Transcript BD ir valdymas 03.16

BENDRUOMENĖS DOKUMENTACIJA IR
DOKUMENTŲ VALDYMAS
POTENCIALIŲ VIETOS PROJEKTŲ VYKDYTOJŲ MOKYMAS
VšĮ EUROPOS REGIONINĖS POLITIKOS INSTITUTAS
Lektorė Erika Ribašauskienė
Kelmė, 2012 m. kovo 16 d.
DOKUMENTŲ VALDYMAS
Dokumentas (lot. documentum)
Pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Tai priemonė
įvairiais būdais ant specialios medžiagos fiksuoti informaciją apie
faktus, įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo
veiklą

Su dokumento sąvoka susiję ir terminai:
 dokumentavimas
 dokumentų apyvarta
 dokumentų valdymas (nuo 2005 metų pakeitęs sąvoką raštvedyba)


Atsižvelgiant į naujoves, kurios pradėtos taikyti pasaulyje
darbo su dokumentais srityje, Tarptautinė standartų organizacija
siūlo naują dokumento sąvokos apibrėžimą:
Dokumentas – juridinio ar fizinio asmens veiklos procese
užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir
laikmenos
DOKUMENTŲ VALDYMAS
Organizacijų veikla, susijusi su veiklos dokumentavimu ir darbo su
dokumentais organizavimu, vadinama dokumentų valdymu









Dokumentų valdymas apima visus darbo su dokumentais
procesus:
dokumentų rengimą ir įforminimą
spausdinimą ir dauginimą
korespondencijos priėmimą ir išsiuntimą
perdavimą organizacijos viduje
vykdymo kontrolę
sisteminimą
parengimą saugojimui ir naudojimui
informacijos apie dokumentus operatyvų pateikimą
DOKUMENTŲ VALDYMAS

Dokumentų valdymas – svarbus valdymo proceso elementas.
Jis turi būti tvarkomas taip, kad padėtų organizuoti ir tobulinti
valdymą. Gerai tvarkoma dokumentacija, racionaliai išnaudojami
informacijos šaltiniai paspartina darbus, nesukeldami streso

Ten, kur dokumentų valdymas apleistas, neišvengiama
susiduriama su nenumatytomis kliūtimis, nes netvarkingi
dokumentai gaišina laiką ir trukdo operatyviai dirbti. Kiekvienais
metais kanceliarinių darbų apimtis vidutiniškai padidėja 10%

Organizacijoje turi būti nustatyta dokumentų sudarymo ir darbo
su jais vieninga tvarka, kuri gali būti patvirtinta dokumentų
valdymo instrukcija
DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMO TIKSLAI
Tikslai:
 Pačios organizacijos ir kitų asmenų poreikiams tenkinti
 Apsaugoti nuo sugadinimo, praradimo
 Apsaugoti nuo neteisėto naudojimo, pakeitimo, naikinimo
LR dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio nuostatos:
 ,,6. Nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai ir fiziniai asmenys
veiklos dokumentų valdymą organizuoja vadovaudamiesi įstatymais, kitais
teisės norminiais aktais ir atsižvelgdami į savo prievoles bei poreikius“
 ,,7. Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, nevalstybinės
organizacijos, privatūs juridiniai asmenys turimų dokumentų pagrindu
privalo teisės aktų nustatyta tvarka išduoti juridinius faktus patvirtinančius
dokumentus, susijusius su asmens teisių įgyvendinimu“
DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMO PRINCIPAI
Principai:
 Laiku ir kokybiškai parengti dokumentus
 Tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrintas greitas
priėjimas prie visų turimų dokumentų
 Užtikrinti skaidrią, efektyvią veiklą, administravimo ir atsiskaitymo
gebėjimus.
 Dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti
organizacijos veiklos įrodymai ir su organizacijos veikla susijusių
fizinių bei juridinių asmenų teisės
Už organizacijos dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę
yra atsakingas organizacijos vadovas ar kitas suteiktus įgaliojimus
turintis asmuo
DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLĖS
Pagal Lietuvos Respublikos įstatymus visi juridiniai ir fiziniai asmenys
privalo vadovautis dokumentų valdymo taisyklėmis:
 dokumentų
rengimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos archyvų
departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio
direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (2006 m. gegužės 25 d.
įsakymo Nr. V-58) redakcija
 dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos
archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio
direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88 (2005 m. lapkričio 2
d. įsakymo Nr. V-111 (nuo 2005 m. lapkričio 9 d.) redakcija)
 elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos
archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio
direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymu Nr. V-12
DOKUMENTŲ RENGIMAS, TVARKYMAS, APSKAITA
 Dokumentai turi būti rengiami laikantis teisės norminiuose
aktuose atitinkamiems dokumentams nustatytų reikalavimų
 Nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys
dokumentus, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai,
privalo rengti, tvarkyti ir į apskaitą įtraukti nustatyta tvarka
 Dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos bendruosius
reikalavimus nustato Lietuvos archyvų departamentas
DOKUMENTŲ SAUGOJIMAS
 Nevalstybinės organizacijos (kaip ir kiti juridiniai asmenys)
privalo:
 saugoti dokumentus patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertindami galimus
rizikos veiksnius
 išsaugoti savo veiklos dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos
įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės
 išsaugoti reikiamą laiką kitų juridinių ir fizinių asmenų veiklos dokumentus,
perimtus teisės norminių aktų nustatyta tvarka
 užtikrinti, kad turimi dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos
priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką.
Kartu su šiais dokumentais turi būti saugoma ir kontekstinė informacija
 Už nevalstybinės organizacijos (kaip ir kitų juridinių asmenų)
veiklos dokumentų išsaugojimą reikiamą laiką atsako
vadovas
DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TERMINAI, NAIKINIMAS
 Nevalstybinės organizacijos (kaip ir kiti juridiniai asmenys) veiklos
dokumentų saugojimo terminus nustato vadovaudamiesi įstatymų
ir kitų teisės norminių aktų reikalavimais. Jei šie reikalavimai nėra
nustatyti, dokumentų saugojimo terminai nustatomi atsižvelgiant į
nevalstybinės organizacijos ir kitų susijusių asmenų prievoles ir
teisėtus interesus
 Dokumentus galima naikinti atlikus jų vertės ekspertizę, kai
pasibaigia teisės norminių aktų nustatyti dokumentų saugojimo
terminai. Sprendimą dokumentų naikinimo ar jų saugojimo
terminų pratęsimo priima vadovas pagal Lietuvos archyvų
departamento nustatytus dokumentų rengimo, tvarkymo ir
apskaitos bendruosius reikalavimus
DOKUMENTŲ PERDAVIMAS
 Nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių ir fizinių asmenų
veiklos dokumentai į valstybės archyvus papildant Nacionalinį
dokumentų fondą perduodami šalių susitarimu. Sutartyje
aptariamos šių dokumentų perdavimo, tvarkymo, priėjimo prie jų ir
naudojimo sąlygos
 Likviduojamos nevalstybinės organizacijos ir privataus juridinio
asmens veiklos dokumentai, kurių saugojimo terminas, nustatytas
teisės norminiuose aktuose, nėra pasibaigęs, turi būti perduoti
savivaldybei, kurios teritorijoje buvo nevalstybinės organizacijos ar
privataus juridinio asmens buveinė, iki jo išregistravimo iš juridinių
asmenų registro
JURIDINIO ASMENS DOKUMENTŲ SKIRSTYMAS
 Teisės aktais tvirtinami dokumentai, nustatantys pagrindines
juridinio asmens veiklos normas (nuostatai, įstatai (statutai),
instrukcijos, taisyklės, nomenklatūros)
 Teisės aktai, parodantys juridinio asmens valdymo veiklą
(nutarimai, sprendimai, potvarkiai, įsakymai)
 Juridinio asmens rengiami dokumentai skirti operatyviems
reikalams tvarkyti, informaciją perduoti ar ja pasikeisti,
faktams ar įvykiams fiksuoti, kai to negalima padaryti žodžiu.
Aktai, apžvalgos, pažymos, pažymėjimai, protokolai, raštai,
rekomendacijos (charakteristikos) ir t. t.
DOKUMENTŲ RENGIMAS
TEISĖS AKTŲ REKVIZITAI
(nutarimų, sprendimų, įsakymų, potvarkių)








