Transcript Bilgi Edinme - Karabük Valiliği

Bilgi Edinme
Yıldırım BAHADIR
Programcı-Proje Sorumlusu
Karabük Valiliği
Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü
1. Amaç
4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu 5.maddesine göre “Kurum
ve kuruluşlar, bu Kanunda yer alan istisnalar dışındaki her türlü bilgi
veya belgeyi başvuranların yararlanmasına sunmak ve bilgi edinme
başvurularını etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere, gerekli
idarî ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdürler.” Bilgi Edinme
Modülü, Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde yapılan
başvuruların elektronik ortamda takip edilerek sonlandırılması
amacıyla geliştirilmiştir.
2. Bilgi Edinme Ana Sayfasına Giriş
Bilgi Edinme yetkilisi, kullanıcı adı ve şifresi ile e-İçişleri sistemine
giriş yapar. “Modüller” alanından “Bilgi Edinme - AnaSayfa” linkini
seçerek Bilgi Edinme Modüllerine ait menülere ulaşır.
 Bilgi edinme müracaatları e-içişleri sistemine Karabük
Valiliği İl Basın Halkla İlişkiler Müdürlüğüne gelmektedir.
Buradan ilgili birime yönlendirilmektedir.
3. Bilgi Edinme Anasayfa
Modüler ekranından Bilgi Edinme – AnaSayfa linkini seçen ya da Bilgi Edinme
Modülünde işlem yaparken Ana Sayfa butonuna tıklayan kullanıcı Bilgi Edinme
Modülü Ana Sayfası’na erişebilir.
Bilgi Edinme Modülü Ana Sayfasında, Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği
tarafından yayınlanan ve biriminizi ilgilendiren duyurular görülebilir.
Biriminizi ilgilendiren henüz cevaplanmamış başvurular da Ana Sayfada
listelenmektedir. Listelenen başvurularda
 Detay
 İşlem Yapılıyor Olarak İşaretle
 Dilekçe İle İşlem Yap
 Rapor Al
butonları birim tarafından kaydı yapılan başvurularda da vatandaş
tarafından yapılan başvurularda da bulunur. Başvuru vatandaş tarafından
yapılmış ise bu butonlara ek olarak “Başvuruyu Reddet” butonu
bulunmaktadır. Listelenen bu başvurular bu sayfada cevaplanabilir, detayları
görülebilir ve raporları alınabilir.
"Başvuru Tarih Aralığı” arama yapılırken girilmesi zorunlu alandır.
Başvuru tarih aralığı kriterine ek olarak istenilen kriter girilerek “Ara”
butonuna basılır. Kriter(ler)e uygun kayıtlar listelenir.
Listelenen başvurularda, başvuru henüz cevaplanmamış ise;
Detay
İşlem Yapılıyor Olarak İşaretle
Dilekçe İle İşlem Yap
Rapor Al
Başvuruyu Reddet (Vatandaş tarafından yapılan başvurularda)
butonları bulunur. Böylece Ana Sayfa da olduğu gibi arama sayfasında
da başvurular cevaplanabilir, detayları görülebilir ve raporları
alınabilir.
Başvuru arama sayfasında üzerinde işlem yapılmış olan başvurular da
listeletilebilir. Birim kendisine gelen başvuru ile işlem yapmışsa sadece “Detay”
ve “Rapor Al” butonları aktiftir.
Ayrıca yapılan başvuru iç kuruma yönlendirilmişse yapılan bu yönlendirme
işlemi “Son işlemi İptal et” butonuyla geri alınabilir.
4.2 Bilgi Edinme Kayıt (Yazılı /e-Posta)
 Birimler, kendilerine yazılı olarak ya da elektronik posta
yoluyla gelen bilgi edinme başvurularını “Başvuru
İşlemleri” menüsünden “Bilgi Edinme Kayıt (Yazılı/ePosta)” seçerek sisteme girebilirler. Başvuru
işlemlerinden “Bilgi Edinme Kayıt (Yazılı/e-Posta)”
seçildiğinde kullanıcı e – İçişleri Bilgi Edinme Başvuru
Formu sayfasına yönlendirilir.
