Transcript Flow การเก็บ OPD Record เข้าแฟ้ม

CQI CORE PROCESS
ลด ละ เลิก
พ ัฒนาระบบการจ ัดเก็บ OPD Record
Flow การเก็บ OPD Record เข้าแฟ้ม
่ คืนเอกสารโดยใส ่
OPD สง
ื่ แผนก
ซองพลาสติกทีร่ ะบุชอ
่ ให้
Mobile Transporter สง
เวชระเบียน 21.00 น.
แกะเอกสารทงหมด
ั้
ออกจากซอง
Scan เอกสาร
ค ัดแยกเอกสาร
แยก HN /เรียงหมายเลข
่ ย Scan OPD
ชว
Record ให้ดว้ ยค่ะ
่ ยหาใบ Medical
ชว
Clearance / OPD
Record ให้ดว้ ยค่ะ
ติดเอกสารเข้าแฟ้ม
ขอเอกสารของเมือ
่ ว ันที.่ ......
ไม่มใี นแฟ้มค่ะ
ื่ ผูต
Stamp ชอ
้ ด
ิ
ด้านหล ังเอกสาร
2 ชม./คน/ว ัน
้ เวร 3 คน=6ชม
ขึน
ทีม
่ าของปัญหา
จากการติดตาม Customer complaint ในการบริการ
ของแผนกเวชระเบียน พบว่า
้
1. เมือ
่ มีการร ้องขอให ้ค ้นหา OPD Record ทีเ่ พิง่ สง่ คืนมาต ้องใชเวลารอนาน
2. หน่วยงานโทรขอให ้ค ้นหาใบ Medical Clearance เพือ
่ สง่ ผู ้ป่ วยไปผ่าตัด
้
ต ้องใชเวลารอนาน
ั ท์แจ ้ง
3. ไม่พบเอกสารในระบบ Document viewer หน่วยงานจะต ้องโทรศพ
ขอให ้ scan เอกสารใหม่
4. เอกสารในแฟ้ มเวชระเบียนไม่ครบถ ้วน
Check List การโทรขอให้ Scan เอกสาร
วิเคราะห์สาเหตุ
หน่วยงานโทรมาขอเอกสารใบ OPD Record, Med.Clearance
Man
Environment
แกะเอกสารจากซองของ
แผนกต่างๆออกมารวม
ไม่ได้แยก
Med.Clearance ออก
ทาให้ไปรวมก ับ OPD
Record ซงึ่ มีจานวนมาก
Material
เอกสารผูป
้ ่ วยหลายแผนก/ประเภท
จานวนมากอยูร่ วมก ัน
ใชเ้ วลาหา
เอกสารนาน
Method
ไม่รว
ู้ า
่ เอกสารอยูใ่ นแฟ้ม
หรืออยูร่ ะหว่างรอติด
ตรวจสอบ Status ไม่ได้
ไม่มรี ะบบการร ับคืน OPD
Record จากหน่วยงาน
Machine
ไม่พบเอกสารในระบบ Document viewer
หน่วยงานโทร ขอให้ scan เอกสาร
Man
จนท.OPD ไม่ Scan
ไม่ scan เอกสารท ันทีทาให้ลม
ื
Environment
Material
คียข
์ ้อมูลผู ้ป่ วยผิด
Scan เอกสารผิด
หน่วยงานโทร
มาขอให้
Scan เอกสาร
Document scan error
มีการปร ับตงค่
ั้ า printer ไม่ถก
ู ต้อง
เอกสารไม่มค
ี ณ
ุ ภาพ
Method
มีการเทคืนเวชระเบียนเก่า ได ้แก่
HPC, Rehab มาครัง้ ละมากๆ
เมือ
่ scan เอกสารไม่เสร็จภายใน
วัน ทาให ้มีการสะสมของเอกสาร
ไปเรือ
่ ยๆ
เวชระเบียน scan
เอกสารชา้
Machine
เก็บเอกสาร Medical Record เข้าแฟ้มชา้
มีจานวนเอกสารทีต
่ อ
้ งเก็บต่อว ัน
้ แต่จานวนจนท.เท่าเดิม
เพิม
่ ขึน
จนท.ไม่เพียงพอ
Man
่ ยงาน BHN
จนท.ลาออก และต้องไปชว
มีการโยกย้ายทีเ่ ก็บเอกสาร
เนือ
่ งจาก project ติดตงั้
เครือ
่ ง Chiller ของรพ.
