Transcript Bienvenido al Proceso de Contratación UIS
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UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
CAPACITACIÓN PROCESO DE
CONTRATACIÓN
Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión
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Slide 3
MARCO LEGAL
Ley 30 de 1992
Art. 28
“La autonomía universitaria consagrada en la Constitución Política de
Colombia, reconoce a las universidades el derecho a darse y
modificar sus estatutos.
Art. 29.
La autonomía de las instituciones universitarias, se determina por los
siguientes aspectos.
•
Darse y modificar sus estatutos
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MARCO LEGAL
Ley 30 de 1992
El carácter especial del régimen de las universidades oficiales
comprende:
•
•
•
•
La organización y elección de directivas, personal docente y
administrativo
El régimen financiero
El régimen de contratación
El control fiscal
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MARCO LEGAL
Ley 30 de 1992
Art. 93
Los contratos celebrados para el cumplimiento de las funciones
que celebren las universidades estatales y oficiales se rigen por
las normas del derecho privado y sus efectos estarán sujetos a
las normas civiles y comerciales, según la naturaleza del
contrato.
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MARCO LEGAL
Ley 30 de 1992
Art. 94.
Requisitos de validez de los contratos que celebren las
universidades estatales:
•
Aprobación y registro presupuestal.
•
Sujeción a los pagos sujetos las apropiaciones.
•
Publicación Diario Oficial y pago Impuesto de Timbre.
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MARCO LEGAL INTERNO
* ACUERDO SUPERIOR N° 019 DE 2005
* RESOLUCIÓN N° 809 DE 2005
Slide 8
TRANSPARENCIA
SELECCIÓN
OBJETIVA DEL
CONTRATISTA
PLANEACIÓN
PRINCIPIOS DE
LA
CONTRATACIÓN
ESTATAL
ECUACIÓN
CONTRACTUAL
PUBLICIDAD
RESPONSABILIDAD
Slide 9
PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA
La actividad contractual debe ser
PÚBLICA e IMPARCIAL.
Se debe garantizar la IGUALDAD de
oportunidades, escogencia OBJETIVA
del contratista y la MORALIDAD
ADMINISTRATIVA.
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PRINCIPIO DE PLANEACIÓN
Es la organización lógica y coherente de las
metas y recursos para desarrollar un
contrato
Etapa precontractual que antecede a la
contratación y determina el éxito o fracaso
de los procesos de selección y contratos
que se suscriban
Garantiza que la escogencia del contratista,
la celebración, ejecución y liquidación de
los contratos no sea producto de la
improvisación
Slide 11
PRINCIPIO DE PLANEACIÓN
Todo contrato deber ser coherente con:
La
•
El Plan de Desarrollo
•
El Plan de Gestión Institucional
•
Las políticas del Proyecto Institucional
planeación,
independiente
del
régimen
contractual al que esté sometida la entidad,
tiene dos expresiones:
1.
El Plan de compras
2.
Los estudios previos
Slide 12
PRINCIPIO DE PLANEACIÓN
PLAN DE COMPRAS
Es el plan de adquisiciones de bienes,
servicios y obra pública de las entidades,
independiente del rubro presupuestal que
afecte: funcionamiento o inversión.
Permite priorizar las necesidades de acuerdo
al presupuesto.
Slide 13
PRINCIPIO DE PLANEACIÓN
ESTUDIOS PREVIOS
Análisis, documentos
deberán adelantar
publicas antes de
importar el régimen
cobije ni la cuantía del
FCO.21
Informe
Conveniencia
de
y trámites que
las entidades
contratar (sin
legal que las
contrato)
Oportunidad
y
Slide 14
PRINCIPIO DE PUBLICIDAD
Garantiza
la
transparencia,
permitiendo que la comunidad
ejerza control sobre ellas.
La actividad contractual es pública y
sometida a libre examen de las
personas que tengan interés de
conocerla.
En la UIS todos los procesos que
impliquen número plural de ofertas,
deben ser publicados en la página
web de la Universidad.
Slide 15
PRINCIPIO DE ECUACIÓN CONTRACTUAL O
DEL EQUILIBRIO ECONÓMICO
LOS CONTRATOS
DEBEN
ESTATALES
MANTENER
LA
IGUALDAD O EQUIVALENCIA
ENTRE
LOS
OBLIGACIONES
CONTRATO.
DERECHOS
Y
DEL
Slide 16
PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD
Se refiere a:
A la vinculatoriedad de los contratos.
Responsabilidad que en el proceso contractual tienen los
servidores públicos, asesores, consultores, directores de
proyecto.
• Responsabilidad del servidor público: DISCIPLINARIA, FISCAL, PENAL Y
PATRIMONIAL
A la imperatividad de solucionar las obligaciones pactadas.
Slide 17
PRINCIPIO DE INTERPRETACIÓN
Para la interpretación de las normas
contractuales se tienen en cuenta:
Los fines del estado.
La buena fe.
Igualdad y equilibrio de prestaciones y derechos.
Slide 18
PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA
Consiste en que la escogencia del
contratista se hace al ofrecimiento más
favorable a la entidad y a los fines que la
administración busca, sin tener en cuenta
consideraciones de afecto o interés o
cualquier otra motivación subjetiva.
