Transcript 什么是企业档案
企业档案管理实务工作 （金社春） 2010年06月28日 什么是企业档案 企业档案是企业在各项活动中形成的，企业活动 是指企业生产、经营、行政、科研、基建、设备 管理等各职能部门，综合运用资源条件、劳动力、 资本、科学技术、流通手段、企业信誉等经济要 素，制造产品获取利润和创造经济效益，实现企 业基本目标的活动。因此，企业档案是企业各种 因素相互作用的产物，它综合反映和说明企业的 基本面貌和全部活动，是各种内容和载体档案的 总和。 企业档案工作 1 什么是企业档案工作 2 什么是企业档案工作 什么是企业档案工作 一是企业 档案行政 管理工作 二是企业 档案业务 建设工作 企业档案的构成 是由企业若干项职能活动构成的 总体划分为 党群工作、 行政管理 经营、生产 技术管理 科技研究、 产品生产 基本建设、 设备仪表 财务会计、 人事管理 企业档案的基本类型 文书档案 科技档 案 会计档案 企业档案 实物档 案 人事档 案 其他载体档案 从而形成了以企业管理档案为基础， 以科技档案为主体。 企业档案行政管理 1 档案专业主管机关 2 企业档案管理部门 怎样做好企业档案工作 1 2 3 4 争取主动，建立网络，为档 案工作提供组织保证 建立健全档案管理规章 制度 加强基础业务建设 管理不断创新，全面提升档案工 作 企业档案业务建设工作 收集、 整理 开发 利用 鉴定、 保管 对企业在工作中活动中形成的 文件的积累、整理、归档的管 理、对直属单位监督指导 统计、 检索 编研 企业档案的收集工作 3 建立健全 档案管理 归档工作 了解企业 内部各职 能的职责 ，尽快熟 文件形成 的规律 及时收集 企业重大 活动的有 关档案 4 转变收集 观念，注 重收集范 围 企业分类一级类目 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 党 行 政 管 理 经 营 管 理 生 产 技 术 财 务 审 计 人 事 劳 资 产 科 学 技 术 基 本 建 设 设 备 管 理 群 品 0-5文书档案分类 0党群工作 1行政管理 2经营管理 保持文 件之 间的 有机 联系 按年度-问题-保管期限 3生产技术管理 4财务审计 5人事劳资 0-5文书档案整理、编目 全宗 号 年度 2006 件号 1 类别 党群 保管期限 永久 页数 6 在文件右下角编页码 在文件的右上角盖上归档 章 1 全宗号 年度 2007 件号 1 类别 生产管理 保管期限 永久 页数 6 0-5文书档案编号 0-5类编号 2007 - 0 - 1 - 1 件号（0-9） 盒号（0-9） 分类号（0党群） 目录号（年代） 文书档案的编目 归档文件应逐件编目。只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任 者、文号、题名、日期、页数、备注等项目 归档文件目录 年度：2007年 序号 1 责任者 保管期限：永久 文号 题 名 琼电 关于注册海南电网海口分公司 海口公司（2007） 的请示 日期 2007 0108 页数 备 注1 2 12号 2 关于同意注册海南电网海口分 （2007） 公司的批复 南方电网 南电字 28号 2007 0521 1 0-5文书档案组卷、排列 归档文件应以“件”为单位， 按照其排列顺序编写件号（室 编件号），并以归档章的形式 在归档文件上注明。件号应在 分类的最低一级类目内，按文 件排列顺序从“1”开始标注。 同一年度的归档文件，永久、 长期、短期各排一个流水号。 不同保管期的不能放一个合内。 档案盒脊背设置各检索项， 包括全宗号、年度、保管期限、 机构 (问题)、起止件号、盒号。 什么是企业会计档案 什么是企业档案工作 是指会计凭证、 会计帐簿和财 务报表等会计 核算专业材料 是记录和反 映单位经济 业务的重要 史料和证据 了解企业会计档案的种类 尽快熟悉文件形成的规律。