Transcript PowerPoint Presentation - Lietuvos archyvų departamentas

DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ VALDYMĄ
REGLAMENTUOJANTYS TEISĖS AKTAI
IR JŲ TAIKYMAS (II)
A. Jodinskė
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos Dokumentų ir archyvų valdymo
skyriaus vyriausioji specialistė el. p. [email protected]
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO
TAISYKLIŲ PAKEITIMAI
(ŽIN., 2012, NR. 79-4132)
PATIKSLINTOS SĄVOKOS
Elektroninio dokumento išrašas – iš rašytiniam prilyginto
elektroninio dokumento turinio pateikta reikiama teksto dalis ir kiti
duomenys
Elektroninio dokumento nuorašas – iš rašytiniam prilyginto
elektroninio dokumento pateiktas visas tekstas ir kiti duomenys
TAISYKLIŲ 5.6 PUNKTAS (patikslinimas)
5.6 Įstaigos vadovas nustato, kurie trumpai saugomi ir
neperduodami kitiems fiziniams ar juridiniams asmenims
įstaigos veiklos elektroniniai dokumentai gali būti sudaromi
ne pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintas ar su juo
suderintas elektroninio dokumento specifikacijas
bei pasirašomi elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas
elektroninis parašas
TAISYKLIŲ 15 PUNKTAS (papildymas)
15. Elektroninis dokumentas derinamas (kai derinama su juridiniais asmenimis),
tvirtinamas ir pasirašomas kvalifikuotu elektroniniu parašu.
Teisės aktų nustatyta tvarka įstaigų į valstybės archyvus perduodami elektroniniai
dokumentai, atsižvelgiant į Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių
veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių,
patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V63 (Žin., 2012, Nr. 72-3767), 15.3 punkto nuostatas, pasirašomi ne žemesnio kaip
XAdES-X-L formato elektroniniu parašu.
Kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašomas visas elektroninio dokumento turinys
ir (ar) kiti pasirašomieji elementai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Jei teisės
aktų nustatyta tvarka vizuojamos atskiros elektroninio dokumento turinio dalys
(pvz., priedai) ir šie elektroniniai dokumentai perduodami saugoti į valstybės
archyvus, vizavimo paskirties elektroninis parašas papildomas iki XAdES-X-L
formato.
Elektroninio dokumento turinyje parašo rekvizitas įforminamas be parašo, o
tvirtinimo bei suderinimo žymų dalys − be parašo ir datos.
Jei elektroninio parašo sertifikate yra nurodytas pasirašančio asmens pareigų
pavadinimas, elektroninio dokumento turinyje parašo rekvizitas nebūtinas, o
tvirtinimo ir suderinimo žymų rekvizitai gali būti įforminami be pareigų
pavadinimo, vardo ir pavardės
TAISYKLIŲ 21 PUNKTO (papildymas)
21. Jei sudaromas atskiras elektroninių dokumentų registras, jo identifikavimo
žymuo papildomas žymeniu „E“, nurodančiu registro formą (elektroninis)
TAISYKLIŲ 52 PUNKTO (patikslinimas)
52. Kad būtų išsaugotas įstaigos saugomų elektroninių dokumentų turinys, būtina:
periodiškai peržiūrėti ir atnaujinti saugomų elektroninių dokumentų turinio formatų
sąrašą;
nuolat tikrinti ir, jei reikia, atnaujinti programines priemones, galinčias pateikti
saugomų formatų elektroninių dokumentų turinį;
saugomam elektroniniam dokumentui naudoti informacinių technologijų priemonėmis
gali būti sudaromos elektroninių dokumentų konvertuoto turinio kopijos, patvirtintos
archyvinio patvirtinimo paskirties elektroniniu parašu
VALSTYBĖS IR SAVIVALDYBIŲ INSTITUCIJŲ,
ĮSTAIGŲ, ĮMONIŲ VEIKLOS ELEKTRONINIŲ
DOKUMENTŲ PERDAVIMO Į VALSTYBĖS
ARCHYVUS TAISYKLĖS
(ŽIN., 2012, NR. 72-3767)
TAISYKLIŲ OBJEKTAS
