Transcript Stok Düzeyi Analiz Örneği

Akılcı Stok Yönetimi
Kurum Analiz Örnekleri
Ecz. İrem Mühürcü
Stok Yönetimi ve Analiz Şubesi
Hastanelerde Stok Yönetimi;
• Sağlık Bakanlığı; Sağlık Müdürlükleri, Eğitim Araştırma
Hastaneleri, Devlet Hastaneleri, Dal Hastaneleri, İlçe
Hastaneleri,
ADSM
Merkezleri
ve
Bağlı
Üniversite
Hastanelerinden oluşan yaklaşık 1040 kurumu bünyesinde
bulunduran çok büyük bir sağlık hizmeti sunucusudur.
• Kurumlarımızın mali anlamda ayakta kalabilmesi için;
 Stok Koordinasyon Birimleri
 Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileri
 Satın Alma Birimleri
 İhtiyaç Tespit Komisyonları
2
Kurumlarımız Stok Yönetimi bakımından
dört ana başlık altında analiz edilmektedir.
Stok Kayıt Düzeni
Satın Alma Analizi
Stok Analiz
Eşdeğer Kurum Karşılaştırma
3
Stok Kayıt Düzeni (İlgili Mevzuat)
2008/75 sayılı Kurum Stok Kayıtları Genelgemiz
Kurumun bir ay içinde gerçekleştirdiği her türlü stok giriş ve çıkışlarını düzenli
olarak MKYS' ne kaydının yapılması; ay sonu cetvellerinin ertesi ayın 6 sına
kadar saymanlığa bildirilerek TDMS kayıtlarına işlenmesinin sağlanması
17/03/2011 tarih 2776 sayılı yazımız
Kurumlarımızın
aylık
ödenek
tahsis
hesaplamasında
kullanılan
parametrelerden MKYS-TDMS stok kayıt uyumunu sağlayamayan kurumlarda;
halihazırda %1 olarak uygulanan tahsilat kesintisinin %5 e kadar arttırılacağı
belirtilmiştir.
4
MKYS-TDMS Uyum Analizi Örneği
5
•Kurumun MKYS giriş fişlerini 2 ayda bir saymanlığa gönderdiği
•MKYS çıkışlarını düzensiz yaptığı görülmektedir
Stok Analiz (İlgili Mevzuat)
2011/54 sayılı Azami Stok Miktarı Uygulaması Genelgemiz
 İlaç ve tıbbi sarf malzeme alımlarında ürün bazında azami stok miktarı
uygulamasına dikkat edilmesi ve fazla mal kabulünün yapılmaması
Kurum ihtiyaçlarının öncelikle il stok havuzundan veya ihtiyaç/stok fazlası
malzeme bulunan kurumlardan tedarik edilmesi
2010/37 sayılı İhtiyaç Tespit Komisyonları Genelgemiz
İhtiyaç Tespit Komisyonlarının etkin çalıştırılması ve zorunlu olmayan mal
alımının yapılmaması
İEGM Akılcı İlaç Kullanımı Projesi desteklenmeli
Akılcı Stok Yönetimi hedeflenmelidir.
6
Stok Düzeyi Analiz Örneği
İlaç ve Farmakolojik Ürün Fiili Stok Analizi
Olması
Aylık Tüketim Gereken Fiili
Stok Tutarı
Stok
Düzeyi
AY
J SİSTEMİK ANTİENFEKTİFLER
892.788
453.449
2
B KAN VE KAN YAPICI ORGANLAR
187.500
225.757
1
N SİNİR SİSTEMİ
88.153
22.702
68.107
4
R SOLUNUM SİSTEMİ
39.211
10.008
30.025
4
A GASTROİNTESTİNAL KANAL ve
METABOLİZMA
70.449
19.748
59.245
4
TOPLAM
2.947.302 1.116.036
Stok Fazlası
Tutar
20.046
9.186
11.204
3
Olması
Aylık Tüketim Gereken Fiili
Stok Tutarı
Stok
Düzeyi
AY
Stok Fazlası
Tutar
155.723
4
71.791
144.283
STOKSUZ
1
79.146
108.143
22.765
68.294
5
39.849
586.250
376.688
224.017
2
190.787
Medikal Malzeme Fiili Stok Analizi
Fiili Stok
Tutarı
BASİT SARF MALZEMELER
227.515
51.908
79.146
GENEL CERRAHİ MALZEMELERİ
TOPLAM
ORTOPEDİ VE TRAVMATOLOJİ
7
Fiili Stok
Tutarı
•Kurumun İlaç ve Farmakolojik ürünler ve Medikal Malzemeler Genel Toplamında stok düzeyi azami stok
düzeyini aşmamıştır.
