„ Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů “ Ing.Robert Piffl odbor 28 účetnictví a audit vytvořeno ve spolupráci s Ing.Petrem Plesnivým a JUDr.Davidem Bauerem odbor 28 účetnictví.
Download ReportTranscript „ Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů “ Ing.Robert Piffl odbor 28 účetnictví a audit vytvořeno ve spolupráci s Ing.Petrem Plesnivým a JUDr.Davidem Bauerem odbor 28 účetnictví.
Slide 1
„ Legislativní aspekty „technických“
forem dokumentů “
Ing.Robert Piffl
odbor 28 účetnictví a audit
vytvořeno ve spolupráci s
Ing.Petrem Plesnivým a JUDr.Davidem Bauerem
odbor 28 účetnictví a audit
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 2
Úvod
• Prezentace se zaměřuje na problematiku elektronických
dokladů se zaměřením zejména na daňové doklady
v elektronické podobě a účetní záznamy v technické formě
• Nároky a požadavky na „elektronickou“, případně
„technickou“ formu dokladu jsou vyšší než v případě listinné
formy
• Z hlediska právních předpisů jsou z důvodu zjednodušení
uváděny odkazy na „hlavní právní předpisy v dané oblasti“
• Prezentace zohledňuje stav právních předpisů k měsíci
duben 2008
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 3
Otázky kolem terminologie
• Pojmy a jejich postavení v právním řádu
–
–
–
–
–
–
–
–
–
dokument
daňový doklad
účetní záznam
formy daňových dokladů
formy účetních záznamů
převod z jedné formy na jinou
podpis
úschova
archivace
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 4
Právní úprava v ČR - výhled
• Vládní návrh zákona o účetnictví – vytvoření účetnictví státu
– Akční plán Vlády ČR pro zvýšení důvěryhodnosti účetnictví a auditu 2004
– Usnesení Vlády ČR 561/2007 z 23.5.2007
– Harmonogram prací na vytvoření účetnictví státu předložen Vládě ČR
5.9.2007, Cílové datum I.Etapy 2010
• Usnesení Vlády ČR č. 357/2007
– Národní plán zavedení elektronického zadávání veřejných
zakázek pro období let 2006 až 2010
• Návrh zákona o elektronických úkonech, osobních číslech a
autorizované konverzi dokumentů
• Očekávaná změna OSŘ, Národní digitální archiv, …
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 5
Právní úprava v ČR – stav duben 2008
• Vládní návrh zákona, kterým se mění zákon č. 563/1991 Sb.,
o účetnictví ve znění pozdějších předpisů a o změně
některých zákonů v souvislosti s vytvořením účetnictví státu –
PSP tisk 471 – 30.schůze od 22.4.2008
• Tři nové prováděcí vyhlášky
– jedna z vyhlášek upřesní podmínky pro technické formy účetních
záznamů (zejména s ohledem na praktické využití a upřesnění procesu
konverze účetních záznamů mezi jednotlivými formami)
– v této vyhlášce budou též upřesněny podmínky pro jednoznačnou
vazbu mezi technickou formou, smíšenou, listinnou a informačními
systémy
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 6
Právní úprava v ČR – stav duben 2008
• Vládní návrh zákona o elektronických úkonech, osobních
číslech a autorizované konverzi dokumentů /sněmovní tisk
445/ - prvé čtení 25.3.2008 – projednání výborům
• Vládní návrh zákona, kterým se mění některé zákony
v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech,
osobních číslech a autorizované konverzi dokumentů
/sněmovní tisk 446/ - prvé čtení 25.3.2008 – projednání
výborům
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 7
Právní úprava v EU
• 6-tá směrnice a z ní vycházející právní normy
• Směrnice Rady 2001/115/ES vyžaduje tvorbu rámce pro
elektronickou fakturaci s ohledem na kontrolní možnosti
správců daní
• EDI vymezená v článku 2 doporučení Komise 1994/820/ES
ze dne 19. října 1994 o právních aspektech elektronické
výměny dat
• Důraz na věrohodnost původu a neporušenost dat
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 8
Dokument
• Definice pojmu dokument se vyskytuje jednak v normativních
materiálech, výkladových slovnících ale i v právním řádu.
Z hlediska pojmu dokument je lze podle ČSN ISO 5127-1 –
1983,1993 považovat za "zaznamenané informace, které
mnohou být v procesu dokumentace považovány za ucelenou
jednotku“
• Právní předpis č.499/2004 - §2 odst. d) dokumentem každý
písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam,
ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti
původce
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 9
Dokument
• Právní předpis č.499/2004 - §2 odst. d)
• Tato obecná definice z pohledu zákona o archivnictví nám
zcela zahrnuje jak daňové doklady v písemné či
v elektronické podobě, tak i účetní záznamy v písemné či
technické formě a takto definovaný pojem dokument můžeme
v dalším textu použít i v souvislosti s účetními záznamy,
případně s daňovými doklady.
• Řada dokumentů vzniká v listinné formě a jejich následnou
digitalizací může vzniknout nový dokument v elektronické
podobě. Dokument může být vytvořen přímo a pouze
v elektronické podobě.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 10
Dokument - formy
•
•
•
•
Analogová
Digitální (nepřesně elektronická, technická atd…)
Hybridní – např. elektronický pas, dokumenty s čipem atd…
Některé formy nelze převést z jedné na druhou beze ztráty
informace (GIS, video, zvuk, elektronicky podepsaný
dokument atd….)
• Speciální pravidla pro dokumenty s autenticitou
• Návrhu na změnu zákona o účetnictví:
– Listinná forma
– Technická forma
– Smíšená forma
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 11
Dokument - převod
• Každý převod z jedné formy do druhé nám vytváří nový
dokument, čímž zpřístupňujeme totéž základní sdělení
formou odlišných dokumentů
• Chování této kopie je odlišné od originálu, poskytuje však
stejné sdělení a informaci jako to činil originál v listinné
podobě
• Převod informace do nové specifické formy, které mají jinou
identitu než originální
• Zpřístupňujeme nové dokumenty, které mají svůj vlastní
životní cyklus
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 12
Dokument – digitalizace
• Digitalizací produkujeme digitální kopie analogových
originálů.
• Tímto procesem vzniká nový digitální (elektronický)
dokument.
• Typickým příkladem je naskenování originální písemnosti do
elektronické formy.
• Chování této kopie je odlišné od originálu, poskytuje však
stejné sdělení a informaci jako to činil originál v listinné
podobě.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 13
Dokument – podpis
• Dokumenty obsahující digitální podpis není možné
v budoucnu měnit a tudíž ani migrovat
• Bez existence „elektronického notáře“ nebo „ověřovací
autority“ nelze provést převod z technické formy na formu
listinnou
• Zcela zásadní je, že platí stejná pravidla pro archivaci
dokumentů bez ohledu na jejich formu
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 14
Dokument - formy
• Listinná x technická forma
• V případě použití technické formy dokumentu není možný (v
současném právním prostředí ČR) jeho zpětný převod do
listinné formy u dokladů obsahujících digitální podpis
• Uvažuje se o zřízení speciálního aktu u notáře a na
vybraných úřadech – autorizace a ověření technické formy
převedené na listinnou či naopak – tzv. konverze
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 15
Dokument - podmínky na formy
•
•
•
•
Podmínka čitelnosti
Podmínka kontinuity
Podmínka neměnnosti
Skartační znaky
– A (archiv) – trvalé uložení do archivu, od 2006 na
trvanlivém papíru §5 odst.1 646/2004
– S (stoupa) – po skartaci se ničí
– V (výběr) – při skartačním řízení A nebo S
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 16
Dokument – forma - dílčí závěr
• V případě použití technické formy dokumentu je nutné
dále pracovat pouze s touto formou dokumentu
• Komentář :
– V případě souběžného „běhu“ technické formy a listinné
formy je tento problém vyřešen
– V případě technické formy je možné využít „primární
datové úložiště“ a s dokumentem pak pracovat z ostatních
systémů pomocí jednoznačné identifikace dokumentu
uloženém v datovém úložišti
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 17
Dokument – životní cyklus
• Každý dokument prochází určitým životním cyklem –
zjednodušeně řečeno od jeho vzniku až po okamžik skartace
a v případě archiválií uložením do archivu
• Z hlediska povinností existuje řada právních předpisů, které
upravují povinnosti výstavci, případně držiteli/uživateli
dokumentu řadu povinností.
• Nikdy nelze na dokument nahlížet tak, že slouží pouze
k jedinému účelu a nerespektovat ustanovení ostatních
právních předpisů.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 18
Daňový doklad
• Daňový doklad je dokument
• Problematika elektronické formy daňového dokladu z pohledu
zákona o dani z přidané hodnoty je poněkud jednodušší než
problematika účetních záznamů v technické formě.
• Pojem se vyskytuje i mimo zákon o dani z přidané hodnoty
• Daňový doklad pro účely účetnictví je též účetním záznamem,
v případě doplnění náležitostí dle §11 zákona o účetnictví též
účetním dokladem.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 19
Daňový doklad – elektronická forma
• Zákon o dani z přidané hodnoty
– § 26 odst. 4 Daňový doklad může být se souhlasem osoby, pro
kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění
osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, i v
elektronické podobě, pokud jej plátce nebo osoba uvedená v
odstavci 3 opatřila zaručeným elektronickým podpisem
založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo elektronickou
značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu
podle zvláštního právního předpisu nebo pokud je zaručena
věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového
dokladu EDI
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 20
Daňový doklad - převod
• Zákon o dani z přidané hodnoty
– § 27 odst. 2 Daňový doklad v písemné formě lze převést do
elektronické podoby a uchovávat pouze v této podobě,pokud
metoda použitá pro převod a uchování zaručuje věrohodnost
původu, neporušitelnost obsahu daňového dokladu a jeho
čitelnost a pokud je daňový doklad převedený do elektronické
podoby opatřen zaručeným elektronickým podpisem založeným
na kvalifikovaném certifikátu nebo označen elektronickou
značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu
osoby odpovědné za jeho převod
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 21
Daňové doklady - úschova
• Zákon o dani z přidané hodnoty
– § 27 Uchovávání daňových dokladů - Plátce je povinen
uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení
daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve
kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění
osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, na jím
zvoleném místě. Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost
původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a
na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez
zbytečného odkladu.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 22
Daňové doklady - úschova mimo ČR
• Zákon o dani z přidané hodnoty
– § 27 odst. 3 Pokud plátce vystavuje, přijímá a uchovává daňové
doklady v elektronické podobě a místem uchovávání není
tuzemsko, musí plátce zajistit pro správce daně právo volného
přístupu v reálném čase elektronicky k daňovým dokladům i
datům zaručujícím věrohodnost jejich původu a neporušitelnost
jejich obsahu
– § 27 odst. 4 Plátce je povinen předem oznámit správci daně
místo uchovávání daňového dokladu, pokud toto místo není v
tuzemsku
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 23
Analýza z pohledu „účetnictví“
• Akční plán Vlády ČR pro zvýšení důvěryhodnosti účetnictví a
auditu 2004
• Koncepční rámec účetnictví státu 2006-2007
• Usnesení Vlády ČR 561/2007 z 23.5.2007
– Harmonogram prací na vytvoření účetnictví státu předložen
Vládě ČR 5.9.2007
– Cílové datum I.Etapy 2010
– 25.2.2008 schváleno Vládou ČR, návrh zákona PSP I.čtení
• Dále uváděné odkazy jsou ze zákona č.563/1991 ve znění
pozdějších právních předpisů
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 24
Jaro 2008 - Technologické vyhlášky
• Návrh zákona o účetnictví - §4 odst.8 m-o)
– požadavky pro technické a smíšené formy účetních
záznamů
– pravidla pro formát, strukturu, přenos a zabezpečení
účetních záznamů v technické formě vybraných účetních
jednotek
– rozsah a četnost předávání účetních záznamů vybranými
účetními jednotkami do centrálního systému účetních
informací státu
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 25
Novela zákona o účetnictví - návrh
•
Účetní záznam může mít listinnou, technickou nebo smíšenou formu.
