Transcript Förfrågningsunderlag för Myran

Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
1 (26)
Dnr 1079-2013
Förfrågningsunderlag för
upphandling av drift av det
särskilda boendet Myran,
Prästgatan 54 i Östersunds
kommun.
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
1 ALLMÄN INFORMATION ............................................................................................................................. 5
1.1
1.2
1.3
1.4
VERKSAMHET SOM UPPHANDLINGEN AVSER......................................................................................... 5
UPPHANDLANDE MYNDIGHET ............................................................................................................... 5
KONTAKTPERSONER ............................................................................................................................. 5
VISNING AV VERKSAMHETSLOKALERNA ............................................................................................... 5
2 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER.................................................................................................................... 6
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
2.14
2.15
2.16
2.17
2.18
KONKURRENSNEUTRALITET ................................................................................................................. 6
UPPHANDLINGSFÖRFARANDE ............................................................................................................... 6
ANBUDETS UTFORMNING ...................................................................................................................... 6
ANBUD SOM INTE LÄMNAS ELEKTRONISKT ........................................................................................... 6
DISTRIBUTION AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG....................................................................................... 7
SISTA ANBUDSDAG ............................................................................................................................... 7
ANBUDETS GILTIGHET .......................................................................................................................... 7
ANBUDETS FORM OCH SPRÅK................................................................................................................ 7
ANBUD ................................................................................................................................................. 7
RÄTTELSE AV ANBUD ........................................................................................................................... 8
ANBUDSÖPPNING .................................................................................................................................. 8
SEKRETESS ........................................................................................................................................... 8
FRÅGOR ................................................................................................................................................ 8
EVENTUELLA OTYDLIGHETER I FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET............................................................... 8
KOMPLETTERING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET .............................................................................. 8
KVALIFICERING OCH ANBUDSVÄRDERING ............................................................................................ 9
BEREDNING AV UPPHANDLINGSÄRENDET EFTER ÖPPNING AV ANBUD ................................................... 9
TILLDELNINGSBESLUT .......................................................................................................................... 9
3 KRAV PÅ LEVERANTÖREN (LOU KAP 10:2) ........................................................................................... 9
4 ALLMÄNNA VILLKOR FÖR KONTRAKTET ......................................................................................... 10
4.1
KONTAKTPERSON UNDER KONTRAKTSTIDEN ...................................................................................... 10
4.2
KONTRAKTSTID .................................................................................................................................. 10
4.3
DRIFTSTART/ ÖVERTAGANDE .............................................................................................................. 10
4.4
LAGAR/FÖRORDNINGAR/FÖRESKRIFTER ............................................................................................ 10
4.5
HUVUDMANNASKAP ........................................................................................................................... 11
4.6
ÖVERLÅTELSE AV KONTRAKT ............................................................................................................. 11
4.7
UNDERLEVERANTÖRER....................................................................................................................... 11
4.8
OMFÖRHANDLING ............................................................................................................................... 11
4.9
KONTRAKTSEXEMPLAR ...................................................................................................................... 11
4.10
ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG .................................................................................................................. 11
4.11
HANDLINGARS INBÖRDES RANGORDNING ........................................................................................... 11
4.12
FÖRSÄKRINGAR .................................................................................................................................. 11
4.12.1
Patientförsäkring...................................................................................................................... 12
4.13
SKADESTÅNDSANSVAR ....................................................................................................................... 12
4.14
EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER ............................................................................................................ 12
4.15
SYSTEMATISKT BRANDSKYDDSARBETE .............................................................................................. 12
4.16
TYSTNADSPLIKT/SEKRETESS ............................................................................................................... 12
4.17
PERSONAL .......................................................................................................................................... 12
4.18
MEDDELARFRIHET .............................................................................................................................. 13
4.19
ÖVERTAGANDE AV VERKSAMHET ....................................................................................................... 13
4.20
KOMMUNVAPNET ............................................................................................................................... 13
4.21
TVIST .................................................................................................................................................. 13
4.22
SANKTIONER OCH HÄVNING................................................................................................................ 13
4.23
BEFRIELSEGRUND (FORCE MAJEURE) ................................................................................................. 14
5 KOMMERSIELLA VILLKOR FÖR KONTRAKTET ............................................................................... 14
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
PRISER (ERSÄTTNINGSSYSTEM) .......................................................................................................... 14
PRISJUSTERING/INDEX ........................................................................................................................ 15
BETALNINGSVILLKOR ......................................................................................................................... 15
DRÖJSMÅLSRÄNTA ............................................................................................................................. 15
ADMINISTRATIVA AVGIFTER ............................................................................................................... 15
AVGIFTER FRÅN ENSKILDA ................................................................................................................. 16
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
2 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
6 KRAV PÅ TJÄNSTEN OCH KVALITETSKRAV...................................................................................... 16
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10
6.11
6.12
6.13
6.14
6.15
6.16
6.17
6.18
6.19
6.20
6.21
6.22
6.23
6.24
6.25
6.26
BESKRIVNING AV VÅRD- OCH OMSORGSUPPDRAGET .......................................................................... 16
DEFINITION AV SÄRSKILT BOENDE ...................................................................................................... 17
PARBOENDE ........................................................................................................................................ 17
KVALITETSKRAV ................................................................................................................................ 17
HÄLSO- OCH SJUKVÅRD ...................................................................................................................... 18
MEDICINSKT ANSVARIGA.................................................................................................................... 19
VERKSAMHETSCHEF HSL ................................................................................................................... 19
DEMENSVÅRD ..................................................................................................................................... 19
UT- OCH INFLYTTNING ........................................................................................................................ 19
MÅLTIDER .......................................................................................................................................... 19
SERVICEDEKLARATION -VÄRDIGHETSGARANTIER.............................................................................. 20
LARM/BRANDLARM ............................................................................................................................ 21
RISKRONDER SÄRSKILD BOENDEFORM................................................................................................ 21
SAMARBETE/ SAMVERKAN ................................................................................................................. 22
KOSTNADER FÖR TELEFON, FAX, TV MED MERA................................................................................. 22
TEKNISKA HJÄLPMEDEL OCH INKONTINENSHJÄLPMEDEL ................................................................... 22
FÖRBRUKNINGSARTIKLAR, UTRUSTNING MED MERA .......................................................................... 22
TANDVÅRDSSTÖD TILL ÄLDRE ............................................................................................................ 22
DOKUMENTATION ............................................................................................................................... 22
IT - VÅRDINFORMATIONSSYSTEM....................................................................................................... 23
KVALITETSREGISTER .......................................................................................................................... 23
TOLK .................................................................................................................................................. 23
EGENKONTROLLPROGRAM FÖR HANTERING AV LIVSMEDEL ............................................................... 24
MILJÖKRAV ........................................................................................................................................ 24
PRAKTIKPLATSER ............................................................................................................................... 24
VID ENTREPRENADENS UPPHÖRANDE ................................................................................................. 24
7 LOKALER, INVENTARIER MM................................................................................................................. 24
7.1
7.2
7.3
7.4
UPPGIFTER OM LOKALER MM .............................................................................................................. 24
INVENTARIER ...................................................................................................................................... 24
VISNING AV LÄGENHET....................................................................................................................... 25
DRIFT, SKÖTSEL OCH UNDERHÅLL AV FASTIGHETEN .......................................................................... 25
8 UPPFÖLJNING, UTVÄRDERING OCH KVALITETSKONTROLL AV VERKSAMHETEN UNDER
AVTALSTIDEN.................................................................................................................................................. 25
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
TILLSYN .............................................................................................................................................. 25
LEX MARIA......................................................................................................................................... 25
LEX SARAH ......................................................................................................................................... 25
INSYN ................................................................................................................................................. 25
RAPPORTERING ................................................................................................................................... 26
UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING....................................................................................................... 26
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
3 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
Bilagor:
Bilaga 1 Anbudsblankett 1, Pris
Bilaga 2 Anbudsblankett 2, Företagets och ledningens kompetens
Bilaga 3 Anbudsblankett 3, Leverantörsförsäkran
Bilaga 4 Anbudsblankett 4, Referenser
Bilaga 5 Anbudsblankett 5, Steg 2
Bilaga 6 Kvalitetskrav
Bilaga 7 Utvärderingsinstrument och sanktioner
Bilaga 8 Ritning Myran
Bilaga 9 Plan för vård- och omsorg
Bilaga 10 Vård- och omsorgsnämndens effektmål 2013
Bilaga 11 Ädelavtalet
Bilaga 12 Ädelavtal lokalt
Bilaga 13 Servicedeklaration, synpunktshantering, värdighetsgarantier
Bilaga 14 Rehabilitering
Bilaga 15 Uppdragsbeskrivning sjuksköterska
Bilaga 16 Brukarråd
Bilaga 17 Dokumenthanteringsplan
Bilaga 18 Ledningsplan
Bilaga 19 Miljöpolicy
Bilaga 20 Kostprogram
Bilaga 21 Personkontinuitet
Bilaga 22 Introduktion
Bilaga 23 Ombudens uppgifter
Bilaga 24 Brukarenkät
Bilaga 25 Manual till brukarenkät
Bilaga 26 Lex Sarah
Bilaga 27 Praktikplatsavtal
Bilaga 28 Personallista Myran
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
4 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
Östersunds kommun, vård- och omsorgsförvaltningen upphandlar drift av särskilt
boende, Myran på Prästgatan 54 i Östersund.
