Transcript 분류기준표운영(기타공공기관용).

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기록물분류기준표 운영
2005
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0
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기록물분류기준표 개관
1
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관련 규정
공공기관의기록물관리법 제12조
-공공기관은 대통령령이 정하는 바에 따라 기록물에 분류번호를 부여하여
이를 등록하고,그 보존기간/방법/장소 및 공개여부를 분류하여 관리하여야 한다
동법률 시행령 제12조
-제2항 : 기록물분류기준표 작성 의무화
-제3항 : 제3조 각호의 1에 해당하는 기관(기타공공기관)의 기록물분류기준표는
중앙기록물관리기관 및 특수기록물관리기관의 장이 특별히 수집 보존할 필요가 있다고
지정 고시한 영구보존기록물을 제외하고는 당해 공공기관의 장이 정한다.
2
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I-2 기록물분류기준표의 개념
기록물분류기준표의 개념
처리과별(기관별)로 단위업무를 확정하여 관리
수행 단위업무별로 기록물철을 등록ㆍ편철
처리과 ⇔ 자료관 ⇔ 전문관리기관의 기록관리에 적용
3
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기록물 분류 체계
단위업무2
단위업무1
기록물철1
기록물(건)
기록물(건)
기록물철2
기록물(건)
기록물철1
기록물(건)
기록물(건)
4
기록물(건)
기록물철2
기록물(건)
기록물(건)
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단위사안 구분(예시)
단위업무
미술품관리
단위사안
영구
미술품관리대장
미술품 구입 처분 관리전환
불용 양여 손망실처리
ㅇ 물품관리법시행령
ㅇ 정부미술품관리규정
ㅇ 기록물관리법시행령(별표2)
-기록물의보존기간별분류기준
5
영 구
준영구
미술품수선 복원
20 년
미술품관리자문위원회
10 년
미술품관리현황조사보고
5년
미술품관리일반
3년
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기록물 처리절차(정부)
처리과
전자문서
시스템
생산2년후
이관
기록물
분류기준표
자료관
기록관리
시스템
6
준영구이상
7년후이관
기록물
분류기준표
전문관리기관
기록보존
시스템
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I-3 구성체계 및 적용기준
기록물분류기준표 (규칙제7조,별지3호)
기능분류번호
처리과
기관코드
대기능 중기능 소기능 단위업무
보존분류기준
검색어 지정기준
보존 보존 보존 비치기록물 비치기록물 특수목록 제1특수 제2특수 제3특수
기간 방법 장소
여부
이관시기
위치
목록
목록
목록
○ 기관 대상항목 아님
○ 국가기록원 고유작업
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1. 처리과 기관코드 : 정부표준코드(처리과별 7자리고유번호)
※기타공공기관은 독자적인 처리과 코드 생성 사용
2. 기능분류번호 : 단위업무에 8자리 고유번호 부여
공문서표
2004년 이후
십진식 5자리숫자
(12345)
고유번호식 8자리 숫자
(ZZ123456)
- 유관, 연계 단위업무를 소기능-중기능-대기능 계층분류
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3. 보존분류기준
- 보존기간 : 사료적,증빙적, 행정적 가치를 종합 판단(영15조)
* 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년(7종)
- 보존방법 : 상태, 중요도, 서고 등을 고려, 효율적 관리수단 선택(영16조)
* 병행보존, 매체보존, 원본보존(3종)
- 보존장소 : 중요도, 활용빈도 등을 고려 , 적합한 관리장소 선택(영17조)
* 자료관, 전문관리기관(2종) : 기타공공기관 이관은 미정
** 비치기록물 : 인사기록카드, 토지대장 등 처리과에서 장기간 업무 활용
(영17조, 규칙7조) =>일반문서는 비치기록물이 않됨
