Transcript Evaluasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit tahunDinas Kesehatan DI Yogyakarta 25 Juni 2015

Evaluasi Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit tahun
2015
Dinas Kesehatan DI Yogyakarta
25 Juni 2015
Surahyo Sumarsono, B.Eng, M.Eng.Sc
Sistem Informasi Manajemen Kesehatan (SIMKES)
Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat, Fakultas Kedokteran UGM
Gedung IKM, Ruang 301 Jl. Farmako Sekip Utara Yogyakarta 55281
E-mail : [email protected]
Pendidikan 2012 – skr
: PhD program, University of Groningen, Belanda
1998 - 2000 : Master of Engineering Science, University of Melbourne, Australia
1989 – 1994 : Bachelor of Engineering, Muroran Institute of Technology, Jepang
Pengalaman 2005 – Skr : Dosen dan peneliti di Program Studi S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas
Bekerja Kedokteran UGM minat Sistem Informasi Manajemen Kesehatan.
2003 – Skr : Dosen di Program Magister Manajemen (MBA), Fakultas Ekonomika dan Bisnis
UGM
1994 – 1998 : Peneliti di Pusat Penelitian Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (PUSPIPTEK)
Serpong
Kegiatan 2015
Co-investigator: Pengembangan sistem infromasi surveilans penyakit yang dapat dicegah
dengan imunisasi (WHO Indonesia)
Co-investigator: Pengembangan manajemen basis data riset di BPJS
Sebelumnya
Konsultan Sistem Informasi di beberapa perusahaan, rumah sakit dan pemerintahan untuk
Manajemen TI
Direktur PT Inixindo Jogja di bidang Pelatihan dan sertifikasi TI
Indikator Pelayanan RS
• Indikator pelayanan dasar: BOR, LOS, TOI, Rata-rata kunjungan
• Ketenagaan: Rasio perawat dengan TT, rasio dokter dengan
jumlah kunjungan
• Pelayanan RS
– Pelayanan rawat inap: Jumlah kunjungan, pasien keluar hidup, pasien
keluar meninggal (<48 jam dan >48 jam), lama dirawat, hari
perawatan.
– Pelayanan IGD: DOA, Meninggal di IGD, Jumlah pasien rujukan, dirujuk
– Pelayanan Rawat Jalan, Penunjang Medis (Lab, Radiologi, Farmasi)
• Morbiditas dan mortalitas
• Data kunjungan pasien
– 10 besar penyakit rawat inap dan rawat jalan
– Kunjungan rawat jalan dan rawat inap
Arsitektur sistem informasi RS
Clinical Intelligence
Business Intelligence
Datawarehouse
Back Office
Monitoring Perencanaan dan Penyerapan Anggaran
melalui proses pengadaan
Financial, Accounting & Budgeting
Supply Chain Management
Front Office
Bill – Receivable System
Registrasi
Registrasi
Manajemen
Bed
Lab
Information
System
Pendaftaran
Rekam Medis
Admisi
Pharmacy
Information
System
Rawat Jalan
Radiologi
Laboratorium
Digital
Imaging
System
Discharge
Kamar Operasi
Rawat Inap
Discharge
Peran dari Sistem Informasi
Karakteristik Kegiatan SIMRS
Analisa
• Identifikasi
kebutuhan
• Sosialisasi dan
Advokasi
Pengembangan
• Sistem analist
• Hard coding
Implementasi
• Penyesuaian
proses bisnis &
Operasional
• Pelatihan &
pendampingan
• Pemeliharaan
Analisa Data dan Informasi untuk Mendukung Keputusan
Mengapa diperlukan survey?
• Beberapa RS sudah atau mulai menggunakan TI dalam pelayanan kesehatan.
(DIY) salah satu provinsi yang mayoritas RS sudah menggunakan sistem
elektronik mulai dari pencatatan identitas pasien sampai pembuatan laporan.