OFRECIMIENTO MÁS FAVORABLE:
Aquel que teniendo en cuenta factores de escogencia
como: cumplimiento, experiencia, precio, plazo,
organización: resulta ser la más ventajosa para la
entidad.
Slide 19
PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA
REGLAS PARA LA SELECCIÓN
OBJETIVA:
Son requisitos habilitantes para participar en el
proceso de selección pero no otorgan puntaje:
La capacidad jurídica.
Las condiciones de experiencia
financiera.
Organización de los proponentes.
Se verifica su cumplimiento.
capacidad
Slide 20
ETAPA
PRECONTRACTUAL
Slide 21
ETAPA PRECONTRACTUAL DE LOS
CONTRATOS
SE DEBEN SURTIR ANTES DE INICIAR EL PROCESO DE SELECCIÓN
DEL CONTRATISTA:
1
2
3
4
5
6
• Planeación del Contrato
• Informe de Oportunidad y Conveniencia
• Certificado Disponibilidad Presupuestal
• Coordinación y Control del proceso por el Director de
Contratación y Proyectos de Inversión
• Pliegos de Condiciones
• Soporte Asesoría Jurídica
Slide 22
PLANEACIÓN DEL CONTRATO
1. ¿ Cuál es la
necesidad que la
Unidad pretende
satisfacer con la
contratación?
4. ¿ Cómo lo
necesita?
UNIDAD GESTORA:
Para contratar se
requiere dar
respuesta a las
siguientes
preguntas
3. ¿ Por qué lo
necesita?
2. ¿ Para qué
lo necesita?
Slide 23
PLANEACIÓN DEL CONTRATO
Identificar el objeto
del contrato.
Señalar
especificaciones
técnicas.
Modalidad de
contratación.
Verificar su
coherencia con las
políticas, planes,
programas y
proyectos de la
Universidad.
Estimar el valor del
contrato
(Condiciones de
mercado).
Verificar si existe
pluralidad de
oferentes (Sondeo de
mercado).
Slide 24
INFORME DE OPORTUNIDAD Y
CONVENIENCIA PARA CONTRATACION DE
BIENES Y SERVICIOS
“Planear antes
de ejecutar”
UNIDAD
GESTORA Y
ORDENADOR
DEL GASTO
Para
Bienes y
Servicios
Es el Estudio previo, análisis,
documentos y trámites que
deben adelantar las entidades
públicas antes de contratar
cualquier bien o servicio
Slide 25
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL - CDP 1. Se verifica que
la Unidad cuente
con los recursos y
el rubro a afectar.
4. Se adjunta
a la compra o
servicio a
contratar.
ORDENADOR
DE GASTO
3. La Sección
de
Presupuesto
emite el CDP.
2. Se solicita
en el Sistema
Financiero.
Slide 26
COORDINACIÓN Y CONTROL DE PROCESOS
Realiza verificación técnica, financiera,
administrativa y jurídica del cumplimiento de la
regulación legal y de la normativa institucional que
debe aplicarse al proceso contractual
DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN
Y PROYECTOS DE INVERSIÓN
Slide 27
PLIEGO DE CONDICIONES O TÉRMINOS
DE REFERENCIA
1
2
3
4
5
•Objeto del contrato.
•Especificaciones técnicas del objeto a contratar.
•Valor estimado.
•Condiciones de participación y requisitos propuesta.
•Factores de evaluación objetiva.
Slide 28
INICIO DEL
PROCESO DE
CONTRATACIÓN
Slide 29
PROCESOS DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
Licitación
Pública
Convocatoria Pública
Contratación Directa
Slide 30
¿ Qué debo hacer si voy a realizar una
contratación de bienes o servicios menor a 50
SMLMV?
Necesidad
Estudio de oportunidad y
conveniencia (FCO.21)
Recursos
Supervisión
(MCO.01)
PCO.01
Slide 31
¿ Cuándo solicito una CONVOCATORIA?
Necesidad
Cuando mi necesidad de
contratación es mayor o
igual a 50 y menor a 500
SMLMV
Asesoría técnica
PCO.02
Estudio de
oportunidad y
conveniencia
Solicita proceso a la
Dirección de
Contratación (FCO.02)
Convocatoria
en curso
Adjudicación
Supervisión /
Interventoría
(MCO.01)
Slide 32
¿ Cuándo solicito una LICITACIÓN?
Cuando mi necesidad de
contratación es igual o
mayor a 500 SMLMV
Necesidad
Asesoría técnica
PCO.03
Estudio de oportunidad
y conveniencia
Solicita proceso a la
Dirección de
Contratación (FCO.02)
Licitación en
curso
Adjudicación
Supervisión /
Interventoría (MCO.01)
Slide 33
PCO.04
Es tramitar la contratación de consultorías y servicios especializados, artísticos o
técnicos de alta complejidad por parte de las Unidades Académico- Administrativas,
cuando el contrato únicamente pueda ser ejecutado por una sola persona natural o
jurídica, por su acreditada experiencia específica.
Slide 34
¿ Por qué la Dirección de Contratación
programa revisiones en sitio?