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4. 검색어 지정기준 :
- 단위업무별로 기록물 특성상 검색을 위해 필요한 경우, 지정하는
검색목록 항목 (기록물건, 기록물철 )
- 토지대장의 지번, 소유주 ; 징계관련 서류의 인명, 주민등록번호 등
- 검색 우선순위에 따라 3개까지 입력 가능
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「처리과별 단위업무」체제의 장점
Ɲ 기록물 등록시 사용하기 편리하며, 기록물의 정확한 분류 가능
- 자신이 분장한 단위업무 확인 용이
- 생산 / 접수 기록물을 정확히 분류할 수 있음
Ɲ 행정환경의 변화를 신속히 반영하며, 업무환경과 기록관리를 일치
Ɲ 이용시(열람)의 효율성과 편리성 제고
Ɲ 다수의 「보존분류항목」을 제시하며, 기록의 제반정보를 종합관리
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I-4 제도변화에 따른 차이
제도 변화에 따른 차이
제도적측면
1. 기록물 분류방법의 변화
사무관리규정
기록물관리법(현행)
- 건(件) 단위 분류
- 업무기능 분류
- 철(綴)단위 분류
- 처리과별, 단위업무별 분류
2. 처리과별 기록물관리책임자의 기록관리(규칙3조)
3. 보존기간 책정 단위 변화 ( 건 -->철)
4. 기록물 등록 / 편철 방법의 변화
(생산/접수-->단위업무선택->기록물철선택 -> 등록완료)
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I-5 기록물분류기준표 제정경과(정부)
분류기준표 제정 계획 수립
1998년 10월
분류기준표 1차 조사 (시범기관)
1998년 11월 ~ 1999년
분류기준표 2차 조사 (확대실시)
2000년
분류기준표 3차 조사 (전 기관 )
2002년
최종 기관 조회
2003년 7월 ~ 10월
고 시
2003년 11월 28일
시 행
2004년 1월 1일
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I-6 분류기준표 제정 개요도(1)
항목
세부절차
비 고
※ 제정팀 구성시 유의사항
기관의 업무내역을 상세히
파악하고 있고 기록관리실무와
이론에 익숙한 직원 중심으로
- 기본/세부계획 수립
기본계획 수립
- 제정 실무매뉴얼 작성
제정팀 구성
- 제정팀 구성
조사서작성
- 조사서 작성 세부계획 수립
- 처리과별 조사담당자 교육
- 단위업무 조사
14
- 1차조사(표본기관 대상)
- 2차조사(확대실시)
- 3차조사(자료관대상 전체기관)
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I-6 분류기준표 제정 개요도(2)
항목
세부절차
비 고
조사서 정밀
검토 및 표준
안 작성
- 처리과별 직무분석
- 보존분류항목 정밀검토
- 공통업무 및 유사기능기관적용
단위업무 표준안 작성
-
표준안 검토
의뢰 및 수정
요구 반영
- 표준안 검토 요청(처리과별)
- 수정요구 반영, 분류기준표 변경
- 대중소 기능분류(단위업무 연결)
※ 대중소 기능분류
- 업무기능중심 분류
- 향후 개선과제
15
관련 법령
기관별 직제시행규칙
기관별 업무분장표
기타 생산기록물 등
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I-6 분류기준표 제정 개요도(3)
항목
확정 및
국가기록원
검토의뢰
적용
세부절차
비 고
- 처리과 의견 반영 후, 확정
- 국가기록원 검토의뢰
- 국가기록원 검토 반영 수정 완료
- 분류기준표 탑재(전자문서시스템)
- 적용
16
- (내용검토 위주)
※영구보존대상 기록물 선정은
차후 진행
문의 : 국가기록원 평가분류팀
(차창민 : 042-481-6381)
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I-7 사안별 편철
사안단위로 관련문서끼리만 편철
- 업무단위 편철(현행) -> 사안단위편철(변경)
징계관계철
->씨랜드화재사건징계
사안별 편철기준(처리과 단위업무별 편철기준 작성;영13조)
- 발생/경과/완결 관계가 연결되는 하나의 사안
- 하나의 주제/과제/행사/회의
- 테이프/디스켓/영화필름 등 분리곤란한 매체단위
- 사진/도면은 대상이 되는 주제/행사/시설/구역 단위
- 카드류 동종카드(30매 미만)
- 기타 기록물철 단위로 적합한 단위
