Transcript Paskaita 5

Prisiminkime
• Kokie ištekliai yra svarbiausi. Kokie personalo išteklių
ypatumai?
• Kaip atliekamas išteklių poreikio įvertinimas?
• Kas yra personalo užimtumo histogramos, ką jos parodo?
Kaip gali būti sprendžiami personalo išteklių poreikio
konfliktai?
• Kas yra atsakomybės paskirstymo matrica?
• Kas yra projekto tiesioginės ir netiesioginės (pridėtinės)
sąnaudos? Kuo skiriasi projekto ir organizacijos
pridėtinės sąnaudos? Kas yra piniginiai srautai, kas yra
„S“ kreivė?
• Kas yra planinė ir sukurtoji vertė, ką jos reiškia ir kaip jos
apskaičiuojamos? Kas yra sąnaudų ir grafiko indeksai bei
kritinis koeficientas?
5. PROGRAMINĖS ĮRANGOS
PANAUDOJIMAS PROJEKTŲ
VALDYME
1. Microsoft
®
Project
projektų planavime ir valdyme
MS Project yra:
 Planavimo priemonė, padedanti projektų
vadovams sudaryti ir apjungti projekto grafiką
su išteklių ir atsakomybės paskirstymu;
 Priemonė, padedanti valdyti projekto pradžią,
vykdymą ir užbaigimą;
 Pagrindinė projektų vadovų darbo priemonė,
pateikianti projekto planą įvairiose vaizdavimo
formose.
MS Project pradedamas naudoti,
kai yra suformuluotas projekto tikslas
 Darbų (užduočių) vykdymo eiliškumo, svarbiausių
terminų bei gairių numatymui;
 Išteklių poreikio ir išlaidų įvertinimui bei ribotų išteklių
paskirstymui parengiant realų grafiką;
 Projekto plano suderinimui įvertinant laiko ir lėšų
apribojimus;
 Projekto grafiko susiejimui su kitais valdymo
dokumentais;
 Projekto ataskaitų parengimui;
 Projekto informacijos ir dokumentų patalpinimui internete
ar vidiniame organizacijos informaciniame tinkle.
Prasidėjus projektui, MS Project naudojamas:
 Sekti projekto eigą pagal grafiką, biudžeto planą ir laiko
išteklius;
 Pateikti projekto planą projekto dalyviams;
 Koreguoti darbų grafiką dėl įvykusių nenumatytų pokyčių;
 Modeliuoti įvairias situacijas prieš priimant sprendimą keisti
planą;
 Komunikuoti su projekto komandos nariais aptariant
galimus pokyčius (arba perspėti apie pokyčius) bei
priimant sprendimus;
 Automatiškai paskleisti operatyvinę informaciją ar
ataskaitas, talpinant jas internete arba vidiniame tinkle;
 Parengti projekto baigiamąją ataskaitą ir atlikti problemų
įvertinimą.
Programos paleidimo būdai
 Du kartus spragtelti pele ties programos
piktograma;
 Start → Programs → Microsoft Office →
Microsoft Project (programos paleidimo
skyriaus komanda);
 Du kartus spragtelti pele ties programos
vykdomosios bylos winproj.exe piktograma.
Naujo projekto kūrimas
Norint sukurti naują projektą, reikia:
 Parinkti vykdyti meniu skyriaus File komandą
New;
 Atsivėrusiame lange Project Information
nurodyti projekto pradžios datą Start Date;
 Paspausti komandinį mygtuką OK.
Egzistuojančio projekto plano
atvėrimas
 Parinkti vykdyti meniu skyriaus File komandą Open;
 Atsivėrusiame lange sąraše Look in parinkti disko,
kuriame išsaugotas projekto planas, vardą, katalogą,
kuriame užregistruotas išsaugotas projekto planas;
 Bylų tipų sąraše (Files of type) parinkti filtro reikšmę:
Microsoft Project Files;
 Sąraše File name parinkti arba įrašyti iškviečiamo
dokumento bylos vardą;
 Paspausti komandinį mygtuką OK.
Projekto grafiko kūrimas
 Projekto grafiką galima pradėti kurti Gantt’o
diagramos arba tinklo diagramos languose;
 Pereiti iš vienos diagramos į kitus formatus
galima spaudžiant dešiniajame programos lango
krašte esančias piktogramas, arba paleidžiant
komandą: View. Network Diagram, Resource
Sheet ir kt.
