Transcript vezi lista problemelor în proiectele din POR ()

Probleme privind implementarea POR
identificate la nivel de proiecte
Viorel BOCA
Iniţiativă locală. Dezvoltare regională.
www.nord-vest.ro
1.
Probleme generale
A.
Probleme ce provin din CF
•
Obiectivele proiectului nu sunt clar definite, nu pot fi cuantificate/măsurate,
•
Indicatorii propuşi sunt dificil de monitorizat şi evaluat,
•
Necorelări între CF, DT şi buget / cheltuieli,
•
Specificaţiile proiectului nu sunt clare / complete,
•
Bugetul proiectului nu este detaliat corespunzător - nu sunt alocate toate sumele
necesare pentru realizarea tuturor activităţilor necesare pentru realizarea proiectului,
•
Planificarea defectuoasă conduce la întârzieri - pentru unele activităţi este subestimat
timpul necesar realizării acestora,
•
Resursele necesare pentru implementarea proiectului sunt subestimate,
Efecte: Dificultati in implementare. Necesita modificari la contractul de finantare.
Iniţiativă locală. Dezvoltare regională.
www.nord-vest.ro
B.
Probleme privind echipa de implementare
•
Personalul din echipa de management nu este disponibil pentru proiect / este
implicat in alte activităţi,
•
Competenţele membrilor echipei nu sunt cele cerute de proiect,
•
Echipa nu este motivată suficient,
•
Echipa nu are clarificate obiectivele, indicatorii şi alte informaţii din proiect,
•
Comunicarea în cadrul echipei de proiect se face defectuos, informaţia nu circulă
fluent
•
Managementul de proiect nu are stabilit un plan detaliat privind implementarea
proiectului,
•
Echipa de management nu are stabilite planuri de acţiuni pentru situaţii neprevăzute
sau pentru recuperare întârzieri,
•
procedurile de lucru (evaluare şi de control) nu există sau nu se aplică,
•
Necunoaşterea prevederilor contractului de finanţare şi anexelor acestuia,
•
Necunoaşterea procedurilor / prevederilor legale (achiziţii publice, cod fiscal,
construcţii, securitatea muncii, etc.),
Efecte: Cheltuieli neeligibile. Pierderi financiare pentru beneficiar.
Iniţiativă locală. Dezvoltare regională.
www.nord-vest.ro
2.
Probleme specifice POR
C.
Probleme legate de informare / publicitate
•
Lipsă aviz OI pentru materiale de informare şi publicitate,
•
Informare şi publicitate realizată după termenul de finalizare proiect,
•
Materiale de informare/publicitate neconforme cu MIV – lipsă informaţii proiect / UE.
Efecte: Cheltuieli neeligibile. Nerespectarea clauzelor contractului de finanţare.
D.
Probleme legate de cererile de prefinanţare / rambursare
•
Se omite transmiterea notificării beneficiarului cu privire la depunerea cererii de
prefinaţare - 30 de zile de la semnare contract – cu posibilitate de revenire în
primele 15 zile calendaristice ale lunii în care a fost prevăzută pre-finanţarea,
•
Obligativitatea transmiterii unei CR în 6 sau 12 luni de la primirea pre-finanţării,
•
Întarzieri la depunerea CP/CR, fata de notificări / grafice de rambursare, transmise
la OI (Beneficiari Publici si Beneficiari Privati) - cauze diverse;
Efecte: lipsa previzionării in cash-flow-ul centralizat – lipsa disponibilului pentru
plata la AM POR,
Iniţiativă locală. Dezvoltare regională.
www.nord-vest.ro
•
Nerespectarea prevederilor contractului de finanţare şi a recomandărilor OI privind
întocmirea cererilor de pre-finanţare / rambursare,
•
Dosarele prezentate la cererile de pre-finanţare / rambursare nu sunt complete şi
conforme cu listele de verificare,
•
Documente justificative incomplete sau necorelate (continutul facturii nu este
mentionat clar, necorelare intre factura si contractul de achizitie, OP nu precizeaza
detaliile plăţii în concordanţă cu factura etc.),
•
Păţi către furnizori în alt cont decât cel precizat pe factură sau în contract,
•
Plăţi către furnizorii de servicii înainte de realizarea serviciilor (lipsă rapoarte servicii),
•
Se omite frecvent copierea faţă-verso a documentelor originale,
•
Lipsesc Rapoartele dirigintelui de santier sau sunt prezentate neconform (nu sunt
detaliate activitatile prestate detaliat; verificarile efectuate;
•
Nu sunt respectate notele de subsol privind modul de completare a CR (frecvent nu
sunt preluate toate capitolele din bugetul proiectului la tabel 7A si 7B)
Efecte: Decalarea la plată cu 1 – 3 luni a CP / CR,
Iniţiativă locală. Dezvoltare regională.
www.nord-vest.ro
E.
