Transcript Document 9652948

Mata kuliah: O0282 / KOMUNIKASI ORGANISASI
Tahun
: 2008 / 2009
KOMUNIKASI ORGANISASI VERBAL
Pertemuan 9
Learning Objectives
Pada akhir pertemuan ini, diharapkan
mahasiswa dapat menyimpulkan pengertian
komunikasi organisasi melalui cara verbal.
Bina Nusantara University
3
Bentuk dasar Komunikasi Verbal
Tipe-tipe bahasa verbal dalam komunikasi organisasi dengan berpusat
pada penerima, adalah :
- Berbicara dan Menulis.
Bicara disukai pengirim pesan, dianggap lebih praktis.
Tetapi pesan penting dan kompleks harus tertulis. Komunikasi Organisasi
yang bersifat bisnis cenderung dengan pesan tertulis
- Mendengar dan Membaca
Diperlukan ketrampilan khusus mendengar pesan. Sayangnya dalam 10
menit orang hanya teringat ½ dari pesan penting dan beberapa hari
kemudian yang masih teringat mungkin tinggal ¼ nya saja.
Komunikasi Organisasi dengan content yang penting cenderung tertulis,
sehingga beberapa hari mendatang masih dapat terbaca.
Bina Nusantara University
4
KOMUNIKASI ORGANISASI DALAM
LINGKUP PROSES MENULIS
Ruang Lingkup Pembelajaran meliputi :
1. Merencanakan Pesan Bisnis yang berpusat pada
Penerima (composing)
2. Mengorganisir dan menyusun Pesan Bisnis yang
berpusat pada Penerima
3. Merevisi Pesan Bisnis yang berpusat pada Penerima
Bina Nusantara University
5
Merencanakan Komunikasi Organisasi melalui Pesan
Bisnis yang berpusat pada Penerima
Dalam perencanaan terdapat tiga langkah yang harus
dipahami oleh Pengirim Pesan Bisnis, yaitu :
Langkah 1 : Menetapkan Tujuan
Langkah 2 : Menganalisa Pihak Penerima dan
menyesuaikan pesan anda
Langkah 3 : Memilih Saluran dan Medium yang tepat
Bina Nusantara University
6
Merencanakan Pesan Bisnis yang berpusat pada Penerima
Langkah 1 : Menetapkan Tujuan
Tujuan umum Pesan Bisnis adalah :
- memberikan informasi umum (inform)
- membujuk (persuasif)
- atau bekerja sama (colaborate).
Untuk menetapkan tujuan yang spesifik, maka pengirim pesan
harus memikirkan bagaimana gagasan akan diungkapkan atau
mengamati terlebih dahulu tingkah laku penerima yang akan
dipengaruhi oleh pesan tersebut.
Bina Nusantara University
7
Merencanakan Pesan Bisnis yang berpusat pada Penerima
Langkah 1 : Menetapkan Tujuan
Cara menguji apakah Pesan Bisnis yang anda tulis sudah
relevan, adalah dengan anda membaca sendiri tulisan anda
atau meminta kepada orang yang anda percaya dan memahami
tujuan Pesan Bisnis anda.
Tunda atau jangan kirimkan sama sekali, jika :
 Tujuannya tidak realistis
 Anda bukan orang yang tepat untuk menyampaikan pesan
tersebut
 Tujuan Pesan Bisnis tidak dapat diterima oleh organisasi
Penerima Pesan
Bina Nusantara University
8
Merencanakan Pesan Bisnis yang berpusat pada Penerima
Langkah 2 : Menganalisa Pihak Penerima dan menyesuaikan pesan
anda
a) Mengembangkan Profil pihak Penerima, ini dapat dilakukan
dengan menanyakan pada diri anda sendiri beberapa
pertanyaan “kunci” mengenai penerima, yaitu: siapa mereka,
bagaimana kemungkinan reaksi mereka ketika menerima
pesan, berapa banyak yang sudah mereka ketahui mengenai
topik pesan bisnis, dan apa hubungan mereka dengan anda.
b) Mengenali siapa Penerima Utama pada Organisasi tersebut.
c) Menetapkan Jumlah dan Komposisi Penerima, untuk ini
fokuskan pada minat yang sama dari penerima, tetapi
waspadai perhatian individual.
Bina Nusantara University
9
Ketika harus memilih Komunikasi Organisasi harus disampaikan
melalui Saluran dan Media apa, maka yang perlu dipertimbangkan:
Perhatikan tingkat urgensi, fomalitas, kerumitan, kerahasiaan, isi,
emosional dan biaya mengirim pesan disamping harapan penerima dan
kebutuhan Anda akan Catatan permanen
•
•
Lebih baik Lisan, jika anda ingin
dapat umpan balik langsung,
pesannya sederhana, ekomonis
dan cepat dapat keputusan
Media Lisan : dengan tatap
muka, telpon/voice mail, video
atau teleconference
Bina Nusantara University
•
•
Lebih baik Tertulis, jika anda
tidak perlu unpan balik langsung,
pesan kompleks perlu
perencanaan teliti, perlu
menjangkau penerima jumlah
banyak
Media Tertulis : dengan surat
(ekstern), memo (intern), laporan
periodik, proposal/ usulan,
e-mail, pos atau fax
10
Persamaan dan Perbedaan Format
antara Surat dan Memo
Surat
Memo (internal memorandum)
•
•
•
•
•
Terdapat nama dan alamat
selengkapnya dari Persh./orang
yang berhak menerima surat
itu.
Format Formal : alinea
Pembukaan, Isi dan Penutup
Penanda-tangan surat adalah
posisi pejabat yang berhak
mengkomunikasikan
produk/jasa perusahaan kepada
pihak external
Saluran media, dipilih yang
terbaik.
Bina Nusantara University
•
•
•
•
Jabatan, nama pejabat alamat tidak
perlu dicantumkan
Format tidak mutlak formal, karena
internal perusahaan
Penanda-tangan surat adalah posisi
pejabat yang berhak
mengkomunikasikan
pemberitahuan, produk/jasa
Saluran Media : apa saja milik intern
perusahaan
Sering diperlukan tembusan memo
sesuai struktur oraganisasi
perusahaan
11
Closing
Jika pesan organisasi secara verbal yang sama harus
sampai kepada penerima pesan di beberapa tempat
yang berbeda pada saat yang sama harus membuat
rencana dengan strategi atau teknik penyebaran
secara serentak.
Salah satu pertimbangan pokok adalah apalah pesan
dapat didistribusikan pada saat yang sama.
Bina Nusantara University
12