Transcript ***********"*******************************d***e***f***g***h***i***j***k

‫الجرد والتسويات الجردية‬
‫أهداف الجرد ‪-:‬‬
‫التأكد من صحة البيانات بالسجالت المخزنية‬
‫اكتشاف احتماالت الفقد والتلف‬
‫اظهار الثغرات فى اسلوب رقابة المخزن‬
‫اكتشاف األصناف الراكدة واألخرى بطيئة الحركة‬
‫االجراءات التى يجب أن تتخذ قبل اجراء الجرد‬
‫وضع خطوات الجرد واضحة واعتمادها من السلطة‬
‫المختصة‬
‫اعداد قوائم الجرد مقدما ” رقم الصنف – اسم‬
‫الصنف – الوحدة – حالة الصنف – سعر الوحدة ”‬
‫اعطاء التعليمات الواضحة للجان الجرد متضمنة‬
‫واجباتهم المحددة‬
‫أنواع الجرد الواردة بالئحة المخازن‬
‫جرد جزئى‬
‫جرد سنوى‬
‫جرد مفاجئ‬
‫جرد مستمر‬
‫الجرد المستمر‬
‫مميزاته ‪:‬‬
‫‪ -1‬اليحتاج اغالق المخازن أثناء الجرد المستمر‪.‬‬
‫‪ -2‬اليحتاج اقفال الدفاتر المخزنية ‪.‬‬
‫‪ -3‬يحتاج الى عدد قليل من العاملين الجراء الجرد‬
‫من ذوى الخبرة باألصناف وذو استقالل تام عن‬
‫ادارة المخازن ‪.‬‬
‫‪ -4‬بالجرد المستمر يمكن اظهار العجز والزيادة فى‬
‫وقت قصير وتصحيح االنحرافات فورا دون‬
‫االنتظار حتى اجراء الجرد الدورى ‪.‬‬
‫‪ -5‬يمكننا األستغناء عن اجراء الجرد السنوى بمعنى‬
‫” أن الرقابة مستمرة طوال العام ” ‪.‬‬
‫محاضر الجرد ” ‪ 6‬م‪.‬ح ”‬
‫‪ ‬يحرر محضر الجرد كاتب الشطب من واقع دفتر الشطب ”‬
‫‪4‬م‪.‬ح ”‬
‫‪ ‬يحرر محاضر الجرد من أصل ‪ 3 +‬صورة كربونية‬
‫‪ ‬يحرر محضر الجرد بكامل األصناف ” كمية – قيمة – حالة‬
‫الصنف ”‬
‫‪ ‬يحرر محضر الجرد قبل بدء الجرد بفترة كافيه‬
‫‪ ‬تسلم محاضر الجرد الى لجان الجرد قبل الشروع فى الجرد‬
‫واجبات لجان الجرد‬
‫استالم محاضر الجرد من كاتب الشطب قبل الشروع فى الجرد‬
‫مطابقة األصناف المقيدة بمحضر الجرد على دفاتر الشطب‬
‫التوقيع على آخر رصيد لألصناف والمقيد بدفتر الشطب باللون‬
‫األحمر والمحرر رقما و تفقيطا وكذا دفتر المخزن ” ‪ 3‬م‪.‬ح ”‬
‫التوقيع على آخر إذن إضافة وآخر إذن صرف‬
‫التوقيع على محضر غلق المخازن‬
‫إستالم مفاتيح المخازن من أمين المخزن‬
‫التأكد من وجود الشمع األحمر على أبواب المخازن‬
‫التأكد من وجود كارت الصنف الموجود على كل‬
‫األصناف‬
‫جرد األصناف صنفا صنفا بوزنها أو بمقاسها أو‬
‫بعددها حسب الوحدة بالدفاتر‬
‫إثبات المقادير التى تجدها فعال‬
‫ال يجزأ جرد أى صنف من األصناف ‪ ,‬مهما كان‬
‫موزعا على عدة أقسام من أقسام المخازن‬
‫التوقيع على محاضر الجرد‬
‫واجبات كاتب الشطب‬
‫قفل دفاتر الشطب عند آخر رصيد باللون األحمر‬
‫وكتابة الرصيد رقم وتفقيط قبل الجرد بوقت كاف ‪.‬‬
‫اعداد محاضر الجرد باألصناف الموجودة بالدفتر‬
‫صنفا صنفا ‪.‬‬
‫قيد الرصيد الدفترى بمحاضر الجرد ‪.‬‬
‫واجبات أمين المخزن‬
‫قفل دفاتر المخزن عند آخر رصيد باللون األحمر‬
‫وكتابة الرصيد رقم وتفقيط قبل الجرد بوقت كاف ‪.‬‬
‫وضع كارت صنف لكل صنف على حده ‪.‬‬
‫ترتيب األصناف بالمخزن ترتيبا يسهل معه الجرد ‪.‬‬
‫مادة ‪395‬‬
‫تعطى لجنة الجرد اقرار على المحضر ‪ ,‬بأنها‬
‫جردت األصناف المبينة (( بخانة الموجود ))‬
‫جردا فعليا ‪.‬‬
‫وكل جرد يظهر أنه صوريا ‪ ,‬يحاكم عليه أعضاء‬
‫اللجنة المسئولون تأديبيا ‪.‬‬