企业实行会计电 算化后，会计档案的内容、载体、生成、传 输、保管呈现出新的特点，这需要我们不断 深入了解： 机制会计档案； 机读会计档案； 计算机系统软件 4 财务审计类 41 财务审计综合 42 财务管理 43 会计财务 44 审计工作 4 财务审计类 43 会计财务 会计报表：年 报、季报、月 报、各财务分 析报表； 430 会计报表 431 会计帐簿 会计帐本：日 记帐、明细帐 、辅助帐、总 帐 432 会计凭证 433 其他： 会计凭证：原始 凭证、记帐凭证 、汇总报； 其他：固定资产 卡、财务移交清 册等 会计档案的编号 例二某企业2002年度的会计年报（2007－430－001） 2007─ 4 3 0─0 0 1 案卷号（001-999） 会计年报（三类） 会计帐务（二类） 财务审行（一类） 年度（目录号） 会计档案的编号 例二某企业2007年度的会计帐簿（2007－431－001， 4财务审计类、3会计帐务、1帐簿、001案卷号） 2007─ 4 3 1─0 0 1 案卷号（001-999） 会计帐簿（三类） 会计帐务（二类） 财务审行（一类） 年度(目录号) 会计档案的编号 例一某企业2007年1 月会计现金收款凭证编号 （2007年度、4财务审计类、3会计帐务、2凭证、 001案卷号） 2007─ 4 32─0 0 1 案卷号（001-999） 三级类目（0-9） 二级类目（0-9） 一级类目（0-9） 目录号（年代） 会计档案材料保管期限的划分 报表 帐簿 凭证 其他 年 月、 现金、 报 季 银行 报 日记 帐 总 帐、 分 类 帐 原 始 凭 证 记 帐 凭 证 汇 总 凭 证 银 行 对 帐 单 银 行 调 节 表 固 定 资 产 卡 会 计 档 案 清 册 永 3年 久 15年 15 年 15 年 15 年 5年 5年 5年 永久 25年 企业会计档案组卷 会计报表按年报、季报、月报分别组 卷，因保管期限不同；装具大不一致。会 计帐本是一本一卷；会计凭证一般由经办 会计当月凭证按形成时间先后分别装订若 干成册，一般厚度不得超过3厘米，加封 面装于凭证合内，并编号。 人事档案 人事档案是人事部门按党的人事政策，在 培养、选拨和任用人员等工作中形成的记 载个人经历、政治思想、品德作风、业务 能力、工作表现、工作实绩等内容的文件 材料，是历史地、全面地考察了解和正确 选拨使用人员的重要依据，是国家档案的 重要组成部分。 人事档案的收集工作 收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料 应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、 手续完备。需经人事部门审查盖章或本人 签字、盖章后方能归入人事档案。 503人事档案分类 第一层 1 2 人事档案材料的分类及编号 一、履历表（履历表、个人简历） 二、自传 三、鉴定、考察、考核 四、学历、学位、学绩、培训和专业技术材料 五、政审材料 六、参加党、团材料 七、奖励材料 八、处分材料 九、录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退休 十、其他（独生子女登记、军人结婚登记、下乡证明等） 企业人事档案材料组卷 鉴定表、 学历、政审 入党团、奖 惩、处分 、履 自历 传表 任录 其待 免用 他遇 、、、 人事档案的编号 人事档案的编号有音序编号法，许多种， 今天给大家介绍的一种编号方法是音序编 号法。音序编号法，比任何一种方法实用、 便捷。优点是：1、简单易学；2、字体无 要求；3、不易错号；5、简化归档手续；6、 提高工作效率；7、用途广广泛。 编号基本方法 第一步：把所有的人事档案姓名用拼音拼写出来，取每一 个拼音的第一个字母； 第二步：把同一个字母的放在一起，按姓的汉字声母的 ABCD……依次排列（单名中间空一个字符）；再按名的 汉字声母的ABCD……依次排列，依此类推（见附表） 第三步：按过索引的档案号、姓名、籍贯进行排序上架； 第四步：每一个字母后留一定的空号，以备增加档案之用。 第五步：箱柜右上角应标明档案号的第一个字母。 科技档案 科技档案是企事业单位和国家机构、社 会组织及个人从事生产、科研、基建及 管理活动中形成的对国家和社会具有保 存价值的应当归档保存的科技文件材料。 科技档案的特点 1、专业性 2、成套性 3、可更改性 4、通用性 5、现实性 科技档案种类 一、农业科技档案（农、林、牧、副、渔） 二、地质档案、测会档案、医学科技档案 三、工业科技档案（产品、科研、设备、 基建） 科技档案收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、 一 列 入 明确基建、设备、科研、产品等业务 管理部门的岗位职责，即把科技档案的收 集、积累、移交归档工作列入该科室的职 责范围，并责任到人 一 同 步 科技档案的收集工作与基建、生产、科研、 设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时 （如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科 