Dokumentų rengimo taisyklės
Download
Report
Transcript Dokumentų rengimo taisyklės
Didžiosios kalbos klaidos ir kaip jų
Dokumentų rengimo taisyklės
išvengti
ir vengtinos klaidos
ŠALTINIAI
Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė (Žin., 2011, Nr. 32-1534; 2011, Nr. 67-3209);
Dokumentų rengimo taisyklės (Žin., 2011, Nr. 88-4229; 2012, Nr. 15-683);
Dokumentų saugojimo taisyklės (Žin., 2012, Nr. 2-64; 2012, Nr. 79-4131);
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės (Žin., 2011, Nr. 88-4230; 2012, Nr. 72-3768);
Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos reikalavimų aprašas (Žin., 2008,
Nr. 118-4488; 2009, Nr. 108-4573; 2010, Nr. 136-6972);
Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacija ADOC-V1.0 (Žin., 2009, Nr. 1084574);
Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės (Žin., 2012, Nr. 3-104; 2012 Nr. 79-4132);
Įslaptintos informacijos administravimo taisyklės (Žin., 2005, Nr. 143-5193; 2012 Nr. 130-6638);
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2007,
Nr. 4-154; 2008, Nr. 50-1846; 2008, Nr. 81-3181; 2010, Nr. 79-4055; 2012, Nr. 44-2147);
Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos
taisyklės (Žin., 2012, Nr. 2-63);
Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams
taisyklės (Žin., 2011, Nr. 23-1140;2011, Nr. 33);
Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į
valstybės archyvus taisyklės (Žin., 2012, Nr. 72-3767) ir kt.
ĮFORMINIMO REIKALAVIMAI
Ne mažesnė
kaip 20 mm
A4
A5
A5 L
Ne mažesnė
kaip 10 mm
Ne mažesnė
kaip 30 mm
Ne mažesnė
kaip 20 mm
ĮFORMINIMO REIKALAVIMAI
A4 L
Ne mažesnė
kaip 30 mm
Ne mažesnė
kaip 10 mm
Ne mažesnė
kaip 20 mm
Ne mažesnė
kaip 20 mm
DOKUMENTO LAPŲ NUMERACIJA
2
2-10
Dokumento, spausdinamo keliuose lapuose, numeruojamas
antras ir tolesni lapai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.
Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais
skaitmenimis.
DOKUMENTŲ REKVIZITAI
Rekvizitas – dokumento turinio sudedamoji dalis ar
su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo
elementas.
Kiekvienas dokumentas būtinai privalo turėti šiuos
pagrindinius rekvizitus:
adresantą,
adresatą,
datą,
dokumento sudarymo vietą,
dokumento pavadinimą,
tekstą,
parašą.
VISI REKVIZITAI
1. Lietuvos valstybės ar savivaldybės herbas arba prekių ženklas;
2. Dokumento sudarytojo pavadinimas;
3. Įstaigos duomenys;
4. Adresatas;
5. Dokumento pavadinimas;
6. Dokumento data;
7. Dokumento registracijos numeris;
8. Dokumento sudarymo vieta;
9. Dokumento tekstas;
10. Parašas;
11. Dokumento tvirtinimo žyma;
12. Specialioji žyma;
13. Priedo žyma;
14. Gauto dokumento registracijos žyma;
15. Gauto dokumento nuoroda;
16. Rezoliucija;
17. Dokumento suderinimo žyma;
18. Viza;
19. Supažindinimo žyma;
20. Dokumento rengėjo nuoroda;
21. Dokumento paieškos nuoroda;
22. Tikrumo žyma.
2-10
Pastaba
Kai spausdinamą dokumentą
sudaro daugiau nei vienas
lapas, rekvizitai turi būti
išdėstyti taip, kad į atskirą lapą
nebūtų perkeliamas vien
parašo ir po juo esantys kiti
rekvizitai.