Pro účely tohoto zákona se považuje za
– listinnou formu účetní záznam provedený na analogový nosič
rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými
technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky,
jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný,
– technickou formu účetní záznam provedený elektronickým, optickým
nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno a), který umožňuje
jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný,
– smíšenou formu účetní záznam v listinné formě obsahující též
informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který
umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou
osobu čitelný.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 26
Novela zákona o účetnictví - návrh
•
•
§33 odst. 3)
Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do
jiné nové formy. Tímto převodem vzniká nový účetní záznam. V
uvedeném případě je účetní jednotka povinna zajistit, že obsah účetního
záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní
formě. Splnění uvedené povinnosti se má za prokázané, pokud účetní
jednotka předloží účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je
shodný. Splnění této povinnosti však účetní jednotka může prokázat i jiným
způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným
záznamem pracují. V případě nezpochybnění průkaznosti převodu účetního
záznamu žádnou z osob, které s převedeným záznamem pracují, se u
účetních záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro výběr
nebo archiválii podle zvláštního právního předpisu,28) nevyžaduje
předložení účetního záznamu v původní formě a pro záznamy v původní
formě neplatí ustanovení § 31.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 27
Novela zákona o účetnictví - návrh
•
•
§33 odst. 4)
Účetní záznam v technické nebo smíšené formě, se skartačními znaky "A"
nebo "V" vzniklý z činnosti účetní jednotky musí být ve formátu, který zaručí
jeho neměnnost a umožní jeho následnou čitelnost pro fyzickou osobu.
Pokud tuto podmínku nemůže účetní jednotka zabezpečit, převede takové
účetní záznamy do listinné formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří
je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do výběru
archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj; obdobně postupuje při
nakládání s účetními záznamy přijatými účetní jednotkou v technické,
případně smíšené formě, u účetních záznamů obsahujících elektronický
podpis včetně průkazného potvrzení v listinné formě o platnosti
elektronického podpisu v době přijetí účetního záznamu. Účetní jednotka je
povinna disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení
účetnictví.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 28
Novela zákona o účetnictví - návrh
•
•
§33a odst. 4)
Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je
vlastnoruční podpis nebo zaručený elektronický podpis založený na
kvalifikovaném certifikátu podle zvláštního právního předpisu30a), anebo
obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje
průkaznou a jednoznačnou původnost. Na obě formy podpisového
záznamu se přitom pohlíží stejně a obě mohou být použity v případech, kdy
je vyžadován vlastnoruční podpis. U případů týkajících se výhradně
skutečností uvnitř jedné účetní jednotky lze použít jako podpisový záznam
vlastnoruční podpis nebo zaručený elektronický podpis anebo obdobný
průkazný účetní záznam v technické formě.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 29
Novela zákona o účetnictví - návrh
•
Připojením podpisového záznamu se rozumí
– a)v případě účetního záznamu v listinné formě jeho podepsání
vlastnoručním podpisem,
– b)v případě účetního záznamu v technické formě jeho podepsání
elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu30a) anebo
obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě,
– c)v případě účetního záznamu ve smíšené formě jeho podepsání
vlastnoručním podpisem na listinné části a současně u částí účetního
záznamu v technické formě obsahující digitální data jejich podepsání
elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu30a) anebo
obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 30
Novela zákona o účetnictví - návrh
•
•
§35 - Opravy a ostatní ustanovení o účetních záznamech
Za opravu se nepovažuje doplnění informace v účetním záznamu, jestliže
– a) nedochází k změně původního obsahu účetního záznamu,
– b)doplňovaná informace nezpůsobuje nejednoznačnost obsahu
účetního záznamu a
– c)nejsou porušeny požadavky průkaznosti, neměnnosti a trvalosti
účetního záznamu.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 31
Návrh prováděcích vyhlášek
•
•
Požadavky pro technické a smíšené formy účetních záznamů
k provedení § 4 odst. 8 písm. n) zákona o účetnictví
Pro technické a smíšené formy účetních záznamů se stanoví požadavky
s ohledem na
–
–
•
vznik účetního záznamu
převod účetního záznamu z jedné formy do druhé
Požadavky pro technické a smíšené formy účetních záznamů se stanoví
pro
–
–
–
–
účetní záznamy vzniklé převodem z jedné formy do jiné
účetní záznamy, u kterých se doplněním informace na účetní záznam změní jejich forma
účetní záznamy vytvořené technickými prostředky
přidělení jednoznačných identifikátorů na účetní záznamy tak, aby byly splněny podmínky
srozumitelnosti účetnictví a podmínky jednoznačnosti obsahu účetních záznamů
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 32
Návrh prováděcích vyhlášek
•
Požadavky při vzniku technických, případně smíšených forem
účetního záznamu
•
Bližší požadavky a podmínky vzniku účetních záznamů
–
–
vznik smíšeného účetního záznamu doplněním informace
vznik účetního záznamu v technické formě technologií na bázi optického rozpoznání písma
(OCR), případně rozpoznání čárového kódu
• převodem účetního záznamu v listinné formě
• na základě účetního záznamu v technické formě
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 33
Návrh prováděcích vyhlášek
•
Obecné požadavky při převodu účetního záznamu
•
Pro převod účetního záznamu se stanoví požadavky
–
–
–
–
–
–
–
nepoškození účetního záznamu
barvy
neměnnosti
čitelnosti
jednoznačnosti obsahu
vzniku nového účetního záznamu
úschovy
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 34
Návrh prováděcích vyhlášek
•
•
Další požadavky při převodu účetního záznamu
Další požadavky a podmínky pro převod účetních záznamů se stanoví pro
jednotlivé druhy převodu účetního záznamu, a to pro
–
–
–
–
–
–
převod účetního záznamu z listinné formy do technické formy nebo smíšené formy
převod účetního záznamu z technické formy neobsahující podpisový záznam do listinné
formy nebo smíšené formy
převod účetního záznamu z technické formy obsahující podpisový záznam do listinné formy
nebo smíšené formy
převod účetního záznamu ze smíšené formy neobsahující podpisový záznam do listinné
formy nebo technické formy
převod účetního záznamu ze smíšené formy obsahující podpisový záznam do listinné formy
nebo technické formy
Výstupní formáty snímacího zařízení pro převod účetních záznamů z listinné formy do
technické formy, které stanoví příloha č. 1
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 35
Účetní záznam - pojmy
• Účetní doklad - průkazný účetní záznam, které musí
obsahovat náležitosti podle §11
• Účetní případ - skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví
• Účetní zápis - Účetní zápisy jsou účetní záznamy, jejichž
obsah je určen ustanoveními tohoto zákona, která se týkají
účetních knih. Účetní jednotky jsou povinny zaznamenávat
účetní případy v účetních knihách (dále jen "účetní zápisy")
pouze na základě průkazných účetních záznamů – účetních
dokladů. K účetnímu zápisu musí být připojen podpisový
záznam osoby odpovědné za jeho provedení, není-li shodný
s podpisovým záznamem osoby odpovědné za zaúčtování
účetního případu.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 36
Účetní záznam
• §4 odst. 10) účetním záznamem se rozumí data, která jsou
záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení
účetnictví
• §6 odst. 1) účetní jednotky jsou povinny zachycovat
skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, (dále jen
"účetní případy") účetními doklady
• §8 odst. 1) účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví
správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a
způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 37
Účetní záznam
• Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem
veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví - účetními
záznamy jsou veškeré dokumenty týkající se vedení účetnictví –
např. smlouvy, směrnice, záruční listy a podobně.
• S ohledem na průkaznost účetnictví - §8 odst.4 - musí být všechny
záznamy použité v rámci účetnictví účetní jednotky průkazné.
Z hlediska forem účetních záznamů je možné rozdělit záznamy na
účetní záznamy v listinné formě a dále pak na účetní záznamy
v technické formě – viz §33 odst.2. Z výše uvedeného tedy
jednoznačně vyplývá, že účetním záznamem je vše, co se týká
vedení účetnictví.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 38
Účetní doklad - definice
• §11 odst. 1) Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy,
které musí obsahovat:
– a) označení účetního dokladu,
b) obsah účetního případu a jeho účastníky,
c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a
vyjádření množství,
d) okamžik vyhotovení účetního dokladu,
e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s
okamžikem podle písmene d),
f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za
účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho
zaúčtování.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 39
Účetní doklad
• V případě životního cyklu účetního dokladu je nutné ošetřit případ,
kdy účetním záznamem, na základě kterého doplněním náležitostí
dle §11 vzniká účetní doklad, je primárně účetní záznam v technické
formě obsahujícím elektronický podpis.
• V tomto případě musí disponovat takovými technickými prostředky,
které zabezpečí jak možnost doplnění náležitostí dle §11, tak i
případné opravy účetních záznamů dle §35 a dále pak zabezpečí
jeho úschovu a následnou archivaci po stanovené období.
• Oprava účetního záznamu - informační systém musí umožnit
verzování dokladů, včetně možnosti připojení elektronického
podpisu osoby a údaj o okamžiku opravy.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 40
Účetní záznam - podpisové záznamy
• U účetních dokladů (§ 11) dva podpisové záznamy:
– osoby odpovědné za účetní případ,
– osoby odpovědné za zaúčtování.
• U účetního zápisu (§ 12) do účetní knihy podpisový záznam:
– osoby odpovědné za účetní zápis (není-li shodná s osobou
odpovědnou za zaúčtování).
• U účetní závěrky (§ 18, odst. 2) podpisový záznam:
– statutárního orgánu účetní jednotky ...
• U inventurních soupisů (§ 30, odst. 2) dva podpisové
záznamy:
– podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění stavů majetku a
závazků (fyzická inventura, dokladová inventura),
– podpisový záznam osoby odpovědné za inventarizaci
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 41
Účetní záznam - podpisové záznamy
• § 33a odst. 4) Podpisový záznam - účetní záznam, jehož
obsahem je vlastnoruční podpis (obsah = informace
obsažená v účetním záznamu) nebo elektronický podpis
podle zákona č. 227/2000 Sb. ve znění pozdějších právních
předpisů anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické
formě (tj. průkazný záznam mající vlastnosti elektronického
podpisu)
• § 33a odst. 5) Připojením podpisového záznamu se rozumí u
účetního záznamu v písemné formě jeho podepsání
vlastnoručním podpisem, u účetního záznamu v technické
formě jeho podepsání elektronickým podpisem podle
zvláštního právního předpisu 30a) anebo obdobným
průkazným účetním záznamem v technické formě.
•
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 42
Účetní záznam – identifikační zázn.
• § 33a odst. 7) Identifikační záznam - účetní záznam, který
není podpisovým záznamem, připojený k jinému účetnímu
záznamu buď automaticky technickým prostředkem nebo
fyzickou osobou odpovědnou za připojování identifikačního
záznamu, který umožňuje jednoznačné určení uvedeného
technického prostředku nebo fyzické osoby.
• Identifikační záznam není podpisovým záznamem a
v žádném případně nemůže nahradit podpisový záznam a
nemůže být použit tam, kde je vyžadován podpisový záznam.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 43
Úč.Z. - srozumitelnost, správnost
• §8 odst. 5 - Účetnictví účetní jednotky je srozumitelné, jestliže
umožňuje jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a
jednoznačně určit
a) obsah účetních případů alespoň s použitím účetních metod
uvedených v § 4 odst. 8,
b) obsah účetních záznamů s použitím nástrojů uvedených v § 4
odst. 10.
• §8 odst. 2 - Účetnictví účetní jednotky je správné, jestliže
účetní jednotka vede účetnictví tak, že to neodporuje tomuto
zákonu a ostatním právním předpisům ani neobchází jejich
účel.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 44
Účetní záznam - trvalost
• §8 odst. 6) účetnictví účetní jednotky je vedeno způsobem
zaručujícím trvalost účetních záznamů, jestliže účetní
jednotka je schopna splnit povinnosti spojené s jejich
úschovou a zpracováním podle § 31, 32 a § 33 odst. 3 a 6 po
celou dobu, po niž jsou jí tímto zákonem uloženy.