 Darbo metu rekomenduojama išsaugoti keletą
nuoseklių projekto bylų (variantų).
Projekto plano išsaugojimas
 Parinkti vykdyti meniu skyriaus File komandą Save As;
 Sąraše Save in parinkti disko, kuriame reikia išsaugoti bylą,
vardą ir katalogą, kuriame reikia užregistruoti išsaugomą bylą;
 Spragtelti “pele” lauke File Name ir jame įrašyti išsaugomos
bylos vardą;
 Bylų tipų sąraše (Save as type) parinkti filtro reikšmę –
Project;
 Paspausti komandinį mygtuką Save;
 Dokumentui įslaptinti reikia paspausti komandinį mygtuką
Option ir atsivėrusiame lange srityje Protection Password
įrašyti slaptažodį, reikalingą dokumentui nuskaityti ir/arba
modifikuoti (Write Reserved Password).
Projekto darbų pavadinimų surašymas
Gantt’o diagramos lange Task name stulpelyje
surašomi visų projekto darbų (tame tarpe ir užduočių) ir
gairių pavadinimai su atitinkamais kodais pagal darbų
išskaidymo struktūrą (DIS):
Projekto darbų ir užduočių tvarkymas
 2 kartus paspaudus ant Task Name stulpelio
eilučių, atsiranda Task Information lentelė, kurioje
galima įrašyti arba redaguoti duomenis apie
konkrečią užduotį, gairę;
 Norint ištrinti darbą/gairę, riekia jį pažymėti ir spausti
Delete arba dešiniu pelės klavišu paspausti ant
darbo numerio (1,2,3...) ir nurodyti Delete Task;
 Taip pat galima įterpti naują darbą ar gairę – Insert,
New Task.
Darbų rangavimas lygiais (1)
 MS Project dokumente perteikiama projekto darbų lygių
hierarchija, kaip DIS;
 Kairiuoju peles klavišu pažymėjus antro lygio darbus
(pvz. 2.1., 2.2.) ir paspaudus Indent rodyklę, pažymėti
darbai pasitraukia į dešinę. Norint sugrąžinti darbus į
ankstesnę padėtį, riekia vėl juos pažymėti ir paspausti
priešingos krypties rodyklę – Outdent;
 Tokiu pačiu būdu dar labiau į dešinę patraukiami dar
žemesnio hierarchijos lygio darbai (1.1.1., 1.1.2., 1.1.3.
ir t.t.);
 PASTABA: gairių lygis turėtų sutapti su jų pirmtakų
užduočių lygiu.
Darbų rangavimas lygiais (2)
Užduotys ir gairės (pradžioje) Gantt’o diagramoje
yra žymimos mėlynai. Jas apimantys aukštesnio
lygmens darbai – juodai.
Užduočių trukmės nurodymas
 Užduočių trukmė įrašoma Gantt’o diagramos stulpelyje
Duration arba 2 kartus paspaudus ant užduoties
pavadinimo ir atsidarius Task Information lentelei
(pasirenkama General, Duration);
 Pažymėjus kiekvienos užduoties trukmę, jos pradžios ir
pabaigos datos nusistato automatiškai. Jei datas reikia
redaguoti, spaudžiama: Task Information, General,
Dates: Start, Finish;
 Kritinio kelio užduotys turėtų nusispalvinti raudonai.
 DĖMESIO! Trukmė priskiriama tik užduotims
(neskaidomiems darbams) ir gairėms (0).
Tinklo diagrama
Norint pamatyti projekto grafiką tinklo diagramos
formate, reikia atidaryti tinklo diagramos langą.
Užduotys tinklo diagramoje yra stačiakampės formos, o
juos apimantys apibendrinti darbai – trapecijos formos.
Tarpusavyje susijusių užduočių sujungimas
 Projekto plane užduotys gali būti susietos viena su kita
įvairiais būdais. Norint sujungti užduotis sąryšiais, reikia
pažymėti dvi užduotis ir spausti Link Tasks;
 DĖMESIO! Sąryšiais yra sujungiamos tik tarpusavyje
susijusios užduotys (neskaidomi, žemiausio lygmens darbai)
ir gairės!
