Transcript Pelaksanaan Pengadaan melaui ULP
Slide 1
PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA
MELALUI UNIT LAYANAN PENGADAAN
H. BURHANUDDIN BS
KEPALA BIRO UMUM
Slide 2
LATAR BELAKANG PEMBENTUKAN
ULP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
1. Amanat
Perpres No.54 Tahun 2010 tentang
Pengadaan
Barang/Jasa
Pemerintah,
sebagaimana telah dua kali diubah terakhir
dengan Perpres No.70 Tahun 2012;
2. Penyelenggaraan
pengadaan barang/jasa yang
menerapkan prinsip-prinsip pengadaan secara
lebih independen.
3. Tuntutan
reformasi birokrasi (penciptaan Good
Governance dan Clean Governance).
Slide 3
DASAR HUKUM
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 Tahun
2012,
1.
K/L/D/I diwajibkan mempunyai ULP yang dapat
memberikan pelayanan/ pembinaan dibidang
pengadaan barang/jasa (Pasal 14 ayat 1)
2.
ULP pada K/L/D/I dibentuk oleh Menteri/Pimpinan
Lembaga/Kepala Daerah/Pimpinan Institusi (Pasal 14
ayat 2)
3.
ULP wajib dibentuk K/L/D/I paling lambat pada tahun
anggaran 2014 (Pasal 130 ayat 1)
Slide 4
DASAR HUKUM
Peraturan Kepala LKPP Nomor 5 Tahun 2012 tentang
ULP:
1.
Menteri/ Pimpinan Lembaga/ Kepala Daerah/
Pimpinan Institusi membentuk ULP yang bersifat
permanan, dapat berdiri sendiri atau melekat pada
unit yang sudah ada (Pasal 3 ayat 1)
2.
Menteri/ Pimpinan Lembaga/ Kepala Daerah/
Pimpinan Institusi dapat membentuk lebih dari 1
(satu) ULP, dengan pertimbangan sebaran lokasi dan
beban kerja (Pasal 4 ayat 1)
Slide 5
PRINSIP PENGADAAN
EFISIEN
AKUNTABEL
EFEKTIF
PENGADAAN
BARANG DAN
JASA
ADIL /
TIDAK
DISKRIMI
NATIF
BERSAING
TRANSPA
RAN
Slide 6
DEFINISI ULP
Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP
adalah unit organisasi yang berfungsi melaksanakan
Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan Kementerian
Agama yang bersifat permanen dan melekat pada unit
yang sudah ada
Slide 7
TUJUAN ULP
1.
Menjamin pelaksanaan pemilihan penyedia
barang/jasa
yang
lebih
transparan,
terintegrasi dan terpadu sesuai tata nilai
pengadaan; dan
2.
Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam
pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian
Agama.
Slide 8
JENIS-JENIS ULP
ULP KEMENAG PUSAT
ULP DI LINGKUNGAN
KEMENTERIAN
AGAMA
ULP KEMENAG PROVINSI
ULP KEMENAG KAB./KOTA
ULP PTAN
ULP BALAI
Slide 9
Eselon I
Pusat
Eselon I
Pusat
ULP
PUSAT
Eselon I
Pusat
Eselon I
Pusat
Catatan:
Masing-masing ULP menyesuaikan
ULP KEMENAG PUSAT MELAYANI PROSES PENGADAAN DI ESELON I PUSAT.
ULP KANWIL MELAYANI PROSES PENGADAAN BIDANG-BIDANG DI KANWIL YANG BERSANGKUTAN.
ULP KANKEMENAG MELAYANI PROSES PENGADAAN DI KANKEMENAG, MADRASAH-MADRASAH.
ULP PTAN MELAYANI PROSES PENGADAAN DI PTAN MASING-MASING.
ULP BALAI MELAYANI PROSES PENGADAAN DI BALAI MASING-MASING.
Slide 10
KEDUDUKAN ULP DI LINGKUNGAN KEMENAG RI
ULP
KEDUDUKAN
LINGKUP PELAYANAN
PUSAT
BIRO UMUM SETJEN
10 UNIT ESELON I PUSAT DAN
LAJNAH
PROVINSI
BAGIAN TU. KANWIL
KANWIL KEMENAG PROVINSI
KAB./ KOTA
SUB BAGIAN TU.
KANKEMENAG
KANKEMENAG KAB./KOTA,
MADRASAH (MIN, MTsN, dan MAN)
DAN KUA
PTAN
UNIT STRUKTURAL
SETINGKAT ESELON III.A
PTAN
BALAI
SUB BAGIAN TU. BALAI
BALAI
Slide 11
TUGAS ULP
Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan
Kementerian Agama mempunyai tugas:
1. mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan (RUP)
bersama Pejabat Pembuat Komitmen (PPK);
2. menyusun jadual pelaksanaan RUP;
3. melakukan kaji ulang terhadap Harga Perkiraan
Sendiri
(HPS),
Kerangka
Acuan
Kerja
(KAK)/spesifikasi
teknis
pekerjaan
dan
rancangan kontrak dari PPK serta mengusulkan
perubahannya kepada PPK;
Slide 12
TUGAS ULP
4.
5.
6.
menyusun dan melaksanakan strategi
pemilihan penyedia barang/jasa;
melaksanakan
pemilihan
penyedia
barang/jasa berdasarkan penugasan Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA) atau PPK;
melaksanakan
pemilihan
penyedia
barang/jasa secara elektronik;
(ULP dan LPSE terpisah)
Slide 13
TUGAS ULP
7.
8.
9.
melaksanakan
paket
pengadaan
barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya dengan
nilai diatas Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta
upiah) dan paket pengadaan jasa konsultansi
dengan nilai diatas Rp. 50.000.000,- (lima puluh
juta rupiah);
menyampaikan
hasil
pemilihan
penyedia
barang/jasa
dan
menyerahkan
salinan
dokumennya kepada PPK;
menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia
barang/jasa;
Slide 14
TUGAS ULP
10. melaksanakan
evaluasi
terhadap
proses
pemilihan penyedia barang/jasa yang telah
dilaksanakan;
11. menyerahkan
hasil pelaksanaan pemilihan
penyedia barang/jasa kepada KPA atau PPK; dan
12. mengelola
sistem
informasi
manajemen
pengadaan yang mencakup dokumen pengadaan,
data survey harga, daftar kebutuhan barang/jasa,
daftar hitam penyedia.
Slide 15
TUGAS KHUSUS
Khusus ULP Kemenag Pusat mempunyai tugas:
1. membantu pejabat yang menerima penugasan
untuk menjawab sanggahan banding di Pusat;
2. melaksanakan
monitoring dan evaluasi
terhadap pelaksanaan pengadaan barang/jasa
dan Unit Layanan Pengadaan (ULP) di
lingkungan Kementerian Agama;
Slide 16
TUGAS KHUSUS
3. melakukan
pembinaan dibidang pengadaan
barang/jasa di lingkungan Kementerian Agama;
dan
4. melakukan pendampingan pembentukan ULP di
lingkungan Kementerian Agama (jika ULP belum
terbentuk, disesuaikan dengan PMA No.75 Tahun
2013).
Catatan: ULP Kemenag Provinsi dan ULP PTAN juga
mempunyai tugas membantu pejabat yang
menerima penugasan untuk menjawab
sanggahan banding di masing-masing ULP.
Slide 17
KEWENANGAN ULP
Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan
Kementerian Agama mempunyai kewenangan:
1. menetapkan dokumen pengadaan;
2. menetapkan besaran nominal jaminan penawaran
(berdasarkan Perka LKPP No 18 Tahun 2012, maka nilai
pengadaan s.d. 2,5 M tidak dipersyaratkan jaminan
penawaran);
3. menetapkan
pemenang untuk pelelangan atau
penunjukan langsung untuk paket pengadaan
barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang bernilai
paling tinggi Rp. 100.000.000.000,- (seratus miliar
rupiah) dan seleksi atau penunjukan langsung untuk
paket pengadaan jasa konsultansi yang bernilai paling
tinggi Rp. 10.000.000.000,- (sepuluh miliar rupiah);
Slide 18
KEWENANGAN ULP
4.
5.
6.
mengusulkan penetapan pemenang kepada PA untuk
pelelangan atau penunjukan langsung untuk paket
pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang
bernilai diatas Rp. 100.000.000.000,- (seratus miliar
rupiah) dan seleksi atau penunjukan langsung untuk paket
pengadaan jasa konsultansi yang bernilai diatas Rp.