1.1
1 Allmän information
Verksamhet som upphandlingen avser
Östersunds kommun, vård- och omsorgsnämnden upphandlar drift av särskilt
boende enligt socialtjänstlagen Myran på Prästgatan 54 i Östersund. Boendet har
22 lägenheter fördelade på 4 olika plan med gemensamhetsytor bilaga 8.
Uppdraget innebär att ge omvårdnad, service och hälso- och sjukvård till personer
som har beslut om särskilt boende enligt Socialtjänstlagen. Verksamheten ska
bedrivas dygnet runt årets alla dagar. Verksamheten ska inriktas på att personer
som bor i det särskilda boendet får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande.
Styrande målsättning för verksamheten är de olika lagar och föreskrifter och
allmänna råd som gäller för området, kommunfullmäktiges plan för vård- och
omsorg bilaga 9 och vård- och omsorgsnämndens mål för verksamheten bilaga
10. Verksamheten ska bedrivas utifrån en evidensbaserad praktik.
Beställaren förbehåller sig rätten att från tid till annan fördela platser mellan
permanent boende och korttidsplatser.
Kommunens biståndshandläggare fattar biståndsbeslut om särskilt boende och
insatser enligt socialtjänstlagen (SoL) samt beslut om omvårdnadsinsatser enligt
(SoL). Fördelning av lägenheter sker via kommunens bosamordnare.
Insatser enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) ordineras av leverantörens eller
kommunens legitimerade yrkesutövare inom respektive yrkesområde. Landstinget
ansvarar för insatser av läkare.
Kontraktet tecknas för att gälla under fyra år, med option för beställaren att
förlänga avtalet med samma villkor i ytterligare 3 år. Meddelande om eventuell
förlängning lämnas senast 12 månader innan kontraktets upphörande.
1.2
Upphandlande myndighet
Östersunds kommun är upphandlande myndighet.
1.3
Kontaktpersoner
Kontaktpersoner inom vård- och omsorgsförvaltningen, Östersunds kommun är
Christina Taraldsson [email protected], och Börje Hoflin,
[email protected]. Obs! Frågor skall ställas till enligt punkt 2.13.
1.4
Visning av verksamhetslokalerna
Kontaktman:
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
5 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
Börje Hoflin och/ eller Christina Taraldsson, vård- och omsorgsförvaltningen,
telefon 063-14 30 00.
Visning sker efter överenskommelse.
2 Allmänna bestämmelser
2.1
Konkurrensneutralitet
Vård- och omsorgsnämndens upphandlingar ska ske med utnyttjande av de
konkurrensmöjligheter som finns. Leverantörer och anbud ska behandlas utan
ovidkommande hänsyn. Detta innebär att upphandlingar inte får ske på sådant sätt
att vissa leverantörer obehörigt gynnas eller missgynnas. Egenregi kommer inte
att lämna anbud. Östersunds kommuns konkurrenspolicy finns på hemsidan:
http://www.ostersund.se/download/18.6206f665119bf511be4800018498/Konkurr
ens.pdf
2.2
Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs genom förenklat förfarande enligt LOU. Anbud kan
komma att antas utan föregående förhandling.
Vård- och omsorgsnämnden erbjuder i denna upphandling elektronisk
anbudsgivning via upphandlingssystemet Visma TendSign. Leverantörer som vill
delta har möjlighet att lämna in elektronisk anbud via systemet.
För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls
genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt
för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd
registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver
support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta Visma TendSigns
support på 013-47 47 520 vardagar kl. 08.00-17.00.
2.3
Anbudets utformning
Hela anbudsförfarandet genomförs på svenska och leverantören har möjlighet att
lämna anbudet elektroniskt via Visma TendSign.
Det är viktigt att leverantören noga följer de anvisningar som anges i
förfrågningsunderlaget. De möjligheter som finns till förtydligande och
komplettering av anbud finns angivna i LOU och är begränsade. Anbud som inte
innehåller samtliga begärda uppgifter kan komma att förkastas utan att
leverantören ges tillfälle till förtydligande eller komplettering.
Anbudet ska utformas helt i enlighet med förfrågningsunderlaget. Reservationer
eller tillägg accepteras inte.
Anbud som lämnas för sent kan inte prövas.
De bilagor till förfrågningsunderlaget som ska ifyllas och bifogas anbudet, måste
sparas ner på leverantörens dator, fyllas i och sedan bifogas bilagan till anbudet.
2.4
Anbud som inte lämnas elektroniskt
Anbud som inte lämnas elektroniskt lämnas i 1 original och 1 kopia och skickas i
förslutet kuvert till:
Östersunds kommun
Upphandlingskontoret
831 82 Östersund
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
6 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
Kuvert märks tydligt ”Anbud – Särskilt boende Myran, Östersund”
Ref. nr 1079 -2013
2.5
Distribution av förfrågningsunderlag
Detta förfrågningsunderlag distribueras via Visma TendSign. Vi ansvarar endast
för förfrågningsunderlag som tagits emot från oss eller vår distributör.
2.6
Sista anbudsdag
Anbud ska vara oss tillhanda senast 2013-11-19.
2.7
Anbudets giltighet
Anbudet ska vara giltigt till och med 2014-05-31.
Om upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs anbudens giltighetstid
fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst sex månader
efter angiven giltighetstid.
2.8
Anbudets form och språk
Anbud ska vara skriftligt och skrivet på svenska språket.
Svenska språket ska tillämpas i tal och skrift i alla frågor som rör denna
upphandling. Anbud som inte lämnas elektroniskt ska vara undertecknade.
2.9
Anbud
Anbudet ska innefatta:
• Anbudsblankett 1, bilaga 1.
Pris ska anges i kronor per plats och dygn.
I priset ska leverantörens samtliga kostnader för särskilt boende ingå.
Specifikation över vad som inte ska ingå i priset framgår av anbudsblanketten.
• Anbudsblankett 2, bilaga 2
Beskrivning över företagets affärsmässiga kompetens och verksamhetskompetens
samt beskrivning över planerad ledningsorganisation och kompetens hos
verksamhetschef.
• Anbudsblankett 3, bilaga 3
Leverantörsförsäkran ska vara ifylld och undertecknad. Enligt LOU kap 10.2 kan
en leverantör uteslutas från deltagande i upphandling om han inte uppfyller dessa
krav. OBS! Vård och omsorgsnämnden kommer att kontrollera uppgifternas
riktighet innan beslut i upphandling fattas.
• Anbudsblankett 4, bilaga 4
Leverantören ska bifoga tre referenser från andra relevanta uppdrag från de två
senaste åren. Har leverantören inte varit verksam i eget företag tidigare ska
referenser från de senaste arbetsgivarna anges.
Genom att lämna anbud försäkrar leverantören att den uppfyller samtliga krav i
förfrågningsunderlaget med bilagor.
• Anbudsblankett 5 – Steg 2, bilaga 5
Om leverantören går vidare till steg 2, skall anbudsblankett 5 fyllas i och skickas
in till kommunen efter begäran.(Inom 14 dagar efter begäran)
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
7 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
2.10 Rättelse av anbud
Vid uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i
anbudet får beställaren medge att det rättas. Beställaren får också tillåta att
anbudet förtydligas, om det kan ske utan risk för särbehandling eller
konkurrensbegränsning.
2.11 Anbudsöppning
Anbudsöppning kommer att ske 2013-11-22 kl. 10.00, på upphandlingskontoret
Artillerigatan 3, Östersund. Anbudsöppning är inte offentlig. En person som utses
av Handelskammaren kan dock närvara om en leverantör begär det. Kostnaden för
detta betalas av den som begärt detta. Anmälan av sådan närvaro ska göras
skriftligen senast vid anbudstidens utgång.