 2 kartus paspaudus ant rodyklės, atsidaro Task Dependency
lentelė, kurioje nurodomas ryšio tarp užduočių tipas.
Užduoties tipas
Trumpinys
Pabaiga-Pradžia (Finish-to-Start)
FS
Pradžia-Pradžia
SS
(Start-to-Start)
Pabaiga-Pabaiga (Finish-to-Finish)
FF
Pradžia-Pabaiga (Start-to- Finish)
SF
Ryšių panaikinimas
 Norint panaikinti ryšį tarp užduočių, reikia jas pažymėti ir
spausti Unlink Tasks. Tai galima padaryti ir Gantt’o, ir
tinklinėse diagramose – šis veiksmas atliekamas viename iš
šių formatų;
 Norint priartinti arba atitolinti diagramos vaizdą, reikia spausti
Zoom in arba Zoom out.
PERT
 Spaudžiame piktogramą PERT Entry Form,
kurioje įrašome kiekvienos užduoties įvykdymo
trukmę palankiausiomis (optimistic),
normaliomis (expected) ir nepalankiomis
(pessimistic) sąlygomis;
 Tuomet atitinkamai paspaudus Optimistic
Gannt, Expected Gantt ar Pessimistic Gantt
rodomi atitinkami projekto grafikų variantai.
Projekto išteklių apskaita
 Projekto išteklių sąrašas kuriamas Resource Sheet
pagalba – View, Resource Sheet, arba paspaudus
Resource Sheet piktogramą ir nurodžius, kad bus
įrašomi duomenys – View, Table: Entry;
 Resource name stulpelyje įrašomi išteklių pavadinimai –
darbuotojų pavardės, priemonių, medžiagų pavadinimai,
pvz. Jocienė, Petraitis, kompiuteris, faksas ir t.t.
 Stulpelyje Type nurodomas išteklių tipas: Work (darbožmogiškieji išt.) arba Material (pirkiniai, ranga ir pan.)
 Stulpelyje Group įrašomos darbuotojų pareigos
 Stulpelyje Max Units nurodomas įrašomų išteklių kiekiai.
Išteklių sąrašas
Išteklių priskyrimas užduotims
 Norint priskirti išteklius užduotims, reikia pažymėti
atitinkamas užduotis,spausti Assign Resources,
atsidariusioje lentelėje pažymėti užduočiai
priskiriamus išteklius ir spausti Assign;
 Norint panaikinti užduotims priskirtus išteklius, reikia
spausti Remove;
 DĖMESIO! Ištekliai priskiriami tik užduotims!
Darbo išteklių užimtumas
Norint peržiūrėti darbo išteklių užimtumą projekte, reikia
pasirinkti View, Resource Graph: mėlyna spalva žymi
normalų išteklių užimtumą (iki 100%), o raudona spalva per didelį išteklių užimtumą (>100%):
Darbo išteklių užimtumo subalansavimas
 Darbo ištekliai projekte turi būti panaudojami
neviršijant normalaus darbo užimtumo (8
val./d., 40 val./sav. = 100%);
 Jei darbo užimtumas viršijamas, reikia:
 trumpinti darbuotojo užimtumą - eiti į išteklių
panaudojimo langą View, Resource Usage ir
trumpinti darbuotojų darbo trukmę stulpelyje
Work;
 pratęsti darbo vykdymo laiką, bet tai gali pailginti
ir viso projekto trukmę.
Išteklių paklausos-pasiūlos subalansavimas
 Kai nustatoma, kad projekto plane neišvengta
išteklių paklausos ir pasiūlos konfliktų, reikia atlikti
išteklių subalansavimą (Leveling) ;
 Išteklių paklausos ir pasiūlos subalansavimas
pradedamas pele paspaudus Tools ir Level
Resources – atsiveria lentelė, kurioje galima
pasirinkti automatinį arba rankinį, viso projekto ar
tam tikrų jo dalių subalansavimą. Taip pat galima
užsiduoti subalansavimą tik slinkties rezervų ribose.
