Transcript 공문서 작성방법(교무행정원 직무연수)

2015년 교무행정원 직무연수
<파트 2: 공문서 작성 방법>
● 일시 : 2015. 04. 30. 목요일
● 장소 : 함안교육지원청 2층 회의실
● 담당자 : 기록연구사 강혜원
● 목차
행정업무운영의 개요
문서의 개념과 일반원칙
문서의 작성 기준
공문서 바르게 쓰기
1. 행정업무운영의 개요
• 행정업무운영제도의 발전과정
일제총독부와 미군정의 사무관리제
도 활용
-「정부처무규정」(1949.7.15.)
-「공문서규정」(1950.3.6.)
- 문서의 종서, 한자혼용, 기관별, 월.일별 문서분류
사무의 기계화.자동화 모색
- 마이크로필름을 이용한 문서보존관리
- 모사전송에 의한 문서수발제도
「정부공문서규정」제정.시행
- 가로쓰기, 한글전용, 문서통제제도
- 십진식분류방법, 홀더를 사용한 문서편철
「사무관리규정」제정 및 전
산화 체제 도입
- 개별법령에 분산되어있던 정부공문서
관리, 보고사무, 협조사무, 관인관리 등
1991년 6월 19일 대통령령 제13390호로 제정
을 통합.제정
1. 행정업무운영의 개요
전자정부를 위한 기반 구축
- 전자결재도입 및 전자문서유통근거 마련
- 전자문서의 보안 및 전자서명 인증제 도입
- 정부전자관인인증센터 설치근거 마련
- 정책실명제 위해 발의자.보고자 표시
- 후열제 폐지, 사후보고제 시행
- 관인모양의 다양화
시행완료 문서의 추가발송 근거 마련 등
- 시행 완료한 문서의 수신자를 추가,변경,재시행 할 필요가
있을 때 문서 재기안 없이 추가발송 근거 마련
- 업무인계인수 실시대상 명확화(통합,폐지,이관),
전자문서로 작성
- 전자이미지관인 제출 및 관리 근거 신설
공문서 및 전자문서시스템 등 관리체제
대폭 개선
-
문서처리 전 과정을 전자화에 맞게 설계
전결 및 서명표시 방법 변경
수신처표기방법 변경 : 수신기관→수신자의직위
관인등록기관 변경 및 전자이미지관인 관보공고 의무화
업무관리시스템 도입.운영 근거 마련
보고사무,협조사무 심사승인제 폐지
「행정업무의 효율적 운영에
관한 규정」으로 전부개정
- 협업시스템 규정 신설
- 융합행정의 촉진 규정 신설
2011-년영상회의
12월 21일운영
대통령령
제23383호로 제정
규정 신설
2. 문서의 개념과 일반원칙
공문서란?
 행정기관 내부 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면,
사진, 디스크, 테이프 필름, 슬라이드, 전자문서 등) 및 행정기관에 접수된 모든
문서
 각급기관의 공적 업무수행을 위한 목적으로 공무원이 그 직무상 작성 또는
시행 보존되는 문서
2. 문서의 개념과 일반원칙
즉일처리의 원칙
가능한 빠른 시일 내에 조속 처리
책임처리의 원칙
책임을 가지고 관계규정에 따라 처리
적법처리의 원칙
법령 규정에 의거 형식 및 요건,
권한 자에 의한 작성 처리
문서처리의
원칙
전자처리의 원칙
모든 처리절차를 전자적으로 처리
2. 문서의 개념과 일반원칙
• 문서의 효력 발생시기
문서가 수신자에게 도달됨으로써 그 효력을 발생하되, 전자
일반원칙
문서는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입
력됨으로써 그 효력을 발생한다고 규정. 도달주의를 원칙
(영 제6조제2항).
고시, 공고 등 공고문서는 그 문서상에 효력발생 시기를 명
공고문서
시하고 있지 않으면 그 고시 또는 공고가 있은 날부터 5일
이 경과한 때에 효력이 발생한다(영 제6조제3항)
3. 문서의 작성 기준
• 숫자, 날짜, 시간, 금액
 숫자 : 아라비아 숫자로 씀.
예시) 1, 2, 3, 4, 5…. (O)
一, 二, 三, 四, 五…(X)
 날짜 : 숫자로 표기하되 연, 월, 일의 글자는 생략. 그 자리에 온점을 찍어 표시.
