Transcript Elektronisk handel - Varuförsörjningen

HISTORIEN
Femklövern
2004
Tre klövern
1999
1995
VÅRT UPPDRAG
Försörja 5 landsting med förbrukningsvaror
 Skapa avtal, lagerhålla och distribuera
 Frigöra resurser för bättre alternativ
användning
 Aggregerad köpkraft, standardisering
 Behov, Kvalitet och Totalkostnad

HUR STYRS VI?
Gemensam nämnd (politiker) med en ledamot
och ersättare från respektive landsting.
 Policies och styrande dokument i landstinget
Uppsala

FLÖDET
Skapa avtal på
de behov vi
har
Logistik, plocka,
packa och
distribuera
AKTUELL STATUS
Kategori- och
processtyrning
Oväntade förseningar
eller problem
UTMANINGEN?
Samverkan
•Aggregerad köpkraft
•Behov – Kvalitet - Totalkostnad
Köptrohet - Otrohet
•Konkurrenskraftiga avtal
•Avtalsöverlämning
Leveransförmåga
•Stabila leverantörer
•Oväntade förseningar eller problem
Elektronisk handel – direkt leverantör
Varuförsörjningen – enkät och prislista
• Introduktionsmejl.
• Enkätmejl.
• Excelprislistemall med instruktioner.
• Kontrollerad prislista (Pricat) skickas till landstingen.
Landstingen Dalarna, Sörmland, Uppsala,
Västmanland och Örebro – Elektronisk handel
• Landstingen använder Varuförsörjningens prislista.
• Respektive landsting kontaktar leverantören för att komma
överens om hur elektronisk handel ska utformas mellan
köpare och säljare.
• Affärsmeddelanden: Beställning, ordersvar, faktura mm.
• Format: EDI (EDIFACT-format) eller SVE-familjen (XMLformat), enligt SFTI:s standarder.
Varuförsörjningen 2014-10-22
Håkan Häggström
Elektronisk handel – direkt leverantör
En prislista per leverantör och avtal med avtalade artiklar.
Varuförsörjningen
•
•
•
•
•
•
Inhämtar aktuella kontaktuppgifter för leverantören (avtalen,
telefonsamtal).
Skickar enkät till samtliga leverantörer i avtalet. Om ej svar
telefonsamtal.
Begär in prislistor (Excel, ännu inte pricat) enligt Agressos Excelmall.
Kontrollerar prislistan innan inläsning, ber leverantören korrigera
prislistan.
Läser in prislistan i Agresso E-handel för ytterligare kontroll.
Skickar pricat (elektronisk prislista) till landstingen.
De fem landstingen
•
Därefter kontaktar de fem landstingen leverantören för att komma
överens om hur beställning, fakturering osv ska göras.
Elektronisk handel – exempel
Vanlig uppstart av förenklad elektronisk handel
• Leverantören skickar Excelprislista med avtalade artiklar till
Varuförsörjningen.
• Landstinget mejlar pdf-beställning till leverantören.
• Leverantören skickar Svefaktura (e-faktura) till landstinget efter
leverans.
• Landstinget betalar fakturan efter kontroll.
Enkäten
Excelmall prislista
Förfrågningsunderlag
[Arbetsmaterial]
3.3.7 Elektronisk handel
3.3.7.1 Elektronisk faktura
Antagen leverantör ska inom 3 (alternativt 6 månader) från det att respektive köpare så begär
kunna skicka fakturor elektroniskt enligt SFTI affärsprocess Svefaktura. Alternativt andra format
efter överenskommelse mellan köpare och säljare.
3.3.7.2 Elektroniska prislistor
Antagen leverantör ska i samband med avtalstecknande eller när Varuförsörjningen så begär
skicka prislistor enligt excelmall som tillhandahålls av Varuförsörjningen. Excelmallen är anpassad
för inläsning i Agresso e-handelsmodul. Alternativt kan överenskommelse om att sända prislista
PRICAT enligt SFTI ESAP 6 göras.
3.3.7.3 Elektroniska ordrar
