Transcript Projektmanagement im Krankenhaus mit

Projektmanagement im Krankenhaus mit
Projekte im Griff
Fred Schachtl
Projektleiter
Inhalt
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Problemstellung und Lösungsansatz
pris-maplus – der Prozess
Mit screenshots durch pris-maplus - vom Antrag bis zum Projektabschluß
Projektablauf verbal beschrieben
Wer darf was – das Rechtekonzept
Vorteile
Betriebsformen
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Die Problemstellung
Prozessoptimierung, Qualitätsmanagement,
Organisationsentwicklung, Bauvorhaben,
Umstrukturierung, Personalplanung ...
... sind mit traditionellen, auf Routinetätigkeiten ausgelegten Strukturen
nicht mehr effektiv zu bewältigen
Komplexe, neuartige und meist interdisziplinäre Vorhaben können in
der Regel nur in Projektform gezielt bearbeitet werden
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Die Lösung: Projektmanagement
Projektmanagement muss professionell und
ambitioniert betrieben werden
– Kein Werkzeug kann hier unterstützen,
wenn das Projektteam nicht effektiv arbeitet
Risiken müssen minimiert werden
–
–
–
–
–
–
Zu viele parallel laufende Projekte  Demotivation
Ineffektive Projekte  Vergeudung von Ressourcen
Unklare Auftragsvergabe  Falsches Ergebnis
Ändern der Ziele im Projektverlauf  Themaverfehlung
Inkonsequentes Projektcontrolling  „Karteileichen“
Schlechte Terminplanung  ineffektive Ergebnisse
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Effizientes Projektmanagement
Klarer Auftrag
– „Aktionismus“ wird eingeschränkt,
– Doppelprojekte werden verhindert,
– nicht mit dem Leitbild des Hauses
zu vereinbarende Projekte werden
gar nicht erst zugelassen
– Die klare Formulierung des Projektauftrags (Projektinhalt, Grobziel des
Projektes, erste Angaben zum Projektumfang)
erleichtert das „Verstehen“ des Projektes
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Effizientes Projektmanagement
Projektziele
– Sie sind Richtschnur und Maßstab des Projektes
– Alles Handeln im Projekt ergibt sich aus der Zielorientierung
– Sie erläutern möglichst detailliert das zu erreichende Ergebnis des
Projektes
– Sie beschreiben nicht einen negativen oder fehlerhaften
Ausgangszustand, sondern den gewünschten positiven Zustand am
Ende des Projektes
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Effizientes Projektmanagement
Dokumentation
– Alle projektrelevanten Informationen müssen dem Projektteam zur
Verfügung stehen
– In der Projektbearbeitung können fehlende Dokumente Entscheidungen
verhindern oder falsch werden lassen
– Standardisierte Dokumentation im
gesamten Projektverlauf macht das
Projekt transparent und nachvollziehbar
– Bemerkungen zum Erreichen von
Teilergebnissen optimieren
den Projektverlauf
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Effizientes Projektmanagement
Kommunikation und Information
– Das Projektteam muß über Veränderungen im Projekt informiert werden
– Auch mit Personen ausserhalb der Projektgruppe soll kommuniziert
werden können
– Ständig aktuelle Information trägt
zur Optimierung des Projektverlaufes
bei und steigert die Motivation
– Die Kommunikation und umfassende Information innerhalb des
Projektteams führt zum Gelingen des Projektes
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Effizientes Projektmanagement
Verantwortlichkeiten
– Klare Vergabe, wer im Projektteam für welche Aufgabe zuständig und
welches Teilergebnis dabei zu erreichen ist
– Hierarchische Gliederung der Projektverantwortlichkeiten unterstützt
den schonenden Umgang mit den Ressourcen
– Durch Übertragung von Teilverantwortlichkeiten wird die Motivation der
Mitarbeiter gesteigert, wobei gleichzeitig die Projektleitung entlastet wird
Wichtig ist das an den
Zielvorgaben orientierte Ergebnis
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Effizientes Projektmanagement
Strukturierter Projektabschluß
– Ein normierter Projektabschluß erleichtert die Lesbarkeit und