PCO.05
Slide 35
¿ Cómo es el trámite para una adecuación
física menor a 50 SMLMV?
PCO.07
1
adecuación física
¿
¿ 2.Implican una
El profesor define la necesidad y verifica la disponibilidad
de recursos
Se remite al procedimiento de
contratación de bienes y servicios
cuantía menor a 50 SMLMV (PCO.
01)
UIS
3
El Jefe División de planta física
Traduce las necesidades
a especificaciones
técnicas generales y da
un estimado del valor de
la obra.
UIS
Slide 36
¿ Cómo es el trámite para una adecuación
física menor a 50 SMLMV?
PCO.07
Slide 37
TIPOS DE CONTRATO
Orden de Prestación de servicios.
Orden de Trabajo.
Orden de Compra.
Contrato General.
Contrato de Suministro.
Orden de Consultoría .
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PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
¿ Cuándo?
El contrato se
perfecciona
cuando se
a un acuerdo
sobre el objeto
el precio,
plasmado por
escrito.
Para iniciar
ejecución se
requiere
Aprobación de la
garantía
Registro presupuestal
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GARANTÍAS DEL CONTRATO
La presentación y aprobación de la garantía única e s r e q u i s i t o
necesario para ejecutar el contrato.
El objeto de la garantía es respaldar el total cumplimiento de las
obligaciones del contratista o del proponente.
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GARANTÍAS DEL CONTRATO
INSTRUMENTOS
OTORGADOS POR
LOS OFERENTES O
POR EL
CONTRATISTA A
UNA ENTIDAD
PUBLICA, A FAVOR
DE ÉSTA O CON EL
OBJETO DE
GARANTIZAR
Seriedad de los
ofrecimientos
Cumplimiento de
las obligaciones del
contrato.
Responsabilidad
extracontractual que
pueda surgir por las
actuaciones, hechos u
omisiones de los
contratistas.
Slide 41
GARANTÍAS CONTRACTUALES
Anticipo.
Cumplimiento del contrato.
Calidad y correcto funcionamiento del bien o
servicio.
Suministro de repuestos y accesorios.
Salarios, prestaciones sociales e
indemnizaciones.
Estabilidad de la obra.
Responsabilidad civil extracontractual.
Slide 42
RIESGOS QUE AMPARA
RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO
DEL OFRECIMIENTO:
La no suscripción del contrato sin justa causa por el
proponente.
La no ampliación de la vigencia de la garantía de la
seriedad de la oferta cuando de prorrogue el término
de adjudicación.
Cuando
no haga entrega de la garantía de
cumplimiento.
El retiro de la oferta después del término fijado.
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RIESGOS QUE AMPARA
RIESGOS
DERIVADOS
DEL
INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES
CONTRACTUALES
OFRECIMIENTO:
Buen
manejo y correcta inversión del anticipo.
Incumplimiento de las obligaciones del contrato.
Incluye pago de multas y cláusula penal.
Pago de salarios y prestaciones sociales e
indemnizaciones laborales.
Estabilidad y calidad de la obra.
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y
equipos suministrados.
Calidad del servicio.
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SEGUIMIENTO Y CONTROL
DE LOS CONTRATOS
ESTATALES
Slide 45
¿ QUÉ ES LA SUPERVISIÓN E
INTERVENTORÍA?
Conjunto
de
funciones
o
actividades
desempeñadas por un responsable designado o
contratado para el efecto, que realiza el
seguimiento al ejercicio del cumplimiento
obligacional por parte del contratista, con la
finalidad de promover la ejecución satisfactoria
del contrato, mantener permanentemente
informado al ordenador del gasto de su estado
técnico, jurídico y financiero, evitando perjuicios
a la entidad y al contratista o parte del negocio
jurídico.
Slide 46
FINALIDADES DE LA SUPERVISIÓN E
INTERVENTORÍA
Proteger la
moralidad
administrativa
OBJETIVO DE LA
SUPERVISÓN E
INTERVENTORÍA
Tutelar la
transparencia
de la actividad
contractual
Prevenir la
ocurrencia de
actos de
corrupción
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FUNCIONES Y DEBERES DEL INTERVENTOR O
SUPERVISOR
VIGILAR EN FORMA
PERMANENTE LA EJECUCIÓN DEL
OBJETO CONTRATADO
ESTÁN FACULTADOS PARA:
SOLICITAR INFORMES –
ACLARACIONES Y
EXPLICACIONES SOBRE LA
EJECUCIÓN DEL CONTRATO
EXIGIR LA CALIDAD DE LOS
BIENES Y SERVICIOS
ADQUIRIDOS POR LA ENTIDAD
ESTATAL
CERTIFICAR COMO RECIBIDA A
SATISFACCIÓN LA OBRA
CONTRATADA
HACER SEGUIMIENTO TÉCNICO,.