Antagen leverantör ska inom 6 månader från att köparen så begär kunna ta emot elektroniska
ordrar, enligt SFTI standarden. Parterna överenskommer om vilken eller vilka av SFTI/ESAP
affärsprocesser respektive affärstransaktioner som ska användas, alternativt om leverantören på
annat sätt kan uppfylla köparens krav på att ta emot elektroniska ordrar som förmedlas via epost eller orderhantering i av köparen anvisad webb-portal.
3.3.7.4 SFTI version
För samtliga elektroniska meddelanden gäller att de ska vara skapade enligt en av SFTI angiven
giltig version (se http://www.sfti.se).
Elektronisk handel enligt SFTI:s standarder
Utförlig information finns på SFTI:s hemsida: www.sfti.se
GS1 är en global standardiseringsorganisation
Läs mer på GS1:s hemsida: www.gs1.se/
Bakgrund, Syfte & Mål
• Från traditionellt inköp/upphandling till strategiskt
upphandlingsarbete
• Behov – kvalitet – lägsta totalkostnad
Processer
• Standardiserat processorienterat arbetssätt
–
–
–
–
–
Upphandling
Avtal
Avvikelse
Logistik
Samverkan
• Kategoriarbete
• Nya processer och delprocesser för ett mer heltäckande
och flödesorienterat arbete
Roller
• Nya roller och tydligare rollfördelning
– Avtalscontroller
– Bättre och mer standardiserad avtalsuppföljning
– Statistik
–
–
–
–
Leverantörer
Beställarstöd
Ekonomisystem
3PL-partner
• Vem köper vad från vem?
• Styrgrupper
• Översyn av rekrytering till referensgrupper
– Rätt medlemmar
– Tvärfunktionella referensgrupper
– Bättre nyttjande av fler nätverk inom landstingen
Upphandlingsenheten
• Upphandlingsgruppen består av
–
–
–
–
–
6 upphandlare
1 avtalscontroller
1 upphandlingschef
6 materialkonsulenter
support
– Stöd av miljökemist, materialkonsulenter, jurist, support
Upphandlingsplan 2015
• Basen består tidigare upphandlade områden
• Nya områden kommer in efter beslut i
Varuförsörjningsnämnden
Högsta kvalitet till lägsta kostnad
Högsta kvalitet till given kostnad
Hälsoekonomiska aspekter
Utvärderingsfråga
Lägsta kostnad till given kvalitet
• 100% pris
• 80-20
• 60-40
• 40-60
• 20-80
• 100% kvalitet
Högsta kvalitet till given kostnad
Upphandlingsplan 2015 - Översikt
Upphandlingsplan 2015 - Översikt
Upphandlingsplan 2015 - Översikt
Upphandlingsplan 2015 - Översikt
Leveranssäkerhet
• I samband med avtalsstart
• Vid ändringar
• Vid leveransstörningar/restningar
Indragning av batcher
• VF får besked från Mediq eller via andra
kanaler (tex MTA), i undantagsfall från
leverantören
• VF kontaktar Mediq som stoppar leveranserna
• Mediq eller VF tar fram kundstatistik
• VF kontaktar berörda kunder
• Kunden skickar produkterna i retur till Mediq
• Mediq krediterar kunden
• Leverantören krediterar Mediq
• VF kan ta leverantören till hjälp för att samla
in/byta ut produkter
Indragning av batcher
• Leverantören informerar VF (UH eller MK)
• Leverantören kontaktar sin kontaktperson på
Mediq som tar fram kundstatistik till
leverantören
• Mediq stoppar leveranserna
• Leverantören kontaktar berörda kunder
– Informerar om indragningen
– Informerar om tillvägagångssättet ?
• Kunderna skickar produkterna i retur till Mediq
• Kreditering eller utbyte?
• Påskrift av bekräftelsen?
Avtalsimplementering
• Normalfallet
– Utställning
– Föreläsning
– VF informerar
Avancerade produkter
• Kräver utbildning av personal
• Organiserat byte
• Hur gör man övergången?