Probleme legate de RAPORTUL DE PROGRES
•
Se omite frecvent completarea cap. 5 Descrierea pe scurt a stadiului de
implementare; se confunda indicatiile de completare cu tabelul detaliat pe activitati,
•
Nu se preiau toti indicatorii din Cererea de finantare,
•
Se confunda indicatorul de rezultat imediat cu indicatorul de rezultat; nu se
completeaza frecvent rubrica rezervata indicatorului de "rezultat"
•
Se completeza gresit perioada de referinta
•
Se confunda raportul de progres de verificare cu raportul de progres al monitorizarii;
ca atare la primele cereri se numeroteaza in continuarea celui de monitorizare;
Efecte: Notificare beneficiar – întârzieri în procesare şi la plată,
Iniţiativă locală. Dezvoltare regională.
www.nord-vest.ro
F.
Probleme legate de modificarea contractelor de finanţare
•
Notificări privind modificarea unor condiţii din contractul de finanţare – înainte de
modificare,
•
Lipsa documente suport la notificările de modificare contract (echipa de proiect,
grafic de rambursare, etc.),
•
Anexele actului adiţional ( calendarul activităţilor, buget…) nu reflectă modificările
solicitate prin memoriu justificativ depus de beneficiar,
•
Justificările privind necesitatea modificării contractului prin act adiţional nu sunt
convingătoare,
•
Justificările nu sunt susţinute de documente justificative (de ex. se solicită
modificarea valorii echipamentelor, dar nu anexează un studiu de piaţă efectuat în
acest sens sau oferte care reflectă o creştere a preţurilor la echipamente),
•
Nu sunt corelate datele din Calendarul activităţilor, planul de achiziţii şi graficul de
rambursare a cheltuielor,
•
Aplicare modificări după avizare / aprobare.
Efecte: Notificări sau acte adiţionale respinse – cheltuieli neeligibile
Iniţiativă locală. Dezvoltare regională.
www.nord-vest.ro
G. Probleme legate de procedurile de achiziţii
•
Calendarul procedurii nu este întocmit conform documentelor anexate la dosarul
achiziţiei publice,
•
Decizia de numire a comisiei de evaluare fără număr şi fără dată,
•
Declaraţii de confidenţialitate şi imparţialitate ale membrilor comisiei de
evaluare nepersonalizate, datate greşit sau nesemnate,
•
Raportul procedurii de achiziţie publică nu precizează motivele respingerii
ofertelor; nu indică motivul pe baza căruia s-a declarat castigator ofertantul.
•
Contractele de achiziţie încheiate nu se corelează cu documentele primite la
ofertare (ex. subcontractarea – de cele mai multe ori oferta este prezentată fără
subcontractanţi, dar se uită eliminarea articolul din contract cu privire la acest
aspect)
•
Nu se ataşează la dosar toate anexele care sunt menţionate în contractul de
achiziţie ca făcând parte din documentele contractului încheiat
•
Nerespectarea procedurilor in domeniul achiziţiilor publice,
Iniţiativă locală. Dezvoltare regională.
www.nord-vest.ro
•
•
•
•
•
•
•
•
Necorelări între părţile componente ale DA,
DA cu informaţii incomplete / neactualizate cu situaţia de pe teren,
Criterii de calificare a ofertanţilor impuse disproporţionat cu specificul contractului sau
care pot restricţiona accesul anumitor categorii de ofertanţi,
Modelul de contract nu este corelat cu prevederile DA,
Contractele nu conţin clauze clare cu privire la acordarea avansurilor, eşalonarea la
plată a lucrărilor, aplicarea penalităţilor.
Utilizarea ca factor de evaluare a duratei de execuţie a lucrărilor – în DA.
Lipsa de informaţii în DA privind vizitarea locaţiei proiectului de către ofertanţi,
Lipsesc documentele justificative privind constituirea garanţiei de participare sau de
bună execuţie.