Direktorius
/Parašas/
Petras Petraitis
REKVIZITŲ IŠDĖSTYMO BŪDAI
Išilginis centruotas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai
nutolusios nuo kairiosios ir dešiniosios paraščių:
XXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXX
XXXXXXXX
Kampinis vėliavinis, kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai
nutolusios nuo kairiosios paraštės:
XXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXX
XXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXX
XXXXXXXX
TARPAI TARP REKVIZITŲ
Kiekvienas
rekvizitas
išdėstomas
nustatytoje
dokumento vietoje ir atskiriamas nuo aukščiau esančių
rekvizitų ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
Išimtys :
2014-08-09 Nr. 21-000
Vilnius
Dokumento sudarymo vieta
išdėstoma po dokumento datos
ir dokumento registracijos
numerio rekvizitais išilginiu
centruotu būdu, nepaliekant
vienos eilutės intervalo
TARPAI TARP REKVIZITŲ
2014-08-09 Nr. 21-000
Į 2014-03-21 Nr. 1-13
Gauto dokumento nuoroda
atsakomuosiuose raštuose
rašoma po dokumento datos
ir registracijos numerio
rekvizitais, nepaliekant
vienos eilutės intervalo.
Lietuvos Respublikos švietimo ir mokslo ministerijai
DĖL .......
Raštuose antraštė nuo
aukščiau esančio adresato
rekvizito atskiriama didesniu
nei vienos eilutės intervalu
ADRESANTAS
Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas
didžiosiomis paryškintomis (gali būti didesnėmis negu
kitų rekvizitų) raidėmis ir dėstomas išilginiu centruotu
būdu.
Pastaba. Dokumento sudarytojo pavadinimas turi atitikti teisės
aktuose nustatytą pavadinimą. Vadinasi, pavadinimo struktūra privalo
atitikti oficialią (pavyzdžiui, Juridinių asmenų registre registruotą)
formą.
Pavyzdžiui:
UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „ARS LIBRI“
ADRESANTAS
Kai dokumento sudarytojas yra vieno asmens institucija, įstaigos vadovas, kitas
įstatymų ar kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis tarnautojas, rašomas
pareigybės pavadinimas, nurodant jos priklausomybę, pvz.:
ŠIAULIŲ MIESTO SAVIVALDYBĖS MERAS
Kai dokumento (tarnybinio pranešimo, tarnautojo ataskaitos ir kt.) sudarytojas yra
įstaigos tarnautojas, neturintis juridinių įgaliojimų, sudarytojo rekvizite rašomas
pareigybės pavadinimas, nurodant jos priklausomybę, pvz.:
RŪDIŠKIŲ VIDURINĖS MOKYKLOS MOKYTOJAS
Kai dokumento sudarytojas yra komisija, sudaryta iš kelių įstaigų atstovų, jos
pavadinimas rašomas pagal teisės akte nustatytą komisijos funkciją, pvz.:
PROFESINIŲ LIGŲ TYRIMO
KOMISIJA
ĮSTAIGOS DUOMENYS
Įstaigos duomenų struktūra priklauso nuo dokumento sudarytojo.
Dažnai nurodomi šie duomenys:
juridinio asmens teisinė forma;
buveinė;
kontaktinė informacija (telefono ir fakso numeriai, elektroninio pašto adresas,
kita reikalinga informacija);
registras, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie juridinį asmenį;
juridinio asmens kodas;
pridėtinės vertės mokesčio mokėtojo kodas, jei juridinis asmuo yra pridėtinės
vertės mokesčio mokėtojas,
LIETUVOS RESPUBLIKOS TEISINGUMO MINISTERIJA
Valstybės biudžetinė įstaiga, Gedimino pr. 00 / A. Stulginskio g. 0, 0000 Vilnius, tel. (8 0) 000 0000,
tel./faks. (8 0) 000 0000, el. p. [email protected].
