Transcript MODELOS PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL PRESUPUESTARIO B Benigno Prieto Valero

B SEGUIMIENTO Y
MODELOS PARA EL
CONTROL PRESUPUESTARIO
Benigno Prieto Valero
Responsable Sistemas de Gestión Grupo Ence
[email protected]
AGENDA
GRUPO EMPRESARIAL ENCE
PRESUPUESTO TRADICIONAL VS
PRESUPUESTO ESTRATEGICO
VALOR QUE APORTA AL GRUPO ENCE
GRUPO EMPRESARIAL ENCE
Industrias basadas en el bosque
GRUPO EMPRESARIAL ENCE
Líneas estratégicas
CONTROL DE GESTION
Flujo presupuestario
Servicio
Estudios
Estimación variables
Macroeconómicas
y sectoriales
Com. Dirección
Dir. de Fábricas
y de Forestal
Reflexión
Estratégica
Estimaciones
de organismos
y analistas
Simuación
CTA. RDOS
Aprobación
Consejo
Aprobación
Rellenar
Precio, IPC
Paridad
Planificación
Y Control
Div. Forestal
UPA
Septiem
Neg. Comp
Presupuestación
Neg. Comp.
FMA
Presupuestación
FMA
FMI
Presupuestación
FMI
Acuerdo Cortes,
Precio Madera,
Mix y Producción
Aprobación
Mensualización
Seguimient
o
Aprobación
Presupuestación
Fab. Celulosa y CENER
Div. Celulosa
Depart.
Centrales
Pl. Ajustes
y Cta. Rdos
consolidada
Rellenar
Pl. Precio
consumibles
Compras
Com. Seguim.
(Celulosa/
Forestal)
Control
Balance
Cta. Rdos matriz.
RR.HH
Costes personal
Sist. Inform.
SS.GG. y DIT
Todos
Gastos Admon
Inversiones
Desinvers.
Dir.
Financ.
Pl. Amortiz.
y Capitaliz
Dir. Comercial
Pl. Ventas x Mercado
Costes Comerciales
Dato de Descto Comercial
CONTROL DE GESTION TRADICIONAL
Mapa de sistemas
FÁBRICAS
CELULOSA
XXXX
CONTROL
PRESUPUESTARIO
Y CONSOLIDACIÓN
XXXXX
Marcadora
Báscula
Control
Distribuido
HERRAMIENTAS
TESORERÍA
OFICINAS CENTRALES
ORACLE
Demand
Planning
Transportation
Advance Supply
Chain Planning
OPM
Quality
OPM
Inventory
OPM
Manufacturing
OPM
Financials
OPM
Costing
Costing
Purchasing
Inventory
Order
Management
eCommerce
CRM
Support
Projects
XXXXX
ORACLE FINANCIALS
XXXXXX
Mantenimiento
iReceivables
(AR)
Fixed Assets (FA)
Account Receivables
(AR)
Account Payables (AP)
General Ledger (GL)
Cash Management (CM)
REPORTING
XXXXXXX
RRHH
XXXXXXX
SPEC/iTIME
XXXX
XXXXX
(PeopleNet)
XXXX
XXXX
XXXX
XXXXXX
DIRECCIÓN FOR.
MADERERA
CONTROL DE GESTION TRADICIONAL
Actores del presupuesto

Producción
Comercial
Compras
Logística
? ?

Financiero
RRHH
?
    
Presupuesto
1
Presupuesto
2
¿Los resultados …?
• Diferentes visiones del presupuesto
• Ineficiente utilización de la financiación
• No existe coordinación en los recursos
Presupuesto
3
“El calendario marca el
presupuesto”
Horizonte temporal de los forecast
Otro horizonte de rolling
22.2%
Rolling 8 trimestres
3.7%
Rolling seis trimestres
7.4%
ENCE
Año fiscal actual
63.0%
Rolling cuatro trimestres
3.7%
Fuente : Hackett Benchmarking & Research
Reflexiones iniciales
• Rompamos con el calendario
– El presupuesto es un proceso que debe
desarrollarse a lo largo de todo el ejercicio
– La mayoría de las entidades únicamente piensa
en el presupuesto del año siguiente a OctubreNoviembre
Enero
Febrero
….