herbas arba prekių ženklas
dokumento sudarytojo pavadinimas
dokumento pavadinimas
dokumento data
registracijos numeris
dokumento sudarymo vieta
tekstas
parašas
Įsakymo formos pavyzdys
LIETUVOS RESPUBLIKOS VIDAUS REIKALŲ MINISTRAS
ĮSAKYMAS
DĖL ........
2006 m. spalio 26 d. Nr. X0-000
Vilnius
(Dokumento tekstas)
Vidaus reikalų ministras
(Vizos)
(Parašas) (Vardas ir pavardė)
Nuostatų formos pavyzdys
........ SKYRIAUS NUOSTATAI
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. … .
2. … .
II. SKYRIAUS UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS
3. … .
3.1. … .
3.2. … .
4. … .
III. SKYRIAUS TEISĖS
5. … .
6. … .
________
RENGIAMI DOKUMENTAI
Visi siunčiami ir vidaus dokumentai, kuriuose
pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su
juridinio asmens veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su
kitais juridiniais asmenimis. Šių dokumentų
panašumai ir skirtumai iš esmės susiję su rekvizitais ir
jų vieta.
RENGIAMŲ DOKUMENTŲ STRUKTŪRA
RENGIAMI DOKUMENTAI
Siunčiami dokumentai
RAŠTAI
Iniciatyviniai ir
atsakomieji
Paskirtis –
bendrauti
raštu su
valstybės
institucijomis,
verslo
partneriais,
asmenimis ir
kt.
Vidaus dokumentai
PAŽYMOS
REKOMENDACIJOS
CHARAKTERISTIKOS
ĮGALIOJIMAI
ARCHYVO PAŽYMOS
AKTAI
PROTOKOLAI
SĄRAŠAI
TARNYBINIAI PRANEŠIMAI
ATASKAITOS
DOKUMENTACIJOS PLANAS
Paskirtis – teikti duomenis
apie įstaigų veiklą ir
asmenis valstybės
institucijoms, verslo
partneriams, asmenims ir
kt.
Paskirtis – fiksuoti įstaigos
vidaus veiklą
VIDAUS DOKUMENTŲ REKVIZITAI







dokumento sudarytojo pavadinimas
dokumento pavadinimas
dokumento data
dokumento registracijos numeris
dokumento sudarymo vieta
dokumento tekstas
parašas
SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REKVIZITAI












herbas arba prekių ženklas
dokumento sudarytojo pavadinimas
įstaigos duomenys
adresatas
dokumento pavadinimas (raštuose – antraštė)
dokumento data
registracijos numeris
gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose
dokumentuose)
dokumento tekstas
parašas
dokumento rengėjo nuoroda
Rengiamų dokumentų tekstas gali susidėti iš įvadinės
ir dėstomosios dalių. Įvadinėje dalyje paprastai
nurodomas dokumento sudarymo ir (ar) veiksmų
teisinis pagrindas, pvz.: akto įvadinėje dalyje gali būti
nurodytas teisės aktas, kuriuo sudaryta komisija,
surašomi komisijos narių vardai ir pavardės.
Dėstomojoje dalyje gali būti aprašomi faktai, įvykiai,
aplinkybės ir pan.
DOKUMENTŲ SPAUSDINIMAS
Jei kiti teisės aktai nenustato kitaip, naudojami šių
formatų popieriaus lapai:
 A4 (210 x 297 mm)

 A5 (148 x 210 mm)
 A4 L (297 x 210 mm), paliekant tokio pločio paraštes:
kairioji – ne mažesnė kaip 20 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm,
viršutinė – ne mažesnė kaip 30 mm, apatinė – ne mažesnė kaip 20 mm
 A5 L (210x148 mm), paliekant tokio pločio paraštes:
kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm,
viršutinė – ne mažesnė kaip 20 mm
DOKUMENTŲ SPAUSDINIMAS

Dokumentai spausdinami vienoje lapo pusėje, jei kiti teisės
aktai nenustato kitaip

Dokumentai, kuriems nustatytas ne ilgesnis nei 25 metų
saugojimo terminas, gali būti spausdinami abiejose lapo pusėse
Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas
antras ir tolesni lapai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Lapai
numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be
taškų ir brūkšnelių. Dokumento lapai gali būti numeruojami nurodant
lapo numerį ir bendrą dokumento lapų skaičių