• Dinas Kesehatan DIY melalui Seksi Data dan Informasi telah mengakomodasi
pendekatan elektronik dalam pelaporan rutin dan mendorong RS untuk memiliki
sistem informasi RS (SIMRS). Tidak diketahui sejauh mana cakupan SIMRS yang
digunakan tersebut.
• Adopsi TI di RS perlu diidentifikasi lebih detail untuk melihat potensinya dalam
memperkuat sistem informasi kesehatan daerah serta upaya-upaya DIY untuk
memperbaiki pelayanan kesehatan seperti pelayanan rujukan, pelayanan
kegawat-daruratan sampai upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan
dengan pendekatan sistem informasi.
• Survey terhadap penggunaan sistem informasi di RS sangat berguna bagi
otoritas kesehatan untuk melakukan evaluasi, koordinasi dan perencanaan
sebagai upaya penguatan sistem informasi kesehatan di daerah.
Metodologi
• Pendekatan survey untuk mengumpulkan RS di DI Yogyakarta. Instrumen survey
mengadopsi dari EMRAM tools dari HIMSS Analytics.
• Instrumen divalidasi melalui diskusi untuk penyesuaian dalam konteks di DIY.
Terdapat 4 aspek utama yang diakomodasi:
1.
Karakteristik dan tatakelola sistem informasi di rumah sakit,
2.
Ketersediaan infrastruktur dan jaringan,
3.
Penggunaan aplikasi/ software yang sudah ada, dan
4.
Manfaat dan hambatan hambatan dalam penggunaan sistem yang berbasis
elektronik di rumah sakit.
• Site visit ke RS dilakukan dengan instrumen kuesioner bulan April-Mei 2015.
Enumerator ditunjuk mendampingi responden perwakilan RS untuk pengisian
kuesioner.
• Data yang telah terkumpul divalidasi dan diintegrasikan dalam 1 data repository.
Unit analisis dalam survey ini adalah RS, sehingga untuk responden perwakilan RS
dapat lebih dari 1 orang, sifatnya saling melengkapi satu sama lainnya.
• Terdapat 71 rumah sakit yang terlibat dalam survey ini. Analisis data dilakukan
secara deskriptif untuk menilai level adopsi SIMRS di DI Yogyakarta.
Hasil
• Analisa sampel survey menunjukkan pola adopsi SIMRS yang unik. Hampir semua
RS terlibat dalam survey, walau tidak semua pertanyaan kuesioner dapat diisi RS.
• RS baik pemerintah, swasta dengan berbagai tipe fokus pada penggunaan sistem
informasi untuk fungsi administrasi.
• Namun demikian, RS mulai memperluas cakupan sistem informasi untuk
mendukung pelayanan unit-unit penunjang seperti laboratorium, radiologi dan
farmasi. Masih sedikit RS yang mengupayakan pertukaran data elektronik antar
penyedia layanan kesehatan, yang merupakan nilai penting efisiensi dalam
penggunaan teknologi informasi dan komunikasi. Aspek keamanan data belum
banyak dipertimbangkan bagi sebagian besar RS.
• Komparasi berdasarkan kelompok rumah sakit tertentu menunjukkan bahwa rumah
sakit pusat dan rumah sakit tipe A cendrung memiliki indeks adopsi sistem
informasi yang lebih tinggi. Hal ini sangat menonjol pada aspek infrastruktur,
integrasi dan cakupan fungsi klinis.
• Sistem informasi telah dipersepsikan bermanfaat bagi RS, terutama terkait
transparansi pendapatan RS serta kemudahan dalam monitoring kegiatan
pelayanan.
• Namun demikian, RS masih mengalami beberapa hambatan, yang paling menonjol
adalah ketersediaan infrastruktur yang menyeluruh.
Kesimpulan
• Hasil survey mengesankan bahwa tren pengembangan sistem
informasi di Indonesia masih terus berjalan.
