Transcript Önder YEĞEN - Hassas görevler

hassas…çok…
KOS.2. Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler
KOS.2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin
yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri
belirlemeli ve personele duyurmalıdır.
KOS.2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin
yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri
belirlemeli ve personele duyurmalıdır.
YÖNETİCİLER
― faaliyetler haritalandırılacaktır.
― hassas görevler belirlenecektir.
― hassas görevlere ilişkin prosedürler belirlenecektir.
― belirlenen prosedürler yayımlanacaktır.
― prosedürler personele duyurulacaktır.
Kamu yönetiminde yürütülen görevlerden bazıları;
 doğası,
 idarenin itibarı,
 yolsuzluk riski,
 gizli bilgilerin açığa çıkması
ve benzeri yönlerden diğer görevlerle kıyaslandığında çok daha
büyük önem taşımaktadır.
Bu türden görevleri yürüten personelin niteliği, söz konusu
görevlerin kesintisiz ve sağlıklı ifa edilebilmesi diğer görevlere
nazaran daha fazla önem arz eder.

Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini
etkileyebilecek riskler içeren,

zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi
halinde karar alma süreçlerini güçlendiren ve

kaynakların etkin kullanımını sağlayan
kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevler hassas görevdir
Hassas görevlerin tespit edilmesi:

Birimin fonksiyonlarını etkin bir şekilde ifa edebilmesi için
kritik faaliyetlerin tespit edilmesini,

Bu kritik faaliyetlerin gözden geçirilmesini ve bu sayede
aksaklıklar varsa tespit edilmesini,

