Transcript ประเด็น แนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ยินดีตอนรั
บผู้ปฏิบต
ั งิ านดานสาร
้
้
บรรณ
สานักชลประทานที่ 17
สรุปแนวทางการปฏิบต
ั งิ านสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส์
และการพิมพหนั
์ งสื อราชการ
วันที่
17-18 มกราคม 2555
ณ
ห้องประชุมสานักชลประทานที่ 13
งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการ
บริ หารงานเอกสาร เริ่ มตั้งแต่การจัดทา การรับ
การส่ ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทาลายเอกสาร
ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผมู้ ีอานาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยอาศัย
อานาจของกฎหมายหรื อไม่กไ็ ด้ เพื่อถือเป็ นหลักปฏิบตั ิงานเป็ นการ
ประจา
ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้ วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
และฉบับแก้ไขเพิม่ เติม
หมวด 1
ชนิดของหนังสื อราชการ มี 6 ประเภท ได้ แก่
1.
2.
3.
4.
5.
6.
หนังสื อภายนอก
หนังสื อภายใน
หนังสื อประทับตรา
หนังสื อสั่ งการ
หนังสื อประชาสั มพันธ์
หนังสื อทีเ่ จ้ าหน้ าทีท่ าขึน้ หรือรับไว้ เป็ นหลักฐานในราชการ
การเขียนและการพิมพ์
การเขี ย นและการพิ ม พ์ หมายถึ ง การท าให้ เ กิ ด ลายลัก ษณ์ อ ัก ษรเป็ น
ข้อความบนกระดาษ
การเขียน ส่ วนใหญ่จะใช้ในการร่ างหนังสื อ บันทึก จดรายงานการประชุม
และใช้ในกรณี ที่ส่วนราชการไม่มีเครื่ องพิมพ์ดีด ลักษณะการเขียนทัว่ ไปจะต้อง
เขียนให้อ่านและเข้าใจง่าย
เอกสารบางลักษณะที่ตอ้ งเขียนเป็ นแบบพิเศษ เช่น งานอาลักษณ์ ต้อง
ใช้ลายมือและตัวเขียนโดยเฉพาะ
การพิมพ์ หมายถึง การพิมพ์โดยใช้เครื่ องพิมพ์ ปกติแล้วงานใดที่ เป็ นเอกสาร
ทัว่ ๆไป สามารถใช้เครื่ องพิมพ์ดีดได้กค็ วรใช้พิมพ์ดีด เพื่อให้อ่านง่ายและสามารถทาสาเนา
ได้ง่าย
ข้ อระมัดระวังในการพิมพ์ กล่าวคื อ พิมพ์ไม่ตก มี ความรู ้ ในตัวสะกด การั นต์
ตัวย่อ และควรมี ความรู ้ รอบตัวนอกเหนื อจากการพิมพ์หนังสื อ เช่ น เข้าใจข้อความใน
หนังสื อนั้น จัดวรรคตอนได้ถูกต้องเมื่อจาเป็ น รู ้หลักภาษา รู ้แบบหนังสื อราชการ ชื่อส่ วน
ราชการ ชื่อและตาแหน่ งในวงราชการ รู ้จกั และอ่านลายมือผูร้ ่ างที่เกี่ยวข้องได้ดี พิจารณา
การใช้กระดาษ วางรู ปหนังสื อ สามารถจัดลาดับและแบ่งงานให้เหมาะสม และรู ้จกั รักษา
เครื่ องพิมพ์ดีดให้สะอาดอยูใ่ นสภาพที่ใช้การได้อยูเ่ สมอ
คาอธิบายการพิมพ์หนังสื อราชการไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่ องคอมพิวเตอร์
การออกเลขหนังสื อราชการของกรมชลประทาน
การกาหนดอักษรย่อและเลขรหัสประจาสานักและกองต่างๆ ของกรมชลประทาน
การกาหนดอักษรย่อและเลขรหัสประจาสานักและโครงการ
