uns Feedback?
Performing – Leistung, Integration, Differenzierung
Inhalte und Aufgaben
• Aktivität im Sinne der Gruppenaufgabe • Reflexion über die Zusammenarbeit • Arbeitsaufteilung verfeinern
Soziale Struktur und Interaktion
• Feedback / Reflexion • Übernahme von gegenseitiger Verantwortung • Verhaltensstandards Wir sind ein Team und stehen für einander ein!
Rollenkonzept der Interaktionsdynamik
(Schindler, 1957) Rollen bezeichnung
α – Rolle (Anführer) β – Rolle (Berater) γ – Rolle (Mitläufer) Ώ – Rolle (Opponent)
Assoziiertes Verhaltensmuster
Initiative setzen, trägt Verantwortung, setzt sich durch Impulse geben, zeigt Stärke Bietet Realisierungsvorschläge an Holt Informationen ein , analysiert, leistet fachliche Beiträge Nimmt am Gruppengeschehen teil, führt durch was andere vorschlagen, kooperiert Außenseiter, wirkt fremd, mit Gegenvorschlägen kritisieren und hinterfragen, Quertreiber
Beispiel
„Ausflugsziel“ „Lasst uns nach Wien fahren“ „Da gibt es eine günstige Unterkunft in ..“ „Ich werde mich danach erkundigen“ „Ja, ist mir recht“ „Fahren wir doch nach Budapest“
Teamrollen – zentrale Beiträge
(Belbin, 1981)
Teamrollen
Je nach Verhalten können Teammitglieder neun verschiedenen Rollen zugeordnet werden Rollenverhalten tw. Vorhersehbar Richtige Kombination verschiedener Rollen macht Teams erfolgreich Abwesenheit einer Rolle muss Team nicht unbedingt schwächen Teamrollen entspricht nicht unbedingt der organisatorischen Zuordnung Grenzen zwischen den Rollen sind fließend 14
Projektmanagement
Definition Projekt
Ein Projekt ist ein EINMALIGES Vorhaben bei dem innerhalb einer definierten ZEITSPANNE ein definiertes ZIEL erreicht werden soll.
Ein Projekt steht im Spannungsfeld Zeit – Kosten – Qualität, welche im Sinne des Auftraggebers bei der Umsetzung zu berücksichtigen sind.
Zeit
Auftraggeber
Kosten Qualität
Projektmanagement ist die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, Organisation, Techniken und Mittel für die Abwicklung eines Projekts“.
Quelle: DIN 69901
Projektmanagement
Begrifflichkeiten Projektphasen
Innerhalb eines Projektes gibt es unterschiedliche Phasen (Vorphase / Startphase / Umsetzungsphase / Nachprojektphase) mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Aufgaben für den Projektleiter und sein Team.
Arbeitspaket
Ein in sich logisch abgrenzbares Aufgabengebiet innerhalb des Projektes, dessen Fertigstellung klar feststellbar ist.
