Transcript Manipulace s písemnostmi

Jakub Řehounek
3. B
 Základní pojmy
 Příjem, třídění a zapisování písemností
 Doručování a oběh písemností
 Vyřizování písemností
 Podepisování a odesílání písemností
 Podepisování a odesílání písemností - příklady
 Ukládání a vyřazování písemností
 Spisový řád – interní předpis pro vedení spisové služby
 Spisový plán – schéma pro označování vyřízených a vyhotovených písemností.
Spisový znak je označení, pod kterým se spis ukládá.
 Spisová služba – zahrnuje pracovní činnosti a postupy při přijímání, kontrole,
otevírání , označování, zapisování, doručování, oběhu, vyřizování, podepisování,
odesílání, ukládání, vyřazování, archivování a skartování písemností.
 Spis – písemný dokument vzniklý při obchodním nebo úředním jednání o jedné
věci.
 Spisovna – slouží k ukládání všech vyřízených písemností podniku do doby
uplynutí jejich skartačních lhůt.
 Skartační řád – upravuje postup při vyřazování písemných, obrazových,
zvukových a jiných záznamů.
 Archivní řád – stanovuje kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a
podrobnosti skartačního řízení.
 Došlé písemnosti přejímá od poštoní správy pracovník pověřený výkonem
spisové služby v poštovním oddělení a od banky je smí přejímat jen zmocněný
pracovník.
 Při příjmu zásilek je především nutné zkontrolovat, zda všechny patří podniku –
ty, které jsou doručeny omylem se hned vrací poštovnímu úřadu. Dále je nutno
zkontrolovat a potvrdit příjem doporučených zásilek, přednostně zpracovat
spěšné zásilky, vytřídit dopisy adresované ředitelství, personálnímu oddělení,
soukromé zásilky došlé pracovníkům podniku apod.
 Došlé písemnosti se opatřují zpravidla v pravém horním rohu podacím
razítkem. Doplní se den příchodu písemnosti do podniku, její pořadové číslo,
popř. spisová značka , počet příloh a zkratka vnitropodnikového útvaru, jemuž se
písemnost přiděluje.
 Zapisování došlých listovních zásilek umožňuje přehled o tom, které důležité
písemnosti došly a komu byly přiděleny k vyřízení. Slouží také ke kontrole jejich
včasného vyřízení. Tyto záznamy se vedou v počítači nebo v knize došlé pošty.
Zapisují se pouze důležité písemnosti.
 Doručování písemností má být rychlé, aby se na žádném pracovišti dlouho
nezdržovaly a nehromadily.
 Doručování a další postupování písemností mezi odděleními a referenty,
předkládání vypracovaných písemných vyřízení k podpisu a odnášení do výpravny
nazýváme oběh písemností.
 Písemnosti mají být vyřizovány včas, pokud možno ihned. Lhůty jsou stanoveny
všeobecně (právním nebo podnikovým předpisem) a individuálně (pokyny vedoucího,
požadavkem obchodního partnera). Nemůžeme-li písemnost vyřídit v běžné lhůtě,
uvědomíme odesílatele o odkladu, a to i v případě, že nemůžeme vyhovět.
 Za vyřízení odpovídá pracovník určený ke zpracování zprávy, korespondentka
pořizující čistopis a vedoucí pracovník, který dopis podepsal.
 Písemnosti vyřizují vedoucí pracovníci nejčastějí psaním konceptu na PC, diktátem,
diktafonovým záznamem nebo udělením pokynu asistence, která buď text upraví a v
textovém editoru naformátuje do příslušné podoby, nebo věc samostatně vyřídí.
 Každý dopis musí být vlastnoručně podepsán.
 Po podpisu není dovoleno v písemnosti ani v jejich přílohách nic měnit nebo
doplňovat.
 Ze zásady jediného odpovědného vedoucího vyplývá, že písemnost podepisuje
jeden pracovník. Jsou-li výjimečně pro závaznost písemnosti potřebné podpisy dva,
pak vlevo se podepisuje pracovník funkčně vyšší, vpravo pracovník funkčně nižší.
 Kategorizace podpisového oprávnění je dvojí - podpis znamená, že oprávněná
osoba písemnost podepisuje jménem a na odpovědnost podniku a bere odpovědnost
za obsah písemnosti; parafa znamená, že pracovník, který písemnost parafoval, je s
obsahem seznámen a bere odpověnost za obsah písemnosti.
 Umístění dvou podpisů při blokové úpravě:
(vlastnoruční podpis)
Ing. Josef Dolejský
ředitel podniku
(vlastnoruční podpis)
Mgr. Jiří Kupec
obchodní náměstek
 Umístění dvou podpisů při úpravě s odráženými odstavci:
(vlastnoruční podpis)
Ing. Josef Holan
předseda představenstva
(vlastnoruční podpis)
František Kop
zástupce starosty
 Jsou-li výjimečně na písemnosti tři nebo více podpisů, umísťují se podle interních
směrnic nebo zvyklostí.
 Podepisuje-li písemnost za vedoucího jeho zástupce, připojí před svůj podpis zkratku v
z.,tj. zastoupení.
 Zkratka v. r. uváděná nekdy v podpisu za jménem znamená vlastní rukou.
 Vyřízené písemnosti se ukládají denně v příručních registraturách.
 Po určité době se předávají do spisovny – zabezpečuje přejímání, evidování a bezpečné
ukládání písemností vzniklé činností podniku a organizací.
 Vede se řádná evidence. Časové členění – starší písemnosti se ukládají dospodu, čerstvější
nahoru.
 Po uplynutí uschovací lhůty se písemnosti vyřazují.
Vyřazování – skartace = výběr písemností, u nichž skončily uschovací lhůty a které jsou dále
pro podnik nepotřebné.
 Významné písemnosti s trvalou hodnotou patří do archivní péče, ostatní mohou být zničeny.
 Tři druhy skartačních znaku:
A (archiválie) – určuje kolik let se písemnosti musí uschovávat v
archivu.
V (výběr) – po kolika letech se provádí odborný a archivní výběr.
S (skartace) – po kolika letech je písemnost nepotřebná, určená ke
skartaci. (např. S 3 = po třech letech)