• §31 odst.1) Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní
záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v
odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro
nakládání s nimi zvláštní právní předpisy. 28)
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 45
Účetní záznam - úschova
• §31 odst. 2) Účetní záznamy se uschovávají, pokud v § 32
není stanoveno jinak :
– a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let
počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní
soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících
koncem účetního období, kterého se týkají,
c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu
vedení účetnictví (§ 33 odst. 2), po dobu 5 let počínajících
koncem účetního období, kterého se týkají.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 46
Účetní záznam – úschova x použití
• §32 odst. 1) Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro
jiný účel než uvedený v § 31 odst. 1, a to zejména pro účely
trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné
činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení,
daňového řízení, skartačního řízení nebo pro účely
sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění
anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po
uplynutí uschovacích dob uvedených v § 31 odst. 2 dále tak,
aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro
uvedené účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní
záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto
zákona týkající se účetních záznamů obdobně.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 47
Účetní záznam - lhůty
• §32 odst.3) Účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se
týkají záručních lhůt a reklamačních řízeních, uschovávají
účetní jednotky po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají;
účetní záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek či
nesplněných závazků, uschovávají účetní jednotky do konce
roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení
nebo splnění.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 48
Účetní záznam - formy
• § 33 odst. 2- Účetní záznam může mít písemnou
nebo technickou formu.
– Pro účely tohoto zákona se považuje za
a) písemnou formu účetní záznam provedený rukopisem,
psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami
anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky,
jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný,
b) technickou formu účetní záznam provedený elektronickým,
optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno
a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho
obsah pro fyzickou osobu čitelný.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 49
Účetní záznam – obsah, forma
• §33 odst. 1) Účetní záznam podle § 4 odst. 10 musí
umožňovat vedení účetnictví podle tohoto zákona. Pro účely
tohoto zákona se informace obsažená v účetním záznamu
označuje jako obsah účetního záznamu; konkrétní způsob
zaznamenání této informace se označuje jako forma účetního
záznamu.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 50
Účetní záznam - převod
• §33 odst. 3) Účetní jednotka může provést převod účetního
záznamu z jedné formy do druhé. V tomto případě je povinna
zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s
obsahem účetního záznamu v původní formě. Splnění
uvedené povinnosti se má za prokázané, pokud účetní
jednotka předloží účetní záznam v původní i nové formě a
jejich obsah je shodný; splnění této povinnosti však účetní
jednotka může prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní
žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. Při
prokazování splnění povinnosti podle věty druhé u účetních
záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro
výběr nebo archiválii podle zvláštního právního
předpisu,28) se nevyžaduje předložení nosiče informací (§ 4
odst. 10) v původní formě. Účetní jednotka je povinna
disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení
účetnictví.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 51
Účetní záznam - převod
• V případě písemnosti, která existuje v listinné formě, je možné
pomocí digitalizace umožnit převod z listinné formy do technické a
pokud bude zajištěna shoda obsahu je možné tento způsob převodu
běžně využívat. Tento nový dokument, vzniklý digitalizací
původního a vyskytující se v technické formě pak může být
dostatečně ochráněn z hlediska neporušitelnosti jeho obsahu
připojením elektronického podpisu.
• Pokud existuje záznam v technické formě a neobsahuje-li digitální
podpis, je možné jej např. výtiskem převést do listinné formy a opět
platí, že bude-li zajištěna shoda obsahu je možné tento způsob
převodu běžně využívat. Navíc z hlediska průkaznosti je dostačující
v případě uschování i původní formy prosté porovnání obou forem.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 52
Účetní záznam – převod x podpis
• Problém nastává např. u technických záznamů podepsaných
digitálním podpisem, kde při převodu na listinnou formu není obsah
(tj. informace obsažená v účetním záznamu) shodný. Z hlediska
průkaznosti v tomto případě bez zavedení např. institutu tzv.
„elektronického notáře“, případně jiného, státem garantovaného
způsobu ověření nelze zaručit prokázání shody a průkaznosti.
• Druhá věta tohoto odstavce jednoznačně definuje případ, kdy se má
splnění povinnosti za prokázané - pokud účetní jednotka předloží
účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je shodný.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 53
Účetní záznam - formy
• §33 odst. 5) Na všechny formy účetního záznamu se, pokud
tento zákon výslovně nestanoví jinak, pohlíží stejně; obsah
všech účetních záznamů a jejich změny mají stejné důsledky,
jsou-li provedeny v účetních záznamech ve formě podle
odstavce 2 písm. b), jako ve formě podle odstavce 2 písm. a).
• §33 odst. 6) Účetní jednotky mohou vést účetní záznamy i ve
formě, ve které je jejich obsah bez dalšího nečitelný; v tomto
případě jsou povinny disponovat takovými prostředky, nosiči a
vybavením (§ 4 odst. 10, které umožní provést převod
účetních záznamů do formy, ve které je jejich obsah pro
fyzickou osobu čitelný.
• §33 odst. 7) V řízení ve věcech týkajících se účetnictví nebo
vycházejících z účetnictví lze použít k důkazu průkazné
účetní záznamy (§ 33a), které splňují požadavky tohoto
zákona
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 54
Účetní záznam - průkaznost
• §33a odst. 1) Podle tohoto zákona se za průkazný účetní
záznam považuje pouze
– a) účetní záznam, jehož obsah je prokázán přímo
porovnáním se skutečností, kterou tento záznam
prokazuje,
b) účetní záznam, jehož obsah je prokázán obsahem
jiných průkazných účetních záznamů,
c) účetní záznam přenesený způsobem splňujícím
požadavky podle § 34, nebo
d) účetní záznam týkající se výhradně skutečností uvnitř
jedné účetní jednotky, k němuž je připojen podpisový
záznam osoby oprávněné a odpovědné podle odstavce 9.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 55
Účetní záznam - přenos
• §34 Přenos účetního záznamu
1) Přenos účetního záznamu může být uskutečněn pouze
prostřednictvím informačního systému nebo jiným
způsobem, který splňuje požadavky průkaznosti a dále
požadavky ochrany a bezpečnosti odpovídající charakteru
přenášených informací podle zvláštních právních
předpisů. 31)
2) Požadavky průkaznosti a jiné požadavky uvedené v
odstavci 1 jsou splněny i v případě, je-li přenos účetního
záznamu uskutečněn prostřednictvím třetí osoby odlišné
od účetních jednotek, pokud tato osoba splňuje požadavky
podle zvláštních právních předpisů. 31)
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 56
Účetní záznam - sankce
• §37 odst. 1) Účetní jednotce, která
– g) poruší povinnost uschovávat účetní záznamy
• se uloží pokuta do výše 6 % hodnoty aktiv celkem, jde-li o
protiprávní jednání podle písmen a) až c), nebo se může
uložit pokuta do výše 3 % hodnoty aktiv celkem, jde-li o
protiprávní jednání podle písmen d) až i).
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 57
Elektronický podpis
• Zákon 227/2000 o elektronickém podpisu ve znění pozdějších
právních předpisů
• Nařízení vlády 495/2004 kterým se provádí zákon 227/2000
• Vyhláška 496/2004 o elektronických podatelnách
• Novela 440/2004
– pojem kvalifikované časové razítko
– pojem elektronické značky
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 58
Typy ETSI / 1999/93/ES
• Elektronický podpis (General Electronic Signature)
• Zaručený elektronický podpis (Advanced Electronic
Signature)
• Zaručený elektronický podpis založený na
kvalifikovaném certifikátu (Advanced Electronic
Signature Using Qualified Certificate)
• Kvalifikovaný podpis (Qualified Electronic Signature) * prostředek
• “Vylepšený“ elektronický podpis (Enhanced electronic
signature)
• Kvalifikovaný podpis určený pro archivaci dat (Qualified
Electronic Signature with Long-term Validity ) * časové razítko
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 59
Zaručený elektronický podpis
• Zaručeným elektronickým podpisem elektronický podpis,
který splňuje následující požadavky
– 1. je jednoznačně spojen s podepisující osobou,
– 2. umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové
zprávě,
– 3. byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků,
které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní
kontrolou,
– 4. je k datové zprávě, ke které se vztahuje, připojen takovým
způsobem, že je možno zjistit jakoukoliv následnou změnu dat,
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 60
Časové razítko
• RFC 3161 (RFC3161)
– Internet X.509 Public Key Infrastructure Time-Stamp
Protocol (TSP)
– Časové razítko obsahuje především aktuální datum a
čas, sériové číslo razítka a identifikaci autority, která
toto razítko vydává
– Trojice dokument, elektronický podpis a časové
razítko uvádí do souvislosti nejen dokument a
osobu, která ho podepsala, ale i časový okamžik,
před kterým dokument zaručeně existoval.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 61
Časové razítko
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 62
Soulad s originálem
• § 4 Soulad s originálem
– Použití zaručeného elektronického podpisu nebo
elektronické značky zaručuje, že dojde-li k porušení
obsahu datové zprávy od okamžiku, kdy byla podepsána
nebo označena, toto porušení bude možno zjistit.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 63
Soulad s originálem
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 64
Soulad s originálem
• V řadě případů nestačí mít pouze digitálně podepsaný
dokument. Zvláště v případě dokumentů s relativně dlouhou
dobou platnosti je možné, že bude jedna ze stran chtít
zpochybnit platnost dokumentu, který byl podepsán oběma
stranami. Není nic snazšího, než nahlásit ztrátu privátního
klíče a nechat odvolat certifikát. Bez existence časového
razítka daného dokumentu již nikdo nedokáže, zda byl
dokument podepsán před tímto odvoláním nebo až po něm.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 65
Soulad s originálem
• Elektronický podpis nemůže stačit - důvodem je
skutečnost, že doklad musíme podepsat k určitému datu.
Přitom na vlastním počítači si můžeme čas nastavovat
libovolně. Takže pokud doklad chtěli zpětně podepsat, pak
bychom si mohli na počítači posunout čas zpět a vytvořit
elektronický podpis pod doklad. Kdo nám poté prokáže, že
doklad bylo opravdu k rozhodnému datu opravdu vytvořen a
následně podepsán? Tento problém nám mohou vyřešit
právě časová razítka. Dalšími problémy jsou ověřování
elektronického podpisu po delším čase od jeho vytvoření
(např. poté co vyprší certifikát určený pro verifikaci tohoto
podpisu) a dlouhodobá archivace elektronicky podepsaných
dokumentů vůbec.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 66
ETSI TS 101 733
• Nejdůležitějším typem, který vznikl jako vylepšený
elektronický podpis z kvalifikovaného podpisu, je kvalifikovaný
podpis určený pro archivaci dat.
• Tento podpis je blíže představen ve standardu ETSI Policy
requirements for CSPs issuing trusted time stamps, ve kterém
jsou zformulovány minimální požadavky v oblasti bezpečnosti
a kvality zabezpečení důvěryhodného poskytování služeb
určených k vydávání časových razítek. Časová razítka jsou
specifikována v dokumentu ETSI Time Stamping Profile (draft
ETSI TS 101 861 V.1.1.4). Vzhledem k tomu, že musí být
zajištěna odolnost proti útokům po celou dobu archivace, je
v kategorii prostředek pro bezpečné vytváření podpisu
vznesen požadavek zvýšené bezpečnosti.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 67
Migrace a emulace
• Emulace: emuluje staré IT prostředí v současném prostředí.
Bohužel emulátory nepracovaly vždy zcela spolehlivě.