10.000.000.000,- (sepuluh miliar rupiah);
memberikan sanksi administratif kepada penyedia
barang/jasa yang melakukan pelanggaran, perbuatan atau
tindakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan
mengusulkan kepada PA/KPA agar penyedia barang/jasa
yang melakukan perbuatan dan tindakan seperti penipuan,
pemalsuan, dan pelanggaran lainnya untuk dikenakan
sanksi pencantuman dalam daftar hitam pada portal
pengadaan nasional (inaproc) sesuai Perka LKPP No. 18
Tahun 2012
Slide 19
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ULP
Dalam melaksanakan tugas dan
kewenangannya, Unit Layanan Pengadaan
Barang/Jasa di lingkungan Kementerian Agama
mengacu pada Standar Operasional Prosedur
(SOP) pengadaan barang/jasa di lingkungan
Kementerian Agama yang ditetapkan oleh
Sekretaris Jenderal
Slide 20
PERSONIL ULP
Personil ULP ditetapkan oleh:
1. Sekretaris Jenderal untuk ULP Kemenag Pusat;
2. Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama
Provinsi untuk ULP Kemenag Provinsi;
3. Kepala Kantor Kementerian Agama
Kabupaten/Kota untuk ULP Kemenag
Kab./Kota;
4. Pimpinan PTAN untuk ULP PTAN; dan
5. Kepala Balai untuk ULP Balai.
Slide 21
ORGANISASI ULP
Organisasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) terdiri
atas:
1. Kepala;
2. Sekretariat; dan
3. Kelompok Kerja.
Slide 22
BAGAN STRUKTUR ULP
ULP Kemenag Pusat, ULP Kemenag Provinsi
dan ULP PTAN
Kepala ULP
Sekretaris ULP
Pelaksana Administrasi
dan Kerumahtanggaan
ULP
Kelompok Kerja (POKJA)
ULP
Pelaksana Perencanaan
ULP
Pelaksana Hukum &
Sanggahan Banding ULP
Slide 23
BAGAN STRUKTUR ULP
ULP Kemenag Kab./Kota dan ULP Balai
Kepala ULP
Sekretaris
Pelaksana Administrasi dan
Kerumahtanggaan ULP
Kelompok Kerja (POKJA) ULP
Pelaksana
Perencanaan ULP
Slide 24
KEPALA ULP
Kepala dijabat oleh:
1. Kepala
Bagian Perlengkapan Biro Umum
Kementerian Agama untuk ULP Kemenag Pusat
yang bertanggungjawab kepada Sekretaris
Jenderal;
2. Pejabat/pelaksana pada Bagian Tata Usaha
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
untuk
ULP
Kemenag
Provinsi
yang
bertanggungjawab kepada Kepala Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi;
Slide 25
KEPALA ULP
3.
4.
Pejabat/pelaksana pada Sub Bagian Tata Usaha
Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota
untuk
ULP
Kemenag
Kab./Kota
yang
bertanggungjawab
kepada
Kepala
Kantor
Kementerian Agama Kabupaten/Kota;
Pejabat/pelaksana pada unit kerja struktural
eselon III.a yang melaksanakan tugas dan fungsi
di bidang pengadaan barang/jasa pada Perguruan
Tinggi Agama Negeri untuk ULP PTAN yang
bertanggungjawab kepada pimpinan PTAN; dan
Slide 26
KEPALA ULP
5.
Pejabat/pelaksana pada Sub Bagian Tata Usaha
pada Balai Penelitian dan Pengembangan Agama
serta Balai Pendidikan dan Latihan Keagamaan
untuk ULP Balai yang bertanggungjawab kepada
Kepala Balai.
Catatan: Masa jabatan Kepala ULP paling lama 4
(empat) tahun dan dapat dipilih kembali
untuk tiap periode kecuali Kepala ULP
Kemenag Pusat.
Slide 27
TUGAS KEPALA ULP
Kepala ULP mempunyai tugas sebagai berikut:
1. memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan
ULP;
2. menyusun program kerja dan anggaran ULP;
3. mengawasi
seluruh kegiatan pemilihan penyedia
barang/jasa di ULP dan melaporkan apabila ada
penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan;
4. melaksanakan pengembangan dan pembinaan Sumber
Daya Manusia ULP;
5. menugaskan personil Pokja ULP sesuai beban kerjanya;
Slide 28
TUGAS KEPALA ULP
6.
mengusulkan pemberhentian personil Pokja ULP
dan staf pendukung ULP sesuai dengan
kebutuhan, kepada Sekretaris Jenderal/Kepala
Kantor
Wilayah
Kementerian
Agama
Provinsi/Kepala Kantor Kementerian Agama
Kabupaten/Kota/Pimpinan PTAN/Kepala Balai.
Catatan: Kepala ULP yang memiliki sertifikat ahli
pengadaan barang/jasa dapat merangkap
dan bertugas sebagai Panitia Pokja ULP.
Slide 29
SEKRETARIS ULP
Sekretaris ULP dijabat oleh:
1. Kepala Sub Bagian Pengadaan Biro Umum
Kementerian Agama untuk ULP Kemenag Pusat
yang bertanggungjawab kepada kepala ULP
Kemenag Pusat;
2. Pejabat/pelaksana pada Bagian Tata Usaha
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
untuk
ULP
Kemenag
Provinsi,
yang
bertanggungjawab kepada kepala ULP Kemenag
Provinsi;
Slide 30
SEKRETARIS ULP
3.
4.
Pejabat/pelaksana pada Sub Bagian Tata Usaha
Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota
untuk
ULP
Kemenag
Kab./Kota
yang
bertanggungjawab kepada kepala ULP Kemenag
Kab./Kota;
Pejabat/pelaksana pada unit kerja struktural
eselon III.a yang melaksanakan tugas dan fungsi
di bidang pengadaan barang/jasa pada Perguruan
Tinggi Agama Negeri untuk ULP PTAN yang
bertanggungjawab kepada Kepala ULP PTAN; dan
Slide 31
SEKRETARIS ULP
5.
Pejabat/pelaksana pada Sub Bagian Tata Usaha
pada Balai Penelitian dan Pengembangan Agama
serta Balai Pendidikan dan Latihan Keagamaan
untuk ULP Balai yang bertanggungjawab kepada
kepala ULP Balai.
Catatan: Masa jabatan sekretaris paling lama 4
(empat) tahun dan dapat dipilih kembali
untuk tiap periode kecuali Sekretaris ULP
Kemenag Pusat.
Slide 32
TUGAS SEKRETARIS ULP
Sekretaris ULP mempunyai tugas:
1. melaksanakan pengelolaan urusan keuangan,
kepegawaian, ketatausahaan, perlengkapan, dan
kerumahtanggaan ULP;
2. menginventarisasi
paket-paket
yang
akan
dilelang/diseleksi;
3. menyiapkan dokumen pendukung dan informasi
yang dibutuhkan pokja ULP;
4. memfasilitasi pelaksanaan pemilihan penyedia
barang/jasa yang dilaksanakan oleh pokja ULP;
Slide 33
TUGAS SEKRETARIS ULP
5.
6.
7.
8.
melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan
pemilihan penyedia barang/jasa dan menyusun
laporan;
mengelola dokumen pengadaan barang/jasa;
menginventarisasi dan mengarsipkan dokumen
pengadaan barang/jasa dan berkas sanggahan
banding (apabila ada);
menyiapkan dan mengkoordinasikan tim teknis
dan staf pendukung ULP dalam proses pemilihan
penyedia barang/jasa.
Slide 34
TUGAS SEKRETARIS ULP
Sekretaris ULP Kemenag Pusat mempunyai tugas
tambahan mengelola Sistem Informasi Data
Manajemen
Pengadaan
(SIDMP)
untuk
mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa
di lingkungan Kementerian Agama.
Sekretaris ULP yang memiliki sertifikat ahli
pengadaan barang/jasa dapat merangkap dan
bertugas sebagai Panitia Pokja ULP.
Slide 35
PELAKSANA PADA SEKRETARIAT ULP
Sekretaris
ULP
dibantu
oleh
pelaksana
administrasi dan kerumahtanggaan ULP serta
pelaksana perencanaan ULP dengan jumlah
personil menyesuaikan beban dan kompleksitas
pekerjaan.
Sekretaris ULP pada ULP Kemenag Pusat, ULP
Kemenag Provinsi, dan ULP PTAN, dibantu oleh
pelaksana hukum dan sanggahan banding ULP,
dengan jumlah personel menyesuaikan dengan
beban dan kompleksitas pekerjaan.
Slide 36
TUGAS PELAKSANA PADA KESEKRETARIATAN
1.
2.
3.
Pelaksana administrasi dan kerumahtanggaan
mempunyai tugas membantu sekretaris ULP
dalam bidang administrasi, perlengkapan, dan
kerumahtanggaan ULP.
Pelaksana perencanaan mempunyai tugas
membantu sekretaris ULP dalam bidang
perencanaan.
Pelaksana hukum dan sanggahan banding
mempunyai tugas membantu sekretaris ULP
dalam bidang hukum dan jawaban sanggahan
banding.