•ATC Dal Koduna göre ve Medikal Branş koduna göre incelendiğinde azami stok düzeyini aştığı görülmektedir.
Stok Analiz (İlgili Mevzuat)
2008/42 sayılı Döner Sermaye Kaynaklarından Yapılacak Olan İhalelerde
Uyulması Gereken Usul ve Esaslar Genelgemiz
 Ertesi yıla geçen yüklenme şeklinde sözleşmeye bağlanan alımlarda mümkün
olduğunca teslimatların ve ödemelerin gelecek sene yapılması
4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu
Sözleşme ve ihale dokümanı hükümleri çerçevesinde; mevcut stok, yıl sonuna
kadar duyulacak ihtiyaçlar ve tedarik süreçleri gözetilerek mümkün olduğu
ölçüde (%20’ye kadar ) iş eksilişine gidilip mal kabullerinin azaltılması
8
Yıl Sonu Mal Kabul Örneği
2010 Yılı Aylık Giriş Çıkış Bilgileri
Ay
OCAK
MKYS Devir
MKYS Giren
Satınalma
MKYS Çıkan
Tüketim
MKYS Kalan
908.016
891.711
136.330
1.014.311
266.962
785.416
ŞUBAT
0
377.189
371.536
334.325
294.548
828.280
MART
0
261.767
259.376
384.850
374.747
705.197
NİSAN
0
524.702
508.683
442.999
434.517
786.900
MAYIS
0
285.867
284.714
401.614
377.892
671.153
HAZİRAN
0
673.616
644.628
565.927
506.088
778.841
TEMMUZ
0
646.710
639.865
633.945
593.425
791.606
AĞUSTOS
0
534.019
519.034
581.173
554.094
744.453
EYLÜL
0
420.177
410.646
430.139
388.329
734.491
EKİM
0
632.972
631.975
525.895
467.619
841.568
KASIM
0
545.857
510.673
493.852
418.425
893.573
ARALIK
0
1.004.990
993.932
625.525
552.870
1.273.038
908.016
6.799.578
5.911.392
6.434.556
5.229.516
1.273.038
Genel Toplam
•Kurumun MKYS giriş ortalaması 500 bin civarı iken yıl sonunda ödeme dengesini bozduğu görülmektedir.
9
Satın Alma Analizi (İlgili Mevzuat)
2008/75 sayılı Kurum Stok Kayıtları Genelgemiz
Alımlardan önce yapılacak olan yaklaşık maliyet tespiti çalışmalarına gereken
önem gösterilerek piyasa şartlarına uygun yaklaşık maliyetin belirlenmesi
Yaklaşık maliyet tespitinde piyasa araştırmalarının yanında kurum tarafından
daha önceki yıllarda gerçekleştirilen alım bedelleri ile diğer kurumlarca
gerçekleştirilen alım bedellerinin de dikkate alınması
 Sağlık Bakanlığı İhale Bilgi Sistemi (SBİBS) ve Malzeme Kaynakları Yönetim
Sistemi (MKYS) üzerinden bahse konu satın alınacak mal ve hizmetlerin diğer
kurumlarca gerçekleştirilen satın alma bedellerinin incelenmesi gerekmektedir.
