Transcript 3. 공공기관의 문서처리 흐름

문서관리체계 개선을 통한
가 치 극 대 화
- 공공기관 및 기업의 문서처리 흐름을 중심으로 -
2003. 10
목차
1
지식관리의 개념적 접근
2
KM 요소로서의 EDMS 역할
3
공공기관의 문서처리 흐름
4
사례를 통한 가치창조 극대화
5
EDMS 핵심기술을 활용한 당사 자료관
1
1. 지식관리의 개념적 접근
- 지식경영의 도구 -
12
11.7
11.7
10
10
10.6 10.4 10.4
8.7
8.7
7.4
8
5.9
6
4
2
0
E
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M
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W
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I
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n
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3.4
E
I
S
/
A
I
1.1
E
R
P
M
/
M
e
t
c
1. 지식관리의 개념적 접근
- 지식경영의 3단계 (분포) -
전략/KPI 중심
핵심지식관리
KMS
공유
통합정보
포탈구축
ERP/CRM/
SCM/eBiz/
eTrans
E-러닝
Competency
관리
생산적 KM
BPR/
6Sigma
경영혁신
지식창조
학습조직
창조적 KM
Un-structured
전락적 KM
Structured
3
1. 지식관리의 개념적 접근
- 지식경영의 3단계 (통합 및 연동) • 정보기술 아키텍쳐 상에서 비정형 정보가 차지하는 위치 및 역할을 분석하면, 지식관리상의 암묵적인
정보화 함께 80%의 범위를 차지하며, KM의 인프라 역할
정보의 형태
80%
정보 시스템
EDMS
정보의 Quality
KMS
(Decisional)
Knowledge
(Customized)
Information
20%
MIS/ERP
DW & CRM
(인사/영업/자금/회계)
4
(Raw)
Data
1. 지식관리의 개념적 접근
- 지식경영의 3단계 (진화) -
핵심지식관리
경영혁신
e-Biz /
e-Trans
지식창조
지식공유
포탈
E-러닝
2단계
(Creative KM)
3단계
(Strategic KM)
지식공유
포탈 E-러닝
지식창조
1단계
(Productive KM)
지식공유
포탈 E-러닝
5
2. KMS의 요소로서 EDMS의 역할
- 발전방향 -
Manage
Capture
Store
Deliver
Enabling KM Objectives
Preserve
• Capture
OCR, ICR, HCR, OMR, Document Imaging
Form Processing, E-Form/Web-Form,Aggregation, COLD
• Manage
RM,WCM,BPM
• Store
SAN,NAS,DVD,CD-ROM,Tape,Magnetic Store,RAID
• Preserve
Microfilm, OD,NAS / SAN
• Deliver
Transformation Technology
- COLD/ERM, Personalization , XML, PDF, Comp
Security Technology
- PKI, DRM/Watermark,Digital Signature
Distribution
- E-mail, FAX, Portal, Mobile Service
ECM : Business Process 지원
생성
유통
처리
보관
활용
보존/
폐기
EDM : Document Life Cycle 관리
6
2. KMS의 요소로서 EDMS의 역할
- EDM 주요기능 • 전사적인 문서관리시스템에서 문서의 Lice Cycle을 관리하고 문서의 공유, 검색, 보안, 관리 등을
위해 다양한 기능을 지원
기본 기능
•문서속성정보
•이동/복사/삭제
•삭제문서 복원/폐기
•첨부파일 압축 암호
•접근권한/보안 관리
•반출/반입 관리기능