• Hal ini terlihat dari pola adopsi sistem informasi di rumah sakit
yang masih bervariasi satu sama lainnya dan adanya
kecenderungan pengembangan sistem ke arah fungsi klinis
setelah fungsi administrasi terpenuhi.
• Adanya gambaran pola adopsi ini akan memberikan wawasan
baru bagi rumah sakit untuk mengembangkan aplikasi sistem
informasi di rumah sakitnya masing-masing.
Karakteristik Rumah Sakit
Kepemilikan
Kementerian
Kesehatan
BUMN
Pemda Propinsi
Pemda Kab
Pemda Kota
Swasta/lainnya
POLRI
TNI AU
TNI AD
Total
Kelas
A
B
C
D
Non Kelas
Total
A
B
Kelas RS
C
D
Non Kelas
1
1
1
1
1
3
1
6
1
1
1
30
30
12
1
32
12
1
1
3
Total
11
RS yang sudah
mengadopsi SIMRS
2
11
8
19
5
45
13
Total RS
%
3
11
12
32
13
71
66.67%
100%
66.67%
59.37%
38.46%
63.38%
1
2
5
1
50
1
1
1
71
SIMRS 2013 dan 2015
2015
2013
Kelas
RS yang sudah
mengadopsi SIMRS
Total RS
%
A
2
3
66.67%
B
11
11
100%
C
8
12
66.67%
D
19
32
59.37%
Non Kelas
5
13
38.46%
Total
45
71
63.38%
Tipe RS
RS yang sudah mengadopsi
SIMRS
Total
%
A
3
3
100%
B
11
11
100%
C
11
15
73,33%
D
19
22
86,36%
Non Kelas
4
6
66,67%
Struktur Organisasi
Direktur Utama
Unit IT?
Direktur Yanmed
Direktur
Operasional
Direktur
Keuangan
Bidang
Pengendalian
Unit IT?
Bidang
Penunjang
Medik
Unit IT?
Bidang
Perencanaan
Unit IT?
Direktur SDM
dan Penelitian
Direktur
Pemasaran dan
Informasi
Unit IT?
Unit IT?
Bidang Diklat
dan
Pengembangan
Siapa saja tim SIM RS?
4%
• Survey TRIBAL
2009 (Inggris)
– 1 tenaga SIM :
52 Tenaga Non
SIM
– Komposisinya
dapat dilihat
pada grafik
berikut
5%
14%
28%
9%
5%
35%
Senior manager
Knowledge Management
Clinical Coders
Clinical Informatics
Health Records
ICT
Information Management
Latar Belakang Pendidikan Staf SIMRS
Ekonomi
29.58%
Ilmu Kesehatan Masyarakat
7.04%
Paramedis
12.68%
Medis
8.45%
Rekam Medis
40.85%
Teknik Informatika
35%
Ilmu Komputer
21%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
Layanan Unit Sistem Informasi
Pelatihan dan pendampingan penggunaan sistem kepada user
36.62%
Analisa statistik dan pembuatan profil RS
26.76%
Pelaporan rutin internal maupun eksternal
52.11%
Manajemen Berkas Rekam Medis
39.44%
Perencanaan program/ kegiatan rutin sistem informasi
40.85%
Pengembangan aplikasi sistem informasi
49.30%
Trouble shooting hardware dan jaringan
46.48%
Pemeliharaan infrastruktur sistem informasi
0%
10%
20%
30%
40%
50%
52.11%
60%
Ketersediaan Komputer
Di Tiap Bangsal Perawatan
46.48%
Di Tiap Poli Rawat Jalan
43.66%
12.68%
40.85%
16.90%
39.44%
Ada
Di Tiap Counter Apotek
85.92%
4.23% 9.86%
Ada Sebagian
Tidak Ada
Di Tiap Counter Kasir
83.10%
Di Tiap Counter Pendaftaran
1.41% 15.49%
90.14%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
4.23%
5.63%
60%
70%
80%
90%
100%
Akses Internet
Lainnya, sebutkan .......
