Transcript Rozdělování a oběh dokumentů

Spisová služba
u veřejnoprávních původců
Legislativní normy
●
●
zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové
službě a o změně některých zákonů (poslední
novela s účinností od 1. července 2012
publikována pod č. 167/2012 Sb.)
vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech
výkonu spisové služby (platná od 1. srpna
2012)
Další předpisy
●
●
Instrukce ministerstva vnitra ČR ze dne
25.5.1992 o spisové službě (publikována
ve Věstníku vlády ČR pro okresní úřady
a orgány obcí, roč. 2, č. 1) + 2 novely z roku
2001 publikované tamtéž
Národní standard pro elektronické systémy
spisových služeb (publikován ve Věstníku
Ministerstva vnitra pod č. 64/2012)
Metodika
●
●
●
metodiky pro obce jsou zveřejňovány
na stránkách ministerstva vnitra (www.mvcr.cz)
v sekci Archivnictví a spisová služba (odkaz
O nás)
přímý odkaz na metodiky
http://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx
Vzorový spisový a skartační plán pro obce
s rozšířenou působností
Archivní zákon
●
Veřejnoprávní původci (§ 3)
●
- územně samosprávné celky = obce (písm. f)
●
- jejich organizační složky (písm. g)
●
●
- právnické osoby zřízené nebo založené
obcemi (písm. h)
- školy s výjimkou mateřských škol (písm. j)
Povinnosti veřejnoprávních
původců
●
uchovávání dokumentů (§ 3)
●
umožnění výběru archiválií (§ 3)
●
řádné vedení spisové služby (§ 63)
●
vydání spisového řádu (§ 66)
Spisová služba
●
●
●
●
odborná správa dokumentů vzniklých z činnosti
původce, popř. jeho právních předchůdců
- příjem, evidence, rozdělování, oběh,
vyřizování, vyhotovování, podepisování,
odesílání
- ukládání po dobu stanovenou skartačními
lhůtami
- vyřazování ve skartačním řízení
Základní pojmy
●
●
●
Spisovna – místo určené v uložení,
vyhledávání a předkládání dokumentů
pro potřebu původce a k provádění
skartačního řízení
Spisový řád – předpis stanovící základní
pravidla pro manipulaci s dokumenty
a skartační řízení
Spisový a skartační plán – příloha
spisového řádu stanovující spisové znaky,
skartační znaky a skartační lhůty
u jednotlivých druhů dokumentů
Základní pojmy
●
●
●
Spisový znak – číselný kód pro zařazení
dokumentů do věcných skupin za účelem
budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazení
Skartační znak – označení dokumentů podle
něhož se posuzují ve skartačním řízení (A, V,
S)
Skartační lhůta – doba, během níž musí být
dokument uložen u původce (dokumenty
se skartačním znakem A možno po dohodě
s archivem přebírat i dříve)
Vedení spisové služby v listinné
podobě
●
●
podací deník ve formě knihy
povinnost převodu dokumentů přijatých
v digitální podobě autorizovanou konverzí
a uchovávání jejich původní podoby (dokument
doručený prostřednictvím datové schránky je
nutné zachovat rovněž ve formátu .zfo)
Vedení spisové služby v
elektronické podobě
●
●
elektronický systém spisové služby (ERMS)
musí splňovat kritéria stanovená Národním
standardem pro elektronické systémy spisové
služby
není povinnost převodu dokumentů přijatých
v analogové podobě
Příjem dokumentů
●
podatelna - slouží pro příjem dokumentů
●
formy podání
●
●
●
- písemně (analogově): pošta, fax, osobně,
kurýr
- písemně (elektronicky): datová schránka, email, technické nosiče dat (CD, DVD)
- ústní podání
Označování dokumentů
●
●
●
●
Jednoznačný identifikátor – označení
dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost
v případě listinné evidence je totožný s číslem
jednacím
v případě elektronické evidence si jednoznačný
identifikátor vytváří program nezávisle a není
totožný s číslem jednacím
doručené dokumenty jsou označovány otiskem
podacího razítka, popř. jiným technologickým
prostředkem obdobného určení
Podací razítko
●
název veřejnoprávního původce
●
datum doručení dokumentu
●
●
●
●
číslo jednací nebo evidenční číslo
ze samostatné evidence dokumentů dle jiných
předpisů (např. evidence faktur)
počet listů dokumentu
počet listinných příloh dokumentu a počet listů
těchto příloh, popř. počet svazků listinných
příloh dokumentu
počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou
v nelistinné podobě (CD, občanský průkaz)
Evidence dokumentů
●
●
●
většina údajů je shodných jak v listinné, tak
v digitální evidenci
pokud jsou používány v evidenci zkratky, musí
existovat jejich seznam v evidenci dokumentů
podací deník v listinné podobě musí mít tyto
náležitosti
●
- název původce
●
- časové období používání
●
- počet listů
Údaje o dokumentu v podacím
deníku
●
●
●
●
pořadové číslo dokumentu (část čísla
jednacího), v každém roce musí číselná řada
začínat znovu od 1
datum doručení
údaje o odesílateli (název, adresa, číslo jednací
dokumentu), jde-li o dokument vytvořený
veřejnoprávním původcem, uvede se slovo
„Vlastní“
počet listů dokumentu a příloh (údaj stejný jako
v podacím razítku)
Údaje o dokumentu v podacím
deníku
●
●
●
stručný obsah dokumentu (předmět, věc)
označení organizační součásti veřejnoprávního
původce, které byl dokument přidělen k vyřízení
(u malých původců příjmení vyřizující osoby)
způsob vyřízení (stručný obsah odpovědi),
v případě vlastních dokumentů se zde uvádí
adresát
●
počet listů a počet příloh
●
spisový znak, skartační znak a skartační lhůta
Další údaje o dokumentu v elektronicky
vedeném podacím deníku
●
●
●
●
jednoznačný identifikátor dokumentu (generuje
se automaticky)
informace o tom, zda jde o dokument v digitální
nebo analogové podobě
záznam o provedení výběru archiválií
identifikátor dokumentu uloženého v digitálním
archivu
Číslo jednací
●
je tvořeno
●
- označením nebo zkratkou původce
●
- u velkých původců je možné jeho označení
doplnit přesnějším určením odboru (popř. další
části)
●
- pořadovým číslem z evidence dokumentů
●
- kalendářním rokem
Tvorba spisu
●
●
●
●
spojování dokumentů
- každý dokument má samostatné čj.