İlk olarak sayfada başvuran kişi tipi seçilir. Başvuran kişi tipi tüzel kişi
seçildiğinde yetki belgesi yüklenebilmesi için alan açılır.
Bu aşamadan sonra başvuru geliş şekli seçilir. Başvuran kişinin adı, soyadı,
taabiyeti, TC kimlik numarası, adresi, elektronik posta adresi ve başvuruya
hangi yolla cevap almak istediği girilir. Başvurulacak birim, istenilen bilgi
belge ve başvuru açıklaması girilir, “Kaydet” butonuna basılır. Başvuran kişiye
kaydının yapıldığına dair e – mail’in başarıyla iletildiği mesajı alınır.
Mesaj onaylandıktan sonra istenirse “Dosya Ekle” butonu kullanılarak başvuruya
dosya eklenebilir. Dosya ekle butonuna basıldığında;
alanı açılır. “Browse…” butonuna basılarak eklenmek istenen dosya seçilir ve
“Yükle” butonu yardımıyla dosya yüklenir ve alan kapatılır. Böylece kaydedilen
başvuru ilgili birime düşer.
5. Dış Kurum İşlemleri
Başvurularda, başvuruyu ilgilendiren birim her zaman doğru
girilmemektedir. Böyle durumlarda gelen başvuru, kullanıcı tarafından
ilgili birime yönlendirilebilir. Başvuruyu ilgilendiren birim iç birim
olabileceği gibi dış kurum da olabilir. Başvuru ilgilendiren birim dış
kurum olduğunda, yönlendirilmek istenen dış kurum “Dış Kurum
İşlemleri” menüsünden “Dış Kurum Ekleme” seçilerek eklenebilir.
5.1 Dış Kurum Ekleme
Dış Kurum İşlemlerin menüsünden “Dış Kurum Ekleme ” seçildiğinde Dış Kurum e
– Postası Ekleme Sayfası gelir.
Eklenecek dış kurum adı, dış kurum e – posta adresi, varsa açıklama girilir ve
“Kaydet” butonuna basılır. Dış kurum e – posta bilgisi başarıyla eklenmiş olur
ve buna dair uyarı mesajı alınır. Böylece kaydedilen dış kurum, dilekçeye
verilecek cevap tipi “Dilekçe Dış Kuruma Yönlendirildi” seçildiğinde açılan
“Yönlendirilecek Dış Kurum Listesi” alanına eklenmiş olur. Burada dış kurum
adı ile dış kurum e – posta adresi girilmesi zorunlu alanlardır.
5.2 Dış Kurum Arama
Dış Kurum İşlemlerin menüsünden “Dış Kurum Arama ” seçildiğinde
Bilgi Edinme Dış Kurum e – Postası arama Paneli gelir.
Kurum adı ve e – posta bilgisi arama kriterleridir. Bu kriterlerden herhangi
biri girilerek ya da girilmeden ara butonuna basıldığında uygun kayıtlar
listelenir.
Listelenen kayıtlar istenirse butonuna basılarak silinebilir ya
da butonu yardımıyla güncellenebilir.
6. Bilgi Edinme Rapor
Seçilmiş tarihler arasında, birime gelen bilgi edinme başvurularının ve bu
başvurulara yapılan işlemlerin raporu “Bilgi Edinme Rapor” butonuna
tıklanarak alınabilir. Kullanıcı “Bilgi Edinme Rapor” butonuna bastığında
rapor alma sayfasına ulaşır.
Raporun ait olduğu tarih aralığı girilir. Kurum ve kuruluş adı
kullanıcının aktif birimi seçilmiş olarak gelir ve Basın ve Halkla İlişkiler
Müşavirliği dışındaki birimler bu alanı değiştiremez. Ancak aktif birimi
Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği olan kullanıcı bu alanı değiştirerek
seçtiği birime ait raporu alabilir. Kurum ve Kuruluş adına bilgileri
düzenleyen seçili olarak gelir ve değiştirilemez. Bu aşamadan sonra “Rapor
Al” butonuna basılarak seçilen tarih aralığında seçili kuruma ait rapor
alınabilir.
