Transcript Dowody księgowe

Ogólne zasady dokumentacji w księgach
rachunkowych
Collegium Mazovia
Innowacyjna Szkoła Wyższa w Siedlcach
wydz. Ekonomii i Zarządzania
mgr Dorota Mirosław
październik 2012
Dowody księgowe
Dowód księgowy – dokument stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej
lub stwierdzenie stanu poszczególnych składników majątku i źródeł ich
pochodzenia
Dowód księgowy jest podstawą zapisów w księgach rachunkowych
Dowody księgowe powinny być :
•
•
•
•
•
•
sporządzone w języku polskim;
wystawiane w sposób staranny, czytelny, trwały;
rzetelne – zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą
dokumentują;
kompletne – musza zawierać dane niezbędne dla właściwego
charakteryzowania ujętej w nim operacji gospodarczej, być wystawione na
właściwym formularzu, wolne od błędów rachunkowych;
dowody opiewające na waluty obce powinny być przeliczone na polskie złote;
podpisy na dowodach księgowych powinny być składane odręcznie.
Dowody księgowe
Art. 21.1 Ustawa z 29 września 1994r o rachunkowości - każdy
dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
•
•
•
•
•
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
opis operacji oraz jej wartość,
datę dokonania operacji,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której
przyjęto składniki aktywów;
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w
księgach rachunkowych (dekretacja)
Dowody księgowe - klasyfikacja
Dowody księgowe
Ze względu na
jednostkę
wystawiającą
Ze względu na
przeznaczenie
Ze względu na
etapy
sporządzenia
dowody własne
dowody
wewnętrzne
Dowody źródłowe
dowody obce
dowody
zewnętrzne
dowody wtórne
Dowody księgowe - klasyfikacja
Dowody księgowe
Ze względu na
cel wystawienia
dowody
dyspozycyjne
Ze względu na rodzaj operacji
gospodarczych
gotówkowe
bezgotówkowe
dowody
wykonawcze
dowody
materiałowe
dowody
dyspozycyjnowykonawcze
dowody
kosztowe
dowody
płacowe
Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży
Dokumentacja kupna i sprzedaży pozwala na dokonanie rozliczeń
miedzy odbiorcą i dostawcą.
Jest podstawą do ustalenia zobowiązań podatkowych.
Sprzedaż towaru dokumentowana jest przez sprzedającego:
• rachunkiem
• fakturą VAT , fakturą korygująca
Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży
Rachunek - potwierdza dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.
Powinien zawierać co najmniej:
• imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i
kupującego;
• datę wystawienia i kolejny numer rachunku;
• odpowiednio wyraz oryginał albo kopia;
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich
ceny jednostkowe;
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie;
• czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci.
Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży
Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży
• Faktura VAT - stanowi podstawę do ustalenia przez sprzedawcę
wysokości zobowiązania wobec urzędu skarbowego.
Odbiorcę upoważnia do potrącenia kwoty podatku z jego własnych
zobowiązań podatkowych.
• Obowiązek wystawiania faktur mają podatnicy VAT będący
osobami prawnymi, jednostkami organizacyjnymi niemającymi
osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie
działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej
działalności
Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży
Faktura VAT stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać:
• imiona i nazwiska lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numery identyfikacji podatkowej NIP sprzedawcy i nabywcy;
• numer kolejny faktury wraz z dopiskiem "FAKTURA VAT";
• datę wystawienia faktury VAT oraz dokładna datę wykonania transakcji
• nazwy towaru bądź też usługi
• jednostkę miary i ilości sprzedanych towarów lub zakres wykonywanych usług,
• ceny jednostkowe towaru, czy tez usługi bez podatku VAT (ceny jednostkowe netto);
• wartości świadczonych usług, sprzedawanych towarów których dotyczy faktura bez
kwoty podatku i stawki podatku (wartość sprzedaży netto)
• stawki podatku VAT;
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub świadczonych usług z podziałem na
wszystkie stawki podatku i zwolnienia od podatku oraz niepodlegające
opodatkowaniu;
• kwotę podatku naliczonego VAT od sumy wartości sprzedaży netto towarów bądź
też usług z podziałem na kwoty poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem uwzględniającą podatek należny, wyrażoną cyframi oraz
słownie.
Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży
Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży
Fakturę korygującą wystawia się gdy:
• podwyższono cenę po wystawieniu faktury;
• udzielono rabatów;
• stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w
jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Faktura korygująca powinna zawierać:
• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca;
• kwotę i rodzaj udzielonego rabatu lub kwotę podwyższenia ceny bez
podatku
• kwotę zmniejszenia podatku należnego lub kwotę podwyższenia podatku
należnego
• Faktura korygująca powinna zawierać wyraz „ KOREKTA” albo wyraz „
FAKTURA KORYGUJACA”
Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży
Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży
Nota korygująca
•
Nota korygująca jest wystawiana w przypadku gdy nabywca towaru lub usługi otrzymał
fakturę lub fakturę korygująca zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji
wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub
usługi. Powinna zawierać wyraz „ NOTA KORYGUJACA”
Nota korygująca powinna zawierać co najmniej:
• numer kolejny i datę jej wystawienia;
• imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury
albo faktury korygującej oraz adresy i numer identyfikacji podatkowej;
• dane zawarte w fakturze, której nota dotyczy tj. nr faktury, dzień miesiąc i rok
wystawienia faktury, datę sprzedaży;
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją
podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktury lub faktury korygującej.