Migrace dat: z formátu používaného ve starém prostředí do
"modernějšího" formátu. Tato metoda je spolehlivější, ale
nesmíme zapomínat na to, že při migraci vždy dochází k jisté
ztrátě historických informací. Každopádně by měl být
zachován nejenom migrovaný dokument, ale i původní
dokument, kdyby se v budoucnu zjistilo, že migrace nebyla
zcela v pořádku.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 68
Migrace a emulace
• Problém však nastane s elektronicky podepsanými
dokumenty, které mají tu vlastnost, že je nelze změnit, aby
se elektronický podpis nestal neplatným. Přitom migrace i
emulace mění dokument.
Pokud chceme ponechat elektronicky podepsaný dokument
autentický, pak jej nemůžeme měnit. Takže elektronicky
podepsané dokumenty - na rozdíl od jiných
elektronických dokumentů - nelze migrovat ani emulovat.
Pokud bychom migrovali dokument a ponechali jeho
elektronický podpis, pak budoucím badatelům ničíme indicii o
pravosti dokumentu.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 69
Migrace a emulace
• Je třeba rozlišovat, po jakou dobu bude elektronicky
podepsaný dokument archivován. Rozhodující odpovědí je,
zda to budou jednotky nebo maximálně desítky let, či déle. To
znamená, že je třeba rozlišovat mezi krátkodobou a
dlouhodobou archivací.
V případě krátkodobé archivace je mechanismus časového
razítkování zcela dostačující. Navíc v případě krátkodobé
archivace není nutné brát příliš na zřetel formát dokumentu. V
případě dlouhodobé archivace je však nutné hledat jiné
mechanismy.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 70
Problémy el.podpisu
• Omezená platnost certifikátů
veřejného klíče (expirace)
• Možnost odvolání platnosti
certifikátů
• Slábnutí kryptografických
algoritmů
• Nedostupnost validačních dat
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 71
Archivace & Digitální podpis
• Potíže nastanou u dokumentů s dlouhou časovou
působností,kdy je nutno elektronické podpisy ověřovat s
časovým odstupem, neboť původní certifikáty obvykle
ztratily již platnost.
• Není k dispozici údaj o datu a čase vzniku dokumentu, nelze
porovnáním s dobou platnosti certifikátu odvodit, zda
dokument byl regulérně podepsán v době platnosti
certifikátu.
• Cestou z této situace je samozřejmě využití možnosti znovu
dokument podepsat a získat certifikát, který bude platný.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 72
Dlouhodobá archivace
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 73
Archivnictví a spisová služba
• 499/2004 o archivnictví a spisové službě
– vyhl. 645/2004 provádějí ustanovení zákona
– vyhl. 646/2004 o podrobnostech výkonu SS
– § 3 odst. 2 povinnost uchovávat dokumenty a umožnit
výběr archiválií mají za podmínek stanovených tímto
zákonem rovněž a) podnikatelé zapsaní v obchodním
rejstříku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k
tomuto zákonu,
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 74
Archivnictví a spisová služba
• Vymezení pojmů
– §2 odst. d) dokumentem každý písemný, obrazový,
zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě
analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce
– §2 odst. f) výběrem archiválií posouzení hodnoty
dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a
zařazení do evidence archiválií, ** musí být dokumenty
uchovávány tak dlouho, než k výběru archiválií dojde **
výběr archiválií mimo skartační řízení archivem
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 75
Výběr archiválií
• § 3 odst. 1) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit
výběr archiválií mají:
• organizační složky státu, státní příspěvkové organizace,
státní podniky,územní samosprávné celky,organizační
složky a právnické osoby založené nebo zřízené
územními samosprávnými celky, pokud vykonávají
veřejnou správu nebo zaměstnávají více než 25
zaměstnanců, školy a vysoké školy,právnické osoby
zřízené zákonem,zdravotnická zařízení
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 76
Výběr archiválií
• § 3 odst. 2) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr
archiválií mají za podmínek stanovených tímto zákonem
rovněž
– a)podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud jde o
dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu,
• Příloha č.1 - Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů
zapsaných v obchodním rejstříku, které jsou podnikatelé za
podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a
umožnit z nich výběr archiválií :
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 77
Příloha č.1
• 1. Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského
subjektu
– a)zakladatelské dokumenty,
– b)organizační řády a řídící akty, stanovy, statuty a jejich změny,
jednací řády, organizační řády a schémata,
– c)dokumenty o změnách podnikatelských subjektů, rozhodnutí,
dekrety, smlouvy a výměry o změně právní formy, sloučení,
rozdělení,
– d)dokumenty o zrušení, likvidaci a zániku podnikatelského
subjektu, rozhodnutí o likvidaci, zprávy o postupu a ukončení
likvidace, návrhy na výmaz z obchodního rejstříku.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 78
Příloha č.1
• 2. Dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu,
notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu,
výroční zprávy včetně zprávy o auditu.
• 3. Dokumenty o majetku podnikatelského subjektu,
dokumenty dokládající vlastnictví nemovitého majetku,
ochranné známky.
• 4. Finanční dokumenty, účetní záznamy a statistiky
podnikatelského subjektu, zejména knihy podvojného
účetnictví, účetní závěrky a roční statistické výkazy.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 79
Příloha č.1
• 5. Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského
subjektu, zejména katalogy zboží s ceníky, publikace vydané
podnikatelským subjektem a podnikové kroniky.
• 6. Výrobní program, jeho změny a uplatnění výrobků na
domácím trhu a zahraničních trzích.
• 7. Zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech,
kolektivní smlouvy.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 80
Příloha č.2
• Dokumenty, které budou podle obsahu vždy
vybrány za archiválie
– 1. Dokumenty podle druhu – odst. h) roční rozpočty,
závěrečné účty, účetní závěrky, hlavní knihy,
– 2. Dokumenty podle obsahu, které obsahují zásadní
informace o – odst. b) strategiích, koncepcích a plánování
rozvoje hospodářství včetně důležitých účetních a
statistických výkazů a přehledů,
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 81
Spisová služba
• Skartační znaky
– A (archiv) – trvalé uložení do archivu, od 2006 na
trvanlivém papíru §5 odst.1 646/2004
– S (stoupa) – po skartaci se ničí
– V (výběr) – při skartačním řízení A nebo S
• § 77 odst. 2) Spisovou službu mohou vykonávat i původci,
kterým to tento zákon neukládá. V tomto případě však mají
všechna práva a povinnosti jako určení původci.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 82
Vyhláška 646/2004
• § 5 Vyhotovování dokumentů
• (1) Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu
bude přidělen skartační znak "A", vyhotovuje určený původce
na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 83
Doporučovaný postup
• Vždy postupovat s ohledem na životní cyklus dokumentu a
nepodcenit žádnou z jednotlivých fází
• Efektivně kombinovat listinnou a technickou formu a nečekat
na „zázrak“
• Mít kvalitně vypracované metodické postupy
• Sledovat vývoj právních předpisů a technologických možností
• Uvědomit si odpovědnost – nelze přenášet na jiný subjekt –
max. náhradu škody apod. ale odpovědnost nikoliv
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 84
Obecné požadavky
• Požadavek věrohodnosti původu,průkaznosti,
neměnnosti, trvalosti a čitelnosti po celé období
• Je třeba přistupovat velmi odpovědně k celé problematice –
rychlé řešení je obvykle špatné
• V případě nesprávného postupu pak hrozí vysoké sankce –
např. Zákon o účetnictví - Na účetní záznamy, které jsou
ve formě nečitelné, není-li dodrženo ustanovení § 33
odst. 6, se pohlíží, jakoby je účetní jednotky nevedly.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 85
Životní cyklus dokumentu - příklad
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Vznik dokumentu
První „autorizace“ (podepsání, případně značka,…)
Odeslání dokumentu
Příjem dokumentu
Zpracování dokumentu
Následné „autorizace“ dokumentu (např. úč.doklad)
Doplnění atributů
Úschova dokumentu
Archivace dokumentu
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 86
Životní cyklus – různé pohledy
• Nutno rozdělit na vystavovatele a budoucí uživatele
dokumentu – např. příjemce, ale i orgán státní správy, soud
apod.
• Nutno rozdělit z hlediska DPH na plátce a neplátce
• Nutno rozdělit z hlediska účetnictví na účetní jednotky a
osoby, které nevedou účetnictví
• Nutno rozdělit z hlediska zákona č. 499/2004 na osoby
povinné umožnit výběr archiválie a ostatní
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 87
Životní cyklus – různé pohledy
• V rámci životního cyklu dokumentu se na stejný
dokument může pohlížet naprosto odlišným způsobem
• Příklady :
– odesílatel x příjemce
– účetní jednotka stát x účetní jednotka podnikatel
– plátce DPH x neplátce
– vede spisovou službu x nevede
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 88
Lhůty nejsou konečné…
• 499/2004 o archivnictví a spisové službě
– platnost od 1.1.2005
– účetní záznam §4 odst. 10 a 11 563/1991
– povinnost uchovávat a umožnit výběr archiválií dle přílohy č.1
zákona 499/2004
• 563/1991 o účetnictví
– § 31 odst. 2 stanoví doby úschovy účetních záznamů
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 89
Lhůty nejsou konečné…
• ČNR č. 337/1992 o správě daní a poplatků
– § 47 odst. 2) max.lhůta pro vyměření a doměření daně
– § 31 odst. 9 subjekt má dokazovací povinnost
– speciální úprava prodlužuje dobu v §31 odst.2 zákona 563/1991
• 235/2004 o dani z přidané hodnoty
– ve znění zákona č. 377/2005 od 1.10.2005
– daňové doklady po dobu 10 let od konce
– plátce odpovídá za věrohodnost původu,neporušitelnost
obsahu,jejich čitelnost
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 90
Lhůty nejsou konečné…
• ČNR č. 586/1992 o dani z příjmu
– § 38r odst.2 prodlužuje se lhůta pro vyměření
– daňová evidence §7b vedou doklady po všechna období pro
která neskočila lhůta pro vyměření
• ČNR č.589/1992 o poj. na soc.zab. a příspěvku na státní
politiku zaměstnanosti
– §22c prodloužení na 10-let po roce
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 91
Příklady
• Daňový doklad – S10, 2005 běží lhůta od 1.1.2006 a skončí
31.12.2015, skartace bude v roce 2016.
• Typový skartační rejstřík vydaní sekcí archivní správy
Ministerstva vnitra (nezávazný)
• 563/1991 o účetnictví §31 odst. 2
– 10 let účetní závěrka a výroční zpráva
– 5 let účetní doklady,knihy,odpisové plány,inventurní
soupisy,účtové rozvrhy,účetní záznamy
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 92
Příklady
• Typový skartační rejstřík vydaní sekcí archivní správy
Ministerstva vnitra
– A (10) účetní závěrka (rozvaha,výsledovka,příloha)
– A (10) výroční zpráva s povinným auditorským ověřením
– S (30) mzdové listy a účetní záznamy 582/1992
– S (10) daňové doklady pro účely DPH
– S (10) stanovení a odvod pojistného 589/1992
– S (5) účetní doklady,atd..,projekčně programová
dokumentace pro vedení účetnictví
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 93
Příklady
• Daňové řízení - §31 odst.9 č.337/1992 – prodlužuje se lhůta důkazní povinnost
• Daňová kontrola – č.337/1992 §47 odst. 1 a 2 – pokud byl
učiněn úkon – prodlužuje se 3-letá lhůta a běží opakovaně,
maximálně deset let od konce zdaňovacího období
• Daňová ztráta – č.586/1992 Sb. §38r odst. 2 – vyměření a
doměření daně se prodlužuje lhůta
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 94
Příklady dlouhodobé archivace
• Účetní doklady – závazky a pohledávky ve lhůtě
splatnosti + následující účetní období
• Reklamační řízení a záruky
• Účetní doklady styk s cizinou před rokem 1949 dokud
MF nepovolí skartaci
• Soudní spory – po celé období
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 95
Způsob úschovy a archivace dat
• Správná volba nosiče informací ?!
• Správná volba metody úschovy a
archivace?
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 96
Diskuze
Děkuji za pozornost a přeji pěkný
zbytek dne !