4.22%
Broadband (> 100 MBps )
4.23%
1%
3%
Ada
Tidak
96%
Tidak
Tahu
Broadband (50 MBps - 100MBps )
39.26%
Broadband (< 50 MBps )
64.79%
Narrowband (Dial-up/PSTN) ISDN (128 kbit/smax)
0%
9.86%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Jaringan LAN dan WiFi
Lainnya
14.72%
Instalasi Farmasi
56.34%
Instalasi radiologi
32.39%
Instalasi laboratorium
42.25%
IGD
45.07%
Instalasi rekam medis
67.61%
Ruang Rawat Jalan di dalam RS
47.89%
Ruang Rawat Inap di dalam RS
40.85%
Ruang Kerja Manajemen RS
80.28%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
Keamanan dan Kerahasiaan Data
Entri data yang divalidasi dengan digital signature
5.63%
Akses terbatas menggunakan password
57.75%
Akses terbatas menggunakan sidik jari
2.82%
Akses terbatas menggunakan kartu chip atau kartu magnetik
0.00%
Enkripsi semua data yang dikirimkan
4.23%
Enkripsi semua data yang disimpan
14.08%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Kerahasiaan Akses Data
Log-off otomatis
21%
34%
SOP
Ya
27%
Tidak
45%
Tidak Tahu
35%
Record Log
Ya
30% 35%
35%
Tidak
Tidak
Tahu
38%
Ya
Tidak
Tidak Tahu
Monitoring dan Audit Sistem Informasi
20%
Ya, secara rutin
48%
Ya, hanya sesekali jika ada
permintaan
Tidak
32%
Protokol Disaster Plan
Backup data di server yang lokasinya berbeda (> 2 Km
dari server utama)
8.45%
Dilakukan backup data secara reguler
50.70%
Penggunaan UPS Server
46.48%
Penggunaan Kertas pada saat sistem mati (down)
53.52%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Recovery Time
Tidak Tahu
25.54%
> 1 bulan
2.82%
< 1 bulan
5.63%
< 24 jam
9.86%
< 1 minggu
8.45%
< 2 hari
12.68%
Secepatnya
38.03%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
Teknologi Identifikasi
Lainnya
21.13%
Biometrik
2.82%
RFID
29.58%
Barcode
2.82%
Kartu Magnetik
1.41%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
Sistem Manajemen Antrian
Antrian Pelayanan Apotik
23.94%
Antrian Pelayanan Poliklinik
40.85%
Antrian Pendaftaran
59.15%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Telemedicine
Telemonitoring (wearable devices)
5.63%
Teleradiologi
2.82%
Telekonsultasi
21.13%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
Penggunaan Standar Data
Peralatan medis
5.63%
Terminologi Medis
11.27%
Pemeriksaan penunjang medis
16.90%
Obat dan Perbekalan kesehatan
19.72%
Tindakan Medis
32.39%
Diagnosis
42.25%
Data Wilayah
26.76%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
Integrasi Data
Integrasi dengan sumber referensi (Ex: PubMed)
1.41%
Integrasi INA-CBGs
46.48%
Dinas Kesehatan atau Kementrian Kesehatan
12.68%
Bridging BPJS Kesehatan (SEP)
50.70%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Portal SIMRS
Portal SIMRS
SIMRS dapat diakses oleh pasien
SIMRS dapat diakses dari luar
rumah sakit oleh user
Akses SIMRS melalui
mobile dan tablet
0%
17%
11%
Ya
12.68%
Tidak
SIMRS tidak dapat diakses dari
luar rumah sakit
Tidak Tahu
54.93%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
72%
Website Rumah Sakit
SMS Center RS
25.35%
Call Center RS
50.70%
Informasi Ketersediaan Tempat Tidur (Bed)
15.49%
Jadwal praktek dokter