Environment
OPD ลืม scan
Scan error
มีการ Re scan เอกสารอีกครงั้
ก่อนจ ัดเก็บเข้าแฟ้ม
ไม่รว
ู้ า
่ ใครเป็นคน
ติดเอกสาร เมือ
่ เกิด
occurrence ต้อง stamp ชอ
ื่ ผูต
้ ด
ิ เอกสาร
Material
ขนตอนท
ั้
างาน
ั อ
้ น
ซบซ
เก็บเอกสาร
OPD Record
เข้าแฟ้มชา้
ซงึ่ ใชเ้ วลานาน 2 ชม./คน
Method
่ คืนมา
เอกสาร HPC สง
พร้อมๆก ันจานวนมาก
่ คืนมา
มีเอกสารทีส
่ ง
ปริมาณมากกว่าปกติ
่ คืนมา
เอกสาร Rehab สง
พร้อมๆก ันจานวนมาก
Machine
ั แจ้งให้ Scan OPD Record
1.เพือ
่ ลดจานวนการโทรศพท์
และ Medical Clearance Form
2.เพือ
่ ลดระยะเวลาในการค้นหาเอกสาร OPD Recordและ
Medical Clearance Form
3.เพือ
่ ให้สามารถ เก็บ OPD Record เข้าแฟ้มประว ัติภายใน
2 ว ันหล ังจาก Scan
Indicators
ั แจ้งให้ Scan OPD Recordและ Medical
1.อ ัตราการโทรศพท์
Clearance Form ลดลง 50%
2.ระยะเวลาในการค้นหาเอกสาร OPD Recordและ Medical
Clearance Formไม่เกิน 15 นาที
3.อ ัตราการจ ัด เก็บ OPD Record เข้าแฟ้มประว ัติหล ังจาก Scan
ภายใน 2 ว ัน=100%
กิจกรรมการพัฒนา / แนว
ทางการแก้ไขปั ญหา
..ลด..
การโทรมาให้ Scan เอกสาร
&
เวลาในการค้นหา
ลด
การโทรมาขอให้ scan เอกสาร
่ นใหญ่จะขอให้ Scan เอกสารทีเ่ พิง่ สง
่ คืนมา
สว
1.เพิม
่ เวลาการทางานจนท. Scan จาก 8 ชม. เป็น 12 ชม./ว ัน
เพือ
่ ให้ Scan เอกสารให้เสร็จทุกว ัน
่ มา
2.มอบหมายให้จนท.เวรดึกร ับผิดชอบ scan เอกสารทีส
่ ง
ใหม่ 1 ตะกร้า หรือเอกสารค้าง (กรณีทม
ี่ ก
ี ารเทเอกสารเก่า
คืนมาจานวนมากๆ)
ลด
เวลาการค้นหาเอกสาร
1.แกะและ Scan เอกสารทีละซอง
2.แยกเอกสารตามปี HN ท ันที
ลด
การตาม Medical Clearance
และลดเวลาการหา
ใบ Medical Clearance ม ักจะมาแยกก ับ Order Admit (ตรวจคนละแผนก)
นาเอกสารที่ scan แล้ว แยก HN ท ันที
่ ะกร้าและติดท ันทีภายในว ันนนๆ
ถ้าเจอใบ Medical Clearance แยกใสต
ั้
กิจกรรมการพัฒนา / แนว
ทางการแก้ไขปั ญหา
ละ...เลิก
ขนตอนการท
ั้
างานทีไ่ ม่จาเป็น
Flow เดิม
่ คืนเอกสารโดยใสซ
่ องพลาสติกที่
OPD สง
ื่ แผนก Mobile Transporter สง
่ ให้
ระบุชอ
เวชระเบียน 21.00 น.
ใชเ้ วลานานในการ
ค้นหาเอกสาร
Day 1
Defect แกะเอกสารทงหมดออกจากซอง
ั้
Scan เอกสาร OPD ก่อน ของ HPC แยกไว้ scan
้
ทีหล ัง หากไม่เสร็จนามา san ว ันรุง
่ ขึน
Day 1-2
ใชเ้ วลานานในการ
ค้นหาเอกสาร
Defect
ื่ ผูต
Stamp ชอ
้ ด
ิ ด้านหล ังเอกสาร
2 ชม./คน/ว ัน = 6 ชม.
Day 3-4
ติดเอกสารของเมือ
่ วานทีจ
่ ัดเรียงหมายเลขแล้วเข้า
แฟ้มเวชระเบียน
นาเอกสารที่ scan แล้วมาแยก HN
เรียงเอกสารตามลาด ับหมายเลข
้
เพือ
่ เตรียมติดในว ันรุง
่ ขึน
Flow ใหม่
Day
1
่ คืนเอกสารโดยใสซ
่ องพลาสติกที่
OPD สง
ื่ แผนก Mobile Transporter สง
่ ให้
ระบุชอ
เวชระเบียน 21.00 น.