2.12 Sekretess
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och
sekretesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat
sätt avslutats. Efter detta blir handlingarna som regel offentliga, men vissa
uppgifter kan undantagsvis omfattas av sekretess även efter avslutad upphandling,
se 19 kap 3§ offentlighets- och sekretesslagen och 31 kap 16§ offentlighets- och
sekretesslagen.
Den anbudsgivare som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller
villkoren för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om
sekretess. Begäran ska innehålla en precisering av vilka uppgifter som avses samt
vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgifterna röjs. Denna skriftliga
begäran ska medfölja anbudet på separat bilaga. Uppgifter som rör
utvärderingskriterier är endast undantagsvis av sådan karaktär att de kan
sekretessbeläggas.
Om kommunen vid sekretessprövning gör bedömningen att sekretess föreligger så
kan kommunens beslut överklagas till Kammarrätten. Garantier för att uppgifter
inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges.
2.13 Frågor
Frågor ställs via frågor/svarsfunktionen i Visma TendSign. Frågor besvaras via
frågor/svarsfunktionen i Visma TendSign. Om frågorna bedöms ha allmänt
intresse kommer såväl frågor som svar att delges som komplettering till dem som
vi sänt denna förfrågan till.
Frågor ställs senast 2013-10-31.
Om frågorna bedöms ha allmänt intresse kommer såväl frågor som svar att delges
som komplettering till dem som vi sänt denna förfrågan till.
2.14 Eventuella otydligheter i förfrågningsunderlaget
Om leverantören upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något
avseende är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas så snart som möjligt så
att missförstånd undviks.
2.15 Komplettering av förfrågningsunderlaget
Kompletteringar och övriga meddelanden meddelas genom e-postmeddelanden
som skickas till den e-postadress leverantören angivit i Visma TendSign.
Leverantören får sedan själv hämta kompletteringen eller meddelandet.
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
8 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
Om leverantören tagit emot förfrågningsunderlag via mäklare måste leverantören
meddela oss namn/adress/e-postadress. Detta för att eventuella meddelanden ska
kunna nå ut.
2.16 Kvalificering och anbudsvärdering
Upphandlingen genomförs i två steg. Den leverantör som efter att ha lämnat in
anbudsblanketterna 1, 2, 3 och 4 fullständigt ifyllda och om företaget uppfyller
kommunens samtliga krav och har lägst pris går vidare till steg 2.
Steg 2 innebär att leverantören efter begäran ska lämna in en fördjupad
beskrivning över hur verksamheten ska bedrivas enligt vård- och
omsorgsnämnden kvalitetskrav bilaga 5
Den leverantör som kvalificerats i steg 1 och har lägst pris, gått vidare till steg 2,
har svarat tillfredsställande på hur kraven i steg 2 ska tillgodoses och kommunen
bedömer att leverantören klarar av att utföra de ställda kraven den leverantören
kommer att antas.
Om det visar sig att den leverantör som har lägst pris och inte svarat
tillfredställande på om företaget uppfyller kommunens samtliga krav, då går
företaget som har näst lägst pris och om företaget uppfyller kommunens samtliga
krav, vidare till steg 2.
2.17 Beredning av upphandlingsärendet efter öppning av anbud
Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av de anbud som kommit in
i rätt tid. Detta arbete utförs av tjänstemän på vård- och omsorgsförvaltningen i
samråd med chef på upphandlingskontoret. Om behov föreligger kan extern
konsult anlitas som biträde.
Vård- och omsorgsförvaltningen upprättar förslag till beslut som föreläggs vårdoch omsorgsnämnden.
Förhandlingar kan komma att upptas med den eller de leverantörer som efter
formell granskning uppfyller kommunens kvalitetskrav. Förhandlingar får föras
om samtliga relevanta omständigheter. Förhandlingarna får dock inte rubba
förutsättningarna för upphandlingen.
2.18 Tilldelningsbeslut
När beslut i upphandlingen tagits skickas ett tilldelningsbeslut till samtliga
leverantörer.
Tilldelningsbeslutet skickas som ett e-postmeddelande till den e-postadress som
angivits av leverantören i Visma TendSign.
Avtal kommer att tecknas tidigast tio dagar efter att tilldelningsbeslutet skickats.
Avtalet är bindande först då båda parter undertecknat det.
3 Krav på leverantören (LOU kap 10:2)
Leverantören ska vid avtalstecknande vara registrerad i aktiebolags-, handelseller föreningsregistret och ska vara registrerad för redovisning och inbetalning av
mervärdesskatt innehållen preliminär A- skatt och arbetsgivaravgifter.
Leverantörens ekonomiska förmåga bedöms utifrån uppgifter från
skattemyndigheten.
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
9 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
10 (26)
Östersunds kommun samarbetar med skattemyndigheten vilket innebär att
kommunen under avtalstiden kontrollerar att de leverantörer kommunen har avtal
med betalar skatt och avgifter i vederbörlig ordning. Detta gäller även för de
underleverantörer som har avtal med leverantören. Om leverantören eller
underleverantör brister i fullgörandet av denna punkt har vård- och
omsorgsnämnden rätt att häva avtalet.
En leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandling om denne
o är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är
föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är
underkastad näringsförbud
o är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation,
tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande
o är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen
dom
o har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den
upphandlande enheten kan visa detta
o inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter
eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker,
eller
o i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda
upplysningar eller
o lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna
bestämmelse.
Av LOU kap 10:1 framgår också de omständigheter under vilka en leverantör ska
uteslutas.
4 Allmänna villkor för kontraktet
4.1
Kontaktperson under kontraktstiden
Vård- och omsorgsnämndens och leverantörens kontaktpersoner ska anges i
samband med upprättande av kontraktet. Leverantörens kontaktperson ska delta
vid uppföljningsträffar fyra gånger per år och i övrigt när ärenden av övergripande
eller principiell natur uppstår. Beställaren kallar till uppföljningsträffarna som
hålls i Östersund. Vardera parten svarar för sina respektive kostnader för dessa
träffar.
4.2
Kontraktstid
Kontraktet tecknas för att gälla under 4 år från och med den 16 november 2014
med option för beställaren att förlänga avtalet med samma villkor i ytterligare 3
år. Meddelande om eventuell förlängning lämnas senast 12 månader innan
kontraktets upphörande.
4.3
Driftstart/ övertagande
Datum för driftstart är den 16 november 2014.
4.4
Lagar/Förordningar/Föreskrifter
Leverantören ska i det fall han blir antagen ansvara för att all relevant lagstiftning
efterlevs.
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
11 (26)
4.5 Huvudmannaskap
Kommunen är i egenskap av beställare huvudman för de tjänster som omfattas av
entreprenaden.
4.6
Överlåtelse av kontrakt
Kontrakt får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan vård- och
omsorgsnämndens skriftliga medgivande.
4.7
Underleverantörer
Leverantören får inte anlita annan för att fullgöra del av uppdraget utan vård- och
omsorgsnämndens skriftliga medgivande. Leverantören svarar för
underleverantörer mot beställaren som för sig själv.
4.8
Omförhandling
Vård- och omsorgsnämnden eller leverantören får påkalla omförhandling av
bestämmelse i upprättat kontrakt om ändrade förhållanden gör att bestämmelsen
väsentligt motverkar de förutsättningar som detta förfrågningsunderlag bygger på.
Anmälan om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit
känt för den part som åberopar förhandlingsrätten och befriar inte part från
skyldighet att fullgöra berörd kontraktsförpliktelse.
4.9
Kontraktsexemplar
Kontrakt kommer att upprättas i två exemplar varav representant för leverantören
har det ena, och representant för vård- och omsorgsnämnden har det andra.
4.10 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till kontrakt kan endast göras genom en skriftlig handling
undertecknad av behörig företrädare för vård- och omsorgsnämnden och
leverantören.
4.11 Handlingars inbördes rangordning
Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle
visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna
uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg till kontrakt
2. Kontrakt
3. Eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag
4. Förfrågningsunderlag med bilagor
5. Komplettering av anbud
6. Anbud
4.12 Försäkringar
Leverantören ska teckna och under kontraktstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring
samt andra erforderliga försäkringar som håller kommunen skadeslös vid skada.
Ansvarsförsäkringens maximala belopp ska vara lägst 10 miljoner kronor.
Leverantören ska styrka att han tecknat ovannämnda försäkringar genom att
lämna till kommunen försäkringsbevis utfärdat av försäkringsgivare, först i
samband med kontraktets undertecknande och därefter vid den årliga
uppföljningen. Leverantören förbinder sig att förebygga skador som kan drabba
personal, hjälptagare, anhöriga och utomstående.
