Transcript Bilaga 3 Verksamhetsbeskrivning och kravspecifikation.pdf

Bilaga 3
Sida 1(27)
2010.042/392
Verksamhetsbeskrivning och kravspecifikation
1 Gemensamma beskrivningar och krav
1.1 Grundservice
Sammanfattningsvis omfattar grundservice följande, som skall betalas av Alingsås kommun, inom
respektive verksamhetsområde:
Grundservicen enligt detta förfrågningsunderlag omfattar kost till följande måltider:
(antalsuppgifter samt pedagogisk måltid framgår av bilagorna 3a och 3b)
Barnomsorg (=förskola) frukost, lunch, mellanmål, frukt
Grundskola lunch
Skolbarnomsorg* (=fritids) frukost och mellanmål, frukt (+ lunch vid skolloven)
Gymnasium lunch**
Äldreomsorg frukost, lunch, kaffe, middag, frukt, mellanmål = alla mål
*inkl. KTS (korttidstillsyn särskolan)
** frukost och mellanmål skall erbjudas gymnasieeleverna (eleverna debiteras utan skolans inblandning)
De specifika kraven på produkter och tjänster beskrivs under avsnitt 2 Beskrivningar och krav för
barn- och skolbarnomsorgen, grundskolan och gymnasiet samt avsnitt 3 Beskrivningar och krav för
vård- och äldreomsorgen.
Grundservice gäller årets samtliga dagar för vård- och äldreomsorgen samt 178 dagar för
gymnasieskolan, 176 dagar för grundskolan och ca 220 dagar för barn- samt skolbarnomsorgen.
Till avsnitt 2 Beskrivningar och krav för barn- och skolbarnomsorgen, grundskolan och gymnasiet
finns en underbilaga 3a Beskrivning av barnomsorg mm, där varje enhet finns angiven. Antalet
totalt inskrivna barn/elever, antalet pedagogiska måltider, antal ätande per måltid samt
måltidstiderna framgår av denna bilaga.
Till avsnitt 3 Beskrivningar och krav för vård- och äldreomsorgen finns två underbilagor; 3b
Beskrivning äldreboenden mm och 3c Förutsättningar vid boenden mm, som redovisar vilka
boendeavdelningar som finns, antal boende, måltidstider, avlämningspunkter och gränsdragning
gällande vilken personal som skall göra vad osv. Exakta avlämningspunkter preciseras inför
verksamhetsövertagandet.
Det mest grundläggande kravet som ställs på en blivande leverantör är att den enskilde skall kunna
äta sig mätt och känna sig belåten och stå sig fram tills nästa mål. Den enskilda individen skall själv
bestämma sin portion och dess storlek. Leverantören skall vid varje måltid servera tillräckligt med
mat, vilket innebär att man även skall kunna ta om.
Leverantören ansvarar för externa beställningar (från livsmedelsleverantörer) och skall tillse att det
finns tillräckligt med råvaror och måltidsmängder för verksamheterna. Beställarens personal
kommer att svara för verksamhetens behov (exempelvis hur många som är på plats viss vecka) och
Bilaga 3
Sida 2(27)
2010.042/392
skall i dialog med leverantören hitta rutiner för att säkerställa kostleveranserna (antal luncher,
påfyllnad av frukt och övriga tillbehör osv.). Före avtalsstart skall beställningsrutiner upprättas
mellan beställare och leverantör för att säkerställa att det varken sker över- eller
underbeställningar/leveranser.
Beställaren förbehåller sig rätten att kunna påverka matsedeln för grundservice genom att den skall
godkännas av beställaren innan den är fastställd. På beställarens begäran skall samtliga ingående
ingredienser och tillsatser kunna presenteras.
1.1.1 Pedagogisk måltid
Inom barn- samt skolbarnomsorgen och skolan finns begreppet pedagogisk måltid och detta ingår i
grundservicen och volymer anges i bilaga 6a Anbudspriser.
1.2 Krav på kvalitet och utförande
1.2.1 Styrande dokument
Verksamheten skall bedrivas enligt de mål och riktlinjer och den lagstiftning, som gäller för
området måltidsförsörjning, d.v.s. livsmedelslagstiftning med EG-förordningar, Livsmedelslagen,
Livsmedelsförordningen och övriga relevanta regler och förordningar samt branschspecifika
rekommendationer. Samtliga måltider och menyer inom barnomsorg/skola skall vara planerade och
komponerade enligt Svenska Livsmedelverkets, gällande rekommendationer för barn inom
barnomsorg/skola (Bra mat i skolan resp. Bra mat i förskolan, SLV, år 2007 eller senare). För
gymnasieskolans del skall samma dokument tillämpas för uppdraget, dock med anpassning för äldre
elever (16-20 år). Samtliga måltider och menyer inom äldreomsorgen skall vara planerade och
komponerade enligt de nationella kvalitetskraven f.n. ESS-gruppens rekommendationer (Mat och
näring för sjuka inom vård och omsorg, SLV, 2003 eller senare). I de fall Alingsås kommun ställer
andra krav gäller Alingsås kommuns krav enligt detta förfrågningsunderlag. Vid förändrade råd och
anvisningar skall leverantören anpassa sin verksamhet till dessa senast sex (6) månader efter att de
fastställts.
1.2.2 Övrigt som är underförstått och allmänt vedertaget inom branschen
Villkor, krav och förutsättningar som ej anges i handlingar ingående i denna upphandling men som
är underförstått och allmänt vedertaget inom branschen, skall också ingå i utförande av uppdraget.
Mål för kvaliteten i tjänstens utförande är att samtliga kunder blir nöjda både med matens kvalitet
och kvantitet. Maten skall därför vara säker, tilltalande i både smak, doft och utseende samt
näringsriktig enligt ovanstående gällande rekommendationer.
1.2.3 Kvalitetssystem
Leverantören skall ha metoder och mål som är väl definierade samt kvalitetssystem med mätbara
mål som säkerställer att det finns fungerande rutiner för livsmedelshantering, intern
kvalitetskontroll/säkring och utveckling. Leverantören skall även utöva egentillsyn efter utarbetat
egenkontrollprogram. I Livsmedelslagen (2006:804 eller senare) finns beskrivet vilka
kontrollmoment leverantören är skyldig att utföra och dokumentera. Miljöskyddskontoret utövar
tillsyn av verksamheten såsom lokaler, personal, egenkontroll etc.
Bilaga 3
Sida 3(27)
2010.042/392
1.2.4 Avlämningspunkt
Vid varje enhet finns en definierad avlämningspunkt av matleveransen, med tillhörande tider, vilket
framgår av bilagorna 3a Beskrivning av barnomsorg mm samt 3c Förutsättningar vid boenden mm
(dessa kan komma att förändras under avtalsperioden). Fram till avlämningspunkten har
leverantören det odelade ansvaret för egenkontrollen och därigenom maten och övriga varors
kvalité. Från och med avlämningspunkten har beställaren och beställarens representanter det
odelade ansvaret för egenkontroll och därigenom ansvaret för maten och övriga varors kvalité.
1.2.5 Alternativa och utvecklade måltidskoncept
I nuvarande organisation tillämpas - i allt väsentligt – leverans av varmhållen huvudkomponent i
olika kombinationer med övriga komponenter och tillbehör. Som framgår av bilagorna 3a
Beskrivning av barnomsorg mm samt 3c Förutsättningar vid boenden mm är variationerna stora när
det gäller vad som bereds i de olika mottagnings-, serverings- och avdelningsköken. Inom Alingsås
kommuns pågår en ständig utveckling av formerna för måltider och påverkande faktorer kring
måltiderna. Leverantören skall kontinuerligt samverka med beställaren för utveckling med avseende
på kvalitetsförbättring och kostnadseffektiviserande åtgärder för båda parter. Som leverantör krävs
således ett nära samarbete med beställaren som bygger på engagemang, flexibilitet och innovativt
tänkande. Huvuddelen av åtgärderna som kommer ur detta samarbete skall rymmas inom
grundservice.
När beställaren och leverantören gemensamt kommit fram till förändrade metoder och rutiner, och
att åtgärderna leder till varaktigt lägre kostnader än de som anges i anbudet, skall
kostnadsreduceringen genom förhandling komma såväl leverantör som beställare till del. Se vidare
bilaga 7 Preliminärt avtal.
1.2.6 Vid varmhållning av mat
Leverantören ansvarar för att produktionsresurser och transporter samordnas och planeras. För att
leva upp till målsättningen med att upprätthålla en god kvalitet, höga näringsvärden samt tilltalande
måltider, måste varmhållningstidernas längd begränsas och arbetet med att minimera dessa tider
skall kontinuerligt fortgå.
Leverantören skall inom ramen för sitt egenkontrollprogram regelbundet dokumentera verkliga
varmhållningstider samt kontrollmäta och dokumentera matens temperatur, som ej får understiga
lagstadgade värden. Mätpunkterna för varmhållning är från packning i värmevagnar eller
motsvarande till för respektive enhets angivna serveringstider och avlämningspunkter som framgår
av bilagorna 3a Beskrivning av barnomsorg mm samt 3c Förutsättningar vid boenden mm.
Generellt förekommer det inom uppdraget två alternativa leveransmodeller.
Alternativ ”A”: Alternativet innebär att leverantören har ansvar från tillagning till servering på
tallrik eller i buffé. Med varmhållningstid avses här tiden från ”tillagning” alternativt ”packning” till
servering på tallrik.
Alternativ ”B”: Alternativet innebär att leverantören har ansvar fram till en avlämningspunkt.
Därefter tar beställarens personal över fram till servering på tallrik eller buffé. Med
varmhållningstid avses här tiden från ”packning” till leverans vid definierad avlämningspunkt.
Bilaga 3
Sida 4(27)
2010.042/392
Leveransmodell
A
B
Inkörningsperiod, längst t.o.m.
2010-12-31
120
90
Fr.o.m. 2011-01-01
90
60
1.3 Matsedlar
Leverantören skall med anbudet bifoga exempel på matsedel för de olika målgrupperna, minst en
veckomatsedel per målgrupp.
