Transcript PowerPoint Presentation - Lietuvos archyvų departamentas

DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ
VALDYMĄ REGLAMENTUOJANTYS
TEISĖS AKTAI IR JŲ TAIKYMAS (I)
dr. Daiva Lukšaitė
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos
Dokumentų ir archyvų valdymo skyriaus vedėja
el. p. [email protected], tel. (8 5) 265 2249
1. ESMINIAI DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ VALDYMĄ
REGLAMENTUOJANČIŲ TEISĖS AKTŲ PAKEITIMAI
1.1. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas
(Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; toliau – DAĮ) reglamentuoja:
1. Nacionalinio dokumentų fondo (NDF) administravimą
(NDF apima: a) valstybės ir savivaldybių institucijų įstaigų ir įmonių veiklos
dokumentus; b) Lietuvoje įvairiais laikotarpiais veikusių valstybinių įstaigų ir
įmonių veiklos dokumentus; c) valstybės archyvuose saugomus dokumentus).
2. Įstaigų veiklos dokumentų valdymą ir naudojimą.
3. Subjektų, vykdančių dokumentų ir archyvų valstybinį administravimą, kompetenciją ir
uždavinius (subjektai: Lietuvos Respublikos Vyriausybė, Lietuvos Respublikos
kultūros ministras, Lietuvos vyriausiasis archyvaras, Archyvų taryba ir valstybės
archyvai).