pvz.: 1-5 (1 – lapo numeris, 5 – bendras dokumento lapų skaičius)
DOKUMENTŲ REKVIZITAI
Rekvizitas – dokumento turinio sudedamoji dalis ar
su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo
elementas
REKVIZITAI:
1. Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas;
2. dokumento sudarytojo pavadinimas;
3. įstaigos duomenys;
4. adresatas;
5. dokumento pavadinimas;
6. dokumento data;
7. dokumento registracijos numeris;
8. dokumento sudarymo vieta;
9. dokumento tekstas;
10. parašas;
11. dokumento tvirtinimo žyma;
12. specialioji žyma;
13. priedo žyma;
14. gauto dokumento registracijos žyma;
15. gauto dokumento nuoroda;
16. rezoliucija;
17. dokumento suderinimo žyma;
18. viza;
19. supažindinimo žyma;
20. dokumento rengėjo nuoroda;
21. dokumento paieškos nuoroda;
22. tikrumo žyma.
Rekvizitų išdėstymo būdai :
 išilginis centruotas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga
vienodai nutolusios nuo dokumento kairiosios ir dešiniosios
paraščių
VILNIAUS PROFESINIO RENGIMO CENTRO
ELEKTRONIKOS IR ADMINISTRAVIMO SKYRIUS
 kampinis vėliavinis, kai rekvizito eilutės prasideda arba
vienodai nutolusios nuo dokumento kairiosios paraštės
Vilniaus profesinio rengimo centro
direktoriui
Vardui Pavardaičiui
TVIRTINU
Direktorius
(Parašas)
Vardas Pavardis
 Kiekvienas rekvizitas išdėstomas nustatytoje dokumento vietoje
ir atskiriamas nuo aukščiau esančių rekvizitų ne mažesniu kaip
vienos eilutės intervalu
 Rašant dokumento sudarymo vietą dokumentuose, kuriuose
nėra įstaigos duomenų rekvizito, po dokumento datos ir
dokumento registracijos numerio rekvizitais nepaliekamas
vienos eilutės intervalas. Pvz.:
0000-00-00 Nr. S-123
Vilnius
 Rašant gauto dokumento nuorodą atsakomuosiuose raštuose
po dokumento datos ir registracijos numerio rekvizitais, vienos
eilutės intervalas taip pat nepaliekamas. Pvz.:
0000-00-00 Nr. S-123
Į 0000-00-00 Nr. S1-45
Kai spausdinamą dokumentą sudaro daugiau nei
vienas lapas, rekvizitai turi būti išdėstyti taip, kad į
atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašas ir po juo
esantys kiti rekvizitai.
1 – Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas
arba prekių ženklas
 Išdėstomas išilginiu centruotu būdu dokumento pradžioje po
viršutine parašte
 Prekių
ženklas (jei užregistruotas LR patentų biure, kuris
simboliškai reiškia kokią nors sąvoką ar idėją) gali būti išdėstytas
dokumento viršuje kairėje pusėje, paliekant paraštę
 Herbas ir prekių ženklas dokumente kartu nenaudojami
 Herbo aukštis neturėtų viršyti 20 mm
 Jei juridinio asmens pagrindiniame antspaude yra herbas/prekių
ženklas, tai ir blanke turi būti. Jei antspaude nėra, tai blankas bus
be herbo/prekių ženklo
1 – Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas
Viršutinė paraštė
Viršutinė paraštė
Viršutinė paraštė
2- Dokumento sudarytojo pavadinimas
 Dokumento
sudarytojo pavadinimas rašomas didžiosiomis
paryškintomis, gali būti didesnėmis negu kitų rekvizitų, raidėmis,
išilginiu centruotu būdu (rekomenduojamas raidės aukštis 14 pt)
 Dokumento
sudarytojo pavadinimas užsienio korespondentams
siunčiamuose dokumentuose gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir
pasirinkta užsienio kalba ir išdėstomas po lietuvių kalba parašytu
dokumento sudarytojo pavadinimu
Pvz.:
EUROPOS REGIONINĖS POLITIKOS INSTITUTAS
EUROPEAN REGIONAL POLICY INSTITUTE
Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbu arba prekių
ženklu.
Pvz.:
ŠIAULIŲ PROFESINIO RENGIMO CENTRAS
Jei prekių ženklas yra dokumento kairėje pusėje, dokumento sudarytojo
pavadinimas išdėstomas šalia jo.
ŠIAULIŲ PROFESINIO RENGIMO CENTRAS
Kai herbo arba prekių ženklo rekvizito dokumente nėra, dokumento
sudarytojo pavadinimas išdėstomas po dokumento viršutine parašte.
Pvz.:
Viršutinė paraštė
UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „RATONDA“
Kai yra keletas dokumento sudarytojų, jų pavadinimai išdėstomi vienas
po kitu ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės
intervalu. Pvz.:
LIETUVOS RESPUBLIKOS SVEIKATOS APSAUGOS MINISTERIJA
LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTERIJA
Pastaba. Herbas ir prekių ženklas nespausdinami.
Kai dokumento sudarytojas yra įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų
nustatytus įgaliojimus turintis asmuo, rašomas visas jo pareigų pavadinimas,
pvz.:
VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS MERAS
arba
VIEŠOSIOS ĮSTAIGOS KLAIPĖDOS JŪRININKŲ LIGONINĖS
VYRIAUSIASIS GYDYTOJAS
arba
LIETUVOS RESPUBLIKOS FINANSŲ MINISTERIJOS
VALSTYBĖS SEKRETORIUS
Pastabos:
1. Kai dokumento sudarytojas yra vienas asmuo, dokumento sudarytojo
pavadinime vartojamas tik vyriškosios giminės pareigų pavadinimas nepriklausomai
nuo to, vyras ar moteris eina atitinkamas pareigas (lietuvių kalbos komisijos
nutarimas).
2. Žodžiai Lietuvos Respublika nerašomi, jei jie neįeina į oficialų įstaigos
pavadinimą.
Dokumento sudarytojo pavadinimas turi atitikti teisės aktais nustatytą
pavadinimą.
Juridinio asmens duomenys išdėstomi eilute ar stulpeliais po dokumento
sudarytojo pavadinimu arba dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje
pagal šiuos reikalavimus:



Įstaigos duomenys rašomi mažesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis (rekomenduojama 10 pt, jei netelpa – dar mažesniu) ir
gali būti atskiriami linija.
Tarp įstaigos duomenų elementų gali būti dedami taškai arba kableliai.
Telefono ir fakso numeriai rašomi pagal Nacionalinių ir tarptautinių telefono ryšio numerių rašymo rekomendacijose,
patvirtintose Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos direktoriaus 2005 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1V-1162
(Žin., 152-5628; 2006, Nr. 88-3502), nustatytus reikalavimus.
Pvz.:
ŠIAULIŲ PROFESINIO RENGIMO CENTRAS
Valstybės biudžetinė įstaiga, Gardino g. 4, 78231 Šiauliai, tel. (8 41) 55 25 89, faks. (8 41) 39 01 72,
el. p. [email protected]. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 300039668
Apatinė paraštė
Valstybės biudžetinė įstaiga
Gardino g. 4, 78231 Šiauliai
Tel. (8 41) 55 25 89
Faks. (8 41) 39 01 72
El. p. [email protected]
Duomenys kaupiami ir saugomi
Juridinių asmenų registre
Kodas 300039668
A. s. LT00 0000 0000 0000 0000
AB Šiaulių bankas
Banko kodas 00000
Kai siunčiamo dokumento sudarytojai yra keli, juridinio asmens duomenys
rašomi po kiekvieno sudarytojo pavadinimu ir atskiriami linija.
LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTAS
PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS VYRIAUSYBĖS
Valstybės biudžetinė įstaiga, Mindaugo g. 8, LT-03106 Vilnius, tel. (8 5) 265 1137, faks. (85) 265 2314,
el. p. [email protected]. Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188697087
LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJA
Valstybės biudžetinė įstaiga, Gedimino pr. 5 / A. Stulginskio g. 2, LT-03106 Vilnius, tel. (8 5) 265 1137,
faks. (8 5) 265 2314, el. p. [email protected].
Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 188697055
3- Adresatas
Adresatas rašomas po įstaigos duomenų rekvizitu arba, kai įstaigos
duomenys išdėstyti dokumento apatinėje paraštėje, – po dokumento
sudarytojo pavadinimu pagal šiuos reikalavimus:
 Adresatas rašomas nuo dokumento kairiosios paraštės kampiniu
vėliaviniu būdu, naudininko linksniu pvz.,
Vilniaus profesinio rengimo centrui
 Jei nurodomi keli adresatai, jie išdėstomi vienas po kitu ir skiriami
kableliais arba atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:
Vilniaus profesinio rengimo centrui,
Kauno profesinio rengimo centrui
arba
Vilniaus profesinio rengimo centrui
Kauno profesinio rengimo centrui
 Adresatas gali būti nurodomas apibendrintai, pvz.:
Apylinkių teismams
 Kai dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą, adresato rekvizito
vietoje rašoma „Pagal adresatų sąrašą“ ir kiekvienam adresatui
siunčiamame egzemplioriuje nurodomas konkretus adresatas, pvz.:
Pagal adresatų sąrašą
Vilniaus apskrities archyvui
Dokumentas registruojamas vieną kartą.
Tekstas vienodas.
Vienas nuorašas paliekamas įstaigoje.
 Adresatai
išdėstomi įstaigoje liekančio dokumento egzemplioriaus
paskutinio lapo antroje pusėje arba adresatų sąrašas įforminamas
atskirai.
 Kai adresatų sąrašas įforminamas atskirai, jo pavadinime nurodomas
siunčiamo dokumento sudarytojas, data ir registracijos numeris, pvz.:
VšĮ KELMĖS PIRMINĖS SVEIKATOS PRIEŽIŪROS CENTRO
0000-00-00 RAŠTO Nr. 0-00
ADRESATŲ SĄRAŠAS
 Kai dokumentas adresuojamas įstaigos struktūriniam padaliniui, įstaigos
pavadinimas rašomas kilmininko linksniu, o struktūrinio padalinio –
naudininko. Toks būdas pats patogiausias, nes pakanka minimalios
informacijos apie adresatą ir todėl mažesnė tikimybė apsirikti rašant
pareigas, vardą ir pavardę, pvz.:
Vilniaus universiteto
Humanitariniam fakultetui
 Kai dokumentas adresuojamas konkrečiam asmeniui, nurodomas jo
pareigų pavadinimas, vardas (vardo raidė) ir pavardė naudininko linksniu.
Prieš vardą gali būti nurodytas pedagoginis vardas, mokslo laipsnis ar
mandagumo žodžiai. Mandagumo kreipiniai ar jų sutrumpinimai (p.,
gerb.) nebūtini, kai nurodomos pareigos, vardas (vardo raidė) ir pavardė.
Jei rašomas vardas (vardo raidė) ir pavardė, pareigų pavadinimas
rašytinas mažąja raide, pvz.:
Vilniaus universiteto
Humanitarinio fakulteto dekanei
doc. Vardenei Pavardenei
Jei rašomos pareigos, tai būtinai
rašte reikia rašyti vardą (vardo raidę)
ir pavardę
 Kai svarbu ne konkretus darbuotojas, o tik jo pareigybė, arba kai
privatus asmuo adresuoja dokumentą įstaigos tarnautojui ir žino
pareigas, bet nežino vardo ir pavardės, rašomos tik pareigos, o vardas
ir pavardė nebūtini. Jei nenurodoma asmens pavardė, pareigų
pavadinimas iš pagarbos rašomas didžiąja raide, pvz.:
Vilniaus profesinio rengimo centro
Direktoriui
 Jei pareigų pavadinimą sudaro du žodžiai, didžiąja raide gali būti
rašomi abu žodžiai, pvz.:
Lietuvos Respublikos žemės ūkio Ministrui
arba
Lietuvos Respublikos Žemės ūkio Ministrui
 Kai dokumentas adresuojamas vienam adresatui, o kitam adresatui
siunčiama to dokumento kopija, tai nurodoma atskiroje eilutėje prieš šį
adresatą, pvz.:
Lietuvos Respublikos finansų ministerijai
Kopija
Valstybinei mokesčių inspekcijai
prie Lietuvos Respublikos finansų ministerijos
(kontroliuoja kaip sekasi vykdyti)
 Adresato rekvizitas gali būti papildomas įstaigos adresu, pvz.:
Uždarajai akcinei bendrovei „Ratonda“
Lelijų g. 145
00000 Vilnius
 Kai dokumentas adresuojamas fiziniam asmeniui (mandagumo priedėlis nerašomas),
adresato rekvizitas rašomas kartu su adresu.
 Adresas rašomas pagal Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro tvirtinamas
Universaliųjų pašto paslaugų teikimo taisykles (Žin., 2005, Nr. 17-555): pirma
adresatas, t. y. kam siunčiama, po to adresas – kur siunčiama pvz.:
Vardui Pavardžiui
Sodo g. 0-00
LT-00000 Vilnius
arba
Vardui Pavardžiui
Sodo g. 0-00
00000 Vilnius
Savivaldybių darbo reglamentuose
yra uždrausta vadinti ponu, ponia.
Kolegų įstaigoje vardais vadinti
negalima.
 Adresas pradedamas nuo siauriausios reikšmės žodžių – gatvės ar
kaimo pavadinimo; toliau rašomas miestas ar rajonas, su pašto kodu
priekyje; pabaigoje, jei reikia, rašoma valstybė.
 Lietuvos valstybėje prieš pašto kodą valstybės kodo LT rašyti nebūtina.
 Siuntos užrašas išdėstomas taip: gavėjas ir jo adresas rašomi laiško voko