Målgrupperna är
1) barnomsorg,
2) grundskola inkl. skolbarnomsorg,
3) gymnasium,
4) äldreomsorg.
Med veckomatsedel avses för målgrupperna 1—3 lunchmatsedel, 5 dagar, kompletterad med
frukost- och mellanmål för barnomsorg och skolbarnomsorg.
Med veckomatsedel avses för målgruppen 4 lunch- och middagsmatsedel, 7 dagar.
Övriga krav på matsedlar utvecklas i avsnitt 2 Beskrivningar och krav för barn- och
skolbarnomsorgen, grundskolan och gymnasiet samt avsnitt 3 Beskrivningar och krav för vård- och
äldreomsorgen.
1.4 Produktionsförutsättningar
1.4.1
Kök och produktion
Leveranser skall kunna ske på samtliga av årets ca 365 dagar för äldreomsorgens räkning, ca 178
dagar om året för grundskolan och gymnasiet, samt ca 220 dagar om året för barn- och
skolbarnomsorgen inkl. KTS.
1.4.2 Köken och gränsdragning
Ansvaret för matsalarna innehas av beställaren. Leverantörens personal ansvarar för samtliga
beställningar och tillhandahåller maträtter, råvaror och tillbehör i tillräcklig mängd anpassad efter
respektive enhets förutsättningar och behov. För att leveranserna skall bli rätt måste leverantören
och beställaren gemensamt lägga upp rutiner för hur beställningar rent praktiskt skall fungera.
Inköp av exempelvis förbrukningsmaterial, kemtekniska produkter och övrigt som behövs för
uppdragets fullgörande skall bekostas av leverantören (t.ex. diskmedel och engångsprodukter).
Detta gäller dock inte till avdelningsköken.
1.4.3
Nuvarande kostorganisation/kök
I den befintliga kostorganisationen inom kommunen (Serviceenheten och Alströmergymnasiet)
finns det idag sammanlagt 12 tillagningskök i egen regi, 18 mottagningskök, 38 serveringskök
varav 10 utan bemanning med kostpersonal, samt 37 avdelningskök.
Bilaga 3
Sida 5(27)
2010.042/392
 Sju av tillagningsköken finns i centralorten (Alströmergymnasiet, Östlyckeskolan,
Ängaboskolan, Lendahlsskolan, Brunnsgården, Hagagården samt Tuvegården),
 Två i Sollebrunn (Sollebrunns skola samt Bjärkegården),
 Ett i Långared (Långareds skola),
 Ett i Ödenäs (Ödenäs skola) samt
 Ett i Hemsjö (Hemsjögården).
Idag levereras uteslutande varm mat. Mattransporter från tillagningsköken ombesörjs av externa
transportleverantörer. De mindre enheterna (främst de små förskolorna samt avdelningsköken)
erhåller livsmedel via dagens tillagningskök (mejeri, bröd, frukt osv.) men det förekommer stora
lokala variationer. Övriga enheter (mottagningsköken i huvudsak) beställer idag tillbehör så som
bröd, mejeriprodukter och frukt direkt från grossist.
1.4.4 Tillagningsköket
Med ett tillagningskök menas i detta förfrågningsunderlag att tillagningsköket planerar produktion,
producerar maten och levererar i värmevagnar. Distribution av mat sker idag av kontrakterade
externa leverantörer 1-3 gånger per dag. Ett tillagningskök har förvaringsutrymmen som är
anpassade för dagens produktion. Samtliga tillagningskök serverar idag mat till den enhet där köket
är geografiskt placerat. Ett tillagningskök diskar allt för tillhörande enhet samt värmevagnar för
utskick men variationer förekommer.
1.4.5 Mottagningsköket
I ett mottagningskök, enligt detta förfrågningsunderlag, finns det förvaringsutrymmen anpassade för
enheten som mottagningsköket tillhör. Mottagningsköken genomför salladsberedning samt tillagar
ris, potatis, pasta, gröt och ägg. Ett mottagningskök har även möjlighet att serva de mindre
enheterna som ligger i nära anslutning till köket genom att t.ex. koka gröt, ägg och förbereda
mellanmål. Köken är inte anpassade för matproduktion, huvudkomponenterna ankommer i
värmevagnar. Ett mottagningskök diskar allt utom värmevagnarna men variationer förekommer.
1.4.6 Serverings- och avdelningsköket
I ett serveringskök (benämningen inom barn- och skolbarnomsorgen) och i ett avdelningskök
(benämning inom vård- och äldreomsorgen) bereds i första hand frukost, mellanmål och i viss
utsträckning tillbehör för lunch/middag. Det finns begränsat med förvaringsutrymmen. Huvuddelen
av serveringsköken skall bemannas av leverantören medan avdelningsköken är och kommer att
förbli bemannade av beställarens egen personal inom vård- och omsorgen.
De flesta serveringsköken diskar allt men variationer förekommer. Personal inom barn- och
skolbarnomsorgen ställer disk på serveringsvagn eller motsvarande, enligt överenskomna rutiner på
plats.
På avdelningsköken diskas porslin (för undantag se bilaga 3b). Avdelningsköken ställer tillbaka
kantiner eller motsvarande odiskade i värmevagnarna. M.a.o. så returneras det som står i
värmevagnarna odiskat till leverantören och eget material diskas av vårdpersonalen på avdelningen.
De serverings och avdelningskök som anges i bilagorna 3a samt 3b används idag med motsvarande
funktion.
Bilaga 3
Sida 6(27)
2010.042/392
Vissa serveringskök är ej separata utan inryms i förskoleavdelningens verksamhetslokal.
Samtliga tillagnings-, mottagnings- och serveringskök är i nuläget godkända för
livsmedelshantering enligt Livsmedelslagen (2006:804) eller registrerade enligt LIVSFS 2009:5.
1.5 Personalportion
Leverantören skall erbjuda personalportioner (utöver punkt 1.1.1 Pedagogisk måltid) inom samtliga
enheter, där mat serveras. Rutiner och ekonomisk reglering sköts mellan parterna utan beställarens
medverkan. Pris anges i bilaga 6a Anbudspris (detta pris utvärderas ej). Priset får dock inte
överskrida Skatteverkets aktuella schablonvärde för fri lunch inklusive moms. Prisjustering som
övrig indexbaserad prisjustering.
1.6 Närståendeportion
Närstående till bl.a. de boende inom äldreomsorgen skall kunna beställa närståendeportioner för att
kunna äta tillsammans med den boende. Dessa beställningar bekostas av den boende eller den
ätande och leverantören ansvarar för debitering utan Alingsås kommuns inblandning.
1.7 Specialarrangemang i leverantörens regi
Leverantören kan efter tillstånd från beställaren få möjlighet att genomföra specialarrangemang och
aktiviteter etc. för kunderna inom verksamhetsområdet. Kravet på tillstånd från beställaren baseras
på att aktiviteterna kan komma i konflikt med den verksamhet som bedrivs inom
verksamhetsstället, äventyra säkerhetsaspekter, verksamhetens namn och rykte eller anses orsaka
oacceptabel förslitning av lokaler och materiel. Leverantören skall därför inhämta tillstånd av
beställaren för aktiviteter utanför det som angivits i avtalet.
1.8 Extern försäljning
Leverantören skall i första hand tillgodose kraven på måltiderna inom ramen för grundservice.
Därutöver har leverantören förutsättningar att rikta sig till marknaden för leveranser från köken för
ökad lönsamhet. Alla kök och matsalar är lokaliserade i av beställaren förhyrda lokaler. Av olika
skäl kan tillträdet till lokalerna begränsas, och obehöriga har i regel inte tillåtelse att vistas i
lokalerna. Därför kan en utförare av kostverksamhet inte fritt marknadsföra exempelvis matsalarna
externt. Vid sådana tillfällen måste godkännande/tillstånd inhämtas från beställaren som samordnar
erforderliga samråd inom kommunen före beslut.
Däremot kan köken användas för försäljning till mottagare utanför de av beställaren förhyrda
lokalerna.
1.9 Produktkatalog
Utöver grundservicesortiment skall en produktkatalog finnas där kunden skall kunna beställa
prissatta tjänster, livsmedel och råvaror ur ett begränsat sortiment med tillämpning av
marknadsmässig prissättning. Exempelvis skall de boende inom äldreomsorgen kunna beställa varor
och catering till fester. Detta beställs av kunden och leverantören ansvarar för debitering utan
Alingsås kommuns inblandning.
Bilaga 3
Sida 7(27)
2010.042/392
1.10 Serveringstillstånd
Alingsås kommun ser inga hinder för leverantören att söka serveringstillstånd för försäljning av öl,
vin och sprit men det skall ske i samråd med beställaren.
1.11 Leverantörens information till beställarens enheter
Leverantören har informationsskyldighet till varje enhet om koster, beställningsrutiner, sortiment,
portionsstorlekar, hanteringsanvisningar, hygienkrav etc. Leverantören skall även ansvara för att
dokumentation avseende ovanstående finns tillgänglig för beställaren på sätt som parterna kommer
överens om inför avtalsstart.
1.12 Information om brukarna
Se ”Sekretess”, bilaga 1 Administrativa villkor, punkt 1.11.
1.13 Samverkansformer och kvalitetsuppföljning
Beställaren kräver en kontinuerlig uppföljning på olika nivåer under avtalstiden. Kund och
beställare skall ges möjlighet att kunna påverka och detta skall ske genom forumen avtalsråd,
kvalitetsuppföljningsråd och matråd. De olika rådsformerna specificeras nedan:
1.13.1 Avtalsråd
Avtalsrådet är ett samverkansforum på företagsledningsnivå. Sammankallande är beställaren och
avsikten med avtalsrådet är att samverka kring övergripande och långsiktiga frågor av gemensamt
intresse för parterna. Avtalsrådets möten protokollförs av beställaren och justeras av leverantören.
Normalt kallas till avtalsråd 1—2 ggr/år.