10
Birim Fiyat Analiz Örneği
Barkod
Malzeme
Açıklaması
Ortalama
Fiyat
8699809690233
TAVANIC 500 MG
1 FLAKON
10,72
BARKOD
MALZEME
AÇIKLAMA
Alım
Fiyatı
TAVANIC 500 MG
8699809690233 1 FLAKON
TAVANIC 500 MG
8699809690233 1 FLAKON
TAVANIC 500 MG
8699809690233 1 FLAKON
TAVANIC 500 MG
8699809690233 1 FLAKON
TAVANIC 500 MG
8699809690233 1 FLAKON
Barkod
Malzeme
Açıklaması
8698703339064 CATAJELL
BARKOD
11
MALZEME
AÇIKLAMA
TOPL
SATIN
AM
ALMA
YIL
TUTA
MİKTAR
R
13.50
200
2.700
9.89
200
1.979
8.99
200
1.799
9.50
100
950
9.23
30
277
AY
KURUM
TEDARIKCI
2011
1
DEVLET HASTANESİ
ECZA DE POSU VE İLAÇ PAZ A.Ş
2011
1
DEVLET HASTANESİ
ECZA DE POSU VE İLAÇ PAZ A.Ş
2011
1
DEVLET HASTANESİ
ECZA DE POSU VE İLAÇ PAZ A.Ş
2011
1
DEVLET HASTANESİ
ECZA DE POSU VE İLAÇ PAZ A.Ş
2011
1
DEVLET HASTANESİ
ECZA DE POSU VE İLAÇ PAZ A.Ş
Ortalama
Fiyat
1,76
Alım
Fiyatı
TOPL
SATIN
AM
ALMA
YIL
TUTA
MİKTAR
R
8698703339064 CATAJELL
CATHAJEL 12,5
8698703339064 GR JEL
1.51
1000
1512
2.00
500
999
8698703339064 KATHAJEL
CATHEJEL 12,5
8698703339064 GR JEL
1.19
2000
2376
1.46
250
364,5
8698703339064 LIDOKAINLI JEL
2.11
300
631,8
AY
KURUM
TEDARIKCI
2011
8
DEVLET HASTANESİ
İMEDİKAL TIBBİ CİHAZ VE SANAYİ TİC.LTD.ŞTİ.
2011
8
DEVLET HASTANESİ
İMEDİKAL TIBBİ CİHAZ VE SANAYİ TİC.LTD.ŞTİ
2011
8
DEVLET HASTANESİ
İMEDİKAL TIBBİ CİHAZ VE SANAYİ TİC.LTD.ŞTİ
2011
8
DEVLET HASTANESİ
İMEDİKAL TIBBİ CİHAZ VE SANAYİ TİC.LTD.ŞTİ
2011
8
DEVLET HASTANESİ
İMEDİKAL TIBBİ CİHAZ VE SANAYİ TİC.LTD.ŞTİ
Eşdeğer Kurum Karşılaştırma
Kurumlarımızın Yatan Hasta Başına Maliyet Hesaplanarak birbirleriyle ve
yıllar itibariyle kendi verileriyle mukayese edilmesidir.
Toplam Yatak Sayıları
Toplam Yatan Hasta Sayıları
Toplam Tüketim Miktarları
Toplam Ameliyat Sayıları
Toplam Hekim Sayıları
Kurumlarımızın tıbbi hizmetlerinin kalite ve etkinliği azaltmaksızın verdikleri
hizmeti yükseltmeleri, akılcı stok yönetimi anlayışıyla maliyetlerinin düşürülmesi
amaçlanmaktadır.
12
Eşdeğer Kurum Örneği
Kurum Adı
Yatak Sayısı Uzman Sayısı
Toplam
Muayene
Yatan Hasta
Toplam
Ameliyat
2010 Toplam
Gider
2010 Toplam
Tahakkuk
A Devlet Hastanesi
200
51
538.965
17.374
27.006
24.200.313
22.992.755
B Devlet Hastanesi
250
66
417.551
16.249
24.510
23.289.816
22.354.896
C Devlet Hastanesi
279
41
647.776
19.233
28.282
25.512.007
24.755.810
D Devlet Hastanesi
225
77
779.272
17.227
26.794
23.998.152
22.983.485
MEDİKALYATAN HASTA
BAŞINA
MALİYET
LABORATUARYATAN HASTA
BAŞINA
MALİYET
Kurum Adı
TOPLAMİLAÇ- YATAN
YATAN HASTA
HASTA BAŞINA
BAŞINA
MALİYET
MALİYET
LABORATUARJ01 SİSTEMİK
J02 SİSTEMİK
MUAYENE
ANTİBAKTERİYE ANTİMİKOTİKLE
BAŞINA
LLER
R
MALİYET
A Devlet Hastanesi
270
46
117
107
3
157.291,75
0
B Devlet Hastanesi
322
65
149
96
4
204.902,78
253,77
C Devlet Hastanesi
202
52
84
64
2
160.554,71
77,99
D Devlet Hastanesi
219
53
105
59
1
255.827,25
77,37
•Toplam Giderleri ve Tahakkuk oranları yaklaşık olan benzer kurumların Yatan Hasta Başı
Maliyetlerindeki farklılıklar görülmektedir.