Duomenys kaupiami ir saugomi Juridinių asmenų registre, kodas 000000000
ADRESATAS
Rašomas mažosiomis raidėmis (pagal įstaigų bei kitų institucijų
sudėtinių pavadinimų rašybos taisykles) nuo dokumento kairiosios
paraštės ir dėstomas kampiniu vėliaviniu būdu, pvz.:
Vilniaus universiteto
Ekonomikos fakulteto
Buhalterinės apskaitos katedros vedėjui
Petrui Petraičiui
Kai dokumentas adresuojamas fiziniam asmeniui, adresato
rekvizitas rašomas kartu su adresu, pvz.:
Onai Onaitei
Žolyno g. 0-00
00000 Vilnius
DOKUMENTO PAVADINIMAS
Dokumento pavadinimą sudaro dokumento rūšies pavadinimas ir teksto
antraštė.
PAŽYMA APIE GAUTAS PAJAMAS
Dokumento rūšies pavadinimas tvarkomuosiuose dokumentuose
rašomas atskiroje eilutėje, pvz.:
ĮSAKYMAS
DĖL PRIEDO SKYRIMO
Raštuose dokumento rūšies pavadinimas nenurodomas. Antraštė
pradedama žodžiu „dėl“, rašoma nuo dokumento kairiosios paraštės ir
nuo aukščiau esančio adresato rekvizito atskiriama didesniu nei vienos
eilutės intervalu, pvz.:
DĖL NETINKAMOS KOKYBĖS PREKĖS
DOKUMENTO DATA IR VIETA
ĮSAKYMAS
DĖL PRIEDO SKYRIMO
Dokumento data
rašoma po dokumento
pavadinimu išilginiu
centruotu būdu
2014 m. rugpjūčio 9 d. Nr. P-21
Vilnius
PAŽYMA APIE GAUTAS PAJAMAS
2014-08-09 Nr. 21-21
Vilnius
Rašant datą skaitmenų
grupėmis (įstaigos
rengiamuose
dokumentuose), skaitmenys
skiriami brūkšneliais.
DĖL NETINKAMOS KOKYBĖS PREKĖS
Raštuose
data
rašoma
dokumento
dešinėje pusėje po įstaigos duomenų
rekvizitu arba, jei įstaigos duomenys
nurodomi dokumento apatinėje paraštėje, –
dešinėje pusėje po dokumento sudarytojo
pavadinimu.
2014-08-09 Nr. 21
DOKUMENTO TEKSTAS
Dokumento tekstas (lentelė, grafikas ir kt.) rašomas:
po dokumento datos, registracijos numerio, sudarymo
vietos, raštuose – po antraštės rekvizitais;
nuo aukščiau parašytų rekvizitų ne mažesniu kaip vienos
eilutės intervalu;
pastraipų pirmąsias eilutes spausdinant vienodu, ne
daugiau kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės.
Tekstas gali būti skirstomas skyriais, skirsniais, punktais
ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais.
PARAŠAS
Direktorius
/Parašas/
L. e. direktoriaus pareigas
Petras Petraitis
/Parašas/
Petras Petraitis
Kai dokumentą pasirašo
laikinai vadovo pareigas
einantis asmuo, tokios
jo pareigos nurodomos
parašo rekvizite
Direktorius
/Parašas/
Petras Petraitis
Direktoriaus pavaduotoja
/Parašas/
Ona Onaitė
Kai dokumentą pasirašo keli darbuotojai,
parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kitu
pagal pasirašančių asmenų einamas
pareigas ir vienas nuo kito atskiriami ne
mažesniu kaip vienos eilutės intervalu
KANCELIARINĖ KALBA
Kanceliarinė kalba – tai oficialioji įstaigų ir jų
dokumentų kalba. Ja rašomi administraciniai ir
tarnybiniai dokumentai, įvairūs tvarkomieji ir kitokie
reikalų raštai. Kanceliarinė kalba kartais tiesiog ir
vadinama reikalų raštų kalba.