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
12 (26)
4.12.1 Patientförsäkring
Kommunen är, enligt 12 § patientskadelagen (1996:799), att betrakta som
vårdgivare beträffande den hälso- och sjukvård som utförs av en privat vårdgivare
där det finns vårdtagare som placerats av kommunen. Kommunen är därför
skyldig att teckna och vidmakthålla patientförsäkring även för personer som
omfattas av den aktuella verksamheten.
4.13 Skadeståndsansvar
Leverantören svarar i förhållande till kommunen för skadestånd, som kommunen
på grund av vållande av vårdgivaren eller personal som denne ansvarar för, kan
komma att förpliktas utge till tredje man.
4.14 Extraordinära händelser
Leverantören ska ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser och
vidtaga de åtgärder som följer av ledningsplanen, bilaga 18. Det kan avse såväl
katastrofer i fredstid, som höjd beredskap vid kriser och krigsfara respektive
händelser vid enskild enhet. När extraordinär händelse inträffar ska leverantören
snarast ta kontakt med vård- och omsorgsförvaltningens ledningsorganisation.
4.15 Systematiskt brandskyddsarbete
För att upprätthålla kraven i lagen om skydd mot olyckor (2003:778) ska
fastighetsägare och verksamhetsutövare bedriva ett systematiskt
brandskyddsarbete. Leverantören ska årligen komma in med en skriftlig
redogörelse över brandskyddet till Vård- och omsorgsförvaltningens
säkerhetssamordnare se kvalitetskrav i bilaga 6.
4.16 Tystnadsplikt/sekretess
Leverantören ska se till att samtliga personal som är verksam inom avtalat område
undertecknar en förbindelse om den tystnadsplikt som råder enligt Lagen om
yrkesverksamhet inom hälso- och sjukvårdens område samt 15 kap 1§
Socialtjänstlagen. Tystnadsplikten gäller för uppgift om den enskildes personliga
tillstånd eller personliga förhållanden. Leverantören ansvarar för att
tystnadsplikten efterlevs.
Det innebär att leverantörens personal omfattas av tystnadsplikt och förbud att
lämna ut sekretesskyddade uppgifter och kan dömas för brott mot tystnadsplikt.
Leverantören ansvarar för att informera personalen om detta och innebörden av
sekretess. Leverantören svarar gentemot kommunen för eventuell skada enskilda
kan drabbas av om personalen skulle lämna ut sekretesskyddade uppgifter, vare
sig muntligen eller på annat sätt. Leverantören ska följa personuppgiftslagen vid
egen behandling av personuppgifter.
4.17 Personal
Leverantören skall inom sitt ansvarsområde fullgöra arbetsgivaransvaret.
Leverantören har som arbetsgivare ansvar att följa gällande lagar, avtal och
föreskrifter och följa svensk arbetsrättslig lagstiftning. Om leverantören inte har
tecknat kollektivavtal skall arbetsskadeförsäkring, sjukförsäkring, tjänstepension
och avtalspension motsvarande gällande kollektivavtal tecknas och betalas för
anställd personal. Intyg från försäkringsbolag och pensionsförvaltare skall kunna
uppvisas.
Leverantören ska garantera att den fasta kontanta lönen för (outbildad)
arbetstagare som fyllt 19 år ska uppgå till lägst 17 600 kr fr. o m 2014-04-01
18 080 kr fr o m 2015-04-01. Lönerna anges som heltidslön.
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
4.18 Meddelarfrihet
Leverantören ska ansvara för att leverantörens anställda omfattas av
meddelarfrihet som kommunens anställda inom motsvarande
verksamhetsområden.
Leverantören ska förbinda sig att, med undantag för vad som nedan anges, inte
efterforska den som lämnat meddelanden till författare och andra upphovsmän,
utgivare, redaktioner, nyhetsbyråer och företag för framställning av tekniska
upptagningar, för offentliggörande i tryck skrift eller i radioprogram och sådana
upptagningar.
Förbindelsen gäller inte sådana meddelanden som avser företagshemligheter som
skyddas av lagen om skydd för företagshemligheter eller omfattas av tystnadsplikt
för leverantörens anställda utanför det område som kontraktet omfattar och inte
heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda
enligt 13 kap. Offentlighets och sekretesslagen.
4.19 Övertagande av verksamhet
Leverantören ska erbjuda arbetstagare som berörs av entreprenaden anställning
hos sig på oförändrade anställningsvillkor enligt bilaga 28
Ny leverantör skall minst fjorton dagar innan övertagandet ha sin
ledningspersonal stationerad i Östersunds kommun. Denna tid skall avsättas för
kontakter med tidigare leverantör, biståndshandläggare och beställare. Tiden skall
användas till mottagande av information samt all annan överföring som behövs
för att få en bra bild av det hjälpbehov etcetera som rör varje enskild brukare inom
avtalsområdet. Detta för att övergången skall ske på ett säkert och tryggt sätt för
brukare.
Ny leverantör skall också i direkt anslutning till kontraktstecknandet samt vid
övertagande hålla informationsträffar för personal, brukare och anhöriga.
Leverantören skall i händelse av att verksamheten vid entreprenadens slut övergår
till ny leverantör medverka till att övergången sker med minsta möjliga olägenhet
för brukarna.
4.20 Kommunvapnet
Leverantör ska använda Östersunds kommunvapen »på uppdrag av« i all skriftlig
information från leverantören till brukarna.
http://www.ostersund.se/download/18.3ca3c7c5118565048b280004827/GPKommunvapen.pdf
4.21 Tvist
Tvist mellan parter med anledning av ingånget kontrakt ska i första hand lösas i
samförstånd mellan parterna. Går inte detta ska tvisten lösas av Östersunds
tingsrätt med tillämpning av svensk rätt.
4.22 Sanktioner och hävning
Vård- och omsorgsnämnden eller leverantör får häva ingånget kontrakt eller
utkräva sanktioner enligt bilaga 7 om motparten inte fullgör sina åtaganden, trots
anmaning därom och kontraktsbrottet är av väsentlig betydelse. Hävning
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
13 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
eller sanktioner kommer att utkrävas om inte leverantören lever upp till ställda
kvalitetskrav som ställs i bilaga 6 och övriga krav på leverantören i
förfrågningsunderlaget.
Kontraktsbrott av väsentlig betydelse och därmed hävningsgrund föreligger också
om tillsynsmyndigheten riktat allvarlig kritik mot verksamheten och kritiken inte
föranlett erforderlig rättelse.
Hävningsgrund föreligger dessutom om leverantören försätts i konkurs eller eljest
befinns vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina
åtaganden.
Beställaren har rätt att häva kontraktet i förtid om leverantören brutit mot i
meddelarfriheten angivet efterforskningsförbud.
Om kontraktet sägs upp på grund av kontraktsbrott är den part som brutit mot
kontraktet skyldig att till den uppsägande parten utge skadestånd i relation till
kommunens merkostnader för att driva verksamheten.
4.23 Befrielsegrund (Force majeure)
Varje omständighet som part inte kan råda över såsom krig,
mobilisering, arbetskonflikt och andra händelser som kan definieras som Force
majeure utgör befrielsegrunder om de inträffar efter kontraktsdagen och
kontraktets fullgörande därigenom förhindras.
Giltig befrielsegrund föreligger inte
o vid strejk, blockad eller annan form av arbetskonflikt till följd av att
part inte fullgjort sina skyldigheter enligt lag eller kollektivavtal
o vid händelser som kan hänföras till parternas organisation eller
verksamhet såsom personalbrist, strömavbrott, brand,
transportförsening, fel eller försening av leverans från annan leverantör
eller därmed jämförliga förhållanden.
5 Kommersiella villkor för kontraktet
5.1
Priser (Ersättningssystem)
Ersättning lämnas per belagd vårddygn enligt bilaga 1. Vård- och
omsorgsnämnden garanterar en beläggning på 90 % per år.( 7227 dygn per år)
Justering av dygnsersättning görs inte för de första 14 dagarna vid tillfällig
frånvaro. Från och med frånvarodag 15 utbetalas ingen ersättning.
För personer som bor enligt parbogaranti dvs. de båda har beslut om särskilt
boende utgår dygnsersättning för de två personerna.
För personer som flyttar in tillsammans med sin närstående enligt rätten att åldras
tillsammans och inte har något omvårdnadsbehov och inga beslut om insatser
utgår ingen ersättning.