Slide 37
TUGAS POKJA ULP
Pokja ULP mempunyai tugas:
1. menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa dan
menetapkan dokumen pengadaan;
2. menetapkan
besaran nominal jaminan penawaran
(berdasarkan Perka LKPP No 18 Tahun 2012, maka nilai
pengadaan s.d. 2,5 M tidak dipersyaratkan jaminan
penawaran);
3. melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa mulai dari
tahap pengumuman sampai dengan menjawab sanggahan;
4. menetapkan
pemenang pelelangan atau penunjukan
langsung untuk paket pengadaan barang/pekerjaan
konstruksi/jasa lainnya yang bernilai paling tinggi`
Rp.100.000.000.000,- (seratus miliar rupiah) atau seleksi
atau penunjukan langsung untuk paket pengadaan jasa
konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp. 10.000.000.000,(sepuluh miliar rupiah);
Slide 38
TUGAS POKJA ULP
5.
6.
7.
mengusulkan penetapan pemenang kepada PA melalui
Kepala ULP untuk pelelangan atau penunjukan
langsung
untuk
paket
pengadaan
penyedia
barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang bernilai
diatas Rp. 100.000.000.000,- (seratus miliar rupiah);
dan seleksi atau penunjukan langsung untuk paket
pengadaan jasa konsultansi yang bernilai diatas Rp.
10.000.000.000,- (sepuluh miliar rupiah);
menyampaikan Dokumen Hasil Pemilihan Penyedia
Barang/Jasa kepada PPK melalui Kepala ULP;
membuat laporan mengenai proses dan hasil
pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada
Kepala ULP;
Slide 39
TUGAS POKJA ULP
8.
9.
memberikan data dan informasi kepada Kepala
ULP mengenai penyedia barang/jasa yang
melakukan
perbuatan
seperti
penipuan,
pemalsuan dan pelanggaran lainnya; dan
mengusulkan bantuan tim atau tenaga ahli
pemberi penjelasan teknis kepada Kepala ULP.
Catatan: Penetapan pemenang oleh Pokja ULP tidak
bisa diganggu gugat oleh Kepala ULP.
Slide 40
PANITIA POKJA ULP
Dalam melaksanakan pemilihan penyedia
barang/jasa untuk masing-masing paket
pengadaan, Kepala ULP membentuk dan
menetapkan Panitia Pokja ULP.
Panitia Pokja ULP berjumlah gasal paling
sedikit 3 (tiga) orang yang terdiri dari ketua,
sekretaris dan anggota, dapat ditambah sesuai
dengan beban dan kompleksitas pekerjaan.
Slide 41
PANITIA POKJA ULP
Ketua, sekretaris, dan anggota Panitia Pokja
ULP memiliki kewenangan yang sama dalam
pengambilan keputusan yang ditetapkan
berdasarkan suara terbanyak.
Personil Pokja ULP dapat ditugaskan menjadi
Pejabat Pengadaan di luar ULP.
Slide 42
PROSES PENETAPAN PANITIA POKJA
KEPALA ULP
• Menetapkan SK Panitia Pokja
untuk melaksanakan lelang,
berasal dari Pokja ULP
Panitia Pokja ULP (Jumlah
gasal, min. 3 orang)
• Panitia Pokja 1
• Panitia Pokja 2
• Panitia Pokja 3
• dst.
Slide 43
LARANGAN BAGI KEPALA DAN POKJA ULP
Kepala ULP dan Personil Pokja ULP dilarang
duduk sebagai:
1. PPK;
2. PPSPM;
3. Bendahara; dan
4. Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP),
terkecuali menjadi Pejabat Pengadaan/personil
ULP untuk Pengadaan Barang/Jasa yang
dibutuhkan instansinya.
Slide 44
HUBUNGAN KERJA ULP
1 a. Melaporkan jumlah
paket pengadaan
yang masuk melalui
aplikasi
b. Membuat jadwal
pelaksanaan
pelelangan tahunan
KEPALA
1
SEKRETARIS
5
2
2 Menetapkan SK panitia
Pokja untuk
melaksanakan lelang
4
3
3 Menyerahkan data
dan berkas
pendukung paket
yang akan
dilelangkan
4 Menyerahkan
berkas hasil
pelaksanaan
pelelangan untuk
diarsipkan
5
POKJA
Melaporkan hasil
pelelangan, untuk
diserahkan kepada
PPK
Slide 45
ALUR PENGADAAN MELALUI ULP
1 Menyerahkan RUP (Awal Tahun)
2 Membentuk PPHP
3 Berdasarkan RUP KPA, PPK
membuat dan menyerahkan
1
RPP:
10
a) KAK/Spesifikasi Teknis
2
b) HPS
c) Rancangan Kontrak
3
7
4 Menyerahkan SK/data kepanitiaan
6
lelang
5 Memberi akses untuk pelelangan
4
5
9
6 1. Melakukan Telaah RPP:
a) KAK/Spesifikasi Teknis
8
b) HPS
c) Rancangan Kontrak
Memeriksa Hasil pekerjaan dan
8
2. Melaksanakan pelelangan
menandatangani BAST Hasil Pekerjaan
3. Menyerahkan hasil pelelangan
Melaporkan
Hasil
Pemeriksaan
kepada
9
7 1. Menerbitkan SPPBJ
PPK
2. Kontrak & Pelaksanaan Pekerjaan
Melaporkan hasil pekerjaan
10
3. Mengawasi Pelaksanaan Pekerjaan
KPA
PPK
PPHP
ULP
LPSE
Slide 46
HUBUNGAN PPK, ULP DAN LPSE
1.
Hubungan kerja antara PPK, ULP, dan LPSE bersifat
independen satu sama lain dengan mengedepankan
prinsip
profesionalitas,
akuntabilitas,
dan
transparansi.
2.
Mengedepankan ketepatan waktu dalam setiap
tahapan pelaksanaan pengadaan barjas sehingga
tidak mengakibatkan keterlambatan jadwal atau
ketidak-cukupan waktu.
3.
Dalam upaya efisiensi dan efektivitas pengadaan
barjas yang dilakukan oleh ULP dan LPSE sangat
tergantung pada ketepatan waktu penyerahan HPS
oleh PPK.
Slide 47
PELAPORAN ULP
Kepala ULP wajib menyampaikan laporan
pertanggungjawaban
pelaksanaan
kegiatan
pemilihan penyedia barang/jasa setiap 6 (enam)
bulan kepada:
1. Sekretaris Jenderal untuk ULP Kemenag Pusat;
2. Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama
Provinsi untuk ULP Kemenag Provinsi;
3. Kepala
Kantor
Kementerian
Agama
Kabupaten/Kota untuk ULP Kemenag Kab./Kota;
4. Pimpinan PTAN untuk ULP PTAN; dan
5. Kepala Balai untuk ULP Balai.
Slide 48
KETENTUAN PERALIHAN ULP
Dalam hal ULP Kemenag Kab./Kota dan ULP Balai
belum dapat dibentuk, maka pelaksanaan
pengadaan barang/jasa pada Kankemenag
Kab./Kota, Balai Litbang Agama dan Balai Diklat
Keagamaan menginduk pada ULP Kemenag Provinsi
di wilayahnya.
Catatan: ULP Kemenag Kab./Kota dan ULP Balai
harus telah terbentuk paling lambat tahun
anggaran 2014.
