Transcript Managementul documentelor şi înregistrărilor

Ministerul Tehnologiei
Informației și Comunicațiilor
Întreprinderea de Stat
”MoldData”
Managementul documentelor și înregistrărilor –
instrument important al administrării electronice
Chișinău, februarie, 2011
Premise
Activitatea umană contemporană, este, printre
altele, o imensă sursă generatoare de hârtii,
indiferent că este vorba de documente care intră
sub incidența legilor sau de simple mesaje
destinate comunicării interumane.
Nu este vorba doar de gestiunea eficientă a
hârtiei fizice, cât, în special, de gestionarea
documentelor prin intermediul soluțiilor oferite
de tehnologia informației.
2
Fluxul documentelor într-o organizaţie
3
Procesarea fluxurilor de lucru
4
Beneficiile fluxului automat de documente
5
Noțiuni de bază




Managementul documentelor
Arhivarea electronică
Fluxuri de lucru
Managementul workflow-urilor
Experiența proiectelor de e-Administrare
6
Managementul documentelor
Managementul documentelor este procesul de administrare a
documentelor pe parcursul întregii lor durate de viață, de la început,
prin procesul de creare, revizuire, stocare, partajare, distribuție, arhivare
si pana la distrugerea lor
7
Arhivarea electronică
Arhivarea electronică reprezintă procesul de stocare securizată a
rezultatului procesului de conversie, în general, pe un mediu de stocare
nemodificabil de tip WORM (write-once-read-many) cu oferirea de
acces/posibilități de regăsire pe bază de căutări în conținut sau în
câmpurile index, asociate documentelor
8
Fluxuri de lucru
Workflow-ul este procesul de automatizare a colaborării între participanții
implicați în derularea unui proces de business (procesare de documente,
revizuire, rutare automată, etc.) si de urmărire a stadiului de
derulare/finalizare a acestora, cu implicații in eliminarea întârzierilor și
maximizarea productivității
9
Managementul workflow-urilor
Analiza fluxului de date într-o organizație are ca efect identificarea
unor trasee ale documentelor, de la intrarea în flux, aprobarea sau
revocarea de către șefii ierarhici și, eventual, returnarea documentului
la persoana (rolul) care l-a generat.
Aceste trasee ale documentelor într-o organizație poarta numele de
fluxuri de lucru sau workflow-uri și ele pot primi o reprezentare grafica.
Documentele vor circula în mod electronic
(inclusiv prin poșta electronică) între persoanele
sau între subiecții (rolurile) care sunt pe traseul
unui document.
10
Ce este un sistem de management al documentelor?
Un sistem de management al documentelor reprezintă instrumentul
necesar pentru a crea, stoca, organiza, controla şi distribui documente
în format electronic.
11
Beneficii
O soluție de management al documentelor aduce, în primul rând,
beneficii calitative, o mai bună organizare a comunicării și, mai
ales, o mai buna diseminare a informației în organizatie
12
Obiective cheie







Optimizarea proceselor de luare a deciziilor
Control asupra ciclului de viaţă al documentului
Optimizarea fluxului de documente
Evidenţă documentelor executorii
Creșterea nivelului de disciplină executorie
Optimizarea proceselor de creare şi coordonare a documentelor
Trecerea treptată de la documentul pe hârtie la documentul electronic
Experiența proiectelor de e-Administrare
13
Utilizarea SMD
 Acces vizibil fluidizat la informație
 Este posibil accesul local, independent și paralel, a mai multor utilizatori
în același timp
 Disponibilitatea imediată a informației
 Cerințe de sistem mai mici, aplicarea conceptului de paperless office
(birou fără hârtie)
14
Avantajele utilizării unei soluţii de MD
 Creşterea productivităţii
 Eliminarea riscului de pierdere a documentelor
 Crearea unui mediu standardizat pentru introducerea de
conţinut
 Disponibilitate ridicată a informaţiei,
 Eficienţă mai mare în manipularea informaţiilor
 Acces securizat la informaţie
 Reducerea spaţiului și a costului pentru arhivarea
documentelor
 Creşterea nivelului de interacţiune cu cetăţeanul
 Nivel de transparenţă sporit
15
Optimizarea proceselor





