Transcript Prezentace ke kurzu Spisová služba Athéna

Spisová služba Athena
Martina Košíková, Adéla Kaschnerová
Úvod
Tento kurz byl vytvořen v rámci projektu Vzdělávání
v eGON Centru Statutárního města Karlovy Vary, jehož
cílem je snaha o vyšší efektivitu vzdělávání, odbornou
přípravu a rozvoj úředníků Statutárního města Karlovy
Vary a obcí v jeho územní působnosti. Dalším cílem je
zlepšení kvality řízení a managementu Statutárního
města Karlovy Vary a obcí v jeho působnosti. Třetím
cílem je zvýšení transparentnosti a otevřenosti
Statutárního města Karlovy Vary a obcí v jeho
působnosti.
Pojem spisová služba a její úkol
Spisová služba - soubor pracovních činností
spojených s manipulací s písemnostmi. Je to
specifická oblast správní činnosti, jejímž
úkolem je úplná péče o písemnosti, která
zahrnuje jejich příjem a doručování,
roztřiďování, označování, zapisování
(evidenci), oběh, vyřizování včetně
podepisování, vnitřní a vnější úpravy
písemností, odesílání, ukládání a jejich
vyřazování (skartaci).
Archivní služba
Navazuje na spisovou službu. Je to soubor pravidel,
zásad a činností souvisejících se soustřeďováním,
přejímáním, evidencí, ukládáním (kategorizací),
ochranou, odborným zpracováním, zpřístupňováním a
využíváním archiválií (písemné, obrazové, zvukové a
jiné záznamy, které vzešly z činnosti státních orgánů,
obcí a jiných právnických osob i z činnosti fyzických
osob, a které vzhledem ke svému dokumentárnímu
významu mají trvalou hodnotu).
Elektronizace spisové služby
• V roce 2005 vstoupil v platnost zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví
a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, který v § 63 odst. 3
obcím s pověřeným obecním úřadem, což je i Magistrát města
Karlovy Vary, stanoví povinnost vést spisovou službu v elektronické
podobě v elektronických systémech spisové služby.
• Dalším právním předpisem směřujícím k elektronizaci spisové služby
je vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách.
• V roce 2009 nabyl účinnosti zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických
úkonech a autorizované konverzi dokumentů, kterým se zřizují
datové schránky.
• Cílem elektronizace spisové služby je, aby úřad byl co nejblíže
občanovi.
Přehled platných právních předpisů
týkajících se vedení spisové služby
• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění
pozdějších předpisů
• vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
• vyhláška č. 496/2004 Sb. o elektronických podatelnách
• zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované
konverzi dokumentů
• vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení
zákona o archivnictví a spisové
• službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
• vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění
autorizované konverze
• vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a
provozování informačního systému datových schránek
Vedení spisové služby na Magistrátu
města Karlovy Vary
• V současné době je výkon spisové služby na Magistrátu města
Karlovy Vary upraven Spisovým a skartačním řádem platným
od 1. 7. 2011, který je vnitřním organizačním předpisem
Magistrátu města Karlovy Vary (dále jen „MM“). Vytváří
předpoklady pro úplnou, řádnou a přesnou evidenci
dokumentů, které byly na MM doručeny nebo vznikly
z činnosti MM. Systém spisové služby zajišťuje rychlé a
racionální vyřizování dokumentů, jejich přehledné ukládání,
snadné vyhledávání, zabraňuje svévolnému znehodnocování
dokumentů a zajišťuje uchování dokumentů trvalé hodnoty.
• Spisový a skartační řád je závazný pro všechny zaměstnance
Města Karlovy Vary zařazené do MM a při jeho aplikaci je
nutno respektovat zejména právní předpisy stanovené pro
spisovou službu a archivnictví.
• Součástí spisového skartačního řádu je spisový a skartační
plán, který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných
do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky,
skartačními znaky a skartačnímu lhůtami.
• Na Magistrátu města Karlovy Vary je spisová služba vedena
pomocí elektronické spisové služby Athena. SSL Athena je
komplexní aplikací na evidenci a manipulaci s písemnostmi
a spisy, řeší práci s dokumenty v celém jejich životním cyklu.
To však neznamená, že zaměstnanci nepracují s fyzickou
podobou dokumentů. Platí, že elektronická podoba spisové
služby musí odpovídat formě fyzické. Což laicky znamená,
že to co je v počítači, musí odpovídat tomu, co má
konkrétní zaměstnanec na stole nebo ve své skříni.
Změny v jednotlivých verzích SSL
Athena
VYSVĚTLENÍ POJMŮ:
• Externí písemnost - dokument vytvořil někdo
jiný (např. podání)
• Interní písemnost – mojí osobou vytvořený
dokument
Elektronicky doručené externí písemnosti je možno rozeznat
podle ikony. Na ikoně obálky je znak @.
Přidán druh dokumentu „Elektronicky doručená písemnost“ u
externího dokumentu doručeného z elektronické podatelny
nebo z datových schránek.
Na košilce externí písemnosti doručené prostřednictvím
datové schránky doplněno datum a čas dodání datové zprávy.
Protokol ověření platnosti zaručeného elektronického
podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového
razítka
Ověřený elektronický podpis
Neověřený elektronický podpis
Při předávání písemnosti je možné zaškrtnout nastavit
zodpovědnou pozici a nastavit zpracovatele.