‫التسليم والتسلم ال يعتبر جردا‬
‫ال يجوز قطعيا ‪ ,‬أن تحل عملية التسليم والتسلم‬
‫بين أمناء المخازن محل الجرد ‪ ,‬بأى حال من‬
‫األحوال ‪ ,‬إال إذا حل ذلك فى وقت الجرد ‪ ,‬أو‬
‫قريبا منه بشرط أن يكون التسليم والتسلم قد تم‬
‫بحضور موظف مسئول يندبه مدير المخازن ‪.‬‬
‫جرد العهد الشخصية‬
‫األصناف المستديمة ‪ ,‬المسلمة عهدة الموظفين‬
‫والمستخدمين ألعمالهم المصلحية ‪ ,‬يكتفى بإقرار‬
‫يعطى منهم ‪ ,‬فى أول كل سنه مالية ‪ ,‬بأن األصناف‬
‫التى بعهدتهم موجودة فعال ‪ ,‬وأنها بحالة جيدة ‪.‬‬
‫وعلى كاتب العهد ان يؤشر على اإلقرارات ‪ ,‬بأن‬
‫األصناف المذكورة بها مطابقة للوارد باستمارات‬
‫العهد الشخصية (( ‪ 10‬م‪.‬ح )) المحفوظة لديه ‪.‬‬
‫التحرى عن اسباب العجز او الزيادة‬
‫يجب ان يعطى المين المخزن الفرصة الكافية‬
‫لتوضيح أسباب االختالف بين ارصدة الجرد الفعلى‬
‫واالرصـــدة الدفترية فى حال وجود اختالف‬
‫بارصدة الجرد لألسباب اآلتية ‪-:‬‬
‫التحرى عن اسباب العجز او الزيادة‬
‫احتمال وجود اماكن اقرب لتخزين الصنف لم يتنبه‬
‫لها القائمون باعمال لجان الجرد ‪.‬‬
‫ربما تكون لجنة الجرد قد اخطأت فى توصيف الصنف‬
‫فيصححها امين المخزن بما له من خبرة فى ذلك ‪.‬‬
‫نقاط تؤخذ فى االعتبار عند بحث اسباب العجز والزيادة من قبل‬
‫لجان الجرد ‪-:‬‬
‫‪ -1‬اعادة فحص القيود الدفترية منذ آخر جرد للتأكد من عدم‬
‫وجود أخطاء حسابية أو تكرار لبعض األذون ‪.‬‬
‫‪ -2‬محاولة اكتشاف ما اذا كان هناك خطأ فى الكميات‬
‫المصروفة باذون الصرف صنف بدل صنف آخر ‪.‬‬
‫‪ -3‬فحص محاضر جرد المخازن االخرى المجاورة ربما يكون‬
‫االختالف فى المخزن االول يوجد ما يساويه عكسيا فى‬
‫المخزن اآلخر ” زيادة صنف – عجز فى نفس الصنف ”‬
‫بمعنى انه ربما يكون الصنف بمخزن اخر بالعجز او الزيادة ‪.‬‬
‫‪ -4‬فحص مستندات ” الخصم – االضافة – االرتجاع ‪. .‬‬
‫‪.‬الخ ”‬
‫‪ -5‬اجراء جرد فعلى اخر بواسطة شخص مسئول ‪.‬‬
‫‪ -6‬سؤال امين المخزن الكتشاف ما اذا ما كان لديه تبريرا‬
‫لهذا األختالف ‪.‬‬
‫‪ -7‬فحص محاضر الجرد السابقة الكتشاف ما اذا كان هناك‬
‫اختالف فى نفس االصناف زيادة فى سنة مساوى لعجز‬
‫فى سنة أخرى ‪.‬‬
‫‪ -8‬مقارنة العجز بالنسب المسموح بها عجزا فى بعض‬
‫االصناف ‪.‬‬
‫التسوية الجردية‬
‫فى حال وجود زيادة ‪:‬‬
‫ـ يتم تحرير كشف الزيادة والعجز( ‪7‬م‪.‬ح ) من واقع محضر الجرد‬
‫( ‪6‬م‪.‬ح ) وبناء على ذلك يتم تحرير اذن اضافة ( ‪1‬م‪.‬ح )‬
‫باألصناف التى وجدت زيادة عند الجرد وتضاف بالدفاتر‬
‫المخزنية ‪.‬‬
‫ـ تقيم االصناف بإذن االضافة وتحتسب بالقيمة الدفترية ‪.‬‬
‫فى حال وجود عجز ‪:‬‬
‫ـ يتم تحرير كشف الزيادة والعجز( ‪7‬م‪.‬ح ) من واقع‬
‫محضر الجرد ( ‪6‬م‪.‬ح ) وبناء على ذلك يتم تحرير‬
‫اذن صرف(‪2‬م‪.‬ح ) باالصناف التى وجدت عجزعند‬
‫الجرد وتضاف بالدفاتر المخزنية ‪.‬‬
‫ـ تقيم االصناف بالقيمة الدفترية او السوقية ايهما اكبر‬
‫مضافا اليها ‪ % 10‬مصاريف ادارية ‪.‬‬
‫ـ يتم ارسال صورة من اذن الصرف ‪ +‬صورة كشف‬
‫الزيادة والعجز الى ادارة الحسابات لقيد القيمة ديون‬
‫مستحقة للحكومة ‪.‬‬
‫الحمد هلل‬
‫اعداد‬
‫محمد عبد المحسن‬