Transcript arhivare electronică

Soluții pentru reducerea costurilor și optimizarea proceselor de
business: FACTURAREA ȘI ARHIVAREA ELECTRONICĂ
e-Soluţii pentru perform@nţă
Agenda
1
Profil TransFonD
2
Arhivarea electronică
3
Facturarea electronică
TransFonD - operator al Sistemului Electronic de Plăţi
SEP
Trezoreria
Statului
DSCLEAR
BVBROCLEAR
SSIF
Bănci
Companii, instituţii, public
Servicii și produse TransFonD
 2005 – Sistemul Electronic de Plăţi (SEP);
 2009 - Servicii de Arhivare Electronică (e-Arhiv@)
 2009 - Linia de Urgenţă pentru Carduri (LUC)
 2010 - Servicii de Facturare Electronică (e-Factur@)
SENT
Agenda
1
Profil TransFonD
2
Arhivarea electronică
3
Facturarea electronică
Serviciul de arhivare electronică oferit de TransFonD < e-Arhiv@>
e - Arhiv@
TRANSFOND a devenit furnizor autorizat de servicii de arhivare electronică în conformitate cu
prevederile legii 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică (este acreditat ca
administrator de arhivă electronică și autorizat ca centru de date pentru găzduirea de arhive,
fiind înscris la Nr. 1 în Registrul administratorilor de arhivă electronică menţinut de MCSI).
ARHIVAREA ELECTRONICA, in sensul legii 135/2007
 Asigura respectarea legalitatii in domeniul pastrarii documentelor generate electronic in
activitatea persoanelor juridice din Romania
 Economie de timp/spaţiu/resurse alocate în prezent organizării arhivei pe suport hârtie;
 Eliminarea cheltuielilor cu stocarea internă a documentelor electronice, care isi pierd valoarea
juridică;
 Creşterea securităţii datelor; Asigurarea protecţiei în cazul dezastrelor;
 Documentele arhivate pe suport electronic de date nu se deteriorează în timp;
 Acces la distanţă, din sediul beneficiarului, către informaţiile arhivate;
 Regăsirea rapidă a informaţiei;
 Informaţiile sunt accesibile simultan pentru toti utilizatorii autorizaţi.
Tipuri de servicii de arhivare electronică oferite de TransFonD
Clasic e-Archive
TransFonD
Data center
Serviciul de arhivare manuală, căutare şi regăsire a
documentelor electronice
Exclusive e-Archive
Servicii personalizate de arhivare a documentelor
electronice
e-Storage
Servicii de stocare/ depozitare, căutare şi regăsire a
documentelor generate electronic sau a documentelor
transpuse de pe suport hârtie în format electronic
Arhivare vs. Stocare
1
Arhivarea electronică
 organizarea şi păstrarea pe termen lung, pe baza
unor criterii uniforme şi recunoscute de legislaţia în
vigoare, a documentelor în format electronic ale unei
companii. Documentele păstrate în arhivă sunt
documente în forma lor finală, cu valoare juridică.
2
Stocarea
păstrarea unor documente în format electronic,
organizate pe baza unor criterii stabilite de către
posesorul documentelor sau simplu back-up de date.
Nu necesită semnarea documentelor, acestea
putând să se afle în diferite stadii ale elaborării lor şi
nu au valoare legală în instanţă.
Sistemul de arhivare TransFonD
Caracteristici e-Arhiv@
Tipuri de documente arhivate în e-Arhiv@
Arhivarea documentelor - Nomenclatorul
arhivistic al participantului, avizat de Arhivele
Naţionale (AN).
 Păstrarea documentelor - pe perioada stabilită
în Nomenclatorul arhivistic
Acțiunile utilizatorilor în sistem - jurnalizate şi
arhivate.
 Biblioteca de programe informatice - menţinută
şi actualizată ori de câte ori este necesar de către
TransFonD
 Sistemul de arhivare electronică (e-Arhiv@)
este dezvoltat pe o platforma IBM Content Manager
Accesul pentru căutare şi regăsire este asigurat
printr-un VPN (conform cerinţelor legale în vigoare)
Fiecare client are un domeniu propriu definit in eArhiv@, inviolabil in raport cu ceilalti clienti
 Documente create în formă electronică (originale)
cărora li s-a aplicat de către titularul dreptului de
dispoziţie o semnătură electronică extinsă cu
certificat calificat;
 Documente transpuse în formă electronică (copii)
cărora li s-a aplicat de către titularul dreptului de
dispoziţie o semnătură electronică extinsă cu
certificat calificat;
 Documente de uz intern şi/sau confidenţiale.
 Nu se arhivează în e-Arhiv@ documente clasificate
şi documente cu regim de acces public.
AVANTAJELE Sistemului de arhivare electronică al TransFonD
Beneficiarii nu sunt
nevoiţi să se acrediteze ca
administratori de arhivă
electronică şi nici să îşi
autorizeze centrele de
date
e-Arhiv@
e-Factur@
Arhivarea electronică este şi
parte integrantă a fluxului
conţinând FACTURAREA
ELECTRONICĂ
e-Arhiv@ are incluse
facilităţi care asigură
preluarea, de către un
centru de recuperare în caz
de dezastru, a operaţiunilor
de consultare a arhivei
electronice în cazul unui
dezastru la sediul principal
de procesare (se realizează
replicarea întregii arhive la
sediul secundar al
TransFonD)
Existenţa unui nivel înalt de
securitate în ceea ce priveşte
accesul la e-Arhiv@, fapt
asigurat prin utilizarea structurii
PKI. Toate operaţiile efectuate
în e-Arhiv@ sunt jurnalizate
Sistemul de arhivare TransFonD
Sistemul de
arhivare
electronică
TransFonD
ORICE TIP de document
electronic sau transpus de
pe suport hârtie
Caracteristici de performanţă e-Arhiv@