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
„ Legislativní aspekty „technických“
forem dokumentů “
Ing.Robert Piffl
odbor 28 účetnictví a audit
vytvořeno ve spolupráci s
Ing.Petrem Plesnivým a JUDr.Davidem Bauerem
odbor 28 účetnictví a audit
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 2
Úvod
• Prezentace se zaměřuje na problematiku elektronických
dokladů se zaměřením zejména na daňové doklady
v elektronické podobě a účetní záznamy v technické formě
• Nároky a požadavky na „elektronickou“, případně
„technickou“ formu dokladu jsou vyšší než v případě listinné
formy
• Z hlediska právních předpisů jsou z důvodu zjednodušení
uváděny odkazy na „hlavní právní předpisy v dané oblasti“
• Prezentace zohledňuje stav právních předpisů k měsíci
duben 2008
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 3
Otázky kolem terminologie
• Pojmy a jejich postavení v právním řádu
–
–
–
–
–
–
–
–
–
dokument
daňový doklad
účetní záznam
formy daňových dokladů
formy účetních záznamů
převod z jedné formy na jinou
podpis
úschova
archivace
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 4
Právní úprava v ČR - výhled
• Vládní návrh zákona o účetnictví – vytvoření účetnictví státu
– Akční plán Vlády ČR pro zvýšení důvěryhodnosti účetnictví a auditu 2004
– Usnesení Vlády ČR 561/2007 z 23.5.2007
– Harmonogram prací na vytvoření účetnictví státu předložen Vládě ČR
5.9.2007, Cílové datum I.Etapy 2010
• Usnesení Vlády ČR č. 357/2007
– Národní plán zavedení elektronického zadávání veřejných
zakázek pro období let 2006 až 2010
• Návrh zákona o elektronických úkonech, osobních číslech a
autorizované konverzi dokumentů
• Očekávaná změna OSŘ, Národní digitální archiv, …
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 5
Právní úprava v ČR – stav duben 2008
• Vládní návrh zákona, kterým se mění zákon č. 563/1991 Sb.,
o účetnictví ve znění pozdějších předpisů a o změně
některých zákonů v souvislosti s vytvořením účetnictví státu –
PSP tisk 471 – 30.schůze od 22.4.2008
• Tři nové prováděcí vyhlášky
– jedna z vyhlášek upřesní podmínky pro technické formy účetních
záznamů (zejména s ohledem na praktické využití a upřesnění procesu
konverze účetních záznamů mezi jednotlivými formami)
– v této vyhlášce budou též upřesněny podmínky pro jednoznačnou
vazbu mezi technickou formou, smíšenou, listinnou a informačními
systémy
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 6
Právní úprava v ČR – stav duben 2008
• Vládní návrh zákona o elektronických úkonech, osobních
číslech a autorizované konverzi dokumentů /sněmovní tisk
445/ - prvé čtení 25.3.2008 – projednání výborům
• Vládní návrh zákona, kterým se mění některé zákony
v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech,
osobních číslech a autorizované konverzi dokumentů
/sněmovní tisk 446/ - prvé čtení 25.3.2008 – projednání
výborům
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 7
Právní úprava v EU
• 6-tá směrnice a z ní vycházející právní normy
• Směrnice Rady 2001/115/ES vyžaduje tvorbu rámce pro
elektronickou fakturaci s ohledem na kontrolní možnosti
správců daní
• EDI vymezená v článku 2 doporučení Komise 1994/820/ES
ze dne 19. října 1994 o právních aspektech elektronické
výměny dat
• Důraz na věrohodnost původu a neporušenost dat
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 8
Dokument
• Definice pojmu dokument se vyskytuje jednak v normativních
materiálech, výkladových slovnících ale i v právním řádu.
Z hlediska pojmu dokument je lze podle ČSN ISO 5127-1 –
1983,1993 považovat za "zaznamenané informace, které
mnohou být v procesu dokumentace považovány za ucelenou
jednotku“
• Právní předpis č.499/2004 - §2 odst. d) dokumentem každý
písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam,
ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti
původce
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 9
Dokument
• Právní předpis č.499/2004 - §2 odst. d)
• Tato obecná definice z pohledu zákona o archivnictví nám
zcela zahrnuje jak daňové doklady v písemné či
v elektronické podobě, tak i účetní záznamy v písemné či
technické formě a takto definovaný pojem dokument můžeme
v dalším textu použít i v souvislosti s účetními záznamy,
případně s daňovými doklady.
• Řada dokumentů vzniká v listinné formě a jejich následnou
digitalizací může vzniknout nový dokument v elektronické
podobě. Dokument může být vytvořen přímo a pouze
v elektronické podobě.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 10
Dokument - formy
•
•
•
•
Analogová
Digitální (nepřesně elektronická, technická atd…)
Hybridní – např. elektronický pas, dokumenty s čipem atd…
Některé formy nelze převést z jedné na druhou beze ztráty
informace (GIS, video, zvuk, elektronicky podepsaný
dokument atd….)
• Speciální pravidla pro dokumenty s autenticitou
• Návrhu na změnu zákona o účetnictví:
– Listinná forma
– Technická forma
– Smíšená forma
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 11
Dokument - převod
• Každý převod z jedné formy do druhé nám vytváří nový
dokument, čímž zpřístupňujeme totéž základní sdělení
formou odlišných dokumentů
• Chování této kopie je odlišné od originálu, poskytuje však
stejné sdělení a informaci jako to činil originál v listinné
podobě
• Převod informace do nové specifické formy, které mají jinou
identitu než originální
• Zpřístupňujeme nové dokumenty, které mají svůj vlastní
životní cyklus
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 12
Dokument – digitalizace
• Digitalizací produkujeme digitální kopie analogových
originálů.
• Tímto procesem vzniká nový digitální (elektronický)
dokument.
• Typickým příkladem je naskenování originální písemnosti do
elektronické formy.
• Chování této kopie je odlišné od originálu, poskytuje však
stejné sdělení a informaci jako to činil originál v listinné
podobě.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 13
Dokument – podpis
• Dokumenty obsahující digitální podpis není možné
v budoucnu měnit a tudíž ani migrovat
• Bez existence „elektronického notáře“ nebo „ověřovací
autority“ nelze provést převod z technické formy na formu
listinnou
• Zcela zásadní je, že platí stejná pravidla pro archivaci
dokumentů bez ohledu na jejich formu
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 14
Dokument - formy
• Listinná x technická forma
• V případě použití technické formy dokumentu není možný (v
současném právním prostředí ČR) jeho zpětný převod do
listinné formy u dokladů obsahujících digitální podpis
• Uvažuje se o zřízení speciálního aktu u notáře a na
vybraných úřadech – autorizace a ověření technické formy
převedené na listinnou či naopak – tzv. konverze
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 15
Dokument - podmínky na formy
•
•
•
•
Podmínka čitelnosti
Podmínka kontinuity
Podmínka neměnnosti
Skartační znaky
– A (archiv) – trvalé uložení do archivu, od 2006 na
trvanlivém papíru §5 odst.1 646/2004
– S (stoupa) – po skartaci se ničí
– V (výběr) – při skartačním řízení A nebo S
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 16
Dokument – forma - dílčí závěr
• V případě použití technické formy dokumentu je nutné
dále pracovat pouze s touto formou dokumentu
• Komentář :
– V případě souběžného „běhu“ technické formy a listinné
formy je tento problém vyřešen
– V případě technické formy je možné využít „primární
datové úložiště“ a s dokumentem pak pracovat z ostatních
systémů pomocí jednoznačné identifikace dokumentu
uloženém v datovém úložišti
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 17
Dokument – životní cyklus
• Každý dokument prochází určitým životním cyklem –
zjednodušeně řečeno od jeho vzniku až po okamžik skartace
a v případě archiválií uložením do archivu
• Z hlediska povinností existuje řada právních předpisů, které
upravují povinnosti výstavci, případně držiteli/uživateli
dokumentu řadu povinností.
• Nikdy nelze na dokument nahlížet tak, že slouží pouze
k jedinému účelu a nerespektovat ustanovení ostatních
právních předpisů.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 18
Daňový doklad
• Daňový doklad je dokument
• Problematika elektronické formy daňového dokladu z pohledu
zákona o dani z přidané hodnoty je poněkud jednodušší než
problematika účetních záznamů v technické formě.
• Pojem se vyskytuje i mimo zákon o dani z přidané hodnoty
• Daňový doklad pro účely účetnictví je též účetním záznamem,
v případě doplnění náležitostí dle §11 zákona o účetnictví též
účetním dokladem.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 19
Daňový doklad – elektronická forma
• Zákon o dani z přidané hodnoty
– § 26 odst. 4 Daňový doklad může být se souhlasem osoby, pro
kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění
osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, i v
elektronické podobě, pokud jej plátce nebo osoba uvedená v
odstavci 3 opatřila zaručeným elektronickým podpisem
založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo elektronickou
značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu
podle zvláštního právního předpisu nebo pokud je zaručena
věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu daňového
dokladu EDI
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 20
Daňový doklad - převod
• Zákon o dani z přidané hodnoty
– § 27 odst. 2 Daňový doklad v písemné formě lze převést do
elektronické podoby a uchovávat pouze v této podobě,pokud
metoda použitá pro převod a uchování zaručuje věrohodnost
původu, neporušitelnost obsahu daňového dokladu a jeho
čitelnost a pokud je daňový doklad převedený do elektronické
podoby opatřen zaručeným elektronickým podpisem založeným
na kvalifikovaném certifikátu nebo označen elektronickou
značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu
osoby odpovědné za jeho převod
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 21
Daňové doklady - úschova
• Zákon o dani z přidané hodnoty
– § 27 Uchovávání daňových dokladů - Plátce je povinen
uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení
daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve
kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění
osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně, na jím
zvoleném místě. Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost
původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a
na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez
zbytečného odkladu.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 22
Daňové doklady - úschova mimo ČR
• Zákon o dani z přidané hodnoty
– § 27 odst. 3 Pokud plátce vystavuje, přijímá a uchovává daňové
doklady v elektronické podobě a místem uchovávání není
tuzemsko, musí plátce zajistit pro správce daně právo volného
přístupu v reálném čase elektronicky k daňovým dokladům i
datům zaručujícím věrohodnost jejich původu a neporušitelnost
jejich obsahu
– § 27 odst. 4 Plátce je povinen předem oznámit správci daně
místo uchovávání daňového dokladu, pokud toto místo není v
tuzemsku
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 23
Analýza z pohledu „účetnictví“
• Akční plán Vlády ČR pro zvýšení důvěryhodnosti účetnictví a
auditu 2004
• Koncepční rámec účetnictví státu 2006-2007
• Usnesení Vlády ČR 561/2007 z 23.5.2007
– Harmonogram prací na vytvoření účetnictví státu předložen
Vládě ČR 5.9.2007
– Cílové datum I.Etapy 2010
– 25.2.2008 schváleno Vládou ČR, návrh zákona PSP I.čtení
• Dále uváděné odkazy jsou ze zákona č.563/1991 ve znění
pozdějších právních předpisů
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 24
Jaro 2008 - Technologické vyhlášky
• Návrh zákona o účetnictví - §4 odst.8 m-o)
– požadavky pro technické a smíšené formy účetních
záznamů
– pravidla pro formát, strukturu, přenos a zabezpečení
účetních záznamů v technické formě vybraných účetních
jednotek
– rozsah a četnost předávání účetních záznamů vybranými
účetními jednotkami do centrálního systému účetních
informací státu
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 25
Novela zákona o účetnictví - návrh
•
Účetní záznam může mít listinnou, technickou nebo smíšenou formu.