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
14 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
15 (26)
För personer som bor tillsammans och en av dem har beslut om särskilt boende
och den andra personen endast har behov av hemtjänst- och hemsjukvårdsinsatser
ersätts leverantören med 300 kronor per beviljad timme.
Justering av timersättning görs inte för de första 14 dagarna vid tillfällig frånvaro.
Från och med frånvarodag 15 utbetalas ingen ersättning.
Då någon boende flyttar/avlider från den särskilda boendeformen betalas full
ersättning i två dagar efter dag som brukaren avlidit eller avflyttat och därefter 0
kr.
5.2
Prisjustering/Index
Ersättningen ska vara fast från tidpunkten för avtalets tecknande till 2014-12-31.
Från 2015-01-01 justeras ersättningen årsvis med omsorgsprisindex
(OPI) som publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting. Ersättningen
räknas om enligt formeln:
A × (1+p/100 )= B*0,5
där A är ersättningen år 2014, p är det fastställda procenttalet för år
2015 och B är ersättningen 2015.
Om en definitiv omräkningsfaktor finns publicerad ska den användas. Om endast
en preliminär omräkningsfaktor finns publicerad ska denna användas fram till
dess att en definitiv omräkningsfaktor publiceras.
Om avtalet löper ut under året ska omräkningsfaktorn ur särskild tabell för
användande under slutåret användas. Om avtalet innehåller en förlängningsoption
och denna förlängningsoption träder i kraft, ska ersättningen under året i sin
helhet uppräknas enligt omräkningsfaktorn för helåret. Om SKL:s publicering av
OPI upphör ska indexklausulen omförhandlas.
Justeringen ger inte kompensation för hela kostnadsförändringen. Avsikten med
detta är att verksamheten genom effektivisering och utveckling ska kunna sänka
kostnaderna och därmed bidra till att uppfylla de besparingskrav som nämnden
har.
5.3
Betalningsvillkor
Underlag för utbetalning av ersättning hämtas från kommunens
verksamhetssystem (fn.Procapita). Senaste dag för ev. justering av felaktigheter är
den 10:e i månaden efter den månad som ersättningen avser.
Ingen retroaktiv ersättning lämnas. Avstämningen skall vara genomförd senast
den 10 i varje månad och därmed har underlaget godkänts. Kommunen utbetalar
ersättning enligt ovan den 27 eller första vardag/bankdag därefter; i månaden efter
den månad ersättningen avser.
5.4
Dröjsmålsränta
Om Vård- och omsorgsnämnden inte betalar ersättning i rätt tid utgår lagstadgad
dröjsmålsränta.
5.5
Administrativa avgifter
Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter utgår inte.
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
5.6 Avgifter från enskilda
Avgifter för hyra och vård betalas av den enskilde direkt till vård- och
omsorgsnämnden. Den enskildes avgift för kost går direkt till leverantören.
6 Krav på tjänsten och kvalitetskrav
6.1
Beskrivning av vård- och omsorgsuppdraget
Verksamheten ska bedrivas i enlighet med socialtjänstlagen, hälso- och
sjukvårdslagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, övrig
lagstiftning, förordningar och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd inom
området samt kommunens plan för vård- och omsorg bilaga 9 och kvalitetskrav,
bilaga 6, kommunens mål och gällande rutiner. Verksamheten ska bedrivas
utifrån en evidensbaserad praktik. Under avtalsperioden kan det ske förändringar i
lagar, föreskrifter, allmänna råd, kvalitetskrav, kommunens mål mm. Det ingår i
leverantörens uppdrag att följa eventuella förändringar inom verksamhetsområdet.
Kommunens biståndshandläggare fattar biståndsbeslut om särskilt boende och
insatser enligt socialtjänstlagen (SoL). Fördelning av lägenheterna i boendet sker
via kommunens bosamordnare. Biståndshandläggaren följer upp att den enskilde
får de insatser som nämnden beslutat om. Den ersättning som utföraren erhåller
är den gällande dygnsersättningen för denna upphandling.
Leverantören ska ansvara för att personer som har beslut om särskilt boende och
utifrån individuella biståndsbeslut får all personlig omvårdnad och service, fatta
och verkställa beslut och ordinationer avseende hälso- och sjukvård och ansvara
för de omvårdnadsåtgärder som är kopplade till beslutet och att uppföljning och
utvärdering sker av dessa uppgifter.
I uppdraget ingår även insatser av servicekaraktär såsom städning, inköp,
fönsterputs samt utstädning och fönsterputs vid utflyttning till
hyresgästerna.
Insatser enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) ordineras av leverantörens eller
kommunens legitimerade yrkesutövare inom respektive yrkesområde. Landstinget
ansvarar för insatser av läkare.
Leverantören ska även tillgodose behov av ledsagning till de boende och ansvara
för att lämplig person, personal, vid behov följer med brukare till läkare,
tandläkare, frisör etcetera.
Arbetet vid det särskilda boendet ska genomsyras och utformas efter den
nationella värdegrunden inom äldreomsorgen Syftet är att personer ska leva ett
värdigt liv och känna välbefinnande. Det handlar om var och ens rätt till privatliv,
kroppslig integritet, självbestämmande, delaktighet och individanpassning.
Leverantören ska utifrån den enskildes önskemål och förmåga ge möjlighet till en
meningsfull dag, sysselsättning, utevistelse, promenader, kontakt med anhöriga,
tid för ”samtal” m.m. Leverantören ska säkerställa att personalen arbetar utifrån
ett salutogent förhållningssätt för att stärka den enskildes känsla av sammanhang
och mening och att fokusera på de faktorer som ger välbefinnande.
Förhållningssättet ska locka fram äldres egna förmågor. "Det salutogena
perspektivet innebär att man betonar hälsobringande faktorer, det som gör att
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
16 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
människor mår bra och får ett högt Kasam, det vill säga känsla av sammanhang
uppdelat i de tre begreppen begriplighet, meningsfullhet och hanterbarhet.
Ovanstående behov ska tillgodoses individuellt efter behov under dygnets alla
timmar och årets alla dagar.
Leverantören ska utifrån den enskilde brukaren främja rättigheter och möjligheter
oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion
eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning enligt
diskrimineringslagen (2008:567).
6.2
Definition av särskilt boende
Särskilt boende är en boendeform som är fysiskt anpassad för personer med stora
omvårdnadsbehov med möjlighet till gemenskap med andra boende. I särskilt
boende finns vård- och omsorgspersonal tillgänglig dygnet runt. För att få flytta
till ett särskilt boende krävs enligt socialtjänstlagen en biståndsprövning och ett
beslut från kommunen. De som bor i särskilda boendeformer är allt oftare
personer med demenssjukdom och svårt sjuka äldre men det förkommer även
yngre personer med någon form av stort omvårdnadsbehov. Lägenheten hyrs ut
med hyreskontrakt och ger rätt till bostadsbidrag.
6.3
Parboende
Det finns 22 lägenheter på Myran. 21 lägenheter har ett rum och kök varav tre
lägenheter är lite större till ytan och en lägenhet har två rum och kök. De större
lägenheterna kan eventuellt medge parboende.
Enligt lagen om rätten att åldras tillsammans har personer rätt att flytta med sin
närstående till det särskilda boendet trots att maken/ makan inte har beslut om
särskilt boende och inte har behov av insatser. Vid ett sådant tillfälle utgår ingen
ersättning till leverantören för maken/ makan. Rätt till kvarboende för den
medflyttande maken/ makan föreligger inte om den som har beslut om boende
avlider.
För personer som flyttar med sin närstående och som har behov av hemtjänst och
hemsjukvårdinsatser sker en individuell bedömning av behoven av
biståndshandläggaren. Hemsjukvårdinsatserna ordineras av leverantörens eller
kommunens legitimerade yrkesutövare inom respektive yrkesområde.
Leverantören ska ansvara för att personer som har beslut om hemtjänst och
hemsjukvårdinsatser får de insatserna. Leverantören ska även fatta och verkställa
beslut och ordinationer avseende hälso- och sjukvård och ansvara för de
omvårdnadsåtgärder som är kopplade till beslutet och att uppföljning och
utvärdering sker av dessa uppgifter.
.
6.4
Kvalitetskrav
Insatserna inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet och kvaliteten i
verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras (se SoL 3,
Kap, 3.) Hälso- och sjukvården ska bedrivas så att den uppfyller kraven på god
vård och i övrigt i enlighet med det ansvar som kommunen har enligt HSL.
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
17 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
Leverantören ska ha ingående kännedom om allmän och specifik omvårdnad,
omsorg och service till personer i alla åldrar och funktionshindrade och ha
kunskap om vård i livets slutskede.
