Transcript 해당 기록물철 업무 담당자 소관

기록물 정리 및 생산현황보고 교육
【목차】
Ⅰ. 준비 작업
(☞ 각 처리과 기록물관리 담당자 소관)
1. 업무담당자 변경
2. 기록물철 이동
3. 기록물철 삭제
Ⅱ. 기록물 정리
1.
2.
3.
4.
5.
6.
(☞ 해당 기록물철 업무 담당자 소관)
보존년한 확인
재편철
권호수 추가
문서정보 수정
2009년도 수기문서 등록
편철확인
Ⅲ. 생산현황 통보 (☞ 각 처리과 기록물관리 담당자 소관)
1.
2.
3.
4.
정리 완료 확인
편철확정
생산목록 저장
생산현황집계
I. 준비 작업
Ⅰ. 준비 작업
1. 업무 담당자는 기록물철을 생성하고 수정(기록물철 형태, 비치기
록물여부, 변경사유) 할 수 있고
2. 기록물철 수정, 삭제는 각 처리과 기록물관리 담당자만 가능하다.
가.
조직개편, 인사이동 등으로 업무 담당자가 변경될 경우 각 부서 기록물관
리 담당자는 변경된 업무의 담당자를 재지정 해야 한다.
나.
업무 담당자가 변경되어 있지 않다면 기록물 재편철, 편철확인 등 모든 정
리업무가 기록물관리 담당자에게 집중되는 문제가 발생 한다.
3/36
1. 업무담당자 변경
1. 업무담당자 변경
각 처리과의 기록물관리담당자 소관
4/36
①문서함 선택⇒ ②관리 선택 후 연도(2009) 선택⇒ ③정리할 기록물
철을 선택⇒ ④함관리에서 ⑤‘변경’버튼을 클릭
5/36
⑦
⑥
⑥‘업무담당자’ 선택 후 변경⇒ ⑦‘변경’버튼을 클릭
※ 참고: 기록물관리 담당자가 아닌 업무 담당자는 ‘기록물형태’, ‘보
존기간’, ‘비치기록물여부’, ‘변경사유’만 수정 가능
6/36
2. 기록물철 이동
2. 기록물철 이동
각 처리과의 기록물관리담당자 소관
7/36
2009
①문서함 선택⇒ ②관리 선택 후 연도(2009) 선택⇒ ③이동시킬 기록
물철을 선택⇒ ④함관리에서 ‘이동’ 버튼을 클릭
8/36
2009
① ‘삼각형(▶)’ 버튼을 클릭하면 기록물철 선택창이 뜸
⇒ ② 이동 시 기준이 되는 기록물철을 선택
⇒ ③ ‘선택’버튼을 클릭
9/36
2009
① 선택한 기록물철을 기준으로 위로 이동할지 아래로 이동할지 선택
⇒ ② ‘이동’버튼을 클릭하면 완료
10/36
3. 기록물철 삭제
3. 기록물철 삭제
각 처리과의 기록물관리담당자 소관
11/36
2009
2009
①문서함을 선택⇒ ②관리 선택 후 연도(2009) 선택⇒ ③비어있는 기
록물철선택⇒ ④‘삭제’버튼 클릭⇒ ⑤‘확인’ 버튼 클릭
12/36
II. 기록물 정리
Ⅱ. 기록물 정리
1. 각 기록물철의 업무 담당자는 자기가 생산한 기록물에 대하여 재
편철 및 편철확인을 해야 한다.
2. 이를 위해 먼저 2009년도 기록물철의 내용을 정리해야 한다.