Slide 49
PAKTA INTEGRITAS ULP
Kepala ULP
Sekretaris
Pelaksana Sekretariat
Kelompok Kerja (Pokja)
Slide 50
DOKUMEN PENDUKUNG ULP
Berita Acara Serah Terima Hasil Pemilihan
Penyedia Barang/Jasa (BAST HPPBJ)
Slide 51
MENJAWAB SANGGAHAN BANDING
KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 159
TAHUN 2013 TENTANG PENUNJUKAN PEJABAT
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA YANG
DIBERI TUGAS UNTUK MENJAWAB SANGGAHAN
BANDING
Slide 52
PELAKSANAAN PENUNJUKAN LANGSUNG
SURAT EDARAN MENTERI AGAMA NOMOR:
SJ/B.VI/KS.01.1/3707/2013 TENTANG
PELAKSANAAN PEMILIHAN PENYEDIA
BARANG/PEKERJAAN KONSTRUKSI/JASA LAINNYA
MELALUI PENUNJUKAN LANGSUNG DI LINGKUNGAN
KEMENTERIAN AGAMA
Slide 53
PROGRES REPORT PELAKSANAAN PELELANGAN
ULP KEMENAG PUSAT
(S.D. MARET 2014)
H. BURHANUDDIN BS
KEPALA BIRO UMUM
Slide 54
JUMLAH PAKET YANG MASUK KE ULP KEMENAG PUSAT
Perencanaan pelaksanaan paket: 240 paket
Total paket yang masuk: 56 paket (23%)
Slide 55
JUMLAH PAKET YANG MASUK BERDASAR JENIS PENGADAAN
Perencanaan pelaksanaan paket: 240 paket
Total paket yang masuk: 56 paket (23%)
Slide 56
PROSES PENGIRIMAN PAKET
Slide 57
PELAKSANAAN PELELANGAN
Slide 58
KELENGKAPANPERSYARATAN PELAKSANAAN
Slide 59
DATA PAKET PENGADAAN BERDASARKAN KELENGKAPAN
(KAK/SPEK TEKNIS, HPS DAN RANC. KONTRAK)
Slide 60
PAKET YANG TELAH DILAKSANAKAN BERDASAR JENIS PENGADAAN
Slide 61
JUMLAH PENGHEMATAN PENGADAAN BARANG
Prosentase penghematan anggaran (kontrak terhadap pagu) adalah 1,4%, sebesar Rp. 133.346.800,(Seratus tiga puluh tiga juta tiga ratus empat puluh enam ribu delapan ratus rupiah)
Slide 62
JUMLAH PENGHEMATAN JASA KONSULTANSI
Prosentase penghematan anggaran adalah 58,73% , sebesar Rp. 243.635.000,(Dua ratus empat puluh tiga juta enam ratus tiga puluh lima ribu rupiah)
Slide 63
JUMLAH PENGHEMATAN PENGADAAN JASA LAINNYA
Prosentase penghematan anggaran adalah 13,54%, sebesar Rp. 3.456.600.775,(Tiga miliar empat ratus lima puluh enam juta enam ratus ribu tujuh ratus tujuh puluh lima rupiah)
Slide 64
KOMPOSISI SDM ULP KEMENAG PUSAT
Slide 65
APLIKASI E-ULP
H. BURHANUDDIN BS
KEPALA BIRO UMUM
Slide 66
DASAR HUKUM
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Jo
Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2013.
Peraturan Kepala LKPP Nomor 5 Tahun 2012
Tentang Unit Layanan Pengadaan, pasal 11 ayat
(1) huruf f.
Peraturan Menteri Agama Nomor 75 Tahun 2013
Tentang Unit Layanan Pengadaan di Lingkungan
Kementerian Agama, Pasal 5 ayat (1) huruf l.
Slide 67
TUJUAN
Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Unit
Layanan Pengadaan (ULP) di lingkungan
Kementerian Agama, agar proses pelaksanaan
pengadaan barang/jasa lebih akuntabel,
efektif dan efisien.
Meminimalisasi kendala waktu dan jarak
dalam melakukan komunikasi dan
mengirimkan data antara KPA, PPK dan ULP.
Slide 68
MANFAAT
Sarana komunikasi antara KPA, PPK dan ULP
dalam melaksanakan pelaksanaan pengadaan
barang/jasa.
Sarana monitor dan kontrol proses pengadaan
barang/jasa antara KPA, PPK dan ULP.
Sarana
penyimpan data (database) proses
pelaksanaan pengadaan barang/jasa serta datadata pendukungnya.
Sarana konsultasi dan tanya jawab antar pihak
terkait tentang pengadaan barang/jasa di
lingkungan Kementerian Agama.
Slide 69
PENGGUNA APLIKASI
Pengguna aplikasi e-ULP terbagi menjadi 2 (dua)
kelompok, yaitu:
1. ULP
adalah seluruh Unit Layanan Pengadaan (ULP) di
lingkungan Kementerian Agama baik pusat
maupun daerah
2. Non ULP
terdiri dari Admin e-ULP, KPA dan PPK yang
dilayani oleh masing-masing ULP.
Slide 70
LANGKAH PENGGUNAAN
Buka browser, seperti Internet explorer, Chrome, Mozilla
firefox, dan lain-lain;
Ketik pada kolom alamat url nya http://www.ulpkemenang.com/ulp, maka akan tampil halaman login.
Masukkan user ID dan password, maka akan tampil halaman
depan sesuai jenis pengguna (ULP/non ULP).
Melakukan aktivitas sesuai tugas dan kewenangan masingmasing pengguna, menggunakan menu yang telah tersedia.
Catatan:
Semua alur pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan
melalui ULP menggunakan aplikasi e-ULP.
Seluruh aplikasi e-ULP yang digunakan oleh ULP di daerah
terintegrasi dengan ULP Kemenag Pusat dalam rangka
monitoring dan evaluasi.
Slide 71
TAMPILAN
Layar utama
Slide 72
TAMPILAN
Layar akses ULP
Slide 73
TAMPILAN
Layar akses KPA/PPK
Slide 74
KPA
KPA
KPA
ULP
KPA
KPA MENYERAHKAN RUP KE ULP MELALUI APLIKASI e-ULP
SEBAGAI DASAR ULP MEMBUAT JADWAL PELAKSANAAN PELELANGAN TAHUNAN
Slide 75
PPK
PPK
Menyerahkan
HPS, KAK dan
RK
BERDASARKAN RUP KPA,
PPK MEMBUAT HPS, KAK/
SPESIFIKASI TEKNIS,
RANCANGAN KONTRAK DAN
MENYERAHKANNYA MELALUI
e-ULP KEPADA ULP.
PPK
PPK
ULP
HPS
KAK
RK
HPS : Harga Perkiraan Sendiri
KAK: Kerangka Acuan Kerja
RK: Rancangan Kontrak
LELANG
DILAKSANAKAN
ULP MENELAAH HPS, KAK,
RK. APABILA TIDAK ADA
USULAN PERUBAHAN DARI
ULP MAKA LELANG
DILAKSANAKAN
Slide 76
ULP
MENYERAHKAN
LAPORAN HASIL
PELAKSANAAN
PEMILIHAN PENYEDIA
BARANG/JASA MELALUI
APLIKASI e-ULP
PPK
Slide 77
PPK
MENGINPUT
PAKET YANG
AKAN DILELANG
•NAMA PAKET
•PAGU
PPK
MENERBITKAN
SPPBJ DAN
MELAKUKAN
PENANDATANG
ANAN
KONTRAK
PPK
MENGINPUT
RPP
•HPS
•KAK
•RK
ULP
MENYERAHKAN
LAPORAN
PELAKSANAAN
PELALANGAN
ULP
MELAKUKAN
TELAAH
TERHADAP HPS,
KAK, DAN RK
ULP
MELAKSANAKAN
PELELANGAN
ULP
MELAKUKAN
generate lelang
UNTUK
MENGETAHUI
PERKIRAAN
JADWAL LELANG
ULP
MEMBUAT
DOKUMEN
PENGADAAN
Slide 78
DIAGRAM KOORDINASI APLIKASI E-ULP
PADA ULP KEMENAG PUSAT
ULP MELAKSANAKAN PELELANGAN,
BERDASARKAN KAK/SPESIFIKASI
TEKNIS, HPS DAN RANCANGAN
KONTRAK DARI PPK YANG TELAH
DITELAAH
KPA MENYERAHKAN RUP KEPADA ULP
MELALUI APLIKASI e-ULP
PPK MENYERAHKAN KAK/SPESIFIKASI
TEKNIS, HPS DAN RANCANGAN
KONTRAK BERDASARKAN RUP KPA
PARA KPA UNIT
ESELON I PUSAT
ULP KEMENAG
PUSAT
PARA PPK UNIT
ESELON I PUSAT
Slide 79
DIAGRAM KOORDINASI APLIKASI E-ULP
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
ULP PUSAT SEBAGAI
ADMIN APLIKASI
MEMBERIKAN USER ID
DAN PASSWORD KEPADA
SELURUH ULP DAN PPK
UNTUK MENGAKSES eULP.
ULP PUSAT DAPAT
MEMONITOR DATA
PENGADAAN DI SEMUA
ULP TANPA (TIDAK BISA)
MELAKUKAN
PENGUBAHAN DATA
ULP MELAKSANAKAN
PELELANGAN,
BERDASARKAN
KAK/SPESIFIKASI
TEKNIS, HPS DAN
RANCANGAN KONTRAK
DARI PPK YANG TELAH
DITELAAH
PPK MENYERAHKAN
DATA YANG AKAN
DILELANGKAN KE ULP
MELALUI APLIKASI e-ULP
PPK BIDANG
ULP KANWIL
PPK BIDANG
PPK KANKEMENAG
ULP KANKEMENAG
PPK MADRASAH
ULP PUSAT
PPK SEK PTAN
ULP DAERAH DAPAT
BERKOORDINASI DAN
BERKOMUNIKASI
LANGSUNG DENGAN ULP
PUSAT MELALUI
APLIKASI e-ULP
ULP PTAN
PPK SEK BALAI
ULP BALAI
Slide 80
SEKIAN
PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA
MELALUI UNIT LAYANAN PENGADAAN
H. BURHANUDDIN BS
KEPALA BIRO UMUM
Slide 2
LATAR BELAKANG PEMBENTUKAN
ULP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
1. Amanat
Perpres No.54 Tahun 2010 tentang
Pengadaan
Barang/Jasa
Pemerintah,
sebagaimana telah dua kali diubah terakhir
dengan Perpres No.70 Tahun 2012;
2. Penyelenggaraan
pengadaan barang/jasa yang
menerapkan prinsip-prinsip pengadaan secara
lebih independen.