-แกะและ Scan เอกสารทีละซอง รวมทงเอกสารของ
ั้
HPC
-เพิม
่ เวลาทางานจาก 8 ชม.เป็น 12 ชม. เพือ
่ ให้ scan
เอกสาร ทงหมดให้
ั้
เสร็จ
-เวรดึกร ับผิดชอบ scan สว่ นทีต
่ กค้าง (กรณีเอกสาร
่ คืนมาตอน 21.00 น. 1 ตะกร้า
มาก) เอกสารทีส
่ ง
-แยกเอกสาร Med.Clearance ติดก่อน
่ งบ่ายจนท.ติด order 1 คน ชว
่ ยนาเอกสารบางสว่ น
-ชว
มาแยกเรียง HN
ใชเ้ วลานานในการ
ค้นหาเอกสาร
ื่ ผูต
Stamp ชอ
้ ด
ิ ด้านหล ังเอกสาร
2Defect
ชม./คน/ว ัน = 6 ชม.
Day
2-3
ติดเอกสารของเมือ
่ วานทีจ
่ ัดเรียงหมายเลขแล้วเข้า
แฟ้มเวชระเบียน
นาเอกสารที
ปร ับ flow
ใหม่ ่ scan แล้วมาแยก HN
เรียงเอกสารตามลาด ับหมายเลข
้
เพือ
่ เตรียมติดในว ันรุง
่ ขึน
ตารางการมอบหมายงาน ติดเอกสาร OPD เข้าแฟ้ม
ผลล ัพธ์
จานวนครงการโทรให้
ั้
SCAN เอกสาร
(TARGET ลดลง 50%)
ปี 2010 เฉลีย
่ 65 ครง/เดื
ั้
อน
ปี 2011 เฉลีย
่ 21 ครง/เดื
ั้
อน
16%
13%
41%
90
75%
67%
76%
82%
82
87%
81
80
66
70
56
60
50
50
42
40
80
67.7%
87%
79
70
62
55
46
40
55
่ นใหญ่
ปี 2011 สว
Scan OPD Record ของเมือ
่ วาน
่ คืนมา 21.00 น.
ซงึ่ สง
33
30
20
20
86%
ลดลง
18
15
12
10
10
11
10
10
10
Nov
Dec
0
Jan
Feb
Mar
Apr
May
Jun
Jul
Aug
Sep
Oct
% การติด OPD RECORD เข้าเวชระเบียน
หล ังจาก SCAN 2 ว ัน (TARGET=100%)
ชว่ งสงกรานต์ลดจนท.ลง
แต่ผู ้ป่ วยอาหรับมาเยอะ
ทาให ้มีเอกสารค ้าง
100%
100% 100% 100%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
90%
90%
มีการปรับการทางานใหม่ โดยแบ่ง Zone ในการติด
เอกสารใหม่ เนือ
่ งจากปริมาณงานของ Zone บัตรปี
2011 มีเยอะ ทาให ้การติดเอกสารทาได ้เร็วขึน
้ และ
่
มอบหมายเวรดึกชวย scan เอกสารด ้วยทาให ้
สามารถนามาคัดแยกได ้เร็วขึน
้
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
Jan
Feb
Mar
Apr
May
Jun
Jul
Aug
Sep
Oct
Nov
Dec
ระยะเวลาในการค้นหา OPD RECORD
(TARGET <15 นาที)
ปี 2010 เฉลีย
่ 29 นาที
ปี 2011 เฉลีย
่ 12.1 นาที
(นาที)
50
45
45
40
36
35
35
30
32
30
30
30
26
25
22
20
20
22
After
20
15
15
12
13
Feb
Mar
15
13
10
10
Apr
May
10
11
Jul
Aug
12
10
10
Nov
Dec
10
5
0
Jan
Jun
Sep
Oct
Before
่
่
สิงทีต้อง
พัฒนาต่อ
ปี 2555
ทาอย่างไรทีไ่ ม่ตอ
้ งมา Re-scan เอกสาร
แต่ตอ
้ งตรวจสอบได้วา
่ มีเอกสาร scan
เข้าระบบครบถ้วนหรือไม่?? ..
เพือ
่ ลดขนตอนการท
ั้
างานและจะทาให้
้ อีก 1 ว ัน
เก็บเอกสารเข้าแฟ้มเร็วขึน
THANK YOU