การจัดเก็บเอกสารของสานักชลประทานที่ 13
วิธีแก้ปัญหาการใช้งานระบบสารบรรณฯ กรณี ไม่สามารถสัง่ พิมพ์รายงานได้
การแก้ไขปัญหาพิมพ์ใบปะหน้าไม่ได้ (IE)
3
5
1
http://saraban.kromchol.com/iwebflow/
6
4
7
2
การแก้ไขปัญหาพิมพ์ใบปะหน้าไม่ได้ (FireFox)
1
3
5
6
4
http://saraban.kromchol.com/iwebflow/
2
หนังสื อราชการจานวน 11 แบบ ทีใ่ ช้ รูปแบบตัวพิมพ์ ไทยสารบรรณ
( TH sarabun PSK ) ขนาด 16 พอยท์
1 .หนังสื อภายนอก (ตราครุ ฑ)
7. ประกาศ
2. หนังสื อภายใน (บันทึกข้อความ)
8. แถลงการณ์
3. หนังสื อประทับตรา
9. ข่าว
4. คาสัง่
10. หนังสื อรับรอง
5. ระเบียบ
11. รายงานการประชุม
6. ข้อบังคับ
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร
ร ะ เ บี ย บ ส า นั ก น า ย ก รั ฐ ม น ต รี ว่ า ด้ ว ย ง า น ส า ร บ ร ร ณ ( ฉ บั บ ที่ ๒ )
พ.ศ.๒๕๔๘ ประกาศ ณ วันที่ 21 มิถุนายน พ.ศ.2548 กาหนดว่า "โดยที่เป็ นการสมควร
แก้ไขเพิ่มเติ ม ระเบี ยบสานักนายกรั ฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ เพื่อให้
เหมาะสมกับสภาวการณ์ ในปั จ จุ บนั ที่ มี การปฏิ บตั ิ งานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณ
อิ เล็กทรอนิ กส์ และเป็ นการสอดคล้อ งกับ การบริ หารราชการแนวทางใหม่ ที่ มุ่งเน้น
ผลสัมฤทธิ์ ความคุ ม้ ค่า และการลดขั้นตอน การปฏิ บตั ิ งาน สมควรวางระบบงานสาร
บรรณ ให้เป็ นการดาเนิ นงานที่ มี ระบบ มี ค วามรวดเร็ ว มี ประสิ ทธิ ภาพ และลดความ
ซ้ าซ้อนในการปฏิบตั ิราชการ" ดังนั้น จึงสามารถสรุ ปความหมายของระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส์ได้วา่ คือ “การรับส่ งข้ อมูลข่ าวสารหรือหนังสื อผ่ านระบบสื่ อสารด้ วยวิธีการ
ทางอิเล็กทรอนิกส์ ”
ประเด็น
แนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
1. เอกสารรอลงทะเบียน
1.1 ทะเบียน สัญลักษณ์ กระดาษสี ฟ้า – รอต้นฉบับแต่หากมี Fileงาน
แนบให้เปิ ดอ่านเพื่อป้ องกันที่ผดิ พลาด กรณี มีขอ้ สงสัยติดต่อ
หน่วยงานที่ส่งเอกสาร กระดาษสี ส้ม จะแนบ Fileงานทุกครั้ง
ลงทะเบียนรับทันทีไม่ตอ้ งรอต้นฉบับ
1.2 สัญลักษณ์ ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด
1.3 กรณี ที่มีเลขทะเบียนเดิมปรากฏ ให้รับเรื่องอีกครั้ง และเข้าไป
ตรวจสอบเอกสารแนบ
2. เอกสารส่ งคืน
- กรณี ปรากฏเอกสารส่ งคืน ให้เข้าระบบรับทราบ จึงจะทางานต่อไป
* หากเป็ นหน่วยงานที่ตีกลับ ให้ระบุเหตุผลด้วยทุกครั้ง
ประเด็น
แนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
3. การลงรับเอกสาร
3.1 ตัวอักษรสี แดง ต้องกรอกข้อมูลครบทุกช่อง ช่องจาก, ถึง ต้นเรื่ องมา
จากหน่วยงานใด ไม่ตอ้ งแก้ไข เช่น จาก สลก. ถึง ผอ.กอง/สานัก
ผส.ชป.1 – 17
3.2 เอกสารไม่มีเลขหนังสื อให้ใช้
1. - คาสัง่ กรมที่.......