Šių metų liepos 1 d. įsigaliojo Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų
įstatymo 2, 7, 8, 10, 13, 14, 15, 16, 18, 19 straipsnių pakeitimo ir papildymo
įstatymas (Žin., 2012, Nr. 44-2147).
Žinotina, kad Lietuvos vyriausiasis archyvaras:
1) dalyvauja formuojant valstybės politiką dokumentų ir archyvų valdymo ir
naudojimo srityje ir ją įgyvendina;
2) Vyriausybės arba kultūros ministro pavedimu dalyvauja formuojant Europos
Sąjungos politiką dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo srityje;
3) užtikrina Europos Sąjungos dokumentų valdymo ir naudojimo srities teisės aktų
vykdymą Lietuvoje;
4) reglamentuoja dokumentų ir archyvų valstybinio valdymo srities
administravimą, teikia derinimo išvadas dėl kitų valstybės institucijų ir įstaigų
parengtų su archyvų ir dokumentų valdymo politika susijusių teisės aktų projektų,
kitų dokumentų;
5) kontroliuoja, kaip administruojamas Nacionalinis dokumentų fondas;
6) formuoja vienodą dokumentų valdymo praktiką valstybės ir savivaldybių
institucijose, įstaigose ir įmonėse;
7) sprendžia valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių veiklos
dokumentų perdavimo klausimus;
8) koordinuoja kino paveldo kaupimą, saugojimą ir naudojimą;
9) ...
DAĮ lygmeniu apibrėžtos šios sąvokos:
 Dokumentas – Lietuvos Respublikoje ar užsienio valstybėje įsteigto
juridinio asmens, kitos organizacijos ar jų padalinio ar fizinio asmens
veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo,
formos ir laikmenos.
 Dokumentų saugojimo paslauga – kitų asmenų dokumentų saugojimas
specialiose saugyklose pagal licencijos turėtojo sutartinius įsipareigojimus
ir teisės aktų nustatytus reikalavimus, siekiant užtikrinti saugomų
dokumentų autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą jų saugojimo
laiką.
 Ilgai saugomi dokumentai – dokumentai, kurių nustatytas saugojimo
terminas nuo 26 iki 100 metų.
 Nuolat saugomi dokumentai – dokumentai, kuriuos nustatyta saugoti
neribotą laiką.
 Trumpai saugomi dokumentai – dokumentai, kurių nustatytas
saugojimo terminas nuo 1 iki 25 metų įskaitytinai.
Dokumentų saugojimo terminų aspektu svarbu, kad
pagal DAĮ 13 straipsnio 2 dalį:
Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių vidaus administravimo
dokumentų ir nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų vidaus
administravimo dokumentų, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai,
saugojimo terminų rodykles rengia ir suderinęs su suinteresuotais centriniais
valstybinio administravimo subjektais tvirtina Lietuvos vyriausiasis
archyvaras.
pagal DAĮ 13 straipsnio 4 dalį:
Sprendimą, kurie valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių,
nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų veiklos dokumentai turi
būti saugomi nuolat, priima Lietuvos vyriausiasis archyvaras ar jo įgalioti
valstybės archyvai.
Dokumentų valdymo organizavimo aspektu svarbu
DAĮ 10 straipsnio 1 dalis:
Valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės veiklos dokumentai turi būti efektyviai
valdomi ir prieinami jos pačios ir kitų asmenų poreikiams tenkinti, apsaugoti nuo sugadinimo,
praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo, sunaikinimo. Už valstybės ar savivaldybės
institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentų valdymo organizavimą teisės norminių aktų nustatyta
tvarka atsako tos institucijos, įstaigos ar įmonės vadovas ar kitas tos institucijos, įstaigos ar
įmonės įgaliotas asmuo.
DAĮ 10 straipsnio 3 dalis:
Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, perduodančios valstybės archyvams
nuolat saugomus dokumentus ir ilgai saugomus elektroninius dokumentus, per Elektroninio
archyvo informacinę sistemą su valstybės archyvais derina dokumentacijos planų duomenis
ir šio straipsnio 2 dalies 1 punkte nurodytų apskaitos dokumentų duomenis.
DAĮ 10 straipsnio 4 dalis:
Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, neperduodančios dokumentų valstybės
archyvams, šio straipsnio 2 dalies 1 punkte nurodytus apskaitos dokumentus ir
dokumentacijos planus derina su tos institucijos, įstaigos ar įmonės savininko teises ir
pareigas įgyvendinančia institucija ar jos įgaliota įstaiga.
Įstaigų apskaitos dokumentų duomenų derinimas per
Elektroninio archyvo informacinę sistemą (EAIS)
Siekiamybė – visus apskaitos dokumentų duomenis derinti per EAIS.
Išimtys? Galimos derinant ankstesnio laikotarpio apskaitos dokumentų duomenis
(pvz.: 2012 m. dokumentacijos planų papildymų sąrašų, apyrašų ar jų tęsinių (į kuriuos
įrašomos tarybiniu laikotarpiu ar vėliau užbaigtos bylos) ar pan.). Šiuo atveju apskaitos
dokumentų duomenys derinti teikiami, juos parengus įprastu būdu.
Valstybės archyvai, taikydami išimtis ir derindami jiems priskirtų įstaigų apskaitos
dokumentų duomenis, turėtų atsižvelgti į įvykusius įstaigų struktūrinius pokyčius,
galimas laiko ir lėšų sąnaudas.
Įstaigos per EAIS turi:
1. pateikti (suderinti) dokumentų registrų sąrašo, bylų apyrašų sąrašo duomenis;
2. suderinti 2013 m. dokumentacijos plano duomenis;
3. bylų apyrašų ar jų tęsinių duomenis (pvz., į apyrašus įrašius užbaigtas bylas,
sudarytas pagal 2013 m. dokumentacijos planą);
4. dokumentų naikinimo aktų duomenis (pvz., į aktus įrašius užbaigtas bylas,
sudarytas pagal 2013 m. dokumentacijos planą).
Valstybės archyvų apskaitos dokumentų duomenų
derinimas
 Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2012 m. liepos 27 d.
įsakymu Nr. ĮV-536 (Žin., 2012, Nr. 93-4827) Lietuvos vyriausiojo
archyvaro tarnybai (LVAT) buvo suteikti įgaliojimai derinti
valstybės archyvų apskaitos dokumentų duomenis.
 Valstybės archyvai apskaitos dokumentų duomenis LVAT derinti
teikia per EAIS.
 Valstybės archyvai derinti teikia veiklos dokumentų apskaitos
dokumentų duomenis, o specialiosios veiklos apskaitos dokumentų,
sudarytų vykdant teisės aktais priskirtas funkcijas (tvarkant ar
pertvarkant saugomus fondus) duomenys su LVAT nederinami.
 Valstybės archyvų apskaitos dokumentų duomenis, pateiktus per
EAIS, peržiūrės ir LVAT vadovui derinti teiks LVAT Dokumentų
ir archyvų valdymo skyriaus darbuotojai.
Dokumentų perdavimo valstybės archyvams aspektu svarbu



