Transcript Fluxul de activităţi în firma de exerciţiu

Fluxul de activităţi
în firma de exerciţiu
„Succesul în afaceri presupune pregătire, disciplină şi muncă multă.
Daca nu eşti speriat de aceste lucruri oportunităţile sunt foarte mari.”
David Rockefeller



Constituirea firmei de exerciţiu
Prezentare succesiune activităţi
Organizarea activităţii în firma de
exerciţiu
Cum înfiinţăm o firmă de exerciţiu?
1.Culegerea de informaţii
Birouri Notariale
-
O. R. C.
Bănci
Constituirea unei
firme de exerciţiu
2.Dezbateri
Alegerea
obiectului de activitate
Stabilirea
capitalului social
Nominalizarea
asociaţiilor
3. Întocmirea documentaţiei de constituire
conform cerinţelor ROCT
PAŞII DE URMAT PENTRU ÎNFIINŢAREA
UNEI FIRME DE EXERCIŢIU
1.
Solicitarea de rezervare a
denumirii firmei de exerciţiu
4.
2.
Întocmirea documentaţiei necesare
pentru deschiderea contului provizoriu
Luarea în primire a documentelor
eliberate de către ROCT
3.
DERULAREA ACTIVITĂŢII
ÎN FIRMA DE EXERCIŢIU
Întocmirea documentaţiei
în vederea constituirii
DOCUMENTE SPECIFICE
ÎNREGISTRĂRII
DE TRIMIS LA ROCT











Cererea de rezervare denumire
Cerere de deschidere de
cont
Fişa cu specimene de
semnătură
Foaia de vărsământ pentru
capital social
Împuternicire pentru depunere
capital social
Cerere de înregistrare şi
autorizare a funcţionării
Act constitutiv al firmei de
exerciţiu
Declaraţii proprii
Declaraţia privind autorizarea
funcţionării
Dovada sediu – contract de
închiriere
Cerere de eliberare a
cazierului fiscal
DE PRIMIT DE LA ROCT






Certificat de înregistrare
Certificat constatator
Atribuirea numerelor de cont şi
confirmarea disponibilului din
cont curent
Chitanţa pentru taxa rezervare
denumire
Chitanţa pentru cheltuieli de
constituire
Cazier fiscal.
AUTORIZAREA FIRMEI DE EXERCIŢIU
1.
FIRMA CONTINUATĂ – firma de exerciţiu se continuă cu
aceiaşi elevi – este situaţia în care a fost autorizată o firmă în clasa
a -XI -a şi se prevede continuarea ei şi în clasa a -XII – a.
2.
FIRMA PRELUATĂ – sunt firmele care au existat în primii
ani de la înfiinţarea reţelei firmelor de exerciţiu, nu au mai fost
continuate şi se preia de către elevi în anul şcolar curent.
3.
FIRMA NOUĂ – Se constituie firmă nouă, dacă nu există în
şcoală firme de exerciţiu pentru preluare. Se transmite la ROCT
cererea de rezervare a denumirii agreate, urmand ca dupa primirea
confirmarii denumirii de la ROCT, firma sa trimita documentele de
infiintare, prin posta, precum si taxele (50 RON rezervarea de
denumire si 440 RON taxele de constituire).
FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA
FIRMEI DE EXERCIŢIU
Denumire,
formă juridică,
motto
Cercetarea pieţei
Pregătire
Prezentare concept
Alegerea produsului
şi a branşei
Clasa a-X-a
februarie-martie
aprilie-mai
FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA
FIRMEI DE EXERCIŢIU
Acţiuni de creare a
firmei si pregatirea
documentelor de
inregistrare a firmei
Activitate efectivă pe sectii
Structura administrativă
si procesul tehnologic
Înregistrare la
ROCT
Clasa a-X-a
mai – iunie
Intrare pe piaţă
Rotatia locurilor
de munca
Clasa a-XI-a
septembrie
octombrie
ianuarie - februarie
ÎNFIINŢAREA ŞI MUNCA ÎNTR-O FIRMĂ
DE EXERCIŢIU
Participări la târguri
Prezentarea firmelor în
faţa elevilor şi a părinţilor
Predare firmă
Pregatirea firmei de exerciţiu
pentru a fi predata echipei urmatoare
Clasa a-XI-a
Martie – aprilie
Clasa a-XII-a
mai
„ziua porţilor deschise”
iunie
iunie
Inaugurarea firmelor de exerciţiu
Obiective
- Publicitatea înfiinţării F.E. pe plan local
- Motivarea elevilor pentru participarea activă în cadrul firmei de exerciţiu
Recunoaşterea activităţii elevilor de către ceilalţi elevi din alte F.E., de către profesorii şi
conducerea şcolii, de către comunitatea local
Participanţi
-
F.E. din şcoală
Profesorii şcolii
Conducerea unităţii şcolare
Inspectoratul Şcolar Judeţean
Mass-media
Comunitatea locală
Reprezentanţi ROCT şi Kultur Kontakt
Pregătire
-
Stabilirea modului de organizare, a locului de desfăşurare a inaugurării
Realizarea unei liste cu toate sarcinile care trebuiesc îndeplinite
Împărţirea sarcinilor
Stabilirea termenelor de realizare a acestora
Stabilirea termenelor de verificare a îndeplinirii sarcinilor respective şi a persoanelor responsabile
cu buna organizare şi desfăşurare a acestei activităţi
Punerea în aplicare
Inaugurarea F.E.