- คาสัง่ สานักที่.......
- คาสัง่ โครงการที่........
- คาสัง่ สวัสดิการที่.......
2. ใช้ชื่อผูล้ งนามหนังสื อนั้น ตามด้วย ว.ด.ป. เช่น นายปัญญา0512554,
นางอรทิน13122554
3. กรณี เป็ นเรื่ องร้องเรี ยนให้เพิ่มคาว่า “ร้องเรี ยน/ ”ข้างหน้าตามด้วยชื่อผู้
ร้องเรี ยนและ ว.ด.ป. เช่น ร้องเรี ยน/นายปัญญา05102554 หรื อ
ร้องเรี ยน/รหัส...........
ประเด็น
แนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
3. การลงรับเอกสาร
3.3 การกรอกชื่อเรื่ องให้ใส่ เนื้อหาครบถ้วนหากไม่พอกรอกเพิ่มในช่อง
รายละเอียด
ยึดหลัก 5 W 1H เช่น เรื่ อง ขอเชิญประชุม ให้เติมข้อมูลเพิม่ ในช่องเรื่ องคือ
ขอเชิญประชุมเรื่ อง..........ที่ไหน........เวลา........
3.4 การเลือกชั้นความเร็ว ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด
3.5 หมวดเอกสาร มักลืมเป็ นนิจ
3.6 การลงรับย้อนหลัง เมื่อกรอกข้อมูลครบทุกช่องแล้ว ให้ใส่ เลขทะเบียน
ที่ตอ้ งการย้อนหลัง ใส่ ช่องเลขทะเบียน เช่น 1572.01 ข้ อควรระวัง การ
เปลี่ยนวันที่ของช่องลงวันที่ วว/ดด/ปปปป จะต้องเป็ นวันที่ของหนังสื อ
ฉบับที่นามาลงทะเบียนแต่ระบบจะบันทึกว่า ลงรับวันที่เท่าไร แก้ไขไม่ได้
ประเด็น
4. การออกเลขทีห่ นังสือ
แนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
- ทาได้ 2 วิธี คือ จากหน้าหลัก สร้ าง/ทะเบียนเอกสารภายใน หรื อจากเอกสาร
รับเข้าโดยการโอนสร้ างเอกสารภายในองค์ กร
- ควรเลือกประเภทเอกสารก่อนทุกครั้ง กรอกข้อมูลทุกๆ ช่อง
ผู้ลงนาม ตัวอย่ าง ผส.ชป.13
ผบร.ชป.13 รักษาราชการแทน ผส.ชป.13
ผวศ.ชป.13 ปฏิบตั ิราชการแทน ผส.ชป.13
ฝบท.ชป.13 ปฏิบตั ิราชการแทน ผส.ชป.13
ทีเ่ ก็บเอกสาร แฟ้ มที่จดั เก็บ
หมายเหตุ หน่วยงานเจ้าของเรื่ องที่จดั ทาหนังสื อฉบับดังกล่าว
วิธีการรับ – ส่ งเอกสาร ควรเลือกได้สะดวกในการค้นหา
- ข้อแตกต่างของช่อง สร้าง/สร้างและเก็บต้นแบบข้อความ กรณี ที่สร้าง
เอกสารครั้งแรกควรเก็บต้นแบบข้อความไว้เพื่อสะดวกในการทางานครั้ง
ต่อๆไป
- การออกเลขทีย่ ้ อนหลัง สามารถทาได้เช่นเดียวกับการลงรับเอกสารย้อนหลัง
ข้ อควรระวัง คือ เอกสารลงวันที่
- ถ้าได้เลขทะเบียนแล้ว ต้องกดตกลงเพื่อยืนยันการใช้เลขทะเบียนนั้นอีกครั้ง
ประเด็น
5. การแนบไฟล์ เอกสาร
แนวทางการปฏิบตั ิงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
- กรณี แนบไฟล์เอกสาร ให้ เติมคาอธิบายของเอกสารในช่ องหมาย
เหตุ เพื่อให้ทราบว่าเป็ นเอกสารเรื่ องอะไร
- ช่องหมายเหตุกรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง/สื่ อการเชื่อมโยงให้ผรู้ ับ
เอกสารเข้าใจ
