Transcript Presentación adecuaciones menores

EJECUCIÓN
DE ADECUACIONES FÍSICAS MENORES
Cuantía de 0 a 50 SMMLV
Situación:
El profesor de química, ordenador de gasto, identificó
que el nuevo equipo que compró requiere de una
instalación eléctrica diferente a la de su laboratorio.
¿Cómo
lo
contrato?
¿QUÉ ES UNA ADECUACIÓN FÍSICA MENOR
?
Involucran modificaciones de
elementos no estructurales de una
edificación
ANTES
DESPUÉS
DESPUÉS
ANTES
Pueden ser ADECUACIONES FÍSICAS DE OBRA CIVIL o ADECUACIONES DE
MOBILIARIO con cuantía menor a 50 SMMLV
¿QUÉ ES UNA ADECUACIÓN FÍSICA MENOR
?
Involucran cambios en el uso
de los espacios físicos del
campus universitario
Las actividades de adecuaciones menores son diferentes a las de Mantenimiento
de la planta física de la Universidad.
¿QUÉ ES UNA ADECUACIÓN FÍSICA MENOR ?
Comprenden los cambios que se
hacen con el propósito de mejorar la
distribución del espacio y/o
ADECUARLO A NUEVAS
NECESIDADES
Las actividades de adecuaciones menores son diferentes a las de Mantenimiento
de la planta física de la Universidad.
ALGUNOS TIPOS DE ADECUACIONES FÍSICAS
1. Adecuación de baños
Mejora del servicio sanitario a través de su modernización. Por ejemplo, el cambio de los baños que
han llegado al final de su vida útil.
2. Adecuación de aulas de clase
Cambios en los espacios, en la ubicación de tableros, de escalinatas, puestos de estudios a diferente
nivel o mejoras para obtener mayor ventilación.
3. Adecuación de Oficinas
Aumentos de capacidad en las oficinas, insonorización y seguridad.
4. Adecuación de laboratorios
Modernización de espacios para dar cumplimiento a los estándares normativos; ampliación de los
espacios (cambios de uso); por ejemplo, la reubicación de mesones, la transformación de una bodega
en laboratorio, entre otros
5. Adecuaciones de instalaciones eléctricas
Aquellas que tienen por objeto modernizar la red eléctrica para adaptarla al cumplimento de
estándares normativos (por ejemplo el RETIE) o para aumentar la capacidad de suministro energético.
6. Adecuación de redes eléctricas de acuerdo a las necesidades (de iluminación y
equipos)
Adecuaciones en el cableado o estructura eléctrica con el fin de cumplir con los
requisitos de equipos modernos, de acuerdo a las especificaciones técnicas para el
funcionamiento de los mismos.
7. Adecuación por el cumplimiento de normativas.
8. Adecuaciones de mobiliario
Adaptar mobiliario para satisfacer nuevas necesidades. Por ejemplo, cuando una oficina requiere
optimizar el espacio con el fin de disponer de más oficinas o reubicarlas, se realizan mejoras en la
ubicación y en el tipo de mobiliario (En el caso específico de los laboratorios, se adecua el mobiliario
en acero inoxidable).
¿QUÉ DEBE HACER EL
PROFESOR?
¿
2.Implican
una
adecuación física
3
¿
1
El profesor define la necesidad y verifica la
disponibilidad de recursos
Se remite al procedimiento de
contratación de bienes y servicios
cuantía menor a 50 SMLMV (PCO.
01)
El Jefe División de planta física
Traduce las necesidades
a especificaciones
técnicas generales y da
un estimado del valor de
la obra.
UIS
4
5
El profesor solicita aval de
planeación presentando las
especificaciones generales y la
estimación de la cuantía.
Planeación analiza la pertinencia y
conveniencia institucional, da aval y
comunica.
Si hay observaciones, el
ordenador con ayuda del líder
de planta física, hace los
ajustes y estima nuevamente
el valor de la adecuación.
UIS
Nota: Si el valor estimado es mayor a 50 SMLMV remitirse a los
procedimientos de contratación PCO. 02 y PCO. 03.
6
El profesor con asesoría de la UDPS
solicita mínimo tres (3) cotizaciones
y evalúa precios.
La UDPS asesora al profesor
acerca
de
la
forma
de
contratación a utilizar e identifica
los casos en los que sea más
favorable
trabajar
con
un
contratista externo.
UDPS: UNIDAD AD HOC DE
DISEÑO, PRESUPUESTO Y
SUPERVISIÓN.
Presidida por el Director de
Planeación y conformada por: El
Ordenador de Gasto, el Director de
Planeación, el Director de DCPI y el
Líder de Planta Física.
El profesor y la UDPS
determinaron contratar
servicios externos que las
adecuen.
