Transcript dukungan ulp terhadap pelaksanaan layanan pengadaan secara

DUKUNGAN ULP TERHADAP PELAKSANAAN
LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
H. BURHANUDDIN BS
KEPALA BIRO UMUM
PRINSIP PENGADAAN
EFISIEN
AKUNTABEL
EFEKTIF
PRINSIP
PENGADAAN
BARANG /JASA
ADIL /
TIDAK
DISKRIMI
NATIF
BERSAING
TRANSPA
RAN
ISU UTAMA PERPRES NO. 54 TAHUN 2010
DAN PERUBAHANNYA
1.
Pembentukan ULP;
ULP di Lingkungan Kementerian Agama :
unit organisasi yang dibentuk oleh Menteri Agama RI
(PMA No.75 Tahun 2013) yang berfungsi
melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di
lingkungan Kementerian Agama yang bersifat
permanen dan melekat pada unit yang sudah ada.
ISU UTAMA PERPRES NO. 54 TAHUN 2010
DAN PERUBAHANNYA
2.
Pembentukan LPSE;
LPSE :unit yang dibentuk oleh PA/KPA untuk
menyelenggarakan sistem pelayanan
Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik.
Tugas Utama LPSE antara lain adalah
memfasilitasi ULP (Pokja) dan Penyedia
Barang/Jasa dalam melaksanakan pemilihan
penyedia barang/jasa secara elektronik melaui
Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE)
KEDUDUKAN ULP DAN LPSE
DALAM PROSES PENGADAAN BARJAS
ULP
PENYEDIA
BARANG/JASA
LPSE
(e-Procurement Market Place)
WEB
PORTAL
SPSE
e-Tendering
e-Purchasing
e-Catalog
(price data bank)
WEB
PORTAL
SPSE
ISU UTAMA PERPRES NO. 54 TAHUN 2010
DAN PERUBAHANNYA
LPSE
1.
2.
Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Agama Nomor
SJ/B.VIII/2/HM.00/2863/2012 Tentang Pelaksanaan LPSE di
Lingkungan Kementerian Agama, menyatakan bahwa
Kementerian Agama wajib melaksanakan pengadaan
barang/jasa secara elektronik melalui LPSE sekurangkurangnya 75% dari seluruh nilai pengadaan masing-masing
saruan kerja pada tahun 2012
Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Agama Nomor
SJ/B.VIII/2/HM.00/6643/2013 Tentang Pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik di Kementerian
Agama, menyatakan bahwa terhitung mulai 1 Januari 2014
pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang
bernilai diatas Rp.200.000.000,- dan pengadaan jasa
konsultansi yang bernilai diatas Rp.50.000.000,- pada seluruh
satker di lingkungan Kementerian Agama wajib dilakukan
secara elektronik melalui LPSE
ISU UTAMA PERPRES NO. 54 TAHUN 2010
DAN PERUBAHANNYA
3.
Tugas dan Kewenangan PA/KPA, PPK, Pokja/Pej.
Pengadaan, PPHP:
a. Tugas dan Kewenangan PA/KPA:
1
2
3
4
Menetapkan PPK, PP, PPHP, Tim Teknis/Ahli
Menetapkan dan mengumumkan RUP
Mengawasi pelaksanaan anggaran
Menetapkan Pemenang Pengadaan:
 Barang/Pek. Konstruksi/Jasa lainnya > Rp100 Milyar
 Jasa Konsultasi > Rp.10 Milyar
5 Pelaporan Keuangan
6 Menyimpanan seluruh dokumen
7 Menyelesaikan perselisihan pihak yang diangkat
ISU UTAMA PERPRES NO. 54 TAHUN 2010
DAN PERUBAHANNYA
b. Tugas dan Kewenangan PPK:
1. Menetapkan rencana pelaksanaan PBJ (Spesifikasi
Teknis/Kerangka Acuan Kerja (KAK), Harga Perkiraan
Sendiri (HPS) dan Rancangan Kontrak)
2. Menerbitkan SPPBJ dan Penandatangan Kontrak
3. Melaksanakan dan mengendalikan kontrak
4. Melaporkan kemajuan pekerjaan dan hambatannya
5. Melaporkan pelaksanaan dan menyerahkan hasil
pekerjaan:
6. menyimpanan seluruh dokumen pelaksanaan
ISU UTAMA PERPRES NO. 54 TAHUN 2010
DAN PERUBAHANNYA
c. ULP
(Pokja):
1. Wajib Melaksanakan Pemilihan:
• Barang/Pek. Konstruksi/Jasa
lainnya diatas Rp.200 juta
• Jasa Konsultasi diatas Rp.50 juta
2. Menetapkan Penyedia:
• Barang/Pek. Konstruksi/Jasa
lainnya s.d Rp.100 Milyar
• Jasa Konsultasi s.d Rp.10 Milyar
3. Menjawab Sanggah
d. Pejabat
Penga
daan:
1. Dapat Melaksanakan Pemilihan:
• Barang/Pek. Konstruksi/Jasa
lainnya s.d Rp.200 juta
• Jasa Konsultasi s.d 50 juta
2. Menetapkan Penyedia.
• Barang/Pek. Konstruksi/Jasa
lainnya s.d Rp.200 juta
• Jasa Konsultasi s.d Rp.50 juta
1. Mengusulkan Perubahan
Perencanaan Teknis;
2. Menyusun Rencana
Pemilihan;
3. Menetapkan Dokumen
Pengadaan;
4. Menetapkan Nilai Jaminan
Penawaran kecuali Pejabat
Pengadaan;
5. Menetapkan Tenaga Ahli;
6. Melakukan Proses
Pemilihan;
7. Membuat laporan proses
dan hasil Pengadaan
kepada Menteri/Kepala
Daerah;
8. Membuat Pertanggung
Jawaban atas Pelaksanaan
kegiatan pengadaan
kepada PA/KPA.
ISU UTAMA PERPRES NO. 54 TAHUN 2010
DAN PERUBAHANNYA
e. Tugas dan Kewenangan PPHP:
1. melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa
sesuai dengan Kontrak;
2. menerima hasil Pengadaan Barang/Jasa setelah melalui
pemeriksaan/pengujian; dan
3. membuat dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Hasil
Pekerjaan.
Catatan:
 Dalam hal pemeriksaan Barang/Jasa memerlukan keahlian teknis
khusus, dapat dibentuk tim/tenaga ahli.
 Dalam hal pengadaan Jasa Konsultansi, pemeriksaan pekerjaan
dilakukan setelah berkoordinasi dengan Pengguna Jasa
Konsultansi yang bersangkutan.
ORGANISASI PENGADAAN
MENTERI
Membentuk
UNIT LAYANAN
PENGADAAN
(ULP)
KEPALA
SEKRETARIAT
STAF
PENDUKUNG
Menetapkan
•Tim Teknis/ Ahli
Proses Pemilihan
dan Penetapan
pemenang
POKJA
PA / KPA
PEJABAT
PENGADAAN
PEJABAT
PEMBUAT
KOMITMEN (PPK)
PANITIA PENERIMA
HASIL PEKERJAAN
(PPHP)
Kontrak dan
Pelaksanaan
Pekerjaan
Hasil
Pekerjaa
< 100jt: B/PK/JL
< 50jt: JK
> 100jt: B/PK/JL
PENYEDIA BARANG/JASA
LPSE
PARA PIHAK DALAM PENGADAAN BARANG/JASA
1 Menyerahkan RUP (Awal Tahun)
2 Membentuk PPHP
3 Berdasarkan RUP KPA, PPK
membuat dan menyerahkan
1
RPP:
10
a) KAK/Spesifikasi Teknis
2
b) HPS
c) Rancangan Kontrak
3
7
4 Menyerahkan SK/data kepanitiaan
6
lelang
5 Memberi akses untuk pelelangan
4
5
9
6 1. Melakukan Telaah RPP:
a) KAK/Spesifikasi Teknis
8
b) HPS
c) Rancangan Kontrak
Memeriksa Hasil pekerjaan dan
8
2. Melaksanakan pelelangan
menandatangani BAST Hasil Pekerjaan
3. Menyerahkan hasil pelelangan
Melaporkan
Hasil
Pemeriksaan
kepada
9
7 1. Menerbitkan SPPBJ
PPK
2. Kontrak & Pelaksanaan Pekerjaan
Melaporkan hasil pekerjaan
10
3. Mengawasi Pelaksanaan Pekerjaan
KPA
PPK
PPHP
ULP
LPSE
HUBUNGAN PPK, ULP DAN LPSE
1.