Nuolat saugomus dokumentus ir ilgai saugomus elektroninius veiklos
dokumentus valstybės archyvams perduoda Lietuvos Respublikos Seimas,
Respublikos Prezidentas, jų įsteigtos institucijos ir įstaigos, Lietuvos Respublikos
Vyriausybė, teismai, Lietuvos bankas, ministerijos ir Vyriausybės įstaigos,
kariuomenės, teisėsaugos institucijos ir įstaigos, kiti centriniai ir teritoriniai
valstybinio administravimo ir savivaldybių administravimo subjektai, viešąsias
paslaugas teikiančios įstaigos ir įmonės, kurių veikloje susidaro nuolat saugomų
dokumentų ir ilgai saugomų elektroninių dokumentų.
Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių
dokumentus valstybės archyvams saugoti, sąrašas, patvirtintas Lietuvos
vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 21 d. įsakymu Nr. V-62 (Žin., 2012, Nr.
71-3705).
Likviduojamos ar reorganizuojamos valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos
ar įmonės, kuri po reorganizavimo pasibaigia, nuolat saugomi dokumentai ir ilgai
saugomi elektroniniai dokumentai perduodami valstybės archyvui (16 str. 1 dalis).
1.2. DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS TAISYKLIŲ (toliau –
DTA) (Žin., 2012, Nr. 72-3768) PAKEITIMAI SIETINI SU:
•
•
•
•
•
taisyklėse nustatytų reikalavimų taikymo objektu;
įstaigos vadovo tvirtinamų ir nustatomų apskaitos dokumentų
formomis;
apskaitos dokumentų duomenų derinimo procedūromis;
pakitusia DEK įgaliojimų aprėptimi;
užbaigtų bylų tvarkymu ir jų įrašymu į apskaitos dokumentus.
DTA taisyklių taikymas
 DTA taisyklės nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų,
įmonių, kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas,
valstybės įgaliotų asmenų oficialiųjų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir
saugojimo bendruosius reikalavimus.
 Valstybės įgaliotų asmenų dokumentų valdymo reikalavimus nustato
Lietuvos Respublikos teisingumo ministras, suderinęs su Lietuvos
vyriausiuoju archyvaru.
 Elektroniniai dokumentai tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi pagal
Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos
vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 (Žin.,
2012, Nr. 3-104), ir DTA taisyklių reikalavimus.
11
ĮSTAIGOS VADOVAS PAGAL DTA TAISYKLES PRIVALO
Pagal DAĮ (Dokumentų ir archyvų įstatymą):

Nustatyti įstaigos dokumentų registrus, kitus apskaitos dokumentus.

Paskirti atsakingus asmenis už veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą,
saugojimą ir naikinimą bei nustatyti jų įgaliojimus.
Pagal DTA (Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles):

Paskiria už įstaigos veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą
atsakingus struktūrinius padalinius ar darbuotojus ir nustato jų įgaliojimus bei atsakomybę.

Tvirtina dokumentų perdavimo aktus, perduodant dokumentus atsakingiems įstaigos
darbuotojams ar jiems keičiantis, taip pat perduodant dokumentus kitai įstaigai.

Tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų duomenis, per Elektroninio archyvo
informacinę sistemą suderintus su valstybės archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka
dokumentai perduodami toliau saugoti. Kai dokumentai valstybės archyvui
neperduodami, dokumentų ir bylų apskaitos dokumentai (jų duomenys) suderinami su
įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančia institucija ar jos įgaliota įstaiga.

