Transcript hh - kesmasums2011

REKAM KESEHATAN ELEKTRONIK
• Electronic Medical Record (EMR) adalah
tempat penyimpanan informasi-informasi
klinik yang mana para petugas kesehatan
membuat keputusan-keputusan mereka
dalam perawatan kesehatan pasien dengan
mengacu kepadanya (Sabarguna, 2008).
Alur Informasi Database Rekam Medis Elektronik Secara
Umum
Sumber Data Medis
Kumpul
Simpan
Olah
Akses
Database Management System
• Proses input dapat melibatkan dua atau tiga
tahapan utama yaitu penangkapan data (data
capture), penyiapan data (data preparation), dan
pemasukan data (data entry).
• ada 6 unsur yang berkaitan dengan penyimpanan
data dan informasi pelayanan pasien agar fungsi
utama rekam kesehatan tetap terjaga kualitasnya,
antara lain
1. Kemudahan akses, artinya sistem perolehan data
tersedia setiap waktu selama 24 jam dan hanya
dapat dibuka oleh pihak yang berwenang
2. Berkualitas
3. Kemananan (security) : Menjaga keamanan
dalam menyimpan data/informasi, unsur
keakuratan data/informasi dan kemudahan
akses menjadi tuntutan pihak organisasi
pelayanan kesehatan, praktisis kesehatan dan
pihak ketiga yang berwenang. Sedangkan pihak
yang membutuhkan data/informasi harus
senantiasa menghormati privacy pasien.
4. Fleksibilitas
5. Efisien
6. Dapat dihubungkan dengan berbagai sumber
(connectivity)
• Informasi yang berkualitas menjadi suatu persyaratan
dalam menyimpan rekam medis/kesehatan dan RKE.
Kurang atau hilangnya data dengan sendirinya
mempengaruhi pengambilan keputusan tentang
diagnosis dan tindakan
• Dalam menjaga kualitas data perlu diperhatikan 4
(empat) perangkat yaitu:
1) Aplikasi data: tujuan pengumpulan data
2) Pengumpulan data: proses elemen data terakumulasi
3) Rumah data: proses dan sistem yang digunakan untuk
mengarsipkan dan menyimpan data
4) Analisis data: proses menterjemahkan data menjadi
informasi sesuai aplikasi perangkat lunak yang
digunakan
Keempat perangkat kualitas data diatas harus
memenuhi 10 ciri data yang berkualitas yaitu:
a) Akurat, artinya data menggunakan nilai yang benar
dan valid.
b) Mudah diakses, artinya butiran data mudah
diperoleh, layak dikumpulkan dan mempunyai nilai
legal (yaitu batasan jumlah yang boleh dimasukkan,
misalnya nomor rekam medis hanya berkisar antara
00-00-01 hingga 99-99-99).
c) Menyeluruh (comprehensive), artinya data
dikumpulkan secara luas, lengkap meskipun ada
keterbatasannya.
d) Ajeg (consistent), artinya nilai data dan aplikasi harus
sama-sama dapat dipercaya
• keamanan komputer (computer security) mencakup
empat aspek yaitu privacy, integrity, authentication,
dan availability. Selain itu terdapat juga aspek penting
yang harus diperhatikan yaitu access control dan nonrepudiation:
1. Privacy atau confidentiality : Hal utama dari aspek ini
adalah bagaimana untuk menjaga informasi dari
pihak-pihak yang tidak memiliki hak untuk mengakses
informasi tersebut. Walaupun mirip, terdapat
perbedaan antara privacy dan confidentiality, privacy
lebih mengarah pada data-data yang sifatnya pribadi
seperti
medical
record
pasien,
sedangkan
confidentiality umumnya berhubungan dengan data
yang hanya diberikan kepada pihak lain untuk suatu
keperluan tertentu.
e) Mutakhir (up to date), artinya nilai tukar data harus
senantiasa yang terbaru.
f) Definisi jelas, artinya definisi data harus dijelaskan dengan
terang dan jernih sehingga mudah dimengerti dan tahu
batasannya.
g) Ada butiran data (granularity), artinya atribut dan nilai
data harus dijabarkan pada tingkatan yang benar (misalnya
sensus).
h) Tepat, artinya nilai data harus cukup besar untuk
mendukung aplikasi atau proses.
i) Ada hubungannya (relevant), artinya data berguna bagi
kinerja proses dan aplikasi.
j) Masukan data (entry) dan catatan sebagaimana
seharusnya dengan benar (timeliness), artinya tergantung
pada bagaimana data digunakan dan dalam konteks apa.
3.Integrity
Integritry berkaitan dengan perubahan informasi.
Informasi tidak boleh diubah tanpa izin pemilik
informasi. Salah satu cara untuk menjaga
integritry dari suatu informasi adalah
digunakannya enkripsi dan digital signature.