3. Tuntutan
reformasi birokrasi (penciptaan Good
Governance dan Clean Governance).
Slide 3
DASAR HUKUM
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 Tahun
2012,
1.
K/L/D/I diwajibkan mempunyai ULP yang dapat
memberikan pelayanan/ pembinaan dibidang
pengadaan barang/jasa (Pasal 14 ayat 1)
2.
ULP pada K/L/D/I dibentuk oleh Menteri/Pimpinan
Lembaga/Kepala Daerah/Pimpinan Institusi (Pasal 14
ayat 2)
3.
ULP wajib dibentuk K/L/D/I paling lambat pada tahun
anggaran 2014 (Pasal 130 ayat 1)
Slide 4
DASAR HUKUM
Peraturan Kepala LKPP Nomor 5 Tahun 2012 tentang
ULP:
1.
Menteri/ Pimpinan Lembaga/ Kepala Daerah/
Pimpinan Institusi membentuk ULP yang bersifat
permanan, dapat berdiri sendiri atau melekat pada
unit yang sudah ada (Pasal 3 ayat 1)
2.
Menteri/ Pimpinan Lembaga/ Kepala Daerah/
Pimpinan Institusi dapat membentuk lebih dari 1
(satu) ULP, dengan pertimbangan sebaran lokasi dan
beban kerja (Pasal 4 ayat 1)
Slide 5
PRINSIP PENGADAAN
EFISIEN
AKUNTABEL
EFEKTIF
PENGADAAN
BARANG DAN
JASA
ADIL /
TIDAK
DISKRIMI
NATIF
BERSAING
TRANSPA
RAN
Slide 6
DEFINISI ULP
Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP
adalah unit organisasi yang berfungsi melaksanakan
Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan Kementerian
Agama yang bersifat permanen dan melekat pada unit
yang sudah ada
Slide 7
TUJUAN ULP
1.
Menjamin pelaksanaan pemilihan penyedia
barang/jasa
yang
lebih
transparan,
terintegrasi dan terpadu sesuai tata nilai
pengadaan; dan
2.
Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam
pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian
Agama.
Slide 8
JENIS-JENIS ULP
ULP KEMENAG PUSAT
ULP DI LINGKUNGAN
KEMENTERIAN
AGAMA
ULP KEMENAG PROVINSI
ULP KEMENAG KAB./KOTA
ULP PTAN
ULP BALAI
Slide 9
Eselon I
Pusat
Eselon I
Pusat
ULP
PUSAT
Eselon I
Pusat
Eselon I
Pusat
Catatan:
Masing-masing ULP menyesuaikan
ULP KEMENAG PUSAT MELAYANI PROSES PENGADAAN DI ESELON I PUSAT.
ULP KANWIL MELAYANI PROSES PENGADAAN BIDANG-BIDANG DI KANWIL YANG BERSANGKUTAN.
ULP KANKEMENAG MELAYANI PROSES PENGADAAN DI KANKEMENAG, MADRASAH-MADRASAH.
ULP PTAN MELAYANI PROSES PENGADAAN DI PTAN MASING-MASING.
ULP BALAI MELAYANI PROSES PENGADAAN DI BALAI MASING-MASING.
Slide 10
KEDUDUKAN ULP DI LINGKUNGAN KEMENAG RI
ULP
KEDUDUKAN
LINGKUP PELAYANAN
PUSAT
BIRO UMUM SETJEN
10 UNIT ESELON I PUSAT DAN
LAJNAH
PROVINSI
BAGIAN TU. KANWIL
KANWIL KEMENAG PROVINSI
KAB./ KOTA
SUB BAGIAN TU.
KANKEMENAG
KANKEMENAG KAB./KOTA,
MADRASAH (MIN, MTsN, dan MAN)
DAN KUA
PTAN
UNIT STRUKTURAL
SETINGKAT ESELON III.A
PTAN
BALAI
SUB BAGIAN TU. BALAI
BALAI
Slide 11
TUGAS ULP
Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan
Kementerian Agama mempunyai tugas:
1. mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan (RUP)
bersama Pejabat Pembuat Komitmen (PPK);
2. menyusun jadual pelaksanaan RUP;
3. melakukan kaji ulang terhadap Harga Perkiraan
Sendiri
(HPS),
Kerangka
Acuan
Kerja
(KAK)/spesifikasi
teknis
pekerjaan
dan
rancangan kontrak dari PPK serta mengusulkan
perubahannya kepada PPK;
Slide 12
TUGAS ULP
4.
5.
6.
menyusun dan melaksanakan strategi
pemilihan penyedia barang/jasa;
melaksanakan
pemilihan
penyedia
barang/jasa berdasarkan penugasan Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA) atau PPK;
melaksanakan
pemilihan
penyedia
barang/jasa secara elektronik;
(ULP dan LPSE terpisah)
Slide 13
TUGAS ULP
7.
8.
9.
melaksanakan
paket
pengadaan
barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya dengan
nilai diatas Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta
upiah) dan paket pengadaan jasa konsultansi
dengan nilai diatas Rp. 50.000.000,- (lima puluh
juta rupiah);
menyampaikan
hasil
pemilihan
penyedia
barang/jasa
dan
menyerahkan
salinan
dokumennya kepada PPK;
menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia
barang/jasa;
Slide 14
TUGAS ULP
10. melaksanakan
evaluasi
terhadap
proses
pemilihan penyedia barang/jasa yang telah
dilaksanakan;
11. menyerahkan
hasil pelaksanaan pemilihan
penyedia barang/jasa kepada KPA atau PPK; dan
12. mengelola
sistem
informasi
manajemen
pengadaan yang mencakup dokumen pengadaan,
data survey harga, daftar kebutuhan barang/jasa,
daftar hitam penyedia.
Slide 15
TUGAS KHUSUS
Khusus ULP Kemenag Pusat mempunyai tugas:
1. membantu pejabat yang menerima penugasan
untuk menjawab sanggahan banding di Pusat;
2. melaksanakan
monitoring dan evaluasi
terhadap pelaksanaan pengadaan barang/jasa
dan Unit Layanan Pengadaan (ULP) di
lingkungan Kementerian Agama;
Slide 16
TUGAS KHUSUS
3. melakukan
pembinaan dibidang pengadaan
barang/jasa di lingkungan Kementerian Agama;
dan
4. melakukan pendampingan pembentukan ULP di
lingkungan Kementerian Agama (jika ULP belum
terbentuk, disesuaikan dengan PMA No.75 Tahun
2013).
Catatan: ULP Kemenag Provinsi dan ULP PTAN juga
mempunyai tugas membantu pejabat yang
menerima penugasan untuk menjawab
sanggahan banding di masing-masing ULP.
Slide 17
KEWENANGAN ULP
Unit Layanan Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan
Kementerian Agama mempunyai kewenangan:
1. menetapkan dokumen pengadaan;
2. menetapkan besaran nominal jaminan penawaran
(berdasarkan Perka LKPP No 18 Tahun 2012, maka nilai
pengadaan s.d. 2,5 M tidak dipersyaratkan jaminan
penawaran);
3. menetapkan
pemenang untuk pelelangan atau
penunjukan langsung untuk paket pengadaan
barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang bernilai
paling tinggi Rp. 100.000.000.000,- (seratus miliar
rupiah) dan seleksi atau penunjukan langsung untuk
paket pengadaan jasa konsultansi yang bernilai paling
tinggi Rp. 10.000.000.000,- (sepuluh miliar rupiah);
Slide 18
KEWENANGAN ULP
4.
5.
6.
mengusulkan penetapan pemenang kepada PA untuk
pelelangan atau penunjukan langsung untuk paket
pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang
bernilai diatas Rp. 100.000.000.000,- (seratus miliar
rupiah) dan seleksi atau penunjukan langsung untuk paket
pengadaan jasa konsultansi yang bernilai diatas Rp.