Ein Arbeitspaket besteht aus mehreren offenen Punkten die zu dessen Fertigstellung führen Ein Arbeitspaket hat einen Verantwortlichen Kümmerer, Zielsetzung sowie Fertigstellungstermin
Milestone
Ein wesentliches „Etappenziel“ innerhalb des Projektfortschrittes Ist oft mit Entscheidungen über den weiteren Fortschritt geknüpft Kann, muss aber nicht mit der Fertigstellung eines oder mehrerer Arbeitspakete zusammenhängen
OP – Offener Punkt
Von einem definierten Verantwortlichen so lösender Aufgabenpunkt Trägt zur Zielerreichung eines Arbeitspaketes bei Hat eine Priorität, Erfassungszeitpunkt, Aufgaben- und Lösungsbeschreibung als auch Fälligkeitstermin Der Status (offen/erledigt) ist vom Projektleiter nach Rückmeldung des Verantwortlichen zu setzen Offene Punkte sind in gleichnamiger Liste erfasst und damit für alle Teammitglieder ersichtlich Die OP-Liste wird regelmäßig bei den Projekt-Jour-Fix im Team besprochen und aktualisiert
Projekt-Jour-Fix
Wöchentlich oder zweiwöchentlicher Regeltermin des Projektkernteams Dient zur allgemeinen Statusinformation als auch zur Besprechung der weiteren Vorgehensweise
Projektorganigramm
Projektlenkungsausschuß Projekt AG PL Projektteam mitglied Projektteam Projektteam mitglied Projektteam mitglied Projektteam mitglied Projekt mitarbeiter Projekt mitarbeiter
Projektorganisation
Projektmanagement
Sichten auf ein Projekt Ziel AP 1 OP 1.1
OP 1.2
OP 1.3
AP 2 AP 3 AP 4
Projektlaufzeit
AP 1 AP 2 Milestone 1 AP 3 Milestone 2 AP 4 AP 5
PL MA 1 Team1 MA 2 Team 2 MA 3
AP 5 Milestone 3
Projektmanagement
Sichten auf ein Projekt – Ein Beispiel „Gang nach Bethlehem“ Erfolgreiche Veranstaltungsreihe „GnB“ AP 1: Sponsoren AP 2: Marketing AP 3: Behörden AP 4: Inhalt OP 1: Texte OP 2: Musik OP 3: Technik
Projektlaufzeit: 6 Jahre
AP 1 Milestone 1: Sponsorensuche abgeschlossen AP 2 AP 4 M 2: Kooperationspartner OÖN fixiert AP 3 M 3: Veranstaltungsfolder&Plakate gedruckt AP 6
Projektleitung Krenn
AP 5 AP 5: Verpflegung AP 6: Finanzen M 4: Budget fertiggestellt
Bointner Team Marketing Bointner Team Finanzen Stockinger Hofmanninger Krenn Team Verpflegung Kaser Team Behörden Simmer …
Projektmanagement-Dokumente
Ein Überblick Phase Vorphase Startphase Umsetzungsphase Projektwürdigkeitsanalyse Projektantrag Projektauftrag / Definitionsblatt Projektkontextanalyse Projektumfeldanalyse Milestone-Plan Dokument Projekt-Struktur-Plan Kommunikationsplan Arbeitspaketspezifikation Standardprotokoll OP-Liste Projektstatusbericht Abnahmeprotokoll Nachphase
Projektauftrag
Vorteile von professionellem Projektmanagement
Überblick wird bewahrt (Termine, Kosten, Qualität) Bessere Koordination der Zusammenarbeit Regeltermine, Regel-Agenda Zielklarheit alle sprechen vom selben Eindeutige Zuweisung von Aufgaben Klar definierte Verantwortlichkeiten Teilung der Aufgaben der Obmann ist nicht für jedes Detail verantwortlich Frühzeitiges Erkennen von Problemen
Schwierigkeiten in der Praxis
Mangelnde Kommunikation Langwierige Projektarbeit Motivationsverlust Abschluss von Projekten Zu ambitionierte Projektlandschaft Fehlendes Projektmarketing Projekte scheitern an internen Machtkämpfen / schwieriger Entscheidungsfindung / unterschiedlichen Interessen
Wichtige Kompetenzen
Kommunikationsfähigkeit Diplomatisches Geschick
Grundkenntnisse Teamanalyse und -entwicklung
Motivationsfähigkeit – NIPSIL Prinzip Delegations- und Entscheidungsfähigkeit Keine Scheu vor Konflikten Steuern und Führen
Moderationstechnik
Schwierige TeilnehmerInnen
Wahrnehmung – welche Rolle steckt dahinter?
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Zauberstab / Sesselkreis / …
Teamkompetenz, Willy Kriz/Brigitta Nöbauer, Vandenhoeck&Ruprecht Verlag Wissen in Bewegung, Norbert Withalm, Mensch in Bewegung
in der Realität häufig entweder…
CHAOSFALLE Aktion und Interaktion aller Akteure wird dezentral zugelassen und führt zu einer unbeherrschbaren und unüberschaubaren Komplexität und Unterschiedlichkeit.