ADMINISTRATIVO, JURÍDICO,
FINANCIERO Y CONTABLE DEL
CONTRATO
DEBEN MANTENER INFORMADA
LA ENTIDAD CONTRATANTE DE
LOS HECHOS O
CIRCUNSTANCIAS QUE PUEDAN
CONSTITUIR ACTOS DE
CORRUPCIÓN O PUEDAN PONER
EN PELIGRO EL CUMPLIMIENTO
DEL CONTRATO O SU
INCUMPLIMIENTO
PREPARAR EL PROYECTO DE
LIQUIDACIÓN DE LOS
CONTRATOS
Slide 48
¿ Qué hacer si fue designado Supervisor
/Interventor?
Manual de
Supervisión
Guía para
elaboración
de informes
FCO.14
FCO.19
FCO.15
FCO.18
FCO.16
FCO.17
Slide 49
LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS
Deberá efectuarse la liquidación en los siguientes casos:
1
2
3
4
• Cuando termine anticipadamente, sin haberse cumplido la
totalidad de su objeto.
• Contratos de ejecución sucesiva y de formalidades plenas.
• Contratos donde se pactan precios unitarios o formas de pago
que requieran la constatación periódica del avance de
ejecución.
• Cuando se haya pactado en el contrato.
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TÉRMINOS PARA LIQUIDAR
DEBE HACERSE
DENTRO DEL PLAZO
FIJADO EN LOS
PLIEGOS. A MAS
TARDAR DENTRO DE
LOS 4 MESES
SIGUIENTES A LA
TERMINACION DEL
CONTRATO.
SI NO HAY ACUERDO
SE TIENEN 2 MESES
PARA QUE LA
ENTIDAD HAGA LA
LIQUIDACION EN
FORMA UNILATERAL
SI LO ANTERIOR NO
ES POSIBLE, LA
ENTIDAD O AMBAS
PARTES PUEDEN
HACERLO DENTRO DE
LOS 2 AÑOS
SIGUIENTES DEL
TERMINO.
Slide 51
Slide 52
ASESORIA EN COMPRAS ESPECIALIZADAS Y
OPERACIONES INTERNACIONALES
OBJETIVO:
Brindar soporte al ordenador del gasto en el
trámite de adquisición de bienes o servicios
especializados, ya sea en forma directa
(hasta 50 SMMLV), o a través de
Operaciones Internacionales (importaciones,
compras especializadas por internet y pagos
en moneda extranjera).
Slide 53
ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO
• Solicitud de cotizaciones a proveedores y
entrega a las UAA (compras nacionales).
• Acompañamiento en el proceso de compra
directa de bienes o servicios especializados.
• Inscripción de Proveedores en Línea.
• Asesoría, trámite y seguimiento de las
operaciones en moneda extranjera.
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ASESORÍA EN COMPRAS DIRECTAS
HASTA 50 SMLMV
1.
Qué
Dirección de
Contratación
y Proyectos
de Inversión
Quién
Brindar asesoría
y
acompañamiento
a
los
ordenadores del
gasto
en
la
consecución de
cotizaciones
para
la
adquisición
de
bienes
o
servicios
especializados
2.
3.
El usuario debe
ingresar la solicitud
a través del Sistema
de Gestión de
Solicitudes (DSI).
El profesional de la
DCPI solicitará y
obtendrá las
cotizaciones.
El usuario
encontrará las
cotizaciones
adjuntas en el
Sistema de Gestión
de Solicitudes (DSI).
Cómo
Para
•Reducción
tiempo en
trámites
compras
directas.
de
los
de
•Mejorar
la
eficiencia,
la
eficacia
y
disminuir
riesgos en los
procedimientos
de
compras
directas.
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OPERACIONES INTERNACIONALES
(TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA)
Qué
Dirección de
Contratación
y Proyectos
de Inversión
Quién
I.
II.
Brindar
asesoría
sobre costos,
procedimient
os y la cadena
logística.
Realizar
los
trámites
de
las
operaciones
internacionale
s
• El usuario deberá
enviar la solicitud a
la oficina de
Operaciones
Internacionales.
• El usuario podrá
acercarse a la
oficina de
Operaciones
Internacionales.
• El usuario podrá
comunicarse a las
extensiones: 2143,
1411, 2051,
Cómo
Para
Reducción
de
tiempo en las
Operaciones
Internacionales.
Mejorar
la
eficiencia,
la
eficacia
y
disminuir
riesgos en el
desarrollo de las
operaciones
internacionales
Slide 56
EXPEDIENTE
CONTRACTUAL
Slide 57
MANEJO DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL
1.
2.
3.
4.
• POR EL MINISTERIO PUBLICO. (PROCURADURIA
GENERAL DE LA NACION)
• POR LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION
• CONTROL FISCAL (CONTRALORIA GENERAL DE
LA REPUBLICA)
• CONTROL CIUDADANO
Slide 58
¿ POR QUÉ ES IMPORTANTE QUE SE LLEVE EL
EXPEDIENTE CONTRACTUAL ACTUALIZADO?
Porque los Entes de Control (Procuraduría, Fiscalía,
Contraloría) así lo exigen y pueden solicitarlo en
cualquier momento de la ejecución contractual
.