Pro účely tohoto zákona se považuje za
– listinnou formu účetní záznam provedený na analogový nosič
rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými
technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky,
jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný,
– technickou formu účetní záznam provedený elektronickým, optickým
nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno a), který umožňuje
jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný,
– smíšenou formu účetní záznam v listinné formě obsahující též
informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který
umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou
osobu čitelný.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 26
Novela zákona o účetnictví - návrh
•
•
§33 odst. 3)
Účetní jednotka může provést převod účetního záznamu z jedné formy do
jiné nové formy. Tímto převodem vzniká nový účetní záznam. V
uvedeném případě je účetní jednotka povinna zajistit, že obsah účetního
záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní
formě. Splnění uvedené povinnosti se má za prokázané, pokud účetní
jednotka předloží účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je
shodný. Splnění této povinnosti však účetní jednotka může prokázat i jiným
způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným
záznamem pracují. V případě nezpochybnění průkaznosti převodu účetního
záznamu žádnou z osob, které s převedeným záznamem pracují, se u
účetních záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro výběr
nebo archiválii podle zvláštního právního předpisu,28) nevyžaduje
předložení účetního záznamu v původní formě a pro záznamy v původní
formě neplatí ustanovení § 31.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 27
Novela zákona o účetnictví - návrh
•
•
§33 odst. 4)
Účetní záznam v technické nebo smíšené formě, se skartačními znaky "A"
nebo "V" vzniklý z činnosti účetní jednotky musí být ve formátu, který zaručí
jeho neměnnost a umožní jeho následnou čitelnost pro fyzickou osobu.
Pokud tuto podmínku nemůže účetní jednotka zabezpečit, převede takové
účetní záznamy do listinné formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří
je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do výběru
archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj; obdobně postupuje při
nakládání s účetními záznamy přijatými účetní jednotkou v technické,
případně smíšené formě, u účetních záznamů obsahujících elektronický
podpis včetně průkazného potvrzení v listinné formě o platnosti
elektronického podpisu v době přijetí účetního záznamu. Účetní jednotka je
povinna disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení
účetnictví.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 28
Novela zákona o účetnictví - návrh
•
•
§33a odst. 4)
Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je
vlastnoruční podpis nebo zaručený elektronický podpis založený na
kvalifikovaném certifikátu podle zvláštního právního předpisu30a), anebo
obdobný průkazný účetní záznam v technické formě, který zaručuje
průkaznou a jednoznačnou původnost. Na obě formy podpisového
záznamu se přitom pohlíží stejně a obě mohou být použity v případech, kdy
je vyžadován vlastnoruční podpis. U případů týkajících se výhradně
skutečností uvnitř jedné účetní jednotky lze použít jako podpisový záznam
vlastnoruční podpis nebo zaručený elektronický podpis anebo obdobný
průkazný účetní záznam v technické formě.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 29
Novela zákona o účetnictví - návrh
•
Připojením podpisového záznamu se rozumí
– a)v případě účetního záznamu v listinné formě jeho podepsání
vlastnoručním podpisem,
– b)v případě účetního záznamu v technické formě jeho podepsání
elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu30a) anebo
obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě,
– c)v případě účetního záznamu ve smíšené formě jeho podepsání
vlastnoručním podpisem na listinné části a současně u částí účetního
záznamu v technické formě obsahující digitální data jejich podepsání
elektronickým podpisem podle zvláštního právního předpisu30a) anebo
obdobným průkazným účetním záznamem v technické formě.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 30
Novela zákona o účetnictví - návrh
•
•
§35 - Opravy a ostatní ustanovení o účetních záznamech
Za opravu se nepovažuje doplnění informace v účetním záznamu, jestliže
– a) nedochází k změně původního obsahu účetního záznamu,
– b)doplňovaná informace nezpůsobuje nejednoznačnost obsahu
účetního záznamu a
– c)nejsou porušeny požadavky průkaznosti, neměnnosti a trvalosti
účetního záznamu.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 31
Návrh prováděcích vyhlášek
•
•
Požadavky pro technické a smíšené formy účetních záznamů
k provedení § 4 odst. 8 písm. n) zákona o účetnictví
Pro technické a smíšené formy účetních záznamů se stanoví požadavky
s ohledem na
–
–
•
vznik účetního záznamu
převod účetního záznamu z jedné formy do druhé
Požadavky pro technické a smíšené formy účetních záznamů se stanoví
pro
–
–
–
–
účetní záznamy vzniklé převodem z jedné formy do jiné
účetní záznamy, u kterých se doplněním informace na účetní záznam změní jejich forma
účetní záznamy vytvořené technickými prostředky
přidělení jednoznačných identifikátorů na účetní záznamy tak, aby byly splněny podmínky
srozumitelnosti účetnictví a podmínky jednoznačnosti obsahu účetních záznamů
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 32
Návrh prováděcích vyhlášek
•
Požadavky při vzniku technických, případně smíšených forem
účetního záznamu
•
Bližší požadavky a podmínky vzniku účetních záznamů
–
–
vznik smíšeného účetního záznamu doplněním informace
vznik účetního záznamu v technické formě technologií na bázi optického rozpoznání písma
(OCR), případně rozpoznání čárového kódu
• převodem účetního záznamu v listinné formě
• na základě účetního záznamu v technické formě
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 33
Návrh prováděcích vyhlášek
•
Obecné požadavky při převodu účetního záznamu
•
Pro převod účetního záznamu se stanoví požadavky
–
–
–
–
–
–
–
nepoškození účetního záznamu
barvy
neměnnosti
čitelnosti
jednoznačnosti obsahu
vzniku nového účetního záznamu
úschovy
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 34
Návrh prováděcích vyhlášek
•
•
Další požadavky při převodu účetního záznamu
Další požadavky a podmínky pro převod účetních záznamů se stanoví pro
jednotlivé druhy převodu účetního záznamu, a to pro
–
–
–
–
–
–
převod účetního záznamu z listinné formy do technické formy nebo smíšené formy
převod účetního záznamu z technické formy neobsahující podpisový záznam do listinné
formy nebo smíšené formy
převod účetního záznamu z technické formy obsahující podpisový záznam do listinné formy
nebo smíšené formy
převod účetního záznamu ze smíšené formy neobsahující podpisový záznam do listinné
formy nebo technické formy
převod účetního záznamu ze smíšené formy obsahující podpisový záznam do listinné formy
nebo technické formy
Výstupní formáty snímacího zařízení pro převod účetních záznamů z listinné formy do
technické formy, které stanoví příloha č. 1
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 35
Účetní záznam - pojmy
• Účetní doklad - průkazný účetní záznam, které musí
obsahovat náležitosti podle §11
• Účetní případ - skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví
• Účetní zápis - Účetní zápisy jsou účetní záznamy, jejichž
obsah je určen ustanoveními tohoto zákona, která se týkají
účetních knih. Účetní jednotky jsou povinny zaznamenávat
účetní případy v účetních knihách (dále jen "účetní zápisy")
pouze na základě průkazných účetních záznamů – účetních
dokladů. K účetnímu zápisu musí být připojen podpisový
záznam osoby odpovědné za jeho provedení, není-li shodný
s podpisovým záznamem osoby odpovědné za zaúčtování
účetního případu.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 36
Účetní záznam
• §4 odst. 10) účetním záznamem se rozumí data, která jsou
záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení
účetnictví
• §6 odst. 1) účetní jednotky jsou povinny zachycovat
skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, (dále jen
"účetní případy") účetními doklady
• §8 odst. 1) účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví
správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a
způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 37
Účetní záznam
• Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem
veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví - účetními
záznamy jsou veškeré dokumenty týkající se vedení účetnictví –
např. smlouvy, směrnice, záruční listy a podobně.
• S ohledem na průkaznost účetnictví - §8 odst.4 - musí být všechny
záznamy použité v rámci účetnictví účetní jednotky průkazné.
Z hlediska forem účetních záznamů je možné rozdělit záznamy na
účetní záznamy v listinné formě a dále pak na účetní záznamy
v technické formě – viz §33 odst.2. Z výše uvedeného tedy
jednoznačně vyplývá, že účetním záznamem je vše, co se týká
vedení účetnictví.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 38
Účetní doklad - definice
• §11 odst. 1) Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy,
které musí obsahovat:
– a) označení účetního dokladu,
b) obsah účetního případu a jeho účastníky,
c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a
vyjádření množství,
d) okamžik vyhotovení účetního dokladu,
e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s
okamžikem podle písmene d),
f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za
účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho
zaúčtování.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 39
Účetní doklad
• V případě životního cyklu účetního dokladu je nutné ošetřit případ,
kdy účetním záznamem, na základě kterého doplněním náležitostí
dle §11 vzniká účetní doklad, je primárně účetní záznam v technické
formě obsahujícím elektronický podpis.
• V tomto případě musí disponovat takovými technickými prostředky,
které zabezpečí jak možnost doplnění náležitostí dle §11, tak i
případné opravy účetních záznamů dle §35 a dále pak zabezpečí
jeho úschovu a následnou archivaci po stanovené období.
• Oprava účetního záznamu - informační systém musí umožnit
verzování dokladů, včetně možnosti připojení elektronického
podpisu osoby a údaj o okamžiku opravy.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 40
Účetní záznam - podpisové záznamy
• U účetních dokladů (§ 11) dva podpisové záznamy:
– osoby odpovědné za účetní případ,
– osoby odpovědné za zaúčtování.
• U účetního zápisu (§ 12) do účetní knihy podpisový záznam:
– osoby odpovědné za účetní zápis (není-li shodná s osobou
odpovědnou za zaúčtování).
• U účetní závěrky (§ 18, odst. 2) podpisový záznam:
– statutárního orgánu účetní jednotky ...
• U inventurních soupisů (§ 30, odst. 2) dva podpisové
záznamy:
– podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění stavů majetku a
závazků (fyzická inventura, dokladová inventura),
– podpisový záznam osoby odpovědné za inventarizaci
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 41
Účetní záznam - podpisové záznamy
• § 33a odst. 4) Podpisový záznam - účetní záznam, jehož
obsahem je vlastnoruční podpis (obsah = informace
obsažená v účetním záznamu) nebo elektronický podpis
podle zákona č. 227/2000 Sb. ve znění pozdějších právních
předpisů anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické
formě (tj. průkazný záznam mající vlastnosti elektronického
podpisu)
• § 33a odst. 5) Připojením podpisového záznamu se rozumí u
účetního záznamu v písemné formě jeho podepsání
vlastnoručním podpisem, u účetního záznamu v technické
formě jeho podepsání elektronickým podpisem podle
zvláštního právního předpisu 30a) anebo obdobným
průkazným účetním záznamem v technické formě.
•
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 42
Účetní záznam – identifikační zázn.
• § 33a odst. 7) Identifikační záznam - účetní záznam, který
není podpisovým záznamem, připojený k jinému účetnímu
záznamu buď automaticky technickým prostředkem nebo
fyzickou osobou odpovědnou za připojování identifikačního
záznamu, který umožňuje jednoznačné určení uvedeného
technického prostředku nebo fyzické osoby.
• Identifikační záznam není podpisovým záznamem a
v žádném případně nemůže nahradit podpisový záznam a
nemůže být použit tam, kde je vyžadován podpisový záznam.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 43
Úč.Z. - srozumitelnost, správnost
• §8 odst. 5 - Účetnictví účetní jednotky je srozumitelné, jestliže
umožňuje jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a
jednoznačně určit
a) obsah účetních případů alespoň s použitím účetních metod
uvedených v § 4 odst. 8,
b) obsah účetních záznamů s použitím nástrojů uvedených v § 4
odst. 10.
• §8 odst. 2 - Účetnictví účetní jednotky je správné, jestliže
účetní jednotka vede účetnictví tak, že to neodporuje tomuto
zákonu a ostatním právním předpisům ani neobchází jejich
účel.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 44
Účetní záznam - trvalost
• §8 odst. 6) účetnictví účetní jednotky je vedeno způsobem
zaručujícím trvalost účetních záznamů, jestliže účetní
jednotka je schopna splnit povinnosti spojené s jejich
úschovou a zpracováním podle § 31, 32 a § 33 odst. 3 a 6 po
celou dobu, po niž jsou jí tímto zákonem uloženy.