예시) 2015. 12. 12. (O)
2015년 12월 12일(X)
 시간 : 시·분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시·분의 글자는 생략하고 그
사이에 쌍점(:)을 찍어 구분
예시) 15:20 (O)
오후 3시 20분(X)
3:20(pm) (X)
 금액 : 아라비아 숫자를 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재.
예시) 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원) (O)
113,560원 (X)
일십일만삼천오백육십원 (X)
3. 문서의 작성 기준
• 항목의 구분
 항목의 표시 : 문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 아래
와 같이 다음 구분에 따라 그 항목을 순서대로 표시하되, 필요한 경우에는 □, ○,
, · 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있음.
3. 문서의 작성 기준
• 표시위치 및 띄우기
 첫째 항목기호는 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작
 둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작
 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄움
 하나의 항목만 있는 경우에는 항목기호를 부여하지 않음
※ 자타(ⅤⅤ 표시)는 한글 1자, 영문·숫자 2자에 해당
3. 문서의 작성 기준
• 문서의 구성
 일반기안문(규칙 제3조제1항, 별지 제1호서식)
 간이기안문(규칙 제3조제1항, 별지 제2호서식)
3. 문서의 작성 기준
• 문서의 구성
 일반기안문(규칙 제3조제1항, 별지 제1호서식)
: 일반적으로 사용하는 기안문·시행문은 두문·본문·결문으로 구성
 간이기안문(규칙 제3조제1항, 별지 제2호서식)
: 왼쪽 상단에 문서등록 표시(생산등록번호, 등록일, 결재일 및 공개구분), 오른쪽 상단에 결재란(기
안자, 검토자, 협조자, 결재권자)을 표시하고 그 아래에 제목·작성일·작성기관을 표시. 요약설명문이 필
요한 경우 제목과 작성일 사이에 적음
<일반기안문>
<간이기안문>
※ 이 서식은 보고서, 계획서, 검토서 등
발신할 필요가 없는 내부결재문서에만 사
용하며, 시행문으로 변환하여 사용할 수
없음(규칙 제3조제3항)
3. 문서의 작성 기준
• 두문
 행정기관명의 표시 : 그 문서를 기안한 부서가 속한 행정기관 명칭 표시
 수신자의 표시
- 수신자가 없는 내부결재 문서의 수신란에는 “내부결재”로 표시
<예시> 수신 내부결재
- 독임제기관의 장 또는 합의제기관의 장의 권한에 관한 사항인 경우 수신란에 해당 기관의 장의 직위(수
신명)를 쓰고, 그 다음에 이어서 (
)안에 그 업무를 처리할 보조기관이나 보좌기관의 직위를 쓴다. 다만,
보조기관이나 보좌기관의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 oo업무담당과장 등으로 표시할 수 있다.
<예시 1> 수신 행정안전부장관(행정제도과장)
<예시 2> 수신 방송통신위원회위원장(정보공개업무담당과장)
- 민원회신문서에는 수신란에 민원인의 성명을 먼저 쓰고 이어서 (
)안에 우편번호와 도로명주소를 씀
<예시> 수신 ooo(우110-760 서울시 종로구 세종대로 209)
- 수신자가 많은 경우에는 두문의 수신란에 “수신자 참조”라고 쓰고, 결문의 발신명의 다음 줄의 왼쪽 한
계선에 맞추어 수신자란을 따로 설치하여 수신자명을 표시함.
3. 문서의 작성 기준
①
• 두문
②
③
①
②
③
3. 문서의 작성 기준
• 두문
 경유의 표시
- 경유기관이 없는 경우 : 아무 것도 적지 않고 빈칸으로 둠
- 경유기관이 하나인 경우 : (경유)란에 “이 문서의 경유기관의 장은 ooo이고 최종 수신기관의 장은 ooo
입니다.”로 표시
- 경유기관이 둘 이상인 경우 : (경유)란에 “이 문서의 제1차 경유기관의 장은 ooo이고, 제2차 경유기관
의 장은 ooo, ……………………………….., 최종 수신기관의 장은 ooo입니다.”로 표시
 로고·상징 등 표시
- 기안문 및 시행문에는 가능하면 행정기관의 로고·상징·마크·홍보문구 등을 표시하여 행정기관의 이미
지를 높일 수 있도록 하여야 함
- 로고(상징)는 문서 상단의 ‘행정기관명’ 표시줄의 왼쪽 끝에 2cmx2cm범위 내에서 표시하고, 홍보문구
는 행정기관명 바로 위에 표시
3. 문서의 작성 기준
• 본문
 제목 : 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 명확하게 기재
 첨부물의 표시(규칙 제4조제4항)
문서에 서식, 유가증권, 참고서류, 그 밖의 문서나 물품이 첨부되는 대에는 본문이 끝난 줄 다음에 “붙임”
의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 두 가지 이상인 때에는 항목을 구분하여 표시 함
<예시> (본문내용)……………………………………………………….주시기 바랍니다.