38.03%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Modul Registrasi dan Admisi
Pendaftaran melalui Call center RS
60.56%
Pendaftaran melalui SMS
22.54%
Pendaftaran melalui Internet (sistem janji temu atau appointment system)
2.82%
Pendaftaran pasien elektronik (bagian pendaftaran)
60.56%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Modul Billing dan Tagihan
Sistem pembayaran menggunakan kartu kredit
30.99%
Sistem pembayaran menggunakan kartu debit
33.80%
Modul tagihan (billing system) pasien (Unit Layanan dan Kasir)
71.83%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Modul Manajemen Beds
Pasien keluar rawat inap
49.30%
Informasi bed kosong
47.89%
Perpindahan pasien rawat inap
47.89%
Admisi pasien rawat inap (pendaftaran rawat inap)
53.52%
Ada secara manual melalui sensus harian
54.93%
44%
46%
48%
50%
52%
54%
56%
Modul Dokumentasi Medis
Melihat laporan operasi
26.76%
Melihat hasil konsultasi ahli (spesialis, sub-spesialis, psikolog, dietisian,
fisioterapist dan lainnya)
18.31%
Melihat riwayat pengobatan pasien
43.66%
Melihat hasil pemeriksaan patologi anatomi
18.31%
Melihat gambar radiologi dan medical imaging lainnya
15.49%
Melihat hasil interpretasi pemeriksaan radiologi dan medical imaging
lainnya (ECG, EKG, dll)
26.76%
Melihat hasil pemeriksaan laboratorium
40.85%
Pencatatan Pasien Pulang
52.11%
Pencatatan keperawatan
36.62%
Tindakan medis (dokter, dokter gigi dan spesialisasi)
50.70%
Diagnosis
59.15%
Pencatatan medis (Anamnesis, Pemeriksaan Fisik)
49.30%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Modul Dokumentasi Klinis
Informasi pada Dokumentasi Klinis
Pendidikan
52.11%
List alergi
36.62%
TB, BB, BMI
39.44%
23.94%
33.80%
23.94%
29.58%
Ya
33.80%
26.76%
Tidak
Tidak Tahu
Vital Sign
46.48%
Jenis Kelamin & Tgl Lahir
73.24%
0%
10%
26.76%
20%
30%
40%
50%
26.76%
60%
70%
11.27%
15.49%
80%
90%
100%
Modul Order Entry
Konsultasi Expert (Spesialis, sub-spesialis, psycholog, dietisian,
physioterapy dan lainnya)
9.86%
Order Diet Pasien
4.23%
Order Pemeriksaan Radiologi dan Medical Imaging Lainnya
16.90%
Order Pemeriksaan Laboratorium
19.72%
Peresepan Elektronik
19.72%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
Computerized Provider Order Entry
92.96%
2.82%
7.04%
2.82%
Sistem order gizi elektronik
91.55%
4.23%
7.04%
5.63%
Sistem permintaan konsultasi elektronik
Tidak Ada
IGD
Rawat Inap
71.83%
19.72%
25.35%
25.35%
Sistem order pemeriksaan penunjang
Rawat Jalan
73.24%
18.31%
14.08%
Sistem peresepan elektronik
26.76%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Sistem Informasi Laboratorium
LIS (Laboratory Information Systems)
19.72%
Entri hasil pemeriksaan laboratorium
45.07%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
Sistem Informasi Radiologi
PACS - Nuclear Cardiology
0%
PACS - Intravascular Ultrasound
0%
PACS - Echocardiology
0%
PACS - Cath Lab
Cardiology Information System - Cardiology PACS
1.41%
0%
PACS - Orthopedic
2.82%
PACS - Angiography
1.41%
PACS - US (Ultrasound)
PACS - MG (Digital Mammography)
4.23%
0%
PACS - DF (Digital Fluoroscopy)
2.82%
PACS - MRI (Magnetic Resonance Imaging)
1.41%
PACS - CT (Computerized Tomography)