Prireikus sudaro patariamąją dokumentų ekspertų komisiją dokumentų vertės
ekspertizės, tvarkymo, apskaitos ir saugojimo klausimams nagrinėti.
 Sprendžia klausimus, susijusius su įstaigos sukurtų ar perimtų vaizdo ir garso
dokumentų autorių turtinių teisių perėmimu.
Dokumentų registravimas

Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti užregistruoti. Dokumentai
įstaigoje registruojami vieną kartą. Dokumentai registruojami tą dieną, kai jie gaunami,
pasirašomi ar patvirtinami.
 Dokumentai registruojami dokumentų registruose, kurių sąrašą, tvirtina įstaigos vadovas.
Dokumentų registruose registruojami kalendoriniais metais parengti ar gauti dokumentai, jei
kiti teisės aktai nenustato kitaip.
Dokumentų registrų sąrašas tvirtinamas įstaigos vadovo parašu, o ne teisės aktu.
DTA taisyklių 17 punktas
Įstaigos gauti dokumentai registruojami gautų dokumentų registruose , kuriuose įrašomi šie
duomenys: dokumento gavimo registracijos numeris ir gavimo data, dokumento sudarytojo
pavadinimas, gauto dokumento datos ir registracijos numerio nuoroda, pavadinimas (antraštė).
Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, gali būti numatyti atskiri gautų dokumentų registrai pagal
korespondentus, temas ar rūšis.
Jei įstaigoje ir jai pavaldžiose įstaigose įdiegta vieninga kompiuterizuota dokumentų valdymo
sistema, įstaigos parengto dokumento gavimas pavaldžioje įstaigoje gali būti fiksuojamas
sistemos priemonėmis, neatliekant gauto dokumento registravimo procedūros
13
Dokumentų tvarkymas, juos užregistravus 1
(DTA taisyklių) 24.1. Dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami atsakingo
struktūrinio padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų pavadinimu. Jei struktūrinio
padalinio antspaudo ar antspaudo su pareigų pavadinimu nėra, po parašo rekvizitu
(tvirtinamuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu) rašomas įstaigos
pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir žodis „Kopija“ („Nuorašas“) arba dedamas
atitinkamas spaudas.
24.2. Siunčiami dokumentai išsiunčiami adresatams, rengėjų vizuoti dokumentų
nuorašai ar dokumentų kopijos patvirtinami šių taisyklių 24.1 punkte nustatyta tvarka ir
dedami į bylas.
Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos, patvirtinti nuorašai ar
dokumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais
įrenginiais, į bylą dedamas pasirašytas ir rengėjo vizuotas dokumentas.
Tik telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame dokumente rengėjas ar siuntėjas
nurodo, kad dokumento originalas nebus siunčiamas. Jei siunčiamas dokumentas yra
atsakomasis, į bylą jis dedamas su tuo dokumentu, į kurį atsakoma.
Dokumentų tvarkymas, juos užregistravus 2
24.3. Jei reikia, darbuotojai su teisės aktais supažindinami pasirašytinai ir
dokumentai dedami į bylas.
Kai reikia darbuotojus pasirašytinai supažindinti su teisės aktais patvirtintais
dokumentais, supažindinimo žymos rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar
patvirtintuose nuorašuose, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip, kopijos ar nuorašai
dedami į darbuotojų asmens bylas, jei atskira byla nenumatyta ir kiti teisės aktai
nenustato kitaip.
24.4. Teisės aktų ir teisės aktais patvirtintų dokumentų patvirtintos kopijos ar
patvirtinti nuorašai, jei reikia, perduodami užduočių vykdytojams ar siunčiami
pavaldžioms įstaigoms.
24.5. Kiti įstaigos parengti dokumentai dedami į bylas juos užregistravus ar
įvykdžius užduotis. Kai reikia, kitoms įstaigoms siunčiamos šių dokumentų patvirtintos
kopijos ar patvirtinti nuorašai.
24.6. Jei įstaigoje ir jai pavaldžiose įstaigose įdiegta vieninga kompiuterizuota
dokumentų valdymo sistema, įstaigos parengti dokumentai pavaldžioms įstaigoms
gali būti teikiami sistemos priemonėmis, neatliekant siunčiamo dokumento
registravimo procedūros
Dokumentų vertinimo aspektai
DTA taisyklių 51 punktas.
Sprendimus dėl trumpai ir ilgai saugomų bylų tolesnio saugojimo ar
naikinimo priima įstaigos vadovas, dėl nuolat saugomų bylų – valstybės
archyvas, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami
toliau saugoti.
Apskaitos dokumentų duomenys derinami ir tvirtinami pagal šių Taisyklių
8.3 punkte nustatytus reikalavimus