• §31 odst.1) Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní
záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v
odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro
nakládání s nimi zvláštní právní předpisy. 28)
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 45
Účetní záznam - úschova
• §31 odst. 2) Účetní záznamy se uschovávají, pokud v § 32
není stanoveno jinak :
– a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let
počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní
soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících
koncem účetního období, kterého se týkají,
c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu
vedení účetnictví (§ 33 odst. 2), po dobu 5 let počínajících
koncem účetního období, kterého se týkají.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 46
Účetní záznam – úschova x použití
• §32 odst. 1) Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro
jiný účel než uvedený v § 31 odst. 1, a to zejména pro účely
trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné
činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení,
daňového řízení, skartačního řízení nebo pro účely
sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění
anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po
uplynutí uschovacích dob uvedených v § 31 odst. 2 dále tak,
aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro
uvedené účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní
záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto
zákona týkající se účetních záznamů obdobně.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 47
Účetní záznam - lhůty
• §32 odst.3) Účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se
týkají záručních lhůt a reklamačních řízeních, uschovávají
účetní jednotky po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají;
účetní záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek či
nesplněných závazků, uschovávají účetní jednotky do konce
roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení
nebo splnění.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 48
Účetní záznam - formy
• § 33 odst. 2- Účetní záznam může mít písemnou
nebo technickou formu.
– Pro účely tohoto zákona se považuje za
a) písemnou formu účetní záznam provedený rukopisem,
psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami
anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky,
jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný,
b) technickou formu účetní záznam provedený elektronickým,
optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod písmeno
a), který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho
obsah pro fyzickou osobu čitelný.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 49
Účetní záznam – obsah, forma
• §33 odst. 1) Účetní záznam podle § 4 odst. 10 musí
umožňovat vedení účetnictví podle tohoto zákona. Pro účely
tohoto zákona se informace obsažená v účetním záznamu
označuje jako obsah účetního záznamu; konkrétní způsob
zaznamenání této informace se označuje jako forma účetního
záznamu.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 50
Účetní záznam - převod
• §33 odst. 3) Účetní jednotka může provést převod účetního
záznamu z jedné formy do druhé. V tomto případě je povinna
zajistit, že obsah účetního záznamu v nové formě je shodný s
obsahem účetního záznamu v původní formě. Splnění
uvedené povinnosti se má za prokázané, pokud účetní
jednotka předloží účetní záznam v původní i nové formě a
jejich obsah je shodný; splnění této povinnosti však účetní
jednotka může prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní
žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují. Při
prokazování splnění povinnosti podle věty druhé u účetních
záznamů, které nejsou označeny skartačními znaky pro
výběr nebo archiválii podle zvláštního právního
předpisu,28) se nevyžaduje předložení nosiče informací (§ 4
odst. 10) v původní formě. Účetní jednotka je povinna
disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení
účetnictví.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 51
Účetní záznam - převod
• V případě písemnosti, která existuje v listinné formě, je možné
pomocí digitalizace umožnit převod z listinné formy do technické a
pokud bude zajištěna shoda obsahu je možné tento způsob převodu
běžně využívat. Tento nový dokument, vzniklý digitalizací
původního a vyskytující se v technické formě pak může být
dostatečně ochráněn z hlediska neporušitelnosti jeho obsahu
připojením elektronického podpisu.
• Pokud existuje záznam v technické formě a neobsahuje-li digitální
podpis, je možné jej např. výtiskem převést do listinné formy a opět
platí, že bude-li zajištěna shoda obsahu je možné tento způsob
převodu běžně využívat. Navíc z hlediska průkaznosti je dostačující
v případě uschování i původní formy prosté porovnání obou forem.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 52
Účetní záznam – převod x podpis
• Problém nastává např. u technických záznamů podepsaných
digitálním podpisem, kde při převodu na listinnou formu není obsah
(tj. informace obsažená v účetním záznamu) shodný. Z hlediska
průkaznosti v tomto případě bez zavedení např. institutu tzv.
„elektronického notáře“, případně jiného, státem garantovaného
způsobu ověření nelze zaručit prokázání shody a průkaznosti.
• Druhá věta tohoto odstavce jednoznačně definuje případ, kdy se má
splnění povinnosti za prokázané - pokud účetní jednotka předloží
účetní záznam v původní i nové formě a jejich obsah je shodný.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 53
Účetní záznam - formy
• §33 odst. 5) Na všechny formy účetního záznamu se, pokud
tento zákon výslovně nestanoví jinak, pohlíží stejně; obsah
všech účetních záznamů a jejich změny mají stejné důsledky,
jsou-li provedeny v účetních záznamech ve formě podle
odstavce 2 písm. b), jako ve formě podle odstavce 2 písm. a).
• §33 odst. 6) Účetní jednotky mohou vést účetní záznamy i ve
formě, ve které je jejich obsah bez dalšího nečitelný; v tomto
případě jsou povinny disponovat takovými prostředky, nosiči a
vybavením (§ 4 odst. 10, které umožní provést převod
účetních záznamů do formy, ve které je jejich obsah pro
fyzickou osobu čitelný.
• §33 odst. 7) V řízení ve věcech týkajících se účetnictví nebo
vycházejících z účetnictví lze použít k důkazu průkazné
účetní záznamy (§ 33a), které splňují požadavky tohoto
zákona
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 54
Účetní záznam - průkaznost
• §33a odst. 1) Podle tohoto zákona se za průkazný účetní
záznam považuje pouze
– a) účetní záznam, jehož obsah je prokázán přímo
porovnáním se skutečností, kterou tento záznam
prokazuje,
b) účetní záznam, jehož obsah je prokázán obsahem
jiných průkazných účetních záznamů,
c) účetní záznam přenesený způsobem splňujícím
požadavky podle § 34, nebo
d) účetní záznam týkající se výhradně skutečností uvnitř
jedné účetní jednotky, k němuž je připojen podpisový
záznam osoby oprávněné a odpovědné podle odstavce 9.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 55
Účetní záznam - přenos
• §34 Přenos účetního záznamu
1) Přenos účetního záznamu může být uskutečněn pouze
prostřednictvím informačního systému nebo jiným
způsobem, který splňuje požadavky průkaznosti a dále
požadavky ochrany a bezpečnosti odpovídající charakteru
přenášených informací podle zvláštních právních
předpisů. 31)
2) Požadavky průkaznosti a jiné požadavky uvedené v
odstavci 1 jsou splněny i v případě, je-li přenos účetního
záznamu uskutečněn prostřednictvím třetí osoby odlišné
od účetních jednotek, pokud tato osoba splňuje požadavky
podle zvláštních právních předpisů. 31)
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 56
Účetní záznam - sankce
• §37 odst. 1) Účetní jednotce, která
– g) poruší povinnost uschovávat účetní záznamy
• se uloží pokuta do výše 6 % hodnoty aktiv celkem, jde-li o
protiprávní jednání podle písmen a) až c), nebo se může
uložit pokuta do výše 3 % hodnoty aktiv celkem, jde-li o
protiprávní jednání podle písmen d) až i).
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 57
Elektronický podpis
• Zákon 227/2000 o elektronickém podpisu ve znění pozdějších
právních předpisů
• Nařízení vlády 495/2004 kterým se provádí zákon 227/2000
• Vyhláška 496/2004 o elektronických podatelnách
• Novela 440/2004
– pojem kvalifikované časové razítko
– pojem elektronické značky
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 58
Typy ETSI / 1999/93/ES
• Elektronický podpis (General Electronic Signature)
• Zaručený elektronický podpis (Advanced Electronic
Signature)
• Zaručený elektronický podpis založený na
kvalifikovaném certifikátu (Advanced Electronic
Signature Using Qualified Certificate)
• Kvalifikovaný podpis (Qualified Electronic Signature) * prostředek
• “Vylepšený“ elektronický podpis (Enhanced electronic
signature)
• Kvalifikovaný podpis určený pro archivaci dat (Qualified
Electronic Signature with Long-term Validity ) * časové razítko
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 59
Zaručený elektronický podpis
• Zaručeným elektronickým podpisem elektronický podpis,
který splňuje následující požadavky
– 1. je jednoznačně spojen s podepisující osobou,
– 2. umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové
zprávě,
– 3. byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků,
které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní
kontrolou,
– 4. je k datové zprávě, ke které se vztahuje, připojen takovým
způsobem, že je možno zjistit jakoukoliv následnou změnu dat,
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 60
Časové razítko
• RFC 3161 (RFC3161)
– Internet X.509 Public Key Infrastructure Time-Stamp
Protocol (TSP)
– Časové razítko obsahuje především aktuální datum a
čas, sériové číslo razítka a identifikaci autority, která
toto razítko vydává
– Trojice dokument, elektronický podpis a časové
razítko uvádí do souvislosti nejen dokument a
osobu, která ho podepsala, ale i časový okamžik,
před kterým dokument zaručeně existoval.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 61
Časové razítko
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 62
Soulad s originálem
• § 4 Soulad s originálem
– Použití zaručeného elektronického podpisu nebo
elektronické značky zaručuje, že dojde-li k porušení
obsahu datové zprávy od okamžiku, kdy byla podepsána
nebo označena, toto porušení bude možno zjistit.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 63
Soulad s originálem
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 64
Soulad s originálem
• V řadě případů nestačí mít pouze digitálně podepsaný
dokument. Zvláště v případě dokumentů s relativně dlouhou
dobou platnosti je možné, že bude jedna ze stran chtít
zpochybnit platnost dokumentu, který byl podepsán oběma
stranami. Není nic snazšího, než nahlásit ztrátu privátního
klíče a nechat odvolat certifikát. Bez existence časového
razítka daného dokumentu již nikdo nedokáže, zda byl
dokument podepsán před tímto odvoláním nebo až po něm.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 65
Soulad s originálem
• Elektronický podpis nemůže stačit - důvodem je
skutečnost, že doklad musíme podepsat k určitému datu.
Přitom na vlastním počítači si můžeme čas nastavovat
libovolně. Takže pokud doklad chtěli zpětně podepsat, pak
bychom si mohli na počítači posunout čas zpět a vytvořit
elektronický podpis pod doklad. Kdo nám poté prokáže, že
doklad bylo opravdu k rozhodnému datu opravdu vytvořen a
následně podepsán? Tento problém nám mohou vyřešit
právě časová razítka. Dalšími problémy jsou ověřování
elektronického podpisu po delším čase od jeho vytvoření
(např. poté co vyprší certifikát určený pro verifikaci tohoto
podpisu) a dlouhodobá archivace elektronicky podepsaných
dokumentů vůbec.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 66
ETSI TS 101 733
• Nejdůležitějším typem, který vznikl jako vylepšený
elektronický podpis z kvalifikovaného podpisu, je kvalifikovaný
podpis určený pro archivaci dat.
• Tento podpis je blíže představen ve standardu ETSI Policy
requirements for CSPs issuing trusted time stamps, ve kterém
jsou zformulovány minimální požadavky v oblasti bezpečnosti
a kvality zabezpečení důvěryhodného poskytování služeb
určených k vydávání časových razítek. Časová razítka jsou
specifikována v dokumentu ETSI Time Stamping Profile (draft
ETSI TS 101 861 V.1.1.4). Vzhledem k tomu, že musí být
zajištěna odolnost proti útokům po celou dobu archivace, je
v kategorii prostředek pro bezpečné vytváření podpisu
vznesen požadavek zvýšené bezpečnosti.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 67
Migrace a emulace
• Emulace: emuluje staré IT prostředí v současném prostředí.
Bohužel emulátory nepracovaly vždy zcela spolehlivě.
Migrace dat: z formátu používaného ve starém prostředí do
"modernějšího" formátu. Tato metoda je spolehlivější, ale
nesmíme zapomínat na to, že při migraci vždy dochází k jisté
ztrátě historických informací. Každopádně by měl být
zachován nejenom migrovaný dokument, ale i původní
dokument, kdyby se v budoucnu zjistilo, že migrace nebyla
zcela v pořádku.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 68
Migrace a emulace
• Problém však nastane s elektronicky podepsanými
dokumenty, které mají tu vlastnost, že je nelze změnit, aby
se elektronický podpis nestal neplatným. Přitom migrace i
emulace mění dokument.