13
MKYS Depo Kayıt Düzeni
08.12.2009 tarihli yazımızda belirtildiği üzere MKYS-HBS entegrasyonun
sağlanarak toplu çıkış yapılmaması
15.01.2010 tarih yazımızda belirtildiği üzere tıbbi malzeme ve ilaçların Barkot,
UBB Barkot, Son Kullanma Tarihi bilgilerinin tam ve eksiksiz girilmesine dikkat
edilmesi
15.08.2011 Tarihli yazımızda belirtildiği üzere İlaç ve Farmakolojik Ürünlerin
girişlerinin adet olacak şekilde yapılması
19.08.2011 tarihli yazımızda belirtildiği üzere Ambarlardan Toplu Çıkış İşlemi
yapılmaması, lüzum görülürse toplu çıkış söz konusu olan Laboratuar, Diyaliz
gibi birimlere Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi atanması
22.08.2011 tarihli yazımızda belirtildiği üzere İlaç ve Tıbbi Sarf Malzemelerin
Yıllık İhtiyaç Miktarı bilgisinin eksiksiz girilmesi
14
Yanlış Depo Kayıt Örnekleri
• Verilerin anlamlı olabilmesi ve sistem altyapısının doğru bir şekilde
çalışabilmesi için MKYS giriş kayıtlarımızın, stok hareketlerimizin doğru
ve güncel olması gereklidir. 3 Yanlış Tüm Doğruyu Götürür !
Taşınır
Malzeme Tanımı
Kodu
150-03-0301-99-06- RONTGEN
04
FILMLERI
150-03-0301-99-11- PROLEN MESH
37
6X11
150-03-03-DIYALIZOR
01-99-17- SELLULOZ
51
(HEMOFAN)
DUAL LUMEN
URETERAL
ACCESS
150-03-03 SHEATH
Ölçü
Birimi
Açıklama
Barkod
Satın
alma
Fiili
Tüketi
Azami
Stok
Stok Yıllık
Stok
m
Stok
Fazlası
Tutar İhtiyaç
Fazlası
Tutarı
Miktarı
Tutarı
ı
RONTGEN FILMI
35X43 CM YESILE
HASSAS STARLIGHT
MARKA
ADET
100.31
568.295
0
PROLEN MESH 6X11
CM
ADET
28.27926.676
0
DIYALIZOR 17L 1,7 M2 ADET
68.69115.289
16.29
3
DUAL LUMEN
URETERAL ACCESS
SHEATH
82700246075
ADET 1
1.674 1.674
0
4
2
0
GMDN
38821
Endoterapi
dilatör, tek
0kullanımlık
UNSPSC
42142700 Üroloji
malzemeleri
2011 YILINDA TOPLU ÇIKIŞ YAPILAN MEDİKAL MALZEMELER
(Özellikle Laboratuar, Diyaliz ve Ameliyathane Birimlerine Ait Malzemeler)
Miktar
Fiyat
Toplam
Bedel
H.FOBİK AKRİL İOL (SENSAR)
330
132
43481
330
43481
1
0
0
CS PGA 1 40MM YUVARLAK
2640
9
23380
2640
23380
1
0
0
990
18
17963
990
17963
1
0
1000
6
6340
1000
6340
1
0
800
7
5910
800
5910
1
0
0 07.07.2011
19-NIS0
2011
19-NIS0
2011
Malzeme
DİYALİZÖR 1,7 M2 TAM SENTETİK
ANTI HIV 1/2 AB
ANTİ HCV AB
15
ÇıkışÇıkış Tutarı Çıkış Sayısı
Stok Stok Tutarı
Tarih
11-NIS2011
28-NIS2011
Medikal Malzeme Depo Kayıt Düzeni
Medikal Malzemelerimiz TİTUBB Projesi kapsamındaki Branş Çalışması ile
sınıflandırılmıştır. Bu yapının sağlıklı kullanılabilmesi için kurumlarımızın MKYS
verilerini taşınır kodu en alt düzeye kadar doğru bir şekilde bildirim yapması
gerekmektedir.