10.000.000.000,- (sepuluh miliar rupiah);
memberikan sanksi administratif kepada penyedia
barang/jasa yang melakukan pelanggaran, perbuatan atau
tindakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan
mengusulkan kepada PA/KPA agar penyedia barang/jasa
yang melakukan perbuatan dan tindakan seperti penipuan,
pemalsuan, dan pelanggaran lainnya untuk dikenakan
sanksi pencantuman dalam daftar hitam pada portal
pengadaan nasional (inaproc) sesuai Perka LKPP No. 18
Tahun 2012
Slide 19
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ULP
Dalam melaksanakan tugas dan
kewenangannya, Unit Layanan Pengadaan
Barang/Jasa di lingkungan Kementerian Agama
mengacu pada Standar Operasional Prosedur
(SOP) pengadaan barang/jasa di lingkungan
Kementerian Agama yang ditetapkan oleh
Sekretaris Jenderal
Slide 20
PERSONIL ULP
Personil ULP ditetapkan oleh:
1. Sekretaris Jenderal untuk ULP Kemenag Pusat;
2. Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama
Provinsi untuk ULP Kemenag Provinsi;
3. Kepala Kantor Kementerian Agama
Kabupaten/Kota untuk ULP Kemenag
Kab./Kota;
4. Pimpinan PTAN untuk ULP PTAN; dan
5. Kepala Balai untuk ULP Balai.
Slide 21
ORGANISASI ULP
Organisasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) terdiri
atas:
1. Kepala;
2. Sekretariat; dan
3. Kelompok Kerja.
Slide 22
BAGAN STRUKTUR ULP
ULP Kemenag Pusat, ULP Kemenag Provinsi
dan ULP PTAN
Kepala ULP
Sekretaris ULP
Pelaksana Administrasi
dan Kerumahtanggaan
ULP
Kelompok Kerja (POKJA)
ULP
Pelaksana Perencanaan
ULP
Pelaksana Hukum &
Sanggahan Banding ULP
Slide 23
BAGAN STRUKTUR ULP
ULP Kemenag Kab./Kota dan ULP Balai
Kepala ULP
Sekretaris
Pelaksana Administrasi dan
Kerumahtanggaan ULP
Kelompok Kerja (POKJA) ULP
Pelaksana
Perencanaan ULP
Slide 24
KEPALA ULP
Kepala dijabat oleh:
1. Kepala
Bagian Perlengkapan Biro Umum
Kementerian Agama untuk ULP Kemenag Pusat
yang bertanggungjawab kepada Sekretaris
Jenderal;
2. Pejabat/pelaksana pada Bagian Tata Usaha
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
untuk
ULP
Kemenag
Provinsi
yang
bertanggungjawab kepada Kepala Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi;
Slide 25
KEPALA ULP
3.
4.
Pejabat/pelaksana pada Sub Bagian Tata Usaha
Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota
untuk
ULP
Kemenag
Kab./Kota
yang
bertanggungjawab
kepada
Kepala
Kantor
Kementerian Agama Kabupaten/Kota;
Pejabat/pelaksana pada unit kerja struktural
eselon III.a yang melaksanakan tugas dan fungsi
di bidang pengadaan barang/jasa pada Perguruan
Tinggi Agama Negeri untuk ULP PTAN yang
bertanggungjawab kepada pimpinan PTAN; dan
Slide 26
KEPALA ULP
5.
Pejabat/pelaksana pada Sub Bagian Tata Usaha
pada Balai Penelitian dan Pengembangan Agama
serta Balai Pendidikan dan Latihan Keagamaan
untuk ULP Balai yang bertanggungjawab kepada
Kepala Balai.
Catatan: Masa jabatan Kepala ULP paling lama 4
(empat) tahun dan dapat dipilih kembali
untuk tiap periode kecuali Kepala ULP
Kemenag Pusat.
Slide 27
TUGAS KEPALA ULP
Kepala ULP mempunyai tugas sebagai berikut:
1. memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan
ULP;
2. menyusun program kerja dan anggaran ULP;
3. mengawasi
seluruh kegiatan pemilihan penyedia
barang/jasa di ULP dan melaporkan apabila ada
penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan;
4. melaksanakan pengembangan dan pembinaan Sumber
Daya Manusia ULP;
5. menugaskan personil Pokja ULP sesuai beban kerjanya;
Slide 28
TUGAS KEPALA ULP
6.
mengusulkan pemberhentian personil Pokja ULP
dan staf pendukung ULP sesuai dengan
kebutuhan, kepada Sekretaris Jenderal/Kepala
Kantor
Wilayah
Kementerian
Agama
Provinsi/Kepala Kantor Kementerian Agama
Kabupaten/Kota/Pimpinan PTAN/Kepala Balai.
Catatan: Kepala ULP yang memiliki sertifikat ahli
pengadaan barang/jasa dapat merangkap
dan bertugas sebagai Panitia Pokja ULP.
Slide 29
SEKRETARIS ULP
Sekretaris ULP dijabat oleh:
1. Kepala Sub Bagian Pengadaan Biro Umum
Kementerian Agama untuk ULP Kemenag Pusat
yang bertanggungjawab kepada kepala ULP
Kemenag Pusat;
2. Pejabat/pelaksana pada Bagian Tata Usaha
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi
untuk
ULP
Kemenag
Provinsi,
yang
bertanggungjawab kepada kepala ULP Kemenag
Provinsi;
Slide 30
SEKRETARIS ULP
3.
4.
Pejabat/pelaksana pada Sub Bagian Tata Usaha
Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota
untuk
ULP
Kemenag
Kab./Kota
yang
bertanggungjawab kepada kepala ULP Kemenag
Kab./Kota;
Pejabat/pelaksana pada unit kerja struktural
eselon III.a yang melaksanakan tugas dan fungsi
di bidang pengadaan barang/jasa pada Perguruan
Tinggi Agama Negeri untuk ULP PTAN yang
bertanggungjawab kepada Kepala ULP PTAN; dan
Slide 31
SEKRETARIS ULP
5.
Pejabat/pelaksana pada Sub Bagian Tata Usaha
pada Balai Penelitian dan Pengembangan Agama
serta Balai Pendidikan dan Latihan Keagamaan
untuk ULP Balai yang bertanggungjawab kepada
kepala ULP Balai.
Catatan: Masa jabatan sekretaris paling lama 4
(empat) tahun dan dapat dipilih kembali
untuk tiap periode kecuali Sekretaris ULP
Kemenag Pusat.
Slide 32
TUGAS SEKRETARIS ULP
Sekretaris ULP mempunyai tugas:
1. melaksanakan pengelolaan urusan keuangan,
kepegawaian, ketatausahaan, perlengkapan, dan
kerumahtanggaan ULP;
2. menginventarisasi
paket-paket
yang
akan
dilelang/diseleksi;
3. menyiapkan dokumen pendukung dan informasi
yang dibutuhkan pokja ULP;
4. memfasilitasi pelaksanaan pemilihan penyedia
barang/jasa yang dilaksanakan oleh pokja ULP;
Slide 33
TUGAS SEKRETARIS ULP
5.
6.
7.
8.
melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan
pemilihan penyedia barang/jasa dan menyusun
laporan;
mengelola dokumen pengadaan barang/jasa;
menginventarisasi dan mengarsipkan dokumen
pengadaan barang/jasa dan berkas sanggahan
banding (apabila ada);
menyiapkan dan mengkoordinasikan tim teknis
dan staf pendukung ULP dalam proses pemilihan
penyedia barang/jasa.
Slide 34
TUGAS SEKRETARIS ULP
Sekretaris ULP Kemenag Pusat mempunyai tugas
tambahan mengelola Sistem Informasi Data
Manajemen
Pengadaan
(SIDMP)
untuk
mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa
di lingkungan Kementerian Agama.
Sekretaris ULP yang memiliki sertifikat ahli
pengadaan barang/jasa dapat merangkap dan
bertugas sebagai Panitia Pokja ULP.
Slide 35
PELAKSANA PADA SEKRETARIAT ULP
Sekretaris
ULP
dibantu
oleh
pelaksana
administrasi dan kerumahtanggaan ULP serta
pelaksana perencanaan ULP dengan jumlah
personil menyesuaikan beban dan kompleksitas
pekerjaan.
Sekretaris ULP pada ULP Kemenag Pusat, ULP
Kemenag Provinsi, dan ULP PTAN, dibantu oleh
pelaksana hukum dan sanggahan banding ULP,
dengan jumlah personel menyesuaikan dengan
beban dan kompleksitas pekerjaan.
Slide 36
TUGAS PELAKSANA PADA KESEKRETARIATAN
1.
2.
3.
Pelaksana administrasi dan kerumahtanggaan
mempunyai tugas membantu sekretaris ULP
dalam bidang administrasi, perlengkapan, dan
kerumahtanggaan ULP.
Pelaksana perencanaan mempunyai tugas
membantu sekretaris ULP dalam bidang
perencanaan.
Pelaksana hukum dan sanggahan banding
mempunyai tugas membantu sekretaris ULP
dalam bidang hukum dan jawaban sanggahan
banding.