Dem Team droht Handlungsunfähigkeit!
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… oder
BÜROKRATIEFALLE Alles wird standardisiert und durch “decision rules” geregelt. Auf ein unvorhergesehenes Ereignis wird mit neuen verbindlichen Regel reagiert. Muster: “Mehr des Selben!” (Watzlawick)
Dem Team droht Handlungsunfähigkeit!
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4 Erfolgsgrundsätze in der Teamarbeit
Verbindlichkeit
Vereinbarungen sind eindeutig, Controlling selbstverständlich, das für alle Mitglieder nachvollziehbare Vereinbarungsmanagement ist eine Schlüsselgröße im Teamerfolg.
Regelkommunikation
Durch regelmäßige Kommunikation wird sichergestellt, dass das gesamte Team anhaltend, einheitliche Ziele verfolgt (Team-Vision)
Leistungsorientierung
Wenn gemeinsame und eindeutige Ziele vorliegen, unterstützen und motivieren sich die Mitglieder gegenseitig, ohne, dass dafür Zwänge und Vorgaben notwendig sind.
Transparenz und Realismus
Klare und realistische Ziele aller Beteiligten schafft Motivation. Klare und angemessene Verantwortlichkeiten aller Beteiligten durch Delegation
Das optimale Team
Inhaltsseite
Gemeinsame Ziele Messbare Vorgaben für jeden Aufgabenbereich Guter Informationsfluss Gute Koordination der Einzelaktivitäten Kontrolle der Arbeitsergebnisse Reflexion: was läuft gut, was weniger gut?
Regeln Wettbewerb in Maßen Innovation&Veränderung sind gewünscht
Beziehungsseite
Gegenseitige Unterstützung Freiräume für Entscheidungen Aktiv zuhören und fragen Gemeinsame Interessen und Werthaltungen Vertrauen Grenzen werden respektiert Verbindende Rituale werden gelebt
Gemeinsame Werte
– wofür stehen wir?!
An einem Strang ziehen
JOHARI-Fenster
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JOHARI-Fenster und Feedback
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Feedbackregeln
Direkte Ansprache Möglichst konkret (vs. pauschal) Beschreibend (deskriptiv) nicht wertend Als eigene/ persönliche Wahrnehmung formulieren Positiv formulieren (als Geschenk) Als Feedbacknehmer – zuhören, nicht verteidigen
Kommunikationsmodell
nach Schulz von Thun
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Kommunikationsmodell
nach Schulz von Thun
Der Mann (= Sender) sagt zu seiner am Steuer sitzenden Frau (= Empfänger): „Du, da vorne ist grün!“ Was steckt alles in dieser Nachricht (bewusst oder unbewusst)?
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Aktives Zuhören bedeutet…
zu versuchen, sich in den Gesprächspartner einzufühlen beim Gespräch mitzudenken Aufmerksamkeit und Interesse entgegen bringen bedingungsfreie Wertschätzung zeigen verbal und nonverbal!
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Aktives Zuhören: Techniken
1. Paraphrasieren 2. Verbalisieren 3. Nachfragen 4. Zusammenfassen 5. Klären 6. Weiterführen 7. Abwägen
Die Aussage wird mit eigenen Worten wiederholt.
Die Gefühle, die Emotionen des Gegenübers werden gespiegelt z.B. "Sie hat das masslos geärgert." "Nachdem Sie dies gesagt hatten, reagierte Hans Meier nicht?" So wie in einem Zeitungsartikel unter dem Titel der Inhalt in geraffter Form gedruckt wird, kann bei Gesprächen das Gehörte mit wenigen Worten zusammengefasst werden.