붙임VV1.Vooo계획서 1부.
2.Vooo서류 1부.VV끝.
 문서의 “끝” 표시(규칙 제4조제5항)
- 본문 내용의 마지막 글자에서 한 글자(2타) 띄우고 “끝” 표시 <예시> …….주시기 바랍니다.VV끝.
- 첨부물이 있으면 붙임 표시문 다음에 한 글자(2타) 띄우고 표시
- 본문 또는 붙임 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우에는 그 다음 줄의 왼쪽 한계선에서 한 글자
(2타) 띄우고 “끝” 표시를 함.
<예시> (본문내용)……………………………………………………….주시기 바랍니다.
VV끝.
3. 문서의 작성 기준
• 본문
- 본문이 표로 끝나는 경우
(1) 표의 마지막 칸까지 작성되는 경우 : 표 아래 왼쪽 한계선에서 한 글자 띄우고 “끝” 표시
vv
(2) 표의 중간에서 기재사항이 끝나는 경우 : “끝” 표시를 하지 않고 마지막으로 작성된 칸의 다음 칸
에 “이하 빈칸” 표시
3. 문서의 작성 기준
• 결문
 발신명의의 표시
 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위 또는 직급과 서명
 생산등록번호(시행일) 및 접수등록번호(접수일)
 우편번호, 주소, 홈페이지 주소, 전화번호, 팩스번호, 공무원의 전자우편 주소와 공개 구분
내부결재
대외문서
3. 문서의 작성 기준
• 검토절차
 업무분담자가 기안한 경우
- 총괄책임자의 검토를 거친 후 보조(보좌)기관의 검토·결재를 받는다.
- 업무분담자는 기안자란에, 총괄책임자는 검토자란에 서명한다.
주무관 김주무 행정사무관 홍담당 행정제도과장 하과장 제도정책관
전결 12/15
강국장
협조자
 총괄 책임자가 기안한 경우
- 업무분담자의 의견을 들은 후 보조(보좌)기관의 검토·결재를 받는다.
- 총괄책임자는 기안자란에, 업무분담자는 협조자란에 서명한다.
행정사무관 홍담당
행정제도과장
하과장 제도정책관
협조자 주무관 김주무
전결 12/15
강국장
 총괄책임자나 보조(보좌)기관이 출장 등의 사유로 검토를 할 수 없는 등 부득이한 경우에는 검토를 생략
하되, 서명란에 출장 등 검토를 할 수 없는 사유를 적어야 함.
주무관 김주무 행정사무관 홍담당 행정제도과장 출장 제도정책관
협조자
전결 12/15
강국장
3. 문서의 작성 기준
• 협조절차
 기안문의 내용이 행정기관 내의 다른 보조기관 또는 보좌기관의 업무와 관련이 있을 때에는 그 기관의
협조를 받아야 한다.