4. Authentication
Authentication berhubungan dengan akses
terhadap informasi. Autentikasi berfungsi untuk
mayakinkan bahwa orang yang mengakses atau
memberikan informasi adalah benar orang yang
memiliki hak untuk melakukan itu.
5.Availability
Availability atau ketersediaan adalah aspek yang
menekankan pada tersedianya informasi ketika
dihubungnkan oleh pihak-pihak terkait. Suatu
sistem informasi yang rusak dapat menyebabkan
akses terhadap informasi tersebut tidak tersedia.
6. Access control
Access control adalah aspek yang menekankan
pada cara pengaturan akses terhadap informasi.
Access control dapat mengatur siapa-siapa saja
yang berhak untuk mengakses informasi atau
siapa-siapa saja yang tidak berhak untuk
mengakses informasi.
7.Non-repudiation
Aspek ini erat kaitannya dengan suatu
transaksi atau perubahan informasi. Aspek ini
mencegah agar seseorang tidak dapat
menyangkal telah melakukan transaksi atau
perubahan terhadap suatu informasi.
Teknologi yang digunakan umumnya adalah
digital signature, certificates dan kriptografi.
• salah satu alasan meningkatnya end-user computing adalah
kemampuan sistem untuk menawarkan keuntungan-keuntungan
berikut:
a) Kreasi, pengendalian, dan implementasi oleh pemakai. Para
akuntan dan pemakai akhir lainnya mengendalikan proses
pengembangan. Mereka memutuskan kebutuhan informasi apa
yang penting dan apakah sebuah sistem harus dikembangkan.
Rasa kepemilikan yang ditimbulkan dengan diterapkannya
pengembangan oleh pemakai akhir membantu para pemakai
mengembangkan sistem yang baik.
b) Sistem yang menuhi kebutuhan pemakai
Ketika para pemakai akhir mengembangkan sistem mereka
sendiri, sistem tersebut tampaknya akan lebih dapat memenuhi
kebutuhan para pemakainya. Pemakai juga dapat menemukan
kesalahan sistem yang tidak akan dapat ditemukan oleh orangorang dari bagian sistem. Bentuk, isi dan volume output sistem
didesain untuk memuaskan kebutuhan pegawai.
c) Ketepatan waktu
Banyak dari penundaan dalam waktu lama
dalam proses pengembangan sistem secara
tradisional dapat dihindari, seperti analisis yang
mahal dan memakan waktu, definisi persyaratan
terinci, dan penundaan yang tidak dapat
dihindari serta birokrasi dalam proses
persetujuan.
d) Membebaskan sumber daya sistem. Semakin banyak
kebutuhan informasi pemakai yang dapat dipenuhi,
semakin banyak waktu yang harus dihabiskan
departemen sistem informasi atas informasi lainnya dan
aktivitas pemeliharaan. Hal ini mengurnangi kelebihan
beban yang tampak dan tidak tampak dari proyek
pengembangan sistem.
e) Kefleksibilitasan dan kemudahan penggunaan.
Sebagian besar software mudah untuk dipahami
dan digunakan. Para pemakai dapat mengubah
informasi yang mereka hasilkan atau
memodifikasi aplikasi mereka kapan saja
kebutuhan mereka berubah.
SIMRS
•
•
•
•
•
•
•
Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) merupakan suatu
tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data,
pengolahan data, penyajian informasi, analisis dan
penyimpulan informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan
rumah sakit (Sabarguna, 2008). Peran SIRS adalah:
Pengendalian mutu pelayanan medis;
Pengendalian mutu dan penilaian produktivitas;
Analisis pemanfaatan dan perkiraan kebutuhan;
Perencanaan dan evaluasi program;
Menyederhanakan pelayanan;
Penelitian klinis;
Pendidikan.
• Memberikan nilai tambah dengan meningkatkan:
1) Efisiensi
2) Kemudahan
3) Standard praktek kedokteran yang baik dan benar
4) Dokumentasi yang Auditable dan Accountable
5) Mendukung Pemasaran Jasa RS: Mutu, kecepatan,
kenyamanan, kepastian, biaya, bahkan gengsi pelayanan
6) Meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen
rumah sakit
7) Mendukung koordinasi antar bagian dalam rumah sakit
8) Meningkatkan akses dan pelayanan rumah sakit terhadap
berbagai sumber daya, antara lain mitra usaha potensial
seperi Pedagang Besar Farmasi, JAMSOSTEK,
Instansi/Perusahaan pemberi jaminan karyawannya,
ASKES, dll
• Meningkatkan profesionalisme manajemen
rumah sakit:
1)Setiap unit akan bekerja sesuai fungsi,
tanggung jawab dan wewenangnya;
• Fungsi Pelayanan dan Informasi
• Fungsi Perawatan (medical care)
• Fungsi Penunjang/SuppoRT
• Fungsi Administrasi dan Keuangan
• Fungsi Pengawasan, dll
2) Mendukung kerja sama, keterkaitan dan koordinasi
antar bagian / unit dalam rumah sakit.