•Version 관리
•개인함 관리기능
•탐색
- 문서함 조회
- 문서목록 조회
- 문서정보 조회
- 첨부문서 조회
•검색
- 단순검색
- 상세검색
- 전문검색
- 검색문 저장
•조직도 관리
•사용자 관리
•폴더 관리
•보존/이관/폐기
•현황 및 통계
인터넷
서비스
관리
•PDF Conversion
활용
•통합 Viewer
•DRM 및 Water Mark
•문서작성 or 스캐닝
등록
•DRM 및 Water Mark
•ODMA I/F
•XML 문서 지원
생성/유통
•G/W 연동
7
통합연계기능
2. KMS의 요소로서 EDMS의 역할
- Imaging 주요기능 • 어떤 형태의 문서라도 Capture 기능을 통해 Digital화 하여 통합문서관리 시스템에 저장하고, 문서의
비즈니스 목적에 맞게 업무가 진행되도록 WorkFlow에 따라 문서를 Routing
Manage
Image for
Quality
Enhancement
Capture
Store
Index by
Capturing
Function
8
Document
Routing
3. 공공기관의 문서처리 흐름
공공기관의 문서처리
기록물 관리법
2004년부터 종이, 전자
문서의 등록, 분류,
편철, 전자문서의 관리
등 기록물관리업무가
기록물관리법에 따라
새롭게 적용
(新)전자문서시스템
종이문서, 전자문서 등
모든 기록물을 (新)전자
문서시스템에 등록하여
2년간 활용 후 자료관
(기록물관리부서)로
모두 이관하여 보존,
활용
9
자료관시스템 구축
이에 자치단체는 전자
문서시스템과 연동되어
기록물을 관리 할 수
있는 자료관시스템을
구축 하여야 함
3. 공공기관의 문서처리 흐름
- Diagram 각 급 기 관
처 리 과
기 록 보 존 소
자 료 관
목록이관
전자문서(G/W)
목록(전자+종이)
자료관
시스템
자료관
시스템
자료관
시스템
파일이관
전자문서
전자문서(일반)
보존상자
편철
종이문서 전자화
목록등록
실물이관
서고
Off Line 문서
도면 등
기간계시스템
전자문서시스템
기능강화
기간정보시스템
10
서고
3. 공공기관의 문서처리 흐름
- 시스템 별 기능 및 역할 각 급 기 관
처 리 과
자 료 관
기 록 보 존 소
목록이관
전자문서(G/W)
목록(전자+종이)
자료관
시스템
자료관
시스템
자료관
시스템
파일이관
전자문서
전자문서(일반)
종이문서 전자화
목록등록
<추가 – 필수 : 문서함관리>
<추가 – 선택 : 일반문서함관리>
• 전자문서 및 Off-Line 문서 편철기능
문서함관리 (생성,변경,이동,삭제)
접수문서 목록을 포함하는 대장관리 • 문서관리 (등록/삭제/폐기/복구)
• 생산현황 관리
• 권한 및 보안관리
• 이관기능(목록 및 전자문서)
• 전문검색( FTR )
• 구기록물 관리
자료관시스템
• 기록물 대장/목록관리 모듈
• 서고관리 모듈
• 분류기준표 관리 모듈
• 전자문서보존모듈
- 전자문서시스템 고유의 Communication 기능과
- 자료관으로 전자문서의 목록 및 전자파일 관리 및 이관기능을 담당하게 될
것이고, 기관의 선택에 의해서 추가로 정의된 일반문서함관리기능[선택기능]
의 활용을 통해 EDMS 기능까지 수행
행정기관 내 처리과의 전자문서시스템에서 결재 후 편철
되어 기록물 철 단위로 보관되는 전자문서와 종이 및 매체
형태의 전통적인 기록물을 자료관으로 이관 받아 법적인
기록물 관리를 수행
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3. 공공기관의 문서처리 흐름
- 의미 및 고려사항 -
공공기관
문서처리의 의미
•기록물관리 체계 정립
•전자문서시스템 기능 강화
•새로운 시장의 창출
KM 측면에서
전자문서시스템
선택기능의
활용범위
법적 이관
대상문서에 대한
이관흐름
12
EDMS를 도입한
기관의 선택
3. 공공기관의 문서처리 흐름
- 의미 및 고려사항 (KM 측면) -
G/W
Repository
(2년간 보관)
법적인 흐름
자료관
(7년간 보관)
전자문서시스템에서 발생한 Content
KM 측면에서
Content Base