Hubungan kerja antara PPK, ULP, dan LPSE bersifat
independen satu sama lain dengan mengedepankan
prinsip
profesionalitas,
akuntabilitas,
dan
transparansi.
2.
Mengedepankan ketepatan waktu dalam setiap
tahapan pelaksanaan pengadaan barjas sehingga
tidak mengakibatkan keterlambatan jadwal atau
ketidak-cukupan waktu.
3.
Dalam upaya efisiensi dan efektivitas pengadaan
barjas yang dilakukan oleh ULP dan LPSE sangat
tergantung pada ketepatan waktu penyerahan HPS
oleh PPK.
UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)
Pelaksanaan pengadaan dilakukan oleh panitia adhoc
yang berganti setiap tahun
LATAR
BELAKANG
ULP
DIBENTUK
Pendokumentasian tidak dapat dikelola dengan baik
Tidak ada keseragaman pelayanan
Sulit untuk Pembinaan SDM
TUJUAN PEMBENTUKAN ULP
• Menjamin proses pelaksanaan barang/jasa lebih
terintegrasi/terpadu, efektif, dan efisien sesuai
dengan Tata Nilai Pengadaan;
• Menjamin persamaan pelayanan bagi penyedia
barang/jasa;
• Menjamin adanya standarisasi Dokumen
Pengadaan;
• Menjamin pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
dilakukan oleh organisasi dan aparatur yang
profesional; dan
• Memudahkan pembinaan SDM Pengadaan.
DASAR HUKUM PEMBENTUKAN ULP
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70 Tahun
2012,
1.
K/L/D/I diwajibkan mempunyai ULP yang dapat
memberikan pelayanan/ pembinaan dibidang
pengadaan barang/jasa (Pasal 14 ayat 1)
2.
ULP pada K/L/D/I dibentuk oleh Menteri/Pimpinan
Lembaga/Kepala Daerah/Pimpinan Institusi (Pasal 14
ayat 2)
3.
ULP wajib dibentuk K/L/D/I paling lambat pada tahun
anggaran 2014 (Pasal 130 ayat 1)
DASAR HUKUM PEMBENTUKAN ULP
Peraturan Kepala LKPP Nomor 5 Tahun 2012 tentang
ULP:
1.
Menteri/ Pimpinan Lembaga/ Kepala Daerah/
Pimpinan Institusi membentuk ULP yang bersifat
permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada
unit yang sudah ada (Pasal 3 ayat 1)
2.
Menteri/ Pimpinan Lembaga/ Kepala Daerah/
Pimpinan Institusi dapat membentuk lebih dari 1
(satu) ULP, dengan pertimbangan sebaran lokasi dan
beban kerja (Pasal 4 ayat 1)
JENIS-JENIS ULP
ULP KEMENAG PUSAT
ULP DI LINGKUNGAN
KEMENTERIAN
AGAMA
ULP KEMENAG PROVINSI
ULP KEMENAG KAB./KOTA
ULP PTAN
ULP BALAI
KEDUDUKAN ULP DI LINGKUNGAN KEMENAG RI
ULP
KEDUDUKAN
LINGKUP PELAYANAN
PUSAT
BIRO UMUM SETJEN
10 UNIT ESELON I PUSAT DAN
LAJNAH
PROVINSI
BAGIAN TU. KANWIL
KANWIL KEMENAG PROVINSI
KAB./ KOTA
SUB BAGIAN TU.
