Transcript Direktupphandling av varor och tjänster (arbetsflöde)

Direktupphandling av varor och tjänster
1. Marknadsundersökning
Kontakta flera företag för att få
kunskap om vad marknaden kan
erbjuda.
Kontrollera att varan uppfyller önskad
prestanda (testa ev. varan).
Fråga hur tjänsten utförs.
2. Kravspecifikation
3. Utvärdera anbud
Välj mall för kravspecifikation och avtal
utifrån vad som ska upphandlas.
Kontrollera att anbuden uppfyller ställda
krav och att leverantören:
Redigera mallen och ta bort kommentarer i
högermarginalen.
• angett ett totalpris
• accepterar avtalsmallen,
• har F-skattsedel och betalat skatter
och avgifter.
Skicka kravspecifikation och avtalsmall till
aktuella företag. Skapa konkurrens, skicka
till flera företag (enskilda e-post).
Kontrollera priser, leveranstider m.m.
Om något är oklart, skicka frågor via
e-post och begär skriftliga svar.
Ange ett sista svarsdadum.
Observera att totalkostnaden ej får
överstiga 284 000 kr exkl. moms.
Välj leverantör utifrån bästa prestanda,
bästa pris eller vad som är viktigt.
Skriv en kort motivering till valet.
4. Skriva avtal
5. Leverans och betalning
Redigera den gulmarkerade texten i
avtalsmallen och ta bort
kommentarerna i högermarginalen.
Vara. Kontrollera att allt som beställts (inkl.
dokumentation) ingår i leveransen och är i
oskadat skick.
Alla direktupphandlingar diarieförs.
Skriv ut två exemplar av avtalet som
prefekt/ motsvarande signerar.
Om leverantören ska installera varan, görs en
funktionskontroll. Godkänn inte varan förrän den
uppfyller ställda krav och leverantörens
utfästelser. Se till att ev. utbildning genomförs.
•
•
•
•
Skicka avtalet till leverantören för
underskrift. Begär att ett exemplar
returneras.
Vid import av vetenskaplig utrustning
från länder utanför EU, ansök om
tullfrihet.
Tjänst. Kontrollera att uppdraget är utfört enligt
ställda krav och att ev. dokumentation levererats.
Betalning. Betala inte i förväg. Betala efter
godkänd leverans alt. godkänd funktionskontroll
eller när utförd tjänst är godkänd.
6. Diarieföring och arkivering
Arkivera följande handlingar:
Kravspecifikation och ev. förtydliganden
Vinnande anbud
Motivering till vald leverantör
Signerat avtal