I bilaga 6 till förfrågningsunderlaget finns de kvalitetskrav som gäller.
Utvärderingsinstrument och sanktioner beskrivs i bilaga 7. Kvalitetskraven kan
komma att ändras under avtalstiden. Om de ändrade kvalitetskraven medför ökade
kostnader får det diskuteras under avtalstiden.
6.5
Hälso- och sjukvård
Leverantören ansvar för hälso- och sjukvård och rehabilitering till de personer
som bor i det särskilda boendet upp till läkarnivå. Leverantören ska enligt
gällande Ädelavtal upprätta rutiner för samverkan med landstingets primärvård.
Leverantören ska medverka till att den enskilde ska få sina läkarinsatser på ett så
smidigt sätt som möjligt.
Utförandet av hälso- och sjukvård ska ske enligt gällande samverkansavtal bilagor
11,12 med landstinget och beslutade definitioner och prioriteringsordningar inom
avtalsområdet.
Leverantören ska svara för kostnader för hämtning och lämning av läkemedel till
och från Apotek och hälsocentral. Kostnader för hämtning och lämning av prover
till hälsocentral.
Det rehabiliterande arbetet ska utvecklas och kommuniceras med utgångspunkt av
i kommunen framtagna och beslutade definitioner, beskrivningar, utarbetade
riktlinjer och rutiner från MAR/utvecklare för rehabilitering, prioriteringsordning
och värdegrund för rehabilitering enligt bilaga 14.
Leverantören ska inom området planera och bedriva verksamheten så att brukaren
garanteras ett rehabiliterande förhållningssätt oavsett om insatserna ges enligt SoL
eller HSL.
Sjuksköterska ska finnas i aktiv tjänst vardagar, dagtid måndag-fredag. Personen
ska vara tillgänglig för vårdpersonalen. Minsta antal årstjänster sjuksköterska ska
vara 1,0 årstjänst sjuksköterska på 23 boende. Myran har 22boende.
Uppdragsbeskrivning sjuksköterska särskilt boende enligt bilaga 15.
För insatser under kvällar, nätter och helger, ställer vård- och omsorgsnämnden
sjuksköterskeresurser i patrull till förfogande. Leverantören har att samverka med
den kommunala sjuksköterskepatrullen enligt gällande rutiner. Under tidpunkt då
sjuksköterska inte finns stationerad på boendet ska det finnas minst en personal
med kompetens motsvarande omvårdnadsprogrammet, erfarenhet av vårdarbete
samt god kännedom om brukarna.
Vård- och omsorgsnämnden ställer arbetsterapeut och sjukgymnast i erforderlig
omfattning till förfogande enligt kommunens nyckeltal. Resurserna fördelas
mellan arbetsterapeut och sjukgymnast efter behov.
Legitimerad personal ska delta i gemensamma möten med MAS/MAR.
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
18 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
19 (26)
6.6 Medicinskt ansvariga
Inom kommunen finns en medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) som har det
medicinska tillsynsansvaret för hälso- och sjukvård och medicinteknisk
utrustning. Detta regleras i HSL § 24, (rutiner, delegering,
anmälningsskyldigheter etc.) SOSFS 2001:12 om användning och
egentillverkning av medicinsktekniska produkter i hälso- och sjukvård,
patientsäkerhetslagen SFS 2010:659 och MAS enligt SOSFS:1997:10.(Detta
gäller även när den kommunala hälso- och sjukvårdsverksamheten drivs av annan
leverantör.)
Inom kommunen finns också en medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR)
som har det medicinska tillsynsansvaret för rehabilitering och medicintekniska
produkter, arbetstekniska och personliga hjälpmedel. MAR:s ansvar regleras på
samma sätt som MAS.
6.7
Verksamhetschef HSL
Leverantören ansvarar för att en verksamhetschef finns för verksamheten enligt 29
§ hälso- och sjukvårdslagen som denna upphandling avser och leverantören ska
följa Socialstyrelsens allmänna råd ( SOSFS 1997:8 )om verksamhetschef inom
hälso- och sjukvården. Verksamhetschefen ska svara för verksamheten och har det
samlade ledningsansvaret. Den representerar vårdgivaren och det är vårdgivaren
som ansvarar för att det utses verksamhetschef för all den hälso- och
sjukvårdsverksamhet som bedrivs av denne.
Verksamhetschefen ska enligt HSL svara för att verksamheten tillgodoser hög
patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet.
Verksamhetschefen ansvarar för att det finns ett ändamålsenligt ledningssystem
för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9.
6.8
Demensvård
Vissa av de personer som bor i ett särskilt boende har demenssjukdomar eller
demensliknande symptom. Leverantören ska säkerställa att medarbetarna har den
särskilda kompetensen som krävs för att ge bästa möjliga vård- och omsorg
utifrån ett personcentrerat arbetssätt. Leverantören en ska följa Socialstyrelsens
nationella riktlinjer om demens samt tillämpa den aktuella kunskapsutvecklingen
inom området.
6.9
Ut- och inflyttning
Leverantören ska arbeta för att det sker en snabb ut- och inflyttning när det sker
byte av brukare. Leverantören ansvarar för utstädning och fönsterputs i samband
med utflyttning.
6.10 Måltider
Leverantören ska erbjuda de boende alla måltider över dygnet (frukost,
lunch/middag, kvällsmål) inkl. mellanmål/fika 2-3 ggr/dag samt däremellan
tillgång/hjälp till den dryck man behöver över dygnet enligt kvalitetskraven i
bilaga 6 och högst till det pristak för måltidsabonnemang som finns fastställt av
vård- och omsorgsnämnden. Pristaket för varje boende är 3 340 kronor per
månad. Priserna gäller för 2013 och pristaket uppräknas årligen enligt
kommunens uppräkningar av budgetramar. Leverantören ska följa vård- och
omsorgsnämndens kostprogram och kvalitetskrav enligt bilaga 20 för särskilt
boende och rutin för att förebygga näringsbrist. Olika typer av specialkost ska
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
20 (26)
erbjudas de personer som så behöver utifrån behov. Det gäller även specialkoster
i form av vegetarisk kost och olika koster utifrån religion.
För brukare som har behov av sondmat och näringstillägg ska leverantören
tillhandahålla detta utan extra ersättning.
Brukarna ska ges möjlighet att välja den måltidsrytm som ger rätt näringsintag rätt
fördelat under dygnet. Nattens fasta ska inte vara för lång (högst 10 -11 timmar).
Energi och näringsinnehåll ska följa ESS-gruppens rekommendationer för äldre.
De matsedlar som upprättas av leverantören ska vara näringsmässigt godkända av
dietist. Leverantören ska ha ett flexibelt och individuellt arbetssätt när det gäller
mattider. Det ska lösas individuellt och finnas med i leverantörens dokumentation.
Leverantören ska skapa lugn och ro under måltiden. Måltidsmiljön har en stor
betydelse för aptiten och det är viktigt att måltiden måste få ta den tid som behövs.
Leverantören bör duka vackert och se till att måltiden blir både trivsam och festlig
i en hemliknande miljö varje dag. Anpassade bestick, tallrikar och glas/muggar
efter behov är värdefulla detaljer för den enskilde. Att ha en tillräckligt stark
belysning över matborden är en viktig detalj i måltidsmiljön.
Leverantören ska vara delaktig i vård- och omsorgsnämndens brukarråd för mat
som är nämndens övergripande dialog med utförare, brukarrepresentanter,
nämndens ledamöter omkring matens kvalitet.
På Myran finns fyra avdelningskök. Beroende av leverantörens rutiner och
egenkontrollprogram för hantering av livsmedel kan avdelningsköken medge viss
matlagning i begränsad omfattning. Tillagningen ska ske i form av att maten ska
ätas direkt efter tillagningen. Tillagningen ska ske med krav på mellanliggande
rengöring, hantering av rengjorda och förtvättade rotsaker och tillagning av en
grundråvara t.ex. fisk, fågel eller kött per måltid. Leverantören ska före
entreprenadens början skicka in registrering och verksamhetsbeskrivning till
kommunens avdelning för miljö och hälsa.
http://insidan.ostersund.se/naringsliv/tillstandochtillsyn/livsmedel/registreraellera
nsokaomgodkannande.4.456b7061190a710e458000789.html
6.11 Servicedeklaration -Värdighetsgarantier
Vård- och omsorgsnämnden har beslutat om servicedeklaration för särskilt
boende. Den beskriver vad medborgare eller brukare kan förvänta sig när de
nyttjar kommunala tjänster. Genom att också lämna en värdighetsgaranti talar
nämnden om hur snabbt leverantören ska rätta till brister om brukaren lämnat ett
klagomål. För särskilt boende finns följande tre garantier och de finns även i
kvalitetskraven, bilaga 13
Tidskontinuitet - Beviljade hjälpinsatser ska ges på avtalad tid +-30 minuter. Vid
tidigare eller senareläggning av insatserna ska brukaren snarast meddelas om
detta.