Na všech třech pozicích je uvedeno stejné jméno
Nezaškrtnuté: Nastavit zodpovědnou pozici a nastavit
zpracovatele
Přidána funkce tzv. „našeptávače“, např. u spisového znaku
zobrazí několik nejčastěji použitých slov.
V záložce „Dokumenty“ u písemnosti je doplněn údaj o velikosti
připojeného dokumentu popř. dokumentů, aby bylo možné
předem zjistit velikost odesílané zprávy prostřednictvím ISDS.
V historii písemnosti (dokumentu) je zaznamenán údaj o
smazání (odstranění) hlavního dokumentu a přílohy.
Upraven modul k Podpisu – po předání písemnosti k podpisu je
písemnost automaticky předána vybrané pozici, která má
písemnost podepsat. Na této pozici se na úvodní stránce objeví
v záložce Úkoly k vyřízení . Pozice, která písemnost (dokument)
podepisuje má nové možnost funkci „Vrátit“ a může uvést důvod
vrácení písemnosti.
Původní název „Podepsané“ změněn na „Mnou podepsané“.
Přidána položka „Podepsáno“, kde je seznam písemností, které
byly předány k podpisu a jsou podepsané.
Přehled odeslané písemnosti byl přesunut do Písemností. Zde
si můžeme zkontrolovat stav odeslání obálky.
V záložce „Odeslané písemnosti“ přidán filtr, pro hledání
odeslané písemnosti (např. hledání podle čísla jednacího,
způsobu odeslání, atd.)
V přehledu odeslaných písemností zobrazeno na ikonce u
doručené obálky datum doručení, příp. datum odeslání u
odeslané obálky či informace u nedoručení.
Na obálku odeslanou do datové schránky je doplněna záložka
„Příloha“, která obsahuje doručenku datové zprávy ve formátu
ZFO. Záložka se zobrazí , až když je písemnost doručená nebo je
písemnost z nějakého důvodu nedoručitelná (záložka se
nezobrazí pokud je písemnost pouze odeslaná).
Obálka a doručenka datové zprávy
Při odesílání písemností je automaticky nastavena naposledy
použitá podatelna.
V případě u překlápěče tlačítek nebo je nutné nyní tento krok
potvrdit, aby nedocházelo k mylnému přidání či odebrání
položek.
Kontakt z Informačního systému datových schránek (dále jen
ISDS) má připojen identifikátor datové schránka (dále jen ID
datové schránky).
Přidána kontrola na nemožnost odeslání obálky
prostřednictvím datových schránek, která má jinou adresu než
z ISDS.
Stejná kontrola je přidána u založení obálky, kde není připojen
dokument.
Pokud je do obálky vloženo více písemností (dokumentů), na
obálku se vytisknou čísla jednací všech písemností vložených
do obálky . Dříve se doplnilo pouze číslo jednací první vložené
písemnosti.
V seznamu rozpracovaných spisů přidán sloupec „Spis má“ .
Na první pohled lze zjistit, kdo je vlastníkem spisu.
Změna ikony při předání spisu jinému zpracovateli (změna
vlastníka spisu).
Poslední otevřená položka ze seznamu (např. spisy) je
podbarvená pro rychlejší orientaci v seznamu.
Upraven postup při zpracování písemnosti. Před založením
nového spisu byla z horní lišty písemnosti odstraněna záložka
spisový znak. Ten je možné zadat přímo po kliknutí na záložku
„Nový spis“, pokud písemnost nemá spisový znak. Zobrazí se
tabulka, kde zvolíme spisový znak, upravíme název spisu.
Můžeme zde zapnout funkci jednotný spisový znak a správní spis.
Přidána kontrola spisového znaku u složky spisu. Složce spisu
nelze přiřadit spisový znak s delší lhůtou než je použitý spisový
znak u spisu.
Umožněno přidat propojení „Související“ na spisu. Vznikla
možnost oboustranného odkazu mezi spisem a písemností.
Nastavení „Termín vyřízení spisu“, dříve šlo nastavit jen termín
vyřízení písemnosti.
Před uzavřením písemnosti provést kontrolu formy
písemnosti, automaticky se nastaví forma „Analogová“
Před uzavřením spisu je nutné zvolit formu spisu, jinak není
aktivní záložka „Uzavřít spis“.
Přidána možnost uzavření složky spisu, pokud jsou ve složce
spisu uzavřeny všechny písemnosti. Uzavřenou složku spisu je
možné znovu otevřít. Při uzavření spisu se automaticky uzavřou
všechny složky spisu. Při oživení celého spisu se opět oživí
všechny složky spisu, nezávisle na tom, zda byly složky spisu
uzavřeny jednotlivě.
Při vložení spisu do krabice se nyní zobrazuje název spisu.
Dříve se zobrazilo pouze číslo jednací spisu.
V modulu „Krabice spisovny“ na spisovně i na příruční
spisovně se zobrazuje forma spisu (elektronická, analogová)
bez nutnosti otevřít spis.
V přehledech „Obsah krabic“ a „Obsah spisu“ je doplněna
informace o formě spisu (elektronická nebo analogová) a
v poznámce o formě písemnosti.
Děkuji za pozornost