Slide 1

Document
Focus

Laurentiu Mitrache
Consultant IT


Slide 2

Clienţi şi recomandări
Comenzi prin poștă:

Educație:

”Când am ales FORMS, am făcut o evaluare foarte
amănunțită pentru a găsi cea mai bună soluție pentru noi.
ReadSoft operează în majoritatea piețelor noastre, este
orientat către servicii și are cel mai bun produs pentru
cerințele noastre” spune Carl De Vona, manager global
pentru primirea comenzilor la Avon.

MIT folosește în acest moment FORMS pentru a procesa evaluările
studenților. ”FORMS a fost cel mai ieftin pachet care să satisfacă nevoile
noastre de recunoaștere. Este precis și ușor de utilizat - după
configurare, a fost nevoie de 15 minute sau mai puțin pentru a instrui
operatorii. Putem acum să manipulăm formularele fără ajutor din exterior
în de 4 ori mai puțin timp. Pe baza rezultatelor anterioare, plănuim să
folosim FORMS mult timp de acum în colo.”

Studii de piață:

Managementul documentelor:

Ellen Giver din partea Burke enumeră ușurința proiectării
formularelor, interfața flexibilă și prețul printre considerentele
companiei în alegerea soluției FORMS. ”Operația de
introducere a datelor este mult mai eficientă și necesită mai
puțin personal. Este ușor să adăugăm hardware pentru a
extinde capacitatea și upgrade-urile regulate de software au
crescut viteza de interpretare.”

Graphic Data, UK procesează mai multe milioane de formulare de
eliberare a cărților de credit pe an. ”Multe din formularele noastre implică
recunoașteri pretențioase. FORMS a fost cel mai precis produs pe care lam testat și a avut un departament de servicii cu clienții bine pus la
punct. Este ușor de utilizat, robust și un performer dovedit.” spune CEO
Mike Davis. ”Pentru noi, este o nișă critică a afacerii.”

Organizații guvernamentale:

Medical:

Departamentul Suedez de Agricultură folosește FORMS
pentru a procesa peste 70.000 de solicitări complexe anual.
Jörgen Fransson mărturisește: ”Am ales FORMS pentru că
este cel mai bun produs de pe piață. Alte câteva agenții
guvernamentale îl foloseau deja. Plănuim să folosim acest
software și pentru alte aplicații în viitor.”

Schering-Plough este un lider în domeniul farmaceutic și de sănătate în
peste 125 de țări. ”Folosim FORMS pentru a procesa formularele de
comandă de medicamente,” spune Gloria Merchant. ”FORMS a redus
timpul și personalul necesar pentru această sarcină. Urmărim extinderea
sistemului în alte departamente și pentru noi formulare.”


Slide 3

ReadSoft
•

Leader de piaţă cu peste 4500 de clienţi în
întreaga lume

•

Reţea de:


14 filiale:






Europa,
America de Nord şi de Sud
Australia

300 de parteneri în peste 70 de țări

•

Listată la bursa din Stockholm din iunie
1999

•

15% din venituri sunt investite în
Cercetare și Dezvoltare în fiecare an

•

Votată ”Best of AIIM” (Association for
Information and Image Management) de 5
ori, în Statele Unite ale Americii


Slide 4

ReadSoft - Automatizaţi procesarea
documentelor cu software de ultimă generaţie
•

Manipularea documentelor vă consumă prea mult timp şi resurse?

•

Design modular care îi permite să fie extrem de scalabil


Slide 5

Colectarea automată a informaţiilor din documente
•

Hârtie:






•
•
•

formulare
facturi
faxuri
fişe de pontaj
carduri de donator
 etc.

Identificare
Sortare
Filtre:




îndreptarea imaginilor rotite
înlăturarea fundalului pretipărit
procesarea culorilor



suprimarea fundalului
accentuarea culorii textului care conține
informația relevantă

•

Electronice:







email
XML
PDF
formulare web
stilouri digitale
imagini





TIFF
PNG
JPG
BMP


Slide 6

Interpretarea informațiilor
•

sortarea documentelor

•

extragerea completă a informaţiilor





•

orice tip de design






•

text tipărit
scris de mână
coduri de bară
câmpuri de selecţie
structurat






formulare de comandă prin poştă
cereri de împrumut bancar sau de eliberare cărţi de credit
chestionare
teste de laborator
formulare statistice




facturi
foi de livrare




referinţe
scrisori

semi-structurat
nestructurat

validare automată


Slide 7

Integrare
•

Cum?





transfer de fişiere
interacţiune cu baze de date
generare rezultate în format XML
integrare cu sisteme ERP
 SAP
 Oracle E-Business Suite

•

De ce?






mai multă securitate
mai puțină muncă manuală
scurtarea timpului de procesare
scăderea costurilor
notificări timpurii în caz de erori.