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Reunión Alta Dirección
Fijación Variables
MACRO
Octubre
Noviembre
Extensión a las Filiales
Diciembre
Enero
Reevaluación/Revisión
En paralelo
Definición
del Proceso
de este año
Éxito
Fracaso
del Proceso
Reflexiones iniciales
• La definición del proceso no debe ser un
ANÁLISIS DE LABORATORIO
Si queremos que el seguimiento del presupuesto
aporte información VALIDA, no puede desarrollarse
de espaldas al usuario
Debería utilizarse como EXCUSA para definir con
los responsables de Negocio cuáles son las
variables génesis
Bases de los Modelos Presupuestarios
Responsables
Negocio/Área
Planificación y
Presupuestación
Magnitudes
a seguir
Identificación
variables
génesis
Creación
Modelos
Presupuestarios
Presupuestación
Seguimiento
que aporta
VALOR
Características básicas en los modelos
de Presupuestación
No existe ningún MODELO DE PRESUPUESTACIÓN que sea
mejor que el resto - son una traslación de los SISTEMAS DE
INFORMACIÓN DE GESTIÓN al ámbito presupuestario
Alineamiento
estratégico
de los
presupuestos
Planificación
Estratégica
Planes de
Negocio
Presupuestos
Alcance del
Modelo
Presupuestario
Simulación
Proyecciones
Posibilidades
de Simulación
y
Proyecciones
GESTION DEL CAMBIO
Coherencia del modelo
Análisis y comparación entre el modelo
analítico del ERP y el modelo presupuestario
ERP
Empresa
Dependencia
Empresa
1.Oficinas centrales
2.Fábricas (3)
3.DIT
4.Servicios Centrales FM
5.Viveros
Centro
Coste
1.Algunos deptos fábrica
2.Valores SSCC y FM
3.Pples dptos/activ. Forestal
Cuenta
1.Financiero (1 a 7)
2.Analítica (9)
Auxiliar 1
1.Productos celulosa
2.Destino-pto forestal
3.Bancos
4.Conceptos coste Celulosa
Auxiliar 2
1.Coste fijo celulosa
2.Coste variable celulosa
3.Actividades forestal
4.Gastos venta celulosa
MODELO PRESUPUESTARIO
1.Empresa
2.Direcciones
3.Destinos
4.Fábricas
5.Dep. RRHH (*)
1.Pto Celulos y Energía
2.Actividad y pto forestal
3.CV y CF celulosa
1.Financiero (1 a 2)
2.Analítica (3)
3.G (4 – Estadísticos)
4.Carta analítica
5.Actuación Patrimonial
6.Margen de
Contribución
Mercado
Interco
Proyecto
Centro
Coste
Producto
Cuenta
Ajustes
División
¿Qué distingue a las compañías de éxito?
Empresas de Alto
Rendimiento
Ganador =
Débil =
Acertada
Visión Estratégica
Acertada
Visión Estratégica
Visión
Mala Implantación
Perdedor =
Buena Implantación
Conservador =
Mala Visión
Estratégica
Mala Visión
Estratégica
Mala Implantación
Buena Implantación
Gestión del desempeño
Planificar + Medir + Decidir
Alineamiento estratégico de los
Presupuestos
Plan Estratégico
• Variables
fundamentales
• 3 años
Que suelen hacer bien
las organizaciones...
Presupuestos
• Más extenso
• A 1 año
Que no hacen tan
bien ...