- กรณี มีการอ้างอิงเอกสารเรื่ องเดิม ให้ใส่ เลขที่เอกสารนั้นในช่ อง
เลขทีเ่ อกสารทีเ่ กีย่ วข้ อง (ข้ อสั งเกต ถ้ าใส่ เลขทีเ่ อกสารถูกต้ องจะ
เป็ นสี เขียว และมีรูปมือให้ สามารถติดตามรายละเอียดเรื่องเดิมได้ )
- สามารถแนบได้ครั้งละ 5 ไฟล์ ขนาดไฟล์ไม่ควรเกิน 5 Mb
-ให้แนบเอกสาร เฉพาะที่เพิ่มเติมข้อสัง่ การ แต่ระบุช่องหมายเหตุให้
พิมพ์เอกสารที่เกี่ยวข้องเอง
- เอกสารแนบจากการ scan ควรตรวจความถูกต้อง ครบถ้วน สะอาด
และชัดเจน ควรหลีกเลี่ยงการ scan เอกสารเป็ นสี ยกเว้ นกรณี จาเป็ น
เช่น รู ปภาพ
ประเด็น
5. การแนบไฟล์ เอกสาร
แนวทางการปฏิบตั ิงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
- กรณี แนบเอกสารผิด สามารถแก้ไขได้โดย
1. ใช้ปุ่ม E เพื่อแก้ไข้แนบเอกสารใหม่แทนเอกสารเดิม
2. ใช้ปุ่ม D เพื่อลบเอกสารเดิม แล้วใช้ปุ่ม A แนบเอกสารใหม่
ประเด็น
6. การบันทึกงาน รายการ
เอกสารทีต่ ้ องติดตาม
แนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
- ให้บนั ทึกงานทุกครั้งที่ผบู้ งั คับบัญชาเกษียณหนังสื อ กรณี ที่
ข้อความยาวให้สรุ ปใจความสาคัญ
- กรอกข้อมูลให้ครบทุกช่อง
- คาสัง่ พิเศษให้เลือก
- นาเสนอ/ผูป้ ฏิบตั ิ (ผอ.ส่ วน/โครงการ/ฝ่ าย)
- บันทึกการปฏิบตั ิ คือ ข้อสัง่ การของผูเ้ กษียนหนังสื อ
- งานมีกาหนดเวลาเลือกติดตามผลการทางาน ที่ดาเนินการแล้ว
เสร็จวันที่ วว/ดด/ปปปป
- ให้บนั ทึกดาเนินการเสร็จวันที่ วว/ดด/ปปปป เช่น 07/06/2554
- เลือกติดตามผลการทางาน หากดาเนินการช้าระบบจะเตือนโดย
ตัวหนังสื อจะเป็ นสี แดง
- ภายหลังงานดาเนินการแล้วเสร็จ ยกเลิกการเลือกติดตามผลการ
ทางานระบบ จะไม่แจ้งเตือน
ประเด็น
7. การส่ งเอกสาร
แนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
- การส่ งเอกสารในระบบมี 2 แบบ คือ
1. ส่ งในระบบพร้อมจัดส่ งเอกสารตาม สัญลักษณ์เป็ นรู ปกระดาษสี
ฟ้ า กรณี น้ ีตอ้ งส่ งเอกสารตามโดยเร็ ว
2. ส่ งในระบบพร้อมไฟล์แนบโดยไม่ตอ้ งส่ งเอกสาร สัญลักษณ์
เป็ นรูปกระดาษสี ส้ม
- สร้ างกลุ่มผู้รับ เลือกหน่วยงานที่จะส่ งเอกสารให้ยา้ ยเข้าช่องสี ฟ้า/
สี ส้ม เมื่อครบ
แล้วเลือกสร้างกลุ่มผูร้ ับจะปรากฏกรอบให้ต้ งั ชื่อกลุ่มผูร้ ับ (ตั้งชื่อ
กลุ่ม) เลือกตกลง
- การส่ งอกสารโดยเลือกครั้งละหน่วยงาน/เลือกกลุ่มผูร้ ับที่สร้างขึ้น
ส่ งเอกสาร E –mail
- ชื่อผูส้ ่ ง E – mail จะได้รับอนุญาตให้ใช้งานก่อน
- เลือกรายละเอียด/เอกสารแนบเฉพาะที่ตอ้ งการส่ ง
- พิมพ์ขอ้ ความเพิ่มได้ตามต้องการ
- เลือกส่ งข้อความ
ประเด็น
8. การยกเลิกเอกสาร
แนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