Contoh:
Unit Registrasi dengan Unit RM dalam hal Petugas RM
dapat mengetahui secara real time pasien yang
mendaftar di bag Registrasi.
• Unit Registrasi dengan Unit Rawat Jalan.
• Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap
dengan Unit Apotik/Farmasi dalam hal Resep Online
dan informasi lainnya.
• Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap
dengan Unit Laboratorium, Radiologi, IBS, Gizi,
Farmasi, dan Keuangan dan sebaliknya
Manfaat Operasional
A. Kecepatan
• Manfaat yang paling terasa ketika SIMRS tersebut
selesai diimplementasikan adalah kecepatan
penyelesaian pekerjaan-pekerjaan administrasi. Ketika
dengan sistem manual pengerjaaan tagihan kepada
mitra/pihak ke-3, misalnya, memakan waktu sampai 1
bulan sejak pasien selesai dilayani, dengan SIMRS
hanya memakan waktu 1-2 hari saja. Kecepatan ini
tentu saja membuat efektifitas kerja meningkat. Pada
awal pemasangan SIM, ketika aliran kerja belum lancar,
peningkatan kecepatan belum terlalu terasa. Namun
ketika komitmen seluruh unit untuk tepat waktu
memasukkan data dengan akurasi entri data yang
tinggi dipenuhi, maka akan terasa sekali dampak dari
SIMRS terhadap kecepatan kerja.
B. Akurasi
• SIMRS juga dapat mencegah terjadinya
duplikasi data untuk transaksi-transaksi
tertentu. Misalnya, pasien yang sama
diregistrasi 2 kali pada hari yang sama, maka
SIMRS akan menolaknya, SIMRS juga akan
memberikan peringatan jika tindakan yang
sama untuk pasien yang sama dicatat 2 kali, hal
ini menjaga agar user lebih teliti.
C. Integrasi
• Hal lain yang juga terasa berpengaruh terhadap
budaya kerja adalah integrasi data di setiap unit.
Bila dengan sistem manual, data pasien harus
dimasukkan di setiap unit, maka dengan SIMRS
data tersebut cukup sekali dimasukkan di
pendaftaran saja. Hal ini jelas mengurangi beban
kerja adminstrasi dan menjamin konsistensi
data. Ilustrasi pada awal makalah ini merupakan
gambaran proses integrasi pada beberapa unit
layanan di rumah sakit.
D. Peningkatan pelayanan
• Pengaruh SIMRS yang dirasakan oleh pasien
adalah semakin cepat dan akuratnya
pelayanan. Sekarang pasien tidak perlu
menunggu lama untuk menyelesaikan
administrasinya, baik rawat inap ataupun
rawat jalan. Hal yang sama juga dirasakan
perusahaan pelanggan, dimana tagihan yang
dikirim cukup akurat dan detil sehingga
memudahkan analisa mereka.
E. Peningkatan Efisiensi
karena kecepatan dan akurasi data meningkat,
maka waktu yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaan-pekerjaan administrasi berkurang jauh,
sehingga karyawan dapat lebih fokus pada
pekerjaan utamanya.
Tanpa SIM, perawat harus memasukan data
standar asuhan keperawatan secara berulang-ulang
dan sangat memakan waktu, tetapi dengan SIM,
perawat hanya tinggal memasukan data diagnosa
penyakit pasien, dan komputer yang akan
mencetak laporan ,untuk ditanda-tangani
perawat.
F. Kemudahan pelaporan
• Pekerjaan pelaporan adalah pekerjaan yang
menyita waktu namun sangat penting. Dengan
adanya SIM, proses pelaporan hanya
memakan waktu dalam hitungan menit
sehingga kita dapat lebih konsentrasi untuk
menganalisa laporan tersebut.
Manfaat Manajerial
A. Kecepatan mengambil keputusan
• Dengan sistem manual, manajer seringkali
mengambil keputusan berdasarkan informasi yang
mungkin sudah tidak relevan lagi. Belum lagi jika
yang dibutuhkan adalah trend berdasarkan selang
waktu tertentu (harian/mingguan/dsb), ini
mengakibatkan keputusan yang diambil belum tentu
sesuai dengan kondisi nyata. Namun dengan SIM,
informasi yang disajikan bersifat real time, bahkan
kita dapat membuat tabulasi dari informasi tersebut
sehingga informasi yang kita dapat sudah sangat
spesifik sesuai dengan kebutuhan kita.