• Definición de la Alta Dirección de • Trasladar sus planteamientos
la evolución esperada de las
estratégicos a un conjunto de
magnitudes fundamentales del
variables que integren toda la
negocio
organización
• Transmisión “hacia abajo” de
• Muy centrados en la Evolución
esos objetivos
de Negocio y menos en
Procesos de Gestión Interna,
• Asegurar que los presupuestos
Cliente y formación
responden en el corto plazo con
esos objetivos a medio y largo
• No todas las áreas de
plazo
responsabilidad están alineadas
CONTROL DE GESTION TRADICIONAL
“Exceldependientes“
Reporting
Analisis
ModelizaPlanning
ción
• Falta de control
• Fuentes de datos
inconsistentes
• Doble captura de los datos
• Díficil colaboración multiusuario:
Hoja de cálculo
– Análisis
– Modelización
– Planificación
Económico- Ventas &
Finanicero Marketing
RRHH
Producción
ORACLE
• Ciclo de presupuestación
largo
• Mantenimiento elevado
CONTROL DE GESTION ACTUALIZADO
Diseño conceptual del MIS
Sector
Información
Pública
Grupo Referencia
Cuota de mercado
BALANCE GESTION
Individuales /consolidado
Negocio
MIS
Información
Común
Indicadores homogeneos
Resultados
CTA. RDOS. GESTION
División A
División B
D. G. Financiera
Información
Divisiones
D. G. Com./Logística
Total Divisiones
D. G. RRHH
Individuales /consolidado
Indicadores de
Gestión y proceso
Seguimiento
Presupuestario
I+D
D.G. Planif. y Control
INFORMES A MEDIDA
ALERTAS
PRESUPUESTACION
Arquitectura
CSA
Planificación y
Control
Comercial
Compras . . .
Cuadro de mando
Aplicaciones
Business
Performance
Management
Consolidación
Business
Modeling
Contabilidad
Auditorías
Planificación
Planning
Modelización
Budgeting
POAs
Forecasting
UPAs
Reporting
Resultados
Consolidations
Reporting
&
Presupuestación
Financial
Management
Tailored
Desarrollos
Applications
a medida
Base de datos Única
Plataforma
BI
Oracle
DW
Meta4
SCM
CRM
CONTROL DE GESTION ACTUALIZADO
Excel es una herramienta más…
Reporting
Análisis
ModelizaPlanning
ción
“Los usuarios”
• Una “versión de la
realidad”
• Captura única de los
datos
• Soporte multi-usuario
• Control centralizado
Base de
Datos
• Work flow del proceso
presupuestario
• Ciclo de planificación y
forecast más corto
Económico- Ventas &
Finanicero Marketing
DATA
RRHH
ORACLE
WAREHOUSE
• Mantenimiento más
reducido
RESULTADOS EN ENCE
Comparativa de los modelos
Modelo básico
Modelo actualizado
 Basado en hoja Excel
(aprox. 250-300 hojas
básicas de imput/reporting
y 10-15 versiones)
 Tecnología web y reporting Excel
(aprox. 50 plantillas web de
entrada datos, 50 hojas Excel de
reporting y 3 versiones oficiales)
 Sin Work-flow del proceso
presupuestario

 Información agregada por
unidades de negocio
 Información escalar desde datos
individuales a consolidados
 Cálculos complejos contenidos en hojas Excel no
centralizados
y
difícil
simulación
 Cálculos controlados centralizadamente y utilización de funcionalidades estándar para repartos
 Presupuesto (3 meses)
Work-flow con
responsabilidades
 Presupuesto
accesible
más
fijación
fiable
de
y
CONTROL DE GESTION ACTUALIZADO
Actores más implicados
Datos en
tiempo real
Datos en
tiempo real
Datos en
tiempo real
Datos en
tiempo real
Producción
Comercial
Compras
Capacidad
fijada
Incremento
ventas
Respuesta a
las necesidades
Logística
Cumplir
demanda
Datos en
Real-Time
tiempo
Data real
RRHH
Contratación
personal
Financiero
Mayor
cash flow
Aplicaciones de usuario
Servicios de la plataforma
LA COORDINACIÓN DE TODA LA EMPRESA SE ALCANZA
UTILIZANDO UNA PLATAFORMA INTEGRADA
¿Los resultados …?
• Todos los departamentos discuten las mismas cifras
• Los fondos son utilizados eficientemente
• Los recursos están coordinados, a lo largo de toda la cadena corporativa
Valor que aporta a Ence
1.
Único entorno de trabajo para resolver problemáticas varias (real –conso-,
presupuesto –conso-, semanal) con acceso personalizado vía web a una base
de datos única
2.
Aseguramos la consistencia del modelo Real/POAPM/Semanal al utilizar los
mismos indicadores compartidos en los tres escenarios
3.
Mismos usuarios accediendo a los tres escenarios de datos con seguridades.
Curva de aprendizaje rápida dentro del Grupo
4.
Workflow que facilita la monitorización del proceso de cierre y presupuesto
5.
Multidimensionalidad que permite analizar la información desde todos los
puntos de vista que necesitemos
6.