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기록물철 등록
- 모든 기록물은 사안별로 기록물철을 만들어, 기록물철등록부에 등록
- 기록물철 분류번호 : 처리과기관코드+단위업무번호+기록물철등록연번
※기타공공기관 처리과 코드/단위업무 코드는 별도 제정 적용
- 기록물등록대장에는 각 문건이 어느 기록물철에 편철되는지 분류등록
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기록물분류기준표 운영
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II-1 운영개요(기타공공기관)
국가기록원
영구보존 필요기록물 선정
제공
요청
변경기관
신설기관
각급기관
자료관 (운영)요원이 취합
자료관 (운영)요원이 분류기준표를
전자문서시스템에 탑재 운영
처리과에서 작성
20
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국가기록원
심
사
심사대상 : 단위업무신설, 단위업무
일부항목 변경
심사서 작성(엑셀)
공문접수
각급기관
시스템접수
분류기준표 관리시스템에 내용입력
(신설, 일부변경, 처리과코드변경,
폐지, 소관부서변경)
접수번호 부여
공문통보
심사의뢰
심사자에게 심사 의뢰
확정처리
심사자에 의해 단위업무 확정
통보파일생성
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II-2 기록물분류기준표 변경(1)
변경사유
대처요령
기관 변경후 통보사항
처리과 명칭 변경
변경처리후, 1개월내 통보
단위업무 소관부서 변경
변경처리후, 1개월내 통보
단위업무 폐지
변경처리후, 1개월내 통보
전문관리기관 승인 후 반영
전문관리기관을 변경 요청사항
단위업무 신설
전문관리기관 승인 후 반영
단위업무 보존분류사항 수정
전문관리기관 승인 후 반영
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II-2 기록물분류기준표 변경(2)
변경사유
대처요령
기관 변경후 통보사항
처리과 명칭 변경
단위업무 소관부서 변경
전문관리기관 승인/변경 후
반영
단위업무 폐지
전문관리기관을 변경 요청사항
단위업무 신설
단위업무 보존분류사항 수정
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II-3 행정표준코드
행정표준코드
정부표준코드로 행정자치부장관이 정하는 코드
처리과단위로 부여
7자리 구성
조직관리 부서에서 신청
기관 및 처리과 신설
기관 및 처리과명 변경
상위부서 코드 변경
행정자치부 정보자원관리팀
행정표준코드 관리 시스템
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국가기록원에서 목록관리프로그램을 위해 운영해 왔던 9자리 기관코드와 다름
24
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II-6 변경실무(1)
처리과 명칭변경
1.처리과기관코드만을 변경하는 경우
(변경기준일 : 2004.05.24.)
변 경 전
변 경 후
처리과기관코드 처리과기관코드
■ 처리과의 명칭만 변경된 경우
1310092
변
경
사
유
1310378
■ 소관 단위업무가 다른 처리과로
이동 없이 처리과 명칭만 변경
된 경우
정부기록보존소 행정과
국가기록원 기획지원과
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II-6 변경실무
단위업무 소관부서 변경
1.직제개정등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우
(변경기준일 : 2004.05.24.)
■ 단위업무를 수행하는 처리과가
변경된 경우
■ 단순소관부서 이동
변 경 전
처 리 과
단위업무
기관코드
번
호
1310379
AA000017
이관받은
처리과기관코드
변
경
사
유
1310378
■ 처리과 통폐합
■ 처리과 분리
국가기록원 수집관리과
전시관운영(AA000017)
국가기록원 기획지원과
전시관운영(AA000017)
26
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II-6 변경실무
단위업무 소관부서 변경
1.직제개정등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우
(변경기준일 : 2004.05.24.)