ar kitos siuntos apatinės dalies dešinėje pusėje; siuntėjo adresas
(mažesnėmis raidėmis) rašomas kairiajame viršutiniame voko (ar kitos
siuntos) kampe arba kitoje voko pusėje, jo atvarte, pvz.:
Vardas Pavardis
Sodo g. 3
00000 Vilnius
Vardas Pavardis
Sodo g. 3
00000 Vilnius
Vardei Pavardei
Slyvų g. 5
Nemenčinė
00000 Vilnaius r.
4- Dokumento pavadinimas
Dokumento
pavadinimą
sudaro
dokumento
rūšies
pavadinimas (įsakymas, nutarimas, pažyma, protokolas ar
kt.) ir antraštė. Dokumento pavadinimas rašomas
didžiosiomis paryškintomis raidėmis ir, išskyrus raštus,
išdėstomas išilginiu centruotu būdu, pvz.:
NEKILNOJAMOJO TURTO VERTINIMO TAISYKLĖS
arba
PAŽYMA APIE GAUTAS PAJAMAS
arba
KOLEGIJOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS
Teisės aktuose (nutarimuose, sprendimuose, įsakymuose, potvarkiuose)
dokumento rūšies pavadinimas nurodomas atskiroje eilutėje po dokumento
sudarytojo pavadinimu, o antraštė pradedama žodžiu „dėl“, pvz.:
ĮSAKYMAS
DĖL DOKUMENTŲ RENGIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO
Teisės aktais tvirtinamų nuostatų, taisyklių, programų, kitų dokumentų
pavadinimas išdėstomas po tvirtinimo žymos rekvizitu, pvz.:
PATVRTINTA
Akcinės bendrovės „Xxx“
direktoriaus 0000 m. kovo 2 d.
įsakymu Nr. V-00
PERSONALO SKYRIAUS NUOSTATAI
Raštuose dokumento rūšies pavadinimas nenurodomas.
Antraštė pradedama žodžiu „dėl“, rašoma nuo dokumento kairiosios
paraštės ir nuo aukščiau esančio adresato rekvizito atskiriama didesniu nei
vienos eilutės intervalu. Rašto antraštės plotas horizontalia kryptimi
neribojamas, pvz.:
DĖL TEISĖS AKTO PROJEKTO DERINIMO
Kituose įstaigos rengiamuose dokumentuose (aktuose, protokoluose,
pažymose ir kt.) dokumento pavadinimas išdėstomas po dokumento
sudarytojo pavadinimu arba, jei dokumente yra nurodytas adresatas, – po
šiuo rekvizitu.
4- Dokumento pavadinimas
PROFESIJOS MOKYTOJO PAREIGYBĖS APRAŠAS
ĮSAKYMAS
DĖL DOKUMENTŲ VALDYMO INSTRUKCIJOS PATVIRTINIMO
PAŽYMA APIE GAUTAS PAJAMAS
PAŽYMA DĖL PASKOLOS PREKĖMS PIRKTI
MOKYTOJŲ TARYBOS POSĖDŽIO PROTOKOLAS
VARDENĖS PAVARDENĖS CHARAKTERISTIKA
DINGUSIŲ BYLŲ AKTAS
PATIKRINIMO AKTAS
ĮGALIOJIMAS
PASLAUGŲ TEIKIMO SUTARTIS
PRAŠYMAS PERVESTI ATLYGINIMĄ
PRAŠYMAS DĖL DARBO SUTARTIES NUTRAUKIMO
5- Dokumento data
Datos rašymui sutvarkyti Tarptautinė standartų organizacija (ISO) parengė
tarptautinį standartą ISO 8601 : 1988. Jame numatyta skaitmeninę datą
rašyti skaitmenų grupėmis su brūkšneliais, pvz.:
0000-01-04
0000-12-12
Tarptautinis standartas ISO 8601:1988 yra patvirtintas Lietuvoje, kaip LST EN
28601 : 2000. Dokumentų rengimo taisyklėse numatyta dokumento datą
rašyti dviem būdais: arabiškų skaitmenų grupėmis (pagal LST EN 28601 :
2000) arba mišriuoju būdu.
0000 m. sausio 4 d. (teisės aktuose, sutartyse, finansiniuose dokumentuose)
Data – vienas iš pagrindinių rekvizitų, suteikiančių dokumentui juridinę galią.
Dokumento tekste data gali būti rašoma abiem būdais.
Dokumento data rašoma arabiškų skaitmenų grupėmis arba mišriuoju
būdu taip:
 Rašant datą skaitmenų grupėmis, metus, mėnesį ir dieną reiškiančios
skaitmenų grupės skiriamos brūkšneliais. Jei mėnesį ar dieną reiškia
vienaženkliai skaičiai, prieš juos rašomas nulis, pvz.:
0000-12-05
0000-05-12
 Rašant datą mišriuoju būdu, nurodomas metų skaitmuo ir žodžio „metai“
santrumpa „m.“, mėnesio pavadinimas, dienos skaitmuo ir žodžio „diena“
santrumpa „d.“. Vienaženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio, pvz.:
0000 m. gruodžio 5 d.
Dokumento data rašoma po dokumento pavadinimu išilginiu centruotu būdu.
Raštuose data rašoma dokumento dešinėje pusėje po įstaigos duomenų
rekvizitu arba, jei įstaigos duomenys nurodomi dokumento apatinėje
paraštėje, – dešinėje pusėje po dokumento sudarytojo pavadinimu.
Dokumentuose rašoma tvirtinimo, pasirašymo, įvykio ir kitos datos. Data
dokumentui suteikia juridinę galią.
 Veiksmai, pagal kuriuos rašomos dokumentų datos:
Tvirtinimo data
Instrukcijose
planuose
taisyklėse
kituose dokumentuose
Pasirašymo data
įsakymuose
Data įvykio, kuris
fiksuotas dokumente
raštuose
pažymose
Fiksuotos dokumente
įvykio ir įforminimo
datos
aktuose
protokoluose
6- Dokumento registracijos numeris
 Dokumento registracijos numerį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir
dokumento registravimo dokumentų registre eilės numeris. Dokumente prieš
registracijos numerį rašoma žodžio „numeris“ santrumpa „Nr.“, pvz.:
Nr. V1-159
(V1 – dokumentų registro identifikavimo žymuo, 159 – dokumento registravimo šiame
registre eilės numeris).
 Dokumento registracijos numeris gali būti papildomas paieškos duomenimis, kurie
nurodomi skliausteliuose, pvz.:
Nr. (1.15) 1-159 arba Nr. 1-159 (1.15)
(1.15 – bylos indeksas pagal įstaigos dokumentacijos planą).
 Dokumento registracijos numeris rašomas šalia dokumento datos dešinėje pusėje ir
kartu su data, išskyrus raštus, išdėstomas išilginiu centruotu būdu.
7- Dokumento sudarymo vieta
 Dokumento sudarymo vieta nurodoma dokumentuose, kuriuose nėra
įstaigos duomenų rekvizito (nutarimuose, sprendimuose, įsakymuose,
potvarkiuose, aktuose, protokoluose ir kituose įstaigos rengiamuose,
vidaus reikmėms naudojamuose dokumentuose).
 Ji išdėstoma po dokumento datos ir dokumento registracijos numerio
rekvizitais išilginiu centruotu būdu, nepaliekant vienos eilutės intervalo.
 Juridinio
asmens rengiamuose siunčiamuosiuose dokumentuose
(raštuose, pažymose ir pan.) dokumento sudarymo vieta nurodoma
juridinio asmens duomenų rekvizite.
 Teisės aktais tvirtinamuose dokumentuose (įstatuose, nuostatuose,
taisyklėse, tvarkos aprašuose ir pan.) dokumento sudarymo vieta
nenurodoma.
Pvz.:
VILNIAUS PROFESINIO RENGIMO CENTRO
DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS
DĖL VARDO PAVARDAIČIO PRIĖMIMO Į DARBĄ
0000 m. sausio 2 d. Nr. P-101
Vilnius
8- Dokumento tekstas
Dokumento tekstas (lentelė, grafikas ir kt.) raštuose išdėstomas po antrašte, teisės
aktuose (nuostatuose, taisyklėse, programose ir kt.) – po dokumento pavadinimo
rekvizitu, kituose dokumentuose – po dokumento datos ir registracijos numerio
arba po sudarymo vietos rekvizitais.
Atsižvelgiant į dokumento paskirtį, jo tekstui taikomi tokie reikalavimai:

Teksto pastraipų pirmosios eilutės pradedamos rašyti vienodu, ne didesniu kaip
22 mm atstumu nuo dokumento kairiosios paraštės.

Tekstas gali būti dėstomas laisva forma, skirstomas skyriais, skirsniais,
poskyriais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais.

Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais skaitmenimis iš eilės ir turi pavadinimus.
Pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis išilginiu centruotu būdu
ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.


Poskyriai nenumeruojami, poskyrių pavadinimai rašomi paryškintomis raidėmis
išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės
intervalu, pvz.:
 Tekstas - svarbiausioji dokumento dalis, išreiškianti jo esmę, valdymo






veiksmą ar situaciją.
Dokumentai rašomi laikantis bendrinės lietuvių kalbos normų ir teisės
terminijos.
Tekste išdėstyta informacija turi būti tiksli, teisinga, nuosekli,
argumentuota, suderinta su anksčiau tuo klausimu
išleistais
dokumentais.
Tekstas turi būti parašytas taisyklinga kalba, be klaidų.
Dokumentų tekstui būdingos kanceliarinio stiliaus ypatybės:
oficialumas,
dalykiškumas,
objektyvumas,
beasmeniškumas,
standartiškumas, logiškumas, aiškumas.
Reikia vengti dviprasmybių, vaizdingų, emocinių žodžių, pasikartojimų.
Nevartotinos vietinio pobūdžio ir specialiosios santrumpos, žinomos tik
specifinėje teritorijoje ar aplinkoje. Jeigu jų išvengti sunku, pirmiausia
užrašomas visas pavadinimas, o po to – santrumpa.
 Dokumento tekstas gali susidėti iš vienos arba kelių dalių. Racionaliausia – dvi
logiškai susijusios dalys:
Pirmoje surašomos dokumento sudarymo priežastys, juridinis pagrindas arba
aprašomi įvykiai, faktai;
Antroje pateikiamos išvados, siūlymai, nurodymai, pavedimai, prašymai. Šios
dalies teiginiai yra svarbiausia teksto dalis.
 Kartais tekstas gali būti ir vienos dalies:
 įsakyme – tik dėstomoji dalis be preambulės,
 rašte – prašymas be paaiškinimo,
 tarnybiniame pranešime – faktai, situacijos aprašymas be paaiškinimų ar
pasiūlymų.
 Dokumento tekstą gali sudaryti ir daugiau dalių: įvadas-dėstymas-įrodymasišvados. Tokiu būdu rašomi raštai, pažymos, prašymai, skundai.
 Tekstui spausdinti naudojamas nestilizuotas Times New Roman šriftas;
rekomenduotinas raidės, skaičiaus aukštis 12 pt.
9- Parašas
 Parašas būtinas kiekvieno – asmeninio ar oficialaus – dokumento
rekvizitas.
 Tarnybinius ar oficialiuosius dokumentus pasirašyti gali tik įstaigos
vadovas arba jo pavaduotojai, struktūrinių padalinių vadovai tik mėlynu
rašalu.
 Informacinio
ar analitinio pobūdžio dokumentus pasirašyti gali ir
vykdytojai, jei juose nagrinėjami klausimai yra teisės aktais jiems
priskirtos kompetencijos.
 Pareigų pavadinimo giminė derinama su pasirašančio asmens gimine.
 Pareigoms užrašyti nuo dokumento paraštės skirtas 30 ženklų plotas, o jei
to nepakanka, pareigų pavadinimas išdėstomas dviejose ar trijose
eilutėse. Tokiu atveju pasirašančiojo vardas ir pavardė rašomi paskutinėje
eilutėje.
 Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas,
parašas, vardas ir pavardė.
 Parašo rekvizitas išdėstomas po dokumento tekstu pagal šiuos reikalavimus:

Pareigų pavadinimas pradedamas rašyti nuo kairiosios paraštės, vardas ir pavardė rašomi
tos pačios eilutės dešinėje pusėje, pasirašoma eilutės viduryje, pvz.:
Generalinis direktorius

(Parašas)
Vardas Pavardaitis
Kai dokumentą pasirašo ne vienas tos pačios įstaigos darbuotojas, parašo rekvizitai
išdėstomi vienas po kitu pagal pasirašančių asmenų einamas pareigas ir vienas nuo kito
atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:
Viršininkas
(Parašas)
Vardas Pavardaitis
Vyriausioji buhalterė
(Parašas)
Vardė Pavardė
Nurodyta 1999 m. Lietuvos profesijų klasifikatoriuje (yra internete)

Kai dokumentą pasirašo kelių įstaigų vadovai, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kitu
dokumento sudarytojų pavadinimų išdėstymo eilės tvarka ir vienas nuo kito atskiriami ne
mažesniu kaip vienos eilutės intervalu. Sudarytojo pavadinimas nekartojamas, pvz.:
Rektorius
(Parašas)
Vardas Pavardis
Direktorius
(Parašas)
Vardas Pavardaitis
 Kai įstatymų ar kitų teisės aktų nustatytais atvejais parašo rekvizite turi
būti antspaudas, jis dedamas taip, kad liestų pasirašiusio asmens
pareigų pavadinimą, pvz.:
Direktorė
(Parašas)
Vardė Pavardė
 Kai dokumentą pasirašo komisija, nurodomos pasirašančių asmenų
pareigos komisijoje.
 Komisijos pirmininko vardas ir pavardė rašoma pirmoji.
 Jei teisės aktų nustatytais atvejais dokumentą pasirašo ir dalyvaujantys
(kviestieji) asmenys, jie pasirašo po komisijos narių. Prireikus parašo
rekvizite gali būti nurodomos ir einamos pasirašančių asmenų pareigos,
pvz.:
Komisijos pirmininkas
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
Komisijos sekretorius
Nariai
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Parašas)
(Parašas)
Dalyvaujantys (kviestieji) asmenys
(Pareigos)
(Parašas)
(Pareigos)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Vardas ir pavardė)
(Vardas ir pavardė)
(Vardas ir pavardė)
Pastaba. Nebeliko reikalavimo komisijos narių ar dalyvaujančių (kviestųjų)
asmenų pavardes rašyti abėcėlės tvarka.
10- Dokumento tvirtinimo žyma
 Kai kurie dokumentai juridinę galią įgyja tik tada, kai yra patvirtinti tvirtinimo