Lucrări realizate după înfiinţarea firmei de exerciţiu
Achiziţii
Vânzări
Marketing
•Solicitarea
de
cataloage
pentru materialele de birou,
echipamente
de
birotică,
mobilier, etc de la alte firme de
exerciţiu;
•Crearea unei liste pentru
evidenţa furnizorilor;
•Emiterea de comenzi, în
vederea aprovizionării
cu
mijloace fixe sau cu obiecte
de inventar, etc;
•Înregistrarea comenzilor în
registrul
de
evidenţă
a
comenzilor;
•Urmărirea
livrărilor,
compararea
facturilor
cu
comenzile,
înregistrarea
facturilor şi transmiterea la
departamentul contabilitate.
•Solicitarea unui
catalog şi a unor
oferte speciale
de la serviciul de
marketing;
•Telemarketing
pe baza listei de
clienţi, pentru
prezentarea
ofertelor
speciale şi
eventual a unor
bonusuri
acordate
clienţilor care fac
cele mai rapide
comenzi.
•Stabilirea Corporate Identity;
•Stabilirea obiectivelor de marketing;
•Elaborarea planului de marketing şi
planificarea activităţilor publicitare;
Solicitarea de cataloage de la firme reale(
de la firma parteneră sau de la alte firme);
•Elaborarea unor statistici referitoare la
clienţi şi mărimea cifrei de afaceri;
•Evaluarea listei de produse în funcţie de
cifra de afaceri;
•Stabilirea sortimentului;
•Stabilirea condiţiilor de livrare şi plată;
CGA
•Stabilirea politicii de preţ;
•Analizarea prevederilor legate de protecţia
consumatorilor;
•Elaborarea unor oferte noi cu caracter
general şi special;
Secretariat
Personal
Contabilitate
•Elaborarea
respectiv
preluarea
modelului / viziunii întreprinderii;
•Stabilirea obiectivelor anuale;
•Elaborarea
unor
formulare
personalizate sau preluarea modelelor
deja existente (hârtie cu antet; modele
de e-mail; comandă; confirmare de
comandă; notă telefonică, etc);
•Notificarea modificării datelor firmei de
exerciţiu către centrala firmelor de
exerciţiu (ROCT);
•Crearea unui dosar care să conţină un
istoric al firmei, departamentele care
compun
structura
organizatorică,
organigrama firmei şi fişele de post;
•Stabilirea de contacte cu firma
parteneră.
•Construirea dosarelor de
personal;
•Stabilirea numărului de
ore săptamânal şi lunar;
•Completarea
contractelor
individuale
de muncă;
•Stabilirea nevoilor de
instruire / perfecţionare.
•Transmiterea către banca
Roct a fişei cu specimenele
de semnături;
•Solicitarea de majorare de
capital, pentru firmele care
se reînfiinţează.
Lucrări curente în firma de exerciţiu
Achiziţii
Vânzări
•Colectarea
şi
ordonarea
prospectelor şi cataloagelor de la alte firme de exerciţiu;
•Actualizarea continuă a listei
de evidenţă a furnizorilor;
•Redactarea unor cereri de
ofertă la solicitarea conducerii
sau a celorlalte compartimente;
•Verificarea ofertelor primite şi
compararea lor;
•Intocmirea
comenzilor
şi
evidenţierea lor într-un registru
de evidenţă a comenzilor;
•Controlarea
livrarii
şi
confruntarea
cu
factura
aferentă;
•Redactarea unor notificări în
situatii de
neconformitate ,/
defecte sau urgentarea unor
anumite livrari în caz de
intârzieri la livrare;
•Gestionarea stocurilor din
depozit.