Medikal Malzeme Branş Kodu tablosunda Medikal Malzemeler ve Medikal Sarf
Malzemeler başlığı altında tutarı bilgileri var ise HBYS firmanız ile görüşülüp
eksik gönderilen verilerin tamamlanması sağlanmalıdır.
UBB kaydı aranmayacak ürünler ile ilgili İEGM Tıbbi Cihazlar Yönetmeliği ve
Tıbbi Cihazlar 2010/4 sayılı duyuru yayınlanmıştır. Bu koşullara uymayan bir
ürünün tıbbi amaçla kullanılması uygun değildir.
UBB Barkodu tıbbi cihaz/malzeme ait teknik şartname benzeri bilgileri içerir.
UBB Barkodu aynı olan iki ürün birbirinin tam eşdeğeri olan iki ürün olduğunu
göstermektedir.
Fiyat mukayese etme ve devir işlemlerinde UBB barkodu önemlidir. Her ürüne
ait veri doğru girilmelidir.
16
SUT Gereği;
SUT’ta belirtilen istisnalar hariç olmak üzere Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal
Bilgi Bankasına (TİTUBB) kayıt/bildirim işlemi tamamlanmış olmalıdır.
Kuruma fatura edilen tıbbi malzemelerden TİTUBB kayıt/ bildirim işlemi
tamamlanmamış tıbbi malzeme bedelleri kurumca (SGK) ödenmez.
Kamu İhale Kurumu İhale Sonuç Formu Ekranına eksiksiz ve düzenli
girilinceye kadar Kurumca ödenmez.
SGK Hatalı Girilen İhale Sonuçları hakkında 2011/ Nisan
bulunmaktadır.
tarihli duyuru
SUT Eki EK-5/A-1, EK-5/A-2, EK-5/E ve EK-F listelerin fiyatları geçerlidir ve bu
fiyatlar tavan fiyat fiyat olup üzerinde faturalandırma yapılamaz.
SUT Eki ve listelerinde yer almayan tıbbi malzemeler; Kamu İhale Sonuç
Formu Ekranında son bir yıl içerisinde tespit edilen en düşük 5 fiyatın ortalaması
geri ödeme fiyatı olarak kabul edilmektedir.
17
Aylık Bilgi Notu
• Kurumlarımızın MKYS-TDMS uyumlarını, Fiili Stok Durumları/Stok Düzeyleri,
gerçekleşen Toplam Tüketim Miktarları/Aylık Tüketim Miktarları, Satın alma
yöntemleri/miktarları Kurumsal mail adreslerine Aylık Bilgi Notları halinde
gönderilecektir.
• İş-zekası Kurum Analiz Ekranları geliştirilerek kurumların kendisini takip
etmesi hedeflenmektedir.
.../…/2011
………………………………………………. HASTANESİ
Stok Yönetimi ve Analiz Şubesi
"… Ayı Bilgi Notu "
STOK KAYIT DÜZENİ
2008/75 sayılı Kurum Stok Kayıtları Genelgemiz
*Kurumun bir ay içinde gerçekleştirdiği her türlü stok giriş ve çıkışlarını düzenli olarak MKYS' ne kaydının yapılması; ay sonu cetvellerinin ertesi ayın 6 sına kadar saymanlığa bildirilerek TDMS
kayıtlarına işlenmesinin sağlanması gerekmektedir.