žyma.
Dažniausiai taip tvirtinami pavaldžių įstaigų, struktūrinių padalinių nuostatai ir
įstatai, ataskaitos, balansai, etatų sąrašai, darbo planai, grafikai.
Dokumento tvirtinimo žyma išdėstoma dokumento dešinėje pusėje virš
dokumento pavadinimo kampiniu vėliaviniu būdu pagal šiuos reikalavimus:
Dokumento tvirtinimą žymintis žodis rašomas didžiosiomis raidėmis, išskyrus
(Forma patvirtinta) nustatytą atvejį.
Kai tvirtinama teisės aktu, tvirtinimo žymą sudaro žodis „patvirtinta“ ir teisės
akto, kuriuo patvirtintas dokumentas, nuoroda, pvz.:
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos teisingumo
ministro 2006 m. rugsėjo 16 d.
įsakymu Nr. 0-00
arba
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos vertybinių
popierių komisijos 2006 m. spalio 1 d.
nutarimu Nr. 0-00
 Kai teisės aktu tvirtinama dokumento forma, tvirtinimo žymą sudaro žodžiai
„forma patvirtinta“ ir teisės akto, kuriuo patvirtinta forma, nuoroda, pvz.:
Forma patvirtinta Lietuvos
Respublikos finansų ministro
2006 m. liepos 1 d.
įsakymu Nr. 0-00
 Kai tvirtinama įstaigos vadovo parašu, tvirtinimo žymą sudaro žodis „tvirtinu“,
įstaigos vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, pvz.:
TVIRTINU
Generalinis direktorius
(Parašas)
Vardas Pavardis
Prireikus tvirtinimo žyma gali būti papildyta data.
Pastaba. Grafiką, aktą, darbotvarkę, planą vadovas tvirtina parašu. Jis turi
matyti turinį. Dokumentai saugomi laikinai.
11- Priedo žyma
 Priedo žymą sudaro dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas, žodis
„priedas“ ir, jei yra daugiau nei vienas priedas, jo eilės numeris.
 Priedo žyma išdėstoma kampiniu vėliaviniu būdu dokumento priedo pradžioje
dešinėje pusėje.
 Priedo eilės numeris kartu su žodžiu „priedas“ rašomas iš naujos eilutės, pvz.:
Įslaptintos informacijos
administravimo taisyklių
1 priedas
arba
0000-00-00 protokolo Nr. P-3
priedas
arba
Dokumentų rengimo taisyklių
2 priedas
12- Dokumento rengėjo nuoroda
 Rengėjo nuoroda reikalinga juridinio asmens rengiamuose dokumentuose,
išskyrus atvejus, kai dokumento rengėjas yra dokumentą pasirašantis
darbuotojas.
 Dokumento rengėjo nuorodoje rašomi dokumentą parengusio asmens
vardas (vardo raidė) ir pavardė, kontaktinė informacija (telefono, fakso
numeriai, elektroninio pašto adresas). Rengėjas pats pasirenka kiek
informacijos rašyti arba reikia susitarti.
 Dokumento rengėjo nuoroda išdėstoma dokumento pabaigoje, kairėje
pusėje virš apatinės paraštės, pvz.:
V. Pavardė, tel. (8 41) 00-00-00, originalas nebus siunčiamas
(Tai užrašoma dokumento originale).
arba
Vardė Pavardė, tel. (8 5) 123 4567, faks. (8 5) 123 4567, el. p. [email protected]
Apatinė paraštė
13- Tikrumo žyma
 Tikrumo žyma rašoma, kai reikia patvirtinti įstaigos sudaryto ar jos gauto
dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą.
 Tikrumo žyma rašoma dokumento pabaigoje esančiame laisvame plote.
 Tikrumo žymą sudaro žodžiai „Kopija tikra“ („Nuorašas (Išrašas) tikras“),
dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą tvirtinančio įstaigos vadovo
ar kito tokius įgaliojimus turinčio asmens pareigų pavadinimas, parašas,
vardas (vardo raidė) ir pavardė, data, antspaudas, pvz.:
Kopija tikra
(Pareigų pavadinimas) (A.V.)
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
(Data)
Kopija tikra – įvedė Teisingumo ministerija.
DK 10 str. naudojami teisinės terminijos žodžiai.
(Pareigų pavadinimas) – direktorius ar jį pavaduojantis
asmuo
 Jei dokumentas susideda iš kelių lapų, kiekvieno lapo apatinėje dalyje
esančiame laisvame plote nurodoma:
„Kopija tikra“ („Nuorašas (Išrašas) tikras“) ir pasirašoma. Paskutiniame
lape tikrumo žyma rašoma pagal aukščiau išdėstytą pavyzdį.
Tikrumo žyma rašoma dokumento pabaigoje esančiame laisvame plote.
Kopija tikra
Vilniaus profesinio rengimo centro
direktorius
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
0000-00-00
Išrašas tikras
(Parašas)
Išrašas tikras
Vilniaus profesinio rengimo
centro direktorius
(Parašas)
(Vardas ir pavardė)
0000-00-00
Vardo rašymas rekvizituose
Vardas ir pavardė
Vardas (vardo raidė) ir
pavardė
Parašo rekvizite
Tvirtinimo žymoje
Suderinimo žymoje
Adresato rekvizite
Rezoliucijoje
Vizoje
Supažindinimo žymoje
Dokumento rengėjo
nuorodoje
Tikrumo žymoje
Antspaudas
1. Antspaudas dedamas dokumente, kai to reikalauja teisės aktai, pvz.:
- įgaliojimuose (reikalauja Civilinis kodeksas);
- mokesčių inspekcijai pildom dokumentus (yra nuoroda
antspaudui) – tada ir dedam, nenurodyta – nededam);
2. Pažymose, charakteristikose, rekomendacijose dedam antspaudą, bet
niekur neparašyta (dokumentai, tvirtinantys asmenų fizines bei
juridines teises).
3. Dokumentuose, susijusiuose su piniginių bei materialinių vertybių
vartojimu (sutartyse (CK nurodyta, kad šalių susitarimu, turi susitarti raštu),
nuostatuose, aktuose (tvirtinant pavaldžių įstaigų), mokėjimo paraiškose,
mokėjimo nurodymuose, mokėjimo pavedimuose ir pan.).
4. Antspaudas yra antrinis liudijimas, parašas yra svarbesnis.
Spaudas
 Dokumentuose dedama žyma su specialiu įrašu ar vieta įrašui