•Elaborarea ofertelor generale şi a celor
ca răspuns la cererile de ofertă emise de
celelalte firme de exerciţiu;
•Întocmirea avizelor de expediţie, a
facturilor, şi a confirmărilor de comandă;
•Completarea documentelor de transport
şi
transmiterea
acestora
către
transportator;
•Supravegherea încasărilor;
•Încasarea sumelor pentru care plata s-a
făcut prin card de credit;
•Întocmirea somaţiilor;
•Redactarea scrisorilor de răspuns la
notificările de neconformitate şi pentru
mărfurile returnate;
•Discuţii de vânzări;
•Actualizarea listei de clienţi;
•Întocmirea de statistici cu privire la cifra
de afaceri, pe clienţi şi pe produse.
Marketing
•Publicitate pentru
vânzări ;
•Promovarea
vânzărilor;
•Public relations;
•Vânzări
personalizate;
•Atragerea de clienţi
noi.
Secretariat
•Procesarea intrărilor şi ieşirilor de poştă;
•Stabilirea de contacte noi cu celelalte firme
de pe piaţa firmelor de exerciţiu;
•Folosirea internetului pentru transmiterea
raspunsurilor spre mediul extern al firmei,
pentru distribuirea e-mailurilor primite şi
căutarea de informaţii;
•Primirea partenerilor de afaceri şi a
persoanelor externe şcolii, cu ocazia unor
întâlniri fixate pentru diverse evenimente;
•Achiziţionarea şi administrarea materialelor
de birou;
•Administrarea bazei de date de adrese şi
actualizarea ei continuă;
Întocmirea de procese verbale cu diferite
ocazii;
•Utilizarea telefonului şi a faxului şi
stabilirea costurilor aferente;
•Organizarea arhivei ;
•Reprezentarea conducerii şi administrarea
agendei managerului.
Personal Contabilitate
•Administrarea
dosarelor
de
personal;
•Elaborarea statelor
de plată şi a
fluturaşilor
de
salarii ;
•Administrarea
contului
bancar
pentru personal;
•Derularea
cumpărăturilor
efectuate de
personal.
•Prelucrarea documentelor
justificative şi înregistrarea
acestora în contabilitatea
generală a societăţii;
•Întocmirea registrului de
casă;
•Întocmirea lunară a
balanţei de verificare;
•Întocmirea declaraţiilor
privind obligaţiile de plată
la bugetul statului cât şi a
celor referitoare la
asigurările sociale cât şi
pentru şomaj
•Efectuarea de analize;
•Elaborarea bilanţului
semestrial şi anual;
•Efectuarea plăţilor;
Lucrări la predarea firmei de exerciţiu
Achiziţii
Vânzări
Marketing
Secretariat
Personal
Contabilitate
•Redactarea
unui raport
final;
•Predarea
locului de
muncă.
•Redactarea
unui raport
final;
•Predarea
locului de
muncă.
•Analiza
îndeplinirii
obiectivelor
de
marketing;
•Redactarea
unui raport
final;
•Predarea
locului
de
muncă.
•Realizarea unui
raport cu privire
la modul în care
au fost realizate
obiectivele;
•Transmiterea
unei liste cu
propuneri pentru
clasa următoare;
•Redactarea
unui raport final;
•Predarea
locului de
muncă.
•Participarea
la evaluarea
activităţii
elevilor;
•Scoatere din
evidenţa
asigurărilor
sociale;
•Elaborarea
pe
baza
statelor
de
plată a unei
analize
asupra
salariilor;
•Redactarea
unui
raport
final;
•Predarea
locului de
muncă.
•Redactarea
unui
raport
anual asupra
activităţii
şi
întocmirea
unui bilanţ la
închiderea
activităţii;
•Predarea
arhivei
contabile..
REALIZAREA ORGANIGRAMEI
CONDUCERE
ASISTENT (Ă)
ACHIZIŢII
VÂNZĂRI
MARKETING
SECRETARIAT
CONTABILITATE
Recrutarea personalului
•
§
§
§
§
§
§
§
Managementul resurselor umane presupune:
Recrutarea personalului
Administrarea personalului
Motivarea angajaţilor
Feedback
Satisfacţia activităţii
Evaluarea activităţii personalului
Rotaţia locurilor de muncă
• Sarcini în cadrul managementului resurselor umane:
§ Stabilirea necesarului de personal: cantitativ, calitativ, în timp
§ Recrutarea personalului
§ Administrarea personalului: dezvoltare, evaluare, salarizare, organizarea locului
de muncă, instruire, comunicare, motivare
Eliberarea din funcţie a personalului: predare, certificat de evaluare
Stabilirea necesarului de personal
Necesarul de personal se stabileşte pornind de la organigrama F.E., de la sarcinile şi atribuţiile fiecărui
departament. În firma de exerciţiu se lucrează cu grupa, deci numărul maxim de personal este de 15 elevi.