UIS
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MANEJO DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL
FCO.06 Lista de Chequeo de
Documentos
Ruta de
acceso
www.uis.edu.co -> Sistemas de Información -> Intranet -> “publico”publico -> Sistema de Gestión Integrado -> Mapa de Procesos
Documentación -> Contratación -> Formatos -> FCO.06 Lista de Chequeo
de Documentos
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UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER
CAPACITACIÓN PROCESO DE
CONTRATACIÓN
Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión
Slide 2
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MARCO LEGAL
Ley 30 de 1992
Art. 28
“La autonomía universitaria consagrada en la Constitución Política de
Colombia, reconoce a las universidades el derecho a darse y
modificar sus estatutos.
Art. 29.
La autonomía de las instituciones universitarias, se determina por los
siguientes aspectos.
•
Darse y modificar sus estatutos
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MARCO LEGAL
Ley 30 de 1992
El carácter especial del régimen de las universidades oficiales
comprende:
•
•
•
•
La organización y elección de directivas, personal docente y
administrativo
El régimen financiero
El régimen de contratación
El control fiscal
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MARCO LEGAL
Ley 30 de 1992
Art. 93
Los contratos celebrados para el cumplimiento de las funciones
que celebren las universidades estatales y oficiales se rigen por
las normas del derecho privado y sus efectos estarán sujetos a
las normas civiles y comerciales, según la naturaleza del
contrato.
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MARCO LEGAL
Ley 30 de 1992
Art. 94.
Requisitos de validez de los contratos que celebren las
universidades estatales:
•
Aprobación y registro presupuestal.
•
Sujeción a los pagos sujetos las apropiaciones.
•
Publicación Diario Oficial y pago Impuesto de Timbre.
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MARCO LEGAL INTERNO
* ACUERDO SUPERIOR N° 019 DE 2005
* RESOLUCIÓN N° 809 DE 2005
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TRANSPARENCIA
SELECCIÓN
OBJETIVA DEL
CONTRATISTA
PLANEACIÓN
PRINCIPIOS DE
LA
CONTRATACIÓN
ESTATAL
ECUACIÓN
CONTRACTUAL
PUBLICIDAD
RESPONSABILIDAD
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PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA
La actividad contractual debe ser
PÚBLICA e IMPARCIAL.
Se debe garantizar la IGUALDAD de
oportunidades, escogencia OBJETIVA
del contratista y la MORALIDAD
ADMINISTRATIVA.
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PRINCIPIO DE PLANEACIÓN
Es la organización lógica y coherente de las
metas y recursos para desarrollar un
contrato
Etapa precontractual que antecede a la
contratación y determina el éxito o fracaso
de los procesos de selección y contratos
que se suscriban
Garantiza que la escogencia del contratista,
la celebración, ejecución y liquidación de
los contratos no sea producto de la
improvisación
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PRINCIPIO DE PLANEACIÓN
Todo contrato deber ser coherente con:
La
•
El Plan de Desarrollo
•
El Plan de Gestión Institucional
•
Las políticas del Proyecto Institucional
planeación,
independiente
del
régimen
contractual al que esté sometida la entidad,
tiene dos expresiones:
1.
El Plan de compras
2.
Los estudios previos
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PRINCIPIO DE PLANEACIÓN
PLAN DE COMPRAS
Es el plan de adquisiciones de bienes,
servicios y obra pública de las entidades,
independiente del rubro presupuestal que
afecte: funcionamiento o inversión.
Permite priorizar las necesidades de acuerdo
al presupuesto.
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PRINCIPIO DE PLANEACIÓN
ESTUDIOS PREVIOS
Análisis, documentos
deberán adelantar
publicas antes de
importar el régimen
cobije ni la cuantía del
FCO.21
Informe
Conveniencia
de
y trámites que
las entidades
contratar (sin
legal que las
contrato)
Oportunidad
y
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PRINCIPIO DE PUBLICIDAD
Garantiza
la
transparencia,
permitiendo que la comunidad
ejerza control sobre ellas.
La actividad contractual es pública y
sometida a libre examen de las
personas que tengan interés de
conocerla.
En la UIS todos los procesos que
impliquen número plural de ofertas,
deben ser publicados en la página
web de la Universidad.
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PRINCIPIO DE ECUACIÓN CONTRACTUAL O
DEL EQUILIBRIO ECONÓMICO
LOS CONTRATOS
DEBEN
ESTATALES
MANTENER
LA
IGUALDAD O EQUIVALENCIA
ENTRE
LOS
OBLIGACIONES
CONTRATO.
DERECHOS
Y
DEL
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PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD
Se refiere a:
A la vinculatoriedad de los contratos.
Responsabilidad que en el proceso contractual tienen los
servidores públicos, asesores, consultores, directores de
proyecto.
• Responsabilidad del servidor público: DISCIPLINARIA, FISCAL, PENAL Y
PATRIMONIAL
A la imperatividad de solucionar las obligaciones pactadas.
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PRINCIPIO DE INTERPRETACIÓN
Para la interpretación de las normas
contractuales se tienen en cuenta:
Los fines del estado.
La buena fe.
Igualdad y equilibrio de prestaciones y derechos.
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PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA
Consiste en que la escogencia del
contratista se hace al ofrecimiento más
favorable a la entidad y a los fines que la
administración busca, sin tener en cuenta
consideraciones de afecto o interés o
cualquier otra motivación subjetiva.
