Faal 2.7 100 Genç Girişimci Eğitimi 9. MODÜL Operasyon Akışı ve İş modeli

ÜRETİM YÖNETİMİ NEDİR?

İşletmenin elinde bulunan ,malzeme makine ve insan gücü kaynaklarının belirli miktardaki mamülün istenilen nitelikte (kalitede),istenilen zamanda ve mümkünse en düşük maliyetle üretimini sağlayacak biçimde bir araya getirilmesidir.

ÜRETİM YÖNETİMİNİN AMAÇLARI

a Tüketici isteklerinin fiyat zaman miktar ve kalite açısından en iyi şekilde karşılanması, b stok düzeyinin mümkün olduğu kadar düşük tutulması veya devrinin arttırılması, c işletmenin insan gücü ve makine kaynaklarından yararlanma derecesinin yükseltilmesi

ÜRETİM YÖNETİMİ ALANINDA VERİLEN KARARLAR

1 Üretim tasarımına ilişkin kararlar a Ürün seçimi ve tasarımı b Süreç tasarımı c Teknoloji seçimi d Kapasite seçimi e Kuruluş yeri seçimi f Fabrika yerleştirme g İş tasarımı ve iş ölçümü

ÜRETİM YÖNETİMİ ALANINDA VERİLEN KARARLAR

2 Üretim sisteminin işletilmesine ilişkin kararlar: a Üretim planlaması ve denetimi b stok yönetim ve denetimi c Tamir bakım planlaması d-Kalite denetimi

Üretim Sistemi Analizi

Üretim, işletmelerin temel süreçlerinden biridir. Üretim süreci, işletmelerde hammadde ve malzemelerin ürün ve hizmete dönüştüğü ana süreçtir ve kendi içinde işletmenin tüm diğer süreçleri ile ilişkilidir.

Üretim süreci, işletmenin içsel bir iş sürecidir, çünkü bu sürecin tüm adımları ve girdi/çıktıları genellikle işletme içindedir. Bu nedenle üretim süreçleri, KOBİ yöneticileri için somut ve gelişme çabalarının daha kolay belirlenebildiği iş gruplarıdır. Diğer yandan işletmelerde yatırım çalışmalarının hedefi genellikle üretim hattı olmaktadır.

Üretim Sistemi Analizi Üretim Sistemini Oluşturan Alt Sistemler

• Üretim Yönetimi Faaliyet Akış Sırası • Ürün Üretimi İş Akış Sırası • Makine ve Ekipmanlar • Hammadde ve Yardımcı Malzemeler • İşgücü Gereksinimi ve Nitelikleri • Tesisin Yerleşim Yeri

Ürün/Hizmet Temel Üretim Süreçleri

–

Genel Üretim Yönetimi İş Akış Şeması

– –

Ürün/Hizmetlerin İş Akış Şeması Makine-ekipman Gereksinimi ve Seçimi

– – – –

Ürün Kartları Hammadde ve Diğer Malzemeler Temin Koşulları Üretim iş Gücü İhtiyacı Yerleşim Yeri Seçimi

Günlük Sipariş Formu Onaylı Sipariş Formu Müşteri Siparişinin Alınması Üretilebilirlik Kontrolünü Yap Üretilebili r mi?

Evet Siparişi Onayla Bitmiş Ürün Stok Kontrolünü Yap Genel Üretim Yönetimi İş Akış Şeması Hayır Onaylı Sipariş Formu Siparişin Reddi Ürün Sevkiyat Süreci Satınalma Talep Formu Stokta Var mı?

Hayır Hammadde Stok Kontrolünü Yap ve Satınalma Talep Formunu Hazırla Satınalma Talep Formunu Satınalma Birimine Götür A Satınalma Talep Formu

A Satınalma Talep Formundaki Malzemelerin Tahmini Terminlerini Belirle Tedarikçi ve Fiyat Araştırmasını Yap Yeni Malzeme Var mı?