1.13.2 Kvalitetsuppföljningsråd
Kvalitetsuppföljningsrådet är ett samverkansforum på avtalsnivå. Sammankallande är beställaren
och avsikten med kvalitetsuppföljningsrådet är att samverka kring kvalitetsuppföljning,
produktions-, utvecklings- och avtalsfrågor. Beställaren skall informera leverantören om alla viktiga
förutsättningar för verksamheten. Leverantören skall redovisa kvalitetsmätningsresultat, inkomna
synpunkter, inkommen avvikelserapportering samt vidtagna åtgärder. Eventuella synpunkter från
matrådsmöten skall även bemötas och besvaras av leverantören vid dessa tillfällen, om behov finns
beroende på frågeställningens art. Uppföljning av gemensamt beslutade åtgärder redovisas
ömsesidigt och protokollförs. Första mötet ska hållas inom 30 dagar efter avtalsstart för att
kontinuerligt fortgå med högst 35 dagars mellanrum under de sex (6) första månaderna av
avtalstiden. Därefter sammanträder kvalitetsuppföljningsrådet med ca åtta (8) veckors mellanrum.
Kvalitetsuppföljningsrådet kan vid akuta behov sammankallas på beställarens eller leverantörens
begäran. Kvalitetsuppföljningsrådets möten protokollförs av beställaren och justeras av
leverantören.
Vardera parten bär sina egna kostnader i samband med samtliga uppföljningstillfällen.
Bilaga 3
Sida 8(27)
2010.042/392
1.13.3 Matråd
Matråd är ett råd som syftar till att hitta verksamhetsnära lösningar på problem som dyker upp i den
dagliga hanteringen av kosten. Matråd finns inom vård- och äldreomsorgen, skolan samt barn- och
skolbarnomsorgen och formerna för dessa beskrivs i avsnitt 2 Beskrivningar och krav för barn- och
skolbarnomsorgen, grundskolan och gymnasiet samt avsnitt 3 Beskrivningar och krav för vård- och
äldreomsorgen.
1.13.4 Acceptanstester
Genom leverantörens försorg ska acceptanstester i form av enkätundersökningar göras en gång per
termin för berörda skolor samt en gång per år för äldreomsorgen. Med acceptanstester ska
leverantören undersöka i vilken omfattning kunden är nöjd med den mat som serveras samt
måltidernas inramning och trivsel och personalens bemötande. Utformning av frågeställningarna
görs i samverkan med beställaren och resultaten skall presenteras beställaren och dess organisation
enligt överenskommelse.
Resultatet av enkäterna skall uppnå en nivå där minst 65% av de ätande eleverna och minst 75% av
de boende på äldreboenden och de som äter pedagogiska måltider och personalportioner tycker att
maten är bra till mycket bra i en fyragradig skala där bra har den näst högsta nivån. Om
leverantören inte uppnår de nivåer beställaren kräver skall en ny testomgång genomföras inom tre
månader med förbättrat resultat och resultatet skall ha uppnått de krävda nivåerna efter två
testomgångar.
Kontaktpersoner hos leverantören och beställarens kontaktperson inom respektive verksamhet ska
regelbundet informera varandra om kontrollresultat, eventuella åtgärdsprogram, samt gemensamt
verka för en förbättrad kvalitetskontroll. Ansvaret för att detta blir gjort ligger hos leverantören.
1.13.5 Avvikelserapportering
Leverantören skall tillhandahålla ett webb-baserat avvikelserapporteringssystem. Utformning av
rutiner för rapportering, åtgärdande och återredovisning görs efter tilldelningsbeslutet i samverkan
mellan beställaren och leverantören.
Se vidare bilaga 7, Preliminärt avtal.
1.14 Beredskap
1.14.1 Kundtjänst
Leverantören skall ha en representant i telefonberedskap som har verksamhetsansvar, kunskap om
avtalet och mandat att besluta om åtgärder. Representant skall finnas tillgänglig dagligen per telefon
och e-post från kl 0700 till 1700.
1.14.2 Smitta
Vid misstanke eller risk för utbrott av smitta (t.ex. calicivirus/vinterkräksjukan och multiresistenta
bakterier) skall leverantören och beställaren snarast meddela varandras kontaktpersoner för att
undvika smittspridning. Vid risk för smittspridning skall leverantören och beställaren
överenskomma om alternativa beställnings- och leveransmetoder i syfte att begränsa problemet.
Bilaga 3
Sida 9(27)
2010.042/392
Leverantören ansvarar för att ta fram en handlingsplan för att undvika smittspridning. Om normalt
tillämpade metoder och utrustning för distribution av mat inte bedöms tillämpliga på grund av risk
för smittspridning skall samverkan ske med beställarens smittskyddsansvariga. Eventuella krav på
användande av engångsmaterial för distribution av mat kan leda till förhandling om vem som skall
svara för kostnaderna för detta.
1.14.3 Krisberedskap
Leverantören skall ha en verksamhetsbeskrivning och en handlingsplan för krishändelser. Där skall
beskrivas hur verksamheten skall säkerställas vid en kris. Leverantören behöver inte handha eget
vatten men skall kunna hämta vatten i samverkan med Alingsås kommuns resurser så att matlagning
och kostleverans kan ske även vid en kris.
Kortvarigt bortfall (max 4 timmar) av el eller vatten inom delar av Alingsås kommun får inte
innebära att grundservicen uteblir eller bli så begränsad att inte alla kan få mat. Således måste
leverantören upprätthålla en beredskap för detta.
Senast vid avtalets början skall en verksamhetsbeskrivning och en handlingsplan för krishändelser
och smittspridning, skriftligt dokumenterat, överlämnas till beställaren.
1.15 Beställningssystem
Avseende beställningsrutiner för respektive verksamhet se punkterna 2.7.3 Beställningsrutiner och
3.4.3 Beställningsrutiner. Leverantören tillhandahåller beställningssystem i vilket beställning av
måltider och andra produkter ur produktkatalogen kan göras. Beställningar skall även kunna
genomföras via telefon, fax eller e-post. Beställningsfunktionen skall även utformas såsom en
webbapplikation som beställaren kan nå via Internet.
Beställaren använder för närvarande Internet Explorer 7 samt Firefox 3 som webbprogramvara.
Inga programvaror får installeras på beställarens datorer. Leverantören ansvarar för samtliga
installationer såsom uppkoppling av hårdvara och drift för sina egna system. Det får således inte
finnas någon förbindelse till beställarens nätverk. Leverantören måste garantera att ett fungerande
Internetbaserat beställningssystem är tillgängligt inom tre månader från övertagandet av
verksamheten.
Leverantören skall bekosta och genomföra utbildning i beställningssystemet av den personal som
beställaren anger. Denna implementering sker i samråd mellan beställaren och kund. Vid
verksamhetsövergången görs beställningar via telefon, besök och fax. Vid behov skall beställaren
och leverantören i samband med verksamhetsövergången gemensamt utforma ett Service Level
Agreement (SLA) avseende beställningssystemet.
1.16 Miljömål för uppdraget
I Alingsås kommuns interna upphandlingspolicy anges att vid upphandling skall hänsyn tas till
varors och tjänsters miljöpåverkan i enlighet med det av Kommunfullmäktige i Alingsås antagna
handlingsprogram för en hållbar utveckling1.
1
Se www.alingsas.se under Miljö & Natur
Bilaga 3
Sida 10(27)
2010.042/392
Ett av målen är att servera minst 20 % ekologiska livsmedel inom kommunens storköksverksamhet.
Därför skall andelen livsmedel inom kostverksamheten som är producerade med miljö- och etisk
hänsyn öka med minst 2%-enheter varje år. Av Alingsås kommuns totala livsmedelsbudget år 2009
uppgick andelen MSC-, KRAV-, Rättvisemärkta och ekologiska livsmedel till ca 15% till
verksamheterna barnomsorg/skola och ca 2% till äldreomsorgen. Tabell nedan visar minsta andelen
av MSC-, rättvisemärkta och ekologiskt producerade livsmedel som leverantören skall uppnå
respektive år inom respektive verksamhet.
Avstämning kommer att ske årligen per den 31/12, genom leverantörens återrapportering.
År
Skola/omsorg
Vård- och äldreomsorg
2010
16%
4%
2011
17%
6%
2012
19%
8%
2013
21%
10%
2014
22%
12%
1.16.1 Användning av Miljöstyrningsrådets kriterier
Beställaren har valt att använda Miljöstyrningsrådets kriterier för livsmedel, kemisktekniska
produkter, livsmedelsförpackningar samt distribution av färdiga måltider vid kravställning på
leverantören. Se respektive avsnitt nedan. För genetiskt modifierade organismer (GMO) gäller EG
krav, enligt nedan, på rutiner för kontroll, märkning m.m.
1.16.1.1 Livsmedel
När leverantören gör inköp med anledning av uppdraget skall minst de obligatoriska kraven på
leverantören och på varan, i Miljöstyrningsrådets kriteriedokument för livsmedel, användas.
Produktgrupperna inom området livsmedel avser bland andra:






Kriterier för kött, fågel och ägg, alternativ 1; ekologiska produkter
Kriterier för mjölk och mjölkbaserade produkter, alternativ 1; ekologiska produkter
Kriterier för fisk och skaldjur, alternativ 1; produkter som uppfyller kriterier för MSC
Kriterier för frukt och grönt, alternativ 1; ekologiska produkter
Kriterier för bröd, mjöl och gryn, alternativ 1; ekologiska produkter
Kriterier för kaffe, alternativ 1; ekologiskt kaffe
Miljöstyrningsrådets dokument med fullständiga kriterier för olika produktgrupper finns
publicerade på www.msr.se/kriterier/livsmedel. Dokument med senaste versionsnummer eller
publiceringsdatum skall användas. Eventuella avvikelser och skälen därtill ska dokumenteras.
1.16.1.2 Genetiskt modifierade organismer (GMO)
Livsmedel innehållande genetiskt modifierade organismer (GMO) skall inte serveras inom detta
uppdrag. Leverantören skall ha rutiner för att kontrollera att detta inte inträffar.