주무관 김주무 행정사무관 홍담당 행정제도과장 하과장 제도정책관
협조자
전결 12/15
강국장
 협조 절차는 다음 두 가지가 가능
① 기안부서의 총괄 ⇒ 협조부서의 총괄 ⇒ 기안부서의 과장 ⇒ 협조부서의 과장 순
② 기안부서의 총괄 ⇒ 기안부서의 과장 ⇒ 협조부서의 총괄 ⇒ 협조부서의 과장 순
3. 문서의 작성 기준
• 결재
 전결 : 행정기관의 장으로부터 업무의 내용에 따라 결재권을 위임받은 자(보조기관·보좌기관·업무담당 공
무원)가 행하는 결재. 이와 같은 위임전결사항은 해당 기관의 장이 훈령(위임전결규정) 또는 지방자치단체
의 규칙(사무전결처리규칙)으로 정함
 대결 : 결재권자가 휴가, 출장, 그 밖의 사유로 결재할 수 없
을 때에 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재. 대결한 문서 중
내용이 중요한 문서는 사후에 결재권자에게 보고해야 함(영
제10조제3항)
4. 공문서 바르게 쓰기
• 단어 바르게 쓰기
1) 정확한 용어 선택
가) 좋은 글의 출발점은 정확한 용어를 쓰는 것
나) 정확한 용어의 요건
- 정확한 개념을 표현하는 용어
- 이해하기 쉬운 용어
- 혼동되거나 오해될 소지가 적은용어
- 어문 규범에 맞는 용어
4. 공문서 바르게 쓰기
• 단어 바르게 쓰기
2) 순화어 사용
가) 국어 순화의 의미: 국민 정서에 맞지 않는 말, 지나치게 어렵거나 생소한 말을
‘쉽고 바르고 고운 말’로 다듬는 것
나) 국어 순화의 목적: 국어의 소통 기능을 향상, 국어 문화와 민족 문화 발전
다) 순화어의 효용: 쉽고 원활한 의사소통 도모, 경제적 손실 방지
4. 공문서 바르게 쓰기
• 단어 바르게 쓰기
3) 어문 규범 준수
가) 표준어 사용: 온 국민에게 통용될 수 있는 언어 사용
나) 표기 규범 준수: 올바른 국어 표기를 위한 어문 규범 준수
- 한글 맞춤법
- 외래어 표기법
- 국어의 로마자 표기법
4. 공문서 바르게 쓰기
• 문장 바르게 쓰기
1) 간결하고 명료한 문장 사용
가) 주어와 서술어와의 호응
- 주어와 서술어의 관계를 명확하게 표현함
- 능동과 피동 등 흔히 헷갈리기 쉬운 것에 유의
예) 이번 총선에서 국회의원 ○○○명을 선출되었다(×)
→ 대안1: 이번 총선에서 국회의원 ○○○명을 선출하였다.(○)
→ 대안2: 이번 총선에서 국회의원 ○○○명이 선출되었다.(○)
4. 공문서 바르게 쓰기
• 문장 바르게 쓰기
나) 지나치게 긴 문장 지양
- 여러 가지 정보는 여러 문장으로 나누어 작성한다.
예) 20○○년 ○월 ○일부터 △월 △일까지 우리 교육지원청에서는 제1회 기록관리
전시회를 통해 함안교육역사에 대한 시민의 관심을 증대하고자 하오니 관련 교육역사
기록물이 있는 학교에서는 □월 □일까지 ○○교육지원지원청 행정지원과로 제출해
주시기 바랍니다.(×)
→ 대안: 20○○년 ○월 ○일부터 △월 △일까지 우리 교육지원청에서는 제1회 기록
관리 전시회를 개최합니다. 이 전시회는 함안교육역사에 대한 시민의 관심을 증대하
고자 마련하였습니다. 교육역사기록물이 있는 학교에서는 □월 □일까지 ○○교육지
원지원청 행정지원과로 제출해 주시기 바랍니다.(○)
4. 공문서 바르게 쓰기
• 문장 바르게 쓰기
다) 여러 가지로 해석되는 표현 지양
예) 시장은 건설업계 관계자들과 시민의 안전에 관하여 논의하였다.(×)
→ 대안1: 시장은 건설업계 관계자들을 만나 시민의 안전에 관하여 논의하였다.(○)
→ 대안2: 시장은 건설업계 관계자들을 비롯한 시민의 안전에 관하여 논의하였다.(○)
4. 공문서 바르게 쓰기
• 문장 바르게 쓰기
라) 명료한 수식어구 사용
- 수식어구가 무엇을 수식하는지를 분명히 알 수 있는 표현을 사용한다.
예) 5킬로그램 상당의 금 보관함(×)
→ 대안1: 금5킬로그램 상당을 담은 보관함(○)
→ 대안2: 금을 담은 5킬로그램 상당의 보관함(○)
- 단 한가지로 해석되는 문장을 사용한다.
- 혼동되거나 오해될 소지가 적은용어
- 어문 규범에 맞는 용어
4. 공문서 바르게 쓰기
• 문장 바르게 쓰기
마) 대등한 것끼리 접속
○ ‘-고/-며’, ‘-와/-과’ 등으로 접속되는 말에는 구조가 같은 표현을 사용
한다.