OFRECIMIENTO MÁS FAVORABLE:
Aquel que teniendo en cuenta factores de escogencia
como: cumplimiento, experiencia, precio, plazo,
organización: resulta ser la más ventajosa para la
entidad.
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PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA
REGLAS PARA LA SELECCIÓN
OBJETIVA:
Son requisitos habilitantes para participar en el
proceso de selección pero no otorgan puntaje:
La capacidad jurídica.
Las condiciones de experiencia
financiera.
Organización de los proponentes.
Se verifica su cumplimiento.
capacidad
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ETAPA
PRECONTRACTUAL
Slide 21
ETAPA PRECONTRACTUAL DE LOS
CONTRATOS
SE DEBEN SURTIR ANTES DE INICIAR EL PROCESO DE SELECCIÓN
DEL CONTRATISTA:
1
2
3
4
5
6
• Planeación del Contrato
• Informe de Oportunidad y Conveniencia
• Certificado Disponibilidad Presupuestal
• Coordinación y Control del proceso por el Director de
Contratación y Proyectos de Inversión
• Pliegos de Condiciones
• Soporte Asesoría Jurídica
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PLANEACIÓN DEL CONTRATO
1. ¿ Cuál es la
necesidad que la
Unidad pretende
satisfacer con la
contratación?
4. ¿ Cómo lo
necesita?
UNIDAD GESTORA:
Para contratar se
requiere dar
respuesta a las
siguientes
preguntas
3. ¿ Por qué lo
necesita?
2. ¿ Para qué
lo necesita?
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PLANEACIÓN DEL CONTRATO
Identificar el objeto
del contrato.
Señalar
especificaciones
técnicas.
Modalidad de
contratación.
Verificar su
coherencia con las
políticas, planes,
programas y
proyectos de la
Universidad.
Estimar el valor del
contrato
(Condiciones de
mercado).
Verificar si existe
pluralidad de
oferentes (Sondeo de
mercado).
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INFORME DE OPORTUNIDAD Y
CONVENIENCIA PARA CONTRATACION DE
BIENES Y SERVICIOS
“Planear antes
de ejecutar”
UNIDAD
GESTORA Y
ORDENADOR
DEL GASTO
Para
Bienes y
Servicios
Es el Estudio previo, análisis,
documentos y trámites que
deben adelantar las entidades
públicas antes de contratar
cualquier bien o servicio
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CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL - CDP 1. Se verifica que
la Unidad cuente
con los recursos y
el rubro a afectar.
4. Se adjunta
a la compra o
servicio a
contratar.
ORDENADOR
DE GASTO
3. La Sección
de
Presupuesto
emite el CDP.
2. Se solicita
en el Sistema
Financiero.
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COORDINACIÓN Y CONTROL DE PROCESOS
Realiza verificación técnica, financiera,
administrativa y jurídica del cumplimiento de la
regulación legal y de la normativa institucional que
debe aplicarse al proceso contractual
DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN
Y PROYECTOS DE INVERSIÓN
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PLIEGO DE CONDICIONES O TÉRMINOS
DE REFERENCIA
1
2
3
4
5
•Objeto del contrato.
•Especificaciones técnicas del objeto a contratar.
•Valor estimado.
•Condiciones de participación y requisitos propuesta.
•Factores de evaluación objetiva.
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INICIO DEL
PROCESO DE
CONTRATACIÓN
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PROCESOS DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
Licitación
Pública
Convocatoria Pública
Contratación Directa
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¿ Qué debo hacer si voy a realizar una
contratación de bienes o servicios menor a 50
SMLMV?
Necesidad
Estudio de oportunidad y
conveniencia (FCO.21)
Recursos
Supervisión
(MCO.01)
PCO.01
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¿ Cuándo solicito una CONVOCATORIA?
Necesidad
Cuando mi necesidad de
contratación es mayor o
igual a 50 y menor a 500
SMLMV
Asesoría técnica
PCO.02
Estudio de
oportunidad y
conveniencia
Solicita proceso a la
Dirección de
Contratación (FCO.02)
Convocatoria
en curso
Adjudicación
Supervisión /
Interventoría
(MCO.01)
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¿ Cuándo solicito una LICITACIÓN?
Cuando mi necesidad de
contratación es igual o
mayor a 500 SMLMV
Necesidad
Asesoría técnica
PCO.03
Estudio de oportunidad
y conveniencia
Solicita proceso a la
Dirección de
Contratación (FCO.02)
Licitación en
curso
Adjudicación
Supervisión /
Interventoría (MCO.01)
Slide 33
PCO.04
Es tramitar la contratación de consultorías y servicios especializados, artísticos o
técnicos de alta complejidad por parte de las Unidades Académico- Administrativas,
cuando el contrato únicamente pueda ser ejecutado por una sola persona natural o
jurídica, por su acreditada experiencia específica.
Slide 34
¿ Por qué la Dirección de Contratación
programa revisiones en sitio?
PCO.05
Slide 35
¿ Cómo es el trámite para una adecuación
física menor a 50 SMLMV?