KANKEMENAG
KANKEMENAG KAB./KOTA,
MADRASAH (MIN, MTsN, dan MAN)
DAN KUA
PTAN
UNIT STRUKTURAL
SETINGKAT ESELON III.A
PTAN
BALAI
SUB BAGIAN TU. BALAI
BALAI
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ULP
Dalam melaksanakan tugas dan
kewenangannya, Unit Layanan Pengadaan
Barang/Jasa di lingkungan Kementerian Agama
mengacu pada Standar Operasional Prosedur
(SOP) pengadaan barang/jasa di lingkungan
Kementerian Agama yang ditetapkan oleh
Sekretaris Jenderal
PERSONIL ULP
Personil ULP ditetapkan oleh:
1. Sekretaris Jenderal untuk ULP Kemenag Pusat;
2. Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama
Provinsi untuk ULP Kemenag Provinsi;
3. Kepala Kantor Kementerian Agama
Kabupaten/Kota untuk ULP Kemenag
Kab./Kota;
4. Pimpinan PTAN untuk ULP PTAN; dan
5. Kepala Balai untuk ULP Balai.
ORGANISASI ULP
Organisasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) terdiri
atas:
1. Kepala;
2. Sekretariat; dan
3. Kelompok Kerja.
BAGAN STRUKTUR ULP
ULP Kemenag Pusat, ULP Kemenag Provinsi
dan ULP PTAN
Kepala ULP
Sekretaris ULP
Pelaksana Administrasi
dan Kerumahtanggaan
ULP
Kelompok Kerja (POKJA)
ULP
Pelaksana Perencanaan
ULP
Pelaksana Hukum &
Sanggahan Banding ULP
BAGAN STRUKTUR ULP
ULP Kemenag Kab./Kota dan ULP Balai
Kepala ULP
Sekretaris
Pelaksana Administrasi dan
Kerumahtanggaan ULP
Kelompok Kerja (POKJA) ULP
Pelaksana
Perencanaan ULP
PANITIA POKJA ULP
DALAM MELAKSANAKAN
PEMILIHAN PENYEDIA
BARANG/JASA UNTUK
MASING-MASING PAKET
PENGADAAN, KEPALA ULP
MEMBENTUK DAN
MENETAPKAN PANITIA
POKJA ULP
KEPALA ULP
PANITIA POKJA ULP BERJUMLAH GASAL
PALING SEDIKIT 3 (TIGA) ORANG YANG TERDIRI
DARI KETUA, SEKRETARIS DAN ANGGOTA
PANITIA POKJA 1
PANITIA POKJA 2
PANITIA POKJA 3
PANITIA POKJA 4
PANITIA POKJA 5
dst……..
PERSONIL POKJA ULP DAPAT DITUGASKAN
MENJADI PEJABAT PENGADAAN DI LUAR ULP.
LARANGAN BAGI KEPALA DAN POKJA ULP
Kepala ULP dan Personil Pokja ULP dilarang
duduk sebagai:
1. PPK;
2. PPSPM;
3. Bendahara; dan
4. Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP),
terkecuali menjadi Pejabat Pengadaan/personil
ULP untuk Pengadaan Barang/Jasa yang
dibutuhkan instansinya.
HUBUNGAN KERJA INTERNAL ULP
1 a. Melaporkan jumlah
paket pengadaan
yang masuk melalui
aplikasi
b. Membuat jadwal
pelaksanaan
pelelangan tahunan
KEPALA
1
SEKRETARIS
5
2
2 Menetapkan SK panitia
Pokja untuk
melaksanakan lelang
4
3
3 Menyerahkan data
dan berkas
pendukung paket
yang akan
dilelangkan
4 Menyerahkan
berkas hasil
pelaksanaan
pelelangan untuk
diarsipkan
5
POKJA
Melaporkan hasil
pelelangan, untuk
diserahkan kepada
PPK
PELAPORAN ULP
Kepala ULP wajib menyampaikan laporan
pertanggungjawaban
pelaksanaan
kegiatan
pemilihan penyedia barang/jasa setiap 6 (enam)
bulan kepada:
1. Sekretaris Jenderal untuk ULP Kemenag Pusat;
2. Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama
Provinsi untuk ULP Kemenag Provinsi;
3. Kepala
Kantor
Kementerian
Agama
Kabupaten/Kota untuk ULP Kemenag Kab./Kota;
4. Pimpinan PTAN untuk ULP PTAN; dan
5. Kepala Balai untuk ULP Balai.
KETENTUAN PERALIHAN ULP
Dalam hal ULP Kemenag Kab./Kota dan ULP Balai
belum dapat dibentuk, maka pelaksanaan
pengadaan barang/jasa pada Kankemenag
Kab./Kota, Balai Litbang Agama dan Balai Diklat
Keagamaan menginduk pada ULP Kemenag Provinsi
di wilayahnya.