•
Neincluderea în contractele de servicii de proiectare a unor clauze privind obligaţia
proiectantului de a asigura AT în perioada contractului de lucrări + bugetare acestei
activităţi,
•
DA conţine criterii de calificare bazate pe experienţa ofertantului (Art. 176 din OUG
34/2006) sau alte criterii de calificare decât prevede art.198 din OUG 34/2006,
Iniţiativă locală. Dezvoltare regională.
www.nord-vest.ro
Efecte
•
Notificare beneficiar – întârzieri în procesare şi la plată,
•
Note de comenzi suplimentare(NCS) sau note de renunţare (NR) emise de contractor,
•
Solicitări de acte adiţionale la contractul de lucrări – cerute de contractor,
•
cîştigă oferte cu durate de execuţie nerealiste,
•
•
Oferte financiare nerealiste (subestimate),
Necesitatea încheierii de acte adiţionale pentru suplimentare a valorii
contractului de lucrări (majorare cantităţi + sume),
Selecţia unui nou proiectant care impune alte soluţii,
Apar cheltuieli neeligibile,
Contracte de lucrări fără buget pentru lucrări diverse şi neprevăzute,
Cheltuielile aferente acestor lucrări NU sunt eligibile – deşi sunt justificate,
•
•
•
•
Efecte –> Procedură neconformă ==> Cheltuieli neeligibile !!!
Iniţiativă locală. Dezvoltare regională.
www.nord-vest.ro
H.
Probleme legate de atribuirea şi execuţia contractelor de lucrări
•
Autorizaţiile şi/sau avizele necesare lipsesc sau au perioada de valabilitate expirată,
•
Nerespectarea graficului de execuţie a lucrărilor de construcţii,
•
Necorelarea cheltuielilor solicitate la rambursare cu cele prevăzute în ordinul de
cheltuieli eligibile,
•
Suplimentarea valorii contractului de lucrări fără respectarea procedurilor de
achiziţie publică (OUG 34/2006),
•
Decontarea cheltuielilor diverse şi neprevăzute – fără respectarea procedurilor de
achiziţii,
•
Dificultăţi în implementarea şi monitorizarea proiectului cauzate de lipsa unui sistem
eficient de raportare a activităţii dirigintelui de şantier.
Iniţiativă locală. Dezvoltare regională.
www.nord-vest.ro
I.
Probleme legate de modificari la contractul de lucrări
Acceptarea unor oferte cu:
•
durata de execuţie nerealistă, incomplete sau neactualizate cu situaţia de pe
teren şi cu PT,
•
buget subestimat, sau alocări financiare în dezacord cu activităţile proiectului,
•
lipsă lucrări diverse şi neprevăzute în buget (max. 10 %),
•
Contracte încheiate fără preţ ferm + penalităţi la depăşire de termene,
•
Situaţii neprevăzute - acceptate prin OUG 34/2006,
•
Necesitatea prelungirii unor termene de execuţie – justificate,
RECOMANDĂRI
• Încheierea de adiţionale să se facă strict în condiţiile şi prin
procedurile prevăzute de OUG 34/2006 si Instructiunea AM POR nr.
50/21.07.2010
Iniţiativă locală. Dezvoltare regională.
www.nord-vest.ro
•
Art. 122. - Autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de
negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare numai în
următoarele cazuri: …..
•
i) atunci când este necesară achiziţionarea unor lucrări sau servicii
suplimentare/ adiţionale, care nu au fost incluse în contractul iniţial, dar care
datorită unor circumstanţe imprevizibile au devenit necesare pentru
îndeplinirea contractului în cauză, şi numai dacă se respectă, în mod cumulativ,
următoarele condiţii:
•
atribuirea să fie făcută contractantului iniţial;
•
lucrările sau serviciile suplimentare/ adiţionale nu pot fi, din punct de vedere
tehnic şi economic, separate de contractul iniţial fără apariţia unor
inconveniente majore pentru autoritatea contractantă sau, deşi separabile de
contractul iniţial, sunt strict necesare în vederea îndeplinirii acestuia;
•
valoarea cumulată a contractelor care vor fi atribuite şi a actelor adiţionale care
vor fi încheiate pentru lucrări şi/sau servicii suplimentare ori adiţionale nu
depăşeşte 20% (10% conform I 50) din valoarea contractului iniţial; …
Iniţiativă locală. Dezvoltare regională.
www.nord-vest.ro
PRECIZARI:
•
Valoarea lucrarilor suplimentare se raporteaza la valoarea contractului initial –
fara sa se ia in calcul valoarea NR.
•
Prevederile Ordinului MDRT nr. 1218/31.03.2010 – privind avizarea de catre CTE
a documentatiei justificative pentru suplimentarea lucrarilor de constructii/
valorii contractelor de lucrari – NU sunt aplicabile pentru proiectele finantate
prin POR,
Iniţiativă locală. Dezvoltare regională.
www.nord-vest.ro
VĂ DORIM MULT SUCCES !
Iniţiativă locală. Dezvoltare regională.
www.nord-vest.ro