PCO.07
1
adecuación física
¿
¿ 2.Implican una
El profesor define la necesidad y verifica la disponibilidad
de recursos
Se remite al procedimiento de
contratación de bienes y servicios
cuantía menor a 50 SMLMV (PCO.
01)
UIS
3
El Jefe División de planta física
Traduce las necesidades
a especificaciones
técnicas generales y da
un estimado del valor de
la obra.
UIS
Slide 36
¿ Cómo es el trámite para una adecuación
física menor a 50 SMLMV?
PCO.07
Slide 37
TIPOS DE CONTRATO
Orden de Prestación de servicios.
Orden de Trabajo.
Orden de Compra.
Contrato General.
Contrato de Suministro.
Orden de Consultoría .
Slide 38
PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
¿ Cuándo?
El contrato se
perfecciona
cuando se
a un acuerdo
sobre el objeto
el precio,
plasmado por
escrito.
Para iniciar
ejecución se
requiere
Aprobación de la
garantía
Registro presupuestal
Slide 39
GARANTÍAS DEL CONTRATO
La presentación y aprobación de la garantía única e s r e q u i s i t o
necesario para ejecutar el contrato.
El objeto de la garantía es respaldar el total cumplimiento de las
obligaciones del contratista o del proponente.
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GARANTÍAS DEL CONTRATO
INSTRUMENTOS
OTORGADOS POR
LOS OFERENTES O
POR EL
CONTRATISTA A
UNA ENTIDAD
PUBLICA, A FAVOR
DE ÉSTA O CON EL
OBJETO DE
GARANTIZAR
Seriedad de los
ofrecimientos
Cumplimiento de
las obligaciones del
contrato.
Responsabilidad
extracontractual que
pueda surgir por las
actuaciones, hechos u
omisiones de los
contratistas.
Slide 41
GARANTÍAS CONTRACTUALES
Anticipo.
Cumplimiento del contrato.
Calidad y correcto funcionamiento del bien o
servicio.
Suministro de repuestos y accesorios.
Salarios, prestaciones sociales e
indemnizaciones.
Estabilidad de la obra.
Responsabilidad civil extracontractual.
Slide 42
RIESGOS QUE AMPARA
RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO
DEL OFRECIMIENTO:
La no suscripción del contrato sin justa causa por el
proponente.
La no ampliación de la vigencia de la garantía de la
seriedad de la oferta cuando de prorrogue el término
de adjudicación.
Cuando
no haga entrega de la garantía de
cumplimiento.
El retiro de la oferta después del término fijado.
Slide 43
RIESGOS QUE AMPARA
RIESGOS
DERIVADOS
DEL
INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES
CONTRACTUALES
OFRECIMIENTO:
Buen
manejo y correcta inversión del anticipo.
Incumplimiento de las obligaciones del contrato.
Incluye pago de multas y cláusula penal.
Pago de salarios y prestaciones sociales e
indemnizaciones laborales.
Estabilidad y calidad de la obra.
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y
equipos suministrados.
Calidad del servicio.
Slide 44
SEGUIMIENTO Y CONTROL
DE LOS CONTRATOS
ESTATALES
Slide 45
¿ QUÉ ES LA SUPERVISIÓN E
INTERVENTORÍA?
Conjunto
de
funciones
o
actividades
desempeñadas por un responsable designado o
contratado para el efecto, que realiza el
seguimiento al ejercicio del cumplimiento
obligacional por parte del contratista, con la
finalidad de promover la ejecución satisfactoria
del contrato, mantener permanentemente
informado al ordenador del gasto de su estado
técnico, jurídico y financiero, evitando perjuicios
a la entidad y al contratista o parte del negocio
jurídico.
Slide 46
FINALIDADES DE LA SUPERVISIÓN E
INTERVENTORÍA
Proteger la
moralidad
administrativa
OBJETIVO DE LA
SUPERVISÓN E
INTERVENTORÍA
Tutelar la
transparencia
de la actividad
contractual
Prevenir la
ocurrencia de
actos de
corrupción
Slide 47
FUNCIONES Y DEBERES DEL INTERVENTOR O
SUPERVISOR
VIGILAR EN FORMA
PERMANENTE LA EJECUCIÓN DEL
OBJETO CONTRATADO
ESTÁN FACULTADOS PARA:
SOLICITAR INFORMES –
ACLARACIONES Y
EXPLICACIONES SOBRE LA
EJECUCIÓN DEL CONTRATO
EXIGIR LA CALIDAD DE LOS
BIENES Y SERVICIOS
ADQUIRIDOS POR LA ENTIDAD
ESTATAL
CERTIFICAR COMO RECIBIDA A
SATISFACCIÓN LA OBRA
CONTRATADA
HACER SEGUIMIENTO TÉCNICO,.
ADMINISTRATIVO, JURÍDICO,
FINANCIERO Y CONTABLE DEL
CONTRATO
DEBEN MANTENER INFORMADA
LA ENTIDAD CONTRATANTE DE
LOS HECHOS O
CIRCUNSTANCIAS QUE PUEDAN
CONSTITUIR ACTOS DE
CORRUPCIÓN O PUEDAN PONER
EN PELIGRO EL CUMPLIMIENTO
DEL CONTRATO O SU
INCUMPLIMIENTO
PREPARAR EL PROYECTO DE
LIQUIDACIÓN DE LOS
CONTRATOS
Slide 48
¿ Qué hacer si fue designado Supervisor
/Interventor?