1.16.1.3 Kemtekniska produkter
De produkter som leverantören använder för huvudsaklig rengöring och disk i utförandet av
uppdraget skall uppfylla Miljöstyrningsrådets kriteriedokument (www.msr.se/kriterier/kemtek) för
Bilaga 3
Sida 11(27)
2010.042/392
kemisktekniska produkter för professionell rengöring. Alternativt skall kriterierna för EU Ecolabel2,
Nordiska Svanen3, Bra Miljöval4 eller motsvarande uppfyllas. Dokument med senaste
versionsnummer eller publiceringsdatum skall användas. Eventuella avvikelser och skälen därtill
ska dokumenteras.
1.16.1.4 Livsmedelsförpackningar
De produkter som leverantören använder för förvaring, servering och leverans av färdiglagad mat
vid utförandet av uppdraget skall uppfylla bestämmelserna i ”förpackningsdirektivet” (direktiv
1994/62/EG om förpackningar och förpackningsavfall med ändringar5) samt Livsmedelsverkets
föreskrifter LIVSFS 2003:2 med senaste ändring och Miljöstyrningsrådets kriterier för
livsmedelsförpackningar (www.msr.se/kriterier/livsforp). Dokument med senaste versionsnummer
eller publiceringsdatum skall användas. Eventuella avvikelser och skälen därtill skall dokumenteras.
1.16.1.5 Distribution av färdiga måltider
De transporttjänster som leverantören använder för distribution/leverans av färdiga måltider vid
utförandet av uppdraget skall uppfylla de obligatoriska kraven (dvs. utförandevillkor för leverans av
livsmedel) i Miljöstyrningsrådets kriterier för distribution av livsmedel. Dokument med senaste
versionsnummer eller publiceringsdatum skall användas. Eventuella avvikelser och skälen därtill
ska dokumenteras.
1.16.2 Uppföljning miljömål
De obligatoriska kraven i Miljöstyrningsrådets kriteriedokument (i tillämpliga delar för respektive
produktområde) för livsmedel, kemtekniska produkter, livsmedelsförpackningar och distribution av
färdiga måltider så som de beskrivs ovan, skall följas upp. Rutiner för kontroll att GMO 6 inte
förekommer skall utvecklas och följas. Efterhand som Miljöstyrningsrådet utvecklar och fastställer
kriterier som har relevans för kostverksamhet skall leverantören anpassa sin verksamhet till dessa
kriterier senast sex (6) månader efter att de fastställts.
2
Kriterierna finns på www.eco-label.com/default.htm
Kriterierna finns på www.svanen.nu
4
Kriterierna finns på www.snf.se
5
Senaste ändring gm direktiv 2004/12/EG
6
GMO; Genmodifierade organismer. Förordning 1830/2003/EG
3
Bilaga 3
Sida 12(27)
2010.042/392
2 Beskrivningar och krav för barn- och skolbarnomsorgen,
grundskolan och gymnasiet
2.1
Beskrivning av verksamheten
I detta avsnitt redovisas vilka förutsättningar som finns och vilka krav som ställs på leverantören
gällande barnomsorgen och skolan. Barnomsorgen delas in i barnomsorg (förskola med barn i
åldrarna 0-5 år) samt skolbarnomsorg (fritidsverksamhet med barn i åldrarna 6-12 år och KTS=
korttidstillsyn för särskoleelever). Med skolan avses grundskolan (F-klass t.o.m. åk 9) samt
gymnasiet.
Grundskolor och förskolor är belägna runt om i hela kommunen, dock saknas högstadium i de södra
kommundelarna. Gymnasieskolan är belägen i centrala Alingsås (adresser se bilaga 3a).
Det mest grundläggande kravet som ställs på en blivande leverantör är att barn och elever skall
kunna äta sig mätta och belåtna och stå sig fram tills nästa mål. Den enskilda individen skall själv
bestämma sin portion och dess storlek. Leverantören skall vid varje måltid servera tillräckligt med
mat, vilket innebär att man även skall kunna ta om när så önskas.
Förskolebarnens åldersvarierande behov måste tillgodoses samt att locka och lägga grunden till nya
smakupplevelser. För skolelever gäller det att främja utvecklingen att våga prova på olika rätter,
acceptera andras val och själva välja portionsstorlek. Det gäller således att hela kedjan från
menyplanering, utveckling av produkten, kvalitetskrav, den profil och utbildning som krävs för
såväl ledning som medarbetarna, svarar upp mot dessa intentioner. Därtill krävs ett serviceorienterat
förhållningssätt gentemot barn, elever och de olika personalkategorierna, grundat på gedigen
kunskap och erfarenhet av måltidsgästernas behov.
2.2
Omfattning
Omfattningen av detta uppdrag framgår i nedanstående tabell Omfattning. För detaljerad
information se bilaga 3a, där antalet pedagogiska måltider anges. Statistiken gällande antalet
inskrivna barn bygger på elev- och barnantal för december 2009. Uppgifterna skall ses som en
vägledning och lämnas utan förbindelse för beställaren. Gällande redan nu kända förestående
förändringar hänvisas till punkt 2.5 Kända förändringar.
Omfattning
Verksamhet
35 förskolor
12 grundskolor inkl. särskola
4 högstadieskolor inkl. särskola
1 gymnasieskola
1 gymnasiesärskola
2.3
Ålder/klass
0-5 år
6-12 år
12-16 år
Antal inskrivna barn/elever
1.640 barn
2.428 elever (inkl. fritids ca 1.000)
1.223 elever (inkl. KTS)
1.380 elever
80 elever
Terminstider
Antalet skoldagar (gymnasium och grundskola) är 178 och antalet verksamhetsdagar inom
Bilaga 3
Sida 13(27)
2010.042/392
barnomsorgen är ca 220. I realiteten skall skollunch serveras 176 dagar per kalenderår för
grundskolan. På gymnasiet serveras lunch för förstaårseleverna dag ett (ej övriga årskurser) samt
studentlunch för studenterna (ej övriga årskurser) sista dagen, vilket innebär 178 dagar på
gymnasiet.
Under skolloven är det verksamhet såväl inom förskolan, skolbarnomsorgen samt KTSverksamheten.
Inom skolbarnomsorgen skall frukost och mellanmål serveras under samtliga verksamhetsdagar
samt lunch då skolan är stängd och inom barnomsorgen skall frukost, lunch samt mellanmål
serveras samtliga verksamhetsdagar.
Särskolorna på Ängaboskolan och Noltorpskolan ingår i fritidsverksamheten på respektive skola
och särskolorna på Nolhagaskolan samt Östlyckeskolan bedriver s.k. KTS-verksamhet, vilket
innebär att verksamheten bedrivs 220 dagar per kalenderår mot dessa skolors övriga elever, som har
178 dagar.
Barn- och skolbarnomsorgens ca 220 dagar beror på hur helgdagarna ligger under ett år. Oavsett
detta håller barnomsorgen stängt vid två tillfällen per termin, vilket innebär att bara några få
måltider skall serveras dessa dagar. Under skolans lovveckor är i regel antalet barn som vistas inom
barn- samt skolbarnomsorgen mer eller mindre reducerat. För att anpassa service och måltider efter
verksamhetens omfattning skall leverantören och beställare gemensamt hitta rutiner för denna
anpassning.
Datum för terminsstart, avslut samt stängningsdagar meddelas leverantören i god tid. I stort sett
gäller samma datum för samtliga enheter inom grundskolan med tillhörande omsorg. Gymnasiets
start- och sluttider avviker något från grundskolans. Generellt gäller att barn- samt
skolbarnomsorgen har öppet samtliga helgfria vardagar under ett kalenderår, förutom vid ovan
nämnda tillfällen (2 ggr per termin) samt under fyra veckor under juli månad, då samtliga enheter
håller helt stängt förutom 1-2 avdelningar i Bjärkeområdet, 1-2 i Alingsås centralort, 1-2 i Västra
Bodarna, Hemsjö eller Ingared (alternerar). De enheter som har sommaröppet skall därmed erhålla
frukost, lunch och mellanmål anpassat efter antalet barn och deras vistelsetider. Inom särskolans
verksamhetsområde finns sommaröppen fritidsverksamhet och KTS-verksamhet på vissa enheter.
2.4
Ätandefrekvens
Bra matvanor med en hög ätandefrekvens leder till ett större välmående och innebär även att
eleverna orkar prestera bättre under hela skoldagen. Ökad ätandefrekvens är därför ett mål för såväl
beställaren som leverantören.
För att öka ätandefrekvensen främst bland elever på högstadium och gymnasium får leverantören
särskild ersättning för ökad ätandefrekvens vid högstadieskolor och gymnasiet enligt modell som
beskrivs i bilaga 7 Preliminärt avtal, punkt 23.3.1 Incitament för ökad ätandefrekvens.
Den genomsnittliga ätandefrekvensen (antalet beställda portioner i förhållande till inskrivna) inom
förskolan är uppskattad till ca 90 % och på grundskolan till ca 87 %. Den antagna ätandefrekvensen
för gymnasiet är 80 %.
Dessa ätandefrekvenser lämnas som en vägledning men utan förbindelse för beställaren förutom
vad som anges i bilaga 7 Preliminärt avtal, punkt 23.3.1 Incitament för ökad ätandefrekvens.
Bilaga 3
Sida 14(27)
2010.042/392
Observera att frekvenserna ovan är ett snitt och varierar mellan enheterna. Därmed måste
leverantören anpassa utbudet för varje enskild enhet.