Unklares klären: "Sie haben gesagt, sie hätten sofort reagiert. War das noch am gleichen Tag?" "Dann hat der Vorgesetzte das Gespräch gesucht. Wie hat er sich dann verhalten?" "War die Belästigung schlimmer als "das Nicht- Ernstgenommen Sein"?
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Moderation leicht gemacht
Was ist Moderation?
Ein Instrument, das Menschen bei bestimmten Problemstellungen hilft, rasch und sicher (=strukturiert) ans Ziel zu kommen.
Begriffsklärung
Präsentation
Zur Verfügung stellen von Informationen
Diskussion
Austauschen von Meinungen Ein gut aufbereiteter Inhalt wird durch einen gut vorbereiteten Präsentator mit Hilfe persönlicher und technischer Hilfsmittel vorgetragen In einer Gruppe mit Hilfe einer qualifizierten Diskussionsleitung
Mediation
Schlichten von Konflikten
Moderation
Erarbeiten eines verbindlichen Ergebnisses In einer Arbeitsgruppe nach einem vorher gesteckten Ziel mit Hilfe eines gut vorbereiteten Moderators, der einen klaren Ablaufplan hat mit Hilfe von psychologischen Techniken werden Konfliktfälle moderiert
4 Faktoren guter Besprechungen
Kommunikation und sozialer Umgang Aufgabenbezug Leitung der Besprechung Einsatz professioneller Methoden der Besprechungsgestaltung
Vorbereitung
Ort / Raum
Medien / Technik
Zeitpunkt / Zeitraum / Pausen
Einladung / Agenda
Unterlagen für die Teilnehmer
Persönliche Vorbereitung
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Die Gestaltung einer Moderation
Das Ziel Information Diskussion Entscheidung Problemlösung Ablauf im Detail (der Moderationsplan)
Zeit Ziel / Was Methodik Hilfsmittel Wer
Regeln und Rollen
Techniken der Moderation
Die Visualisierung
Flipchart, Pinwand, Overhead und Beamer Moderationskoffer Farben, Formen, Schrift und Bilder Handouts und Protokoll
Die Fragen
Ziel von Fragen: ins Thema einstimmen, Gedanken anregen, Diskussionen einleiten...
Geeignete und ungeeignete Fragen: offene und geschlossene Fragen, Prüfungsfragen, Kettenfragen, Alternativ-Fragen...
Antworten festhalten
Die Moderationstechniken
Moderationstechniken
Stimmungsbarometer Ein-Punkt-Abfrage Mehr-Punkt-Abfrage Kartenabfrage Themenspeicher Brainstorming Brainwalk Mind-Mapping Szenario-Technik Maßnahmenplan Blitzlicht Rollenspiel Analogie-Verfremdung Umkehr-Methode
Stimmungsbarometer
• • Wie zufrieden bin ich mit dem Ergebnis?
Wie empfinde ich das Klima im Verein?
Brainstorming / Brainwalk
• • • • • Was sind die Aufgaben von…?
Was soll der Bevölkerung / Externen einfallen, wenn sie an unseren Verein denken?
Welche Aktivitäten und Projekte möchten wir gerne realisieren?
In welchen Bereichen gibt es Probleme im Verein?
…
Mehr-Punkt Abfrage
• • Ideen sammeln Ideen bewerten Rangreihe erstellen
Nachbereitung
Protokoll Weitere Vorgehensweise
Die „Stolpersteine“
Schwierige Teilnehmer Gruppe macht nicht mit Keine Methodendiskussion Zeitplan nicht einhaltbar Gruppe kommt nicht weiter ???
Weiterführende Literatur
Besprechungen erfolgreich moderieren, Josef Seifert, Gabal Verlag Teamkompetenz, Willy Kriz/Brigitta Nöbauer, Vandenhoeck&Ruprecht Verlag Teamwork, Teamdiagnose, Teamentwicklung, Rolf van Dick/Michael West, Hogrefe Verlag Projektmanagement - Best of, Litke/Kunow/Schulz-Wimmer, Haufe Verlag