O structură de personal propusă, având în vedere organigrama şi sarcinile fiecărui departament, ar putea fi:
1. Manager general
2. Asistent manager (secretariat)
-1 persoană
-1-2 persoane
3. Departamentul achiziţii
-1 şef de departament
-1 economist
4. Departamentul vânzări
-1 şef de departament
-2 economişti
5. Departamentul marketing
-1 şef de departament
-1 economist
6. Departamentul personal
-1 şef de departament
-1 economist
7. Departamentul contabilitate
-1 şef de departament
-2 economişti
DESFĂŞURAREA INTERVIULUI
Structura interviului :
 Candidatul intră în încăpere
 Prezentările
 Amabilităţile introductive
 Oferirea de informaţii
 Verificarea elementelor concrete
 Evaluarea capacităţilor;
 Evaluarea personalităţii
 Evaluarea motivaţiei
 Candidatul pune întrebări
 Candidatul este informat despre următoarea etapă a procesului de selecţie şi despre data anunţării rezultatului
 Încheierea interviului; candidatul părăseşte biroul.
Ce trebuie să faceţi
- încercaţi să vă relaxaţi. Nu este bine să fiţi stresat - pregătiţi-vă cu calm pentru interviu
- plecaţi din timp de acasă, pentru a nu întârzia sau a fi stresat că nu ajungeţi la timp
- fiţi îmbrăcat decent şi confortabil
- fiţi amabil, surâzător, sigur pe dumneavoastră
când veţi păşi în birou fiţi calm, stăpân pe dumneavoastră, daţi mâna cu interlocutorul şi aşezaţi-vă confortabil. Trebuie să daţi impresia
că vă simţiţi ca acasă!
Ce nu trebuie să faceţi
- să vă criticaţi foştii patroni
- să vă subestimaţi foştii colegi
- să divulgaţi informaţii importante de la fostul loc de muncă
- să evocaţi problemele dumneavoastră personale pentru a obţine mila interlocutorului
- să intraţi în discuţii politice, sindicale, religioase
- să răspundeţi monosilabic
- să minţiţi
să adoptaţi o atitudine negativă
DOCUMENTE SPECIFICE
COMPARTIMENTELOR
SECRETARIAT
Registru
corespondenţă
Repertoriu
telefoane
Ecusoane
Cărţi de vizită
R.O.F.
Necesar
documente
centralizate pe
departamente
Jurnal
cumpărări
Contract de
muncă
Fişe de post
Dosare
personale
MARKETING
APROVIZIONARE
Oferte
Repertoriu
Catalog
furnizori
Jurnal cumpărări
Contracte cu
furnizorii
Scadenţar plăţi
Facturi primite
Condiţii de livrare
şi plată
Materiale
pentru presă
Invitaţii
Pliante
Fluturaşi
Broşuri
CONTABILITATE
Registru
acţionari
Registru casă
Facturi
Documente de
plată
Registru jurnal
State de plată
Registru inventar
Cartea mare
Balanţe de
verificare
Bilanţ contabil
LIMBI
STRĂINE
DESFACERE
Bibliotecă
Repertoar
minimală
clienţi
Jurnal
vânzări
Contracte
de vânzarecumpărare
cu clienţii
Scadenţar
plăţi
Oferte
Facturi
emise
Condiţii de
livrare şi
plată
Fişa de
magazie
JURNALUL FIRMEI DE EXERCIŢIU
EXPLICAŢII
DETALIERE
PARTICIPANŢI
Elevii clasei, profesorul coordonator
TEMATICA
Preluarea firmei de exerciţiu
Organizarea activităţii pe departamente
Repartizarea personalului pe departamente
AGENDA DE LUCRU
Consultare pagină ROCT: www.roct.ro
Completare documentaţie de autorizare a reînregistrării
conform precizărilor ROCT
Stabilirea culorilor fe, sigla, motto, adresa de e-mail
Organizarea evidenţelor pe departamente
Organigrama
Registrul de corespondenţă: poştă, curier si e-mail,
ecusoane
CV, Contractele de muncă, Fişa postului, Condică
de prezenţă
Stabilire necesar de aprovizionat pentru dotare
spaţiu şi pentru marfa destinată vânzării, căutare
furnizori, comenzi
- Elaborare de oferte (româna şi engleză), proiectcatalog, concept pagină web
Documente financiar- contabile
Calendar evenimente:
Prezentare FE în şcoală/ INAUGURARE
-
Expoziţii
Târguri naţionale şi internaţionale
TERMENE/
OBSERVAŢII
DERULARE TRANZACŢII
aprovizionare
1
Firma de
exercitiu “A”
Cumparator
4
2
3
Firma de
exercitiu “B”
Furnizor
5
ROCT
1 – Transmiterea comenzii (presupune: stabilirea necesarului de aprovizionat, studierea pietei firmelor de
exercitiu prin accesarea paginii ROCT, solicitare/ cerere de oferta, primirea ofertei, selectare oferta
etc.)