Hayır Malzeme Siparişlerini Ver Evet Numun e İste Genel Üretim Yönetimi İş Akış Şeması İş Emri Form u Malzemelerin Fabrikaya Ulaşması ve Üretimin Başlatılması İş Emri Formu ÜRETİM AŞAMALARI Ebatlama Bilgisayar Programı Paketleme (Mukavvalama, Etiketleme,) SEVKIYAT

Blok

Pah Makinesi Blok Kesme (ST veya Katrak) Boyutlandırma Makinesi Kalite Kontrol

Ürün Üretim İş Akış Şeması (Mermer Levha)

Ambalaj/Palet Sevkıyat Köşe Kesme Cila Makinesi Dolgu ve Kurutma

Boyanmış İplik Dokuma Burun Dikiş Ambalajlama Forma (Ütü) Çevirme

Ürün Üretim İş Akış Şeması (Çorap)

Sevkıyat

HAMMADDE ALIMI YIKAMA AYIKLAMA MAGNETİK TEMİZLEME ELEME TAVLAMA KABA KIRMA ELEK İNCE ÖĞÜTME AĞARTMA VİTAMİN ZENGİNLEŞTİRME AMBALAJLAMA PAKETLENMİŞ ÜRÜN Ürün Üretim İş Akış Şeması (Un)

MAKİNA EKİPMAN GEREKSİNİMLERİNİN BELİRLENMESİ İşletmenin kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerine göre, üretim sisteminin Kapasite gereksinimi nedir?

Üretim iş akışında ortaya çıkan iş gruplarına göre gerekli makine ve ekipman Nelerdir?

İş Grupları Gerekli Makine-Ekipman Adet

MAKİNA-EKİPMAN TEMİN KOŞULLARI

Makine-Ekipman Adeti Marka-Model Bedeli Ödeme Planı Özellikler

Ürün Kartları

Ürünün oluşumu sırasında kullanılan hammadde ve diğer malzemelerin birim ürün içinde miktarları nelerdir? Her ürün için bir ürün kartı oluşturun.

Ürün Adı

Hammadde ve Malzeme Girdi Türleri Birim Miktar Birim Fiyat Tutar

Hammadde ve Malzeme Girdileri Toplamı:

Ürün Kartı Ürün Adı

Hammadde ve Malzeme Girdi Türleri

Şeker Un Peynir

Kakaolu Helva (1 kutu) Birim Miktar (gr)

200 500 100

Birim Fiyat (YTL/kg)

4,5 3 10 Tahin Tuz 250 30 15 5 Kakao 300 10

Hammadde ve Malzeme Girdileri Toplamı: Tutar (YTL)

0,9 1,5 1 3,75 0,15 3 10,3

HAMMADDE VE DİĞER MALZEMELERİN TEMİN KOŞULLARI

Hammadde/Malzeme Satıcı Firma Birim Satış Bedeli Açıklama*

ÜRETİM İŞGÜCÜ İHTİYACI

İş Grupları Görev Türü Gerekli İşgücü İşgücü Nitelikleri

** İhtiyaç duyduğunuz işgücünü nasıl temin edeceksiniz?

Yerleşim Yeri ve İşyeri Özellikleri

İşletmelerin kuruluş yerlerinin incelenmesinde temel ilkeler,

• hammaddeyi en ekonomik şekilde işletmeye

ulaştırmak,

• ürün ya da hizmetleri en ekonomik şekilde müşteriye

ulaştırmak,

• işletmenin ihtiyaç duyduğu arazi, makine ekipman

gibi yatırım kalemleri ile

• hammadde, işgücü ve diğer işletme girdilerini en

ekonomik şekilde temin etmektir .

Yerleşim Yeri ve İşyeri Özellikleri

İşyeri seçim kararını etkileyebilecek faktörler 1. Pazara Yakınlık 2. İşgücü 3. Hammadde Temini ve Kaynaklara Yakınlık 4. Enerji 5. Kuruluş Yeri Başlangıç Yatırım İhtiyacı 6. Altyapı 7. Eğitim Olanakları 8. Yerleşim ve Konut İmkanı 9. Sosyal Yaşam 10. Personel Ulaşımı

1) Şeker ve suya, sitrik asit eklenerek kaynatma kazanında 140 o C’ye kadar kaynatılır.

2) Oluşan şeker şurubu, karıştırıcılı kazanda çöven suyu ile karıştırılarak beyaz renkli ağda haline gelir. Bu arada şurubun içerdiği rutubet pişirme yoluyla uzaklaştırılır.