技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交 时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依 据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查 有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位） 科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到 边施工边收集边整理。 一 参 加 档案人员参加产品科研成果评优、基建 项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手 续，并对现场形成的文件材料和设备开箱 后的随机材料进行现场收集。 一 把 关 把好外出人员带回材料的收集关围绕 基建项目、设备选购、科研、学述等活动 外出开会、学习培训带回的各种文件要及 时向本单位档案室移交。并由档案部门签 字后，才能报销差旅等有关费用（此项规 定可纳入本单位的规章制度，以把好文件 材料的收集关）。 科 研 文 件归 档 范 围 科研准备阶段：科研课题审批文件、任务 书、方案论证、课题计划等 研究实验阶段：分析报告、实验报告、计 算书、设计图等 总结鉴定验收阶段：鉴定书、科研报告、 总结、论文、技经材料等 成果推广应用阶段：扩大生产设计文件、 工艺 文件、技术转让文件等 产 品文 件 归 档 范 围 ：产品研发阶段（开发研制报告、可行性分析报告、 计划任务书等） 产品设计过程（各种部件图、产品说明书、合格 证等） 产品试验过程（试验报告、质量分析、产品研制 总结、产品鉴定书等） 基 建 项 目 文 件归 档 范 围 项目前期文件:立项、可研、设计 项目管理文件:招投标、合同、协议、征 地、 施工管理 施工文件：开工报告、技术交底、材质证明设 计变更、质量评定、工程记录、设备调试记录、 完工验收报告等 项目竣工文件：竣工验收报告、竣工图、项目 质量评审材料、工程声象材料等 设 备 文 件归 档 范 围 购置设备申请及批复、协议及合同 外购设备的随机文件 设备安装、调试和验收过程形成文件 设备操作规程，运行、维修记录 设备改进、改装、技术文件 设备报废申请、鉴定及审批文件 归档要求 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。 3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用 易褪色的书写材料，否则必须复印。 4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖 章手续完备。 5、图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面，所有竣工图 均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面， 竣工图章应使用不易褪色的红印泥。 6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律 采用档案行政部门监制的产品。 归档时间 （一）基建档案 1、工程前期文件（依据性、基础性文件）： 工作完成后，一次性归档。 2、施工、监理、竣工文件： （1）规模小：竣工验收后三个月内一次性 立即归档。 （2）规模大、周期长：可按单位、分部工 程，通过单项验收后归档 （二）设备、仪器：大型设备应在设备、 仪器安装、调试成功，交付使用时归档， 小型设备仪器开箱验收时即可归档。 （三）科研课题 1、一般情况下：在研究结束并完成成果鉴 定后归档。 2、研究周期长的：可按阶段归档或按年度 归档。 （四）产品、工艺：应在产品定型验收、 正式投产时归档，也可视周期长短分阶段 归档 归档份数 1、基建档案一般不少于2套，一套（原件） 由建设单位保管，一套（原件）移交当地 城建档案馆。 2、其他档案一般归档1套，较重要的和利 用频繁的文件材料可根据实际情况增加归 档份数。 归档手续 档案交接时，应编制移交清单，一式两份， 交接双方签字、盖章后方可交接。 