2.5
Kända förändringar
Följande planerade verksamhetsförändringar är kända för beställaren men kan ännu inte preciseras
noggrannare (jfr. även bilaga 6 Prisförutsättningar).
a. Projektering av en uteförskola pågår där den framtida leveransen skall anpassas till
verksamhetsinriktningen för förskolan och därmed skall maten som levereras anpassas för
denna speciella typ av verksamhet. Plats och tidpunkt är inte fastställt.
b. Dagens förskolepaviljonger skall ersättas av permanenta lösningar (utredning pågår).
c. I Alingsås kommuns nya bostadsområde Stadsskogen planeras etableringen av en ny
förskola och grundskola. Stadsskogens skola och förskola är ännu ej projekterad. Planer
finns att etablera förskoleverksamhet med tre avdelningar (ca 15-20 barn per avdelning)
samt en grundskola med årskurserna förskoleklass t.o.m åk 5 med ca 25 elever per klass.
d. Elever i årskurs 6 inom centralorten (Alingsås) kommer successivt att flyttas över till
högstadieskolorna. Detta innebär att högstadieskolorna Östlyckeskolan samt Nolhagaskolan
kommer att ta emot samtliga elever i årskurs 6 inom centralorten från hösten 2010.
e. KTS-verksamheten kommer, enligt beslut, under 2010 övergå till Socialförvaltningen.
f. Antalet elever inom gymnasieskolan beräknas att successivt minska ner till ca 1000 per år
2016.
2.6
Servering
Grundprincipen för matservering inom barnomsorg/skola skall vara självtagning. De matgäster som
så önskar skall ha rätt till omtag för att alla skall kunna känna sig mätta och belåtna efter måltiden. I
skolan skall det vara bufféservering och inom förskolan skall maten läggas upp i karotter och ställas
på serveringsvagn eller enligt överenskommelse med respektive enhet. Logistik kring
utportionering och servering skall ordnas i samråd med respektive verksamhet utifrån dess
förutsättningar.
2.7
Grundservice och gränsdragning
Grundservice i denna upphandling avser alla angivna måltider oavsett var dessa förbereds och
tillagas och att livsmedelsverkets rekommendationer skall vara styrande för leverantörens uppdrag
avseende skolan, barn- samt skolbarnomsorgen. Avseende diskning se avsnitt 1.4
Produktionsförutsättningar, punkterna 1.4.4 -- 1.4.6.
2.7.1 Undantag och tillägg
All mat som tillreds och serveras skall vara garanterat fri från nötter, mandel, jordnötter, sesamfrön
samt skaldjur och kiwi. Chokladdryck, läsk, sötade krämer, söta soppor, bakverk, godis och glass
skall ej serveras inom skolan och barn- samt skolbarnomsorgen. Mejeriprodukter med tillsatser av
socker och sötningsmedel skall undvikas.
2.7.2 Utbud och matsedlar
Inom barnomsorgen skall det dagligen erbjudas en huvudrätt anpassad till åldersgruppen 0-5 år.
Lunchen inom skolbarnomsorgen, grundskolan och gymnasiet, skall bestå av tre rätter varav ett
vegetariskt alternativ. Grundskolans matsedel skall vara anpassad till barn i åldrarna 6-12 år.
Bilaga 3
Sida 15(27)
2010.042/392
Skolbarnomsorg är fritidsverksamhet med barn i åldrarna 6-12 år. Grundskolans högstadium och
gymnasiet kan ha samma matsedel.
Under perioder av särskild låg beläggning (ex när skolan är stängd) kan utbudet anpassas efter
samråd med beställaren.
Leverantören skall erbjuda en varierad matsedel, anpassad och balanserad i enlighet med
livsmedelsverkets rekommendationer. Matsedlarna skall vara säsongsanpassade med svensk
husmanskost som bas samt med influenser från andra kulturers mattraditioner. Vid högtider skall
någon av de alternativa rätterna stämma överens med svenska mattraditioner.
Det skall finnas minst 6 veckors rullande lunchmatsedlar. En terminsmatsedel presenteras i förväg
till beställaren. Beställaren förbehåller sig rätten att kunna påverka matsedeln genom att den skall
godkännas innan den är fastslagen.
Matsedlarna skall tillhandahållas i digital form (antingen länkas till kommunens hemsida alternativt
mailas). Matsedeln skall kunna skrivas ut (förslagsvis pdf-format). Personalen i köken anslår
terminsmatsedeln på en central plats samt i anslutning till matsalen (överenskommes med
personalen på skolan/förskolan).
På matsedeln skall samtliga lunchalternativ anges. Matsedeln skall vara estetiskt och tilltalande
utformad. Det huvudsakliga innehållet i maträtterna skall tydligt framgå på de tre rätterna i skolan.
På förskolans matsedel skall huvudrätten samt även den alternativa/de alternativa rätterna framgå
(gällande alternativ om så är möjligt). Matsedelsrutiner för frukost och mellanmål upprättas efter
hand.
2.7.3 Beställningsrutiner
Beställningsrutiner enligt detta avsnitt utgör tillämpning av det beställningssystem som beskrivs i
punkt 1.15 Beställningssystem.
För den ordinarie kosten (grundservicen) inom barnomsorg/skola gäller att leverantören har
initiativet att till respektive enhet föreslå det antal portioner av varje maträtt samt övriga leveranser
enligt grundservicen som planeras för aktuell dag/period. Kravet från beställaren är att alla barn och
elever skall kunna äta sig mätta och målsättningen är att ätandefrekvensen successivt skall öka.
Underlag för leverantörens förslag erhålls vid planeringsmöten mellan leverantören och respektive
enhet hos beställaren. Ansvarig vid respektive enhet hos beställaren skall senast sju arbetsdagar före
aktuell dag/period anmäla om det är några ändringar än de av leverantören föreslagna. Om inget
aktivt godkännande lämnats senast fem arbetsdagar enligt ovan skall leverantören betrakta det som
ett så kallat ”tyst godkännande”.
Avbeställning och tilläggsbeställning utöver den ordinarie kosten (exempelvis ur produktkatalog,
särskilda evenemang etc.) skall ske genom beställningssystemet eller enligt särskilda skriftliga
beställningar mellan berörd enhet hos beställaren och leverantören. Beställaren skall kunna
precisera och konkretisera vad den särskilda beställningen omfattar. Leverantören ska verka för att
förkorta framförhållningstiderna under avtalstiden. För avbokningar gäller att om avvikelsen är
större än 5% från godkänd beställning, (planerad eller befarad frånvaro, exempelvis skolresa eller
ökad sjukfrånvaro) skall ansvarig vid respektive enhet utan dröjsmål rapportera detta till
leverantören.
Bilaga 3
Sida 16(27)
2010.042/392
En lista över beställningsansvarig på varje enhet, kommer att överlämnas till leverantören, inför
avtalsstarten.
2.8
Rutiner för frukost och mellanmål för barn- och skolbarnomsorg
Inom barnomsorgen skall barnomsorgspersonalen, i enlighet med upprättade rutiner mellan
beställare och leverantör, plocka fram de varor som leverantören beställt hem, duka (porslin och
bestick hämtas på överenskommen plats), servera barnen och duka av (varor ställs på anvisad plats).
Matbord och stolar torkas av efter behov av barnomsorgspersonalen. Inom skolbarnomsorgen där
leverantören svarar för servering skall leverantören torka av bord under frukost, lunch och
mellanmål samt ställa upp/hänga upp stolar på borden. Variationer förekommer och
överenskommelser träffas och dokumenteras i samband med avtalsstart mellan beställaren och
leverantören. Leverantören diskar samtlig disk. Rutiner skall dock i likhet med ovan
överenskommas och dokumenteras i samband med avtalsstart mellan beställaren och leverantören.
2.8.1 Frukostmålet inom barn- samt skolbarnomsorgen
Frukosten för barn- och skolbarnomsorg skall ingå i denna upphandlings grundservice och följa
Livsmedelverkets rekommendationer. För att frukostens sammansättning skall bli varierad skall
minst tre olika sorters pålägg erbjudas dagligen. De vanligaste påläggen som ost, mjukost, skinka,
korv, och leverpastej skall under en månads tid varieras med exempelvis makrill i tomat, ägg och
kaviar. Gröt som serveras skall varieras mellan minst tre olika sorter under en månads tid.
2.8.2 Mellanmålet inom barn- samt skolbarnomsorgen
Mellanmål skall serveras inom barn- och skolbarnomsorgen samt ingår i grundservice och skall
följa Livsmedelsverkets rekommendationer. Mellanmålets sammansättning skall vara varierad. Vid
planeringen av mellanmålens innehåll skall hänsyn tas till samma dags lunchalternativ. Mellanmål
som serveras skall ej enbart bestå av smörgås, fil/flingor utan även lättare rätter skall serveras som
ryms inom ramen för SLV näringsrekommendationer (se punkt 1.2.1. Styrande dokument) Detta för
att främja barnets och elevens förståelse för varierad kost och ge dem grundkunskaper för att själva
kunna sätta samman ett näringsriktigt mellanmål. Utvecklingen av mellanmålet skall ske i
samarbete med beställaren.
Leverantören ansvarar för frukost och mellanmål inom skolbarnomsorgen. Frukost och mellanmål
serveras i regel i skolans matsal.
2.9
Frukost och mellanmål på gymnasiet
Leverantören skall tillhandahålla frukost och mellanmål för gymnasieeleverna. Frukost och
mellanmål serveras i matsalen.
Frukost och mellanmål skall dock betalas av den enskilda gymnasieeleven hanteras mellan berörda
parter (gymnasieeleven och leverantören). Leverantören skall söka en dialog med eleverna och
representanter för gymnasieskolan, för att på bästa sätt tillmötesgå elevernas önskemål. Utbudet
skall styras åt det nyttiga hållet. Alingsås kommun kan ej garantera att eleverna köper frukost
och/eller mellanmål, vilket i sista änden beror på pris och utbud (idag tillämpas självkostnadspris).
Rutiner kan upprättas i samband med avtalsstart (frukost- och mellanmålstider se bilaga 3a).
Bilaga 3
Sida 17(27)
2010.042/392
Leverantören får använda vendingmaskiner för försäljning av frukost och mellanmål.