Genomförandeplan - ska vara upprättad senast inom två veckor efter att en
brukare flyttat in på ett särskilt boende. Brukaren eller dess företrädare ska vara
delaktig när genomförandeplanen upprättas. På så sätt kan brukaren påverka hur
insatserna ska utföras.
Kontaktman - Brukare som bor i särskilt boende har rätt till en kontaktman som
ska fungera som en länk mellan brukaren, närstående och övrig personal. Om det
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
21 (26)
inte fungerar med kontaktmannaskapet har brukaren möjlighet att byta
kontaktman. Brukaren är garanterad att få träffa sin kontaktman minst en gång per
vecka.
Om dessa garantier inte uppfylls kan brukaren föra fram klagomål till
ansvarigchef. Chefen ska omgående eller inom två veckor vidta nödvändiga
åtgärder för att rätta till bristerna.
6.12 Larm/Brandlarm
Trygghetslarm i det särskilda boendet ägs av vård- och omsorgsnämnden. Denna
larmanläggning innefattar trygghetstelefon, söklarm och dörrlarm och
brandvarning för varje lägenhet samt specificerade utrymmen.
Vård- och omsorgsnämnden står för service och driftskostnader på centralenheten
och viss ingående utrustning såsom lägenhetsapparater (trygghetstelefoner) och
larmknappar, samt årlig funktionskontroll enligt särskilt avtal med larminstallatör.
Vård- och omsorgsnämnden står för nyanskaffning och utbyte av trasiga delar.
Behovet av utbyte som beror på oaktsamhet med larmutrustning av leverantörens
personal får leverantören själv bekosta.
Nyanskaffning av sänglarm och trampmattor bekostas av vård- och
omsorgsnämnden.
Kommunens enhet Teknik och service ska kontaktas vid behov av löpande service
och tillbehör enligt gällande rutin.
Leverantören ansvarar för och bekostar handhavande och utbildning för egen
personal på trygghetssystemets utrustning och funktioner. Leverantören står för
alla servicekostnader och erforderliga batteribyten på bärbara
telefoner/hjälptelefoner, larmenheter, sängvakter, larmmattor m.m. även
batteriladdare.
Leverantören ansvarar för att regelbundet kontrollera att det röklarm
(brandvarnare) som finns inom särskilda boendeformer är i drift och följer de krav
som gäller för ett ej konventionellt brandlarm. Utföraren ansvarar för att meddela
nämnden om ändring eller förnyelse krävs.
Leverantören ansvarar för att rapportera konstaterade fel på utrustningen till
kommunens enhet Teknik och service och till vård- och omsorgsnämndens
kontaktman.
Förändring av trygghetssystemets grundprogrammering bekostas av leverantören.
6.13 Riskronder särskild boendeform
Leverantören ska årligen genomföra riskronder inom anläggningen för att
upptäcka felaktigheter som rör fastighetens utformning eller annat som kan skapa
farliga situationer för brukare och personal. Leverantören ska utan dröjsmål vidta
åtgärder som behöver företas för att förbättra i boendet så ingen brukare eller
personal kommer till skada. Leverantören ska i detta fall meddela kommunens
kontaktperson i fastighetsfrågor för åtgärd. Det är kommunen som bekostar
förbättringsåtgärder i fastigheten.
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
6.14 Samarbete/ Samverkan
Leverantören ska arbeta för att ha goda relationer till anhöriga genom att
informera om verksamheten, anordna möten samt ta tillvara och respektera den
information de lämnar till exempel angående sin närståendes situation och
livshistoria. Leverantören ska utveckla olika typer av samverkan med anhöriga,
godemän och förvaltare där deras synpunkter tillvara.
Frivilligorganisationers och föreningars erbjudanden om insatser som till exempel
väntjänst ska uppmuntras och tas till vara på bästa möjliga sätt för brukarnas
räkning. Detta i syfte att utifrån brukarnas önskemål att öka möjligheterna till ett
aktivt och meningsfullt liv i gemenskap med andra.
Leverantören ska samverka med landstinget, övriga myndigheter, organisationer
och föreningar för den enskildes bästa. Leverantören ska erbjuda de anhöriga, god
man/ förvaltare regelbunden information om målsättning med vårdinsatser för den
enskilde, hur en dag kan se ut för deras närstående, målsättning för boendet i stort.
6.15 Kostnader för telefon, fax, TV med mera
Leverantören skall teckna abonnemang för telefon till ledning och personallokal
och svara för kostnaden. Leverantören ska bekosta och ansvara för att ha en
sekretessfax för kommunikation med biståndshandläggare/ bosamordnare.
Inom den särskilda boendeformen ska leverantören svara för kostnader för TVlicens i gemensamma utrymmen.
6.16 Tekniska hjälpmedel och inkontinenshjälpmedel
Leverantören ansvarar för att de boende får tillgång till individuellt utprovade
hjälpmedel i enlighet med kommunens sjukvårdsansvar, och enligt gällande avtal
mellan kommun och landsting. Kostnaden för individuella hjälpmedel ska inte
ingå i priset utan nämnden ersätter leverantören för direkta utlägg efter fakturering
varje månad med moms tydligt särredovisad på fakturorna.
Leverantören ansvarar för hela kostnaden för arbetstekniska hjälpmedel.
Leverantören ansvarar för att brukare som bedöms ha behov av
inkontinenshjälpmedel får det i enlighet med kommunens sjukvårdsansvar och i
enlighet med gällande avtal mellan kommunen och landstinget. Kostnaden för
inkontinenshjälpmedel ska inte ingå i priset utan nämnden ersätter leverantören
för direkta utlägg efter fakturering varje månad med moms tydligt särredovisad på
fakturorna.
6.17 Förbrukningsartiklar, utrustning med mera
Leverantören tillhandahåller och bekostar den medicinsk tekniska utrustningen, de
arbetsredskap och de förbrukningsartiklar som behövs för att fullgöra åtagandet.
6.18 Tandvårdsstöd till äldre
Leverantören ska samverka med landstinget och identifiera vilka personer som
kan omfattas av det särskilda tandvårdsstödet till äldre. Personalen ska årligen
erbjudas utbildning och handledning i munvård.
6.19 Dokumentation
Leverantören ska följa gällande riktlinjer för dokumentation enligt
Socialtjänstlagen och Socialstyrelsens allmänna råd och föreskrifter (SOSFS
2006:5) samt de av kommunen upprättade rutiner gällande vårdplanering,
uppföljning och dokumentation samt till de kvalitetskrav som finns i bilaga 6.
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
22 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
Leverantören ska se till att dokumentation av hälso- och sjukvårdsinsatser utförs i
enlighet med patientdatalagen samt socialstyrelsens allmänna råd och rutiner i
övrigt som tillämpas i kommunen. Dokumentation gällande sociala insatser ska
följas vad som gäller i Socialtjänstlagen 11 kap 5-6 § samt övrig lagstiftning för
verksamheten.
Leverantören ska följa vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan
avseende SoL, LSS och HSL, bilaga 17. Leverantören ska se till att samtliga
journalhandlingar överlämnas till kommunens centralarkiv enligt gällande
gallringsregler när en brukare flyttar eller avlider. Detta gäller också om ansvaret
för verksamheten övergår till annan.
6.20 IT - Vårdinformationssystem
Leverantören ska registrera i vård- och omsorgsnämndens verksamhetssystem för
att dokumentera, rapportera och kommunicera enligt de riktlinjer som upprättas.
Kommunens tillhandahåller åtkomst till systemet och utbildning av lokal
kontaktperson/samordnare av systemet kostnadsfritt. Leverantören skall
tillhandahålla den IT - miljö som erfordras för att kommunicera med kommunens
Citrixserver samt utföra förändringar som kan behövas för säker åtkomst till
kommunens verksamhetssystem för vård och omsorg.
Leverantören ska använda avsett vårdplaneringssystem (fn. Meddix) (webbaserad
lösning för elektroniskt informationsutbyte avseende samordnad vårdplanering).
Kommunen tillhandahåller kostnadsfritt åtkomst till vårdplaneringssystemet och
utbildning av lokal kontaktperson/samordnare av systemet.