Kai trūksta išteklių
 Kai planuojamam projektui trūksta savų išteklių,
galima peržiūrėti ir paieškoti ar kiti organizacijos
projektai tuo metu juos efektyviai išnaudoja, ir jei
ne – suplanuoti išteklių laikiną perkėlimą;
 Norint suplanuoti išteklių laikiną perkėlimą, reikia
pasirinkti Tools, Resource Sharing, Share
Resources. Atsiveria lentelė, kurioje
pasirenkama iš kokių projektų galvojama perkelti
išteklius, ir kuriam projektui suteikiamas
prioritetas.
Išteklių įkainių įrašymas į MSP bylą
Norint įrašyti išteklių įkainius į MSP bylą, reikia
Resource Sheet lange užpildyti atitinkamus
stulpelius:
 Stulpelyje Std.Rate surašomi darbuotojų valandos
įkainiai;
 Stulpelyje Ovt.Rate surenkami viršvalandžių įkainiai;
 Stulpelyje Cost/Use įrašomi numatomi darbuotojams
vienkartiniai išmokėjimai (priedai, autorinės sutartys);
 Kitų (Materials) išteklių atveju, Cost/Use stulpelyje
pažymima išteklių pirkimo kaina.
Projekto biudžetas MSP byloje
 Priskyrus išteklius numatytoms užduotims ir įrašius
jų įkainius, programa apskaičiuoja projekto
sąnaudas ir pateikia biudžetą: View, Gantt Chart,
Table: Cost;
 Visas projekto išlaidas galima pamatyti: Project,
Project Information, Statistics.
Piniginiai srautai su MS Project
 Užduočių informacijos lentelėse įrašius išteklių
poreikį ir jų įkainius, galima matyti sąnaudų
planą (piniginius srautus) – View , Reports,
Costs, Select, Cash Flow, Select;
 Čia matoma planinė sąnaudų lentelė pagal
užduočių paketus savaitės intervalais visam
projekto laikotarpiui.
Informacijos apie darbų įvykdymo
eigą įrašymas
 Kaip taisyklė kiekvienos savaitės pabaigoje
(galimas ir kitas periodiškumas) lentelėje Task
Information, General, Percent complete
įrašoma kokia % dalimi yra atlikti darbai;
 Languose Gantt Chart, Network Diagram,
Tracking Gantt atsiranda informacija apie darbų
įvykdymą (%);
 Visi projekto dalyviai, turintys įgaliojimus, gali
stebėti korektišką projekto užduočių vykdymo
eigos būklę.
Sukurtosios vertės valdymas su MSP
 Tuomet einant – View , Reports, Costs, Select,
Earned Value, Select – randama sukurtosios vertės
ataskaita iš kurios matyti:
 Planinės biudžeto sąnaudos (BCWS);
 atliktų darbų sąnaudos pagal biudžetą (BCWP
arba EV);
 faktinės atliktų darbų sąnaudos (ACWP);
 grafiko ir sąnaudų nuokrypiai (SV,CV);
 prognozuojamos ir planinės projekto sąnaudos
(EAC, BAC);
 prognozuojamas jų skirtumas.
MS Project rezultatų perkėlimas
 MS Project gauti rezultatai g.b. perkeliami į –
MS Word, MS Excell, MS PowerPoint ir kitas
programas;
 Atsidarius norimą langą, spaudžiama Copy
Picture, pasirenkama To GIF image file,
nurodoma perkėlimo vieta (Browse) ir
spaudžiama OK. Informacija bus išsaugota
GIF paveikslėlio formate.
2. GanttProject
nemokamas įrankis projektų valdymui
http://www.ganttproject.biz/
Privalumai ir funkcijos
 Nemokama programinė įranga;
 Galimybė braižyti Gantt’o diagramas;
 Galimybė braižyti PERT diagramas;
 Galimybė braižyti rasti kritinį kelią;
 Galimybė priskirti norimus išteklius;
 Galimybė eksportuoti duomenis į JPG, PDF,
HTML ir MS Project formatų bylas.
Gantt’o grafikas
Tinklinis grafikas
5. Užduotis
 Parengti projekto tinklinį grafiką MS Project
formate, įtraukiant gaires ir buferius (pagal
poreikį) bei paryškinant kritinį kelią;
 Parengti Gantto grafiką MS Project formate;
 Priklausomai kokiu laipsniu bus panaudota
programinė įranga, galima tikėtis kursinio
darbo įvertinimo padidinimo 0,2-0,8 balo
ribose.