基本建设分类 基本建设类的二级及二级以下类目按工程 专业性质或建筑项目设置进行分类 步骤：大类—项目—阶段 同一项目分：立项、设计、施工、竣工等 基建类档案分类与编号 档号图示 ：例:一、水利工程（××灌区工程： 大类按专业职能，属类按问题、合同项目划分） 目录号 分类号 DGB2 ─ 8 0 4 0 ─ 0001 后一位是项目期数) 案卷号（0-999） 单位工程 土建施工分类号 综合 基建 目录代号(前三位项目代号拼音 DGB字母， 设备仪表分类 设备仪表类按专业、用途分类 ； 步骤：大类—项目（种类）—设备型号 同一项目（种类）分：立项考察—购 置验收—安装调试—使用维护等阶段； 设备档案的编号 例：某供电公司架空线路配电网设备的说明书的编号。 （按项目、专业、种类分） 50001 ─ 9 2 1 2 ─ 0 1 说明书（01-99） 杆上开关（1－9） 配电网设备(1-9) 架空线路配电网设备（1－9） 设备 （1－9） 500KV第1条线路(目录号) 科研分类 1、“性质——课题”分类法 2、“专业——课题”分类法 产品档案分类 1、“系列——型号”分类法 2、“品种——问题”分类法 科技档案组卷 根据文件材料的形成规律，将若干份互有联系的文件组合 在一起，使之便于保管和利用的过程 案卷 是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位 排列案卷和卷内文件顺序 科研类：课题准备立项阶段——研究实验阶段— —总结鉴定阶段——成果申报奖励阶段——推广 应用阶段等。 基建类：项目依据性文件材料——基础性文件 材料——工程设计(含初步设计、技术设计、施工 设计)——工程施工——工程监理——工程竣工验 收等。 设备类：设备依据性文件材料——外购设备开 箱验收(自制设备的设计、制造、验收)——设备 安装调试——随机文件材料——设备运行——设 备维护等。 卷内文件材料之间的排列顺序 A管理性文件组合：按问题的重要程度和事 项、事务发展过程的先后顺序排列。 B结论和依据性文件组合：按结论性文件在 前，依据性文件在后的顺序排列。 C文字和图纸组合：按文字在前，图纸在后 的顺序排列。 D译文和原文组合：按译文在前，原文在后 的顺序排列 科技档案的编目 产品、科研、基本建设、设备仪器四类的文件材料仍执行 《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定，按“卷” 整理。不装订的卷内文件右上角盖上档号章，文件的右下 角编上页码 档 号 50001-4211-01 1 序号 1 科技档案的编目2 案卷封面的编著 案卷目录的编著 卷内目录的编著 案卷脊背的编著 案卷题名 1、文字材料类：前期文件 “三段式”：责任者 关于 问题 的 名称 2、表格、图纸材料类： （1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、 图纸名称 （2）项目名称+表格、图纸名称 示例1 ××港口工程 项目核准及开工的请示、批 复 项目名称 内容 文件名称 示例2 教学楼 给排水、电气、门窗、装饰分部 工 程质量评定表 项目名称 子项分部 表格名称 其他载体档案的分类 其他载体档案的分类，按上述分类进行，因 它只是在档案载体的不同，其反映的内容与 纸质档案一样，因此不单独设置类目。但要 分库保管（其温、湿控制标准不一样）、统 一分类编号的办法，为加强管理可另编目录。 企业档案案卷目录的编制 案卷目录的编制，应该建立在企业档案的综合管理基础上， 对归档的案卷进行系统的编目,包括：总目录、分类目录、 底图目录、特殊载体目录。 公 司 设 备 档 案 目 录 ×× ×× 公 司 基 建 档 案 目 录 ×× ×× 公 司 档 案 总 目 录 公 司 会 计 档 案 目 录 JJ1 SB1 kj1 档案的排列 大类按管理档案—科技档案（产品、科研、基建、设备）—会计档案 管理类档案：按年度-—期限-—（机构）—时间顺序排列 科技类档案：各大类按性质—项目（一个产品、一台设备、一项工程、一个课题）—阶段系统排 列 会计档案：综合—报表—帐簿—凭证二级类目内分别按年度 文 书 档 案 科 技 档 案 会 计 档 案 企业档案的开发利用 档案管理是利用的基础和手段 档案利用是档案管理的目的 2003 2005 2003年编制了三种汇编； 提供利用档案500人次。 给企业节约成本200万元 2004 2004年编制了固定资产， 原材料等专题材料； 利用档案共600人次 2006年核对了公司房屋、 土地征用、使用面积进 行了汇总，为维护公司 利益做出了贡献 2005年编了历年来设备 大修材料汇总表等； 提供利用档案700多卷； 为单位本年度设备大修 节约了成本