3) Ağda ve tahin, yoğurma kazanına alınarak karıştırılır. Bu karışıma, helvanın çeşidine göre kakao, fıstık, fındık, vanilin, vb. gibi maddeler eklenir. 4) Yoğurma kazanında tahin ve ağda el ile yoğrularak iyice karıştırılır ve helva haline gelir.

5) Yoğrularak hazırlanan sıcak helva terazilerde tartılarak soğuma kalıplarına konulur.

6) Helva, soğuma kalıplarında 12 saat oda koşullarında bekletilerek soğutulur.

7) Soğutulan helva kalıplardan çıkarılarak uygun ambalaj malzemeleri ile paketlenecek şekilde dilimlenir.

8) Dilimlenen ürünler, uygun ambalaj malzemeleri ile paketlenir.

Kaynatma Ağartma Karıştırma Yoğurma Tartma Soğutma Dilimleme Paketleme

Örnek Çalışma: Helva Üretim Tesisi

Kaynatma Ağartma Yoğurma Karıştırma Tartma Soğutma Paketleme Sevkiyat Dilimleme

Kullanılacak Makine Ekipmanlar Kaynatma Örnek Çalışma: Helva Üretim Tesisi Kaynatma Kazanı Karıştırma Kazanı Ağartma Yoğurma Kazanı Karıştırma Yoğurma Kazanı Yoğurma Terazi Tartma Soğutma Kalıpları Soğutma Dilimleme Dilimleme Makinesi Paketleme Makinesi Paketleme

MAKİNE-EKİPMAN LİSTESİ (Başlangıç) Makine İsmi

Kaynatma Kazanı Karıştırma Kazanı Yoğurma Kazanı Terazi Soğutma Kalıpları Dilimleme Makinesi Paketleme Makinesi

Adet Birim Fiyat (YTL) Toplam Tutar (YTL) TOPLAM MAKİNE VE EKİPMAN TUTARI (YTL)

Örnek Çalışma: Helva Üretim Tesisi Ürün Ağacı Ürün Adı Hammadde

Şeker Sitrik Asit Çöven Suyu Tahin Kakao Fıstık Susam Yağı Ambalaj Malzemesi (Kutu)

Tahin Helvası (1 Paket - 500 gram) Kullanılan Miktar Birim

100 Gram 10 70 250 Mililitre Mililitre Gram 30 25 15 Gram Gram Gram 1 Adet

Örnek Çalışma: Helva Üretim Tesisi

İşgücü İhtiyacı

İş Grubu Makine Adedi Toplam İşgücü İhtiyacı Kaynatma Ağartma Karıştırma Yoğurma Tartma Soğutma 5 10 25 1 500 2 2 7 1 5 Dilimleme Makinesi Paketleme Makinesi 1 1 1 2

YILLIK PERSONEL GİDERLERİ TABLOSU Personel Adet Aylık Birim Brüt Maaş (YTL) Toplam Aylık Gider (YTL)

İşletme Müdürü Satınalma 1 1 Pazarlama Satış Üretim Müdürü Üretim Ustabaşı Düz İşçi Ön Muhasebe İ.K.

Sekreter Aşçı Bekçi Şoför 1 1 1 2 20 1 1 1 1 2 1

TOPLAM YILLIK PERSONEL GİDERİ (YTL) Toplam Yıllık Gider (YTL)

Süreçler

Süreçler girdi, çıktı, kontrol kriterleri ve

ihtiyaç

duyulan kaynakları ile birlikte tanımlanır.

Tedarikçiler: Girdileri sağlayanlar Müşteriler: Çıktıları kullananlar

Kontrol kriterleri Girdi Çıktı Süreç Faaliyetleri Kaynak

SÜREÇ ÖRNEĞİ

ÜRETİM

Girdi :

Üretim talebi, Ürün bilgisi

Kaynak :

Personel, Makina teçhizat, Altyapı, Çalışma ortamı, Doküman, Enerji, Bilgi

Kontrol :

Fire oranları, Geri dönüş oranları, Üretimden kaynaklanan müşteri şikayetleri, Çevrim süresi

Çıktı :

Satışa hazır ürün

BİR İŞLETMEDEKİ SÜREÇLER

Yönetim Süreci

Temel Süreçler

Destek Süreçleri

YÖNETİM SÜRECİ

Temel ve destek süreçlerin performansını yükseltmek için gerçekleştirilen süreçlerdir.