Transparența proceselor de business prin Workflow
Stocarea documentelor pe versiuni
Workflow la minut – perfect controlabil
Sunt evitate erorile de comunicare
Căutare simplă și complexă
Experiența proiectelor de e-Administrare
16
Economie de timp si resurse





Disponibilitatea accelerată a informației
Eliberarea serverului de E-mail
Reducerea cerințelor de stocare
Optimizarea timpilor de lucru
Secvențele critice operaționale sunt optimizate
Experiența proiectelor de e-Administrare
17
Motivare




Interfață prietenoasă (user friendly)
Data file function user friendly
Mai mult timp pentru taskurile (activitățile) cu adevărat importante
Lucru eficient prin disponibilitatea informației
18
Costuri ale proiectelor de informatizare






Costuri financiare directe
Costuri financiare indirecte
Costuri de oportunităţi
Costuri politice
Pierderi ale beneficiului
Costuri de viitor
19
Management convențional vs Management
electronic
70% din informații sunt stocate în format electronic
Un sistem de management al documentelor (SMD) este
indispensabil pentru administrarea informațiilor
Scopul SMD este eliminarea problemelor în interacțiunea
om – mașină
Sistemul trebuie să fie ușor de utilizat
Implementarea SMD sporește:




Profitabilitatea
Securitatea documentelor
Capacitatea de arhivare
Eficiența lucrului cu documentele
Comparație metode convenționale de arhivare și
arhivarea DMS:
 Utilizare a timpului - de 4 ori mai eficient
 Creșterea capacității de arhivare de 140 ori, la o treime
din costuri
 Economisiri anuale de sute de miliarde de USD
20
SMD: Recuperarea investițiilor
(Return of the Investment)
 Canalizarea spre activitatea de bază, eliminând timpii morți d.p.d.v. al
productivității, regăsire, distribuție, accesare, procesare a informațiilor
 Crearea unui mediu standardizat pentru introducerea de conținut - accelerarea
proceselor interne în cadrul organizației
 Disponibilitatea informației atunci când e nevoie de ea, atât într-o structură
distribuita in teritoriu, cât și pentru lucrul off-line
 Eficiență mai mare în manipularea documentelor
 Accesul la informație pe baza unor reguli stricte – nivel ridicat de securitate a
informației
 Reducerea spațiului necesar arhivării, eliminând posibilitatea de pierdere a
informațiilor, reducând costurile de manipulare, a cheltuielilor administrative consumul hârtiei
 Îmbunătățirea controlului asupra activității desfășurate,
pentru o comunicare eficientă, reducerea timpilor de
rezolvare a sarcinilor
21
Securitate




Administrarea accesului (grupuri, persoane, documente)
Ștergerile neprevăzute nu sunt posibile
Semnătură digitală calificată
Integrare cu alte aplicații și instrumente (LDAP, Active Directory)
22
Evidența și controlul executării documentelor
Documente
de intrare
Listă documente
spre executare
Fişe de identificare de
intrare
Title
Double-click to type
notes. Subselect "Title"
to edit the title.
Baze de
date
Title
Double-click to type
notes. Subselect "Title"
to edit the title.
Lista documente
executate
Identificare
semnătură digitală,
decriptare
Executant
Executare
documente
Title
Double-click to type
notes. Subselect "Title"
to edit the title.
Title
Double-click to type
notes. Subselect "Title"
to edit the title.
Stocarea
documentelor
executate
Biblioteca
electronică
Fişe de
identificare
de ieşire
Aplicare
semnătură
digitală,
criptare
Expediere
documente
la corespondenţi
Title
Arhivă
electronică
Double-click to type
notes. Subselect "Title"
to edit the title.
23
Sistem informatic juridic
Procesare şi control
Internet
Baze de date juridice
Surse informaţionale
Beneficiari
24
Mulţumim !
Î. S. ”MoldData”,
Str. Armenească, 37/1, Chișinău,
tel. 223347, 544959, fax 544956
[email protected], www.molddata.md
25