Transcript Hassas görevler - KMÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
Karamanoğlu Mehmetbey Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı
HASSAS GÖREVLER
Rabia Gizem DAĞLI Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı Temmuz 2014
SUNUM PLANI
Hassas Görev Nedir?
Hassas Görev Neden Tespit Edilmelidir?
Hassas Görev Nasıl Tespit Edilir?
Hassas Görev Belirleme ve Sonrası İş Sürekliliğinin Sağlanması Örnekler 2
Hassas Görev Nedir?
Kamu yönetiminde yürütülen görevlerden bazıları; gerek doğası gereği ve gerekse idarenin itibarı, yolsuzluk riski, gizli bilgilerin açığa çıkması çok daha büyük önem ve taşımaktadır.
benzeri yönlerden diğer görevlerle kıyaslandığında Bu türden görevleri yürüten niteliği nazaran daha fazla önem personelin ve söz konusu görevlerin kesintisiz ve sağlıklı ifa edilebilmesi, diğer görevlere arz eder.
Bu tür görevler; 3
Hassas Görev Nedir?
Birimin içeren, temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler Zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde ise karar alma süreçlerini güçlendiren, Kaynakların etkin kullanımını sağlayan, Kritik görevler öneme sahip sınırlı sayıdaki
hassas görevdir.
4
Hassas Görev Neden Tespit Edilmelidir?
Hassas görevlerin tespit edilmesi; Birimin fonksiyonlarını edebilmesi için etkin bir şekilde ifa kritik faaliyetlerinin tespit edilmesini, Tespit edilen kritik faaliyetlerin gözden geçirilmesini aksaklıklar varsa tespit edilmesini , Tespit edilen kritik faaliyetler için önlemlerinin alınmasını , temin eder.
gerekli kontrol Böylece; Birim faaliyetlerinin aksamadan yürütülmesine , Kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasına ve hizmet kalitesinin artmasına yardımcı olur.
5
Hassas Görev Nasıl Tespit Edilir?
Hassas görevler tespit edilirken birimlerin soracakları başlıca sorular şunlar olabilir.
Hangi görevler gizlilik statüsündedir?
Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır?
Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi önemlidir?
Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir?
Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır?
Hassas Görev Nasıl Tespit Edilir?
Hangi görevler yerine getirilmezse kaynak israfına neden olur?
Hangi işler yüksek maliyetlidir?
Hangi işlerin yada süreçlerin aksaması birimin dışarıdan olumsuz tepki almasına neden olur?
Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır?
için çok fazla mesai Hangi işler harcanmalıdır?
Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine engel olur?
Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır?
7
Hassas Görev Nasıl Tespit Edilir?
Bu sorulara verilen cevaplarla tespit edilen görevlerin, hassas olup olmadığı değerlendirilirken şu soru da sorulmalıdır: «BİRİMİN FONKSİYONUNU YERİNE GETİREBİLMESİ İÇİN HANGİ İŞİN AKSAMAMASI GEREKİR?» Örneğin; Personel kayıtları gizlidir ancak görmemesi gereken bir kişinin bu kayıtları görmesi birimin fonksiyonunu yerine getirmesini engeller mı?
Cevap, evet ise bu hassas görev olarak belirlenmelidir.
Birimler bu sorulardan da yararlanarak yapılan ve süreçlerden hangilerinin “Hassas“ olduğuna verirler.
işlem karar 8
5018 sayılı Kanunda İç Kontrol
Hassas Görev Belirleme Ve Sonrası
Öngörülen Eylem KOS 2.6.1 “ Tüm birim yöneticileri kendi birimlerine ilişkin hassas görevleri listeleyecek ve hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemek amacıyla her bir hassas görev için hazırlayacağı süreç analiz formlarını personele tebliğ ederek uygulamayı yakından takip edecektir.” kapsamında Hassas görevler listesi çıkarılır.
Bu görevler gözden geçirilir. Hangi aşamalarda aksaklıkların olabileceği tespit edilir.
Bu aksaklıkların önlenebilmesi veya en aza indirilebilmesi için ne gibi önlemler alınabileceğine karar verilir.
Görevlerdeki etkinliğin sağlanması için alınan önlemler sürekli olarak izlenir.
Bu kontrollerin hayata geçirilmesi ile birim daha güçlü bir şekilde görevlerini yerine getirmeye başlar.
İş Sürekliliğinin Sağlanması
Görevden ayrılan personelin yerine gelen kişinin görev hakkında yeterince bilgi sahibi olmaması o alanda işlerin aksamasına sebep olabilir.
Bu nedenle durumunu gerekmektedir.
görevden hassas ayrılan olarak personelin görmek 10
İş Sürekliliğinin Sağlanması
Hassas görevlerin sağlanması esastır.
yürütülmesinde iş sürekliliğinin Harcama yetkilileri sorumluluk alanlarındaki hassas görevlerde iş sürekliliğinin sağlanması ve hassas görevden geçici veya kesin ayrılan personelin yerine gelen kişinin görev hakkında yeterince bilgi sahibi olmasını sağlayacak tedbirleri alır.