Başvuru takip tablosunda ise başvurunun hangi aşamalardan geçtiği bilgisi
verilmektedir.
Eğer başvuru birime doğrudan gelmeyip başka bir birim aracılığıyla
yönlendirilmişse yönlendirilen birim başvuru takip tablosunda sadece
kendi birimi ile ilgili aşamaları görür.
7.2. İşlem Yapılıyor Olarak İşaretle
Ana Sayfada ya da Başvuru Arama sayfasında listelenen başvurularda
bulunan “İşlem Yapılıyor Olarak İşaretle” butonu, başvuru ile ilgilenilmeye
başlandığını, başvuran kişiye iletmek amacıyla kullanılır. Bu butona
basıldığında başvuran kişiye başvurusu ile ilgilenildiğine dair elektronik
posta gönderilir.
7.3. Dilekçe İle İşlem Yap
Bilgi edinme başvurusuna yapılacak işleme (yanıtlama, reddetme, başka
kuruma yönlendirme v.b) karar verildikten sonra bu buton yardımıyla
işlem sisteme geçirilir. Başvuruya yapacağı işleme karar veren kullanıcı bu
butonu kullanmalıdır.
“Dilekçe ile İşlem Yap” butonuna basıldığında “Dilekçe İşlem Sayfası” açılır.
“Dilekçeye Verilecek Cevap Tipi” alanına tıklandığında dilekçeye
verilebilecek cevaplar listelenir. Kullanıcı buradan istediği cevap tipini
seçer.
7.3.1. Dilekçe İç Kuruma Yönlendirildi
Başvuran kişi dilekçeyi ilgilendiren kurumu yanlış seçmiş ise,
başvurunun konuyu bilen, doğru kuruma iletilmesi gerekir. Eğer dilekçeyi
ilgilendiren kurum İçişleri Bakanlığı birimlerinden biri ise dilekçeye
verilecek cevap tipi “Dilekçe İç Kuruma Yönlendirildi” olmalıdır.
Dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe İç Kuruma Yönlendirildi” seçildiğinde ,
yönlendirilecek iç kurumun seçileceği alan açılır.
İstenilen birimin ilk birkaç harfi girilerek yada birim ağacı kullanılarak başvurunun
yönlendirilmek istediği iç birim belirlenir.
butonu tıklanarak iç birim seçilmiş ve işlem
listesine eklenmiş olur. Başvuru birden çok iç kuruma yönlendirilebilir. Yanlışlıkla
istenilenden başka bir kurum eklenirse; işlem listesinde yanlış girilen kurum üzerine
tıklanarak seçilir, daha sonra
butonuna tıklanarak silinir.
Dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe Dış Kuruma Yönlendirildi”
seçildiğinde, dilekçe cevap alanında cevap metni;
olarak gelir. Kullanıcı bu metinde istediği değişiklikleri yapabilir.
“Varsa eklenecek dosya” alanında kullanıcı, yönlendireceği kurumu
bilgilendirmek üzere eklemek istediği dosyaları ekleyebilir. . “Browse…”
butonuna basılarak eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu
yardımıyla dosya yüklenir.
İstenirse yapılan işlemin açıklaması “İşlem Açıklaması” alanına girilebilir.
Bu alana girilen açıklama başvuruda rapor alma işlemi yapıldığında raporda
görülür.
Veri girişleri yapıldıktan sonra “Onayla” butonuna basılarak işlem sonlandırılır.
Başvuran kişiye bilgilendirmek üzere mail gönderilir. (Mail içeriğinde “Dilekçe
Cevap” alanındaki metin bulunur.)
Birim dilekçeyi dış kuruma yönlendirdikten sonra üzerinde hiçbir işlem yapamaz.
Bu sebeple dilekçe üzerinde sadece “Detay” ve “Rapor Al” butonları aktif olur.