KM atoms
EDMS
Repository
타 시스템에서 발생한 Content
EDMS Repository 활용을 통한 법적 /기능적 보완점 극복방안
13
3. 공공기관의 문서처리 흐름
- 의미 및 고려사항 -
G/W
Repository
전용시스템
(법적 근거)
(2년 보관)
활용의 측면에서
- Contents Repository
관점에서
- Copy For Use
범용시스템
(활용적 가치)
법적인 흐름
자료관
(7년간 보관)
전자문서시스템 기능강화
- 2년간 발생하는 기관의 자료 보관과 함께
- EDMS 기능의 필요/충분적 역할 수행
타 시스템에서 발생한 Content 중에서
- 자료관으로 이관시켜야 할 Content
- copy for Transfer (Undefined)
EDMS
Repository
타 시스템에서 발생한 Content 중에서
- KM 입장에서 활용성이 높은 Content
EDMS Repository 활용을 통한 법적 /기능적 보완점 극복방안
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3. 공공기관의 문서처리 흐름
- EDMS 기 도입기관의 선택 K M S
기존
시스템
E I P
전자문서시스템(G/W)
전자문서관리시스템(EDMS)
•KM 중심의 EDMS
•업무 중심의 문서관리
전자문서시스템(G/W)
필수기능
전자결재기능
신
시스템
선택기능
전자문서관리기능
처 리 과
자료관시스템
자 료 관
각 급 기 관
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•역사적 사료 중심의 EDMS
•행정 중심의 문서관리
3. 공공기관의 문서처리 흐름
- EDMS 기 도입기관의 선택 [활용방안]
행정정보
시스템
EIP/EKP
•부서별 업무문서
•업무 지식 문서
단위업무
(시설,도면,호적,
사진,일반문서)
EDMS
UI
EDMS Repository (EDMS)
법적인 테두리 내에서의
기록물 관리
전자문서 시스템(G/W)
16
자료관 시스템
3. 공공기관의 문서처리 흐름
- 활용방안 극대화 (제안) -
구분
전용시스템
(법적인 측면)
범용시스템
(KM 측면)
활용방안
특기사항
현재 전자문서시스템 및 자료관 시스템의 역할은
법적인 측면을 충족하는 전용시스템으로 활용
전자문서시스템
일반 문서함관리
기능의 최대한 활용
응용 Application서 EDMS 활용
- EDMS를 KM의 측면에서 비정형 Content를 관리해
주는 응용 Application의 형태로 운영
EDM/Imaging의 전반
적인 기능을 모두
수용
Content Repository서 EDMS 활용 1
- 비 정형 정보를 관리하는 각각의 단위업무와
연계하면서 Repository로 활용
도면, 시설, 사진,
호적
Content Repository서 EDMS 활용 2
- 기존 Legacy System에서 발생하는 전자문서를
통합 및 연계하면서 Repository로 활용
행정정보시스템
KMS, EIP, EKP
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3. 공공기관의 문서처리 흐름
- 활용방안 극대화 (Diagram) • 법적인 요건을 준수하면서 (G/W  자료관)
• EDMS의 Content 관리기능을 최대한 활용
EIP
UI
&
Logic
행정정보
시스템
단위업무 단위업무 단위업무 단위업무
단위업무
(도면관리) (시설관리) (호적관리) (사진관리) (생활기록부)
단위업무
(KMS)
EDMS
[선택]
전자문서
시스템
메타
메타
자료관 시스템
EDMS Repository Gateway
저장소
Case1
저장소
Case2
메타
메타
메타
메타e
메타
메타
메타
EDMS Repository
첨부
File
메타
첨부
File
• 각각의 단위업무는 기관의 특성에 맞는 업무시스템으로서
-고유의 Business Process 요건을 충족할 수 있도록 Application로 구성
• 저장소의 역할은
- Case 1 : 각각의 응용시스템 Meta 관리
