Transcript 보고서작성의 유의점
사무관리 개요 가. 사무의 개념 1) 작업적인 측면(소극적)- 문서의 생산,유통,보존 을 위주로 하는 서류작업 2) 기능적인 측면(적극적)- 행정목적 달성을 위한 수집, 가공, 저장하여 활용하는 정보처리기능 나. 사무의 기능 및 종류 1) 사무의 기능 - 행정활동의 보조 및 촉진, 관련분야의 연계성 유지, 정보처리기능, 업무수행 기능 2) 사무의 종류 - 목적별(본래사무, 지원사무), 난이도별(판단사무, 작업사무), 기타 다. 사무관리 전략 1) 사무작업의 능률화 - 작업능률, 정신능률, 균형능률 2) 사무비용의 경제화 - 비용절감, 낭비제거 라. 사무관리의 대상 1) 사무환경 - 사무공간, 물리적 환경, 사무집기 2) 사무장비 - 전자문서시스템등 네트워크, OA기기, 차량 및 사무 용품, 차량 등 3) 관리기법 - 문서, 서식, 자료, 사무표준화· 간소화, 보고·협조 심사 가. 문서관리의 개설 1) 공문서가 유효하게 성립되기 위한 일반적 요건 의사표시의 명확성, 위법·부당하거나 시행 불가능 한 사항이 없을 것 2) 당해 기관의 권한 내의 사항, 합법한 절차에 따른 형식 나. 문서작성의 일반사항 1) 여백 - 위로부터 3cm, 왼쪽으로부터 2cm, 오른쪽으로부터 1.5cm, 아래로부터 1.5cm ※ 문서의 편철 위치나 용도에 따라 각 여백 변경 2) 문서의 수정 ○문서의 일부분 삭제 또는 수정 글자 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고 그 곳에 서명 또는 날인 ○문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 날인 ○시행문을 정정한 경우 기안문 3자 수정(서명 또는 날인) / 시행문 3자 수정 (직인으로 날인) ○전자문서일 경우 수정한 내용대로 재작성 수정전의 문서는 기안자·검토자 또는 결재권자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우 보존 3) 항목의 구분 (가) 항목부호 첫째 항목 1., 2., 3., 4., ... 둘째 항목 가., 나., 다., 라.,.. 셋째 항목 1), 2), 3), 4), ... 넷째 항목 가), 나), 다), 라), ... 다섯째 항목 (1), (2), (3), (4), ... 여섯째 항목 (가), (나), (다), (라), ... 일곱째 항목 ①, ②, ③, ④, ... 여덟째 항목 ㉮, ㉯, ㉰, ㉱, ... (나) 각 항목의 표시위치 및 띄우기 ① 첫째 항목부호는 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작 ② 둘째 항목부터는 앞 항목의 위치에서 1자씩 오른쪽에서 시작 ③ 항목부호와 내용 사이 1타 띄움 4) 문서의 “끝”표시 (가) 본문이 끝났을 경우: 1자 띄우고 “끝” (나) 붙임물이 있는 경우: 붙임의 표시를 한 다음에 1자 띄우고 “끝” (다) 본문 또는 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났 을경우: 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 1자 띄우고 “끝” (라) 연명부 등의 서식을 작성하는 경우: 기재사항 마지막 다음 줄에 “이하빈칸” (마) 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우: 서식 칸 밖 다음 줄의 기본선에서 1자 띄우고 “끝” 5) 붙임물의 표시 (가) 본문이 끝난 다음 줄에 붙임의 표시. (나) 두 가지 이상인 경우 항목 구분 표시. 가. 정확성 1) 정확한 자료의 수집을 하고 있는가? 2) 자료의 출처는 정확한가? 3) 자료의 선택·정리는 좋은가? 4) 용어는 적절하며, 틀리기 쉬운 표현은 없는가? 5) 문법적으로 잘못된 부분은 없는가? 6) 지나친 수식이나 과장은 없는가? 7) 객관적인 기술로 되어 있는가? 나. 간결성 1) 한 문장 한 뜻의 짧은 글인가? 2) 결론이 먼저 쓰여져 있는가? 3) 단락을 나누어 개조식으로 되어 있는가? 4) 행바꿈, 단락 나눔 등은 적당한가? 다. 경제성 1) 5W2H(5W3H)로 쓰여져 쉽게 이해되는가? 2) 요약문은 1매로 모아지는가? 3) 도표 등을 사용하여 읽기 쉽게, 이해하기 쉽게 하고 있는가? 4) 서식화하고 있는가? 가) 보고요구의 필요성 정책수립, 사업지원, 사업결과 평가, 사실확인, 진도파악, 업무의 독려 및 촉구 나) 보고의 원칙 필요성, 완전성, 적시성, 정확성, 경제성, 유효성, 간결성 다) 보고의 시기 지시받은 업무가 끝났을 때 장기간이 소요되는 업무에 대한 중간보고가 필요한 때 진행하고 있는 일의 추진 방법에 변경이 필요할 때 업무에 관련되는 정보를 입수했을 때 유익한 새로운 의견이 있을 때 사정변경 등으로 업무추진에 장애가 발생했을 때