Catatan: ULP Kemenag Kab./Kota dan ULP Balai
harus telah terbentuk paling lambat tahun
anggaran 2014.
APLIKASI PENDUKUNG
(E-ULP)
DASAR HUKUM

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Jo
Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2013.

Peraturan Kepala LKPP Nomor 5 Tahun 2012
Tentang Unit Layanan Pengadaan, pasal 11 ayat
(1) huruf f.

Peraturan Menteri Agama Nomor 75 Tahun 2013
Tentang Unit Layanan Pengadaan di Lingkungan
Kementerian Agama, Pasal 5 ayat (1) huruf l.
TUJUAN

Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Unit
Layanan Pengadaan (ULP) di lingkungan
Kementerian Agama, agar proses pelaksanaan
pengadaan barang/jasa lebih akuntabel,
efektif dan efisien.

Meminimalisasi kendala waktu dan jarak
dalam melakukan komunikasi dan
mengirimkan data antara KPA, PPK dan ULP.
MANFAAT
Sarana komunikasi antara KPA, PPK dan ULP
dalam melaksanakan pelaksanaan pengadaan
barang/jasa.
 Sarana monitor dan kontrol proses pengadaan
barang/jasa antara KPA, PPK dan ULP.
 Sarana
penyimpan data (database) proses
pelaksanaan pengadaan barang/jasa serta datadata pendukungnya.
 Sarana konsultasi dan tanya jawab antar pihak
terkait tentang pengadaan barang/jasa di
lingkungan Kementerian Agama.

DIAGRAM KOORDINASI APLIKASI E-ULP
PADA ULP KEMENAG PUSAT
ULP MELAKSANAKAN PELELANGAN,
BERDASARKAN KAK/SPESIFIKASI
TEKNIS, HPS DAN RANCANGAN
KONTRAK DARI PPK YANG TELAH
DITELAAH
KPA MENYERAHKAN RUP KEPADA ULP
MELALUI APLIKASI e-ULP
PPK MENYERAHKAN KAK/SPESIFIKASI
TEKNIS, HPS DAN RANCANGAN
KONTRAK BERDASARKAN RUP KPA
PARA KPA UNIT
ESELON I PUSAT
ULP KEMENAG
PUSAT
PARA PPK UNIT
ESELON I PUSAT
DIAGRAM KOORDINASI APLIKASI E-ULP
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
ULP PUSAT SEBAGAI
ADMIN APLIKASI
MEMBERIKAN USER ID
DAN PASSWORD KEPADA
SELURUH ULP DAN PPK
UNTUK MENGAKSES eULP.
ULP PUSAT DAPAT
MEMONITOR DATA
PENGADAAN DI SEMUA
ULP TANPA (TIDAK BISA)
MELAKUKAN
PENGUBAHAN DATA
ULP MELAKSANAKAN
PELELANGAN,
BERDASARKAN
KAK/SPESIFIKASI
TEKNIS, HPS DAN
RANCANGAN KONTRAK
DARI PPK YANG TELAH
DITELAAH
PPK MENYERAHKAN
DATA YANG AKAN
DILELANGKAN KE ULP
MELALUI APLIKASI e-ULP
PPK BIDANG
ULP KANWIL
PPK BIDANG
PPK KANKEMENAG
ULP KANKEMENAG
PPK MADRASAH
ULP PUSAT
PPK SEK PTAN
ULP DAERAH DAPAT
BERKOORDINASI DAN
BERKOMUNIKASI
LANGSUNG DENGAN ULP
PUSAT MELALUI
APLIKASI e-ULP
ULP PTAN
PPK SEK BALAI
ULP BALAI
TAMPILAN
Layar utama
TAMPILAN
Layar akses ULP
TAMPILAN
Layar akses KPA/PPK
TERIMA KASIH