Reporting que nace de una única fuente. Posibilidad de enriquecer el
reporting de cada sociedad además de cumplir las exigencias de Grupo
7.
Interface de datos procedentes de Oracle
Entorno único
Aplicación diseñada para el seguimiento de los datos
reales, incluyendo la conversión de divisa, consolidación
según PGC y ajustes IAS
CSA
Planificación y
Control
Comercial
Marketing . . .
Cuadro de Mando
Consolidación
Business
Modeling
Contabilidad
Auditorías
Planificación
Planning
Modelización
Budgeting
POAs
Forecasting
UPAs
Reporting
Resultados
Consolidations
Reporting
&
Presupuestación
Financial
Management
Base de Datos Única
Oracle
Tailored
Desarrollos
Applications
a medida
Entorno único
Aplicación diseñada para la
gestión del POAPM
Aplicación que recoge los indicadores
operativos del reporting de Ence
CSA
Planificación y
Control
Comercial
Compras…
Cuadro de Mando
Consolidación
Business
Modeling
Contabilidad
Aplicación que
recoge la evolución
semanal de los
indicadores más
significativos del
Grupo
Auditorías
Planificación
Planning
Modelización
Budgeting
POAs
Forecasting
UPAs
Reporting
Oracle
Resultados
Consolidations
Reporting
&
Presupuestación
Financial
Management
Tailored
Desarrollos
Applications
a medida
Comercial
Comercial
Aplicación para seguimiento presupuestario por cliente
así como variables económicas, logísticas (puerto,
incoterm,..),…
CSA
Planificación y
Control
Comercial
Compras…
Cuadro de Mando
Consolidación
Business
Modeling
Contabilidad
Auditorías
Planificación
Planning
Modelización
Budgeting
POAs
Forecasting
UPAs
Reporting
Resultados
Consolidations
Reporting
&
Presupuestación
Financial
Management
Base de datos Única
DW
Tailored
Desarrollos
Applications
a medida
Consistencia
Visibilidad evolutiva
en la misma pantalla
Dato único, bloqueo
de cierre mensual,...
Workflow
 Diferentes estados dentro del ciclo de reporting que permiten a los
usuarios que se encuentran en las cabeceras estar informados de los
avances de sus entidades dependientes
Estados del
Work-flow
1.
2.
3.
4.
5.
Not started
Work in
progress
Incomplete
Ready
Locked
Reporting
Reporting
€/MWh
COSTE GAS SEMANAL
€/MWh
PRECIOS VENTA SEMANAL
PRECIO TURB GAS
PRECIO TURB VAPOR
110
100
90
99,31
REAL
ACUMULADO
MENSUAL
97,64
80
Sem. II
POA TURB VAPOR
70
60 63,51
49,00
50
48,30
40
49,00
35
POA GAS
36,61
26.367,90
PRECIO MWh TURBINA GAS
PRECIO MWh TURBINA VAPOR
PRECIO MEDIO
49,00
COSTE GAS
COSTE TOTAL VARIABLE
AMORTIZACIÓN
RESTO COSTE FIJO
COSTES TOTALES
38,62
MARGEN DE EXPLOTACION UNITARIO
22,22
98,47
74,49
POA TURB GAS
45
40
PRODUCCIÓN TURBINAS
41,24
36,04
43,44
3,91
4,91
52,27
30
25
COSTE GAS
20
Sem. I
Sem. II
Sem. III
Sem. IV
Ver Cuadro
Trazabilidad Ppto. conso
Datos individuales
Datos agregados PGC
Datos agregados IAS
Ajustes IAS
 Detalle para cada IAS de los ajustes realizados desde PGC a nivel de
Grupo (preparado el desarrollo para hacerlo por cada División)
Conversión
 En una plantilla
indicamos
los
tipos de cierre y
medios
por
entidad
y
período
 Además
indicaremos por
sociedad
y
período
los
tipos
de
adiciones
de
inmovilizado y
fondos propios
Controles
GESTION DEL CAMBIO
Objetivo Final
Alinear Estrategia
y Acción
Planificación
Dinámica
Monitorizar el
Rendimiento
Buen Gobierno Corporativo
NIC 2005
…….
Expectivas de los Accionistas
Resultados Publicados
Cumplimiento