Transcript คู่มือการใช้งาน - TESCO LOTUS

Document Tracking
Cost & Programmer Management
ประโยชน์ www.lotuspssystem.com
•
•
•
•
•
•
•
ตอนนี ้เอกสารอยูท่ ี่ใคร ?
อยูข่ นตอนไหน
ั้
?
Tesco ได้ รับหรื อยัง?
เอกสารได้ ถกู อนุมตั ิ ?
วางบิลเมื่อไหร่?
ไม่ต้องมารับเอกสารไปมา ทาให้ เอกสารสูญหาย
ง่ายต่อการเข้ าข้ อมูล แค่มีอินเตอร์ เน็ตก่อนเช็คได้
www.lotuspssystem.com
ลำดับกำรดำเนินกำร
1.Create Certificate
•Consult ติด barcode และกรอกข้ อมูลรายละเอียดลงโปรแกรม Document Tracking system
•PM ตรวจสอบผลงานที่สง่ มอบ
2. Consult Sign off
•Consult ติดต่อให้ vendor/supplier มารับเอกสารการอนุมตั งิ วดงาน (certificate
payment)
4. Vendor Accept / Pending / Reject
•Vendor ตรวจสอบ เอกสารการอนุมตั งิ วดงาน (certificate payment) ถ้ าถูกต้ อง ให้ คลิก๊
Accept หรื อสถานะตรวจสอบใหม่ Pending หรื อ เอกสารผิด คลิก๊ Reject เอกสารนัน้
5. CPM Accept / Pending / Reject
•CPM รับเอกสารจาก Vendor มาตรวจสอบ จะรับมาเฉพาะ เอกสารการอนุมตั งิ วดงาน
(certificate payment ) และ Payment เท่านัน้ ไม่รวมเอกสารต้ นฉบับใบกากับภาษี ตวั จริ งและ
สาเนา ,ใบแจ้ งหนี ้ใด ๆ ถ้ าเอกสารมีข้อมูลถูกต้ อง จะส่งให้ ผ้ มู ีอานาจเซ็นต์อนุมตั ติ ่อไป
6. PS Accept / Pending / Reject sign off
•ผู้มีอานาจเซ็นต์อนุมตั กิ ารเบิกจ่ายงวดงาน
7. Receive
•แผนก Payment ทาการ receive เอกสารในระบบ
8. Invoice Process
•Scan เอกสารการอนุมตั งิ วดงาน (certificate payment ) และเอกสาร receive แนบเข้ าในระบบ
tracking document system และอนุมตั สิ ถานะเอกสารเป็ น document complete
•Vendor ตรวจสอบสถานะว่า document complete , print เอกสาร การอนุมตั งิ วดงาน
(certificate payment ) และเอกสาร receive ที่แนบให้ ใน system นัน้
Document Complete
• Vendor จัดเตรี ยมเอกสารตามที่ทางบัญชีกาหนด มาวางบิลได้ ทกุ วันที่ 4 และ 16 ของทุกเดือน ที่
ห้ องวางบิล อาคาร A ชัน้ 1
หน้ าที่ 3 จาก 3
Via Document Tracking System
3.Dispatch
Reject
• ถ้ าเอกสารที่ไม่ ตรงกับความต้ องการที่คุณจะเบิกเช่น
- ยอดเงินไม่ตรง
- งวดไม่ตรง
- ชื่อสโตร์ และจังหวัด ไม่ถกู ต้ อง
กดปุ่ ม Reject พร้ อมระบุเหตุผลที่ Reject
ติดต่อไปยัง Consult ที่ทาเรื่ อง และทาง Consult จะติดต่อคุณเพื่อ
มารรับ Barcode ใหม่
Pending
ถ้ าเอกสารถูกต้ องแต่ เมื่อตรวจสอบในเว็บไซด์แล้ วผิด
- ยอดเงินไม่ตรง
- งวดไม่ตรง
- ชื่อสโตร์ และจังหวัด ไม่ถกู ต้ อง
กดปุ่ ม Pending พร้ อมระบุเหตุผลที่ Pending
ติดต่อไปยัง Consult ที่คณ
ุ ทาเรื่ อง และทาง Consult จะแก้ ไขให้
แล้ ว ทาง Vendor ก็เช็คความถูกต้ อง ถ้ าถูกต้ องแล้ วก็กด Accept
คำแนะนำ สิ่ งที่ควรตรวจสอบ
1. ติดบาร์ โค้ ตแต่ ลืมกรอกข้ อมูล
2. ทาไม่ ครบขัน้ ตอน
3. กด Pending – ไม่ แก้ ไข
Consult
1. ได้ รับเอกสารต้ องทาการตรวจสอบให้
แน่ ใจว่ าถูกต้ อง แล้ วเลือกสถานะเอกสาร
2. เอกสารที่ทาง Tesco จะอยู่ในขัน้ ตอน
Accept เท่ านัน้
3. กด Pending – แล้ วไม่ แจ้ งConsult
Vendor
ปัญหาทีท
่ ุกผูใช
้ ้งานพบ
- ไมมี
ี่ งิ บารโค
อมู
่ ทย
์ ดกรอกข
้
้ ลทาให้ผิดพลาด
- ขอความรวมมื
อในการตรวจสอถาเอกสารมาถึ
ง Tesco แลวทาง
Vendor ไมได
่
้
้
่ ้
ตรวจสอบผานเว็
บไซดมาก
อน
ั ทาให้เกิดความลาช
่
์
่ จะมีการตีกน
่ ้า
- ไมสามารถส
ั ไดเช
า
่
่ งมอบงานภายในบริษท
้ ่ นกลับไปบริษัทอธิบายให้ผูใช
้ ้งานไมได
่ คนท
้
ลาออก
Thank you for your
Attention