vadinama spaudu.
Spaudas būna keturkampis ar trikampis.
Antspaudas nuo spaudo skiriasi tuo, kad antspaudui juridinio asmens
rekvizitai privalomi, o spaudas skirtas informacinio pobūdžio žymoms,
atliktoms operacijos su dokumentais žymėti, ir kai kuriuose jų juridinio
asmens rekvizitai neprivalomi.
Spaudais gali būti įspaudžiamos tokios žymos kaip Kopija,
Faksograma, Gavimo žyma su visais šią žymą sudarančiais elementais
ir kt.
Kai kurie darbuotojai gali turėti savo asmeninius spaudus ir naudoti
juos vizuodami ar suderindami dokumentą. Tokių spaudų tekstas ir jo
išdėstymas turėtų atitikti atitinkamo rekvizito reikalavimus.
VIETOS PROJEKTŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMAS
 Visi su VP įgyvendinimu susiję dokumentai VP vykdytojo
turi būti saugomi mažiausiai 10 metų nuo paramos
sutarties pasirašymo datos
 VP vykdytojas ir partneris (-iai) privalo užtikrinti su VP
įgyvendinimu
susijusių
dokumentų
saugumą
ir
prieinamumą VVG, NMA, ŽŪM, Valstybės kontrolės, Europos
Komisijos ir Europos audito rūmų įgaliotiems atstovams
VIETOS PROJEKTŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMAS
 VP vykdytojas privalo saugoti:
1) paraiškos ir jos priedų kopijas
2) paramos sutarties, kai tokia sutartis sudaroma, ir visų paramos
sutarties pakeitimų originalus
3) VP įgyvendinimo ataskaitų ir jų priedų kopijas, kitus su VP įgyvendinimu
susijusius dokumentus
4) išlaidų pagrindimo ir išlaidų apmokėjimo įrodymo dokumentų
originalus bei mokėjimo prašymų kopijas
5) susirašinėjimo su VVG ir NMA dokumentus
6) viešųjų pirkimų arba pirkimų vykdymo dokumentų originalus arba
kopijas
7) įgyvendintas viešumo priemones įrodančius dokumentus
8) kitus su paraiška ir VP įgyvendinimu susijusius dokumentus
 VP vykdytojas privalo sudaryti paraiškos bylą, kurioje saugomi visi
nurodyti dokumentai arba jų kopijos
DOKUMENTŲ TVARKYMAS
 Organizacijos ar įmonės parengti ir gauti
dokumentai registruojami dokumentų registruose
pagal jų rūšį, sudarytoją, temą, saugojimo terminą
ar kitą požymį ar požymių derinį, atsižvelgiant į
organizacijos ar įmonės dokumentų apyvartą.
 Registruose registruojami vienų kalendorinių metų
dokumentai.
BYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMAS
 Dokumentų tvarkymui užtikrinti organizacijos ar įmonės vadovo




sprendimu gali būti rengiamas dokumentacijos planas.
Dokumentacijos planas rengiamas kiekvienais metais; į jį įrašomos
bylos, kurias numatoma sudaryti ar tęsti kitais metais.
Dokumentacijos plane bylos sisteminamos pagal organizacijos ar
įmonės veiklos sritis pasirinkta tvarka. Veiklos sritys dokumentacijos
plane numeruojamos iš eilės kaip punktai, o kiekvienos srities bylos –
kaip punktų papunkčiai.
Dokumentacijos plano papunkčio numeris yra į dokumentacijos planą
įrašytos bylos indeksas. Šalia indekso gali būti nurodyti bylos paieškos
duomenys (pvz., 1.5-03, čia 1.5 – indeksas, 03 – bylą sudarantis
struktūrinis padalinys).
Į dokumentacijos planą įrašytai konkrečiai bylai suteiktas indeksas
nekeičiamas. Jei kitais metais tokia byla nebus sudaroma ar tęsiama,
jos indeksas kitai bylai nesuteikiamas.
BYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMAS
 Dokumentacijos






plane bylų saugojimo terminai numatomi
vadovaujantis teisės norminiais aktais, nustatančiais dokumentų
saugojimo terminus.
Dokumentacijos plane taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingi
asmenys.
Dokumentacijos plane numatytos bylos sudaromos pagal bendruosius
bylų sudarymo principus:
bylos sudaromos iš dokumentų, organizacijos ar įmonės parengtų ar
gautų per vienus kalendorinius metus, išskyrus tęsiamas bylas, kurios
sudaromos iš tam tikro apibrėžto proceso metu sukauptų dokumentų;
dokumentai į atskiras bylas dedami pagal jų saugojimo terminus;
bylos sudaromos pagal dokumentų rūšį, temą, dokumentų sudarytoją,
pasirenkant vieną požymį ar požymių derinį.
Kai dokumentacijos planas nesudaromas, į bylas paprastai dedami
vienų kalendorinių metų dokumentai, jei nėra pasirinkta kita
dokumentų sisteminimo tvarka.
BYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMAS
 Dokumentų registrai, atsižvelgiant į jų apimtį, gali sudaryti atskiras
bylas. Dokumentų registrai, kurie nesudaro atskirų bylų, pasibaigus jų
pildymo laikotarpiui dedami į juose registruotų dokumentų bylas.
 Užbaigtos bylos, kuriose esantiems dokumentams nustatytas ilgesnis
nei 25 metų saugojimo terminas, tvarkomos laikantis šių reikalavimų:
 dokumentai į bylą dedami chronologine tvarka: byla pradedama anksčiausiu, baigiama




vėliausiu dokumentu, jei nėra pasirinktas kitas sisteminimo būdas;
byloje neturi likti juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių,
skirtukų;
bylos lapai sunumeruojami, nustatomos bylos chronologinės ribos ar data;
įforminamas bylos antraštinis lapas, nurodant bylą sudariusios organizacijos ar įmonės
pavadinimą, bylos antraštę, chronologines ribas ar datą, bylos saugojimo terminą; arba
šie bylos aprašymo duomenys užrašomi ant bylos aplanko;
įforminamas bylos baigiamasis įrašas, kuriame nurodoma bylos apimtis (lapais).
 bylos dokumentai laikomi segtuvuose, kuriuose nėra metalinių laikiklių, ar aplankuose.
BYLŲ SUDARYMAS IR TVARKYMAS
 Užbaigtos bylos, kuriose esantiems dokumentams nustatytas ne




ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, tvarkomos laikantis šių
reikalavimų:
dokumentų sisteminimas byloje nekeičiamas;
byloje neturi likti žymeklių, sąvaržėlių, skirtukų;
bylos lapai nenumeruojami. Jei bylos lapų privalomą numeravimą
nustato atitinkamą veiklos sritį reglamentuojantys teisės norminiai
aktai, bylos (pvz., buhalterinės apskaitos registrų) lapai sunumeruojami
ir įforminamas bylos baigiamasis įrašas.
Dokumentai, kurių nustatytas saugojimo terminas yra pasibaigęs,
atrenkami naikinti. Dokumentų naikinimas įforminamas aktu, kurį
tvirtina organizacijos ar įmonės vadovas ar kitas įgaliotas asmuo.
AČIŪ UŽ DĖMESĮ!