B. Akurasi dan kecepatan Identifikasi masalah
Karena laporan-laporan yang dihasilkan SIMRS
memberi gambaran dari hari ke hari mengenai
kinerja rumah sakit, maka jika ada hal-hal yang
tidak normal dapat segera kita ketahui. Hal ini
membuat identifikasi potensi masalah dapat
dilakukan lebih dini, sehingga tindakan
pencegahan atau penanggulangannya dapat
segera disusun.
C. Kemudahan penyusunan strategi
• Sejalan dengan identifikasi masalah di atas,
kita pun dapat menyusun strategi ke depan
berdasarkan data populasi, bukan lagi
statistik, karena SIMRS mampu memberikan
data populasi dengan selang waktu tertentu,
bahkan menyajikan kecenderungan datanya
kepada kita. Ini tentu saja semakin
menajamkan strategi yang kita susun.
Manfaat Organisasi
A. Budaya Kerja
• Karena SIMRS ini mensyaratkan kedisiplinan dalam pemasukan data,
baik ketepatan waktu maupun kebenaran data, maka budaya kerja yang
sebelumnya menangguhkan hal-hal seperti itu, menjadi berubah. Hal ini
dapat terjadi karena integrasi SIMRS dengan seluruh unit layanan.
Sebagai contoh, jika unit registrasi tidak memasukkan data pasien yang
akan berobat, maka unit layanan tidak mungkin dapat memasukkan
layanan kepada pasien tersebut, dan kasir pun tidak mungkin menerima
pembayaran dari pasien tersebut. Katakanlah semua unit sepakat untuk
menangguhkan pemasukan datanya, maka keesokan harinya, manajer
akan melihat penurunan trend pasien atau melihat ada pasien-pasien
yang menggantung. Ada juga pengalaman menarik yang kami temukan
dalam implementasi SIMRS di suatu Rumah Sakit, karena dasar
perhitungan imbalan jasa medik untuk dokter dan perawat dihitung
berdasarkan data transaksi yang ada di SIM, maka dokter yang
berkepentingan dengan data tersebut menjadi supervisor data yang
dimasukkan tanpa diminta. Implikasinya adalah, sedikit sekali data yang
salah dimasukkan.
B. Transparansi
• SIMRS sebaiknya dirancang menganut kebijakan data
terpusat, artinya data-data yang digunakan oleh
seluruh rumah sakit berada di bawah satu kendali.
Misalnya untuk data tarif tindakan, unit layanan tidak
boleh dan tidak bisa memasukkan atau mengubah tarif
yang ada, data yang mereka masukkan hanya layanan
yang diberikan kepada pasien sehingga manipulasi tarif
tidak dimungkinkan. Hal lain lagi, pendapatan setiap
unit layanan terlihat dari laporan harian yang selalu
dilaporkan kepada direktur. Dengan demikian setiap
orang dapat melihat jalannya proses transaksi di rumah
sakit dan secara tidak langsung juga turut mengawasi
proses tersebut.
C. Koordinasi antar unit (Team working)
• Karena seringkali data yang digunakan oleh
unit layanan tertentu adalah milik unit layanan
yang lain, misalnya kode PERUSAHAAN
pelanggan adalah milik keuangan yang
digunakan secara intensif oleh medrec, maka
ketika terjadi perubahan terhadap data
tersebut, unit yang bersangkutan akan
mengkoordinasikannya dengan unit yang
terpengaruh. Apabila hal ini tidak dilakukan
maka dengan sendirinya akan terjadi
kekacauan data referensi.
D. Pemahaman sistem
• Apabila dulu dengan sistem manual, sedikit sekali
personel yang mengetahui atau perduli dengan
proses yang terjadi di unit lain, maka dengan
adanya SIMRS hal tersebut terjadi dengan
sendirinya. Ini karena seringkali untuk memahami
aliran data sampai datang kepada unitnya,
melibatkan berbagai unit lain. Ketika terjadi
kesalahan setiap user berusaha mencari tempat
terjadinya kesalahan tersebut agar bukan unitnya
yang disalahkan. Efeknya adalah mereka menjadi
paham bagaimana sistem di rumah sakit tersebut
bekerja.
E. Mengurangi biaya administrasi
• Seringkali orang menyatakan bahwa dengan
adanya
komputerisasi
biaya
administrasi
meningkat. Padahal dalam jangka panjang yang
terjadi adalah sebaliknya, jika dengan sistem
manual kita harus membuat laporan lebih dulu di
atas kertas, baru kemudian dianalisa, maka
dengan SIMRS analisa cukup dilakukan di layar
komputer, dan jika sudah benar baru datanya
dicetak. Hal ini menjadi penghematan yang cukup
signifikan dalam jangka panjang.