กรณี ตอ้ งเก็บเป็ นหลักฐานแต่นามาใช้ไม่ได้ เลขทะเบียนและ
รายละเอียดยังคงอยูแ่ ต่ไม่สามารถบันทึกงาน/แก้ไข/ส่ งงานได้
9. การลบเอกสาร (ยกเว้ น มี เลขทะเบียนที่ลบสามารถนากลับมาใช้ใหม่ได้โดยใส่ เลขทะเบียนที่
การลงรับเอกสารต่ อจาก
ลบออก ในกรอบมุมบนด้านขวา
หน่ วยงานอืน่ )
- กรณี สร้างเลขทะเบียนล่าสุ ดของการใช้งาน จะต้องไม่ลืมที่จะ
กลับไปหน้าหลัก เข้าเมนูผดู ้ ูแลระบบเพื่อเข้าไปแก้ไขเลขทะเบียน
ย้อนกลับ เช่น ลบทะเบียน 197 จะต้อง แก้ไขในผูด้ ูแลระบบเป็ นเลข
196 เพื่อที่จะใช้งานเลขทะเบียน 197 ต่อไป
10. การปิ ดงาน
- กรณี โอนสร้างเอกสารส่ งออกภายในองค์กร ระบบจะปิ ดงานให้
อัตโนมัติ
- ปิ ดงานเมื่อดาเนินการแล้วเสร็จเพื่อจัดเก็บเอกสาร และสามารถ
ปิ ดงานได้ครั้งละหลายๆทะเบียนจากหน้าหลัก (เมนูคาสั่ งพิเศษ)
ประเด็น
แนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
11. การติดตามงาน จาก
เอกสารเลขที่
11.1ใช้กรณี งานที่มีกาหนดเวลา ต้องกาชับผูป้ ฏิบตั ิงานสารบรรณ
อิเล็กทรอนิคส์ให้ตรวจสอบหน่วยงานที่เกี่ยวข้องว่าได้รับหนังสื อ
ดังกล่าวหรื อไม่
11.2 ใช้กรณี ติดตามว่างานดาเนินการถึงขั้นใด ทั้งนี้ผปู ้ ฏิบตั ิงานแต่ละ
หน่วยงานจะต้องบันทึกงานจึงจะติดตามงานก้าวหน้าของงานได้
ต้ องเล็งเห็นความสาคัญของการบันทึกงานในระบบ
12. การโอนเอกสารข้ ามปี
- เลือกเลขทะเบียนที่ตอ้ งการโอนข้ามปี เลือกโอนข้ามปี จะปรากฏ
หน้าต่าง ให้เลือกปี ที่ตอ้ งการโอน และเลือก ตกลง
- เอกสารที่ถูกโอนข้ามปี จะปรากฏเลขทะเบียนในปี ที่โอนเอกสารไป
เช่น 54/782
- เพื่อสะดวกในการทางานเมื่อต้องการหาเอกสารที่โอนข้ามปี ให้ใส่ เลข
ทะเบียน ปป/เลขทะเบียน เช่น งานโอนจากปี 2553 เลขทะเบียน 782
ไปดาเนินการต่อเนื่องปี 2554 เลขทะเบียนที่ปรากฏในปี 2554 คือ
53/782 เป็ นต้น
ประเด็น
แนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
13. การออกเลขทีแ่ ละ
ลงทะเบียนรับหนังสื อ ใกล้
สิ้นปี ปฏิทนิ
1. ควรมีการจองเลข(ประมาณ 10 – 15 เลข) เนื่องจากการออกเลขที่
หรื อลงทะเบียนรับจะไม่สามารถย้อนหลังได้
2. หลังจากออกเลข-ลงทะเบียนรับเรี ยบร้อยแล้วให้แก้ไข
รายละเอียด ข้อดีคือ ระบบจะปรากฏวันที่ตามที่ตอ้ งการ
- ไม่ควรใช้ประโยคยาวๆ แต่ใช้คาสั้นๆ และเป็ นคาเฉพาะ เจาะจง
จะทาให้การค้นหาแคบลง
- หากมีคาค้นหลายคา ให้เว้นวรรค
- กรณี ที่การค้นหาไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผูใ้ ช้งาน
สามารถให้ใช้ เมนูการค้ นหาตามเงือ่ นไข
- ใส่ ขอ้ มูลช่องใดช่องหนึ่งที่รู้ขอ้ มูลจริ ง
- ช่องรายละเอียดใส่ คาสั้นๆ เคาะเว้นวรรคใส่ คาใหม่