- Case 2 : 각각의 응용시스템에서 발생하는 첨부 File의 경우 EDMS의 저장기능을 활용
이런 경우, 기관의 입장에서는 EDMS를 Content Repository의 역할로 활용 함으로서 본래의 기능을 극대화
18
3. 공공기관의 문서처리 흐름
- EDMS 기 도입기관의 선택 • 현재 사용중인 EDMS(문서관리시스템)은 기관의 특성에 따라 선택적으로 활용할 수 있다고 판단
• 신(New) 전자문서시스템에서(G/W) 기존 EDMS의 기능을 [필수]와 [선택]로 나누어 그 기능을 흡수
함으로서, EDMS가 응용솔루션으로서의 활용여지는 빈약하지만, [선택] 기능으로 처리할 수 없는
기관 고유의 업무가 있을 수 있음
• EDMS(기존 설치된 Site 포함)는 그 활용 예는 다음과 같은 2가지 경우 임
[ 첫째 - EDMS를 저장 Repository 기능으로 활용 ]
- EKP나 EP의 하부 Repository로 관련 된 첨부문서를 관리해주는 Repository로 역할 수행
- 기존 Legacy 시스템 및 단위업무와 관련된 Document를 관리해 주는 저장 Repository로 역할 수행
: Case 1 ) 독립적인 기능을 가지고 있는 단위업무의 관련된 Document를 관리
(시설관리,도면관리, 호적관리, 사진관리, 일반문서관리)
Case 2 ) 행정정보시스템에서 발생하는 첨부문서에 대한 보관 및 이에 대한 Referencing
[ 둘째 - EDMS를 저장 Repository 기능 뿐만 아니고, EDM 자체기능을 수행하는 응용 솔루션으로 계속 활용 ]
- EDMS를 저장 Repository 기능 뿐만 아니고, EDMS가 가지고 있는 EMDS UI ( User Interface)가 존재하는 기존의
기능을 그대로 활용하는 방안으로서, 이런 경우는 기관의 특성에 따라 선택할 수 있는 방안이라 보여지고 있으며 ,
- 신 전자문서시스템(G/W)의 [선택]기능에서 제공하지 않는 업무에 적용하여 활용하거나
- 선택 기능과 통합하여 사용할 수 없지만, 문서라는 측면에서 관리해 줄 필요가 있는 업무에 적용할 수 있음
19
4. 사례를 통한 가치창조 극대화
• 사용자 수 : 1,000
• 운영 환경 : n-Tier Pure Java Architecture Based on J2EE
• 수행내역 및 최종목표
- 공공기관 업무환경에 최적화된 지식기반 경영환경 구축
- EKP(지식포털시스템) 도입을 통한 행정의 효율성 제고
- 구정 경쟁력 제고 , 대구민 서비스 향상을 추진된 EKP 사업
- EKP 도입과 함께 지식관리 Repository서
: Content를 관리할 수 있는 전자문서관리시스템과 국가 기록물관리법에 의한 자료관시스템을
동시에 수행한 시스템
• 기대효과
- 공공기관의 법적인 업무흐름 외, 실제 업무에 필요한 비정형 정보 (종이문서,도면관리,대장
관리 등)를 관리하기 위한 업무를 EDMS 연계 구축
- 전자문서 시스템에서 발생한 Document를
: 법적인 요건을 준수하면서
: 문서처리 체계를 개선하여
: 활용을 통한 지식가치 극대화를 이룬 사례
20
4. 사례를 통한 가치창조 극대화
- EKP Project Frame Work Diagram 전자결재시스템
정부지식관리시스템
지식물로
등록
(GKMS)
결재 및 게시
이관
- 목록
- 파일
문서
첨부
결재문서
자동이관
기간계 시스템
행정 업무용시스템
지식물
등록,열람
자료관
EDMS
KMS
•물품관리
•직능단체관리
•도서관리
•PC관리
•지방행정
•임시직관리
•정보은행
•주민표창대장
•초과근무관리
•정현원관리
타 행정기관
•민원
•지적
•주택
•주민
•차량
•재무
•환경
•보건
•건축
•농촌
•산업
•세무
검색시스템
KMS
SSO
EIP(Web Portal)
INTERNET
종이 문서
도면/대장
Scan 사용자
외부사용자
내부사용자
21
홈페이지
검
색
시
스
템
4. 사례를 통한 가치창조 극대화
- EKP Project (EDMS 자체기능) -
사용자 #1
전자문서등록
전자문서관리자
사용자 #2
.
