Transcript Prezentare Vasile Văcaru

UNIUNEA EUROPEANĂ
Fondul Social European
GUVERNUL ROMANIEI
Ministerul Administraţiei şi
Internelor
Inovaţie în administraţie
Programul Operaţional
"Dezvoltarea Capacităţii
Administrative"
Proiect cofinanţat din Fondul Social European
INSTITUŢIA PREFECTULUI – JUDEŢUL GORJ
CONTEXTUL ELABORĂRII
PROIECTULUI

Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj, prin natura atribuţiilor
conferite de legislaţia în domeniu, precum şi prin prisma
actorilor cu care interacţionează (cetăţeni, administraţie publică
locală, servicii publice deconcentrate, administraţie publică
centrală, ONG-uri, entităţi externe) produce, înregistrează şi
gestionează un număr foarte mare de documente.

Astfel, cum reiese din Raportul de activitate al instituţiei pe anul
2008, în registrele instituţiei (8 registre de intrări-ieşiri şi 1
registru de petiţii) au fost înregistrate 40.175 documente.



Detaliat, problemele cu care se confruntă angajaţii instituţiei
sunt:
Timp scurt alocat funcţionarului
soluţionarea efectivă a unui document;
responsabil
pentru
Timpul lung de răspuns către solicitanţi, întârzieri în
soluţionare şi/sau nemulţumiri ale solicitanţilor cu privire la
răspunsurile acordate, întrucât timpul efectiv pe care
funcţionarul îl are pentru soluţionarea lucrării este redus;

Arhivarea documentelor - în prezent se realizează de
funcţionarii responsabili cu soluţionarea documentelor; există
pericolul distrugerii / degradării documentelor arhivate,
datorită spaţiului impropriu al arhivei.

Comunicare ineficientă în interiorul instituţiei (respectiv între
angajaţii aceluiaşi serviciu/compartiment, comunicarea
interdepartamentală şi comunicarea dintre personalul de
conducere şi cel de execuţie), dar şi cu mediul extern;

Lipsa unui sistem de control eficient al managementului
asupra timpilor de soluţionare a cererilor;


Regăsirea greoaie a documentelor;
Folosirea metodelor tradiţionale de transmitere a răspunsurilor
/ informaţiilor - ceea ce presupune un consum mare de hârtie
şi timp;

Insuficienţa resurselor materiale şi de timp necesare derulării
activităţilor curente: Angajaţii instituţiei, pentru îndeplinirea
sarcinilor de serviciu, folosesc un volum mare de resurse
materiale (hârtie şi consumabile pentru copiatoare şi
imprimante), resurse care ar putea fi alocate altor priorităţi
ale instituţiei, precum şi resurse de timp (necesare
multiplicării documentelor);

Nemulţumiri din partea cetăţenilor care trebuie să se
deplaseze la sediul instituţiei: După depunere unor petiţii,
cetăţenii revin frecvent pentru a se informa cu privire la
solicitările lor, datorită faptului că nu pot urmări pe care
solicitarea lor îl parcurge;

Pornind de la aceste probleme, Instituţia Prefectului – Judeţul
Gorj a elaborat o cerere de finanţare pe care a depus-o spre
evaluare (în mai 2009) la AMPODCA în vederea obţinerii unei
finanţări nerambursabile în cadrul Programului Operaţional
Dezvoltarea Capacităţii Administrative, Axa prioritară 2 ,,Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor
publice, cu accentul pus pe procesul de descentralizare”,
Domeniul major de intervenţie 2.2 ,,Îmbunătăţirea calităţii şi
eficienţei furnizării serviciilor”, Operaţiunea Sprijinirea
iniţiativelor de reducere a duratei de livrare a serviciilor
publice.

În urma evaluării, AMPODCA a decis încheierea contractului
de finanţare cu Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj în data de
26 aprilie 2010.
DE CE PO DCA, AP 2, DMI 2.2?

Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”
(PO DCA) este finanţat din Fondul Social European şi vizează
dezvoltarea capacităţii administrative, precum şi sprijinirea
eforturilor de modernizare a administraţiei publice româneşti.

Axa prioritară 2 cuprinde 2 domenii majore de intervenţie care se
concentrează în mod direct pe furnizarea de servicii publice.
Acest lucru se realizează printr-o combinaţie de training,
iniţiative de simplificare administrativă, intervenţii privind
calitatea şi costul serviciilor publice pentru a îmbunătăţi
promptitudinea furnizării acestora.
Obiectivul axei prioritare 2 este acela de a îmbunătăţi calitatea şi
eficienţa serviciilor furnizate de către administraţia publică
(centrală şi locală).
Domeniul major de intervenţie 2.2 - Îmbunătăţirea
calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor

D.M.I. 2.2 se concentrează pe calitatea furnizării serviciilor
publice. Consolidarea capacităţii administrative în ceea ce
priveşte managementul calităţii, promptitudinea şi evaluarea
serviciilor sunt considerate elemente cheie în îmbunătăţirea
eficienţei serviciilor publice.