Frukost och mellanmål serveras även på en eller två högstadieskolor, där skolan tillsammans med
eleverna har ansvaret. Dessa frukostar och mellanmål ingår inte i denna upphandling och ingår inte i
leverantörens åtaganden. Eventuella tilläggsbeställningar från skolan kan dock komma att ske.
2.10 Rutiner för lunch inom barnomsorgen
Se även 2.7.2 Utbud och matsedlar.
Porslin, bestick och dryck ställs på en serveringsvagn och maten läggs upp i karotter eller
motsvarande precis innan maten skall serveras (se bilaga 3a för serveringstider). Serveringsvagnen
ställs på överenskommen plats och barnomsorgspersonalen ansvarar för servering och dukning.
Efter lunchen dukar barnomsorgspersonalen av och ställer tillbaks porslin och karotter på
serveringsvagnen. Leverantören torkar av matbord och stolar efter lunch.
2.11 Lunchen inom skolbarnomsorg, grundskolan och gymnasium
Se även 2.7.2 Utbud och matsedlar.
Lunchen som serveras skall vara en komplett måltid innehållande huvudrätt, dryck, salladsbord (se
2.11.1 Skolans salladsbord) samt bröd och bordsmargarin.
Maten skall på synligt ställe i anslutning till matsalen presenteras på ett tilltalande sätt, med namn
och ingående ingredienser.
Under perioder av särskilt låg beläggning (ex när skolan är stängd) kan utbudet anpassas efter
samråd med beställaren.
2.11.1 Skolans salladsbord
Det är ett mål att främja elevernas matvanor där grönsaker, frukt och rotfrukter har en central och
framträdande roll. Salladsbordet skall följa Livsmedelsverkets rekommendationer och utbudet skall
varieras dagligen dock skall:
 Vitkål och morot ingå varje dag och utgöra basen i minst två olika sallader.
 Tomat och gurka inte serveras ”rena” utan som dekorationsgrönsaker.
 Alla sallader och dressingar presenteras på ett tilltalande sätt där innehållet tydligt
deklareras.
2.12 Specialkost
Specialkost skall erbjudas de barn, elever och personal som av medicinska, religiösa, etniska eller
av andra skäl behöver specialkost. Leverantören skall ha kapacitet att vid behov anpassa kosten
enligt de regler som gäller för halal, kosher och andra etniska eller religiösa krav. Specialkosten
skall följa den ordinarie matsedeln och eftersträva att likna den mat som de andra barnen och
eleverna äter vilket även gäller frukost och mellanmål. Specialkoster skall kunna beställas i den
utsträckning de förekommer och ingå i grundservice. Beslut om vem som har rätt till specialkost
meddelas av beställaren. I de fall där barn och elever med funktionsnedsättning har behov av
särskilt anpassad kost, är kravet på dialog mellan leverantören, skolan och föräldrarna särskilt
uttalat och det ställer stora krav på engagemang och servicekänsla hos leverantören. Specialkost
skall kunna tillhandahållas med en dags varsel.
Bilaga 3
Sida 18(27)
2010.042/392
Beställningsrutiner för specialkost överenskoms mellan beställare och leverantör i samband med
avtalsstart (se även bilaga 1 Administrativa villkor, punkt 1.11, Sekretess).
På förskolan ansvarar beställarens pedagoger för att rätt barn får rätt kost vid måltiderna. I skolan,
där eleverna serverar sig själva, skall leverantörens personal vara behjälplig så att rätt elev får rätt
kost vid måltiderna men det formella ansvaret ligger hos beställaren. Tydliga rutiner för hantering
av specialkost och tydlig information om specialkostens innehåll skall finnas på synlig plats i
anslutning till matserveringen. Leverantören skall ha tillgång till dietistkompetens när det gäller
tillagning av specialkoster. Leverantören ansvarar för att kosten uppfyller beställarens ställda krav.
Leverantörens egenkontrollprogram skall beskriva rutiner och kompetens inom allergi- och
specialkost.
2.12.1 Historik om olika specialkoster
Grundskolans, barn- samt skolbarnomsorgens registrerade specialkoster (barn och elever kan ha
intolerans/allergi mot mer än ett födoämne) framgår i tabellen nedan. Uppgifterna i tabellen som
baseras på höstterminen 2009 (månad augusti) skall enbart ses som en vägledning för leverantören
och lämnas utan förbindelse. Notera att nedanstående uppgifter utgår från att det bara finns en rätt
och att varje registrerad intolerans då har inneburit krav på specialkost. Det krav som ställs på tre
rätter i detta förfrågningsunderlag bör kunna ge en väsentlig reducering av kravet på specialkost.
Kategorisering av intolerans/allergi
Mjölk (laktos/mjölkprotein)
Fläskkött
Vegetarisk kost
Ägg
Sojaprotein
Gluten
Fisk
Sojalecitin
Spannmål
Diabetiker
Kyckling
Registrerat antal
Förskolan
Skolan
110
71
15
40
22
11
6
9
6
0
0
195
130
50
31
34
25
18
22
4
9
5
2.13 Utflyktsmat
När grundskoleklasser och förskoleavdelningar gör utflykter, kan det innebära att den ordinarie
lunchen eller mellanmålet ersätts med utflyktsmat, som ofta äts utomhus.
Utflyktsmaten skall anpassas till att ätas under enklare förhållanden samt förpackas så att den lätt
kan bäras med. Utflyktsmat skall beställas med en veckas framförhållning. Maträtterna skall kunna
ätas kalla eller varma, vilket dock klarläggs i samband med beställning.
Utflyktslunchen/mellanmålet skall ge samma energi och näring som en vanlig lunch/mellanmål. Det
skall finnas minst fem stående alternativ av utflyktsmat att välja mellan och skall ingå i
Bilaga 3
Sida 19(27)
2010.042/392
grundservicen. Även vid beställning av utflyktsmat skall behovet av specialkost tillgodoses.
2.14 Särskilda tillfällen
På gymnasiet serveras årligen en studentlunch som innebär en lunch av festligare slag. En sådan
måltid skall serveras vid varje studentillfälle. Planering inför studentlunchen görs i samråd mellan
leverantören och beställaren (tid, volym, innehåll osv.). Denna lunch skall ingå i grundservicen. Vid
detta tillfälle ingår att borden skall dukas festligt inkl. vit duk.
Leverantören skall i gemensam planering med grundskolornas matråd och kvalitetsråd arbeta med
teman och liknande projekt, för att göra utbudet så spännande och varierat som möjligt. Det är
önskvärt att i vissa hänseenden exempelvis kunna knyta an ett visst tema i undervisningen. Ett tema
per termin, där leverantören deltar i planeringsarbetet och genomförandet skall ingå i grundservice.
Ytterligare enstaka teman skall vara möjliga att köpa som enhetsvisa tillval och leverantören skall
på förfrågan och egen anmodan kunna erbjuda offert samt förslag på praktisk lösning.
2.15 Matråd
Se även 1.13 Samverkansformer och kvalitetsuppföljning.
2.15.1 Matråd förskola
Leverantören skall delta i ett av beställaren områdesvis bildat matråd. Matråden för förskolorna
sammankallas genom förskoleenhets försorg och utgörs av representanter från förskolorna,
leverantören och vid behov beställaren. Matråden för förskolorna sammanträder normalt ca en gång
per termin eller vid behov, och tar upp frågor om matsedel, miljöfrågor och andra frågor som rör
verksamheten. Matrådens möten protokollförs av förskoleenheten och justeras av leverantören.
2.15.2 Matråd i grundskola/skolomsorgsverksamhet/gymnasium
Leverantören skall delta i ett av respektive skola bildat matråd. Matrådet sammanträder normalt 1-2
ggr per termin, och tar upp frågor om matsedel, miljöfrågor och andra frågor som rör verksamheten.
För matråden gäller elevdominans och deltagare är elever utsedda till matrådsrepresentanter samt
lärare eller annan utsedd personal, representant för leverantören och vid behov andra enheter ur
Alingsås kommun. Sammankallande till matråd är skolenheten. Matrådens möten protokollförs av
skolenheten och justeras av leverantören och elevrepresentant. Dessa frågor kan på vissa enheter
ingå i elevrådets arbete.
Frågeställningar av vidare karaktär som berör avtalet mellan beställaren och leverantören i stort så
som synpunkter på befintliga menyer, önskemål om nya maträtter, önskemål om större variation
osv. skall samlas in och behandlas på regelbundet återkommande kvalitetsuppföljningsråd (se 1.13.2
Kvalitetsuppföljningsråd). Det är av stor vikt av barns och elevers synpunkter tas på allvar och
bemöts professionellt.
Bilaga 3
Sida 20(27)
2010.042/392
2.16 Skolmjölkstöd7
Det skolmjölkstöd som regleras genom EG förordning och Jordbruksverkets föreskrifter är en
gemensam angelägenhet för beställaren och leverantören. I denna upphandling ansvarar
leverantören för ansökningsförfarandet till Jordbruksverket och Jordbruksverket betalar ut stödet
direkt till leverantören, som sedan redovisar detta till kommunen8. Stödet tillfaller således
leverantören som inberäknar detta i anbudspriserna.
7
(Rådets förordning (EG) nr 1234/2007 av den 22 oktober 2007. Kommissionens förordning (EG) nr 657/2008 av den 10 juli 2008,
Tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EG) nr 1234/2007. Förordning (1999:1148) om EG:s förordningar om
jordbruksprodukter. Statens jordbruksverks föreskrifter (SJVFS 1994:257) om stöd för mjölk och vissa mjölkprodukter till skolelever.
Statens jordbruksverks föreskrifter (SJVFS 2008:61) om stöd för mjölk och vissa mjölkprodukter till skolelever. )
8
Källa Jordbruksverket Ann-Christin Anehagen 036 - 15 59 54, [email protected].
Bilaga 3
Sida 21(27)
2010.042/392
3 Beskrivningar och krav för vård- och äldreomsorgen
3.1 Beskrivning av verksamheten
Äldreomsorgen i Alingsås kommun arbetar för att de äldre, med hjälp av stöd i olika former, ska
kunna bo kvar i det egna hemmet i sin närmiljö, så långt det är möjligt och kunna känna sig trygga
och säkra. När behovet av vård och omsorg blir så stort, att det inte längre känns tryggt och säkert
hemma erbjuds särskilt boende. Dessutom finns ett antal trygghetsboenden i kommunen som ej
berörs av denna upphandling.