a v evidenci jsou vzájemné odkazy
Sběrný arch
- pouze jedno číslo jednací iniciačního
dokumentu, v rámci něho sběrný arch („malý
podací deník“) a další čísla jednací jsou tvořena
za pomlčkou
Rozdělování a oběh dokumentů
●
●
podatelna provádí rozdělování dokumentů
postupem popsaným ve Spisovém řádu
původce
původce zajistí oběh dokumentů tak, aby bylo
možné identifikovat pohyb dokumentu
u původce (kdo, kdy a jaký úkon prováděl)
Vyřizování dokumentů
●
●
●
odpověď na došlý dokument je odesílána
pod tímtéž číslem jednacím
stručný obsah odpovědi je zaznamenán
do evidence dokumentů (podacího deníku)
nejpozději při jeho vyřízení je dokumentu
přidělen spisový znak, skartační znak
a skartační lhůta
Vyhotovování dokumentů
●
jednotnou úpravu (hlavičkový papír)
odesílaných dokumentů je nutno uvést
do Spisového řádu
●
na odeslaném dokumentu musí být uvedeno:
●
- datum podpisu
●
- počet listů a příloh
●
●
- jméno, příjmení a funkce osoby pověřené
podpisem
původce si pro výkon spisové služby
ponechává prvopis (stejnopis prvopisu)
dokumentu
Podepisování dokumentů
a užívání úředních razítek
●
●
●
původce musí určit fyzické osoby oprávněné
k podepisování vyhotovených dokumentů
a užívání úředních (kulatých) razítek
původce musí vést evidenci úředních razítek
původce vede evidenci kvalifikovaných
certifikátů vydaných akreditovanými
poskytovateli v rozsahu § 17, odst. 4 vyhlášky
Odesílání dokumentů
●
●
dokumenty jsou odesílány prostřednictvím
výpravny (bývá totožná s podatelnou), která
opatří odesílaný dokument potřebnými
náležitostmi
i původce vedoucí spisovou službu v listinné
podobě musí zajistit řádné odesílání dokumentů
prostřednictvím datové schránky (formát
PDF/A)
Ukládání dokumentů
●
●
●
●
všechny uzavřené spisy a vyřízené dokumenty
původce ukládá ve spisovně podle věcných
skupin a spisových znaků
před uložením do spisovny je nutné
zkontrolovat úplnost dokumentů
o dokumentech a spisech uložených ve
spisovně vede původce evidenci (např. archivní
kniha, zvláštní moduly v ERMS)
evidence je vedena rovněž o zapůjčování a
nahlížení do spisů a dokumentů
Skartační návrh
●
●
●
po uplynutí skartačních lhůt původce zařadí
příslušné spisy a dokumenty do skartačního
řízení a vyhotoví skartační návrh
do přílohy skartačního návrhu se dokumenty
uvádějí rozdělené podle jednotlivých původců
(Sbor dobrovolných hasičů, Základní škola aj.)
návrh obsahuje: pořadové číslo, ukládací znak,
druh písemností, dataci, skartační znak/lhůtu,
množství
Skartační protokol
●
●
●
na základě skartačního návrhu vypracuje archiv
protokol o skartačním řízení
v příloze č. 1 protokolu jsou uvedeny
dokumenty vybrané za archiválie
V příloze č. 2 protokolu jsou uvedeny
dokumenty, které je možno zničit
Předání archiválií
●
●
●
původce předá archiválie do 30 dnů od podpisu
protokolu o skartačním řízení
k předání archiválií se vyhotoví předávací
protokol (původce) nebo úřední záznam (archiv)
příloha předávacího protokolu/úředního
záznamu obsahuje: pořadové číslo, ukládací
znak, druh písemností, dataci, množství
Kontrola v oblasti spisové služby
●
archivy mohou kontrolovat, zda původce
●
- uchoval dokument a umožní výběr archiválií
●
- vykonává spisovou službu
●
- vydal Spisový řád
●
- dodržuje podmínky pro ukládání dokumentů
●
●
- ukládá dokumenty podle vlastního Spisového
a skartačního plánu
- ...
Sankce
●
●
v případě, že původce některé dříve uvedené
povinnosti neplní, dopouští se správního deliktu
a může mu být vyměřena pokuta
200 000,- Kč
Děkujeme za pozornost
Mgr. Jan Edl ([email protected])
PhDr. Markéta Novotná ([email protected])