Bewertbarkeit der Projektarbeit wie auch des Ergebnisses
– Eine Besprechung, was gut, was
schlecht war, führt zur Verbesserung
der Projektarbeit im Allgemeinen
– Aus vielen Projekten entstehen Folgeaktionen und neue Projekte, die beim
Projektabschluß definiert werden müssen
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Ohne IT geht’s nicht
Die oft grosse Anzahl an zu beginnenden, laufenden und
abgeschlossenen Projekten erschwert
den Überblick
Transparenz, Dokumentation und
Information erfordern strukturierte
und automatisierte Arbeitweisen
Das Projektteam muß weitestgehend von Routineaufgaben der
Projektarbeit befreit sein, um sich auf den Kerninhalt des Projektes
konzentrieren zu können
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Viele Wege, ein Ziel
Tabellenkalkulationsprogramme, Terminplaner oder auch
Projektmanagementsoftware erfüllen meist die Anforderungen eines
Projektmanagements
Ob Projekte optimal verlaufen, hängt hierbei
oft von der Person des Projektleiters ab
Der Aufwand für Programminstallationen,
aber auch die oft umfangreichen Schulungen
ist in vielen Fällen zu hoch
Der Kosten-Nutzen-Faktor behindert oft die Einführung
solcher Werkzeuge
Die verfügbaren Funktionen werden nur teilweise genutzt – die
Software ist zu „mächtig“
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Ein neues Werkzeug
Ausgehend von diesen Vorgaben hat die uhb consulting AG zusammen
mit ihren Kunden ein Projektmanagement-Werkzeug geschaffen und
weiterentwickelt, das zum einen auf die Vielfältigkeit der Projekte
ausgelegt, zum anderen von jedem Mitarbeiter einfach zu bedienen
und zu verstehen ist:
Auf ein sinnvolles Maß an Funktionen
beschränkt, erleichtert pris-ma plus die
Projektarbeit durch Überwachungsund Steuerungsfunktionen und hält alle
benötigten Informationen zum Projekt vor.
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Projektantrag (Prozess)
Entscheidungsprozess
Mitarbeiter stellt
Projektantrag
online?
Jeder Mitarbeiter kann einen Projektantrag
stellen,
wahlweise online oder zunächst in Papierform
anhand der im Intranet angebotenen Vorlage
ja
Projektmanagement
prüft Antrag
nein
Schriftlich oder
mündlich
ja
Übergabe an
Projektinitiator zur
Freigabe
Online erstellte Anträge werden an das
Projektmanagement übermittelt, welches sie bei
positiver Prüfung an den zuständigen Initiator
weiterleitet.
Antrag ok
nein
Benachrichtigung
Antragsteller
Übergabe an Projektmanagement
Ende
Nach Prüfung und Freigabe durch den
Projektinitiator (online durch Statusänderung oder
auf Papier) bearbeitet das Projektmanagement
den Projektantrag.
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Projektantrag (System)
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Projektauftrag (Prozess)
Antrag liegt
online vor?
nein
Erfassung durch Projektmanagement
Wenn der Projektantrag noch nicht im System
erfasst ist, wird er durch das Projektmanagement
eingepflegt
ja
Zustimmung
Initiator liegt
vor?
ja
nein
Status Antrag abgelehnt,
Datum, Begründung
Status Antrag
freigegeben
Benachrichtigung
Antragsteller
Prüfung und formelle
Anpassung
Bei vorliegender Zustimmung passt das
Projektmanagement den Antrag formell an und
prüft, ob es sich um ein Projekt handelt.
Sollte es sich um ein Abteilungsprojekt handeln,
wird der Antrag ebenso benannt, der Antragsteller
kann das Abteilungsprojekt weiterführen. Wenn
der Antrag kein Projekt darstellt, wird er mit
Begründung abgelehnt.
Ende
in Ordnung?
Status Projektauftrag
Aus dem Projektantrag wird nun ein
Projektauftrag. Das Projektmanagement stimmt
den Projektauftrag mit dem Initiator ab.
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Projektauftrag (System)
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Projektkommission (Prozess)
Der Projektauftrag wird nun der
Projektkontrollkommission zur Prüfung und
Entscheidung übergeben. Die Kommission legt den
Projektleiter fest.