4 žodžių taisyklė:
•
Trumpumas
Paprastumas
Efektyvumas
Nuoširdumas
•
•
•
ĮMONIŲ, ĮSTAIGŲ IR ORGANIZACIJŲ
PAVADINIMŲ RAŠYMAS
Rašant įmonių, įstaigų ir organizacijų pavadinimus,
reikėtų atkreipti dėmesį į šiuos dalykus:
1) ar tikrinis pavadinimas negali būti išskaidytas į
kelias dalis (t. y. ar į jį neįeina smulkesnių struktūrinių
padalinių pavadinimai);
2) ar jis neturi kabutėmis skiriamo simbolinio
pavadinimo;
3) negalima pamiršti išimčių: aukščiausiasias
institucijas nusakančių pavadinimų visus žodžius
turime rašyti didžiąja raide.
ĮMONIŲ, ĮSTAIGŲ IR ORGANIZACIJŲ
PAVADINIMŲ RAŠYMAS
Lietuvos mokslų akademija, Valstybinė mokesčių
inspekcija, Mokesčių policijos departamentas
Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerija
Panevėžio akcinė bendrovė „Kalnapilis“, AB
„Lietuvos avialinijos“, bet: Viešoji įstaiga Šilainių
poliklinika
Vytauto Didžiojo universiteto Humanitarinių mokslų
fakulteto Užsienio kalbų katedra
Lietuvos Respublikos valstybinės kalbos įstatymas,
Valstybinis pensijų įstatymas, Aukštųjų mokyklų
steigimo ir atestavimo nuostatai
ĮMONĖS TEISINĖS FORMOS
NURODYMAS
Lietuvių kalbai nebūdinga įmonės, įstaigos, organizacijos
teisinę formą nusakančius žodžius nurodyti po
pavadinimo, šie žodžiai teikiami prieš pavadinimą, pvz.:
uždaroji akcinė bendrovė „Ars libri“, arba UAB „Ars libri“.
Jei teisinė forma ar jos santrumpa nurodoma po
pavadinimo, ją būtina išskirti kableliais, pvz.: „Liteksa“,
akcinė bendrovė, arba „Liteksa“, AB.
Taip pat išskiriami ir kiti po tikrinio pavadinimo vartojami
teisinę formą nusakantys žodžiai ar jų santrumpos
(akcinė bendrovė, viešoji įstaiga, valstybės įmonė,
individuali įmonė ir kt.).
SKYRYBOS KLAIDOS
Įmonė užsiimanti (= Įmonė, užsiimanti) atliekų
tvarkymu, turi vadovautis specialiais reikalavimais.
Onos Onaitės, gimusios 1987-07-11 (=1987-07-11,
šeima) šeiminė padėtis.
Klaipėdos rajono agentūra, vykdydama direktoriaus
nurodymą, patikrino kaip (= patikrino, kaip)
tvarkomos atliekos.
PADALYVIS
Jei Jūsų netenkina šio prašymo nagrinėjimo
rezultatai, Jūs turite teisę paduoti skundą
vadovaujantis (= vadovaudamiesi) Viešojo
administravimo įstatymo nustatyta tvarka.
Išnagrinėjus (= Išnagrinėję) Jūsų prašymą, teikiame
Jums žemės sklypo patvirtintą kopiją.
LINKSNIŲ VARTOJIMO KLAIDOS
DALIES KILMININKAS
Klaipėdos rajono skyrius nėra įgaliotas išduoti
sutikimus (= sutikimų).
Gyventojai daro pažeidimus (= pažeidimų).
VIETININKAS
Statybai skirta 900 tūkst.
litų, tame skaičiuje (taisoma: iš jų; iš to
skaičiaus) 500 tūkstančių litų montavimo ir apdailos
darbams.
TEKSTO TVARKYBOS NETIKSLUMAI
Tarpeliai
Vilniaus r. sav. (ne Vilniaus r.sav.) 2012 m. (ne
2012m.); Žolyno g. 20 (ne Žolyno g.20) ir pan.
Brūkšnelis
paskaita-koncertas, pasitarimas-seminaras,
Kymantaitė-Čiurlionienė
Brūkšnys
Vilniaus rajono skyrius (toliau-skyrius) (= toliau −
skyrius).