Örnek :

İşletmenin Yönetimi, Finans, İnsan Kaynakları Yönetimi, v.b.

TEMEL SÜREÇLER

Organizasyonun misyonu gereği yapılan ve dış müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayan süreçlerdir.

Örnek:

Satın alma, Üretim, Pazarlama/Satış

DESTEK SÜREÇLER

Temel süreçlerin gerçekleştirilmesi için gerekli alt yapı ve destek hizmetlerle ilgili olan veya iç müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayan süreçler

Örnek :

İdari işler, Muhasebe, Kalite Yönetimi v.b

.

SÜREÇ HİYERARŞİSİ Ana (Temel/Destek/Yön.) Süreçler

Alt Süreçler Faaliyetler

SÜREÇ HİYERARŞİSİ

•

ÖRNEK: SATINALMA ( ANA SÜREÇ)

–

İç Satınalma ( ALT SÜREÇ)

»

Satınalınacak Malzeme/Hizmet araştırma ( FAALİYET)

»

Olur Hazırlama ( FAALİYET)

»

İhale Gerçekleştirme ( FAALİYET)

–

Dış Satınalma ( ALT SÜREÇ)

–

Muayene Kabul ( ALT SÜREÇ)

–

Ödeme ( ALT SÜREÇ)

ÖRGÜTLENME ÇALIŞMALARI

Temel İş Süreçleri, Alt Süreçleri ve Faaliyetler (Üretim, Satınalma, Pazarlama/Satış Destek İş Süreçleri, Alt Süreçleri ve Faaliyetler (Muhasebe, İdari İşler, vb.) Çalışacak İşgücünün Belirlenmesi

İŞLETME YÖNETİMİ

Görev Tanımlarının Oluşturulması TEMEL AKTİVİTELER DESTEK AKTİVİTELER



Satınalma

 

Üretim Pazarlama /Satış



Yönetim

 

Kontrol İdari işler

ÖRGÜTLENME ÇALIŞMALARI

İşletmelerin boyutları arttıkça örgütlenme çalışmasının kapsamı ve ihtiyaç duyulan örgüt yapısının karmaşıklığı artar. Ancak işletme boyutlarından bağımsız olarak örgütlenme çalışmaları üç aşamada gerçekleştirilir : İşletmede yapılacak işlerin belirlenmesi Kişiler arasındaki ilişkilerin tanımlanması İşleri yapacak kişilerin belirlenmesi

ÖRGÜTLENME VE YÖNETİM YAPISI

•

İşletme ölçeğinin zaman içinde gelişmesi ile birlikte işletmede finansman, muhasebe, tanıtım, pazarlama gibi farklı uzmanlık gerektiren faaliyetlerini başkalarına devretme aşamasına gelir. Bu durumda organizasyon modeli yatay genişleme yaşayarak önce basit örgütlenme modeline ulaşır. Yataydaki bu tür gelişmeler yanında, iş yoğunluğu artan fonksiyon grupları kendi içlerinde daha fazla sayıda alt uzmanlık alanlarına bölünmeye başlar.

ÖRGÜTLENME VE YÖNETİM YAPISI

Yatay Gelişim Dikey Gelişim

ÖRGÜTLENME VE YÖNETİM YAPISI Süreçleri, alt süreçleri ve faaliyetleri belirleyin Her bir faaliyetleri yapacak, görevleri yerine getirecek kişileri belirleyin, her biri için yedekleme planı oluşturun Bu kişilerin görev, yetki ve sorumluluklarını belirleyin İşletmenin organizasyon şemasını hazırlayın Sürekli olarak kontrol edin ve iyileştirin