SE REQUIERE CONCEPTO
TÉCNICO CUANDO LA UAA
DESEA ADQUIRIR:
Equipos de cómputo,
servidores, redes, software, el
montaje de salas de
SERVICIOS
DE INFORMACIÓN
informática
1
2
(Unidad Soporte que da concepto y/o
Asesoría técnica).
3
De distintos proveedores
COTIZACIONES
Servicios Eléctricos
Deben contener la
cantidad, precio, forma de
pago, fecha límite de
entrega, garantías y
condiciones especiales a
contratar.
Las cotizaciones deben tener una fecha
máxima de expedición de 30 días.
Equipos eléctricos,
electrónicos, mecánicos,
electromecánicos, repuestos
para los mismos.
MANTENIMIENTO
TECNOLÓGICO
Servicios de albañilería,
plomería, carpintería,
soldadura, pintura y electricidad
PLANTA FÍSICA
7
El profesor con asesoría de la UDPS y
de
acuerdo
al
concepto
técnico,
selecciona la oferta más favorable para la
Universidad y la cual satisfaga plenamente
los requisitos establecidos.
COTIZACIONES
1
2
3
Principios rectores de la contratación: planeación,
economía, publicidad, transparencia y selección
objetiva.
UDPS: UNIDAD DE DISEÑO,
PRESUPUESTO Y
SUPERVISIÓN.
También asesora al
profesor acerca de la
forma de contratación
OPS, OC, OT, O.
Suministro.
Orden de Trabajo
Se utiliza para la ejecución de
obras o trabajos relacionados con
la construcción, montajes, mejoras
adicionales, conservación,
restauración de los bienes muebles
e inmuebles de la Universidad y
similares, cuando el valor de la
obra o el trabajo no exceda los 300
SMLMV.
8
9
El profesor asigna a
través del SIF el CDP
correspondiente al
proceso contractual.
Sistema de
Información
Financiero
El profesor verifica en el
SIF que el proveedor se
encuentre registrado y
actualiza los datos.
NO está
registrado
Solicita la información
mediante el formato Registro
de Proveedores de Bienes y
Servicios FCO.01. y lo envía
a la DCPI para el registro en
el Sistema de Información
10
¿
¿
El proceso es
mayor a 10
SMLMV
No
El profesor o el responsable
de la UAA deberán valorar por
escrito los riesgos y definir
expresamente las garantías,
siguiendo el formato Valoración de
Riesgos Contratos Superiores a 10
SMLMV FCO.013.
El profesor solicita al proveedor
los documentos necesarios y
elabora en el SIF la orden de
contratación y designa
supervisor de la misma.
Orden de
trabajo
elaborada
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El profesor y el
contratista firman el
documento de contratación
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El profesor deberá revisar si la adecuación a realizar requiere
pólizas, en el caso de ser así. El profesor con ayuda de la
UDPS verifica que los soportes y garantías estén acorde a lo
establecido en la orden de contratación; si las garantías están
aseguradas, las aprueba.
Documentación de
legalización del contrato
- Contrato firmado
- Pólizas
- Recibos de pago de la pólizas
- Impuestos
- Seguridad social (si aplica); entre
otras.
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El profesor suscribe el
acta de inicio de la obra
civil que implica la
adecuación del laboratorio.
El contratista inicia las
actividades de adecuación en el
laboratorio.
El profesor con asesoría del
Supervisor designado, da como
recibido los servicios prestados por el
contratista, verificando que se haya
cumplido con lo pactado en el contrato.
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¿
¿
El servicio es
satisfactorio
El Profesor con asesoría del Supervisor
realiza las observaciones pertinentes para
que el contratista realice las modificaciones
y ajustes.
Firman el Acta de Recibo
Final el Profesor, el supervisor
y el contratista.
El contrato
contempla pagos
parciales
¿
Si
El profesor elabora Orden de
¿
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Pago Automática (OPA), genera
cumplimiento en el SIF.
El profesor elabora Orden de Pago
Automática (OPA) del periodo y la
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Si la OPA, las pólizas y demás documentos de
soporte están correctos, el profesor envía a
Presupuesto con el visto bueno y se remite al
Procedimiento de egresos establecido en el
proceso financiero (PFI 08).
Una vez notificado por División Financiera, el profesor ingresa al SIF
y autoriza la cuenta a pagar.
NOTA: Si es el único o el último pago, el ordenador con asesoría
del supervisor, evalúa el contratista conforme a los estipulado en
el instructivo de Selección, evaluación y Reevaluación de
proveedores (ICO. 01)
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El profesor, el Contratista y el supervisor
firman acta de liquidación.
El ordenador debe archivar los
soportes documentales,
diligenciando la Lista de Chequeo de