Bu kritik faaliyetler için gerekli kontrol önlemlerinin
alınmasını,
temin eder.
Hassas görevlerin tespit edilmesi:
 Birimin faaliyetlerinin aksamadan yürütülmesine,
 Kamu kaynaklarının verimli biçimde kullanılmasına
 Hizmet kalitesinin artmasına,
yardımcı olur.
 Hassas görevler harcama birimleri düzeyinde tespit
edilmelidir.
 Hassas görevleri tespit etme sorumluluğu ilgili
harcama birimi yetkilisindedir.
 Hassas görevlerin aksatılmaksızın sürdürülmesi için
gerekli tedbirlerin alınması görevi de harcama
yetkilisinin sorumluluğundadır.
Hassas Görevler tespit edilirken birimlerin;
hizmet envanteri,
stratejik hedefleri,
performans hedefleri,
operasyonel planları ve
görev ve çalışma yönetmeliklerinde
Yer alan görevleri esas alınır.
Görev;
 İdarenin hedeflerini etkileyebilecek kapasitede midir?
 İdare dışı üçüncü kişi ve kuruluşlarla ilişkili midir?
 Gizli bilgilere erişim sağlamakta mıdır?
 Mali değeri yüksek olan iş ve işlemlerle ilgili midir?
 Yüksek seviyede özel uzmanlaşma gerektirmekte midir?
 Birimin fonksiyonunun yerine getirebilmesi açısından
kritik öneme sahip midir?
 Hangi görevler gizlilik statüsündedir?
 Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması
ihtimali daha fazladır?
 Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine
getirilmesi önemlidir?
 Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir?
 Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz
kalır?
 Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur?
 Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden
olur?
 Hangi işler yüksek maliyetlidir?
 Hangi işlerin ya da süreçlerin aksaması birimin dışarıdan
olumsuz tepki almasına neden olur?
 Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır?
 Hangi işler için çok fazla mesai harcanmaktadır?
 Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine
getirmesine engel olur?
 Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır?
Yukarıdaki sorulara verilen cevaplarla tespit edilen
görevlerin hassas olup olmadığı değerlendirilirken şu
soru sorulmalıdır?
Birimin, fonksiyonunu yerine
getirebilmesi için hangi işin
aksamaması gerekir?
Personel kayıtları gizlidir, ancak görmemesi gereken bir
kişinin bu kayıtları görmesi, birimin fonksiyonunu yerine
getirmesini engeller mi?
Cevap «evet» ise, bu iş fonksiyonel risk taşıyan hassas bir
görev olarak belirlenmelidir.
Aksi takdirde;
a) Görev operasyonel risk içeren bir hassas görevdir.
b) Görev fonksiyonel risk dışında (finansal, yasal, itibari vs.)
riskler taşımaktadır.
b) “gizlilik” kararı yersiz bir kontrol faaliyetidir.
 Hassas Görevlerin envanteri çıkartılır.
 Bu görevler gözden geçirilir. Hangi aşamalarda aksaklıklar
olabileceği tespit edilir.
 Bu aksaklıkların önlenebilmesi veya en aza indirilebilmesi
için ne gibi önlemler alınabileceğine karar verilir.
 Görevlerdeki etkinliğin sağlanabilmesi için alınan önlemler
sürekli olarak izlenir.
 Bu kontrollerin hayata geçirilmesi ile birim, görevlerini daha
güçlü bir şekilde yerine getirmeye başlar.
 Harcama birimlerince tespit edilen hassas görevler Hassas Görevler
Tablosu ile Mali Hizmetler Müdürlüğü, Strateji Geliştirme
Müdürlüğü ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne bildirilir.
 İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü harcama birimlerinden
alınan bu tabloları birleştirerek belediyenin hassas görevler
envanterini oluşturur ve üst yöneticinin onayına sunar.
 Üst yönetici tarafından onaylanan hassas görevler, bu görevleri
yürüten personele yazı ile bildirilir.
 Hassas görev envanteri, mali hizmetler müdürlüğü ve harcama
birimlerince kontrol mekanizmalarının geliştirmesinde ve risk
yönetim süreçlerinde dikkate alınır.
 Hassas görevler, en az yılda bir kez gözden geçirilir ve güncellenir.
BORNOVA BELEDİYESİ HASSAS GÖREVLER TABLOSU
Hassas Görevler
Hassas Görevi Olan
Personel
Bağlı Olduğu Birim
Sorumlu Oldukları Yönetici
Görevlerin Yerine
Getirilmemesinin Sonuçları
 Hassas görevlerin yürütülmesinde iş sürekliliğinin sağlanması
esastır.
 Harcama yetkilileri sorumluluk alanlarındaki hassas
görevlerde iş sürekliliğinin sağlanması ve hassas görevden
geçici veya kesin ayrılan personelin yerine gelen kişinin görev
hakkında yeterince bilgi sahibi olmasını sağlayacak tedbirleri
almalıdır.
 Hizmetin herhangi bir aksama olmadan sürdürülebilmesi için
görevinden ayrılan personel ilgili harcama yetkilisinin bilgisi
dâhilinde bir rapor hazırlayarak yeni göreve gelen personele
vermeli ve sorumluluğu altındaki dosyaları da bir tutanakla
teslim etmelidir. Raporda, yürütülmekte olan önemli işlerin
listesi, öncelikli olarak dikkate alınacak konular, süreli işler
listesi ve benzeri hususlara yer verilmelidir.
Bütün personele Kurumun tüm IT sistemlerine giriş ve
işlem yapma yetkisi verilmişse ve bu işlemlerdeki bir
aksaklık Kurumun çok büyük maddi zarara uğraması,
itibar kaybı veya faaliyetlerinde aksaklıklara sebep
olabilecekse, bütün personelin yürüttüğü işler hassas
görev haline dönüşmüş demektir.
Birimin sürdürdüğü kamu hizmeti bakımından bir
belgenin belirli bir dönem içerisinde belli yerlere
ulaşması gerekiyorsa ve belgenin ulaşmaması Birimin
fonksiyonunu yerine getirmemesine sebep
olabilecekse; o belgenin hazırlanması ve dağıtımından
sorumlu personelin görevleri hassas görevlerdir.
Kurumun bütçesinde yer alan ödenekler kamu
hizmetinin yürütülmesi için tahsis edildiğine göre,
kamu hizmetinin aksamadan devamı ve kaynak israfının
önlenmesi için tahsis edilen ödeneklerden
kullanımların doğru planlanması bir hassas görevdir.