예) 평화 수호와 인권을 보장하는 것(×)
→ 대안1: 평화를 수호하고 인권을 보장하는 것(○)
→ 대안2: 평화수호와 인권보장(○)
4. 공문서 바르게 쓰기
• 문장 바르게 쓰기
가) 영어 번역 투 지양
- 어색한 피동 표현(∼에 의해 ∼되다)
예) 조선은 태조 이성계에 의해 건국되었다.(×)
→ 대안: 조선은 태조 이성계가 건국했다.(○)
- 스스로 움직이지 않는 사물이나 추상적 대상이 능동적 행위의 주어로 나오는 문장
예) 이 설문조사 결과는 청소년 언어 개선책을 시급히 마련해야 한다는 점을 말해 주고
있다.(×)
→ 대안: 청소년 언어 개선책을 시급히 마련해야 한다는 점을 이 설문조사 결과에서 알
수 있다.(○)
4. 공문서 바르게 쓰기
• 문장 바르게 쓰기
가) 일본어 번역 투 지양
- ～에 있다: ‘～이다’로 바꾸어 사용한다.
예) 우리의 목표는 조국 통일에 있다.(×)
→ 대안: 우리의 목표는 조국 통일이다.(○)
- ～에 있어서: ‘～에 대하여’, ‘～에 관하여’, ‘～에서’ 등으로 바꾸어 사용한다.
예) 이번 선거에 있어서 부정행위를 엄단합니다.(×)
품질에 있어서 세계 최고(×)
→ 대안: 이번 선거에서 부정해위를 엄단합니다.(○)
품질에 관하여 세계 최고(○), 품질 면에서 세계 최고(○)
4. 공문서 바르게 쓰기
• 문장 바르게 쓰기
다. 단락 바르게 쓰기
가) 단락 작성법
○ 작성하고자 하는 내용을 개괄할 수 있는 큰 뼈대를 세운다.
예) 20○○년 제○차 ○○회의 개최
가. 일시
나. 장소
다. 참석자
라. 안건
4. 공문서 바르게 쓰기
• 문장 바르게 쓰기
○ 뼈대를 바탕으로 하여 주제와 그 주제를 뒷받침할 수 있는 내용을
계층적으로 설명한다.
예) 20○○년 제○차 ○○회의를 개최하고자 합니다.
가. 일시: 20○○년 ○월 ○일(수) 15:00-17:00
나. 장소: 3층 대회의실
다. 참석자 – 내부: 국장, 과장, 담당
- 외부: ○○○교수(○○대)등 전문위원 ○명
라. 안건 - ○○계획의 타당성 심사
- 신규 전문위원 추천
4. 공문서 바르게 쓰기(예시)
날짜를
뜻하는
자는
앞말과
띄어쓴다.
쌍점(:)의 왼쪽은
붙이고 오른쪽은
한칸을 띄운다
연월일 뒤에 마침
표를 쓸 때는 ‘일’
을 나타내는 숫자
뒤에도 마침표를
찍는다
‘정도’를 뜻
하는 ‘가량’
은 앞말에
붙여쓴다
‘보이다’와
’ –어지다’를 결합
하면 중첩피동이
됨
감염 확산 방지를 철저히 해 주시기
바라며
어려운 한자말은
될 수 있으면 쉬
운말로
(필요한/적절한)
4. 공문서 바르게 쓰기(예시)
‘우리부’는
한 단어가 아니므
로 띄어 쓴다
‘-니까’의 뜻인’바’
‘바’가’방법, 일, 것, 사실, 처지,
형편’등에 가까운 뜻일 때에는
앞 말과 띄어 쓴다
는 앞 말에 붙여
쓴다
’09
금액을 나타내는
단위’원’은 앞말
과 띄어쓴다
4. 공문서 바르게 쓰기(예시)
협력 회
의와 관
련하여
(자연스
럽게)
기간을 나타낼 때
는 물결표(~)
사용 앞 말과 띄어 쓴다
‘앞’과 ‘바람’은
회의 때 참가자가 직접 받음(쉬운 말을 쓰고,
조사 ‘가’를 써서 ‘참가자가’로 표현해야 주체11.20.(금)에 날짜를
뜻하는 ‘자’를 굳이 쓸
가 분명해짐
필요가 없다
‘하는바’는 ‘하니까’와 가까운 뜻이다. 이처럼
‘-니까’의 뜻인 ‘바’는 앞 말에 붙여 쓴다
상대편이나 그 소속
체를 높이는 뜻을 나
타내는 ‘귀’는 뒷말과
띄어 쓴다
불참하였으므로
이번 회의((쉬운 표현)
(더 자연스런표현을
쓴다)
감사합니다.