Transcript 기록물관리중급과정(분류기준표).

정부기록보존소
Government Archives & Records Service
기록물분류기준표 제정
2003. 9
행정자치부 정부기록보존소
기록물분류기준표 제정
0
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목차
Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
Ⅱ. 분류기준표 제도 도입 후의 변화
1. 기록물분류기준표의 개념
1.공공기관의기록물관리에관한법률 규정
2. 처리과별 단위업무 체제
2. 보존기간 책정단위의 변화
3. 기록물관리의 전환
3. 기록물의 등록
4. 기관 기록관리부서와 분류기준표
4. 기록물철 등록부
5. 분류기준표의 적용
5. 기록물등록대장
6. 분류기준표 제정 개요도
6. 문서업무처리절차
7. 분류기준표 변경처리 절차 흐름도
8. 분류기준표 변경 사유
기록물분류기준표 제정
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Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
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1. 기록물분류기준표의 개념
기록물분류기준표의 개념
처리과별(기관별)로
단위업무를
확정하여 관리
기록물 분류 체계
단위업무별로
보존분류항목의
기준제시
보존
기간
보존
방법
단위업무
보존
장소
기록물철1
수행 단위업무별로
직제개정/업무변경시
기록물철을
분류기준표
등록ㆍ편철
변경(신청)
기록물(건)
기록물분류기준표 제정
2
기록물(건)
기록물철2
기록물(건)
기록물(건)
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Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
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2. 처리과별 단위업무 체제
「처리과별 단위업무」체제의 장점
문서 등록 시 사용하기 편리하며, 기록물의
정확한 분류 가능
열람의 효율성과 편리성 제고
행정환경의 변화를 신속히 반영하며, 업무환
경과 기록관리를 일치
다수의 「보존분류항목」을 제시하여, 기록
의 제반정보를 종합관리
기록물분류기준표 (법정 항목)
기능분류번호
보존분류기준
검색어 지정기준
처리과
기관코드 대기능 중기능 소기능 단위업무 보존 보존 보존 비치기록물 비치기록물 특수목록 제1특수 제2특수 제3특수
기간 방법 장소
여부
이관시기
위치
목록
목록
목록
○ 조사서 대상항목 아님
○ 제정주관부서 고유작업
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Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
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3. 기록물관리의 전환 (1)
분류기준표제도 도입 배경
과거
발전방향
보존 / 폐기 / 관리 개념
생산부터 보존/폐기까지 기록물의
일생을 관리
수동적인 열람 제공
정보화시대의 적극적인 정보 제공
비전문인력에 의한 사무관리의 일부분
전문인력에 의한 국가기록정보의 발
굴ㆍ공유ㆍ활용 독립적 업무 영역
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Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
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3. 기록물관리의 전환 (2)
공문서분류번호및보존기간표의 단점
機能別 十進分類法 채택 : 다양한 정부의 업무기능을 모두 수용하는 것이 불가능
- 오분류/오편철 가능성이 상존
5-7년 주기로 개정, 급속히 변화하는 행정환경변화 반영이 불가능
중앙행정기관의 업무기능 위주로 항목이 설정되어 지방자치단체/교육청 등에 적용
하기에 한계
행정참고가치 위주로 기능별 보존기간이 책정
- 우리시대의 역사기록이 제대로 보존되지 못함
기능별/보존기간별로 편철→동일사안 문서의 일부분만 보존되고, 대다수는 폐기되
고, 실제 문서편철방법과도 맞지 않음
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Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
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4. 기관 기록물관리부서와 분류기준표
기록물관리 부서의 업무
기관 분류기준표 제정
- 처리과별 단위업무 조사
- 단위업무별 보존분류항목의 적절성 검토 및 확정
분류기준표에 따른 기관 생산기록물 관리
- 기록물의 생산부터 보존, 이관/폐기까지 관리
기관 분류기준표 운영
- 각 처리과별 분류기준표 세부운영기준 제시
- 기관의 직제변동 등을 반영한 분류기준표 변경
분류기준표 관련 기관 내 교육
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Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
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5. 분류기준표의 적용
처리과
(생산부서)
자료관
(기록물관리부서)
전문관리기관
(보존부서)
1.기록물 생산/접수
-단위업무별 기록물
철 등록
-철에 해당 기록물
편철
2.업무참고
-단위업무/기록물
철별 검색 활용
3.기록물생산현황보
고/이관
1.처리과 생산현황 취합
2.이관대상 기록물 수집
/이관
3.기록물 서가 배치
4.기록물 폐기
5.기관 내외 열람 제공/
보유기록물 정보관리
1.기관별 생산현황 취합
2.이관대상기록물 수집/
이관
3.기록물 서고 배치
4.이관누락 기록물 추적
5.열람 제공
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Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
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6. 분류기준표 제정 개요도
항목
세부절차
비 고
• 기본계획 수립
• 제정팀 구성
- 기본/세부계획 수립
- 제정 실무매뉴얼 작성
- 제정팀 구성
※ 제정팀 구성시 유의사항
기록관리전문가와 기관의 업무내역을
상세히 파악하고 있는 인원으로 구성
• 조사서작성
- 조사서 작성 세부계획 수립
- 처리과별 조사담당자 교육
- 단위업무 조사
- 처리과별 각 업무담당자가 직접
• 조사서정밀검토
및 시안작성
-처리과별 직무분석
-보존분류항목 정밀검토
-시안 완성
-기관 직제표/업무분장표등으로, 각 부서
및 단위업무를 분석, 보존분류항목 결정
• 시안검토의뢰
및 수정요구 반영
-시안 검토 요청(처리과별)
-수정요구 반영, 분류기준표 변경
-대중소 기능분류(단위업무 연결)
※대중소 기능분류
- 단위업무를 기능별/주제별로 분류
-단위업무 검색시 사용
• 전문관리기관
협의
- 완성된 분류기준표 제출
- 수집 대상 기록물 협의
- 2003년 4/4 중
• 적용
- 기관 전자문서시스템에 분류기준표 탑재
- 적용
- 2004년 1월부터