3. 확인 및 정리해야 할 내용
가. 보존년한의 확인
(각각의 단위업무코드의 보존년한과 기록물철의 보존년한 일치 유무)
나. 기록물이 적정한 편철함에 들어가 있는지 확인
(2009년 기록물이 다른 년도의 함에 들어가 있거나 업무와 관련이 없는
함에 들어가 있는 경우, 확인 후 재편철해야 함)
13/36
1. 보존년한 확인
1. 보존년한 확인
해당 기록물철 업무 담당자 소관
14/36
2009
2009
편철함이 들어가 있는 단위업무와 해당 기록물철의 정보를 열어서
실제로 보존기간이 일치하는지 확인⇒ 만약 일치하지 않는 경우
‘변경’버튼 클릭해서 보존년한 수정 가능
15/36
2. 재편철 방법
2. 재편철 방법
해당 기록물철 업무 담당자 소관
16/36
①
⑥
⑤
②
⑦
④
⑧
③
①~③ 먼저 정리하고자 하는 년도의 기록물철로 이동⇒ ④ 재편철 할 문서를
선택⇒ ⑤ ‘재편철’버튼을 클릭⇒ ⑥ 연도(2009) 선택⇒ ⑦ 옮겨갈 기록물철
선택⇒ ⑧ ‘선택’버튼 클릭 후 확인
17/36
3. 권호수 추가
3. 권호수 추가
해당 기록물철 업무 담당자 및
기록물관리 담당자 추가업무 수행가능
18/36
2009
※ 한 기록물철에 999건의 문서가 등록된 경우 권호수 추가
①문서함⇒ ②관리 클릭, 연도(2009) 선택⇒ ③기록물철 선택⇒ ④ ‘권
호수추가’버튼 클릭⇒ ⑤‘확인’버튼⇒ 추가된 기록물철로 재편철
19/36
4. 문서정보 수정
4. 문서정보 수정
해당 기록물철 업무 담당자 및
기록물관리 담당자 수정업무 수행가능
20/36
① 문서함⇒ ② 목록 클릭, 연도(2009) 선택⇒ ③ 기록물 등록대장⇒
④ 문서정보를 수정할 기록물 선택⇒ ⑤ ‘수정’버튼 클릭
21/36
⑦
⑥
⑥ 수정할 쪽 수 입력(첨부물의 쪽 수까지 포함)⇒ ⑦ ‘확인’버튼 클릭
※ 수정 가능한 항목은 ‘보안등급’, ‘쪽수’, ‘검색어’, ‘변경사유’이며,
네 가지 항목 외에는 수정 불가
22/36
5. 수기문서 등록
5. 2009년 수기문서 등록
해당 기록물철 업무 담당자 및
기록물관리 담당자 등록업무 수행가능
23/36
①
④
②
③
① 문서함⇒ ② 목록 클릭, 연도(2009) 선택⇒ ③ 기록물등록대장⇒
④ ‘문서등록’버튼 클릭 후⇒ 문서정보를 입력
24/36
6. 편철확인
6. 편철확인
해당 기록물철 업무 담당자 소관
25/36
2012
① 문서함⇒ ② 관리 클릭, 연도(2009) 선택⇒ ③ 정리할 편철함을 선
택⇒ ④ ‘편철확인’버튼 클릭⇒ 예상기관년도(대부분 2012) 확인
26/36
III. 생산현황 통보
Ⅲ. 생산현황 통보
1. 각 처리과 기록물관리 담당자는 해당 부서의 생산현황 통계 및
전산파일을 전자문서시스템을 활용하여 매년 3월 31일까지 관
할 기록관에 통보해야 한다.
2. 통보내용
전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이터 규격에 규정된
☞ 기록물등록대장, ☞ 기록물철등록부, ☞ 기록물배부대장,
☞ 기록물등록대장변경이력, ☞ 기록물철등록부변경이력, ☞
기록물배부대장변경이력, ☞ 특수목록정보, ☞ 첨부파일정보
가 수록된 전산파일
27/36
1. 정리 완료 확인
1. 정리 완료 확인
각 처리과의 기록물관리담당자 소관
28/36
2009
2009
2009
2009
2009
2009
① 문서함⇒ ② 목록 클릭, 연도(2009) 선택⇒ ③ 기록물철 등록부⇒ ④
조회 조건에서 “편철진행”이 있는지 확인
※ 모두 “편철확인”으로 되었는지 확인 후 편철확정 작업 진행
29/36
2. 편철확정
2. 편철확정
각 처리과의 기록물관리담당자 소관
30/36
2009
2009
2009
2009
2009
2009
⑥ 조회 조건을 “편철확인”으로 선택⇒ ⑦~⑧ 편철상태에 “편철확인”
으로 된 기록물 선택⇒ ⑨ ‘편철확정’버튼 클릭⇒ ⑩~⑪ ‘확인’ 클릭
31/36
3. 생산목록 저장
3. 생산목록 보고
각 처리과의 기록물관리담당자 소관
32/36
①
③
②
자료관시스템으로 생산목록보고
① 자료관 클릭⇒ ② 생산현황보고 클릭⇒ ③‘생산목록보고’버튼 클릭
33/36
4. 생산현황집계
4. 생산현황집계
각 처리과의 기록물관리담당자 소관
34/36
①
③
②
각 실과의 서무담당자는 생산목록 저장과 같은 방법으로 생산현황집계
를 다른 이름으로 저장하여 총 기록물 관리자에게 전달한다.
35/36
- 감사합니다 -
36/36