definirea de până la 500 de utilizatori,
beneficiind nelimitat de serviciile e-Arhiv@;

10 acţiuni simultane fără nicio diminuare de
performanţă;

integrare facilă cu sisteme automatizate
care generează documente electronice, în
vederea arhivării electronice;

metodă de regăsire rapidă a documentelor
arhivate electronic (utilizând criterii de căutare
specifice fiecărui tip de document arhivat);
regasirea într-un interval de timp variind de la
câteva secunde la maxim 3 minute (asumate
contractual) a documentelor arhivate, inclusiv
vizualizarea acestora sau salvarea lor pe
staţia de lucru a utilizatorului).
Toate acestea prin intermediul unei interfeţe web ușor de utilizat
Agenda
1
Profil TransFonD
2
Arhivarea electronică
3
Facturarea electronică
Economia de cost la emitent
e-Factur@
Factura clasică/
hârtie
Factura clasică vs. Factura electronică
Factura Clasică
Sistem de
producție
Tipărire
ERP
Resursa umană
Resursa umană
sau
sau
Împlicuire
Resursa umană
Resursa umană
STP
STP
Factura Electronică
Sistem de
producție
ERP
e-Factur@
SEP
STP
STP
• OP
• DD
Expediere
Încasare
Arhivare
10 ani
Resursa umană
Încasare
e-Invoicing în Europa
Conform raportului de monitorizare a situaţiei facturării electronice în UE, cele mai avansate state în
ceea ce priveşte adoptarea acestei măsuri sunt:
Danemarca - Guvernul danez a
implementat deja e-invoicing şi
estimează o reducere a
costurilor cu facturile de 100
milioane de euro anual.
Finlanda - Guvernul şi agenţiile guvernamentale
acceptă doar facturi electronice începând cu 1
Ianuarie 2010 şi vor emite doar facturi electronice
până cel mai târziu în Decembrie 2010.
Administraţia publică din Italia
refuză să accepte alt tip de
facturi pentru serviciile
achiziţionate, în afară de cele
electronice.
Spania - facturarea electronică în
relaţia cu administraţia publică va
deveni obligatorie pentru toţi furnizorii,
începând cu Noiembrie 2010. Guvernul
spaniol a stabilit un format standard
pentru toate facturile electronice primite
de către administraţiile naţionale
(FACTURAE) ce au fost adoptate
începând cu 1 august 2009.
În Grecia, începând cu 1 ian 2011, pentru sume
mai mari de 3000 Euro, nu vor mai fi acceptate
decât facturi în format electronic, în toată
economia
România
 Legea 571/2003 – Codul Fiscal
 Legea 455/2001 – Semnătura Electronică
 Legea 135/2007 – Arhivarea Electronică
 Legea 82/1991 – Legea Contabilităţii
Recunoaşterea juridică a facturii electronice
 Soluția dezvoltată de TransFonD asigură complet legalitatea
parcursului facturilor.
“O persoană impozabilă […] nu trebuie să emită facturile şi pe suport
hârtie pentru ca acestea să fie considerate documente justificative
valabile.” (Direcţia de legislaţie în domeniul TVA,
Ministerul Finanţelor Publice, 18.02.2010)
e-Factur@
Serviciu complex şi complet (end-2-end):
•
•
•
•
•
•
emitere
arhivare (e-Arhiv@)
livrare
reconcilierea electronică
debit direct
canalul de plată
Crearea premiselor unei standardizări la nivel naţional – mesaj XML
• Eliminarea costurilor suplimentare generate de conversia mai
multor tipuri de mesaje (în relaţia B2B)
Avantajele dezvoltării in-house a aplicaţiei:
• Dezvoltarea de capacităţi/capabilităţi ulterioare
• Suport rapid pentru clienţi
• Customizări la cerere
e-Factur@ - Serviciul
Destinat emitenţilor de facturi, prin care aceştia vor putea
emite, transmite şi arhiva facturi electronice direct prin
intermediul TRANSFOND.
Pune la dispoziţia emitenţilor şi destinatarilor o platformă
ușor de utilizat pentru emitere, transmitere, căutare și
regăsire a facturilor electronice.
Crează premisele pentru reconciliere automatizată, prin
împerecherea cu informaţiile furnizate de mesajul de plată.
e-Factur@ – fluxul de procesare
XML/
PDF
Transmitere
factură prin
bancă
Cont bancar
emitent facturi
Plată
(OP, DD)
Internet
banking
Plată
(OP, DD)
Validare
format
Emitere facturi
Reconciliere
Emitent
facturi