För att garantera en säker informationsöverföring används SITHS kort. SITHS
står för Säker IT inom Hälso- och Sjukvård. SITHS kort är en elektronisk
tjänstelegitimation som möjliggör säker identifiering och kryptering av känslig
information och ingår i den nationella E-hälsa strategin. För att använda SITHS
kort krävs kortläsare samt mjukvaran NetiD, tillgång till webbläsare och Internet,
vilket leverantören skall tillhandahålla.
SITHS korten används idag för inloggning till Pascal och NPÖ men kommer att
byggas ut till flera användningsområden som kvalitetsregister, vårdplanering,
verksamhetssystem samt inloggning till citrixmiljön m.m.
Leverantören ska tillhandahålla och bekosta SITHS kort till personalen för att på
ett säkert sätt kommunicera. Leverantören har även skyldighet att hålla
elektroniska katalogtjänsten HSA uppdaterad.
Den pågående statliga utredningen om E-legitimation kan komma att förändra
förutsättningarna.
6.21 Kvalitetsregister
Leverantören skall rapportera till de nationella kvalitetsregister som beställaren
anger
6.22 Tolk
Leverantören ska ombesörja och bekosta att tolk anskaffas när brukare har behov
av tolk för att kommunicera.
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
23 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
6.23 Egenkontrollprogram för hantering av livsmedel
Leverantören ska ha ett HACCP - anpassat egenkontrollprogram för hantering av
livsmedel i verksamheten. Egenkontrollprogrammet ska vara anpassat efter den
verksamhet som ingår i avtalet. Innan övertagandet av verksamheten ska
leverantören lämnat in en registrering och verksamhetsbeskrivning till miljö och
hälsa. Leverantören står för kostnader som är förenade med godkännande av
livsmedelsanläggningen.
http://www.ostersund.se/utvecklingsamhalle/naringslivochforetagande/tillstandochtil
lsyn/livsmedel/ansokaellerregistrera.4.456b7061190a710e458000789.html
6.24 Miljökrav
Leverantören skall följa kommunens miljöpolicy och kommunens inriktningsmål
och effektmål i sitt arbete bilaga 19, bilaga 10. Leverantören ska ha kännedom
om kommunens miljöledningssystem och upprätta rutiner för kemikaliehantering
hantering av konventionellt och farligt avfall samt miljökrav vid inköp enligt
kommunens miljöledningssystem. Leverantören årligen redovisa sitt miljöarbete
till vård- och omsorgsnämnden. Kommunen kan komma att genomföra
miljörevision hos leverantören under avtalsperioden.
Se Östersunds Kommuns hemsida:
http://www.ostersund.se/utvecklingsamhalle/miljoarbetet/miljoledningssystem/miljo
policy.4.6206f665119bf511be480003416.html
http://www.ostersund.se/omkommunen/miljoarbetet/miljoledningssystem.4.3f31d35
7118c7a4571680002584.html
6.25 Praktikplatser
Leverantören har skyldighet att erbjuda praktikplatser enligt de avtal och
överenskommelser som kommunen har med universitet, lärcentrum och
gymnasieskolor bilaga 27.
6.26 Vid entreprenadens upphörande
Leverantören skall i händelse av att verksamheten vid entreprenadens slut övergår
till ny leverantör medverka till att övergången sker med minsta möjliga olägenhet
för brukarna.
7 Lokaler, inventarier mm
7.1
Uppgifter om lokaler mm
Vård- och omsorgsnämnden hyr lägenheter och lokaler för verksamheten.
Lägenheterna upplåts sedan i andra hand till boende efter biståndsbeslut.
Kommunen ställer kontors- och personallokaler till leverantörens förfogande utan
särskild kostnad.
7.2
Inventarier
Gemensamhetsutrymmen i det särskilda boendet är utrustat av kommunen.
Inventarier i personallokaler och administrationslokaler anskaffas av leverantören
och tillhör denne.
Utrustning/inventarier som erfordras av arbetsmiljöskäl bekostas av leverantören.
Löpande underhåll och ersättningsinventarier bekostas av leverantören. När
entreprenaden upphör skall lokalerna vara utrustade med inventarier i
motsvarande omfattning och kvalitet i enlighet med de inventarier som fanns vid
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
24 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
entreprenadens början. Leverantören skall upprätta och hålla en inventarielista
uppdaterad över de inventarier som nämnden ställt till förfogande.
7.3
Visning av lägenhet
Leverantören skall svara för visning av lägenheter och för information till de
boende och deras anhöriga angående villkoren med mera som gäller för särskilda
boendeformer. Leverantören skall verka för att byte av hyresgäst sker snarast
möjligt enligt kvalitetskraven i bilaga 6. Leverantören skall anmäla in- och
utflyttning till fastighetsägaren samt till biståndshandläggare. Leverantören gör
besiktning och dokumenterar den samt vid behov av underhållsåtgärder tillkallar
kommunens besiktningsman. Leverantören skall ha rutiner för visning av ledig
lägenhet samt ansvara för en säker hantering av nycklar.
7.4
Drift, skötsel och underhåll av fastigheten
För teknisk drift, fastighetsskötsel och underhåll av den yttre utemiljön ansvarar
fastighetsägaren (Diös) För det inre löpande underhållet av lägenheter och
gemensamhetsutrymmen ansvarar vård- och omsorgsnämnden.
Arbeten avseende periodiskt underhåll, ny- och reinvesteringar kan göras under
avtalstiden. Leverantören ska utan krav på ersättning tåla de olägenheter i form av
hinder och störningar som därmed kan uppstå.
Leverantören ansvarar för och bekostar städning och skötsel av lägenheter,
allmänna utrymmen, trapphus samt personallokaler.
8 Uppföljning, utvärdering och kvalitetskontroll av verksamheten under
avtalstiden
8.1
Tillsyn
Inspektionen för vård och omsorg (IVO) utövar tillsyn över verksamhet som
bedrivs enligt hälso- och sjukvårdslagen, socialtjänstlagen och Lagen om stöd och
service till vissa funktionshindrade (LSS)
8.2
Lex Maria
Leverantören ska rapportera avvikelser som är av betydelse för patientsäkerheten
enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2005:28) om
anmälningsskyldighet enligt Lex Maria samt kommunens upprättade rutiner
avseende avvikelsehantering.
8.3
Lex Sarah
Leverantören ska ha ingående kännedom om de föreskrifter som gäller vid
anmälan av missförhållanden i omsorger om äldre och funktionshindrade.
Föreskrifterna och råden anges i 14 kap 1-2 § socialtjänstlagen (1980:620)
(SOSFS 2011:5) Leverantören ska ha egna rutiner för hur utredning och
rapportering ska gå till. Leverantören skall även följa vård- och omsorgsnämndens
rutiner och instruktioner för rapportering av Lex Sarah för yrkesmässig
verksamhet, bilaga 26.
8.4
Insyn
Beställaren, inklusive kommunens revisorer, har rätt till full insyn i verksamheten
för uppföljning och utvärdering att uttalade mål, riktlinjer och kvalitetskrav följs
och för uppföljning av beviljade och bedömda insatser.
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
25 (26)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2013-08-08
8.5
Rapportering
Leverantören ska lämna in de uppgifter som vård- och omsorgsnämnden kan
behöva för att fullgöra sin rapporteringsskyldighet till andra myndigheter
exempelvis Statistiska centralbyrån (SCB) och Socialstyrelsen. Leverantören ska
medverka till att kommunens och socialstyrelsens brukarenkäter genomförs.
Leverantören ska upprätta patientsäkerhetsberättelse senast den 1 mars årligen.
8.6
Uppföljning och utvärdering
Uppföljningen är en del i nämndens ledningssystem för kvalitet .
Leverantören ska skriftligen rapportera enligt kvalitetskraven i bilaga 6 varje år
om inte andra intervall anges.
Vidare kommer vård- och omsorgsnämnden att göra löpande uppföljningar/
granskningar av hur avtalsvillkoren inklusive kvalitetskraven i bilaga 6 följs.
Vård- och omsorgsnämnden har rätt till full insyn i verksamheten för uppföljning
och utvärdering att uttalade mål och riktlinjer följs och för uppföljning av
beviljade och bedömda insatser.
Det system eller den modell för dokumentation, som leverantören använder, ska
vara sådant att uppföljning kan ske individuellt och mot kvalitetskraven i
förfrågningsunderlaget.
Vård- och omsorgsförvaltningen, förfrågningsunderlag för Myran
26 (26)