taisyklės nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų,
įmonių ilgai ir nuolat saugomų veiklos elektroninių dokumentų
perdavimo toliau saugoti į valstybės archyvus reikalavimus
BENDRIEJI ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO
REIKALAVIMAI
Elektroniniai dokumentai į valstybės archyvą perduodami per 5 metus nuo
elektroninių bylų užbaigimo metų
Perduodami elektroniniai dokumentai turi būti sutvarkyti ir įtraukti į apskaitą
pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Elektroninių dokumentų valdymo
ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus
Pažyma apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą, rengiama ir
teikiama valstybės archyvui Dokumentų tvarkymo apskaitos taisyklių 65 punkte
nustatyta tvarka, o prarastų, jei tokių yra, elektroninių dokumentų aktas rengiamas
ir teikiamas valstybės archyvui Dokumentų tvarkymo apskaitos taisyklių 88 punkte
nustatyta tvarka
Perduodami elektroniniai dokumentai turi atitikti Lietuvos vyriausiojo archyvaro
patvirtintų arba su juo suderintų elektroninių dokumentų specifikacijų
reikalavimus
Vienu perdavimo paketu* galima perduoti vieno ar kelių bylų apyrašų apskaitos
vienetus
*
perdavimo paketas – vienu metu perduodamų elektroninių dokumentų ir su jais
susijusios informacijos visuma
PERDAVIMO PAKETO STRUKTŪRA
Perdavimo paketas
(katalogas)
Pack145
Metadata.xml
Perdavimo paketo
metaduomenys
Apskaitos vieneto
duomenys (pakatalogis)
apy1_av15
Metadata.xml
Apskaitos vieneto
metaduomenys
Edoc1.adoc
Perduodami el.
dokumentai
Edoc2.adoc
apy5_av145
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO BŪDAI
Elektroniniai dokumentai perduodami šiais būdais:
per informacinės sistemos teikiamas naudotojo sąsajos
priemones
per įstaigos elektroninių dokumentų valdymo sistemą, kuri
sąveikauja su informacine sistema
įrašyti į vienkartinio rašymo optines laikmenas (pvz., CD-R,
DVD-R)
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO DERINIMAS
Elektroninių dokumentų perdavimas derinamas per informacinę sistemą
Įstaiga su valstybės archyvu turi suderinti perduodamų elektroninių
dokumentų apimtį, jų perdavimo datą (laikotarpį) bei būdą, nurodyti už
elektroninių dokumentų perdavimą atsakingus įstaigos darbuotojus,
perdavimo paketo identifikacinį numerį
Baigus elektroninių dokumentų perdavimo derinimą ir gavus valstybės
archyvo sutikimą priimti elektroninius dokumentus, per informacinę
sistemą valstybės archyvui turi būti pateiktas pasirašytas elektroninių
dokumentų perdavimo aktas, atitinkantis Elektroniniu parašu pasirašyto
elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V1.0, arba informacinėje
sistemoje nurodoma, jog bus pateiktas popierinės formos elektroninių
dokumentų perdavimo aktas
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMAS
Valstybės archyvui elektroninius dokumentus perduodanti įstaiga turi:
patikrinti numatomų perduoti
apskaitos vienetų ir jiems priskirtų
elektroninių dokumentų kiekį, aprašymo ir apskaitos duomenų tikslumą
patikrinti elektroninio dokumento vientisumą ir atitiktį elektroninio
dokumento specifikacijai
jei elektroninio dokumento sudėtinės dalys saugomos atskirai, turi būti
suformuota kiekvieno elektroninio dokumento rinkmena
patikrinti, ar elektroniniame dokumente yra visi privalomi elektroninio
dokumento metaduomenys
patikrinti, ar perduodami dokumentai pasirašyti ne žemesniu kaip XAdESX-L elektroniniu parašu
pagal nustatytus reikalavimus parengti perdavimo paketą