Manual de
Supervisión
Guía para
elaboración
de informes
FCO.14
FCO.19
FCO.15
FCO.18
FCO.16
FCO.17
Slide 49
LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS
Deberá efectuarse la liquidación en los siguientes casos:
1
2
3
4
• Cuando termine anticipadamente, sin haberse cumplido la
totalidad de su objeto.
• Contratos de ejecución sucesiva y de formalidades plenas.
• Contratos donde se pactan precios unitarios o formas de pago
que requieran la constatación periódica del avance de
ejecución.
• Cuando se haya pactado en el contrato.
Slide 50
TÉRMINOS PARA LIQUIDAR
DEBE HACERSE
DENTRO DEL PLAZO
FIJADO EN LOS
PLIEGOS. A MAS
TARDAR DENTRO DE
LOS 4 MESES
SIGUIENTES A LA
TERMINACION DEL
CONTRATO.
SI NO HAY ACUERDO
SE TIENEN 2 MESES
PARA QUE LA
ENTIDAD HAGA LA
LIQUIDACION EN
FORMA UNILATERAL
SI LO ANTERIOR NO
ES POSIBLE, LA
ENTIDAD O AMBAS
PARTES PUEDEN
HACERLO DENTRO DE
LOS 2 AÑOS
SIGUIENTES DEL
TERMINO.
Slide 51
Slide 52
ASESORIA EN COMPRAS ESPECIALIZADAS Y
OPERACIONES INTERNACIONALES
OBJETIVO:
Brindar soporte al ordenador del gasto en el
trámite de adquisición de bienes o servicios
especializados, ya sea en forma directa
(hasta 50 SMMLV), o a través de
Operaciones Internacionales (importaciones,
compras especializadas por internet y pagos
en moneda extranjera).
Slide 53
ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO
• Solicitud de cotizaciones a proveedores y
entrega a las UAA (compras nacionales).
• Acompañamiento en el proceso de compra
directa de bienes o servicios especializados.
• Inscripción de Proveedores en Línea.
• Asesoría, trámite y seguimiento de las
operaciones en moneda extranjera.
Slide 54
ASESORÍA EN COMPRAS DIRECTAS
HASTA 50 SMLMV
1.
Qué
Dirección de
Contratación
y Proyectos
de Inversión
Quién
Brindar asesoría
y
acompañamiento
a
los
ordenadores del
gasto
en
la
consecución de
cotizaciones
para
la
adquisición
de
bienes
o
servicios
especializados
2.
3.
El usuario debe
ingresar la solicitud
a través del Sistema
de Gestión de
Solicitudes (DSI).
El profesional de la
DCPI solicitará y
obtendrá las
cotizaciones.
El usuario
encontrará las
cotizaciones
adjuntas en el
Sistema de Gestión
de Solicitudes (DSI).
Cómo
Para
•Reducción
tiempo en
trámites
compras
directas.
de
los
de
•Mejorar
la
eficiencia,
la
eficacia
y
disminuir
riesgos en los
procedimientos
de
compras
directas.
Slide 55
OPERACIONES INTERNACIONALES
(TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA)
Qué
Dirección de
Contratación
y Proyectos
de Inversión
Quién
I.
II.
Brindar
asesoría
sobre costos,
procedimient
os y la cadena
logística.
Realizar
los
trámites
de
las
operaciones
internacionale
s
• El usuario deberá
enviar la solicitud a
la oficina de
Operaciones
Internacionales.
• El usuario podrá
acercarse a la
oficina de
Operaciones
Internacionales.
• El usuario podrá
comunicarse a las
extensiones: 2143,
1411, 2051,
Cómo
Para
Reducción
de
tiempo en las
Operaciones
Internacionales.
Mejorar
la
eficiencia,
la
eficacia
y
disminuir
riesgos en el
desarrollo de las
operaciones
internacionales
Slide 56
EXPEDIENTE
CONTRACTUAL
Slide 57
MANEJO DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL
1.
2.
3.
4.
• POR EL MINISTERIO PUBLICO. (PROCURADURIA
GENERAL DE LA NACION)
• POR LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION
• CONTROL FISCAL (CONTRALORIA GENERAL DE
LA REPUBLICA)
• CONTROL CIUDADANO
Slide 58
¿ POR QUÉ ES IMPORTANTE QUE SE LLEVE EL
EXPEDIENTE CONTRACTUAL ACTUALIZADO?
Porque los Entes de Control (Procuraduría, Fiscalía,
Contraloría) así lo exigen y pueden solicitarlo en
cualquier momento de la ejecución contractual
.
UIS
Slide 59
MANEJO DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL
FCO.06 Lista de Chequeo de
Documentos
Ruta de
acceso
www.uis.edu.co -> Sistemas de Información -> Intranet -> “publico”publico -> Sistema de Gestión Integrado -> Mapa de Procesos
Documentación -> Contratación -> Formatos -> FCO.06 Lista de Chequeo
de Documentos
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