İŞLETME ÖRGÜTLENME VE YÖNETİM PLANI

• • • • • • • • • •

Yönetim Bölümü İçin Görev Tanımları

İşletmenin stratejisini ve hedeflerini belirlemek İşletmenin birimleri ve çalışanları arasında koordinasyonu sağlamak İşletmeyi kamu ve resmi işlemler nezdinde temsil etmek İşletme ile ilgili çeşitli toplantılara katılmak İşletme birimlerinde gerçekleştirilen çalışmalara ilişkin raporlama yapılmasını sağlamak ve bu raporları kontrol etmek Birimlerin işleyişi ile ilgili aksaklıkları tespit etmek ve iyileştirilmesi için kararlar vermek İşletmenin finansal durumunun ve ihtiyaçlarını takip etmek Çalışanların performanslarını takip etmek ve değerlendirmek İşe alım ve işten çıkarımlara karar vermek Çalışanların maaş seviyelerini belirlemek

İŞLETME ÖRGÜTLENME VE YÖNETİM PLANI

• • • • • • • • • • • •

Pazarlama Bölümü İçin Görev Tanımları

Pazar araştırması yapmak Ürün araştırması yapmak Müşteri araştırması yapmak Ürün ve hizmetlerin tanıtım ve reklam faaliyetlerini tasarlamak ve koordine etmek Ürün ve hizmetlerin fiyatlandırmasını yapmak Ürün ve hizmetlerin müşterilere ulaştırılması (dağıtım) organizasyonunu ayarlamak Pazarlama planında belirtilen tüm tanıtım ve satış işlemlerini yerine getirmek Satış planını ve bütçesini hazırlamak Tüm pazarlama ve satış işlemleri ile ilgili verileri düzenli bir şekilde kaydetmek Pazarlama ve satış faaliyetlerinin yürütülmesi için pazarlama planına uygun olarak bütçe, araç-gereç ve personel ihtiyacını belirlemek Ürün sevkiyatlarının termin tarihleri ve siparişlere uygun olarak yapılmasını sağlamak, Satışın sağlıklı bir şekilde ilerlemesini sağlamak için üretim sorumlusu ile koordinasyonlu çalışmak,

İŞLETME ÖRGÜTLENME VE YÖNETİM PLANI Pazarlama Bölümü İçin Görev Tanımları

• • • • • • • • • • • • •

Müşteri görüş ve şikayetlerini toplamak, kayıt altına almak, değerlendirip çözümlerini üretim ve ürün geliştirme sorumluları ile birlikte uygulamak Ürün stoklarını düzenli olarak kontrol etmek Potansiyel müşterilerle görüşmeler yapmak.

Potansiyel müşteri görüşme sonuçlarını Genel Müdüre iletmek.

Müşterilere teklif hazırlamak Anlaşma sağlanması halinde sözleşme yapmak ve Genel Müdür onayını almak Çalışılan müşterilere rutin ziyaretlerde bulunmak Varsa, bayilere/distribütörlere ziyaretler gerçekleştirmek Müşteri memnuniyet anketleri yapmak ve değerlendirmek. İşletmeyi müşterilere karşı temsil etmek Yeni müşteri ilişkileri kurmak, sipariş kabul etmek Satışın sağlıklı yürüyebilmesi için üretim sorumlusu ile üretimi planlamak Pazarlama planını hazırlamak

• • • • • • • • • •

İŞLETME ÖRGÜTLENME VE YÖNETİM PLANI Üretim Bölümü İçin Görev Tanımları Üretim işgücünün verimli ve seri bir şekilde çalışmalarını sağlamak Üretim planını yapmak ve plana uygun üretim amacıyla mevcut makine, teçhizat ve işgücünü programlayıp kontrol ve koordine etmek Üretimde kalite kontrol faaliyetlerinin yapılmasını sağlamak Üretim, fire ve üretim maliyeti verilerinin tutulmasını sağlamak İşletmede ihtiyaç duyulan malzemelerin hangi tedarikçilerden, ne zaman ve ne miktarda yapılacağını gösteren hammadde ve malzeme tedarik planlarını hazırlamak ve yürürlükte tutmak, Alım yapacağı tedarikçilerle ön görüşme yapmak ve tedarikçileri seçmek.