- เลือกตามเงื่อนไข บรรทัดล่างสุ ด และ, หรื อ, ไม่ใช่
14. การใช้ เมนู “ค้ นหา”
ประเด็น
แนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
15. การลงรับเอกสาร “ลับ” - ในการลงรับเอกสารเรื่ อง “ลับ” ให้เขียนคาว่า “ลับ” ในช่องชื่อ
เรื่ อง และเลือกสถานะเอกสารเป็ น “ปกติ” เท่านั้น
16. การใช้ คาสั่ งพิเศษ
- ใช้เมนู “คาสั่ งพิเศษ” สามารถปิ ดงานและส่ งงานได้ครั้งละหลาย ๆ
เลขทะเบียนในเวลาเดียวกัน
- สามารถตรวจสถิติการใช้งานของผูป้ ฏิบตั ิ
17. การตอบกลับเอกสาร
- ใช้เลขทะเบียนเดิมในการส่ งเรื่ องกลับ/ตอบกลับโดย
ไม่ ต้องสร้ างบันทึกใหม่ /ไม่ ต้องโอนสร้ าง
- การตอบกลับเรื่ องเดิมกรณี แจ้งชื่อผูเ้ ข้าร่ วมกิจกรรมต่างๆ ให้ แนบ
รายชื่อหรือบันทึกงานผ่ านระบบ โดยไม่ ต้องส่ งต้ นฉบับกลับเจ้ าของ
เดิม
- ขณะที่แนบเอกสารให้ระบุในช่ องหมายเหตุเพื่อสื่ อให้ผทู้ ี่รับ
เอกสารทราบถึงจุดประสงค์ที่ส่งงาน
- เลขทะเบียนจะไปปรากฏที่เอกสารรอลงทะเบียน
ประเด็น
18. การจัดเก็บเอกสาร
แนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ดาเนินการได้ 2 วิธี อย่ าลืมแนบไฟล์เอกสารก่อนจัดเก็บ
-โอนข้อมูลจากระบบสารบรรณเข้าสู่ ตจู้ ดั เก็บ ข้ อควรระวัง จะต้ อง
เลือกแฟ้ มเอกสารทีถ่ ูกต้ องและระดับสิ ทธิ 0 เอกสารส่ วนกลาง
-เพิ่มใหม่ในระบบจัดเก็บ
- ลบเอกสารที่แนบซึ่งไม่เกี่ยวข้องออก โดยลบเครื่ องหมาย 
ออก
การจัดเก็บเอกสาร
ก่อนที่จะจัดเก็บเอกสารจะต้องมีลิ้นชัก (ตูจ้ ดั เก็บเอกสาร) ประกอบด้วย
แฟ้ มหลัก/แฟ้ มย่อย ผูท้ ี่ จะสร้ างแฟ้ มในตูจ้ ดั เก็บจะต้องเป็ นผูร้ ับผิดชอบควบคุม
การใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของแต่ละหน่วยงานเท่านั้น
วิธีการสร้ างแฟ้มหลัก/แฟ้มย่ อย
1. เข้าสู่ ระบบจัดเก็บ URL:htpp//:saraban.kromchol.com/iwebform/
กรอกข้อมูลผูใ้ ช้งาน/รหัสผ่าน ตกลง
2. เลือกลิ้นชักที่ตอ้ งการสร้างแฟ้ ม (สานักชลประทานที่ 13)
3.เลือกแฟ้ มใดก็ได้ภายในลิ้นชัก สชป.13
เช่น การขอใช้ที่ราชพัสดุ จะปรากฏ
-การขอที่ราชพัสดุ
-((เพิ่ม/แก้ไข/ลบแฟ้ ม))
-เลือก ((เพิ่ม/แก้ไข/ลบแฟ้ ม))
คลิกเลือก A แฟ้ มหลัก จะได้ แฟ้ มหลัก ตั้งชื่อแฟ้ ม
คลิกเลือก A แฟ้ มย่อย สร้างได้ตามต้องการ
วิธีการจัดเก็บเอกสาร 2 วิธี
1. จากระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
เลขทะเบียน ปิ ดงาน เลือกจัดเก็บ
ระบบ จะเชื่อมโยงการจัดเก็บเอกสาร (INFOMA: WEBFORM)
คลิกโปรดเลือกตูเ้ อกสารส่ วนกลางกรมชลประทาน
ปรากฏหน้าข้อมูลใบปะหน้าเอกสารเพื่อกรอกรายละเอียด
เลือกลิ้นชัก สานักชลประทานที่ 13 หรื อสานัก ...