Acest domeniu major sprijină atât activităţi de instruire şi
asistenţă tehnică pentru iniţiativele locale de simplificare
administrativă, cât şi analize de cost şi creştere a promptitudinii
în furnizarea serviciilor publice.
Proiectul ,,Implementarea unui sistem modern de
management al documentelor”

Obiectivul general al proiectului este îmbunătăţirea serviciilor
publice furnizate.

Scopul proiectului este reducerea timpilor de livrare a
serviciilor publice către cetăţenii din judeţul Gorj prin
implementarea unui sistem de managementul electronic al
documentelor.

DURATA PROIECTULUI
Proiectul se va implementa pe o perioadă de 14 luni.
Modalităţile în care proiectul contribuie la realizarea
obiectivului DMI al PO DCA în care se încadrează

Proiectul propus este în concordanţă cu obiectivul DMI 2.2

din punct de vedere al reducerii timpului de livrare: prin

din punct de vedere al creşterii accesibilităţii serviciilor furnizate:
Îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor (respectiv
îmbunătăţirea furnizării de servicii publice) astfel:
reorganizarea activităţii interne, se va reduce timpul de
parcurgere a unui document în circuitul intern, şi, implicit,
timpul de livrare a serviciilor furnizate de instituţie se va
diminua;
se vor crea canale alternative de livrare a serviciilor publice
(respectiv portal internet).

din punct de vedere al calităţii serviciului: prin automatizarea

Întrucât serviciile instituţiei trebuie furnizate în concordanţă
cu principii general recunoscute (precum: egalitate,
imparţialitate, profesionalism, continuitate, regularitate,
transparenţă, libertatea alegerii, amabilitate, promptitudine,
etc.), prin instruiri, angajaţii vor fi perfecţionaţi în domeniul lor
de activitate, dar vor învăţa şi să comunice mai bine cu
cetăţenii, instituţii şi cu colegii, îşi vor planifica mai eficient
sarcinile de serviciu şi timpul de lucru.
anumitor activităţi, prin arhivarea electronică a documentelor,
prin reducerea timpilor parcurşi de la intrarea documentelor în
instituţie şi până la rezolvare, va creşte timpul efectiv acordat
de către angajaţi soluţionării propriu-zise a solicitărilor
cetăţenilor.
GRUPURI ŢINTĂ

Grupurile ţintă vizate direct de implementarea şi rezultatele
proiectului sunt:

Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj - va beneficia de rezultatele
proiectului prin diminuarea costurilor generate de non-calitate,
eficientizarea activităţilor, creşterea încrederii în instituţie prin
creşterea satisfacţiei cetăţenilor, scăderea numărului de erori
repetitive, crearea unui climat favorabil dezvoltării profesionale a
angajaţilor.

Personalul Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj - care va fi
implicat în implementarea proiectului (prin instruiri) şi va
beneficia de rezultatele acestuia prin creşterea performanţelor
profesionale .

Grupurile şi entităţile vizate indirect de implementarea şi
rezultatele proiectului sunt:
- instituţiile administraţiei publice centrale şi locale, precum şi
serviciile publice deconcentrate cu care Instituţia Prefectului –
Judeţul Gorj se află în raporturi de colaborare / corespondenţă,
precum şi angajaţii instituţiilor administraţiei publice locale
cărora le vor fi diseminate rezultatele proiectului prin
intermediul broşurilor ce vor fi tipărite la finalul implementării
acestuia.
ACTIVITĂŢILE PROIECTULUI
Având în vedere specificul Fondului Social European care
finanţează o gamă largă de intervenţii imateriale în dezvoltarea şi
formarea resurselor umane, precum şi activităţile eligibile
stabilite în Ghidul solicitantului, am stabilit ca principale
activităţi ale proiectului :
 Studiu pentru implementarea managementului electronic al
documentelor;
 Achiziţie echipamente şi software necesare implementării
sistemului informatic:
- Achiziţie echipamente (1 server, 5 scanere/ multifuncţionale, 1
router, retelistică pentru conectarea la reţeaua existentă);
- Realizarea, achiziţionarea, instalarea şi configurarea aplicaţiei
informatice specifice în conformitate cu rezultatele studiului şi
cerinţele instituţiei;
- Realizarea unui portal web cu informaţii specifice;
- Instruirea personalului în utilizarea echipamentelor şi programelor achiziţionate;

Instruirea angajaţilor în vederea îmbunătăţirii furnizării de
servicii publice - această activitate este destinată perfecţionării
angajaţilor Instituţiei Prefectului – Judeţul Gorj şi va consta în
organizarea de programe de perfecţionare (finalizate cu
certificate de absolvire) pentru următoarele domenii:
- Modulul 1: Managementul resurselor umane;
- Modulul 2: Relaţii publice şi comunicare inter şi
intrainstituţională;
- Modulul 3: Managementul timpului;
- Modulul 4: Planificare strategică;
- Modulul 5: Controlul legalităţii actelor normative;
-
- Modulul 6: Acţiunea în revendicare – legile proprietăţii ;
- Modulul 7: Managementul situaţiilor de urgenţă;
- Modulul 8: Achiziţii publice;
- Modulul 9: Managementul proiectelor.