Slide 37
TUGAS POKJA ULP
Pokja ULP mempunyai tugas:
1. menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa dan
menetapkan dokumen pengadaan;
2. menetapkan
besaran nominal jaminan penawaran
(berdasarkan Perka LKPP No 18 Tahun 2012, maka nilai
pengadaan s.d. 2,5 M tidak dipersyaratkan jaminan
penawaran);
3. melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa mulai dari
tahap pengumuman sampai dengan menjawab sanggahan;
4. menetapkan
pemenang pelelangan atau penunjukan
langsung untuk paket pengadaan barang/pekerjaan
konstruksi/jasa lainnya yang bernilai paling tinggi`
Rp.100.000.000.000,- (seratus miliar rupiah) atau seleksi
atau penunjukan langsung untuk paket pengadaan jasa
konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp. 10.000.000.000,(sepuluh miliar rupiah);
Slide 38
TUGAS POKJA ULP
5.
6.
7.
mengusulkan penetapan pemenang kepada PA melalui
Kepala ULP untuk pelelangan atau penunjukan
langsung
untuk
paket
pengadaan
penyedia
barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang bernilai
diatas Rp. 100.000.000.000,- (seratus miliar rupiah);
dan seleksi atau penunjukan langsung untuk paket
pengadaan jasa konsultansi yang bernilai diatas Rp.
10.000.000.000,- (sepuluh miliar rupiah);
menyampaikan Dokumen Hasil Pemilihan Penyedia
Barang/Jasa kepada PPK melalui Kepala ULP;
membuat laporan mengenai proses dan hasil
pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa kepada
Kepala ULP;
Slide 39
TUGAS POKJA ULP
8.
9.
memberikan data dan informasi kepada Kepala
ULP mengenai penyedia barang/jasa yang
melakukan
perbuatan
seperti
penipuan,
pemalsuan dan pelanggaran lainnya; dan
mengusulkan bantuan tim atau tenaga ahli
pemberi penjelasan teknis kepada Kepala ULP.
Catatan: Penetapan pemenang oleh Pokja ULP tidak
bisa diganggu gugat oleh Kepala ULP.
Slide 40
PANITIA POKJA ULP
Dalam melaksanakan pemilihan penyedia
barang/jasa untuk masing-masing paket
pengadaan, Kepala ULP membentuk dan
menetapkan Panitia Pokja ULP.
Panitia Pokja ULP berjumlah gasal paling
sedikit 3 (tiga) orang yang terdiri dari ketua,
sekretaris dan anggota, dapat ditambah sesuai
dengan beban dan kompleksitas pekerjaan.
Slide 41
PANITIA POKJA ULP
Ketua, sekretaris, dan anggota Panitia Pokja
ULP memiliki kewenangan yang sama dalam
pengambilan keputusan yang ditetapkan
berdasarkan suara terbanyak.
Personil Pokja ULP dapat ditugaskan menjadi
Pejabat Pengadaan di luar ULP.
Slide 42
PROSES PENETAPAN PANITIA POKJA
KEPALA ULP
• Menetapkan SK Panitia Pokja
untuk melaksanakan lelang,
berasal dari Pokja ULP
Panitia Pokja ULP (Jumlah
gasal, min. 3 orang)
• Panitia Pokja 1
• Panitia Pokja 2
• Panitia Pokja 3
• dst.
Slide 43
LARANGAN BAGI KEPALA DAN POKJA ULP
Kepala ULP dan Personil Pokja ULP dilarang
duduk sebagai:
1. PPK;
2. PPSPM;
3. Bendahara; dan
4. Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP),
terkecuali menjadi Pejabat Pengadaan/personil
ULP untuk Pengadaan Barang/Jasa yang
dibutuhkan instansinya.
Slide 44
HUBUNGAN KERJA ULP
1 a. Melaporkan jumlah
paket pengadaan
yang masuk melalui
aplikasi
b. Membuat jadwal
pelaksanaan
pelelangan tahunan
KEPALA
1
SEKRETARIS
5
2
2 Menetapkan SK panitia
Pokja untuk
melaksanakan lelang
4
3
3 Menyerahkan data
dan berkas
pendukung paket
yang akan
dilelangkan
4 Menyerahkan
berkas hasil
pelaksanaan
pelelangan untuk
diarsipkan
5
POKJA
Melaporkan hasil
pelelangan, untuk
diserahkan kepada
PPK
Slide 45
ALUR PENGADAAN MELALUI ULP
1 Menyerahkan RUP (Awal Tahun)
2 Membentuk PPHP
3 Berdasarkan RUP KPA, PPK
membuat dan menyerahkan
1
RPP:
10
a) KAK/Spesifikasi Teknis
2
b) HPS
c) Rancangan Kontrak
3
7
4 Menyerahkan SK/data kepanitiaan
6
lelang
5 Memberi akses untuk pelelangan
4
5
9
6 1. Melakukan Telaah RPP:
a) KAK/Spesifikasi Teknis
8
b) HPS
c) Rancangan Kontrak
Memeriksa Hasil pekerjaan dan
8
2. Melaksanakan pelelangan
menandatangani BAST Hasil Pekerjaan
3. Menyerahkan hasil pelelangan
Melaporkan
Hasil
Pemeriksaan
kepada
9
7 1. Menerbitkan SPPBJ
PPK
2. Kontrak & Pelaksanaan Pekerjaan
Melaporkan hasil pekerjaan
10
3. Mengawasi Pelaksanaan Pekerjaan
KPA
PPK
PPHP
ULP
LPSE
Slide 46
HUBUNGAN PPK, ULP DAN LPSE
1.
Hubungan kerja antara PPK, ULP, dan LPSE bersifat
independen satu sama lain dengan mengedepankan
prinsip
profesionalitas,
akuntabilitas,
dan
transparansi.
2.
Mengedepankan ketepatan waktu dalam setiap
tahapan pelaksanaan pengadaan barjas sehingga
tidak mengakibatkan keterlambatan jadwal atau
ketidak-cukupan waktu.
3.
Dalam upaya efisiensi dan efektivitas pengadaan
barjas yang dilakukan oleh ULP dan LPSE sangat
tergantung pada ketepatan waktu penyerahan HPS
oleh PPK.
Slide 47
PELAPORAN ULP
Kepala ULP wajib menyampaikan laporan
pertanggungjawaban
pelaksanaan
kegiatan
pemilihan penyedia barang/jasa setiap 6 (enam)
bulan kepada:
1. Sekretaris Jenderal untuk ULP Kemenag Pusat;
2. Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama
Provinsi untuk ULP Kemenag Provinsi;
3. Kepala
Kantor
Kementerian
Agama
Kabupaten/Kota untuk ULP Kemenag Kab./Kota;
4. Pimpinan PTAN untuk ULP PTAN; dan
5. Kepala Balai untuk ULP Balai.
Slide 48
KETENTUAN PERALIHAN ULP
Dalam hal ULP Kemenag Kab./Kota dan ULP Balai
belum dapat dibentuk, maka pelaksanaan
pengadaan barang/jasa pada Kankemenag
Kab./Kota, Balai Litbang Agama dan Balai Diklat
Keagamaan menginduk pada ULP Kemenag Provinsi
di wilayahnya.
Catatan: ULP Kemenag Kab./Kota dan ULP Balai
harus telah terbentuk paling lambat tahun
anggaran 2014.