2.82%
PACS - CR (Computed Radiography)
4.23%
PACS - DR (Digital Radiography)
4.23%
Entri hasil pemeriksaan radiologi
21.13%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
Sistem Informasi Farmasi
Robotic Pharmacy untuk dispensing obat
2.82%
Manajemen obat dan perbekalan kesehatan di satelit farmasi/apotik
(penerimaan, stok opnam, distribusi)
43.66%
Sistem Inventori Gudang Farmasi (penerimaan, stok opnam, distribusi dan
laporan)
60.56%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Sistem Dispensing Obat
Evaluasi respon pasien secara elektronik 4.23%
66.20%
Automated Dispensing Cabinets 2.82%
29.58%
64.79%
Sistem Inventory Obat
32.39%
49.30%
25.35%
25.35%
Ya
Tidak
Mekanisme verifikasi elektronik oleh farmasis
19.72%
Peresepan elektronik oleh dokter
54.93%
12.68%
Riwayat pemberian obat elektronik
63.38%
38.03%
0%
10%
20%
23.94%
35.21%
30%
40%
Tidak Tahu
25.35%
50%
60%
26.76%
70%
80%
90%
100%
Sistem Pendukung Keputusan Klinis
Sistem Pengingat Kesesuaian Formularium Obat
4.23%
Sistem Kewaspadaan Penyesuaian Dosis Obat
2.82%
Sistem Kewaspadaan Interaksi obat dan kondisi hasil laboratorium
5.63%
Sistem Kewaspadaan Interaksi Antar Obat
8.45%
Sistem Kewaspadaan Alergi Obat
9.86%
Sistem Pengingat Kunjungan Ulang (Jadwal imunisasi, Jadwal kunjungan
ANC)
4.23%
Clinical Guideline
8.45%
0%
2%
4%
6%
8%
10%
12%
Sistem Back Office
Sistem Renumerasi
9.86%
Sistem Payroll
11.27%
Sistem Informasi Logistik
22.54%
Sistem Informasi Aset
9.86%
Sistem Informasi SDM
25.35%
Sistem Informasi Akuntansi
28.17%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
Analisis Manfaat
Mengurangi redudansi tindakan medis
Jumlah pasien meningkat
Mengurangi waiting time pasien
Efisiensi kinerja staf
Sangat Setuju
Meningkatkan kualitas tindakan medis
Setuju
Tidak Setuju
Membantu penegakan diagnosis
Sangat Tidak Setuju
Tidak Tahu
Mengurangi kesalahan tindakan medis
Akurasi & Transparansi Tagihan
Pengambilan keputusan manajemen
Pelaporan rutin
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Analisa Hambatan
Resistensi pengguna 9keterbatasan waktu)
Kurangnya kapasitas SDM
Kurangnya insentif staf yang menggunakan her
Kurangnya anggaran pemeliharaan TI
Sangat Setuju
Kerahasiaan data
Setuju
Tidak Setuju
Interoperabilitas antar sistem
Sangat Tidak Setuju
Tidak Tahu
Terlalu banyak data entry
Keterbatasan infrastruktur
Ketidaksesuaian proses bisnis
Kebutuhan staf tidak terpenuhi
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Kendala yang dihadapi
Beberapa kendala yang dihadapai dalam implementasi SIMRS
antara lain
1. Kurangnya kapasitas SDM dalam mengelola SIMRS, sebagian
staf SIMRS berlatarbelakang pendidikan dari teknik informatika,
maka diperlukan adanya kolaborasi dengan tenaga medis dalam
pengelolaan SIMRS.
2. Keterbatasan infrastruktur. Terutama bagi rumah sakit besar (tipe
A atau B), membutuhkan infrastruktur yang lebih banyak.
3. Kebutuhan user belum terpenuhi. Walaupun implementasi SIMRS
dapat memberikan manfaat administratif kepada staf/user, namun
masih ada beberapa kebutuhan user yang belum terpenuhi,
maka diperlukan optimalisasi SIMRS.