Promovarea şi publicitatea proiectului:
- Elaborarea şi difuzarea a 6 comunicat de presă ;
- Organizarea a 2 conferinţe (de lansare şi de finalizare) pentru
promovarea proiectului ;
- Elaborarea, tipărirea şi difuzarea către APL şi instituţiile
publice din judeţul Gorj a 50 de afişe şi 1000 de broşuri care vor
conţine rezultatele şi beneficiile proiectului.

Auditul extern al întregului proiect.
VALOAREA ELIGIBILĂ A PROIECTULUI

Proiectul depus de Instituţia Prefectului – Judeţul Gorj
are o valoare totală eligibilă de 579.100 lei (fără TVA).
FINANŢAREA PROIECTULUI


Valoarea finanţării nerambursabile acordate din Fondul
Social European este de 85% din totalul cheltuielilor
eligibile, respectiv 492.235 lei.
Contribuţia naţională este de 15 % din totalul
cheltuielilor eligibile, precum şi TVA aferentă
cheltuielilor eligibile. (respectiv 86865 lei).
REZULTATE AŞTEPTATE DE LA
PROIECT






Prin implementarea proiectului, urmărim obţinerea
următoarelor rezultate:
identificarea şi optimizarea principalelor fluxuri de informaţii
şi documente prin intermediul unui studiu ce va fi realizat la
nivelul instituţiei;
realizarea unei noi infrastructuri hard;
realizarea unui sistem software de aplicaţii cu performanţe în
gestionarea documentelor în format digital;
micşorarea timpului mediu de răspuns la solicitările
cetăţenilor;
eliminarea consumului de hârtie aferent proceselor
intermediare
de
avizare/aprobare
prin
scanarea
documentelor şi introducerea lor direct în sistem;








reducerea timpului consumat de angajaţi pentru căutarea şi
regăsirea documentelor;
un control mai bun asupra proceselor interne şi informaţiei al
managementului instituţiei ;
crearea posibilităţii arhivării electronice a informaţiei;
regăsirea rapidă a informaţiile dorite;
reducerea timpului de parcurgere a circuitului intern, crescând
timpul efectiv acordat soluţionării propriu-zise a documentului şi
micşorarea timpilor de răspuns;
reducerea costurilor pentru furnizarea serviciilor;
creşterea productivităţii individuale şi calităţii muncii angajaţilor
(prin automatizarea anumitor activităţi);
eliminarea
posibilităţii pierderii, rătăcirii, falsificării sau
distrugerii documentelor.
RESPECTAREA PRINCIPIULUI
EGALITĂŢII DE ŞANSE
Proiectul respectă şi promovează principiile egalităţii de şanse şi
dezvoltării durabile.


Proiectul se adresează tuturor categoriilor de funcţionari publici
şi personalului contractual (ca şi grup ţintă), fără nici o
discriminare bazată pe sex, rasă sau origine etnică, limbă, religie
sau convingeri, opinie politică, handicap, vârstă sau orientare
sexuală, în fiecare dintre etapele de implementare.
Principiul va fi promovat prin conferinţele de lansare şi finalizare
a proiectului, broşuri, seminar organizat după realizarea
principalelor activităţi din proiect.
RESPECTAREA PRINCIPIULUI
DEZVOLTĂRII DURABILE



Prin implementarea proiectului va fi redus consumul de resurse
materiale necesar în prezent, limitând astfel impactul negativ
asupra mediului.
Instituţia Prefectului - Judeţul Gorj va promova conceptul prin
conferinţe, broşuri, deveni un model de bune practici pentru
autorităţile publice din judeţul Gorj, promovând în acest fel
managementul informatizat al documentelor ca şi model al
consumului durabil.
În cadrul modulelor de instruire a personalului se va realiza un
proces de conştientizare a funcţionarilor asupra importanţei
modului în care proiectul urmăreşte respectarea principiilor
dezvoltării durabile, prin utilizarea raţională a resurselor.
CONTACT
Vasile Liviu Andrei – manager proiect
Telefon: 0253/212.273
Fax: 0253/218.537
E-mail: [email protected]

Vasile Văcaru - asistent manager proiect
Telefon: 0253/212.391
Fax: 0253/217.237
Email: [email protected]