God och näringsrik mat är nödvändig för oss alla för att vi skall må bra oavsett om vi är unga eller
gamla. Vacker och njutbar mat i trevligt sällskap bidrar till god livskvalitet. På äldre dagar blir
maten och måltiderna ännu viktigare då det för många är dagens huvudsakliga glädjeämne. Därmed
är dialog och flexibilitet viktigt i förhållandet mellan leverantören, beställaren, vårdföreträdare och
de boende. Med hänsyn till ovanstående är det viktigt att vald leverantör inser värdet och betydelsen
av ett gott bemötande, att ge service, kvalitet och omtanke som tydligt sätter de boende och deras
behov i centrum. Det gäller således att hela kedjan från menyplanering, utveckling av produkten,
kvalitetskrav och den profil och utbildning som krävs för så väl ledning som medarbetarna svarar
upp mot dessa intentioner. Därtill krävs ett serviceorienterat förhållningssätt gentemot de boende,
deras anhöriga och de olika personalkategorierna grundat på gedigen kunskap och erfarenhet av
måltidsgästernas varierade behov.
Mat och dryck skall vara av god kvalitet, välsmakande och vald med hänsyn till den breda
målgruppen. Kosten för de äldre skall så långt som möjligt anpassas efter den boendes behov och
önskemål. Det är viktigt att de boende kan ha rimlig valfrihet och kan få den mat de tycker om och
är vana vid.
3.2 Omfattning
I Alingsås kommun finns det elva äldreboenden (ca 462 platser, varav 23 stängda idag) i varierande
storlekar, fördelade över hela kommunen, varav ett boende är korttidsboende och
rehabiliteringscentrum (se även bilaga 3b). De olika boendeformerna är gruppbostäder där mellan
6-10 personer bor, serviceboende där de boende har lägenheter om ett- eller två rum och kök samt
boenden för 16 personer med mindre rum utan kokmöjligheter. Två boenden är under upphandling
och skall vara i privat drift från slutet av 2010. Äldreomsorgen är indelad i fem geografiska
områden där särskilda boenden och hemtjänst finns. Det finns fem stora äldregårdar varav tre finns
centralt i Alingsås; Brunnsgården, Hagagården och Tuvegården. Hemsjögården och Bjärkegården är
belägna i ytterområdena i Alingsås. Boendet Ginstgården med 24 platser är belägen i centrala
Alingsås, men drivs idag på entreprenad och ingår inte i denna upphandling.
De flesta boende på äldregårdarna har heldygnsomsorg som innebär frukost, lunch, mellanmål och
middag. De boende skall kunna känna sig mätta och belåtna efter varje måltid.
Leverantören skall tillhandahålla dygnets samtliga måltider i form av dels färdiga måltider (främst
lunch och middag) och dels ingredienser till övriga måltider. Leverantören skall servera det verkliga
Bilaga 3
Sida 22(27)
2010.042/392
behovet, vare sig det under- eller överstiger den angivna kvantiteten. På boendet skall de boende
eller personalen kunna välja när måltiderna serveras och det ser olika ut på olika boenden (jämför
bilaga 3b).
3.3 Kända förändringar
Inom Alingsås kommuns vård- och äldreomsorg pågår en ständig utveckling av formerna för
måltider och påverkande faktorer kring måltiderna. Anbudsgivare skall därför vara medveten om att
som leverantör krävs ett nära samarbete med beställaren som bygger på engagemang, flexibilitet
och innovativt tänkande. Huvuddelen av åtgärderna som kommer ur detta samarbete skall rymmas
inom grundservice.
3.3.1 Kaptenen och Ängabogården
Vård- och äldreomsorgsnämnden i Alingsås kommun har beslutat att driften av Kaptenens och
Ängabogårdens äldregårdar skall upphandlas. Det innebär att dessa kommer övergå i extern drift
under 2010. Ansvaret för kostverksamhet kommer att ingå i upphandlingen. Förändringen innebär
att leverantören levererar mat till Ängabogården och Kaptenen tills ny leverantör tar över driften.
Driftsstarten planeras till 2010-10-01 och kostuppdraget för enheterna Ängabo och Kaptenen, enligt
detta förfrågningsunderlag, upphör per 2010-09-30. Leverantören skall i sitt pris (se bilaga 6
Prisförutsättningar och 6a Anbudspriser) separera två poster, där den ena avser Kaptenen och den
andra Ängabogården. Dessa poster utgår (i motsvarande tolftedelar) fr.o.m. det datum som
kostuppdraget för berörda enheter upphör.
3.3.2 Införande av kyld mat
Inom vård- och äldreomsorgsförvaltningen pågår en utredning om möjligheten att helt eller delvis
införa kyld mat på äldregårdarna Kvarnbacken, Noltorpsgården och Brunnen. Innebörden av detta
är att vård- och äldreomsorgen övertar hanteringen (uppvärmning) av måltiderna för dessa
äldregårdar samt att transporterna blir färre.
I detta anbud skall ingen hänsyn tas till detta men förutsättningarna enligt punkt 1.2.5 Alternativa
och utvecklade måltidskoncept skall gälla under avtalstiden.
3.4 Grundservice och gränsdragning
Grundservice i denna upphandling avser alla angivna måltider oavsett var dessa förbereds och
tillagas och att livsmedelsverkets rekommendationer skall vara styrande för leverantörens uppdrag
avseende leveranser till äldreomsorgen.
3.4.1 Undantag: Näringsdrycker och nutritionspreparat
Alingsås kommun har avtal för näringsdrycker och nutritionspreparat och ingår tillsvidare inte i
leverantörens åtaganden.
3.4.2 Utbud och matsedlar
Samtliga måltider och menyer inom äldreomsorgen skall vara planerade och komponerade enligt de
nationella kvalitetskraven som anges i punkt 1.2.1 Styrande dokument. Matsedlar skall finnas för
samtliga måltider inom äldreomsorgen. Matsedlarna skall vara utformade på ett estetiskt tilltalande,
aptitretande och lockande sätt. Det huvudsakliga innehållet i maträtten skall dock tydligt framgå av
namnet.
Bilaga 3
Sida 23(27)
2010.042/392
Alla kosttyper och konsistensanpassningar, samt specialkoster skall så långt som möjligt följa den
ordinarie matsedeln. Tydlig information och märkning om vad samtliga maträtterna innehåller skall
finnas tillgänglig. Matsedeln skall även vara tryckt i stor stil för att vara tillgänglig för personer med
nedsatt syn och distribueras till samtliga verksamheter. Matsedlar skall distribueras till beställaren
för webbpublikation i utskriftsvänligt format.
Leverantören skall erbjuda varierad och välbalanserad 10-veckors rullande lunch- och
middagsmatsedel som är näringsberäknad och sammansatt utifrån i förfrågningsunderlagets angivna
krav. Måltiderna skall vara varierade utifrån traditioner som skiljer på vardagsmat och helgmat,
högtider som jul, påsk och midsommar samt sträva efter ett traditionellt årstidsanpassat råvaruval.
3.4.3 Beställningsrutiner
Respektive äldregård har initiativet att till leverantören insända beställning avseende kosten
(grundservicen) för respektive enskild boende senast fem dagar före aktuell dag. Av beställningen
skall framgå alternativrätt, behov av specialkost, tillägg etc. Kravet från beställaren är att varje
enskild boende skall kunna äta sig mätt.
Avbeställning och tilläggsbeställning utöver den ordinarie kosten (exempelvis ur produktkatalog,
enskilda önskemål, särskilda evenemang etc.) skall ske genom beställningssystemet eller enligt
särskilda skriftliga beställningar mellan berörd enhet hos beställaren och leverantören.
Tilläggsbeställningen skall vara leverantören tillhanda senast sju (7) dagar före beställt
leveransdatum. Beställaren skall säkerställa kvalitet i beställningsrutinen genom att bland annat
förse leverantören med förteckningar över beställningsberättigade medarbetare.
Beställaren och leverantören skall innan startdagen gemensamt utarbeta rutiner för att:
 dels säkerställa att alla boende alltid får rätt och lämplig mat oavsett om det varit
möjligt att beställa enligt normalrutin eller ej, och
 dels kunna avbeställa måltid i ett sent skede pga exempelvis sjukdom eller flytt.
 dels upprätta beställningsrutiner för att säkerställa att det varken sker över- eller
underbeställningar/leveranser av varor utöver färdiga måltider (punkt 1.1
Grundservice).
Leverantören skall verka för att förkorta framförhållningstiderna under avtalstiden.
3.5 Rutiner för frukost, lunch, middag och mellanmål
Se även punkt 1.2.1 Styrande dokument.
3.5.1 Frukost
Se även bilaga 3c.
De äldre skall utifrån ett varierat frukostutbud kunna välja vad de vill äta till frukost. I tabellen
nedan anges exempel på ett sådant urval.
Exempel på mellanmål och frukost:
Minst fyra olika alternativ skall erbjudas med en variation av hårt-,
Bröd
mjukt-, ljust-, grovt- och fiberrikt bröd.
Minst tre olika alternativ av fil och yoghurt (naturell samt
Mejeriprodukter
Bilaga 3
Sida 24(27)
2010.042/392
smaksatt) skall erbjudas med olika fetthalter.
Av spannmålsprodukter skall ett varierat utbud erbjudas, så som
Gröt/flingor/välling
molino-, rågmjöls-, risgryns-, mannagryns- och havregryns gröt.
Välling, flingor och müsli.
Ett varierat utbud av ost och köttpålägg skall erbjudas. Minst två
Pålägg
alternativa ostar (stark och mild) samt minst fyra köttalternativ
exempelvis skinka, prickig korv, kalvkorv och leverpastej.
