Transcript Vacature adviseur informatiebeheer

Adviseur informatiebeheer
De provincie Antwerpen is voortdurend op zoek naar enthousiaste en competente medewerkers. Hun kwaliteiten zijn
belangrijker dan leeftijd, geslacht, etnische afkomst of handicap. Momenteel organiseren wij een selectieprocedure bij
aanwerving/bevordering/interne mobiliteit/externe mobiliteit voor de functie van ADVISEUR INFORMATIEBEHEER voor
het Team Informatiebeheer binnen het Departement Logistiek. Je zal werken op volgend adres: Desguinlei 100, 2018
Antwerpen. Wij bieden een voltijdse contractuele functie met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aan.
We nemen een vergelijkende selectieprocedure af waarbij we een wervingsreserve samenstellen die gedurende drie jaar
geldig blijft. We zullen uit deze wervingsreserve putten voor eventuele toekomstige vacatures.
Wie zijn wij?
De dienst Informatiebeheer bepaalt het archiverings- en informatiebeleid, beheert de centrale bibliotheek en de provinciale
CRM-applicatie.
Provinciale diensten kunnen bij het team Informatiebeheer terecht voor:


advies en ondersteuning voor digitaal werken, dossiervorming en digitaliseren van werkprocessen
de opleiding van:
informatiebeheerders (verantwoordelijken op de diensten)
digitaal werken en dossiervorming
selecteren en archiveren:
ondersteunen van digitale en papieren opruimdagen
selecteren en overdragen van archief
advies en ondersteuning voor collectiebeheer.
opzetten, beheren en ontsluiten van boek- en tijdschriftcollecties
opzetten, beheren en ontsluiten van foto- en filmcollecties
raadplegen van het provinciaal archief en de centrale bibliotheek
het centrale beheer van contactgegevens en klantrelaties (CRM)
adviseren
datakwaliteit organiseren en opvolgen




Het team Informatiebeheer is actief in verschillende projecten, zoals:





papier in beweging (papierarm werken), in het kader van het project nieuw provinciehuis
uitwerken van de nieuwe centrale bibliotheek voor het nieuwe provinciehuis
opzetten van een digitaal depot
programma digitaal werken
implementatie digitale handtekening en afschaffen van overbodige handtekeningen.
Meer informatie over het team Informatiebeheer vind je op www.provincieantwerpen.be.
Wat zal je als adviseur informatiebeheer doen?
Als adviseur informatiebeheer heb je twee grote resultaatsgebieden, namelijk:


informatiebeheer
CRM-management: het CRM-luik is nieuw in onze organisatie. Wij hebben gekozen voor een opzet in Microsoft
Dynamics.
Jouw specifieke taken als informatiebeheerder



je begeleidt diensten bij het opstellen van digitale klassementen en het beheren van digitale dossiers:
je begeleidt diensten bij het uitwerken van hun digitale dossiers in Sharepoint
je werkt hiervoor functionele analyses uit in nauw overleg met ICT
je maakt digitale klassementen op voor diensten die nog niet naar Sharepoint overstappen
je begeleidt diensten bij het herwerken van papieren naar digitale processen
je stuurt informatiebeheerders aan in de provinciale diensten
je geeft informatiesessies en opleidingen aan informatiebeheerders en provinciale medewerkers rond digitaal
dossierbeheer en digitaal werken
Jouw specifieke taken als CRM-manager






als CRM-manager ben je de algemene beheerder van de CRM-applicatie
je voert de nodige controles rond datakwaliteit uit
je stuurt de CRM-verantwoordelijken aan
je stemt nauw af met ICT en de informatieveiligheidsconsulente
je bent trekker van het CRM-forum
je bekijkt en maakt een functionele analyse van nieuwe aanvragen voor het gebruik van CRM
Jouw algemene taken






je detecteert behoeften en trends in het eigen werkdomein en koppelt deze terug aan de leidinggevende
je volgt de actualiteit, de wetgeving en trends op in het eigen werkveld
je doet voorstellen naar optimaliseren van het beleid
je werkt mee beleidsvoorstellen uit
je denkt actief mee na over de werking van ons team en signaliseert verbetervoorstellen
je bent bezig met je persoonlijke ontwikkeling
je leert over je eigen vakgebied, methodes en je verwerkt dit in je werking
je hebt belangstelling voor aanverwante onderwerpen om je kennis te verruimen
je maakt hiervan gebruik om je eigen aanpak en werking te verbeteren
je geeft opleidingen en presentaties over het werkgebied

Wie ben jij?
Als adviseur informatiebeheer beschik je over onderstaande specifieke gedragscompetenties:

klantgerichtheid

zin voor kwaliteit

resultaatsgerichtheid

veranderingsbereidheid

oordeelsvorming

probleemanalyse

initiatief

netwerken

samenwerken

overtuigingskracht

visie
Hiernaast beschik je over volgende kenniscompetenties:

basiskennis van en/of inzicht hebben in:
kennis van informatica met betrekking tot archief- en documentbeheer
kennis van informatica met betrekking tot CRM-beheer

goede kennis van en/of inzicht hebben in:
archiefwetgeving, archieforganisatie en deontologische code voor archivarissen
relevante wet- en decreetgeving, waaronder openbaarheid, privacy en bescherming van de persoonlijke
levenssfeer
digitaal informatiebeheer en digitale lange termijnbewaring
beheren en organiseren van organisatie-brede klantengegevens