Atsisakyta DEK privalomų funkcijų vertinant dokumentus ir rengiant apskaitos
dokumentus, taip pat ir DEK pirmininko vizų nurodymo apskaitos
dokumentuose
Bylų sudarymas: Dokumentacijos planas
Įstaigos dokumentų valdymui visose veiklos srityse ar atliekant priskirtas funkcijas
užtikrinti kasmet rengiamas ir likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių
metų pabaigos teikiamas derinti kitų metų dokumentacijos planas
DTA taisyklių 36 punktas. Dokumentacijos plano duomenys derinami ir tvirtinami šių
Taisyklių 8.3 punkte nustatyta tvarka
DTA taisyklių 5 priedo pastraipa “Paaiškinimai” papildyti šia pastraipa:
Įstaigos, kurios dokumentacijos plano duomenis derina per
Elektroninio archyvo informacinę sistemą, 8-oje skiltyje (Iš viso
per metus užbaigta bylų) nurodomus duomenis pildo ir valstybės
archyvui teikia sistemos priemonėmis
Dokumentacijos plano formoje atsisakyta DEK pirmininko vizos nurodymo.
17
Užbaigtų bylų tvarkymas 1
DTA taisyklių 41 punktas. Bylos tvarkomos praėjus vieniems metams po jų
užbaigimo:
41.1. Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą ar pasirinktą požymį,
įsitikinant, kad jose esantys dokumentai atitinka bylų antraštes, paantraštes (jei yra) ir
saugojimo terminus.
41.2. Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į
bylas. Jei tokį registrą numatyta saugoti trumpai, jis gali būti saugomas informacinių
technologijų priemonėmis, užtikrinant jo autentiškumą, patikimumą ir priėjimą prie
registro visą saugojimo laiką.
41.3. Ilgai ir nuolat saugomose bylose dokumentai išdėstomi chronologine tvarka (byla
pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu įstaigoje registruotu dokumentu), jei
netaikoma kita sisteminimo tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis
dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos.
41.4. Byloje paliekamas vienas dokumento egzempliorius. Jei byloje yra juodraščių,
dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių, jie išimami. Teisės aktų
nustatyta tvarka grąžintini dokumentai bylose nepaliekami.
Užbaigtų bylų tvarkymas 2
DTA taisyklių 41 punktas. Bylos tvarkomos praėjus vieniems metams po jų
užbaigimo:
41.5. Ilgai ir nuolat saugomų bylų lapai sunumeruojami šių Taisyklių 8 priede nustatyta tvarka.
Kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai.
41.6. Trumpai saugomų bylų lapai nenumeruojami, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Jei tokia
byla ar atskiri jos dokumentai teisės aktų nustatyta tvarka laikinai perduodami naudotis kitoms
įstaigoms, bylos lapai sunumeruojami ir parašomas bylos baigiamasis įrašas.
41.7. Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai
arba kai bylos vidaus apyrašo sudarymą nustato kiti teisės aktai. Vidaus apyraše surašomi byloje
esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (lapų numeris (-iai).
41.8. Jei atitinkamos dokumentų rūšies ar viena tema susijusių dokumentų apyvarta nedidelė, į
tvarkomą bylą gali būti dedami dvejų kalendorinių metų dokumentai, jei tokios bylos apimtis
nebus didesnė, nei nustatyta šių Taisyklių 39.9 punkte. Šiuo atveju dokumentai į bylas dedami
pagal jų saugojimo terminus.