Transmitere
fişiere
Transmitere
notificare
prin e-mail
Semnare
electronică
Arhivare
electronică
Client al
emitentului/
client al băncii
Acces către
factură
Client al
emitentului
e-Factur@ - Beneficiile serviciului
Beneficii emitenţi facturi
Beneficii destinatari facturi
Optimizarea proceselor pentru emitentul de
facturi
Livrare garantată şi în timp redus
Reducerea costurilor aferente procesului
tradiţional de facturare:
 Diminuarea riscului apariţiei erorilor de
Emitere (consumabile)
Livrare (taxe curierat)
Arhivare, în conformitate cu cerinţele
legale în vigoare
Posibilitatea împerecherii informațiilor de
facturare cu instrucțiunile de debit direct
Eficientizarea timpilor de reconciliere a
proceselor de recepţionare a facturilor şi a fluxului
de numerar
Posibilitatea interfaţării aplicaţiilor interne cu
e-Factur@ pentru automatizarea importului
facturilor în sistem
Reducerea timpului de transmitere
Validarea datelor în momentul transmiterii
Confirmarea livrării şi a vizualizării facturii
Regăsirea facilă a facturii originale
procesare asociate intervenţiei umane
 Creşterea eficienţei managementului fluxului
de numerar
 Diminuarea volumului de hârtie manevrată
 Posibilitatea de arhivare electronică a
facturilor primite
 Regăsirea facilă a facturii originale
 Posibilitatea de recepţionare şi plată a
facturilor prin intermediul băncii
 Managementul centralizat al administrării
profilului de utilizator (printr-un punct unic
de acces - aplicaţia e-Factur@)
Caracteristici de performanţă e-Factur@
Disponibilitate serviciu (SLA – Service Level Agreement) - 97,98%
pentru un volum de 50 000 - 500 000 facturi/ zi – scalabil nelimitat.
Disponibilitate vizualizare facturi: 24/7

Tipuri de rapoarte: Raport „Facturi procesate” (dată emitere, livrare,
vizualizare, transmitere spre arhivare), Raport de audit, Raport statistic,
Jurnal e-Factur@, Raport beneficiar (client destinatar), Raport excepţii facturi
arhivate

Suport e-Factur@: [email protected]
Întrebări?
Vă mulţumesc,
Cristina Cremer
[email protected]