Kokt ägg och minst tre alternativ av sillinläggningar.
Kokt ägg, sill
Mjölk, kaffe, te, choklad och juicer (apelsin, äpple och tranbär).
Dryck
Bordsmargarin till bröd i olika fetthalt (ex 40% respektive 80%),
Tillbehör
olika marmelad, sylt, russin, torkad frukt och kaviar.
Dekorationsgrönsaker exempelvis paprika, tomat och gurka skall
Grönsaker
erbjudas. Frukt och bär skall erbjudas som variation.
Ersättning/komplement Provivaprodukter och delikatessyoghurt skall kunna beställas som
ersättning till frukost/mellanmål, i begränsad omfattning till de
som så behöver.
Kaffebröd, skorpor, kex, nyponsoppa, fruktsoppor, kräm, glass
Övrigt, som
m.m.
komplement till
mellanmål
Beställningsrutiner upprättas mellan leverantören och beställaren inför avtalsstart. Utbudet enligt
ovan skall utvecklas i samråd mellan leverantören och beställaren samt i följsamhet med branschens
utveckling.
3.5.2 Lunchen och middagen
Två alternativa maträtter skall erbjudas dagligen vid lunch och middag. Beställaren ser mycket
positivt på att i framtiden, tillsammans med leverantören, utveckla möjligheten för ökad valfrihet
vid lunch och middag.
Lunchen
Lunchen skall följa svenska traditioner. Två alternativa maträtter skall finnas att välja mellan vid
varje lunchmåltid, där det ena alternativet skall ha betoning på svensk husmanskost. När det ena
alternativet är en fiskrätt bör det andra alternativet vara en kötträtt. För att öka valfriheten för de
boende, skall det vara möjligt att välja mellan potatis, potatismos, pasta och ris när det är lämpligt i
förhållande till den serverade måltiden (3-4 gånger per vecka). Dessert skall ingå som en del av
lunchen. Enbart färsk frukt skall ej serveras som dessert. Desserten som serveras skall vara
anpassad till måltiden. När soppa serveras bör en stadig dessert serveras. Bordsmargarin, bröd,
dryck (mineralvatten, lättöl, mjölk med olika fetthalter samt måltidsdryck) skall ingå i lunchen men
ej ingå i näringsberäkningen.
Middagen
Middagsmålets rätter skall anpassas efter valet av lunch (komplettera) och vara väl avvägda för att
inte upplevas mäktiga då de boendes matlust inte alltid är så stor på kvällen. Det ena alternativet
kan då vara av lättare slag. Det skall vara möjligt att välja mellan potatis, potatismos, pasta och ris
när det är lämpligt i förhållande till den serverade måltiden (3-4 gånger per vecka).
Bilaga 3
Sida 25(27)
2010.042/392
Bordsmargarin, bröd, dryck (mineralvatten, lättöl, mjölk med olika fetthalter samt måltidsdryck)
skall ingå i middagen men ej ingå i näringsberäkningen.
3.5.3 Mellanmål
Mellanmålen serveras två till tre gånger per dygn och på olika tider beroende av när de övriga
måltiderna serveras utifrån respektive verksamhets förutsättningar och behov. De kan serveras tidigt
på morgonen till dem som vaknar tidigt, sent på kvällen eller under natten till dem som vaknar då.
Som regel serveras mellanmålen på förmiddag, eftermiddag och kväll eller natt. Till vissa måltider
serveras kaffe, upp till 3-4 gånger per dag. Vårdpersonalen tillreder de mellanmål som serveras och
varorna till dessa beställas från leverantören. Beställningsrutiner för detta skall utvecklas enligt
3.4.3 Beställningsrutiner.
Exempel på mellanmål kan vara smörgåsar, yoghurt, bär, nyponsoppa, saftsoppa, fruktsallad,
kaffebröd och glass (se även exempel på varor punkt 3.5.1 Frukost). Samtliga mellanmål och
servering av kaffe ingår i grundservice.
3.6 Matens näringsvärde och energiinnehåll
Med stigande ålder minskar energibehovet men behovet av näringsämnen är i stort sett oförändrat.
Detta ställer krav på hög näringstäthet. Näringsinnehåll och kvalitet skall som minimum motsvara
de rekommendationer och normer beträffande mat för äldre som anges i punkt 1.2.1 Styrande
dokument.
Leverantören skall tillhandahålla:
SNR-kost
A-kost - I näringsberäkningen på en A-kost lunch/middag skall ej bröd, smör och måltidsdryck
ingå.
E-kost - Lämpliga livsmedel som i första hand skall användas för berikning är:
vispgrädde, creme fraiche, gräddfil, standardmjölk/fil, smör/margarin (80% fetthalt), olja,
majonnäs och äggrätter. Energi- och proteinpulver används i andra hand.
Näringsdrycker skall ej ingå som del av måltid.
Specialkoster – Exempelvis fettreducerad och dialyskost, se även punkt 3.7 Specialkoster .
Den generella maten som serveras inom beställarens äldreboenden skall motsvara A-kost och vara
beräknad på 9 MJ om ej annat anges eller beställs.
Måltidsordningen för den generella A-kosten skall vara fördelad enligt följande:
Måltid
Frukost
Lunch
Middag
Mellanmål
Procentuell fördelning av totalt energiinnehåll
20-25%
30%
25-30%
15-25% (fördelat på 2-3 tillfällen)
3.7 Specialkoster
Specialkost skall erbjudas de boende som av medicinska, religiösa, etniska eller andra skäl ej kan
äta den mat som serveras. Bland annat skall leverantören ha kapacitet att vid behov anpassa kosten
enligt de regler som gäller för halal, kosher och andra etniska eller religiösa krav. Specialkost skall
Bilaga 3
Sida 26(27)
2010.042/392
kunna beställas i den utsträckning de förekommer och ingår i grundservice. Specialkoster skall
tillhandahållas enligt punkt 1.2.1 Styrande dokument. Beslut om vem som har behov av specialkost
och konsistensanpassning hanteras av beställaren utsedd patientansvarig sjuksköterska. I de fall där
de boende har behov av särskilt anpassad kost, är dialogen viktig mellan berörda. Specialkost skall
serveras på ett estetiskt, tilltalande och aptitretande sätt samt kunna levereras i olika konsistenser.
Specialkost skall, så långt som möjligt, likna den övriga maten som serveras. Avvikelse accepteras
för den vegetariska matsedeln.
Tydlig information och märkning om vad specialkosten innehåller skall finnas tillgänglig i
anslutning vid servering eller på eventuell portionsförpackning. Leverantören skall ha tillgång till
dietistkompetens när det gäller tillagning av specialkoster. Specialkost skall kunna tillhandahållas
med en dags varsel.
3.8 Konsistensanpassning
Hela eller delar av måltiden skall vid behov kunna konsistensanpassas. Konsistensanpassad kost
skall serveras på ett estetiskt, tilltalande och aptitretande sätt. Det är önskvärt att det går att
konsistensanpassa hela eller delar av måltiden. Alla kosttyper, specialkost och maträtter på den
ordinarie matsedeln som serveras skall kunna fås konsistensanpassade enligt nedanstående
konsistenstrappa och ingår i grundservicen:
Lättuggat, hackat Minus helt kött, i övrigt normal konsistens, eventuellt delad i mindre
bitar.
Mjuk slät, kort och sammanhållande konsistens, typ omelett. Kan ätas
Timbalkost
med gaffel eller sked.
Mjuk och hal mat, typ fromage. Kan ätas med gaffel eller sked.
Gelé
Slät och rinnande, typ tomatsoppa. Rinner av skeden. Kan ej ätas med
Flytande
gaffel.
Slät och trögflytande, typ gräddfil. Droppar från skeden men kan ej ätas
Tjockflytande
med gaffel.
Beställningsrutiner för ovanstående anpassas efter behov och i samråd mellan leverantör och
beställare.
3.9 Önskekost
Önskekost skall kunna erbjudas och kan exempelvis vara glass, bär, buljong, kräm, blodpudding.
Önskekost är sällan förekommande men skall ingå i grundservicen och kommer främst att
efterfrågas i samband med sjukdom eller vård i livets slutskede. Önskekost serveras i utbyte mot
ordinarie kost och ingår i grundservice.
3.10 Särskilda behov
Det skall finnas möjlighet att kunna erbjuda de boende alternativa rätter av enklare art, så som olika
soppor (exempelvis vid tillfällig sjukdom). Vid akuta händelser, exempelvis då magsjuka finns på
avdelningen och när någon boende tillfälligt har nedsatt hälsa, skall det finnas möjlighet att samma
dag kunna byta ut dagens mat till soppa, buljong eller liknande utan extra kostnad.
Bilaga 3
Sida 27(27)
2010.042/392
Om en boende vistats längre tid på sjukhus och inte beställt lunch och middag enligt
överenskommelse, skall den boendes lunch och middag samma dag kunna kompletteras utanför
gällande beställningsrutin.
3.11 Extra tillfällen
Vid några tillfällen under året ordnar äldreboendet egna aktiviteter, exempelvis gemensam
matlagning, kaffe eller fester. Möjlighet skall finnas för verksamheten att göra en tillfällig
förändring och ges möjlighet att byta ut färdig mat mot råvaror som tillagas av verksamheten utan
extra kostnad. Exempelvis kan det handla om midsommarfester, grillning av korv och dylikt. Detta
skall ingå i grundservicen.
3.12 Matråd
Se även 1.13 Samverkansformer och kvalitetsuppföljning.
Leverantören skall delta i av respektive äldregård bildat matråd. Matrådet sammanträder vid behov,
normalt ca 2 ggr per år, och tar upp frågor om avvikelser, matsedel, miljöfrågor och andra frågor
som rör verksamheten. Deltagare är leverantörens köks-/restaurangchef för området,
matrådsrepresentanter, kostombud, enhetschef och vid behov beställarens centrala representant.
Sammankallande till matrådet är äldreomsorgsenheten. Matrådens möten protokollförs av
beställaren och justeras av leverantören.