Transcript 6. 그룹웨어 사용자매뉴얼 문서관리

문서관리
목차
Ⅵ. 문서관리
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문서관리
1. 초기화면 설명
1. 초기화면 설명
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1
3
①
②
③
전자문서 분류함으로 트리형태의 문서분류체계로 구성되었으며 해당 분류
함별로 구성된 문서리스트를 볼 수 있습니다
문서관리 주메뉴를 클릭했을 때의 초기화면으로 등록기간에 해당하는 문서
리스트 정보를 보여줍니다.
개인문서 분류함으로 즐겨 사용하는 문서함을 등록하여 쉽게 검색할 수 있
습니다.
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문서관리
1. 초기화면 설명
1. 초기화면 설명
1) 개인문서분류함 등록/수정(즐겨찾기 함)
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①
②
③
④
즐겨찾을 문서분류함을 선택합니다.(문서특성상 3차 분류부터 7차분류까지
문서가 분류될 수 있습니다.)
추가 버튼을 선택합니다.
문서분류선택 창을 닫읍니다.
추가된 문서분류함을 보실 수 있습니다.
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문서관리
1. 초기화면 설명
1. 초기화면 설명
2) 보존문서 찾기
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2
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①
②
③
④
전자문서 분류함, 즐겨찾기 문서함 또는 문서분류의 선택버튼을 선택하여
찾고자 하는 분류함으로 들어갑니다.
찾고자 하는 문서명, 등록/관리부서 선택, 등록자, 등록일(시작,끝)을 입
력합니다.
문서검색하기 버튼을 누릅니다.
찾은 목록을 엑셀로 보관할 수 있습니다.
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문서관리
1. 초기화면 설명
1. 초기화면 설명
3) 목록 상세 보기
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①
②
③
④
⑤
3
4
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상세타이틀의 상세보기 버튼을 누릅니다.
상세보기: 문서명, 문서분류, 문서설명, 등록자, 등록일, 보존기간, 보안
등급, 관련문서건수, 첨부문서건수 등을 보여줍니다.
버전: 문서명, 버전, 수정자, 수정일 등의 이력을 보여줍니다.
이력: 문서명, 이름, 부서/직위, 내용(등록, 열기 등), 일자등 이력을 보
여줍니다.
의견: 문서명에 대한 결재시 의견 등을 보여줍니다.
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문서관리
1. 초기화면 설명
1. 초기화면 설명
4) 문서내용 보기
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2
①
②
상세조회하고 자 하는 문서를 찾아 문서제목을 클릭하여 문서를 상세조회
합니다.
찾은 문서는 타이틀부분, 제목부분, 첨부부분 의견부분으로 나누어 조회하
실 수 있습니다.
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문서관리
2. 문서등록
2. 문서등록
1) 문서등록
Catalog나 기 결재된 Offline문서등을 전자 문서관리시스템에 등록하고자 할때 사
용합니다.
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1
2
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5
①
②
③
④
⑤
⑥
문서분류검색으로 문서분류를 등록합니다.
원본 문서를 등록합니다.(1개의 파일만 원본문서로 등록가능합니다. 원본문
서로서 등록되어 질수 있는 문서파일형식은 Office제품 전체, pdf, hwp등
입니다.)
문서보안등급을 및 조회권한자를 등록합니다.
기 전자결재 완료된 관련문서를 등록합니다.
첨부파일을 첨부합니다.
글쓰기 버튼으로 문서를 최종 등록합니다.
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문서관리
2. 문서등록
2. 문서등록
2) 원본문서 수정
문서등록에서 등록된 문서는 반입/반출버튼을 통하여 원본문서를 변경할 수 있습
니다. 문서등록메뉴에서 등록된 문서에만 반입/반출이 적용됩니다.
①
②
③
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반출버튼을 클릭합니다.
반입버튼을 클릭하고
수정된 웝본문서 파일을 선택
합니다.
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문서관리
2. 문서등록
2. 문서등록
3) 반입/반출 수정확인
반입/반출시 마다 문서의 버
전이 업그레이드 됩니
다.
이력내역에 반입/반출/열기/
등록 등을 표시합니다.
4) 문서등록 삭제
삭제하면 삭제된 문서는 폐기문서함으로 이관됩니다.
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문서관리
5. 보존문서
3. 보존문서
보존연한이,
다음해 1월 1일 기준으로, 만료가 안된 문서의 목록을 보여줍니다.
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문서관리
6. 폐기문서
4. 폐기문서
보존연한이,
보여줍니다.
다음해 1월 1일 기준으로, 만료되었거나 문서 삭제된 문서의 목록을
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5. 정리
구분
세부항목
문서분류번호
문서분류
문서등록
관리
CO(2) + 문서종류(2) + 분류번호(5) + 년도(4) + 일련번호(5)
COXX-11111-2005-00001
문서종류
AD: 결재문서, GD: 일반문서 ,SD: 스캔문서 ,CD: 캐드문서
분류번호
문서분류 폴더 번호
문서등록
결재문서가 아닌 일반문서,기술문서 등을 등록한다
문서스캔
Fax,도면,기술문서 등의 종이문서를 스캔 하여 프로필 정보와
함께 문서관리에 등록한다.
문서검색
EDM에 등록되어 있는 문서를 검색엔진을 통해 문서내의 특정
문자 검색 및 요약문을 확인할 수 있다
문서폐기
보존년한이 완료된 문서를 보존년한 + 1 년 1월1일 자동폐기
된다 문서보관 스토리지에는 존재하고 관리대상에서 제외
문서연장
Admin Group,EDM관리그룹에 소속된 사용자,문서관리부서
의 팀장만 문서연장 처리 권한이 부여된다
보존기간이 완료된 해당문서의 보존년한(기간)을 연장한다
문서삭제
결재문서가 아닌 일반문서의 경우 등록된 문서를 권한이 있는
사용자에 한하여 삭제할 수 있다
반출
(check-out)
반입
(check-in)
문서권한
및
반.출입
설명
해당 문서에 대해 수정권한이 있는 사용자가 원문 및 첨부파
일 내용을 수정하기 위해 문서를 내려(Down) 받으면서 임의
의 사용자가 해당 문서를 변경하는 것을 막도록 Lock을 건다
반출이 되면 문서관리 내에서 Lock 이 걸린 상태가 되고 반출
한 사용자가 수정을 해서 문서를 올려(upload) 놓는 것을 의
미하며 다른 사용자가 문서에 대해 수정접근이 가능하도록
Lock을 제거한다
반출취소
반출을 통해 Lock을 걸은 문서의 반출상태를 반출하기 이전
상태로 되돌리는 것을 의미한다
이동
해당 문서를 저장되어있던 문서분류 폴더에서 다른 문서분류
폴더로 이동시킨다
권한이양
해당 문서를 볼 수 있는 권한을 타 부서에 부여한다
상세지정
해당 문서를 볼 수 있는 권한을 특정 각 개인들에게 부여한다
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