Hizmetin herhangi bir aksama olmadan sürdürülebilmesi için görevlendirilen personelin gerekli donanıma sahip olmasını sağlamaya yönelik Faaliyetlerin Sürekliliğinin Sağlanmasına Yönelik Prosedür Taslağı oluşturulmuştur.
11
İş Sürekliliğinin Sağlanması
Görevinden ayrılan personelin ilgili harcama yetkilisinin bilgisi dahilinde bir rapor hazırlayarak yeni göreve gelen personele vermesi, sorumluluğu altındaki dosyaların da bir tutanakla teslim etmesi gerekir.
Raporda; Görevle ilgili devam eden işler, Önemli ve süreli işler, Yapılması gereken işler, Devredilen evrak olup olmadığı belirtilmelidir.
12
ÖRNEK -1
x otamasyon sistemindeki personele tüm sisteme giriş yapma yetkisi verilmişse ve bu görevdeki bir aksaklık, birimin çok büyük maddi zarar, itibarin zedelenmesi, faaliyetlerini tamamlayamaması ile karşılaşmasına neden olacaksa bu personelin işi hassas olarak belirlenebilir.
13
ÖRNEK-2
Gelir, gider, varlık ve yükümlülüklere ilişkin mali karar ve işlemlerin mali mevzuata uygunluk zedelemesi yapabilir.
açısından denetimini yapan Ön Mali Kontrol Birimi için mevzuata aykırılığın fark edilmemesi sonucu kamu zararına sebebiyet verilmesi ve üniversitenin itibarını gibi sonuçlar nedeniyle bu birimde çalışan personelin işini hassas görev 14
ÖRNEK-3
Muhasebe Yetkilisi Mutemedinin yürüttüğü görevlerden olan “Değerlerin geçici olarak alınması,alınan değerlerin muhafazası muhafaza edilen değerlerin iadesi” işlemleri para ve para benzeri değerlerin şahsi kullanılması ya da kamu zararına sebebiyet verme riski taşıması nedeniyle hassas görev olarak nitelendirilebilir.
15
ÖRNEK-4
Kütüphanede gerçekleştirilmemiş çıkarılmaması, ödünç materyalin işlemi dışarıya Kütüphanede verilen hizmetler, Bilimsel Yayın Kataloğu Veri Tabanı otomasyon programı sayılabilir.
üzerinden yürütüldüğünden materyal kayıtlarının eksiksiz yapılması ve hizmete sunulması bu birimde görevli personel için hassas görevler arasında 16
ÖRNEK-5
Öğrenci sistemine olasılığı kontrolü, notlarının girilerek nedeniyle Öğrenci sisteme bilgi değiştirilebilme erişim, sistemin güvenliği, yetkili kişilerin oto Mezuniyet ve diploma verilmesi ile ilgili işlerde veya öğrencilerle hassas görev sayılabilir.
veya aldıkları dersler ve ders kredileriyle ilgili eksik hatalı bilgiye yer verilmesi gibi riskler nedeniyle bu işlerin yürütülmesi 17
ÖRNEK-6
4734 yapım sayılı işlerinde Kamu olarak belirlenebilir.
İhale Kanunu kapsamındaki mal alımı, hizmet alımı ve yaklaşık maliyetin hesaplanması ve kaydedilmesi sürecinde görev alan personelin işi hassas görev İhale dokümanlarının hazırlanması, ihale komisyonunca yürütülen işlemler hassas görevler arasında sayılabilir.
18
ÖRNEK-7
Personel Daire Başkanlığı tarafından düzenlenen akademik ve idari personelin özlük dosyalarının gizli tutulması birim için hassas görev olabilir.
19
ÖRNEK-8
Sağlık, Kültür Spor Daire Başkanlığının düzenleyeceği mezuniyet töreni, konser, konferans, görevleri sergi hassas vb.
organizasyonlarda etkinliğin devamlılığını sağlamaya yönelik görevler arasında sayılabilir.
20
ÖRNEK-9
Alınmamış malı alınmış, yapılmamış işi yapılmış, gerçekleştirilmemiş hizmeti gerçekleştirmiş gösteren her kişi Türk Ceza Kanunu’na göre yargılanır. Bu nedenle, Muayene Kabul Komisyonunda yürütülen görevler hassas görevlerdir. 21
ÖRNEK-10
Fakültelerde sınav sorularının hazırlanması, basılması, sınav salonlarına dağıtımı, sınav sonrasında toplanması görevlerini yürütecek olan personel, sınavların güvenirliliğinin sağlanması açısından hassas görev yürütmektedir.
22
ÖRNEK-11
Harcama Yetkililiği görevi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı için gerek bütçe büyüklüğü gerekse iş yoğunluğu açısından hassas görev olmamakla birlikte Yapı İşleri Teknik Daire Başkanlığı, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanlıkları için bütçelerinin büyüklüğü ve iş yoğunluğu dikkate alındığında hassas görevdir .
23