41.9. Ilgai ir nuolat saugomų popierinių bylų dokumentai laikomi aplankuose be metalinių
laikiklių.
Dokumentų apskaitos tvarkymas: bylų apyrašų sąrašas
DTA taisyklių 60 punktas.
Apyrašų sąrašo duomenys derinami ir tvirtinami šių Taisyklių 8.3 punkte nustatyta
tvarka.
Apyrašų sąraše turi būti kiekvieno apyrašo pavadinimas ir numeris. Apyrašo
pavadinime įvardijamos bylos pagal šių Taisyklių 59 punkte numatytas bylų grupes
ir jų saugojimo laikas, pvz.:
Mokestinių ginčų nagrinėjimo nuolat saugomų bylų apyrašas Nr. 1
arba
Personalo valdymo ilgai saugomų bylų apyrašas Nr. 5.
Kai į bylų apyrašą įrašomos bylos, sudarytos iš elektroninių ar vaizdo ir garso
dokumentų, tai nurodoma apyrašo pavadinime, pvz.:
Veiklos administravimo nuolat saugomų elektroninių bylų apyrašas Nr. 4
arba
Mokestinių ginčų nagrinėjimo nuolat saugomų garso įrašų bylų apyrašas Nr. 6.
20
Bylų apyrašų rengimas, derinimas ir jų įrašų tvirtinimas 1
 DTA taisyklių 15 priede pastraipa „Paaiškinimai“ išdėstyta taip:
1. Nurodomas apyrašo pavadinimas turi atitikti įstaigos vadovo patvirtintame apyrašų sąraše nustatytą
pavadinimą (pvz., ...).
2. Apyrašo 1-oje skiltyje nurodomas apskaitos eilės numeris iš eilės pagal konkretų bylų apyrašą.
3. Apyrašo 2-oje skiltyje nurodoma bylos antraštė ir, jei yra, paantraštė. Vaizdo ir garso dokumentų
bylos antraštė sudaroma nurodant aprašomą įvykį, konkrečią to įvykio vietą (pvz., ...).
4. Apyrašo 3-ioje skiltyje nurodomos bylos chronologinės ribos arba bylos (vaizdo ir garso dokumento,
aprašomo įvykio) data.
5. Apyrašo 4-oje ir 5-oje skiltyse atitinkamai nurodoma bylos apimtis:
5.1. kai į apyrašą įrašoma popierinių dokumentų byla, nurodomas bylos lapų skaičius ir matavimo
vienetas „lapas“ (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa „l.“;
5.2. kai į apyrašą įrašoma elektroninių dokumentų ar fotodokumentų byla, nurodomas dokumentų
skaičius ir matavimo vienetas „dokumentas“ (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto
santrumpa „dok.“;
5.3. kai į apyrašą įrašoma byla, sudaryta iš vaizdo ir garso, garso, vaizdo įrašų, nurodomas įrašų
skaičius ir matavimo vienetas „įrašas“ (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa
„įraš.“
21
Bylų apyrašų rengimas, derinimas ir jų įrašų tvirtinimas 2
DTA taisyklių 15 priede pastraipa „Paaiškinimai“ išdėstyta taip:
6. Jei į bylų apyrašą įrašomos bylos, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, tai pažymima
apyrašo pastabų skiltyje (pvz., Priėjimas ribojamas).
7. Apyrašo 6-oje skiltyje nurodoma byloje esančių vaizdo ir garso dokumentų trukmė
taip „00:00:00“ (valandos:minutės:sekundės) ir vaizdo ar garso įrašo autorius
(vardas ir pavardė).
8. Pastraipoje „Iš viso apyraše yra“ nurodomas bendras apyraše faktiškai esančių
apskaitos vienetų (neskaičiuojant išbrauktų, perduotų ar pakartotinai įrašytų bylų,
praleistų ar tęsiamų bylų numerių) skaičius.
9. Pastraipoje „Apskaitos ypatumai“ nurodomos bylos, kurių numeriai apyraše praleisti
ar pakartotinai įrašyti, raidiniai, iš apyrašo išbrauktų ar perduotų bylų, jei tokių yra, taip
pat tęsiamų bylų numeriai.
Kai į apyrašą įrašoma vaizdo ir garso dokumentų byla, nurodomas ir formatas,