perduoti elektroninius dokumentus su valstybės archyvu suderintu laiku
gavus valstybės archyvo patvirtinimą, kad elektroniniai dokumentai priimti
ir įrašyti į saugyklą, sunaikinti įstaigoje turimus elektroninius dokumentus
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PATIKRA
Elektroninius dokumentus priimantis valstybės archyvas:
patikrina kiekvieno perduodamo elektroninio dokumento atitiktį
elektroninio dokumento specifikacijos keliamiems reikalavimams, kuri yra
nurodyta perduodamų apskaitos vienetą sudarančių elektroninių dokumentų
sąraše
konvertuoja elektroninių dokumentų turinį į ilgalaikio saugojimo ir
naudojimui internetu skirtus turinio formatus
patvirtina konvertuoto elektroninio dokumento turinį informacinės sistemos
sudaromu archyvinio patvirtinimo paskirties trumpalaikiu (XAdES-T
formato) elektroniniu parašu
atlieka kokybinę perduodamų elektroninių dokumentų patikrą
perduodamų elektroninių dokumentų patikra turi būti atlikta per vieną
mėnesį nuo jų pateikimo
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PRIĖMIMAS
Jeigu paketą nusprendžiama priimti:
informacinėje sistemoje pažymima, jog paketo duomenys sutikrinti su elektroninių
dokumentų perdavimo aktu, o bylų apyrašų duomenys yra pateikti ir suderinti
atliekamas priimtų elektroninių dokumentų archyvinis patvirtinimas, į
kvalifikuotus elektroninius parašus įrašant archyvines laiko žymas, ir sudarant
archyvinį elektroninio parašo formatą XAdES-A
atliekamas elektroninio dokumento į ilgalaikio saugojimo paskirties formatą
konvertuotos turinio kopijos archyvinis patvirtinimas, archyvinio patvirtinimo
paskirties parašą papildant parašą patvirtinančio sertifikato galiojimo įrodymais ir
archyvine laiko žyma, sudarant archyvinį elektroninio parašo formatą XAdES-A
elektroniniai dokumentai įrašomi į informacinės sistemos elektroninių dokumentų
saugyklą
baigus elektroninių dokumentų priėmimą į valstybės archyvą, pasirašomas ir
tvirtinamas elektroninių dokumentų perdavimo aktas. Patvirtinus šį aktą, visi
duomenys saugomi informacinės sistemos elektroninių dokumentų saugykloje
teisės aktų nustatytą laiką
Jei norminiai teisės aktai nenustato kitaip, įstaigos turėti elektroniniai dokumentai
sunaikinami, nepaliekant galimybės juos atkurti
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ ATMETIMAS
Jeigu paketo nusprendžiama nepriimti:
parengiama ir įstaigai pateikiama elektroninių dokumentų patikros klaidų
pažyma, kurioje nurodomi paketo ir elektroninių dokumentų patikros
rezultatai, nustatyti trūkumai
paketas pašalinimas iš informacinės sistemos
Elektroninius dokumentus valstybės archyvui perduodanti įstaiga nustatytus
trūkumus ištaiso per sutartą laiką. Paketų perdavimas derinamas pakartotinai
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMAS ĮRAŠIUS Į
LAIKMENAS
Optinės laikmenos perduodamos joms pritaikytose dėžutėse arba
specialiuose aplankuose. Ant dėžučių ar aplankų turi būti nurodytas paketo
identifikacinis numeris
Valstybės archyvas turi patikrinti optinių laikmenų fizinę būklę
Jei optinėse laikmenose defektų neaptinkama, valstybės archyvo
darbuotojas optinėse laikmenose esančius paketus įkelia į informacinę
sistemą
Jei optinėse laikmenose aptinkama defektų, apie tai informuojama įstaiga,
optinės laikmenos grąžinamos, o dokumentų perdavimas derinamas
pakartotinai
Iš optinių laikmenų paketus įrašius į informacinę sistemą, laikmenos
valstybės archyve saugomos vienerius metus. Suėjus šiam terminui,
laikmenos sunaikinamos
EAIS DOKUMENTŲ SAUGYKLA
PRAŠOME KLAUSTI...