Transcript 律师事务所档案管理
律师事务所档案管理 省司法厅关于开展全省律师事务所档案管 理达标省级活动的通知。 省二级，2011年合肥市50%的律师事务所要 达标。 《安徽省机关档案工作目标管理等级认定 标准》。 达标的四项要求 档案管理体系健全、岗位责任明确、运作 机制流畅。 档案库房独立、设施设备优良、装具整齐。 各类档案整理规范、编排科学有序。 档案信息化检索利用水平高 一、事务所档案分类 文书档案： 1、事务所机构成立的有关文件、人员聘用的合同、 协议、劳动保障、资产登记管理等文件。 2、事务所管理文件，所务会、案件分析会，各类统 计报表等。 机构、人员、资产、行政管理 业务档案《律师业务档案立卷归档办法》第三条： 1、刑事（刑事辩护和刑事代理） 2、民事代理 3、经济诉讼代理 4、行政诉讼代理 5、法律顾问 6、仲裁代理 7、咨询代书 8、其他非诉讼业务 9、涉外类 二、文书档案整理 方法：《归档文件整理规则》、国家档案 局2008年8号令《机关文件材料归档范围和 文书档案保管期限表》。 1、按照事务所文书档案归档范围收集应归 档文件材料，并划分保管期限（永久、定 期30年、定期10年） 2、以“件”为单位，按照年度-保管期限-件 号为顺序，年度内文件保持适当规律，或 完全按照时间顺序排列。 3、装订、编页码、盖归档章、编目、装盒 1.整理单位的确定 件——一般以每份文件为一件，文件正本与 定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件 为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、 图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 正文与文件处理单为一件 2.文件修整 （1）修裱破损文件 （2）复制字迹模糊或易退变的文件 （3）超大纸张折叠 （4）去除易锈蚀的金属物 3.文件装订 （1）件内文件材料排序 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正 文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前， 被转发文在后；复文在前，来文在后。有文件处理单的，可 放在最前面。 （2）装订方式和用品 ①线装式——使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边 ②挤压式——使用不锈钢夹、高强度塑料夹 ③粘接式——使用浆糊、胶水 ④穿孔式——使用不锈钢订书钉 ⑤无酸纸封套 ▲装订材料应符合档案保护要求，装订方式应能较好地维护 文件的原始面貌。 4.归档文件编号 将归档文件在全宗中的位置标识为符号， 并以归档章的形式在归档文件上注明。 5、编目 包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、 编制档案盒封面、填写盒脊项目等工作内容 6、装 盒 1.装盒要求 （1）不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。 同一事由，如召开会议、处理案件等，若跨年度形成 文件，统一归入办结年度。 （2）不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。 （3）分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的 归档文件不应放入同一档案盒。 （4）即使某一类目的归档文件数量少，装不满一盒时，也 不宜将其混装入其他档案盒，而应通过使用不同厚度的档 案盒来解决。 （5）应视文件的多少选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文 件装盒后与档案盒形成一个整体，直立放置时不至于使文 件弯曲受损。 （6）档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。 因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒 内，只须按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺 次装入下一盒即可。 2.档案盒盒脊的项目及填写 （1）全宗号 （2）年度 （3）保管期限 （4）机构（问题） （5）起止件号 （6）盒号 全宗号 年度 保管期限 机构 起 止 件 号 室 馆 盒号 3.备考表 （1）盒内文件情况说明 填写盒内归档文件收集 的齐全完整程度，文件 本身的状况（如字迹模 糊、缺损），整理工作 完毕后文件的修改、补 充、移出、销毁等情况。 （2）整理人 （3）检查人 （4）日期 ◆放在盒内所有归档文件 之后。 三、业务档案整理 业务档案整理方法： 《律师业务档案立卷归档办法》 《律师业务档案管理办法》 《律师业务档案保管期限表》 《律师业务档案卷宗封面格式》 《律师业务档案立卷归档办法》 1、归档范围：《律师业务档案立卷归档办法》第 十二条，规定了各类业务档案的案卷内（按照诉 讼进程或时间顺序排列）和文件归档范围（在附 件三《律师业务档案保管期限表》中表述更为清 楚） 2、立卷编目和装订：怎样编页、确定文件日期、 文件修整、封签和骑缝章。 3、第二十四条，随卷归档的录音带、录像带等声 像档案 4、归档 归档时限：（办结后3个月），承办人（归档 人）向档案管理人员移交（手续）。 归档单位：以一项法律事务为单位。 承办人职责：立卷归档、提出保管期限、编 页、编目、装订（封签和骑缝章）、密卷 章 《律师业务档案管理办法》 律师事务所档案机构和档案管理人员的职责： 1、收集、整理、保管和统计本所（处）的档案和有关资料， 确保档案的完整和安全； 2、积极开展档案的利用工作，为律师开展业务提供服务； 3、指导、督促、检查律师对律师业务文书材料的立卷归档； 4、进行档案鉴定，并按照国家有关规定向同级档案馆移交 档案； 5、接受司法行政机关和地方档案行政管理部门的业务指导、 监督和检查，定期汇报档案工作情况； 6、完成领导交办的有关档案工作的其他任务。 7、 计算机著录与编目 档案的接收和管理：对照检查、归档章 档案的借调与查阅： 严格的手续和制度，第十条至第十七条 档案的鉴定和销毁： 档案的统计和移交： 档案的保护和防护： 《律师业务档案保管期限表》 明确列举了各类律师业务档案的保管期限 永久、长期、短期 《律师业务档案卷宗封面格式》 诉讼类 非诉讼类