Pokud chceme ponechat elektronicky podepsaný dokument
autentický, pak jej nemůžeme měnit. Takže elektronicky
podepsané dokumenty - na rozdíl od jiných
elektronických dokumentů - nelze migrovat ani emulovat.
Pokud bychom migrovali dokument a ponechali jeho
elektronický podpis, pak budoucím badatelům ničíme indicii o
pravosti dokumentu.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 69
Migrace a emulace
• Je třeba rozlišovat, po jakou dobu bude elektronicky
podepsaný dokument archivován. Rozhodující odpovědí je,
zda to budou jednotky nebo maximálně desítky let, či déle. To
znamená, že je třeba rozlišovat mezi krátkodobou a
dlouhodobou archivací.
V případě krátkodobé archivace je mechanismus časového
razítkování zcela dostačující. Navíc v případě krátkodobé
archivace není nutné brát příliš na zřetel formát dokumentu. V
případě dlouhodobé archivace je však nutné hledat jiné
mechanismy.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 70
Problémy el.podpisu
• Omezená platnost certifikátů
veřejného klíče (expirace)
• Možnost odvolání platnosti
certifikátů
• Slábnutí kryptografických
algoritmů
• Nedostupnost validačních dat
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 71
Archivace & Digitální podpis
• Potíže nastanou u dokumentů s dlouhou časovou
působností,kdy je nutno elektronické podpisy ověřovat s
časovým odstupem, neboť původní certifikáty obvykle
ztratily již platnost.
• Není k dispozici údaj o datu a čase vzniku dokumentu, nelze
porovnáním s dobou platnosti certifikátu odvodit, zda
dokument byl regulérně podepsán v době platnosti
certifikátu.
• Cestou z této situace je samozřejmě využití možnosti znovu
dokument podepsat a získat certifikát, který bude platný.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 72
Dlouhodobá archivace
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 73
Archivnictví a spisová služba
• 499/2004 o archivnictví a spisové službě
– vyhl. 645/2004 provádějí ustanovení zákona
– vyhl. 646/2004 o podrobnostech výkonu SS
– § 3 odst. 2 povinnost uchovávat dokumenty a umožnit
výběr archiválií mají za podmínek stanovených tímto
zákonem rovněž a) podnikatelé zapsaní v obchodním
rejstříku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k
tomuto zákonu,
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 74
Archivnictví a spisová služba
• Vymezení pojmů
– §2 odst. d) dokumentem každý písemný, obrazový,
zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě
analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce
– §2 odst. f) výběrem archiválií posouzení hodnoty
dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a
zařazení do evidence archiválií, ** musí být dokumenty
uchovávány tak dlouho, než k výběru archiválií dojde **
výběr archiválií mimo skartační řízení archivem
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 75
Výběr archiválií
• § 3 odst. 1) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit
výběr archiválií mají:
• organizační složky státu, státní příspěvkové organizace,
státní podniky,územní samosprávné celky,organizační
složky a právnické osoby založené nebo zřízené
územními samosprávnými celky, pokud vykonávají
veřejnou správu nebo zaměstnávají více než 25
zaměstnanců, školy a vysoké školy,právnické osoby
zřízené zákonem,zdravotnická zařízení
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 76
Výběr archiválií
• § 3 odst. 2) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr
archiválií mají za podmínek stanovených tímto zákonem
rovněž
– a)podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud jde o
dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu,
• Příloha č.1 - Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů
zapsaných v obchodním rejstříku, které jsou podnikatelé za
podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a
umožnit z nich výběr archiválií :
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 77
Příloha č.1
• 1. Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského
subjektu
– a)zakladatelské dokumenty,
– b)organizační řády a řídící akty, stanovy, statuty a jejich změny,
jednací řády, organizační řády a schémata,
– c)dokumenty o změnách podnikatelských subjektů, rozhodnutí,
dekrety, smlouvy a výměry o změně právní formy, sloučení,
rozdělení,
– d)dokumenty o zrušení, likvidaci a zániku podnikatelského
subjektu, rozhodnutí o likvidaci, zprávy o postupu a ukončení
likvidace, návrhy na výmaz z obchodního rejstříku.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 78
Příloha č.1
• 2. Dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu,
notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu,
výroční zprávy včetně zprávy o auditu.
• 3. Dokumenty o majetku podnikatelského subjektu,
dokumenty dokládající vlastnictví nemovitého majetku,
ochranné známky.
• 4. Finanční dokumenty, účetní záznamy a statistiky
podnikatelského subjektu, zejména knihy podvojného
účetnictví, účetní závěrky a roční statistické výkazy.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 79
Příloha č.1
• 5. Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského
subjektu, zejména katalogy zboží s ceníky, publikace vydané
podnikatelským subjektem a podnikové kroniky.
• 6. Výrobní program, jeho změny a uplatnění výrobků na
domácím trhu a zahraničních trzích.
• 7. Zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech,
kolektivní smlouvy.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 80
Příloha č.2
• Dokumenty, které budou podle obsahu vždy
vybrány za archiválie
– 1. Dokumenty podle druhu – odst. h) roční rozpočty,
závěrečné účty, účetní závěrky, hlavní knihy,
– 2. Dokumenty podle obsahu, které obsahují zásadní
informace o – odst. b) strategiích, koncepcích a plánování
rozvoje hospodářství včetně důležitých účetních a
statistických výkazů a přehledů,
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 81
Spisová služba
• Skartační znaky
– A (archiv) – trvalé uložení do archivu, od 2006 na
trvanlivém papíru §5 odst.1 646/2004
– S (stoupa) – po skartaci se ničí
– V (výběr) – při skartačním řízení A nebo S
• § 77 odst. 2) Spisovou službu mohou vykonávat i původci,
kterým to tento zákon neukládá. V tomto případě však mají
všechna práva a povinnosti jako určení původci.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 82
Vyhláška 646/2004
• § 5 Vyhotovování dokumentů
• (1) Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu
bude přidělen skartační znak "A", vyhotovuje určený původce
na trvanlivém papíru určeném pro dokumenty.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 83
Doporučovaný postup
• Vždy postupovat s ohledem na životní cyklus dokumentu a
nepodcenit žádnou z jednotlivých fází
• Efektivně kombinovat listinnou a technickou formu a nečekat
na „zázrak“
• Mít kvalitně vypracované metodické postupy
• Sledovat vývoj právních předpisů a technologických možností
• Uvědomit si odpovědnost – nelze přenášet na jiný subjekt –
max. náhradu škody apod. ale odpovědnost nikoliv
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 84
Obecné požadavky
• Požadavek věrohodnosti původu,průkaznosti,
neměnnosti, trvalosti a čitelnosti po celé období
• Je třeba přistupovat velmi odpovědně k celé problematice –
rychlé řešení je obvykle špatné
• V případě nesprávného postupu pak hrozí vysoké sankce –
např. Zákon o účetnictví - Na účetní záznamy, které jsou
ve formě nečitelné, není-li dodrženo ustanovení § 33
odst. 6, se pohlíží, jakoby je účetní jednotky nevedly.
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 85
Životní cyklus dokumentu - příklad
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Vznik dokumentu
První „autorizace“ (podepsání, případně značka,…)
Odeslání dokumentu
Příjem dokumentu
Zpracování dokumentu
Následné „autorizace“ dokumentu (např. úč.doklad)
Doplnění atributů
Úschova dokumentu
Archivace dokumentu
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 86
Životní cyklus – různé pohledy
• Nutno rozdělit na vystavovatele a budoucí uživatele
dokumentu – např. příjemce, ale i orgán státní správy, soud
apod.
• Nutno rozdělit z hlediska DPH na plátce a neplátce
• Nutno rozdělit z hlediska účetnictví na účetní jednotky a
osoby, které nevedou účetnictví
• Nutno rozdělit z hlediska zákona č. 499/2004 na osoby
povinné umožnit výběr archiválie a ostatní
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 87
Životní cyklus – různé pohledy
• V rámci životního cyklu dokumentu se na stejný
dokument může pohlížet naprosto odlišným způsobem
• Příklady :
– odesílatel x příjemce
– účetní jednotka stát x účetní jednotka podnikatel
– plátce DPH x neplátce
– vede spisovou službu x nevede
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 88
Lhůty nejsou konečné…
• 499/2004 o archivnictví a spisové službě
– platnost od 1.1.2005
– účetní záznam §4 odst. 10 a 11 563/1991
– povinnost uchovávat a umožnit výběr archiválií dle přílohy č.1
zákona 499/2004
• 563/1991 o účetnictví
– § 31 odst. 2 stanoví doby úschovy účetních záznamů
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 89
Lhůty nejsou konečné…
• ČNR č. 337/1992 o správě daní a poplatků
– § 47 odst. 2) max.lhůta pro vyměření a doměření daně
– § 31 odst. 9 subjekt má dokazovací povinnost
– speciální úprava prodlužuje dobu v §31 odst.2 zákona 563/1991
• 235/2004 o dani z přidané hodnoty
– ve znění zákona č. 377/2005 od 1.10.2005
– daňové doklady po dobu 10 let od konce
– plátce odpovídá za věrohodnost původu,neporušitelnost
obsahu,jejich čitelnost
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 90
Lhůty nejsou konečné…
• ČNR č. 586/1992 o dani z příjmu
– § 38r odst.2 prodlužuje se lhůta pro vyměření
– daňová evidence §7b vedou doklady po všechna období pro
která neskočila lhůta pro vyměření
• ČNR č.589/1992 o poj. na soc.zab. a příspěvku na státní
politiku zaměstnanosti
– §22c prodloužení na 10-let po roce
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 91
Příklady
• Daňový doklad – S10, 2005 běží lhůta od 1.1.2006 a skončí
31.12.2015, skartace bude v roce 2016.
• Typový skartační rejstřík vydaní sekcí archivní správy
Ministerstva vnitra (nezávazný)
• 563/1991 o účetnictví §31 odst. 2
– 10 let účetní závěrka a výroční zpráva
– 5 let účetní doklady,knihy,odpisové plány,inventurní
soupisy,účtové rozvrhy,účetní záznamy
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 92
Příklady
• Typový skartační rejstřík vydaní sekcí archivní správy
Ministerstva vnitra
– A (10) účetní závěrka (rozvaha,výsledovka,příloha)
– A (10) výroční zpráva s povinným auditorským ověřením
– S (30) mzdové listy a účetní záznamy 582/1992
– S (10) daňové doklady pro účely DPH
– S (10) stanovení a odvod pojistného 589/1992
– S (5) účetní doklady,atd..,projekčně programová
dokumentace pro vedení účetnictví
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 93
Příklady
• Daňové řízení - §31 odst.9 č.337/1992 – prodlužuje se lhůta důkazní povinnost
• Daňová kontrola – č.337/1992 §47 odst. 1 a 2 – pokud byl
učiněn úkon – prodlužuje se 3-letá lhůta a běží opakovaně,
maximálně deset let od konce zdaňovacího období
• Daňová ztráta – č.586/1992 Sb. §38r odst. 2 – vyměření a
doměření daně se prodlužuje lhůta
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 94
Příklady dlouhodobé archivace
• Účetní doklady – závazky a pohledávky ve lhůtě
splatnosti + následující účetní období
• Reklamační řízení a záruky
• Účetní doklady styk s cizinou před rokem 1949 dokud
MF nepovolí skartaci
• Soudní spory – po celé období
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 95
Způsob úschovy a archivace dat
• Správná volba nosiče informací ?!
• Správná volba metody úschovy a
archivace?
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008
Slide 96
Diskuze
Děkuji za pozornost a přeji pěkný
zbytek dne !
Legislativní aspekty „technických“ forem dokumentů - stav 04/2008