Slide 8

Administrare

•

verificare locală sau la distanţă (prin internet)

•

fluxuri de aprobare

•

monitorizarea procesului

•

audit

•

arhivare pe termen scurt


Slide 9

Soluții dedicate
•

ReadSoft a reușit de-a lungul anilor implementarea soluțiilor software pentru zeci de
medii diferite, simplificând și gândind logic manipularea documentelor și fluxurile de date:







bănci
spitale
fabrici
comercianți
școli
administrații etc.

•

soluții pre-testate, ușor și rapid de implementat.

•

toate costurile sunt vizibile de la început și sunt mai mici decât pentru o soluție complet
customizabilă

•

servicii standard:




•

consultanță
instruire
asistență

Forms, Invoices, EDI, Mailrooms


Slide 10

Readsoft DOCUMENTS for Forms
•

orice tip de informații structurate sub orice formă sunt extrase cu inegalabilă viteză și precizie

•

recunoaşte diverse tipuri de informaţii:









scris de mână
text tipărit
coduri de bare
casete de verificare (checkbox)
încercuiri
informaţie tabelară
matrici
adrese.

•

introducerea în sistem a unui nou formular se face ușor și intuitiv

•

procesare de volum:




validare automată
unelte pentru verificare rapidă
tranfer fluent al rezultatelor

•

are un design modular care îi permite să fie extrem de scalabil adaptându-se atât sistemelor cu un
singur utilizator dar şi celor multi-tasking, multi-user care procesează mii de formulare pe oră.

•

poate comunica informaţia într-un format specific SPSS pentru a permite analize statistice

•

permite și extragerea datelor din documente semi-structurate și nestructurate, cum ar fi comenzi de
achiziție și note de livrare.

•

mai puţin efort - mai puţin timp - costuri mai mici - mai puţine erori umane


Slide 11

Readsoft DOCUMENTS for Invoices
•

acoperă fiecare pas al procesării facturilor și se poate extinde pentru a
include fluxuri de aprobare și EDI (transfer electronic de informații)

•

cel mai folosit software pentru procesarea facturilor din lume

•

mai rapid, mai ieftin, mai uşor controlabil

•

extrage automat informaţiile din facturi, fie că sunt pe hârtie sau
electronice

•

le clasifică şi le sortează automat

•

validează automat datele extrase în programul de gestiune

•

certificat de SAP

•

uşor integrabil cu Oracle E-business Suite


Slide 12

Readsoft DOCUMENTS for EDI
•

EDI = Electronic Data Interchange (transferul electronic de informații)

•

o punte digitală pentru transferul de documente

•

trimite automat documente contabile cum ar fi facturi, foi de
comandă, note de livrare către și de la clienți și furnizori prin email
securizat

•

elimină hârtia, plicurile, poșta, faxurile și alte mijloace de
comunicație costisitoare și consumatoare de timp

•

criptare bazată pe standarde cu eficiență dovedită

•

prin aplicarea semnăturii digitale respectă standardele europene
pentru facturarea electronică (2001/115/EX) și majoritatea cerințelor
din țările europene:




autenticitatea fiecărei facturi este garantată
integritatea conținutului fiecărei facturi este garantat
caracterul privat și protejarea informațiilor este asigurată


Slide 13

Readsoft DOCUMENTS for Mailrooms
•

un portal pentru primirea documentelor: hârtie scanată, fax,
email și orice altceva

•

funcţii:






colectare
clasificare
sortare
distribuire
interpretare inițială

•

creșterea eficinței prin distribuirea corectă a fiecărui document

•

accesul rapid la rapoarte de stare și urmele de audit vă oferă un
control mai bun asupra fluxului de informații

•

integrarea ușoară cu sisteme de management al clienților, baze de
date, sisteme de arhivare adaugă noi capabilități sistemelor
informatice


Slide 14

ReadSoft şi Tryamm
•

servicii profesionale

•

soluţii optimizate pentru productivitate

•

instruire pentru a exploata la maxim soluţiile oferite

•

asistenţă pentru a vă asigura continuitate în exploatare

•

Tryamm este din 2006 partenerul ReadSoft în România


Slide 15

= putere de procesare la superlativ