Başvuruyu dış kuruma yönlendirme işleminde de, amir onayına gönderme
yapılamaz
7.3.3. Dilekçe Yanıtlandı
Dilekçe başvurulan kurumu ilgilendiriyorsa ve kurum başvuruyu olumlu
cevaplayarak, başvuran tarafından istenilen bilgi ve belgelere erişimini
sağlayabiliyorsa, kullanıcı dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Yanıtlandı”
seçmelidir.
Dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe Yanıtlandı” seçildiğinde, dilekçe
cevap alanında cevap metni;
olarak gelir. Kullanıcı bu metinde istediği değişiklikleri yapabilir.
“Varsa eklenecek dosya” alanında kullanıcı, başvuranı bilgilendirmek üzere
eklemek istediği dosyaları ekleyebilir. . “Browse…” butonuna basılarak
eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya
yüklenir.
İstenirse yapılan işlemin açıklaması “İşlem Açıklaması” alanına girilebilir.
Bu alana girilen açıklama başvuruda rapor alma işlemi yapıldığında raporda
görülür.
Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen Reddedildi
Başvurulan birim, dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin
bir kısmının başvurana iletilmesini uygun buluyor, kalan
kısmını reddediyorsa, kullanıcı dilekçe cevap tipi olarak
“Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen Reddedildi”
seçmelidir.
Dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen
Reddedildi” seçildiğinde, dilekçe cevap alanında cevap metni;
olarak gelir. Kullanıcı bu metinde istediği değişiklikleri yapabilir.
“Varsa eklenecek dosya” alanında kullanıcı, başvuranı bilgilendirmek üzere
eklemek istediği dosyaları ekleyebilir. . “Browse…” butonuna basılarak
eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya
yüklenir.
İstenirse yapılan işlemin açıklaması “İşlem Açıklaması” alanına girilebilir.
Bu alana girilen açıklama başvuruda rapor alma işlemi yapıldığında raporda
görülür.
Dilekçe Reddedildi
Başvurulan birim, dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin başvurana
iletilmesini uygun bulmuyor, dilekçedeki isteği reddediyorsa,
kullanıcı dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Reddedildi” seçmelidir.
Dilekçeye verilecek cevap alt tipi alanı yardımıyla dilekçenin hangi
sebepten reddedildiği (Dilekçe Eksik Bilgiden Dolayı Reddedildi –
Dilekçe Gizlilik Dolayısıyla Reddedildi) bildirilir.
Dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe Reddedildi” seçildiğinde,
“Dilekçeye Verilecek Cevap Alt Tipi” alanı açılır, girilmesi zorunlu
alandır, buradan dilekçenin reddedilme sebebi seçilir.
Dilekçe cevap alanında cevap metni;
olarak gelir. Kullanıcı bu metinde istediği değişiklikleri yapabilir.
“Varsa eklenecek dosya” alanında kullanıcı, başvuranı bilgilendirmek üzere
eklemek istediği dosyaları ekleyebilir. . “Browse…” butonuna basılarak
eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya
yüklenir.
İstenirse yapılan işlemin açıklaması “İşlem Açıklaması” alanına girilebilir.
Bu alana girilen açıklama başvuruda rapor alma işlemi yapıldığında raporda
görülür.
Gizli Ya da Sır Niteliğindeki Belgeler Ayrılarak Dilekçe
Yanıtlandı
İstenen bilgi veya belgelerde, gizlilik dereceli veya açıklanması
yasaklanan bilgiler ile açıklanabilir nitelikte olanlar birlikte
bulunuyor ve bunlar birbirlerinden ayrılabiliyorsa, söz konusu bilgi
veya belge, gizlilik dereceli veya açıklanması yasaklanan bilgiler
çıkarıldıktan sonra başvuranın bilgisine sunulur. Ayırma gerekçesi
başvurana yazılı olarak bildirilir. Kullanıcının üzerinde işlem yaptığı
başvuruda bu durum söz konusu ise, dilekçeye verilecek cevap tipi
“Gizli Ya da Sır Niteliğindeki Belgeler Ayrılarak Dilekçe Yanıtlandı”
olmalıdır.