Lankytojai priimami 12.30–16.30 valandomis.
2003-2011 m. (= 2003−2011 m.)
TAISYKLINGAS ADRESAVIMAS
Užrašant adresą, nereikia dėti kablelio ar brūkšnelio
tarp indekso ir vietovardžio nuorodos, o jei laiškas
siunčiamas Lietuvoje, nereikalinga ir santrumpa LT:
Onai Onaitei
Žolyno g. 9
01122 Vilnius
REKVIZITŲ RAŠYBA
Nurodant įmonės kontaktus, jei nėra išvardijimo, lietuvių
kalboje dvitaškis nerašomas, pvz.:
Telefonas: <…> (=Telefonas <…>);
Faksas: <…> (=Faksas <…>);
El. paštas: <…> (=El. paštas <…>).
Elektroninis paštas (ne emeilas!) trumpintinas el. paštas
arba el. p. Derinant prie sistemos galimi ir sutrumpinimai e.
paštas, e. p. Faksas trumpinamas faks.
Ženklas / lietuvių kalboje reiškia arba, todėl klaida pasvirąjį
brūkšnį rašyti sutrumpintų žodžių gale, vietoje taško. Pvz.:
atsiskaitomoji sąskaita – a. s. (ne a/s), įmonės kodas – į. k.
(ne į/k), asmens kodas – a. k. (ne a/k) ir pan.
LITO TRUMPINIMAS
Lito santrumpa – Lt (pirma santrumpos raidė visada
didžioji, rašoma be taško). Pvz.: Kiekvienas
konferencijos dalyvis turės sumokėti 25 Lt dalyvio
mokestį.
Po santrumpos taškas rašomas tik tuo atveju, kai ja
baigiamas sakinys, pvz.: Dalyvio mokestis – 20 Lt.
Visos prekės kainavo 120 Lt.
Tarptautinis lito žymėjimas – LTL
SKAITMENŲ RAŠYMAS
Dešimtainės skaičių dalys atskiriamos kableliais (ne
taškais):
548,50 Lt
Dideli skaičiai žymimi grupuojamais skiemenimis:
3 000 000,00
Telefonų ir faksų numeriai:
Tel. (8 5) 241 3156
Mob. 8 699 90 656
Faks. (8 5) 241 3153
Po santrumpų tel., faks. dvitaškis rašomos tik tuomet, kai
išvardijami keli numeriai.
DAŽNESNĖS KANCELIARINĖS KALBOS
KLAIDOS
Apiforminti – įforminti
Apjungti – sujungti
Apmokamos atostogos – mokamos
Apskaitą vesti – tvarkyti
Atstatyti diplomatinius santykius – atkurti
Atstovauti savivaldybę – atstovauti savivaldybei
Aukštame lygyje – aukšto lygio (geras)
Bėgyje (pvz., metų) – per metus
Daugiau šimto – daugiau kaip šimtas
Daugumoje – dažniausiai
Didelių pastangų dėka – didelėmis pastangomis
Dienai (pvz., informuoti kovo 1 dienai) – iki kovo 1 d.
Keliuose egzemplioriuose – keliais egzemplioriais
Glausti terminai – trumpi terminai
DAŽNESNĖS KANCELIARINĖS KALBOS
KLAIDOS
Imti už pagrindą – imti pagrindu, kaip pagrindą
Įsisavinti, įsavinti lėšas – panaudoti, sunaudoti
Įtakoti – daryti įtaką
Kaip taisyklė – dažniausiai
Kompetencijos ribose – pagal savo kompetenciją
Nešti atsakomybę – būti atsakingam
Nuimti nuo pareigų – atleisti iš pareigų
Paskaičiuoti – apskaičiuoti
Pilnas krūvis – visas krūvis
Prabalsuoti – pabalsuoti
Už pagrindą imti – pagrindu, kaip pagrindą
Vesti apskaitą – tvarkyti apskaitą
Vietoj to, kad išsiaiškinti – užuot išsiaiškinę
Ačiū už dėmesį!