nieuwe kennis en inzichten kunnen ontwikkelen (expert):
kennis van theorieën en methodologieën van het hedendaags documentenbeheer
kennis van theorieën en methodologieën van hedendaags CRM beheer
Aan welke voorwaarden moet je voldoen?
Aanwervingsvoorwaarden: diploma- en ervaringsvereisten
Je beschikt over een masterdiploma.
Bevorderingsvoorwaarden




je bent titularis van een graad van niveau B of niveau C
je hebt ten minste 4 jaar niveauanciënniteit in een graad van niveau C of niveau B of in beide niveaus samen
je bent aangesteld vanuit een volwaardige vergelijkende selectieprocedure
je hebt een gunstig evaluatieresultaat gekregen voor de laatste periodieke evaluatie.
Interne mobiliteit
Interne mobiliteit blijft een horizontale beweging, zodat voor deze functie in rang Av enkel medewerkers met salariëring
A1a-A1b-A2a zich kandidaat kunnen stellen.
Voorwaarden :

je bent statutair of contractueel aangesteld vanuit een vergelijkende selectieprocedure

je hebt een minimale graadanciënniteit van één jaar

je hebt een gunstig evaluatieresultaat gekregen voor de laatste evaluatie.
Externe mobiliteit
Ben je personeelslid van een Autonoom Provincie Bedrijf en voldoe je aan de voorwaarden van interne mobiliteit of aan
de bevorderingsvoorwaarden zoals ze in de vacature omschreven staan, kan je deelnemen aan deze selectieprocedure.
Ben je personeelslid van een gemeente van het Vlaamse gewest, een OCMW van het Vlaamse gewest, een OCMWvereniging van het Vlaamse gewest, een andere provincie van het Vlaamse gewest, een AGB van een gemeente van
het Vlaamse gewest, een APB van een andere provincie van het Vlaamse gewest of de Vlaamse Overheid en voldoe je
aan de voorwaarden van interne mobiliteit zoals ze in de vacature omschreven staan, kan je deelnemen aan deze
selectieprocedure.
Kijk naar ‘aanwervingsvoorwaarden: diploma- en ervaringsvereisten’ als je niet in aanmerking komt voor de
bevorderingsvoorwaarden of voor de voorwaarden voor interne- en externe personeelsmobiliteit.
Wat bieden wij jou?
Geïndexeerd loon
Je start in salarisschaal A1a: het bruto maandsalaris ligt tussen € 2.987,26 en € 4.648,37.
Na 4 jaar anciënniteit ga je over naar salarisschaal A1b: het bruto maandsalaris ligt tussen € 3.458,93 en € 4.819,26.
Na 18 jaar anciënniteit (in A1a en A1b samen) ga je over naar salarisschaal A2a: het bruto jaarsalaris ligt tussen de €
4.614,19 en € 4.949,14.
Bij je aanwerving gaan we na hoeveel jaar relevante ervaring (en anciënniteit bij andere overheden) je in eerdere
functies hebt opgebouwd. Die ervaring wordt meegenomen in de berekening van je bruto salaris.
Bekijk onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto- en netto maandsalaris.
Extralegale voordelen

gratis hospitalisatieverzekering met mogelijkheid gezinsleden aan voordelige voorwaarden aan te sluiten

maaltijdcheques van 7 EUR

gratis openbaar vervoer voor verplaatsing van en naar het werk

fietsvergoeding

35 dagen jaarlijkse vakantie

extra legaal pensioen voor contractuele functies

diverse opleidingsmogelijkheden

personeelskring met uitgebreide sportieve, sociale en familiale activiteiten

glijdende werkuren
Welke stappen zal je doorlopen in de selectieprocedure?
1.
Een cv-screening gaat de selectieprocedure vooraf. De consulent werving en selectie screent in samenwerking met
het diensthoofd de binnengekomen cv's op volgende criteria:

relevante ervaring in informatiebeheer

relevante ervaring in datakwaliteitsbeheer

motivatiebrief
Maximum 10 kandidaten worden toegelaten tot het volgende selectieonderdeel.
2.
Online persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend)
3.
Thuisopdracht: Er wordt een thuisopdracht, toegespitst op de vereiste competenties en eventueel vergezeld van
een infopakket, aan de kandidaten gegeven.
4.
Toelichting opdracht en competentiegericht interview (100 punten): de toelichting van de opdracht wordt
gevolgd door een Interview met betrekking tot het profiel en de taakomschrijving van de functie, de verworven
vaardigheden, evenals de motivatie en de affiniteit met het werkterrein.
Dit gedeelte vindt plaats op vrijdag 28 oktober 2016 in het Provinciehuis aan de Singel (Desguinlei 100, 2018
Antwerpen).
Hoe stel je je kandidaat?
Surf naar www.provincieantwerpen.be. Selecteer deze functie en dien je kandidatuur online in tot en met 9 oktober
2016 (motivatiebrief en cv opladen in één document).
Ben je als persoon met een handicap erkend bij de VDAB? Dien dit bewijs dan mee in met je kandidatuur.
Voor meer inlichtingen over de selectieprocedure, de verloning en de extralegale voordelen kan je terecht bij mevrouw
Géraldine Kahane, HR Consulent (tel. 03/ 240 64 02 of mail [email protected])
Voor meer inlichtingen over de functie zelf kan je terecht bij mevrouw Caroline Van Camp, diensthoofd (tel. 03/ 240 55
87 of [email protected]).