Ayırma gerekçesi başvurana, dilekçe cevap alanına açıklaması yapılarak bildirilir.
“Varsa eklenecek dosya” alanında kullanıcı, başvuranı bilgilendirmek üzere
eklemek istediği dosyaları ekleyebilir. . “Browse…” butonuna basılarak eklenmek
istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya yüklenir.
İstenirse yapılan işlemin açıklaması “İşlem Açıklaması”
alanına girilebilir. Bu alana girilen açıklama başvuruda
rapor alma işlemi yapılığında raporda görülür.
7.4. Başvuruyu Reddet
Vatandaş tarafından yapılan başvurularda, dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin
tümünün yada bir kısmının başvurana iletilmesi uygun bulunmuyor, dilekçedeki
istek tümüyle yada kısmen reddediliyorsa, kullanıcı “Başvuruyu Reddet” butonu
kullanarak başvuruyu kısa yoldan reddedilebilir. İşlevsel olarak “Dilekçe İle İşlem
Yap” butonu tıklandığında açılan dilekçe işlem sayfasında dilekçe cevap tipi olarak
“Dilekçe Reddedildi” ya da duruma göre “Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen
Reddedildi” seçmek ile aynıdır. Bu buton yardımıyla yapılan tüm işlemler “Dilekçe
İle İşlem Yap” butonuyla da yapılabilir. Kısa yol butonu olarak düşünülebilir. Bu
sebeple dosya ekleme kontrolü bulunmaz, buradan verilecek cevaplar amir onayına
gönderilmez. Başvuru doğrudan reddedilir. Sadece vatandaş tarafından yapılan
başvurularda görülür, birim tarafından kaydı yapılan başvurularda bu buton
bulunmaz.
Kullanıcı “Başvuruyu Reddet” butonuna tıkladığında dilekçe reddetme paneli
sayfası açılır.
Dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Reddedildi” ve “Dilekçe Kısmen Cevaplandı
Kısmen Reddedildi” bulunur.
Başvurulan birim, dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin bir kısmının başvurana
iletilmesini uygun buluyor, kalan kısmını reddediyorsa, kullanıcı dilekçe cevap tipi
olarak “Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen Reddedildi” seçmelidir.
İstenirse Reddetme Açıklaması girilir. Dilekçe içeriği alanında istenilen
değişiklik yapılabilir. Kaydet butonuna basılır, dilekçe içeriği başvurana mail olarak
gider, işlem başarıyla tamamlanır.
Birim dilekçeyi yanıtlamış olur, bu aşamadan sonra dilekçe üzerinde hiçbir
işlem yapılamaz. Bu sebeple dilekçe üzerinde sadece “Detay” ve “Rapor Al”
butonları aktif olur.
Başvurulan birim, dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin başvurana iletilmesini
uygun bulmuyor, dilekçedeki isteği reddediyorsa, kullanıcı dilekçe cevap tipi olarak
“Dilekçe Reddedildi” seçmelidir. Dilekçe cevap tipi “Dilekçe Reddedildi”
seçildiğinde “Dilekçeye Verilecek Cevap Alt Tipi” alanı açılır. Buradan dilekçenin
hangi sebeple reddedildiği (Dilekçe Eksik Bilgiden Dolayı Reddedildi - Dilekçe
Gizlilik Dolayısıyla Reddedildi) seçilebilir.
İstenirse Reddetme Açıklaması girilir. Dilekçe içeriği
alanında istenilen değişiklik yapılabilir. Kaydet butonuna
basılır, dilekçe içeriği başvurana mail olarak gider, işlem
başarıyla tamamlanır.
7.5. Rapor Al
“Rapor Al” butonu kullanılarak başvuruya dair rapor
alınabilir. Detay görmeden farklı olarak, rapor alındığında
başvurunun geçirdiği tüm aşamalar görülür.