■ 단위업무를 수행하는 처리과가
변경된 경우
■ 단순소관부서 이동
■ 처리과 통폐합
■ 처리과 분리
국가기록원
국가기록원
수집관리과
평가분류과
변 경 전
처 리 과
단위업무
기관코드
번
호
이관받은
처리과기관코드
1310379
AA000011
1310093
1310379
AA000012
1310093
1310379
AA000013
1310093
1310380
AA000014
1310093
1310380
AA000015
1310093
1310380
AA000016
1310093
변
경
사
유
정부기록보존소 수집과
27
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II-6 변경실무
단위업무 소관부서 변경
1.직제개정등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우
(변경기준일 : 2004.05.24.)
■ 단위업무를 수행하는 처리과가
변경된 경우
■ 단순소관부서 이동
■ 처리과 통폐합
■ 처리과 분리
변 경 전
처 리 과
단위업무
기관코드
번
호
이관받은
처리과기관코드
1310093
AA000011
1310379
1310093
AA000012
1310379
1310093
AA000013
1310379
1310093
AA000014
1310380
1310093
AA000015
1310380
1310093
AA000016
1310380
변
경
사
유
정부기록보존소 수집과
국가기록원
국가기록원
수집관리과
평가분류과
28
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II-6 변경실무
1. 처리과코드만을 변경하는 경우
(변경기준일 : 2004.05.24) )
변 경 전
변 경 후
처리과기관코드 처리과기관코드
1310093
변
경
사
유
1310379
2. 직제개정등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우
(변경기준일 : 2004.05.24) )
변 경 전
처 리 과
단위업무
기관코드
번
호
이관받은
처리과기관코드
1310093
AA000014
1310380
1310093
AA000015
1310380
1310093
AA000016
1310380
29
변
경
사
유
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II-6 변경실무
단위업무 폐지
1.단위업무를 폐지하는 경우
(변경기준일 :
■ 더 이상 해당업무를 하지않을 떄
폐지대상업무
처 리 과
단위업무
기관코드
번
호
폐
지
사
)
유
■ 페지된 단위업무도 계속 관리
해야하며, 단위업무를 삭제하는
것이 아님
30
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II-6 변경실무
1.단위업무를 폐지하는 경우
(변경기준일 : 2005.08.01 )
폐지대상업무
처 리 과
단위업무
기관코드
번
호
폐
지
1111111
e0000025
1111111
PA025689 사용안함
1111111
PA000489 종이문서만 생산됨
31
사
유
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단위업무명
단위업무설명
1. 20자이내로 서술
2. 명사와 동사를 섞어서
작명하며 업무의 성격이 구
체적으로 드러나야함
행정업무 참조기간
보존기간 종합판단
1. 업무내용 2. 처리절차 3.
증빙자료 유효기간
사료가치가 있으면
업무성격이나 난이도 4. 업
관계법령 의무기간
영구
사료가치 보존기간
사료가치가 없으면 보
1, 3, 5, 10, 20
영구, 준영구
존기간 중 가장 높은
무의 중요도 5. 업무의 파
급효과나 영향력 등 업무내
용이 종합적으로 나타나도
록 구체적으로 기술
보존기간책정사유
보존기간 책정한 사유
를 200지 이내에서 구
보존장소
것을 채택
비치여부
열람예상빈도
비치
높음
영구, 준영구
-> 전문관리기관
체적으로 기술
중간
1, 3, 5, 10, 20년
-> 자료관
아님
낮음
주요열람용도
학술연구
행정정보
민원증빙
사업정보
32
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II-6 변경실무
단위업무 신설
1.단위업무를 신설하는 경우
(신설기준일 : 2004.11.01. )