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조사서 작성
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Ⅱ. 분류기준표 제도 도입 후의 변화
1.공공기관의기록물관리에관한법률 규정
2. 보존기간 책정단위의 변화
3. 기록물의 등록
4. 기록물철 등록부
5. 기록물등록대장
6. 문서업무처리절차
7. 분류기준표 변경처리 절차 흐름도
8. 분류기준표 변경 사유
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Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
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1. 공공기관의기록물관리에관한법률 규정
사무관리규정(종전)
• 기본항목만 규정
- 분류항목, 보존기간
공공기관의기록물관리에관한법률(현행)
• 생산단계에서 보존활용단계까지 규정
- 분류항목, 보존기간, 보존장소, 보존방법, 검색어
•
철단위 분류및 등록관리
• 건 단위 분류
(문서철은 등록하지 않음)
- 생산한 모든 문건은 문서철과 해당 단위업무가 연결되어 등록
- 기록물철 번호: 처리과코드+단위업무변호+연번
- 문서 외의 기타 기록물도 편철 가능(카드, 도면, 시청각 등)
• 기능별 보존분류
- 정부기능을 주제별로 구분
• 출처별 보존분류원칙에 입각
- 처리과별 단위업무 조사, 단위업무별 보존분류항목 지정 관리
정부수립후 계속 사용해온 공문서분류체제에서 분류기준표체제로 재편
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Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
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2. 보존기간 책정단위의 변화
▣ 보존기간 책정단위 변화
건(件)
건(件)
건(件)
건(件)
기록물철(綴)
기록물철(綴) 등록 개념이 도입됨
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Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
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3. 기록물의 등록
보존문서기록대장 대체
기본등록사항, 보존분류사항
철등록
기록물철등록부
기록물철(綴)
분류 • 편철
기록물등록대장
건(件)
제목은 수기 입력하여야 하지만, 대부분 작업은 지정 또는 자동부여
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Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
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4. 기록물철등록부
기록물철등록부 (법령사항)
기록물철등록부
(처리과기관코드: 자동
기본등록사항
단위
업무
코드
생산
연도
지정
자동
기록물분류기준표 제정
기록물철
등록연번
자동
기록물철
제
목
기입
연도: 자동 )
보존분류사항
특수
목록
기록물
형 태
종료
연도
보존
기간
보존
방법
보존
장소
비치
종결
일자
비치
사유
업 무
담당자
기입
지정
기입
지정
자동
자동
기입
기입
지정
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Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
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기록물철 분류번호
기록물철 분류번호의 구성(영 제13조)
6010509 - AA321000 - 13
처리과기관
코드
단위업무코
드
(2)
기록물철 권호수
등록연번
기록물철 분류번호는 “기록물철등록부”에 등록하여 관리
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Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
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5. 기록물등록대장
기록물등록대장 (법령사항)
(처리과기관코드:1310092,
생산(접수) 생산(접수) 첨부
등록구분
일자
등록번호 번호
2
(일반문서
생산•발송
기록물분류기준표 제정
3. 5.
1310092-10
첨부
번호
제목
주요기록물
관리지침
통보
문서과
결재 기안 시행 수신자
쪽수
권자 자 일자 (발신자) 배부번
호
20
과장
15
홍길동 3.5.
대전광역
시
연도:2003)
생산기관등 전자기록
록번호
물여부
전자
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Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
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기록물(건) 등록번호
기록물(건) 등록번호의 구성(영 제10조)
1310092 - 1234
처리과기관
코드
연도별 등
록 연번
기록물에 표기하는 때에는 처리과명을 표기
기록물분류기준표 제정
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Ⅰ. 기록물분류기준표의 개념
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6. 문서업무처리 절차
기안(起案)
결재
기록물 건(件) 등록
기록물철 등록
문서시행
이관
기록물분류기준표 제정
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Ⅳ. 기록물분류기준표 운영
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7. 분류기준표 변경처리 절차 흐름도
변경사유별 신청파일작성
(단위업무신설 신청 시
임시단위업무 생성/우선사용)
변경 신청
처리과
변경 신청
자료관
변경 통보
변경결과 접수
기록물 생산 시 분류/편철
기록물분류기준표 제정
변경신청 접수/내용심사
전문관리기관용
분류기준표 변경
변경신청
접수/취합, 검토
전문관리기관
변경 통보
통보사항 접수
자료관시스템에 반영
전자문서시스템 반영 의뢰
18
해당기관 통보
홈페이지 게시
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정부기록보존소
Ⅳ. 기록물분류기준표 운영
Government Archives & Records Service
8. 분류기준표 변경 사유 (시행규칙 제7조)
대처 요령
변경 사유
기관 변경 후 통보사항
처리과 명칭 변경
변경처리 후, 1개월 내 통보
단위업무 소관부서 변경
변경처리 후, 1개월 내 통보
단위업무 폐지
변경처리 후, 1개월 내 통보
전문관리기관으로 변경 요청사항
단위업무 신설
전문관리기관 승인 후 반영
단위업무의 보존분류사항 수정
전문관리기관 승인 후 반영
기록물분류기준표 제정
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지금까지 경청해 주신데 대하여
감사 드립니다.
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