* 17/03/2011 tarih 2776 sayılı yazımızda Kurumlarımızın aylık ödenek tahsis hesaplamasında kullanılan parametrelerden MKYS-TDMS stok kayıt uyumu farkı %20 nin üzerinde olan kurumlarda;
halihazırda %1 olarak uygulanan tahsilat kesintisinin %5 e kadar arttırılacağı belirtilmiştir. Bu hususa dikkat edilmeye devam edilmelidir.
18
Kurum Aylık Bilgi Notu
STOK ANALİZ
2011/54 sayılı Azami Stok Miktarı Uygulaması Genelgemiz
* Mal kabulününde ürün bazında azami stok miktarı uygulaması dikkate alınarak peyderpey yapılması
* Kurum ihtiyaçlarının öncelikle ihtiyaç/stok fazlası malzeme bulunan kurumlardan veya il stok havuzundan tedarik edilmesi
2010/37 sayılı İhtiyaç Tespit Komisyonları Genelgemiz
*İhtiyaç Tespit Komisyonlarının etkin çalıstırılması
2008/70 sayılı Harcamalarda Etkinlik ve Verimlilik Genelgemiz
* Alımlardan önce yapılacak olan yaklaşık maliyet tespiti çalışmalarına gereken önem gösterilerek piyasa şartlarına uygun yaklaşık maliyetin belirlenmesi, yaklaşık maliyet tespitinde piyasa araştırmalarının
yanında kurum tarafından daha önceki yıllarda gerçekleştirilen alım bedelleri ile diğer kurumlarca gerçekleştirilen alım bedellerinin de dikkate alınması, bu amaçla Sağlık Bakanlığı İhale Bilgi Sistemi (SBİBS)
ve Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi (MKYS) üzerinden bahse konu satın alınacak mal ve hizmetlerin diğer kurumlarca gerçekleştirilen satın alma bedellerinin incelenmesi ve gerçekçi bir yaklaşık maliyet
belirlenerek ihalelerin sağlıklı bir şekilde neticelendirilmesi hususuna dikkat edilmesi gerekmektedir.
MKYS Stok Yönetimi
*15.01.2010 tarih yazımızda belirtildiği üzere tıbbi malzeme ve ilaçların Barkod, UBB Barkod, Son Kullanma Tarihi bilgilerinin tam ve eksiksiz girilmesine dikkat edilmesi
*22.08.2011 tarihli yazımızda belirtildiği üzere İlaç ve Tıbbi Sarf Malzemelerin Yıllık İhtiyaç Miktarı bilgilerinin eksiksiz girilmesi
*19.08.2011 tarihli yazımızda belirtildiği üzere Ambarlardan Toplu Çıkış İşlemi yapılmaması, luzüm görülürse toplu çıkış söz konusu olan laboratuvar gibi birimlere Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi atanması
*08.12.2009 sayıllı Malzeme Çıkışları yazımız gereği MKYS- HBS entegrasyonunun sağlanarak toplu çıkışların önüne geçilmesi
19
Dünyada Sağlık
Birleşmiş Milletlerin 1978 yılında Alma Ata Deklarasyonu’nda
“Herkes İçin Sağlık” hedefi konmuştur.
• Amerika Birleşik Devletinde kişi başına düşen sağlık harcaması diğer ülkelere
nazaran iki katı olduğu halde, sigortasız yaşayan elli milyon kişinin yanında, on
milyonlarcası da kapsamı yetersiz sigortayla yetinmek zorunda kalmaktadır.
• Çin de 1998 yılında Temel Sağlık Sigortası olan kişi sayısı 18,78 milyon iken ,
2008 de 200,84 milyona ulaşmıştır.
• Avrupa’da sağlık hizmetlerinin finansmanı ve sunumu hala çok büyük ölçüde
kamu kuruluşları tarafından sağlanmaktadır.
• Türkiye’de kamu sistemi sayesinde vatandaşlarımızın nerdeyse tamamının
sağlık hizmetine erişim imkanı vardır.
Sosyal Sağlık Güvencemizi Koruyoruz
20
Emeğiniz İçin Teşekkürler
•
21
Daha fazla bilgi ve veri için:
–
Stok Yönetimi ve Analiz Şubesi
–
[email protected]
İyi ki Azami Stok Miktarı
Uygulaması Çıkmış
Bu sene işim daha KOLAY