Satın alma yapılan tedarikçilerle olan ilişkileri yürütmek Hammadde ve malzeme alımında minimum düzeyleri kontrol ederek gerektiğinde satın alma işlemlerini başlatmak Satın alma kayıtlarını tutmak Üretim planı çerçevesinde makine ve teçhizatı kendi iş düzenine göre çalıştırmak,

• • • • • • • • • •

İŞLETME ÖRGÜTLENME VE YÖNETİM PLANI Üretim Bölümü İçin Görev Tanımları Müşterilerin siparişleri doğrultusunda pazarlama sorumlusu ile üretimi planlamak ve bu planın uygulanmasını sağlamak Üretim için gerekli işgücünü değerlendirmek, işe almak ve çıkarmak Üretimde çalışan işgücünü, gerekli durumlarda kendilerine uygun yeni işlerde görevlendirmek Üretim işgücünün izin, vb. ihtiyaçlarını koordine etmek Satınalma planını hazırlamak Üretim planına uygun olarak ürünlerin zamanında, en iyi verim ve kalitede üretilmesini sağlanmak Üretim için gerekli girdi stoklarını (hammadde, yarı mamul ürünler, yardımcı malzemeler vs.) belirlemek Üretimin maliyetlerinin kontrol altında tutmak Üretimin düşük hata ve fire oranı ile gerçekleştirilmesini sağlamak Üretim bölümündeki makine ve teçhizatları korumak, bakım ve onarımı bakım planına uygun olarak zamanında yaptırmak

İŞLETME ÖRGÜTLENME VE YÖNETİM PLANI

• • • • • • • • • • •

Satınalma Bölümü İçin Görev Tanımları Teklif aşamasında her bir satın alma kategorisi için tedarikçi seçimine yönelik yöntem ve kriterleri açık, anlaşılır ve uygulanabilir şekilde belirlemek ve uygulamak Tedarikçi performanslarını, belirlenmiş bir standart çerçevesinde takip etmek Teslimat, gecikme süreleri, kusurlu mal, indirim oranlarını izlemek değerlendirmek ve karar almak Satın alınacak hammadde ve malzemelerin sahip olması gerekli nitelikleri belirlemek, bunlar için teklif toplamak ve kontrollerinin yapılmasını sağlamak Yeni ve alternatif tedarikçi araştırması yapmak Kullanılan hammadde ve malzemeler için piyasa araştırması yapmak Hammadde ve yardımcı malzeme satın alımlarını geriye dönük üretim, eldeki stoklara ilişkin veriler ve minimum stok seviyelerine dayanarak gerçekleştirmek Hammadde ve malzemelerin işletmeye ulaşımını koordine etmek Hammadde ve malzemelerin işletmede stoklanması işini koordine etmek Güncel üretim gerçekleşmelerini, satış tahminlerini ve müşteri siparişlerini göz önünde bulundurarak stok politikalarının belirlenmesini koordine etmek Satın alma maliyetlerini düşürmek amacıyla tedarikçilerle çalışmalar yapmak (ortak ürün geliştirme, uzun süreli alım anlaşmaları vb.), toplu tedarik avantajlarını araştırmak

İŞLETME ÖRGÜTLENME VE YÖNETİM PLANI

• • • • • • • • • • • • • • • •

Muhasebe Bölümü İçin Görev Tanımları Muhasebe fişlerinin düzenlenmesi, Muavin hesapların tutulması, Defterlerin işlenmesi, Mizan çıkartılması, Ücret tahakkukları, Cari hesapların takibi, Ekstrelerin çıkartılması Ticari ve/veya endüstriyel muhasebe ve bütçeleme, Finansman tablolarının hazırlanması ve kontrolü Bilanço, gelir-gider tablosu ve diğer tabloların hazırlanması ve kontrolü Nakit akış kontrolleri Müşterilerin finansal gücü ve riskleri doğrultusunda gruplamalar, limitler, satış koşulları belirlenmesi konusunda ilgili satış birimlerine veri sağlanması Müşteri bakiyelerinin etkin ve doğru bir şekilde izlenmesi, müşteri mutabakatlarının düzenli periyotlarda karşılıklı olarak yapılması Finansal kurumlarla mutabakatların aylık yerine haftalık olarak ekstreler üzerinden yapılması Vergi işlemlerinin takibi Banka işlemlerinin takibi v.b

İŞLETME ÖRGÜTLENME VE YÖNETİM PLANI Organizasyon Şeması Örneği (İmalat Sektörü)