2 – Primirea facturii (intocmirea notei de receptie)
3 – Transmiterea ordinului de plata la ROCT
4 – Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare
5 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare.
DERULARE TRANZACŢII
vânzare
Firma de
exercitiu “A”
Furnizor
1
Firma de
exercitiu “B”
Cumpărător
2
3
4
6
5
ROCT
1 – Transmiterea oferta
2 – Primirea comenzii
3 – Transmiterea factura
4 - Transmitere ordin de plata catre ROCT
5 – Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare
6 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare.
Regula de comunicare : trebuie sa se confirme primirea comenzii, a ofertei, facturii, etc., in general a unui mesaj
Toate aceste operatiuni se deruleaza prin e-mail/ posta, mesaje concise, clare si la obiect cu respectarea regulilor cerute de
corespondenta comerciala.
Se pot transmite si prin posta (de exemplu se transmite oferta la mai multe firme de exercitiu din tara si strainatate).
Descrierea proceselor de achiziţie
1.Emiterea comenzii
şi înregistrarea
ei în registrul
de comenzi.
DEP.
VÂNZĂRI
DEP.
ACHIZIŢII
3.Primirea bunurilor
în depozit şi confruntarea
facturii cu
recepţia acestora .
4.Înscrierea realizării
livrării în registrul de
comenzi şi
certificarea facturii.
2.Pregătirea livrării,
emiterea avizului
de expediţie şi a
facturii sau
numai a facturii.
DEP.
CONTABILITATE
5.Înregistrarea facturii
în evidenţa contabilă,
cantitativ şi valoric şi
stabilirea
obligaţiei de
plată către furnizor.
6.Întocmirea ordinului
de plată în vederea
achitării facturii.
Procesarea unei comenzi
Vânzări
1
2
4
1.
Cerere de ofertă
2.
Ofertă fermă
3.
Comandă
4.
Aviz de expediere/comandă
3
Achiziţii
Listă de control – târg al FE
Stabilirea locului de desfăşurare solicitarea acordului conducerii unităţii şcolare pentru utilizarea
sălii de festivităţi a şcolii
Stabilirea datei consultarea cu profesorul coordonator şi cu conducerea şcolii pentru a alege
perioada optimă
Stabilirea tipului de amenajare utilizat concurs între personalul F.E.
Stabilirea caracteristicilor standului de prezentare - dimensiune, locaţie, materialul din care se
realizează standul, forma acestuia
Stabilirea modului de realizare a publicităţii şi a protocolului - stabilirea tipului de material
publicitar utilizat, stabilirea participanţilor, stabilirea tipului de invitaţii utilizat, a persoanelor care le
realizează şi a celor care le distribuie
stabilirea rolului fiecărui elev
Stabilirea programului de desfăşurare a inaugurării
Realizarea materialelor necesare pentru stand şi amenajarea acestuia - stabilirea necesarului,
stabilirea surselor de finanţarea a acestuia, stabilirea persoanelor care vor achiziţiona aceste
materiale, stabilirea modului de realizare a catalogului , oferta de produse, documentele contabile,
materiale de prezentare a produselor, stabilirea rolului fiecărui elev
Realizarea materialelor pentru publicitate şi stabilirea modului de distribuire a acestora stabilirea necesarului, stabilirea surselor de finanţare, stabilirea persoanelor care vor achiziţiona
produsele şi materialele respective
Stabilirea aparaturii şi a materialelor necesare pentru prezentare
BIBLIOGRAFIE


www.econetsee.com/ro/index.html
*** Din şcoală în viaţă prin
firma de exerciţiu