Entscheidung
Projektsteuerungskommission
Durchführen?
nein
Status Auftrag
abgelehnt, Datum,
Begründung
ja
Benachrichtigung
Antragsteller / Initiator
Projekt wird freigegeben
Ende
Aktives Projekt
Bei positiver Entscheidung zur Durchführung ändert
das Projektmanagement den Status auf aktives
Projekt, trägt den Projektleiter ein und bespricht
sich mit diesem.
Bei notwendigen Änderungen der Projektbeschreibung muß das Projektmanagement prüfen,
ob dadurch wesentliche Merkmale des Projekts
verändert werden und gegebenenfalls das
geänderte Projekt nochmals der
Projektkontrollkommission vorlegen.
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Aktives Projekt (Prozess)
Aktives Projekt
Der Projektleiter beginnt mit der Auswertung des
Projektauftrags
Auswertung des
Projektauftrags
Vorlage Kick-Off
Das Kick-Off dient zur Information des
Projektteams und der Abstimmung der Termine
und Arbeitspakete
Kick-Off
Projektarbeit
Projektcontrolling
und Beratung des
Projektleiters
Das Projektmanagement führt ein laufendes
Controlling durch und unterstützt beratend den
Projektleiter
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Aktives Projekt (System)
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Projektabschluß Initiator (Prozess)
Projektarbeit
Kopie des archivierten
Projekts auf Status
Änderung
Projektabschlußbericht
abgeschlossenes
Projekt archivieren
Vorlage Änderung
Information des
Projektinitiators
Projektänderung
ausfüllen
Änderungsauftrag an
Projektleiter
nein
Abschluß verifiziert?
Projektcontrolling
und Beratung des
Projektleiters
Der Projektleiter verfasst zusammen mit dem
Projektmanagement den Abschlußbericht. Der
Status wird auf Projektbericht abgeschlossen
gesetzt
Der Projektleiter informiert den Initiator über den
Abschluß
Der Initiator verifiziert den Abschlußbericht.
Bei fehlender Zustimmung gibt er das Projekt zur
Nacharbeit zurück
ja
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Projektabschluß Kommission (Prozess)
ja
Status Projekt
abgeschlossen und
verifiziert
Besprechung
Projektergebnis in der
Projektsteuerungskommission
Der Status wird bei positiver Entscheidung auf
Projekt abgeschlossen gesetzt
Das abgeschlossene Projekt wird der
Projektsteuerungskommission vorgelegt. Die
Ergebnisse werden besprochen.
nein
Projektabschluß
in Ordnung?
ja
Umsetzungsentscheidung
Bei negativer Entscheidung wird das Projekt zur
Nacharbeit zurückgegeben.
Die Projektsteuerungskommission gibt bei
positiver Entscheidung den Projektabschluß frei.
(Status Projekt abgeschlossen und freigegeben)
Ende
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Ihr persönlicher Monitor
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Die Projektübersicht
Alle Projektdaten in einer Übersicht
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Projektverantwortlicher
Projektleiter
Status- und Versionsanzeige
Projektbeschreibung
Risiken
Kosten
Ziele
Informationsverteiler
Dokumente
e-Mails und verwandte Projekte
Gruppen
Meilensteine
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Projekt- und Auftragsliste
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Teambesprechung
Gezielte Planung von Besprechungen durch Vorsortierung der
Projekte, die der angemeldete Benutzer mit dem auszuwählenden
Benutzer gemeinsam durchführt
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Projekt anlegen
Ein neues Projekt als leeres Projekt, aus einer Projektvorlage oder als
Kopie eines bestehenden Projektes anlegen
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Projekte bearbeiten
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Wer darf was?
Jeder
• Projektantrag erfassen
Projektinitiator
• Projekteinsicht in alle eigenen Projekte, Antragsfreigabe,
• Freigabe Projektabschluß
Projektleiter
• Projekteinsicht in alle eigenen Projekte, Meilensteinbearbeitung,
PL-Status, Abschlußbericht
Meilensteinverantwortlicher
• Projekteinsicht in das Projekt bis zur Erledigung seines
Meilensteins
Projektmanagement
• Alle Rechte
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Projektablauf
Erfassung der Projektidee durch Anlage eines Projektantrags
Freigabe durch Projektinitiator und Projektmanager
Erstellung des Projektauftrags
Freigabe des Projektauftrags durch Kommission
Freigabe des Projekts
• Pflichtmeilenstein, den der Projektverantwortliche zu erledigen
hat und damit das Projekt zur Durchführung freigibt
Information des Projektleiters
Kick-Off-Veranstaltung des Projektteams
• Information des gesamten Projektteams über das Projekt
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Projektablauf
Meilensteine und Arbeitspakete werden abgearbeitet
• Erledigte Meilensteine werden im Projektmonitor des
Projektleiters mit grüner Ampel angezeigt.