kuriuo užfiksuoti vaizdo ir garso dokumentai, pvz.: Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .tif;
Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .wav; Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .mpeg4 ar kita.
10. Jei įstaiga į bylų apyrašą įrašo kitos įstaigos sudarytas bylas (po reorganizacijos,
likvidavimo ar kita), rašomas visas (nesutrumpintas) bylas įrašiusio ir tvirtinančio
asmens pareigų pavadinimas.
Vaizdo ir garso dokumentų techninių duomenų žurnalai
DTA taisyklių 63 punktas.
 Į nuolat saugomų bylų apyrašus įrašytų vaizdo ir garso
dokumentų techniniams duomenims ir kitai reikiamai
informacijai fiksuoti gali būti sudaromi dokumentų techninių
duomenų žurnalai.
 Žurnalų formą, atsižvelgdamas į vaizdo ir garso dokumentų
techninių duomenų ypatybes ir suderinęs su valstybės
archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka perduodami šie
nuolat saugomi dokumentai, tvirtina įstaigos vadovas.
23
2. ELEKTRONINIO ARCHYVO INFRASTRUKTŪRA IR
EAIS MODULIAI
DOKUMENTŲ VALDYMO PRIEŽIŪROS
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO IR PRIĖMIMO
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMO
DOKUMENTŲ PUBLIKAVIMO IR PATEIKIMO
ADMINISTRAVIMO
EAIS MODULIŲ FUNKCIJOS SUSKIRSTYTOS Į ŠIUOS
POSISTEMIUS :
VIEŠĄJĮ (skirtą dokumentus perduodančioms įstaigoms − perduoti valstybės archyvams
elektroninius dokumentus ir duomenis, reikalingus dokumentų valdymo priežiūrai atlikti;
juridiniams ir fiziniams asmenims − atlikti dokumentų paiešką, peržiūrą, užsakyti ir gauti
pažymas ir elektroninių dokumentų kopijas ir sudaryti, tikrinti ir peržiūrėti Elektroniniu
parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V1.0 atitinkančius
elektroninius dokumentus)
VIDINĮ (skirtą valstybinės archyvų sistemos darbuotojams administruoti sistemos
naudotojus, jų teises, klasifikatorius; vykdyti dokumentus perduodančių įstaigų dokumentų
valdymo priežiūrą; priimti saugoti elektroninius dokumentus, valdyti jų saugojimo riziką;
rengti ir teikti archyvo darbuotojų patvirtintas elektroninių dokumentų kopijas)
SAUGYKLOS (skirtą saugoti elektroniniams dokumentams ir saugyklos, elektroninių
dokumentų paieškos ir rizikos valdymo tarnybiniams duomenims)
DOKUMENTŲ VALDYMO PRIEŽIŪROS MODULIO FUNKCIJOS:
•
galimybė dokumentus perduodančioms įstaigoms elektroniniu būdu rengti apskaitos
dokumentų (dokumentų registrų sąrašo, jo pakeitimų sąrašo; dokumentacijos plano ir jo
papildymų sąrašo; bylų apyrašų sąrašo, jo pakeitimų sąrašo; bylų apyrašo, jo tęsinio;
dokumentų naikinimo akto) duomenis
•
pateikti valstybės archyvams derinti parengtus apskaitos dokumentų duomenis
•
atsakingiems archyvų darbuotojams peržiūrėti gautus apskaitos dokumentų duomenis, juos
suderinti arba tikslinti, teikti pastabas
•
apskaitos dokumentų duomenis derinti su kitais archyvo darbuotojais, skirti su tuo
susijusias užduotis archyvo darbuotojams
•
dokumentus perduodančioms įstaigoms ir archyvų darbuotojams teikti informaciją apie
apskaitos dokumentų duomenų derinimo eigą
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO IR PRIĖMIMO
MODULIO FUNKCIJOS:

galimybė dokumentus perduodančioms įstaigoms inicijuoti elektroninių dokumentų
perdavimo procesą, nurodant dokumentų apimtį, jų perdavimo datą (laikotarpį) bei būdą,
už dokumentų perdavimą atsakingus įstaigos darbuotojus

pateikti Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V1.0
atitinkantį elektroninių dokumentų perdavimo akto projektą

persiųsti informacinių technologijų ir ryšių tinklais elektroninius dokumentus

atlikti pateiktų elektroninių dokumentų automatinę antivirusinę, kiekybinę, autentiškumo
patikrą

transformuoti elektroninių dokumentų turinį į formatus, tinkamus pateikti internete ir
saugoti ilgą laiką
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO IR PRIĖMIMO MODULIO
FUNKCIJOS:
•
•
galimybė valstybės archyvų darbuotojams peržiūrėti elektroninių dokumentų
patikros rezultatus, atlikti gautų dokumentų kokybinę patikrą ir nuspręsti, ar
priimti elektroninius dokumentus saugoti valstybės archyve
atlikti priimtų elektroninių dokumentų archyvinį patvirtinimą
•
sukurti elektroninių dokumentų aprašus
•
įrašyti priimtus elektroninius dokumentus į EAIS elektroninių dokumentų
saugyklą
•
archyvo darbuotojui pasirašyti elektroninės formos dokumentų perdavimo
aktą
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMO MODULIO FUNKCIJOS:
•
•
•
•
•
•
•
saugoti elektroninius dokumentus, jų transformuoto turinio kopijas
indeksuoti elektroninių dokumentų turinį, metaduomenis jų paieškai
gaminti atsargines duomenų kopijas, organizuoti duomenų atkūrimą iš jų
tikrinti saugomų dokumentų kokybę, informuoti archyvo darbuotojus
apie saugomus potencialiai rizikingus dokumentus
valdyti saugomų elektroninių dokumentų riziką: atlikti pakartotinį
elektroninių dokumentų archyvinį patvirtinimą, turinio transformavimą
teisės aktų nustatyta tvarka naikinti saugomus elektroninius dokumentus
ir jų kopijas
informuoti archyvo darbuotojus apie saugykloje vykstančius procesus,
kaupti saugyklos statistinius duomenis
DOKUMENTŲ PUBLIKAVIMO IR PATEIKIMO MODULIO FUNKCIJOS:





elektronine forma pateikti asmenų užsakytas pažymas
atlikti valstybės archyvuose saugomų dokumentų paiešką, rodyti
dokumentų aprašų duomenis
parodyti saugomo elektroninio dokumento, kuriam netaikomi
apribojimai, turinį ir metaduomenis (asmenims, kurių tapatybė
nustatyta)
galimybė asmenims, kurių tapatybė nustatyta, elektronine forma
pateikti valstybės archyvams prašymą išduoti juridinius faktus
patvirtinančius dokumentus ir (ar) jų kopijas
paskirstyti gautus prašymus (užsakymus) valstybės archyvų
darbuotojams
ADMINISTRAVIMO MODULIO FUNKCIJOS:
•
•
•
•
•
•
•
•
dokumentus perduodančių įstaigų, valstybės archyvų registravimas
sistemos naudotojų registravimas, autentifikavimas ir autorizavimas
prieigos teisių ir įgaliojimų sistemos naudotojams suteikimas,
atliekamų veiksmų fiksavimas
sistemos klasifikatorių tvarkymas
elektroninių
dokumentų
autentiškumo
patikros
procedūrų
konfigūravimas
sprendimo parinkimo taisyklių dėl elektroninių dokumentų paketo
priėmimo konfigūravimas
patikimų sertifikavimo ir laiko žymų teikėjų, jų teikiamų paslaugų ir
sertifikatų, skirtų elektroniniams parašams tikrinti, kaupimas ir
valdymas
statistinių ataskaitų sudarymas
PRIEIGA PER INTERNETĄ:
http://eais-pub.archyvai.lt/eais/
Klausimai
38