เลือกแฟ้ มเอกสาร (แฟ้ มหลัก)
เลือกแฟ้ มย่อย จะปรากฏรายชื่อแฟ้ มเอกสารที่ตอ้ งการจัดเก็บในใบปะหน้า
เอกสารด้านขวามือ
ข้ อควรระวัง ตรงช่องกลุ่มเอกสาร กรณี ขอ้ ความยาวต้องลบทิ้ง
กรอกข้อมูลเพิ่ม รายละเอียด/คาค้น
ระดับสิ ทธิ 0 เอกสารส่ วนกลาง
สถานทีเ่ ก็บ หน่วยงานที่จดั เก็บเอกสาร
เลือกเอกสารที่แนบ โดยเลือกเฉพาะเอกสารของหน่วยงาน คลิกตกลง
ระบบจะขึ้นกรอบข้อความโอนข้อมูลจากระบบงานสารบรรณเข้าสู่ตู้
เอกสารเรี ยบร้อยแล้ว คลิกOK
2. การจัดเก็บเอกสารวิธีเพิม่ ใหม่
- เลือกเพิ่มใหม่จะปรากฏใบปะหน้าเอกสาร
เลือกแฟ้ มเอกสาร ลิ้นชัก (แฟ้ มหลัก,แฟ้ มย่อย) ที่ตอ้ งการจัดเก็บ
ป้ อนข้อมูลใบปะหน้าเอกสาร กรอกข้อมูล (ชื่ อเจ้าของเอกสารไม่ตอ้ งกรอกระบบ
จะให้โดยอัตโนมัติ) คลิกตกลง
แนบไฟล์เอกสาร รายละเอียดเอกสารแนบ เลือก A (เพิ่มเอกสารแนบใหม่) Browse
คลิกตกลง ไฟล์...... ได้รับการบันทึกเข้าระบบแล้ว
คลิกปิ ดหน้าต่าง
การย้ายเอกสาร
1.จากแก้ไขใบปะหน้า (ย้ายที่ละเรื่ อง)
คลิกแก้ไข เลือกแฟ้ มเอกสาร (แฟ้ มหลัก แฟ้ มย่อย) ที่ตอ้ งการย้าย เอกสารไปจัดเก็บ
คลิกตกลง
2.ย้ายเป็ นช่วงๆ เลือกเอกสารที่ตอ้ งการย้าย เลือกแฟ้ มหลัก/ย่อย ตกลง
กรมชลประทาน งานเพือ่ แผ่นดินไทย
หนังสื อราชการจานวน 11 แบบ ทีใ่ ช้ รูปแบบตัวพิมพ์ ไทยสารบรรณ
( Th sarabun PSK ) ขนาด 16 พอยท์
1 .หนังสื อภายนอก(ตราครุ ฑ)
7. ประกาศ
2. หนังสื อภายใน (บันทึกข้อความ)
8. แถลงการณ์
3. หนังสื อประทับตรา
9. ข่าว
4. คาสัง่
10. หนังสื อรับรอง
5. ระเบียบ
11. รายงานการประชุม
6. ข้อบังคับ