분류기준관리
전자문서 조회/열람
전자문서수정
사용자/권한관리
전자문서삭제
통계관리
Off Line 문서 등록
Data Repository
.기초데이타
사용자 #3
(사용자,
조직)
전자문서
데이타
(등록자,
버전, etc)
.
.
관리데이타
(버전, 분류,
etc)
전자문서수정
문서가치분석
정책/이용도 분석
활용도 분석
File Repository
Repository
시스템관리자
책임자
데이터 관리
File 관리
정책수립
보안 / 로그분석
시스템적합성
Repository 용량분석
시스템 분석
22
평가
4. 사례를 통한 가치창조 극대화
- EKP Project (EDMS 수행 역할) • 문서 Control Center
- 전자기록물, 종이문서, 도면, 기타 참고문서 등 업무수행에 필요한 모든 문서의 보관 및 활용을
통제하는 기능
- File Repository 엔진 기술, 버전관리기능, 권한관리기능 등 EDMS 만의 고유 문서관리기능을 활용
하여 문서가치의 극대화 및 가치공유 확대
• 연계기능을 통한 가치 극대화
- Groupware, KMS, EIP 등 내부 전산 시스템에 In/Out 문서정보를 연계하여 공유시킴으로써 문서정보
의 지식가치 부여 및 공유 확대
- Homepage 연동 Module을 적용하여 별도의 구축작업 없이 EDMS 내의 문서를 사용자 선택에 의해
Homepage 공개 문서로 적용 가능
• Off-Line 문서 보관 관리 활용
- 정부의 기록물관리법, 사무관리규정 등 법에서 정의하지 않은 업무용 Off-Line 문서
(종이문서, 도면, 대장 등 기타 참고문서)를 Digital Data화하여 KM의 입장에서 Content 공유를
통한 가치공유 확대로 업무수행의 효율성을 배가 시킴)
23
4. 사례를 통한 가치창조 극대화
- EKP Project (유사 프로젝트 분석) -
기록관리 개발용역 시스템
EDMS 및 자료관
법적인 측면의
시스템 구축
전사적 문서관리체계 도입
문서처리 흐름
개선을 위한
EDMS 활용
공통점
EDMS를
시스템간의
EIP 또는 EKP의 통합 및 연동을
통합 Repository
통한 가치
활용
극대화
전자화 사업
지식포탈시스템 구축
EIP 기반 지식관리 및 전자문서시스템 구축
24
5. EDMS 핵심기능을 활용한 당사의 자료관
- dDIMS/Archive (Architecture) Web Browser
Application Client (HTML, JavaScript)
Scan
Station
Java VM
View
Station
OCR / ICR / BAR Code
FAX
Station
Mobile
Station
HTTP
Presentation
Layer
Web Container
Servlet
Security
JSP Page
JMS
EJB Container
Session Bean
User
Module
Version
Module
ACL &&
ACL
Security
Module
CO / CI
Module
Compress
Encrytion
Module
Environment
Module
Interface
Module
JEUS
Business
Layer
Folder
Module
Doc & File
Mgmt.