■ 단위업무명
- 20자이내 서술
- 명사와 동사를 섞어서 작명
- “~관계”, “~일반”, “~및~”
■ 단위업무설명
- 업무내용, 처리절차, 업무성격이나
난이도 업무의 중요도 업무의 파급
효과나 영향력 등 업무내용이 종합
적으로 나타나도록 200자이내 기술
- “단위업무명+관련업무”
■ 보존기간 책정사유
- 보존기간을 책정한 사유를 200자
이내에서 구체적으로 기술
- “중요업무로 영구보존”, “O년보존이
타당함”, “~관련업무로 O년보존”
처리과기관코드 :
신설된 단위업무명 :
1310093
기록물수집
비밀의 경우 단위업무가
명:
단위업무설명 :
공공기관의 제반 보존대상기록물(일반기록, 비밀기록, 시청각기록, 행정간행물,
대통령기록, 행정박물, 공직자선물등 기록물관리법 2조의 기록물 중 보존대상
기록물), 국내외소재 역사기록물 등 영구적으로 보존관리해야 하는 기록물을
수집하는 업무. 생산현황파악(보고.접수.분석), 기록물정리지침 작성 및 통보,
보존대상기록 통보, 인수 등 기록물 수집에 관한 제반사항을 포함
보존기간
행정업무 참고기간
증빙자료 유효기간
관계법령 의무기간
사료가치 보존기간
보존기간 종합판단
보존방법
보존장소
원본보존
전문관리
기
관
이관후 열람예상 빈도 :
검색어
지정기준
33
( 영구 ) 보존기간 책정사유 :
( 영구 )
( X ) 국가핵심기록을 수집하는 기록으로
( 있음 ) 증빙 및 역사적 가치를 고려하여 영
( 영구 ) 구보존
비치기록물여부
비치기록물 이관시기
아님
(높음)
특수목록 위치 제1특수목록
주요열람 용도 :
제2특수목록
행정참조
제3특수목록
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II-6 변경실무
1.단위업무를 신설하는 경우
(신설기준일 : 2004.00.00. )
처리과기관코드 :
신설된 단위업무명 :
1111111
주차장관리
비밀의 경우 단위업무가
명:
단위업무설명 :
주차장관리 관련업무
보존기간
행정업무 참고기간
증빙자료 유효기간
관계법령 의무기간
사료가치 보존기간
보존기간 종합판단
보존방법
보존장소
원본보존
자료관
이관후 열람예상 빈도 :
검색어
지정기준
(3
(3
(
(3
(3
) 보존기간 책정사유 :
)
) 행정참고로 3년 보존 타당
)
)
비치기록물여부
비치기록물 이관시기
아님
(낮음)
주요열람 용도 :
특수목록 위치 제1특수목록
제2특수목록
34
행정참조
제3특수목록
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II-6 변경실무
1.단위업무를 신설하는 경우
(신설기준일 : 2004.00.00. )
처리과기관코드 :
신설된 단위업무명 :
1111111
국고보조금예산
비밀의 경우 단위업무가
명:
단위업무설명 :
국고보조금 예산편성관련 업무로 업무효율 향상을 위하여 단위업무 신설이 필
요하며 반려시 업무처리에 지장이 있음
보존기간
행정업무 참고기간
증빙자료 유효기간
관계법령 의무기간
사료가치 보존기간
보존기간 종합판단
보존방법
보존장소
원본보존
케비넷
이관후 열람예상 빈도 :
검색어
지정기준
(5
(5
(
(5
(
) 보존기간 책정사유 :
)
) 행정참고로 5년 보존 타당
)
)
비치기록물여부
비치기록물 이관시기
아님
(낮음)
주요열람 용도 :
특수목록 위치 제1특수목록
제2특수목록
35
행정참조
제3특수목록
http://www.archives.go.kr
국가기록원
Government Archives & Records Service
II-6 변경실무
단위업무 일부항목 변경
1.단위업무의 일부항목의 내용을 수정하는 경우
변경기준일 :(
처리과 기관코드 :
■ 단위업무의 일부항목을 변경해야
항
목
)
단위업무 번호 :
변 경 전
변 경 후
변경사유
하는 경우 신청
■ 단위업무 표준화 기관
- 읍ㆍ면ㆍ동
단위업무명
단위업무 가명
- 초ㆍ중ㆍ고
- 파출소, 우체국
■ 기관공통업무(109개)
- ZAXXXXXX
■ 창업보육센타->창업보육센터
영구 -> 1년
XXX메뉴얼제작->전문성제고
단위업무 설명
보존기간
보존방법
보존장소
비치기록물 여부
비치기록물 이관시기
특수목록 위치
제1특수목록
제2특수목록
제3특수목록
36
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