• Projektleiter kann der Erledigung zustimmen, Nacharbeit fordern
(der Meilenstein wird wieder im Monitor des Meilensteinverantwortlichen sichtbar) oder den Meilenstein abbrechen
Änderungen am Zeitplan oder dem Projekt selbst
• Meilensteintermine können vom Projektleiter oder dem
Projektmanager verschoben werden
• Grundsätzliche Änderungen sind nur nach der Anhalten des
Projekts möglich
Abschlußbericht
• Sind alle Meilensteine erledigt, öffnet der Projektleiter den
Abschlußbericht über den gleichnamigen Pflichtmeilenstein und
schließt den Abschlußbericht ab
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Projektablauf
Projektabschluß
• Nach der Erstellung des Abschlußberichtes durch den
Projektleiter öffnet der Projektinitiator den Meilenstein
Projektabschluß, evaluiert den Abschlußbericht und gibt das
Projekt zum Abschluß frei
• Das Projektmanagement legt das abgeschlossene Projekt in der
Kommission vor, wo der tatsächliche Projektabschluß
freigegeben wird
• Das Projekt ist damit aus dem aktiven Bereich der
Projektmonitore genommen, kann jedoch je nach Berechtigung
über Projekt wählen (eigene abgeschlossene Projekte oder
Auswertungsgruppen) aufgerufen werden. Die Überwachung
durch pris-ma plus ist abgeschlossen
• Das Projekt kann bei der Neuanlage eines Projektes als
Kopiervorlage herangezogen werden (nur für berechtigte User)
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Zurück zum Inhaltsverzeichnis
Weiter zu Vorteile
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Vorteile der Projektsteuerung mit
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Minimaler Schulungsbedarf durch einfache Bedienung
Keine Installation beim Anwender durch Internet-Technik
Transparenz durch einheitliche Darstellung der Projekte
Reduktion der eigenen ToDos im Monitor
Schneller Überblick über Handlungsbedarf
Grafische Statusdarstellung
Automatische Überwachung von Meilensteinen
Begleitende Dokumente und E-Mails direkt am Projekt
Multifunktionelles Benachrichtigungssystem
Automatischer Statusreport per E-Mail
Effektives Projektcontrolling durch Superuser-Funktion
Mehrstufiges Freigabesystem
Selbst umfangreiche Projekte wie die Zertifizierung nach KTQ oder ISO
bleiben überschaubar und auch steuerbar
• Mit anderen Funktionen erweiterbar
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Betriebsformen
Installation auf einem Webserver in Ihrem Haus
• Betreuung des Systems durch Mitarbeiter Ihres Hauses
oder
Installation im Rechenzentrum der uhb consulting AG
• Verfügbarkeit über das Internet (SSL-Verschlüsselung
empfohlen)
• Laufende Basis- und Stammdatenpflege „auf Zuruf“
• Schnelle Beseitigung eventueller Probleme
• Regelmäßige Konsistenz- und Stammdatenprüfungen
• Inklusive aller kommenden Versions-Updates, BetriebssystemUpdates, Server-, Datenbank- und Software-Lizenzen
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Projektmanagement im Krankenhaus mit
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Seite 36
Projektantrag
Projektantrag gespeichert
Projektantrag bearbeiten
pris-ma Monitor - Anträge
Projektanträge
Neues Projekt
Projektauftrag erstellen
Projektauftrag bearbeiten
Projektauftrag freigeben
Projekt wählen
Projektübersicht
Freigegebenes Projekt
Projekt anhalten
Projekt bearbeiten
Meilensteinbearbeitung
Teambesprechung
Projektabschluß
Abgeschlossenes Projekt reaktivieren
Anlagemöglichkeiten – aus Vorlage
Anlagemöglichkeiten – als Kopie
Erste Anmeldung
Projektmanagement im Krankenhaus mit
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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