Slide 49
PAKTA INTEGRITAS ULP
Kepala ULP
Sekretaris
Pelaksana Sekretariat
Kelompok Kerja (Pokja)
Slide 50
DOKUMEN PENDUKUNG ULP
Berita Acara Serah Terima Hasil Pemilihan
Penyedia Barang/Jasa (BAST HPPBJ)
Slide 51
MENJAWAB SANGGAHAN BANDING
KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 159
TAHUN 2013 TENTANG PENUNJUKAN PEJABAT
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA YANG
DIBERI TUGAS UNTUK MENJAWAB SANGGAHAN
BANDING
Slide 52
PELAKSANAAN PENUNJUKAN LANGSUNG
SURAT EDARAN MENTERI AGAMA NOMOR:
SJ/B.VI/KS.01.1/3707/2013 TENTANG
PELAKSANAAN PEMILIHAN PENYEDIA
BARANG/PEKERJAAN KONSTRUKSI/JASA LAINNYA
MELALUI PENUNJUKAN LANGSUNG DI LINGKUNGAN
KEMENTERIAN AGAMA
Slide 53
PROGRES REPORT PELAKSANAAN PELELANGAN
ULP KEMENAG PUSAT
(S.D. MARET 2014)
H. BURHANUDDIN BS
KEPALA BIRO UMUM
Slide 54
JUMLAH PAKET YANG MASUK KE ULP KEMENAG PUSAT
Perencanaan pelaksanaan paket: 240 paket
Total paket yang masuk: 56 paket (23%)
Slide 55
JUMLAH PAKET YANG MASUK BERDASAR JENIS PENGADAAN
Perencanaan pelaksanaan paket: 240 paket
Total paket yang masuk: 56 paket (23%)
Slide 56
PROSES PENGIRIMAN PAKET
Slide 57
PELAKSANAAN PELELANGAN
Slide 58
KELENGKAPANPERSYARATAN PELAKSANAAN
Slide 59
DATA PAKET PENGADAAN BERDASARKAN KELENGKAPAN
(KAK/SPEK TEKNIS, HPS DAN RANC. KONTRAK)
Slide 60
PAKET YANG TELAH DILAKSANAKAN BERDASAR JENIS PENGADAAN
Slide 61
JUMLAH PENGHEMATAN PENGADAAN BARANG
Prosentase penghematan anggaran (kontrak terhadap pagu) adalah 1,4%, sebesar Rp. 133.346.800,(Seratus tiga puluh tiga juta tiga ratus empat puluh enam ribu delapan ratus rupiah)
Slide 62
JUMLAH PENGHEMATAN JASA KONSULTANSI
Prosentase penghematan anggaran adalah 58,73% , sebesar Rp. 243.635.000,(Dua ratus empat puluh tiga juta enam ratus tiga puluh lima ribu rupiah)
Slide 63
JUMLAH PENGHEMATAN PENGADAAN JASA LAINNYA
Prosentase penghematan anggaran adalah 13,54%, sebesar Rp. 3.456.600.775,(Tiga miliar empat ratus lima puluh enam juta enam ratus ribu tujuh ratus tujuh puluh lima rupiah)
Slide 64
KOMPOSISI SDM ULP KEMENAG PUSAT
Slide 65
APLIKASI E-ULP
H. BURHANUDDIN BS
KEPALA BIRO UMUM
Slide 66
DASAR HUKUM
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Jo
Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2013.
Peraturan Kepala LKPP Nomor 5 Tahun 2012
Tentang Unit Layanan Pengadaan, pasal 11 ayat
(1) huruf f.
Peraturan Menteri Agama Nomor 75 Tahun 2013
Tentang Unit Layanan Pengadaan di Lingkungan
Kementerian Agama, Pasal 5 ayat (1) huruf l.
Slide 67
TUJUAN
Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Unit
Layanan Pengadaan (ULP) di lingkungan
Kementerian Agama, agar proses pelaksanaan
pengadaan barang/jasa lebih akuntabel,
efektif dan efisien.
Meminimalisasi kendala waktu dan jarak
dalam melakukan komunikasi dan
mengirimkan data antara KPA, PPK dan ULP.
Slide 68
MANFAAT
Sarana komunikasi antara KPA, PPK dan ULP
dalam melaksanakan pelaksanaan pengadaan
barang/jasa.
Sarana monitor dan kontrol proses pengadaan
barang/jasa antara KPA, PPK dan ULP.
Sarana
penyimpan data (database) proses
pelaksanaan pengadaan barang/jasa serta datadata pendukungnya.
Sarana konsultasi dan tanya jawab antar pihak
terkait tentang pengadaan barang/jasa di
lingkungan Kementerian Agama.
Slide 69
PENGGUNA APLIKASI
Pengguna aplikasi e-ULP terbagi menjadi 2 (dua)
kelompok, yaitu:
1. ULP
adalah seluruh Unit Layanan Pengadaan (ULP) di
lingkungan Kementerian Agama baik pusat
maupun daerah
2. Non ULP
terdiri dari Admin e-ULP, KPA dan PPK yang
dilayani oleh masing-masing ULP.
Slide 70
LANGKAH PENGGUNAAN
Buka browser, seperti Internet explorer, Chrome, Mozilla
firefox, dan lain-lain;
Ketik pada kolom alamat url nya http://www.ulpkemenang.com/ulp, maka akan tampil halaman login.
Masukkan user ID dan password, maka akan tampil halaman
depan sesuai jenis pengguna (ULP/non ULP).
Melakukan aktivitas sesuai tugas dan kewenangan masingmasing pengguna, menggunakan menu yang telah tersedia.
Catatan:
Semua alur pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan
melalui ULP menggunakan aplikasi e-ULP.
Seluruh aplikasi e-ULP yang digunakan oleh ULP di daerah
terintegrasi dengan ULP Kemenag Pusat dalam rangka
monitoring dan evaluasi.
Slide 71
TAMPILAN
Layar utama
Slide 72
TAMPILAN
Layar akses ULP
Slide 73
TAMPILAN
Layar akses KPA/PPK
Slide 74
KPA
KPA
KPA
ULP
KPA
KPA MENYERAHKAN RUP KE ULP MELALUI APLIKASI e-ULP
SEBAGAI DASAR ULP MEMBUAT JADWAL PELAKSANAAN PELELANGAN TAHUNAN
Slide 75
PPK
PPK
Menyerahkan
HPS, KAK dan
RK
BERDASARKAN RUP KPA,
PPK MEMBUAT HPS, KAK/
SPESIFIKASI TEKNIS,
RANCANGAN KONTRAK DAN
MENYERAHKANNYA MELALUI
e-ULP KEPADA ULP.
PPK
PPK
ULP
HPS
KAK
RK
HPS : Harga Perkiraan Sendiri
KAK: Kerangka Acuan Kerja
RK: Rancangan Kontrak
LELANG
DILAKSANAKAN
ULP MENELAAH HPS, KAK,
RK. APABILA TIDAK ADA
USULAN PERUBAHAN DARI
ULP MAKA LELANG
DILAKSANAKAN
Slide 76
ULP
MENYERAHKAN
LAPORAN HASIL
PELAKSANAAN
PEMILIHAN PENYEDIA
BARANG/JASA MELALUI
APLIKASI e-ULP
PPK
Slide 77
PPK
MENGINPUT
PAKET YANG
AKAN DILELANG
•NAMA PAKET
•PAGU
PPK
MENERBITKAN
SPPBJ DAN
MELAKUKAN
PENANDATANG
ANAN
KONTRAK
PPK
MENGINPUT
RPP
•HPS
•KAK
•RK
ULP
MENYERAHKAN
LAPORAN
PELAKSANAAN
PELALANGAN
ULP
MELAKUKAN
TELAAH
TERHADAP HPS,
KAK, DAN RK
ULP
MELAKSANAKAN
PELELANGAN
ULP
MELAKUKAN
generate lelang
UNTUK
MENGETAHUI
PERKIRAAN
JADWAL LELANG
ULP
MEMBUAT
DOKUMEN
PENGADAAN
Slide 78
DIAGRAM KOORDINASI APLIKASI E-ULP
PADA ULP KEMENAG PUSAT
ULP MELAKSANAKAN PELELANGAN,
BERDASARKAN KAK/SPESIFIKASI
TEKNIS, HPS DAN RANCANGAN
KONTRAK DARI PPK YANG TELAH
DITELAAH
KPA MENYERAHKAN RUP KEPADA ULP
MELALUI APLIKASI e-ULP
PPK MENYERAHKAN KAK/SPESIFIKASI
TEKNIS, HPS DAN RANCANGAN
KONTRAK BERDASARKAN RUP KPA
PARA KPA UNIT
ESELON I PUSAT
ULP KEMENAG
PUSAT
PARA PPK UNIT
ESELON I PUSAT
Slide 79
DIAGRAM KOORDINASI APLIKASI E-ULP
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
ULP PUSAT SEBAGAI
ADMIN APLIKASI
MEMBERIKAN USER ID
DAN PASSWORD KEPADA
SELURUH ULP DAN PPK
UNTUK MENGAKSES eULP.
ULP PUSAT DAPAT
MEMONITOR DATA
PENGADAAN DI SEMUA
ULP TANPA (TIDAK BISA)
MELAKUKAN
PENGUBAHAN DATA
ULP MELAKSANAKAN
PELELANGAN,
BERDASARKAN
KAK/SPESIFIKASI
TEKNIS, HPS DAN
RANCANGAN KONTRAK
DARI PPK YANG TELAH
DITELAAH
PPK MENYERAHKAN
DATA YANG AKAN
DILELANGKAN KE ULP
MELALUI APLIKASI e-ULP
PPK BIDANG
ULP KANWIL
PPK BIDANG
PPK KANKEMENAG
ULP KANKEMENAG
PPK MADRASAH
ULP PUSAT
PPK SEK PTAN
ULP DAERAH DAPAT
BERKOORDINASI DAN
BERKOMUNIKASI
LANGSUNG DENGAN ULP
PUSAT MELALUI
APLIKASI e-ULP
ULP PTAN
PPK SEK BALAI
ULP BALAI
Slide 80
SEKIAN