Dokumentacja transakcji kupna i sprzedaży
Dokumentacja wynagrodzeń
Podmiot gospodarczy wypłacający wynagrodzenie ze
stosunku pracy zobowiązany jest prowadzić :
• imienne indywidualne karty wynagrodzeń ( przychodów);
• listy płac;
• dokumenty zgłoszeniowe i deklaracje rozliczeniowe
ZUS.
Dokumentacja wynagrodzeń
Karty przychodów powinny zawierać:
• imię i nazwisko pracownika;
• Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) pracownika i numer PESEL
• kwotę osiągniętych w danym miesiącu przychodów w gotówce i w
naturze i koszty uzyskania przychodu;
• potrącone przez płatnika w danym miesiącu kwoty składek na
ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe;
• dochód za miesiąc i narastająco od początku roku;
• kwotę zaliczki na podatek dochodowy,
• kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne;
• kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy;
Karty te należy wypełnić najpóźniej do dnia 20. następnego
miesiąca.
Dokumentacja wynagrodzeń
Dokumentacja wynagrodzeń
Lista płac powinna zwierać:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
przychody pracownika osiągnięte ze stosunku pracy (wynagrodzenie za
pracę), od których odprowadzana jest składka na ubezpieczenia społeczne,
wynagrodzenie niepodlegające składkom ubezpieczeniowym na rzecz ZUS
(np. chorobowe),
przychody stanowiące podstawę wymiaru składek za ubezpieczenia
społeczne,
wyszczególnienie wysokości składek z tytułu ubezpieczeń społecznych
(emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe),
koszty uzyskania przychodu,
podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwota tej
składki,
ulga podatkowa,
kwota zaliczki na podatek dochodowy,
potrącenia z wynagrodzeń (na podstawie tytułów egzekucyjnych, zaliczek,
inne potrącenia dobrowolne),
zasiłek chorobowy.
Dokumentacja wynagrodzeń
Dokumentacja wynagrodzeń
Dokumenty zgłoszeniowe ZUS
• ZUS ZUA
• ZUS ZCZA
• ZUS ZCNA
• ZUS ZIUA
• ZUS ZWUA
• ZUS ZZA
Dokumenty rozliczeniowe ZUS
• ZUS DRA
• ZUS RCA
• ZUS RNA
• ZUS RZA
• ZUS RSA
• ZUS RMUA
Dokumentacja wynagrodzeń
Dokumentacja wynagrodzeń
Dokumentacja wynagrodzeń
Dokumentacja wynagrodzeń z tytułu umowy zlecenia
lub o dzieło
• Przy umowie o dzieło przyjmujący zamówienie
zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła dla
zamawiającego, mającego charakter materialny lub
niematerialny.
• Przy umowie zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje
się do dokonania określonej czynności prawnej dla
dającego zlecenie.
• Umowa o dzieło jest umowa rezultatu, a umowa zlecenie –
starannego działania.
• Na podstawie zawartej umowy zleceniobiorca, w
określonych terminach, wystawia rachunek stanowiący
podstawę wypłaty wynagrodzenia z tego tytułu.
Dokumentacja wynagrodzeń z tytułu umowy zlecenia
lub o dzieło
Dokumentacja wynagrodzeń z tytułu umowy zlecenia
lub o dzieło
Dokumentacja wynagrodzeń z tytułu umowy zlecenia
lub o dzieło
Pozostałe dowody księgowe
W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania
zewnętrznych obcych dowodów źródłowych można - na
podstawie art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości udokumentować operacje gospodarcze za pomocą
księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez
osoby dokonujące tych operacji.
Udokumentowanie operacji gospodarczych za pomocą
dowodów zastępczych nie może jednak dotyczyć operacji
gospodarczych, których przedmiotem są zakupy
opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup
metali nieżelaznych od ludności.
Pozostałe dowody księgowe
Dowody zastępcze wystawia się w przypadku:
• zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów
pomocniczych
• zakup od ludności odpadów poużytkowych (surowce wtórne)
• udokumentowania przejazdów, diet i ryczałtów za nocleg za
czas podróży służbowej
• wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną,
telefon, wodę, gaz i CO
• opłaty skarbowe, sądowe i notarialne
• wydatki związane z parkowaniem samochodu
Pozostałe dowody księgowe
Jako dowody księgowe dla udokumentowania operacji w
księgach podatkowych służyć mogą :
• paragony,
• dzienne i miesięczne zestawienie dowodów ( faktur VAT i ich
korekt ) dotyczących sprzedaży,
• noty księgowe,
• zestawienie miesięczne kosztów z tytułu używania
prywatnego samochodu osobowego dla celów związanych
z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• dowody przesunięć
• dowody opłat pocztowych i bankowych,
• inne dowody opłat, wyciągi bankowe
Pozostałe dowody księgowe
Pozostałe dowody księgowe
Pozostałe dowody księgowe
Przechowywanie dowodów księgowych
Art.74.1 Ustawy z 29 września 1994r o rachunkowości minimalny okres
przechowywania danych księgowych wynosi :
• księgi rachunkowe - 5 lat;
• karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego
dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz
podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia
zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż
do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą
detaliczną;
• dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz
umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych
postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku
następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie
zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
• dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat;
• pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.
Bibliografia