Module
JTS
기록물 Module
EDM/Image Module
Interface
Module
생산
이관
평가
목록
메체
서가
점검
분류
공개
File
Entity
Node Controller
Binder
Entity
User
Entity
Web Application Server
Entity
Layer
JDBC
Connector
Entity Bean
Document
Entity
JNDI
RDBMS
FTR DB
File
System
Meta Data
FTR Index
Document
25
ClassCode
Entity
Link Manager
Session Manager
5. EDMS 핵심기능을 활용한 당사의 자료관
- dDIMS/Archive (모듈 구성) 각급 기관
기록 보존소
처리과
자료관
전자문서시스템
자료관시스템
전자결재기능
전자문서관리기능
추가기능
필수(문서함)
•전자문서의 분류.편철
•기 분류.편철된
전자문서의 변경
•기록물 기본/세부
목록 등록
•분류기준표 갱신
•기록물 철 관리
•기록물 등록대장
•접수문서 몰록 관리
•생산현황 관리/이관
•구 기록물 이관
선택(일반전자문서)
•문서함 관리기능
•문서관리기능
- 등록/수정/삭제/
복원/폐기/
- 권한및보안
- 전문검색(FTR)
전문 EDM 기능
(Option)
자료관 기능
컨텐트 관리기능
(KM 지원)
서고관리 모듈
•한국전산원
EDMS 표준(안) 지원
•전자문서시스템의
문서함 관리기능
미비점 지원
• 단순저장이 아닌
활용위주의
지식관리기능 지원
분류기준표
목록/대장관리 모듈
전자문서 보존 모듈
기록물 분류 기준표
관리모듈
기록보존시스템
기록보존 기능
서고관리 모듈
목록/대장관리 모듈
전자문서 보존 모듈
기록물 분류 기준표
관리모듈
분류기준표 관리모듈
26
5. EDMS 핵심기능을 활용한 당사의 자료관
- dDIMS/Archive (특장점) 단위업무
(도면관리)
단위업무
(시설관리)
단위업무
(호적관리)
EDM
AP
단위업무
(사진관리)
단위업무
(생활기록부)
단위업무
……….
UI
API
엔진
엔진
• 엔진-API-자료관 AP의 3개 Layer로, 엔진을 전문 EDMS기반으로 구성하여 자료관에서 관
리해야 할 기록관리 대상(Object)인 문서를 전문적이고 안정적으로 지원
• 기존 Legacy 시스템 또는 단위업무와 관련된 Document를 관리해주는 저장 Repository로
역할 수행, 사용자 입장에서 엔진에 대한 활용도를 제고
- ex1 : EKP/EP등의 시스템의 관련 된 첨부 File을 관리
- ex2 : 행정정보시스템에서 발생하는 첨부 File을 관리
- ex3 : 독립적인 기능을 가지고 있는 단위업무의 관련된 Document를 관리 (시설, 도면, 제적, 사진, 일반문서)
• 사용자가 원할 경우 EDM 고유의 기능을 수행하는 EDM 응용솔루션으로 확장이 용이
- EDMS를 저장 Repository 기능 뿐만 아니고, EDMS가 가지고 있는 EDMS UI(User Interface)가 존재하는 기존의 기능을
그대로 활용하는 방안으로서, 이런 경우는 기관의 특성에 따라 추가로 선택할 수 있음
: 신 전자문서시스템(G/W)의 [선택] 기능에서 제공하지 않는 업무에 적용하여 활용
: 선택 기능과 통합하여 사용할 수 없지만, 문서라는 측면에서 별도 관리가 필요한 업무에 적용 가능
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5. EDMS 핵심기능을 활용한 당사의 자료관
- dDIMS/Archive (특장점) • 제반 법령 및 관련 표준(안) 준수 및 기능적인 측면
- 공공기관의 기록물관리에 관한 법률 시행령 및 시행규칙 내 제반사항 준수
- 자료관 기록관리시스템 규격(안) 준수
- 전자문서관리 시스템(EDMS) 구축지침(TTAS.KO-10.0116) 준수
• 기술적인 측면
- 대규모 사용자를 위한 처리엔진 탑재
- 컴포넌트 기반의 독립적 구조로 확장성 보장
- 100% Pure Java 기술로 구축되어 플랫폼이 독립적인 개방형 Architecture
• 검증 된 Solution
- 다양한 Site 구축경험 (정부기록보존소, 경기도청, 충북도청 등)을 토대로 개발
• 처리과용 문서생산 Module 및 지식관리 지향의 EDM 모듈 추가 지원
-
처리과용 종이문서 처리용 Image Module 선택적 제공
법적관리 대상인 보관 위주의 기능을 확장하기 위한 풍부한 EDM 기능 추가 제공
컨텐트 Base의 지식관리를 자체적으로 수용할 수 있도록 지원
상위의 KM 및 EIP와 연동을 통한 기관별 통합지식관리로 용이한 확장성 제공
28
5. EDMS 핵심기능을 활용한 당사의 자료관
- dDIMS/Archive (화면 예시) -
29
Q
&
A
감사합니다
30